Реферат Учёт кассовых операций на предприятии 3
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Содержание
Глава 1. Нормативно-правовое регулирование учёта денежных
средств. стр.2.
Глава 2. Учёт кассовых операций и денежных документов.
2.1. Организация обращения наличных денежных средств. стр.6.
2.2. Расчёты наличными, порядок хранения денег и денежных документов
в кассе. стр.8.
2.3. Первичные документы и учётные регистры. Документальное
оформление кассовых операций. стр.14.
2.4. Синтетический и аналитический учёт кассовых операций. стр. 18.
Глава 3.
Учёт подотчётных сумм. стр. 23.
3.1. Порядок документального оформления учёта расчётов с
подотчётными лицами на примере ООО «Приоритет».
Первичный учёт расчётов с подотчётными лицами. стр.28.
3.2. Аналитический и синтетический учёт расчётов с подотчётными
лицами. стр.33.
Приложения 1-7. стр.37-46
Заключение. стр. 47.
Приложение А. стр.48.
Приложение Б. стр.49.
Приложение В. стр.50.
Приложение Г. стр. 51.
Приложение Д. стр. 52.
Литература. стр.54.
Нормативно правовое регулирование учета денежных средств.
Целью бухгалтерского учета денежных средств является контроль над соблюдением кассовых и расчетных операций, правильность и эффективность использования денежных средств, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.
Основными задачами учета денежных средств является:
- точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению;
- контроль над наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием;
- контроль над соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины;
- выявление возможностей более рационального использования денежных средств;
- контроль над объемами и перемещением денежной массы;
- своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств и денежных документов;
- выявление направления совершенствования учета денежных средств для принятия управленческих решений.
Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон «О бухгалтерском учете», положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии).
В зависимости от назначения и статуса нормативные документы, регулирующие движение денежных средств можно представить в следующей последовательности.
Основным документом, регулирующим правовые отношения в целом в РФ является Конституция РФ. В сфере экономики Конституция РФ гарантирует единое экономическое пространство, свободное перемещение товаров, услуг, финансовых средств, поддержку конкуренции, свободу экономической деятельности. Законы и иные правовые акты не должны противоречить Конституции РФ.
Законодательные акты, указы Президента РФ и Постановления Правительства, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета в организации:
- Гражданский кодекс РФ;
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года. Этот Закон определяет правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и составления отчетности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность, требования к составлению первичной документации и учетных регистров;
- Указ Президента Российской Федерации от 19 ноября 1998 года № 416-У « О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения»;
Стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности. Учетный стандарт можно определить как свод основных правил, устанавливающий порядок учета и оценки определенного объекта или их совокупности. Положения призваны конкретизировать закон о бухгалтерском учете и отчетности. Единственным регулирующим органом системы нормативных документов является Министерство Финансов РФ. К ним относятся:
- Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года № 34н. Регулирует общие вопросы организации и ведения бухгалтерского учета, составления первичных документов, организации документооборота;
- «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». ПБУ 3/2000. Утверждено приказом Минфина РФ от 10 января 2000 года №2н;
- «Бухгалтерская отчетность организации» - ПБУ 4/99 г. Утверждено приказом Минфина РФ от 06 июля 1999 года № 43н;
Методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств. Методические рекомендации и инструкции призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Они разрабатываются Минфином РФ и различными ведомствами.
- План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94н. Эта инструкция применяется как регулирующая организацию и ведение бухгалтерского учета кассовых операций;
- Приложение № 2 к Постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 31 декабря 2002 года № 85 «Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности»;
- Приказ Минфина РФ от 22 июля 2003 года № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» - применяется в части требований по группировке и детализации данных о движении наличных, денежных средств и иных ценностей, хранящихся в кассе, а также в части требований по составлению Отчета о движении денежных средств;
- «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенный письмом Банка России от 4 октября 1993 года № 18 применяется в полном объеме;
- Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное постановлением Центробанка РФ от 5 января 1998 года № 14-П применяется в части порядка получения денежных средств в банке и сдачи наличных денег в банк, установления лимита остатков наличных денег и других вопросов, касающихся отношений между организацией и банком в рамках договора о расчетно-кассовом обслуживании;
- Положение о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденное постановлением Центробанка РФ от 9 октября 2002 года № 199-П применяется в части, касающейся организации порядка банками приема денежной наличности и ее выдачи организациям;
- Приложение № 13 к Инструкции Центробанка РФ от 16 ноября 1995 года № 31 «По эмиссионно-кассовой работе в учреждениях банка России» «Признаки платежеспособности банкнот и монеты Банка России;
- Указание Центробанка РФ от 14 ноября 2001 года № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке, указания Центробанка РФ в изменение данного указания, а также разъяснения Центробанка РФ, Минфина РФ и МНС РФ о порядке применения указаний Центробанка РФ о пределах расчетов наличными денежными средствами;
- "О введении новых форматов расчетных документов " Указание от 22 февраля 1999 года N 502-У о внесении изменений и дополнений в указание банка России от 03 декабря 1997 № 51-У;
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года № 49.
- Федеральный закон от 30 декабря 2001г. №195-ФЗ «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях».
2.
Учет кассовых операций и денежных документов.
2
.1. Организация обращения наличных денежных средств.
Денежное обращение – движение денег в наличной и безналичной формах в качестве средства обращения и платежа, опосредующего обмен товаров. Деньги влияют на экономику согласно правилам, которыми руководствуются банки, проводя в жизнь соответствующую финансовую политику.
Одной из базовых структур рыночной экономики, призванной опосредовать «обмен» во всей хозяйственной системе, является платежный механизм. Методы платежа делятся на налично-денежные и безналичные, представляющие в совокупности денежный оборот.
