Реферат Анализ делопроизводства в организации 2
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Федеральное агентство по образованию
Бийский технологический институт
Государственного образовательного высшего профессионального образования
«Алтайский государственный технологический университет»
Им. И.И. Ползунова
(БТИ Алт. ГТУ)
УТВЕРЖДАЮ
Зам.зав. кафедрой ИУС
___________________В.И.Попов
«____»___________ ________ г.
Отчёт
по производственной практике
Руководитель практики Доц. Данилюк Ю.С. _____________________
подпись, дата
Отчет выполнила ст. гр.ПИЭ -71 Кулятина Г.А. ____________________
подпись, дата
Бийск
Отзыв о прохождении практики
Студентка группы ПИЭ- 71, Кулятина Галина Алексеевна, в деканате факультета ИТАУ Бийского Технологического Института (филиал АлтГТУ) прошла учебную практику в период с 1.07.09 по 29.07.09.
В течение периода практики показала себя ответственной, активной студенткой. Задания выполняла аккуратно и оперативно.
Ознакомилась с технологией рациональной организации службы документационного обеспечения управления в Бийском Технологическом Институте, со строгим соблюдением действующих нормативных и методических документов в сфере документооборота и информации. Получила практические навыки в оформлении дел, составлении номенклатуры дел в Бийском Технологическом Институте.
Рекомендованная оценка:
Зам. декана факультета ИТАУ , к.т.н., доцент Гареева Р.Г.
Бийск 2009
Содержание
- Введение………………………………………………………………………4
- Основная часть………………………………………………………………..5
2.1. Основные положения делопроизводства.…………………………………..5
2.2. Правила подготовки и оформления документов………………………….. 5
2.3. Контроль за исполнением документов……………………………………. .9
2.4. Формирование дел…………………………………………………………. 12
2.5. Оформление дел……………………………………………………………. 12
2.6. Формирование личных дел студентов……………………………………..14
3. Календарный план выполнения задания…………………………………...17
4. Заключение………………………………………………..………………….18
5. Источники информации………………………………….…………………19
1. Введение
Практика студентов является составной частью основной образовательной программы высшего профессионального образования. Практика проводится на передовых предприятиях, в учреждениях и организациях любых организационно–правовых форм.
Организация практики на всех этапах должна быть направлена на обеспечение непрерывности и последовательности овладения студентами профессиональной деятельностью в соответствии с требованиями к уровню и содержанию подготовки.
Учебная практика может проводиться в структурных подразделениях университета, а также в организациях.
По окончании практики студент составляет письменный отчет и сдает его руководителю практики от университета вместе с календарным планом, подписанным руководителем практики от организации.
2. Основная часть
2.1. Основные положения делопроизводства.
Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему делопроизводства в институте, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Инструкция составлена на основе Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Министерства образования Российской Федерации от 24 июля
Руководство и контроль за ведением делопроизводства в вузе осуществляет общий отдел.
Общий отдел дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями института, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.
Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений (отделов, деканатов, кафедр).
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в общий отдел.
Содержание служебных документов не подлежит оглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов.
В пределах каждого структурного подразделения, руководитель назначает ответственного за делопроизводство из числа сотрудников структурного подразделения.
Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректором (по поручению ректора).
Ведение переписки от имени института с другими организациями осуществляется ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных подразделений.
Институт издает следующие документы: приказы, распоряжения, инструкции.
В целях эффективного использования вычислительной техники в институте устанавливаются единые правила оформления документов. Для сокращения количества применяемых форм документов в институте могут разрабатываться унифицированные формы документов, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.
2.2. Правила подготовки и оформления документов
Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись).
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.
Организация ведения документации включает:
· составление и ведение номенклатуры дел;
· порядок получения, регистрации, ознакомления сотрудников с документацией на рабочих местах;
· порядок изъятия утративших силу документов, учета, хранения и архивирования документации;
· порядок ведения реестра учтенной документации и записей по качеству, внесения изменений в учтенную документацию.
Порядок регистрации документации
Документы, внесенные в Номенклатуру дел, подлежат регистрации в день поступления с целью обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска.
Регистрация заключается в записи названия и номера документа, в присвоении ему регистрационного номера, даты регистрации и указания на место хранения.
Оформление дел включает:
· подшивку или переплет дела в папку–скоросшиватель;
· нумерацию листов в деле;
· составление описи документов;
· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
При оформлении дел необходимо соблюдать следующие правила:
· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
· группировать в дело документы одного календарного года;
· дело не должно содержать более 250 листов.