Безналичный денежный оборот преобладает в странах с рыночной экономикой, это расчеты без наличных денег посредством движения денежных средств через счета в банках.
Налично-денежный оборот – платежный инструмент, связанный с доходами и расходами населения, в наличных деньгах. Расчеты наличными деньгами между организациями ограничиваются суммами, регулируемыми Центральным банком РФ. В настоящее время, как правило, расчеты наличными денежными средствами между организациями не носят массового характера, как это было характерно для экономики России в начале 1990-х гг.
Все организации обязаны хранить свои свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах (расчетных, текущих, специальных и др.) на договорных условиях.
Наличные денежные средства, поступающие в кассы организации, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления их на счета организаций.
Денежная наличность сдается организациями – клиентами банка непосредственно в кассы учреждений банков. Наличные деньги могут сдаваться организациями в банки на договорных условиях через инкассаторские службы.
Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими банками каждой организации по согласованию с их руководителями, исходя из требования ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.
При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациями наличных денег:
- для организаций, расположенных в населенном пункте, где функционируют учреждения банков, - ежедневно в день поступления наличности в кассы организации;
- для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка, не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в кассы банков, - на следующий день;
- для организаций, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - один раз в несколько дней.
В кассах организаций наличные денежные средства могут храниться в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их банками по согласованию с руководством этих организаций. Лимит остатка денежной наличности в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем организациям, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.
Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в обслуживающий ее банк заполненный по определенной форме бланк «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».
При наличии у организации нескольких счетов в разных банках организация по своему усмотрению обращается в одно из учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка кассы.
Лимит остатка кассы определяется из объема налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денег в банки, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение отчетного года по обоснованному заявлению клиента банка. Например, если изменились денежные обороты, условия сдачи выручки от продаж и другие условия.
Организации могут получать наличные денежные средства в обслуживающих их банках на хозяйственные и операционные расходы, на выплату заработной платы, пособий и т.п. В этом случае сроки получения денежных средств согласовываются с банками в установленном порядке.
2
.2. Расчеты наличными, порядок хранения денег и денежных документов в кассе.
В процессе предпринимательской деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчеты. Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами. Использование наличных денег при расчетах регламентируется Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, Порядком ведения кассовых операций в РФ и др. Эти нормативные документы предусматривают несколько основных элементов контроля со стороны государства за движением наличных денежных средств.
Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Потребность в наличных денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплатой услуг наличными и т.п. В тоже время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетного счета или от заказчиков и т.д.
Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств в организации должно быть специально оборудованное помещение – касса, удовлетворяющее требованиям безопасности и надежности. Касса должна быть оснащена техническим оборудованием для работы с денежными купюрами. На практике касса чаще всего включает в себя главную кассу и ряд операционных касс. Главная касса выполняет функции по движению денежных средств и является держателем основных первичных и отчетных документов по их учету. Операционные кассы служат для приема наличных денежных средств за реализованные товары (работы, услуги) с применением контрольно-кассовых машин и (или) документов строгой отчетности.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции – заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организаций.
Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.
При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.
Руководство организации несет ответственность, если по его вине не были созданы условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке.
Для контроля движения наличных средств используются контрольно-кассовые машины (ККМ). Законодательством РФ установлено применение ККМ при осуществлении денежных расчетов с юридическими и физическими лицами по товарным операциям или по оказанию бытовых услуг, так как эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом. Исключение составляют только те организации, которые в силу специфики своей работы используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки ККМ.
Контрольно-кассовая техника, применяемая организациями должна:
- быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации в качестве налогоплательщика;
- быть в исправном состоянии с учетом установки соответствующих пломб;
- иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.
Фискальная память представляет комплекс программно-аппаратных средств в составе контрольно-кассовой техники для некорректируемой ежесуточной (ежесменной) регистрации и энергонезависимого долговременного хранения итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и правильного исчисления налогов.
Фискальный режим должен обеспечивать функционирование контрольно-кассовой техники и регистрацию фискальных данных в фискальной памяти.
При осуществлении операции с использованием ккм кассир обязан клиенту выдать кассовый чек.
Бухгалтерия по истечении рабочего дня (рабочих суток) обязана для контроля кассовых операций принимать к учету контрольную ленту.
Центральный банк РФ регулярно устанавливает лимит (ограничение) наличных расчетов между юридическими лицами по одной операции в день. В соответствии с Указанием Центрального банка РФ от 07.10.1998 № 375-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» в настоящее время этот лимит составляет 100 000 рублей.
Учет денежных документов.
Весьма большие трудности возникают и при учете денежных документов.
Сложности связаны с определением того, что считать денежным документом. В плане счетов они определяются по принципу перечисления, и это позволяет четко выделить в учете их некоторые разновидности:
· марки почтовые;
· марки госпошлины;
· марки вексельные;
· авиабилеты оплаченные.
Далее составители плана указывают "и другие", т.е. главный бухгалтер в каждом отдельном случае должен решить: включать или не включать данный документ в состав денежных и, соответственно, на каком счете отразить его денежный эквивалент.
По классификации счетов все субсчета счета 50 "Касса" должны быть отнесены к счетам денежных средств, но, так называемые денежные документы, - это суррогаты денежных средств, и они далеко не всегда могут быть использованы, в отличие от денежных средств, в покрытие кредиторской задолженности. В сущности, неслучайно денежные документы выделены на отдельный субсчет 50.3 "Денежные документы".
Рассмотрим некоторые подходы к определению денежных документов.
Денежный документ есть целевое свидетельство, за которое заплачены деньги. Под словосочетанием "целевое свидетельство" понимается то, что этот документ может быть использован в строгом соответствии со своим назначением.