На обложку заносят название подразделения, название дела, его индекс, принадлежность (например, за
На внутренней стороне обложки помещается «Опись документов, содержащихся в деле». Форма Описи документов приведена в Приложении 3.
Документы, поступающие в подразделение, пронумеровываются и подшиваются в папки по принадлежности и по указанию руководителя, которому они были адресованы. Номер документа проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа карандашом.
Порядок распределения и ознакомления сотрудников с документацией на рабочих местах
Руководитель подразделения определяет круг исполнителей и работников, которые должны быть ознакомлены с документацией и её изменениями.
Ответственный за ведение документации проводит ознакомление работников подразделения под роспись (на документе, на листе ознакомления или в журнале регистрации – по усмотрению ответственного за документацию) с указанием даты.
Бланки документов
Документы должны, как правило, оформляться на бланках института и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6-30-2003). Перечень реквизитов документов и схема их расположения приведены в Приложениях 4-5.
Документы печатаются на компьютере с использованием, текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman, размером 14 через 1 интервал. В отдельных случаях допускается меньший размер шрифта и межстрочный интервал 1,5.
Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может быть использовано жирное начертание.
Применение бланков произвольной формы не допускается. Заказ на изготовление бланков производится через общий отдел.
Оформление реквизитов документов
Наименование организации - автора документа
Наименование института указывается в точном соответствии с положением о вузе. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.
Наименование вида документа
Наименование документа должно соответствовать его содержанию.
Дата документа
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например, дату 8 сентября 2005 года следует оформлять – 08.09.2005.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 февраля
Подпись документа
Документы, направляемые институтом в вышестоящие органы и управления, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора.
Документы, направляемые в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений.
Подпись производится чернилами синего цвета.
Передача на подпись проектов приказов, распоряжений, служебных писем и других документов производится: ректору и проректорам – через секретарей; руководству структурных подразделений – через ответственных за делопроизводство этих подразделений;
Секретарям и ответственным за делопроизводство предоставляется право возвращать неправильно оформленные документы на доработку.
В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.
Титулы указываются в том случае, когда подписывается документ, касающийся научных вопросов. Если документ затрагивает только административные вопросы, титулы неуместны.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем.
Не допускается подписание документов с предлогом "за" или проставление косой черты перед наименованием должности.
Согласование документа
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри института (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
Для документа, подлинник которого остается в институте, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.
Согласование положений, инструкций и т.п. документов располагается слева от надписи УТВЕРЖДАЮ на лицевой стороне документа.
Согласование приказов, распоряжений и т.д. располагается на оборотной стороне документа без указания даты согласования.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:
с подведомственными институту и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;
с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;
с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.
Утверждение документа
Особым способом введения документа в действие является его утверждение.
Документы утверждаются руководством вуза, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Положения о создании центров, факультетов, структурных подразделений и т.д. подлежат утверждению ректором института и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.
При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее.
Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.
Адресование документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.
При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, индекс.
Резолюция
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Оформление приложений к документу
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется в конце текста документа по следующей форме:
Например: Приложение: на
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.).
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер.
Порядок снятия и выдачи копий с документов
Копии с документов выдаются с разрешения начальников структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в вузе и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.
При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк вуза, номер, дата, содержание и т.д.).
В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия".
При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".
При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется "Верно", ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.
При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять гербовую печать.
На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия.
Автоматизация документирования
Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.
Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.
2.3. Контроль за исполнением документов
Организация контроля
Все поступающие на имя ректора института и в адрес института документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. На такие документы ставится специальный штамп в виде буквы «К». Отметка о взятии документа на контроль проставляется на правом поле документа, на уровне заголовка. После выполнения документа взятого на контроль, ответственный за делопроизводство должен расписаться в журнале, который хранится в общем отделе .
Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.
Контролю подлежат приказы, решения советов, а также документы, поступающие на имя ректора института.
Ответственность за обеспечение контроля возлагается на руководителей структурный подразделений.
Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства института, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.
Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:
- если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок,
- документы без указания срока исполнения - в месячный срок,
- если в документе имеется пометка "срочно" - в трехдневный срок,
- поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок.
Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.
Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи "В дело №...", подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении.
Порядок снятия документов с контроля
Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.
Снять документ с контроля могут только должностные лица.
Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства вуза является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделения.
Регистрация и индексация документов
Регистрация документов
Регистрация документов в вузе осуществляется децентрализовано.
В общем отделе регистрируются входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора, документы, адресованные в вуз без указания конкретного адресата, входящая правительственная корреспонденция, исходящая от имени руководства вуза документация, приказы, распоряжения .