Теоретически возникает вопрос о том, в какой оценке фиксировать денежные документы в учете.
До 2001 года предписывался порядок, согласно которому денежные документы должны были учитываться в номинальной оценке. Во всех случаях, а их было большинство, когда фактическая себестоимость (как правило, уплаченная цена) совпадала с оценкой по номиналу, проблем не возникало, но когда такого совпадения не было, возникала проблема отражения в учете разности между уплаченной ценой и номиналом. К счастью, в новом плане счетов этой проблемы нет.
Однако, решив эту проблему, составители плана счетов создали проблему другую: сальдо счета 50.3 "Денежные документы" трудно проверить. Это связано с тем, что при проведении инвентаризации общая стоимость денежных документов может быть выявлена только по номиналу, в то время как в синтетическом учете на счете 50.3 "Денежные документы" их стоимость будет показана по фактической себестоимости. Следовательно, будет нарушено одно из основополагающих требований к бухгалтерскому учету - требование непротиворечивости. В самом деле, п. 7 ПБУ 1/98 "Учетная политика", предписывает администрации предприятий обеспечить "тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца".
Естественно, если скажем, путевка, номинальная стоимость которой 3 000 руб. куплена администрацией для сотрудников предприятия за 2 800 руб., то по дебету счета 50.3 "денежные документы" будет отражено 2 800 руб., но в кассе, вместо 2 800 руб. будет лежать денежный документ в 3 000 руб.
Это создает дополнительные трудности для бухгалтера, ибо он должен по каждому такому документу в своем аналитическом учете предусмотреть две оценки - номинальную (она почти всегда обозначена на самом документе) и фактическую, относительно которой, во всех случаях расхождения оценок, должна быть сделана справочная запись. И только в этом случае можно придерживаться приведенных требований ПБУ 1/98 и обеспечить коллацию между синтетическим и аналитическим учетом.
Учет наличия денежных документов объясняется необходимостью приобретения организацией путевок в дома отдыха и санатории, проездных документов, почтовых марок, марок государственной пошлины и т.п. Все они имеют цену приобретения.
Учет поступления денежных документов и их списания оформляется выпиской приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтерия открывает книгу движения денежных документов, но отчет по поступившим и выбывшим документам один-два раза в месяц составляется кассиром в кассовой книге, в которой для этого отводится определенная зона. Книга-регистр аналитического учета ведется кассиром. При журнально-ордерной форме синтетический учет организуется бухгалтером в журнале-ордере № 1. По окончании отчетного периода производится взаимосверка остатков по журналу-ордеру и книге движения денежных документов.
Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.
Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).
В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.
Основные хозяйственные операции:
· Оприходована путевка от поставщика – Д50.3К76;
Путевка реализуется сотруднику – Д76К50.3
2.3.
Первичные документы и учетные регистры.
Документальное оформление кассовых операций.
Операции по поступлению денежных средств в кассу оформляются унифицированным первичным документом - Приходным кассовым ордером (форма КО-1). Бухгалтер выписывает (оформляет на компьютере) 1 экземпляр приходного кассового ордера. Отрывную часть (квитанцию) необходимо заверить печатью и выдать лицу, внесшему деньги в кассу. Форма документа приведена в Приложении А.
Деньги, которые поступают в кассу как выручка за товары, работы, услуги нужно оформлять с применением кассового аппарата, т.е. помимо квитанции к приходному ордеру покупателю должен быть выдан кассовый чек. Если в течение дня таких операций совершается несколько (например, работа магазина), то покупатель получает только чек, а в конце дня на сумму общей выручки оформляется один приходный ордер.
Выписанный приходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги). Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации.
Операции по выдаче денежных средств из кассы оформляются унифицированным первичным документом - Расходным кассовым ордером (форма КО-2), согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций в РФ. Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например: на выплату зарплаты оформляется Платежная ведомость и на общую сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер).
Таким образом, кассир, сдавая деньги в банк из кассы предприятия, должен заполнить расходный кассовый ордер в общем порядке, проставив в нем сумму и свою роспись. Образец заполнения приведен в Приложении Б.
Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается[1].
Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности она прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.
При завершении операции кассир обязан подписать расходный или приходный кассовые ордера вместе с приложенными к ним документами, погасить их штампом или надписью: приходные документы - «Получено», расходные - «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.
Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.
Выписанный расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги). Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров ведется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), предназначенном для контроля за целевым использованием средств. Образец заполнения в Приложении В.
В случае, если в организации имеется несколько касс, старший кассир (гл.бухгалтер) должен вести Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5), в которой фиксируются суммы принятые (выданные) другим кассирам. Образец заполнения приведен в Приложении Г.
Движение наличных денег учитывается в Кассовой книге (форма КО-4). Организация обязана вести одну кассовую книгу, прошнурованную, с пронумерованными листами, опечатанную и заверенную подписями руководителя и главного бухгалтера.
Кассовую книгу ведет кассир. Каждый лист кассовой книги состоит из 2х одинаковых частей, одна из которых заполняется как первый экземпляр, а другая - через копировальную бумагу - как второй. Второй экземпляр отрезается и служит отчетом кассира, к которому в конце дня подшиваются приходные и расходные кассовые ордера вместе с подтверждающими документами. Отчет кассира подлежит проверке главным бухгалтером.
Книгу заводят на определенный период: год, квартал, месяц (в зависимости от количества кассовых операций у организации). По окончании этого периода кассовая книга должна быть опечатана, все ее листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последней странице книги делают запись: "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов". Запись заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые же экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Записи кассовых операций ежедневно начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня", а заканчиваются заполнением графы "Остаток на конец дня".
В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а отрывной лист отрезают. Документы, по которым были получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т.п.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.
В случае если кассовая книга ведется автоматизировано (на компьютере) она распечатывается по итогам месяца, а в конце года брошюруется, опечатывается и заверяется необходимыми подписями.
Организации могут хранить деньги в кассе лишь в пределах лимита, который им устанавливает обслуживающий банк. Все средства сверх этого лимита организация должна сдавать в банк. Правда, из этого правила есть одно исключение. Сверх лимита деньги в кассе разрешено хранить для выдачи зарплаты, выплат социального характера и стипендий.
Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, организация ежегодно должна подавать в банк специальный расчет. Он оформляется в двух экземплярах. Отметим, что лимит остатка денег в кассе определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей[2].
При этом лимит остатка денег в кассе может устанавливаться:
· в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организации с утра следующего дня;
· в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;
· в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;
· в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплат социального характера и стипендий).
Пример заполнения расчета на установление предприятию лимита остатка наличных денег в кассе приведен в Приложении Д.
2.4
Синтетический и аналитический учет кассовых операций.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств, документов в кассах организации используются счет 50 «Касса». К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
1 - «Касса организации в рублях, где учитываются денежные средства в кассе организации»;
2 – «Операционная касса», где учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней, эксплутационных участков, речных переправ, судов, вокзалов и т.п.
3 – «Денежные документы», который используется для учета марок государственной пошлины, проездных документов (билетов) на транспорт и других денежных документов.
Для учета кассовых операций, отражаемых на счете 50 «Касса», используется журнал-ордер № 1 и ведомость № 1.
Записи в журнале-ордере и ведомости осуществляются в хронологическом порядке путем записи итогов за каждый рабочий день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными приходными и расходными документами. При небольшом количестве кассовых документов допускают записи в указанные регистры за несколько дней, например за 35 рабочих дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производились записи, например, 6 – 9 или 21 – 25 и т.д.
Итоги за рабочий день (несколько дней) по корреспондирующим счетам устанавливаются подсчетом сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете кассира или на приложенных документах.
Остаток средств в кассе фиксируется в ведомости №1 только на начало и конец месяца. В течение отчетного месяца для оперативного контроля используются данные об остатках, отраженных в отчете кассира.
Общая сумма за отчетный месяц журнала-ордера № 1 переносится в главную книгу в графу «Оборот по кредиту» счета 50 «Касса».
Основные хозяйственные операции по поступлению наличных денежных
средств в кассу предприятия.
· Получено в кассу по чеку с расчетного счета – Д50К51;
· Получено наличными от покупателей в счет оплаты за продукцию (товары, работы, услуги) при определении выручки по оплате – Д50К90;
· Получено наличными от покупателей в счет оплаты за продукцию (товары, работы, услуги) при определении выручки по отгрузке – Д50К62;
· Получено наличными в счет оплаты за прочие активы – Д50К91;
· Внесен в кассу остаток подотчетной суммы – Д50К71;
· Получено в кассу в возмещение задолженности по недостаче – Д50К73;
· Получено в кассу наличными от дебиторов – Д50К76;
Выдача наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:
· выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия);
· выдача денег под отчет сотрудникам организации;
· сдача наличных денег в банк;
· выплаты поставщикам;
· выплаты учредителям и т.д.
Основные хозяйственные операции по выдаче наличных денежных
средств из кассы предприятия.
· По объявлению на взнос наличными внесено на расчетный счет организации: Д51К50;
· Выдано из кассы в подотчет на хозяйственные нужды или командировочные расходы - Д71К50;
· Выдана из кассы заработная плата работникам предприятия – Д70К50;
· Выдано наличными в погашение кредиторской задолженности – Д76К50;
· Выданы из кассы единовременные пособия за счет средств социального страхования – Д68К50;
Корреспонденции счетов по счету 50 «Касса»:
| С кредита счетов | Дебет | Кредит | В дебет счетов |
| | С – остаток наличных денежных средств | | |
| 51 | Поступление наличных денег с расчетного счета организации | Выданы наличными зарплата, премии | 70 |
| | Получен заем | То же, пособия | 69 |
| 71 | Сдан остаток аванса неиспользованных денежных средств подотчетными лицами | | |
| 73 | Погашения наличными задолженности по недостачам, растратам, хищениям и прочим платежам | Выдано наличными по исполнительным листам и депонированной заработной плате | 76 |
| 62,76,90,91 | Оплата наличными реализованной продукции, оказанных услуг, материальных ценностей, основных средств | Выдано под отчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы | 71 |
| 76 | Погашение дебиторской задолженности. Возникновение кредиторской задолженности | Выдача материальной помощи, пособий на питание и др. | 70 |
| 91 | Сумма излишков, выявленных по инвентаризации (ревизии) кассы | Выдано дотаций и единовременных пособий по случаю рождения ребенка и т.п. | 69 |
| 73 | Взнос наличными в погашение задолженности сотрудников за товары, проданные в кредит и т.д. | Сдан сверхлимитный остаток свободных денежных средств кассы | 51 |
| 75 | Взнос учредителей | Суммы недостач, выявленные при инвентаризации кассы | 94 |
При наличии операций с иностранной валютой организации могут открыть отдельный субсчет «Касса организации в иностранной валюте».
Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса, которой устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Кассы должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.).
Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.
При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов.
В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Денежные знаки, поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности, от клиентов кассиром не принимаются.
Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности клиенту не возвращаются. Они записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вызывающая сомнение». Клиенту выдается квитанция о том, что принятая валюта является фальшивой или что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименования валюты и ее достоинства.
Находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы учитывают на субсчете 3 «Денежные документы» счета 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.
Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.
Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.
Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе произ- водится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц.
Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.
Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15).
На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации.
Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход бюджета (на госпредприятиях) или перечисляются в доход предприятия:
Д-т сч.50 ”Касса”
К-т сч.68 ”Расчеты с бюджетом”, 80 ”Прибыли и убытки”.
В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записью:
Д-т сч.84 ”Недостачи и потери от порчи ценностей”
К-т сч.50 ”Касса”
Д-т сч.73 ”Расчеты с персоналом по прочим операциям”
К-т сч.84 ”Недостачи и потери от порчи ценностей”.
При возможности недостача относится на материально-ответственное лицо – кассира – Д73К94.
Если недостачу невозможно отнести на виновное лицо – Д91К94.
3. Учет подотчетных сумм.
Если расходы нельзя оплатить безналичным путем или из кассы, они осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет. Это бывают расходы на приобретение материальных ценностей в магазинах (канцелярские расходы, покупка марок), а также командировочные расходы и прочие.
Подотчетными лицами могут быть только работники данного предприятия. Их список объявляется в приказе по предприятию. На командировки приказ отдается в каждом случае отдельно. В соответствии с приказом работник пишет заявление на получение аванса. Размер аванса определятся заданием (что купить или оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, вид транспорта, продолжительность командировки). До получения аванса бухгалтерия дает справку о том, что задолженности за подотчетным лицом по предыдущему авансу нет. Руководитель предприятия разрешает выдать деньги и бухгалтерия составляет расходный кассовый ордер, по которому и выдаются деньги кассиром.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например должны быть представлены в течении 3 дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.
Подотчетные суммы учитываются на активном синтетическом счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 “Касса” (рис. 1).
Рис. 1. Оформление денежных авансов
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 “Материалы” , 26 “Общехозяйственные расходы” и др. в зависимости от характера расходов.
Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 “Касса”.
Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.
Поступления в кассу по приходным кассовым ордерам суммы остатков подотчетных сумм:
Дебет 50 “Касса”
Кредит 71 “Расчеты с подотчетными лицами” (рис. 2).
Рис. 2. Документальное оформление расчета с подотчетным лицом
Об израсходованных суммах подотчетное лицо обязано в трехдневный срок (после использования средств или после возвращения из командировки) составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы (товарные чеки, проездные билеты, квитанции), командировочное удостоверение. Целесообразность расходов подтверждает руководитель отдела. Расходы проверяются бухгалтерией, утверждаются руководителем предприятия.
Расходы на командировку являются нормируемыми, т.е. включаются в себестоимость по нормам, установленным правительством или Министерством Финансов РФ. Нормы оплаты командировочных расходов установлены отдельно для командировок внутри страны, в страны СНГ и другие зарубежные страны. Руководитель предприятия может разрешить оплату командировочных расходов сверх установленных норм, однако разница прибавляется к зарплате и облагается подоходным налогом и социальными взносами.
Принятые бухгалтерией расходы по авансовому отчету оформляются с помощью следующих проводок:
- Закупка материалов экспедиторами (Д 10 - К 71);
- Отнесение командировочных расходов на общепроизводственные и общехозяйственные расходы (Д 25, 26 - К 71).
Несданные в срок суммы отражаются проводкой Д 94 - К 71. В дальнейшем эти суммы списываются посредством удержания из заработной платы Д 70 - К 94, либо, если средства не могут быть удержаны из заработной платы, то за счет возмещения материального ущерба - Д 73 - К 94.
Порядок документного оформления учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО " Приоритет".
3.1. ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.
Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет» подразделяются на три вида:
1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.
К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.
Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.
Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.
2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.
При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).
Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:
· наименование организации-продавца;
· идентификационный номер (ИНН)
· заводской номер ККМ;
· порядковый номер чека;
· дата и время покупки;
· стоимость (цену) покупки;
· признак фискального режима.
Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.
Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:
· наименование документа;
· дату составления документа;
· наименование организации, от имени которой составлен документ;
· содержание хозяйственной операции
· измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
· должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.
В счёте–фактуре должны быть указаны:
· порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
· наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
· идентификационный номер продавца (ИНН);
· наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
· идентификационный номер покупателя (ИНН);
· наименование товара (работы, услуги);
· стоимость (цена) товара (работ, услуг);
· налоговая ставка;
· сумма налога на добавленную стоимость;
· страна происхождения товара;
Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.
3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.
После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.
К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 3.).
В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:
1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;
2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.
Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
3.2. АНАЛИТИЧЕСКИЙ И СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.
Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»
| По дебету | По кредиту |
| Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода | Сальдо начальное — это остаток долга подотчетному лицу на начало периода |
| Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу | Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица |
| Сальдо дебетовое на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода | Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода |
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:
Дебет 71 Кредит 50 "Касса"
- на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.
Дебет 71 Кредит 73
"Расчеты с персоналом по прочим операциям"
- оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды).
Дебет 71 Кредит 91
"Прочие доходы и расходы"
- отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки.
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:
Дебет 10 "Материалы" Кредит 71
- отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;
Дебет 19
" Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71
- учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;
Дебет 20
"Основное производство Кредит 71
- приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;
Дебет 26
"Общехозяйственные расходы" Кредит 71
- приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;
Дебет 50
"Касса" Кредит 71
- на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;
Дебет 60
"Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71
- отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;
Дебет 70
"Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71
- на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;
Дебет 73
"Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71
- если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;
Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71
- если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;
Дебет 91
"Прочие доходы и расходы" Кредит 71
- если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.
Дебет 94
"Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71
- если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;
Дебет 97 "
Расходы будущих периодов" Кредит 71
- приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным лицом.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.
Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
Ежемесячно итоги из журнала – ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.
Приложения 1-7
Приложение 1.
Приложение 2.
ООО «Приоритет»
Приказ №
от 200 г.