Протоколы совещаний у проректоров института регистрируются и хранятся в секретариатах проректоров института.
Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.
Индексация документов
Каждому структурному подразделению института присваиваются цифровые индексы. В связи с совершенствованием организационной структуры вуза в списке индексов структурных подразделений предусмотрены резервные номера.
Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют их копии и вносят необходимые записи в регистрационные журналы.
Учет и хранение печатей, штампов и бланков
Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, зачетные книжки трудовые книжки.
Учет всех печатей и штампов, имеющихся в вузе (кроме печатей и штампов специального отдела), ведется в специальном журнале.
Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета.
Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.
Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут секретари или лица, ответственные за ведение делопроизводства.
Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.
Печати и штампы уничтожаются по акту.
Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.
Отметки о проведенных проверках делаются в соответствии со следующими правилами:
| Наименование | Хранится | Применяется |
| Гербовая печать вуза | У секретаря ректора вуза | - На документах, подписанных или утвержденных ректором; - на отдельных документах, подписанных руководителями структурных подразделений. |
| Печати структурных подразделений | У ответственных за печать в структурных подразделениях | - На документах, подписанных или утвержденных руководством этих подразделений; - на копиях и выписках из этих документов. |
| Бланки, используемые в вузе | У ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях | |
2.4. Формирование дел
Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.
Дела в вузе формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.
Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в институте осуществляются общим отделом.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка "В дело №...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам, в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
2.5. Оформление дел
Дела вуза подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем общего отдела вуза.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи дела;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документа в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом .
Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т.п.).
Составление описей дел
На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
В каждом структурном подразделении вуза описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве общего отдела вуза. По этим описям документы сдаются в архив.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
Описи дел составляются в установленной форме в трех экземплярах. Один экземпляр находится в подразделении, второй в общем отделе, третий в архиве.
Оперативное хранение документов и дел
С момента заведения и до передачи в архив вуза дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. Сторонним организациям дела выдаются по актам выдачи документа. На выданное дело заводится карта-заместитель дела.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Передача дел в архив института
Для обеспечения сохранности документов в высшем учебном заведении создается архив института.
В архив института передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
В своей деятельности архив института руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России.
Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Исключение составляют, например, дипломные работы (проекты), которые передаются в архив на хранение по акту приема-передачи .
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному общим отделом.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи.
Дела, увязанными в связки, доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений.
2.6. Формирование личных дел студентов
Документы в деле располагаются в хронологической последовательности. При формировании необходимо помещать в личное дело студента только исполненные, правильно оформленные документы.
Личные дела подлежат первичному оформлению при сдаче абитуриентом документов в приемную комиссию и окончательному - по завершении обучения студента.
Личные дела студентов, зачисленных на 1 курс института, передаются из отборочных комиссий факультетов в отдел кадров на основании приказов о зачислении.
Личное дело студента, полученное из приемной комиссии, включает:
основные документы:
- внутреннюю опись, в которую заносятся все документы находящиеся в личном деле, с указанием даты их заполнения;
- заявление ;
- свидетельство о результатах ЕГЭ;
- письменные работы, выполненные на вступительных экзаменах;
- экзаменационный лист;
- выписка из приказа о зачислении на 1 курс;
- документ об образовании, на основании которого зачислен абитуриент (оригинал – для поступивших на бюджетную форму обучения, копию документа об образовании – для поступивших на внебюджетную форму обучения);
- копию документа об образовании – для всех поступивших независимо от выбранной формы обучения.
Копия документа об образовании вкладывается в личное дело студента, подлежит обязательному заверению. В правом верхнем углу копии пишется слово «КОПИЯ», внизу слово «ВЕРНО», указывается должность, фамилия и инициалы, ставится подпись лица удостоверяющего копию, печать приемной комиссии;
Отделом кадров формируется и ставится на учет личное дело студента, в которое заносятся вышеуказанные документы вместе с выпиской из приказа о зачислении или переводе, заверенной специалистом по кадрам и печатью отдела кадров.
Сопровождение
Во время всего срока обучения студента его личное дело находится в отделе кадров.
Подготовку проектов приказов по личному составу студентов осуществляют работники деканатов факультетов на основании заявлений студентов с приложением необходимых документов.
Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования, регистрацию данных приказов осуществляет общий отдел института, после подписи ректора.
При отчислении студента из института по уважительной причине деканатом передаются в отдел кадров:
- заявление студента с указанием причины отчисления;
- документы, подтверждающие указанную причину;
- личная карточка;
- учебная карточка
- копия академической справки (при её оформлении).