О порядке выдачи денежных средств под отчет
Приказываю:
1. В 200 году выдавать наличные деньги под отчет следующим работникам:
менеджеру
менеджеру
бухгалтеру.
2. Денежные средства под отчет выдаются на срок не превышающий 7 рабочих дней с момента их выдачи.
Директор ООО «Приоритет» _________________/Горбенко Н.В./
ООО «Приоритет»
Приказ №
от 200 г.
Об установлении размера (норм) суточных
Приказываю:
В 200 году установить размер суточных при командировках по территории России - рублей в сутки.
Директор ООО «Приоритет» _________________/Горбенко Н.В.
Приложение 3.
приложение 4
приложение 5
Использование для автоматизации бухгалтерского учета программы 1С:Предприятие позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе:
- каждой проводки
| Дата | Документ | Содержание | Нач.ост.Деб. | Нач.ост.Кред. | Деб.Оборот | 44 | 50 | Кред.Оборот | Кон.ост.Деб. | Кон.ост.Кред. |
| 09.11.07 | Расходный кассовый ордер №15 | Выдача из кассы: расходы на командировочные нужды Расход: | | | 2 600,00 | | | | 2 600,00 | |
| 12.11.07 | Авансовый отчет №12 | Авансовый отчет: суточные | 2 600,00 | | | 600,00 | | 600,00 | 2 000,00 | |
| 12.11.07 | Авансовый отчет №12 | Авансовый отчет: билет | 2 000,00 | | | 1 800,00 | | 1 800,00 | 200,00 | |
| 12.11.07 | Приходный кассовый ордер №21 | Поступл.в кассу: возврат остатка средсв выданных п Приход: | 200,00 | | | | 200,00 | 200,00 | | |
| Итого | | | | | 2 600,00 | 2 400,00 | 200,00 | 2 600,00 | | |
-
в разрезе каждой операции
| Дата | Документ | Содержание | Нач.ост.Деб. | Нач.ост.Кред. | Деб.Оборот | 44 | 50 | Кред.Оборот | Кон.ост.Деб. | Кон.ост.Кред. |
| 09.11.07 | Расходный кассовый ордер №15 | Выдача из кассы: расходы на командировочные нужды Расход: | | | 2 600,00 | | | | 2 600,00 | |
| 12.11.07 | Авансовый отчет №12 | Авансовый отчет: суточные | 2 600,00 | | | 2400,00 | | 2400,00 | 200,00 | |
| 12.11.07 | Приходный кассовый ордер №21 | Поступл.в кассу: возврат остатка средсв выданных п Приход: | 200,00 | | | | 200,00 | 200,00 | | |
| Итого | | | | | 2 600,00 | 2 400,00 | 200,00 | 2 600,00 | | |
- в разрезе отдельного подотчетного лица
| Сотрудники | Нач. остаток | 50 | Оборот | 44 | 50 | Оборот | Кон. остаток | ||||
| | | | Дебет | Кредит | | Дебет | | | Кредит | Дебет | Кредит |
| Семенов Олег Николаевич | | | 2 600,00 | 2 600,00 | 2 400,00 | 200,00 | 2 600,00 | | | ||
- в разрезе отдельной даты
| Дата | Нач.ост. Деб. | Нач.ост. Кред. | Деб.Оборот | 44 | 50 | Кред.Оборот | Кон.ост.Деб. | Кон.ост.Кред. |
| 09.11.07 | | | 2 600,00 | | | | 2 600,00 | |
| 12.11.07 | 2 600,00 | | | 2 400,00 | 200,00 | 2 600,00 | | |
| Итого | | | 2 600,00 | 2 400,00 | 200,00 | 2 600,00 | | |
Приложение 7
Заключение.
Одной из важнейших задач бухгалтерского учета является учет кассовых операций. В работе была описана методика ведения бухгалтерского учета кассовых операций, приведены счета, с помощью которых ведется учет кассовых операций, перечислена первичная документация, используемая при учете кассовых операций.
Бухгалтерский учет кассовых операций позволяет организовать четкое управление и контроль за поступлением, движением и выбытием денежных средств.
Бухгалтерский учет кассовых операций создает условия обеспечения денежными средствами потребностей производства и обращения. Таким образом, благодаря денежным средствам, компании, фирмы располагают в любой момент суммой, которая необходима для нормальной работы. Использование собственных денежных ресурсов дает возможность создавать стимулы для повышения экономической эффективности работы.
Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли.
Приведенная методика ведения бухгалтерского учета операций по расчетному счету и кассовых операций является полной и конкретизированной.
Изучив постановку бухгалтерского учета в организации, первичные документы по учету кассы и расчетов с подотчетными лицами, а также локальные внутренние документы, в частности, учетную политику организации, можно сделать вывод о том, что бухгалтерский учет в организации в целом осуществляется в соответствии с принятыми законодательными и нормативными актами по бухгалтерскому учету в РФ.