В личном деле остается копия документа об образовании и выписка из приказа об отчислении в связи с переводом, а также сданные студентом обходной лист, зачетная книжка и студенческий билет.
При отчислении студента по окончании института выпускающей кафедрой в отдел кадров передается следующая документация:
- дипломы (заполнение дипломов производится на основании Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, утвержденной приказом);
- копия диплома, копия приложения к диплому (должны быть заверены печатью деканата, с указанием должности и фамилии отв. лица заверяющего данные документы);
- зачетные книжки (должны быть заверены подписью и печатью деканата оценки и число часов по учебному плану по всем семестрам, практика и государственный экзамен – при их наличии, заполнены все требуемые данные по защите дипломного проекта с указанием серии и номера выданного диплома, с обязательным наличием подписей членов ГАК на двух страницах);
- отчет о выданных дипломах в 2-х экземплярах (отчет должен содержать: регистрационный номер; номер диплома; ф.и.о. студента полностью).
Деканатом факультета в отдел кадров передается:
- учебная карточка
лицевая сторона карточки должна быть заполнена с указанием всех приказов о переводе, академический отпуск и др., количество полученных оценок за весь период обучения, число часов по учебному плану, указаны номер и дата приказа о допуске к защите дипломного проекта, номер и дата протокола заседания ГАК о присвоении квалификации с указанием полученной квалификации выпускника,
оценка за государственный экзамен ставится на лицевой стороне учебной карточки,
полностью заполненная лицевая сторона учебной карточки заверяется подписью декана (зам. декана) и печатью деканата,
заверяются подписью декана (зам. декана) и печатью деканата все оценки по курсам, с указанием номера и даты приказа о переводе на каждый последующий курс;
- личная карточка студента.
Хранение
В связи с завершением обучения в институте, личные дела студентов подлежат полному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшив личного дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи дела;
- составление внутренней описи документов дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
После завершения в делопроизводстве и полного оформления, личные дела студентов передаются на хранение в архив института (срок хранения 75 лет).
Федеральное агентство по образованию
Бийский технологический институт
Государственного образовательного высшего профессионального образования
«Алтайский государственный технологический университет»
Им. И.И. Ползунова
Кафедра ИУС
УТВЕРЖДАЮ:
Зав. кафедрой _____________________________________
"_____" ____________________________________200__ г.
ЗАДАНИЕ
по производственной практике
наименование практики
студентка группы ПИЭ-71 Кулятина Г.А.
Специальность 080801
Прикладная информатика в экономике
База практики Бийский технологический институт(филиал)
наименование организации
Сроки практики с 01.07.2009г. по 29.07. 2009г.
Ознакомление с ИС «Документооборот» в БТИ
обобщенная формулировка задания
3. Календарный план выполнения задания
| Наименование задач, составляющих задание | Дата выполнения задачи |
| Ознакомление с инструкцией по делопроизводству СМК ОПД И 01-03-2006 | 01-02.07.09 |
| Разбор и штампование зачетных книжек и студенческих билетов | 03-04.07.09 |
| Заполнение зачетных книжек и студенческих билетов | 05-07.07.09 |
| Заполнение личных карточек | 08-10.07.09 |
| Заполнение учебных карточек | 11-13.07.09 |
| Разбор документов личных дел студентов | 14-16.07.09 |
| Подшив личных дел | 17-19.07.09 |
| Составление внутренней описи документов дела | 20-26.07.09 |
| Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела | 27-29.07.09 |
Руководитель практики от ВУЗа : _______ ________________________
подпись Ф.И.О., должность
4. Заключение
В заключение подведу итоги. Делопроизводство устанавливает единую систему производства документов в институте, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроль за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.
Я ознакомилась с технологией рациональной организации службы документационного обеспечения управления в Бийском Технологическом Институте, со строгим соблюдением действующих нормативных и методических документов в сфере документооборота и информации, получила практические навыки в оформлении дел, составлении номенклатуры.
Прохождение практики и выполнение поставленных задач расширило мои знания в области документооборота, помогло мне разобраться в принципе функционирования предприятия. Поставленные на тот период задачи успешно выполнены.
5. Источники информации
1. Образовательный стандарт высшего профессионального образования АлтГТУ. Практика. Общие требования к содержанию, организации и проведении практики.
2. Инструкция о формировании, сопровождении и хранении личных дел студентов СМК ОПД ИП 09-02-2006, Бийск, 2006
3. Инструкция по делопроизводству СМК ОПД И 01-03-2006, Бийск, 2006.
| |