Приложение А
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Приложение 1 |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Унифицированная форма № КО-1 | | | | ххх |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Утверждена постановлением Госкомстата | | | | организация |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | России от 18.08.98 г. № 88 | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Код | | | | КВИТАНЦИЯ | |||
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Форма по ОКУД | 310001 | | | | к приходному | |||
| ххх | | | | по ОКПО | xxx | | | | кассовому ордеру №ххх | ||||||||||||||||||
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | xxx |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | Номер документа | Дата | | | | Принято от: | |||||||
| Приходный кассовый ордер | ххх | ххх | | | | ххх | |||||||||||||||||||||
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| Счёт № | Кредит | Сумма | Код | | | | | ||||||||||||||||||||
| | | | код структ. | корреспондир. | код | руб. коп. | целевого | | | | Основание: | ||||||||||||||||
| | | | подразделения | счёт, субсчёт | аналит. | | | | | | назначения | | | | ххх | ||||||||||||
| xxx | | | | | | ххх | | | | ххх | | | | | | | Сумма: | ||||||||||
| Принято от | ххх | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Xxx | ||||
| Основание | ххх | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | В том числе: | ||||
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ххх |
| Сумма | ххх | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Дата: | |||
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | xxx |
| В том числе: | ххх | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | М.П. (штампа) | ||||
| Приложение | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Главный бухгалтер | |||
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ххх |
| Главный бухгалтер | | | | | | | | | | | | | | ххх | | | | Кассир | |||||||||
| Получил кассир | | | | | | | | | | | | | | | ххх | | | | ххх | ||||||||
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
Приложение Б
Унифицированная форма N КО-2
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0310002│
ООО "Планета" ├───────┤
------------------------------------------------ по ОКПО │ │
организация ├───────┤
касса │ │
-------------------------------------------------------- └───────┘
структурное подразделение
┌─────────┬───────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│составления│
├─────────┼───────────┤
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР │ 76 │ 14.08.2007│
└─────────┴───────────┘
| Дебет | | Сумма, руб. коп. | Код целе- вого наз- наче- ния | | |||
| | код струк- турного подраз- деления | коррес- понди- рую- щий счет, субсчет | код ана- лити- ческого учета | Кредит | |||
| | | 51 | 1 | 50 | 45 000-00 | | |
Ивановой Светлане Ивановне
Выдать -----------------------------------------------------------
фамилия, имя, отчество
для зачисления на расчетный счет ООО "Планета" в банке
Основание: -------------------------------------------------------
сорок пять тысяч
Сумма ------------------------------------------------------------
прописью
00
__________________________________________ руб. ------------- коп.
Приложение _______________________________________________________
__________________________________________________________________
директор Иванов Иванов А.П.
Руководитель организации ---------- -------- --------------------
должность подпись расшифровка подписи
Серегина Серегина П.К.
Главный бухгалтер -------------- ---------------------
подпись расшифровка подписи
сорок пять тысяч
Получил ----------------------------------------------------------
сумма прописью
00
__________________________________________ руб. ------------- коп.
14 августа 2007 Иванова
"--" ------------ ---- г. Подпись ----------
паспорту 05 05 555 777 выдан ОВД Ленинского района
По ---------------------------------------------------------------
наименование, номер, дата и место выдачи документа,
г. Красноярска 25.02.2002
------------------------------------------------------------------
удостоверяющего личность получателя
Иванова Иванова С.И.
Выдал кассир -------------- ---------------------
подпись расшифровка подписи
Приложение
В
Унифицированная форма N КО-3
Образец обложки
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0310003│
ООО "Мечта" ├───────┤
------------------------------------------------ по ОКПО │ │
организация ├───────┤
________________________________________________________ │ │
структурное подразделение └───────┘
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ
ПРИХОДНЫХ И РАСХОДНЫХ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
2007
---- г.
кассир Иванова С.И.
------------------- --------------------------
должность фамилия, имя, отчество
По данному образцу печатать все страницы журнала по форме
N КО-3
| Приходный документ | Сумма, руб. коп. | Примечание | Расходный документ | Сумма, руб. коп. | Примечание | ||
| дата | но- мер | дата | но- мер | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 15.08.2007 | 134 | 12-00 | возврат неиспользованного аванса | 15.08.2007 | 110 | 239-00 | покупка канцтоваров |
| 15.08.2007 | 135 | 145-00 | возврат неиспользованного аванса | 15.08.2007 | 111 | 3 567-00 | командировочные расходы |
| 15.08.2007 | 136 | 22 576-00 | возврат неиспользованного аванса | 16.08.2007 | 112 | 13 364-00 | представительские расходы |
| 16.08.2007 | 137 | 1 289-00 | продажа основного средства | 16.08.2007 | 113 | 265-90 | аванс на хознужды |
| 16.08.2007 | 138 | 1 189-00 | возврат неиспользованного аванса | 16.08.2007 | 114 | 256-80 | аванс на хознужды |
| 17.08.2007 | 139 | 112-00 | возврат неиспользованного аванса | 17.08.2007 | 115 | 113 786-40 | командировочные расходы |
| | | | и т.д. | | | | |
Приложение Г
Унифицированная форма N КО-5
Образец обложки и титула
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0310005│
ООО "Мечта" ├───────┤
------------------------------------------------ по ОКПО │ │
организация ├───────┤
________________________________________________________ │ │
структурное подразделение └───────┘
КНИГА
УЧЕТА ПРИНЯТЫХ И ВЫДАННЫХ КАССИРОМ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
2007
---- г.
Тимофеева С.И.
--------------------------------
фамилия, имя, отчество кассира
По данному образцу печатать все четные страницы книги по форме N КО-5
| Дата | Остаток на- личных денег у кассира на начало дня, руб. коп. | Выдано кассиру (сумма цифрами и прописью), руб. коп. | Деньги по- лучены. Подпись кассира | Получено за день по приходным операциям, руб. коп. |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 14.08 | 2 300-00 | 4 300-00 (четыре тысячи триста рублей 00 копеек) | Иванова | 32 000-00 |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | и т.д. | | |
По данному образцу печатать все нечетные страницы книги по форме N КО-5
| Сдано кассиром старшему кассиру, руб. коп. | Деньги и оплачен- ные доку- менты по- лучены. Подпись старшего кассира | Остаток на- личных де- нег на конец дня, руб. коп. | ||
| наличными деньгами | оплаченными документами | всего (сумма цифрами и про- писью) | ||
| 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| 5 600-00 | 30 700-00 | 36 300-00 (тридцать шесть тысяч триста рублей 00 копеек) | Тимофеева | 2 300-00 |
| | | | | |
| | | И т.д. | | |
Приложение Д
│ ОКУД │БИК│
├───────┼───┤
│0408020│ │
└───────┴───┘
РАСЧЕТ
НА УСТАНОВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЮ ЛИМИТА ОСТАТКА КАССЫ
И ОФОРМЛЕНИЕ РАЗРЕШЕНИЯ НА РАСХОДОВАНИЕ НАЛИЧНЫХ
ДЕНЕГ ИЗ ВЫРУЧКИ, ПОСТУПАЮЩЕЙ В ЕГО КАССУ
НА ____ ГОД
ООО "Магнитка"
--------------------------------------------------------------
наименование (штамп) предприятия
403094550000000008888
--------------------------------------------------------------
номер счета
Банк развития регионов
--------------------------------------------------------------
наименование учреждения банка
Налично-денежная выручка за последние 3 месяца <*>
1875
(фактическая) <***> ---- тыс. руб.
25
Среднедневная выручка <**> --- тыс. руб.
3,125
Среднечасовая выручка <**> ----- тыс. руб.
Выплачено наличными деньгами за последние три
месяца (кроме расходов на заработную плату и 350
выплаты социального характера) (фактически) <***> --- тыс. руб.
4,667
Среднедневной расход <**> ----- тыс. руб.
на следующий день
Сроки сдачи выручки: ежедневно, -----------------,
1 раз в ___ дней, при образовании сверхлимитного
остатка (нужное подчеркнуть)
9 00 19 00
Часы работы предприятия с -- час. -- мин. до -- час. -- мин.
Время сдачи выручки: в объединенную кассу при предприятии,
в кассу банка
инкассаторам, --------------, на почту (нужное подчеркнуть)
20 00
-- час. -- мин.
пять
Испрашиваемая сумма лимита ------------------------- тыс. руб.
__________________________________________________________________
(сумма прописью)
хозяйственные нужды,
Просим разрешить расходование выручки на ---------------------
командировочные и представительские расходы
------------------------------------------------------------------
(указать цели расхода)
----------------------------
<*> В случае резких изменений в объеме выручки или расхода
приводятся данные за последний месяц.
<**> Сумма выручки (расхода), деленная на число рабочих дней
(часов) предприятия.
<***> Вновь организуемые предприятия показывают ожидаемую
сумму выручки (расхода).
Иванов А.Н.
Руководитель предприятия ---------------------------- (Ф.И.О.)
Светланова П.У.
Главный бухгалтер ----------------------------------- (Ф.И.О.)
РЕШЕНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ БАНКА
пять
Установить лимит остатка кассы в сумме ------------- тыс. руб.
__________________________________________________________________
(сумма прописью)
хозяйственные нужды,
Разрешено расходование выручки на ----------------------------
командировочные и представительские расходы
------------------------------------------------------------------
(указать цель)
Симонян Е.К.
Руководитель учреждения банка ----------------------- (Ф.И.О.)
Литература.
· ГРАЖДАНСКИЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ЧАСТЬ ПЕРВАЯ)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994).
· ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ" (принят ГД ФС РФ 23.02.1996).
· ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О ПРИМЕНЕНИИ КОНТРОЛЬНО-КАССОВОЙ ТЕХНИКИ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ И (ИЛИ) РАСЧЕТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПЛАТЕЖНЫХ КАРТ" (принят ГД ФС РФ 25.04.2003).
· ПОЛОЖЕНИЕ ПО ВЕДЕНИЮ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34-н.
· ПЛАН СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ФИНАНСОВО- ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ И ИНСТРУКЦИЯ ПО ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.
· МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА И ФИНАНСОВЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ. Утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
· Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России № 40 от 22.09.1993г. № 247 от 26. 02. 1996г.
·
· «ПОЛОЖЕНИЕ О ПРАВИЛАХ ОРГАНИЗАЦИИ НАЛИЧНОГО ДЕНЕЖНОГО ОБРАЩЕНИЯ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ». ПРИКАЗ ЦЕНТРАЛЬНОГО БАНКА ОТ 05.01.1998 № 14-11.
· «ОБ УСТАНОВЛЕНИИ ПРЕДЕЛЬНОГО РАЗМЕРА РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЬГАМИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ». Указание Центрального банка РФ от 07.10.1998 № 375-У.
· ПОЛОЖЕНИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ «БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ» - ПБУ 4/99. Утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н.
· БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ: Учебник для студентов ВУЗов/ Ю.А. Бабаев, И.П. Комиссарова, В.А. Бородин; под ред. проф .Ю.А. Бабаева, проф. И.П. Комиссаровой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 527 с.
· Кондраков Н.П. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ: Учебное пособие. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 717 с.
· Андросов А.М., Викулова Е.В.: « Бухгалтерский учет». М.: –2000г.
· Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. Мн.: Новое знание, 2006.
· Стражёва, Н.С., Стражёв, А.В. Бухгалтерский учёт: учеб.-метод.пособие/ Н.С. Стражёва, А.В. Стражёв. – 12-е изд., перераб. И доп. – Минск: Соврем. Шк., 2008. – 672 с.
· Осминина Е. 22 положения по бухгалтерскому учету: сб. док.- 3-е изд., испр.-М.: ОМЕГА-Л, 2007. – 325 с.;
· Скориков А.П. Бухгалтерский учет на производственном предприятии, Мн.: Высшая школа 2004г., 430 с.
· Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух.-2006.-№20.-с.36-41.
[1] Коваль Л.С. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учебно-методическое пособие.- М.: Гелиос АРВ, 2005. – с. 124.
[2] Кокорев Н. Учет денежных средств // Финансовая газета. Региональный выпуск. – 2002. - № 16. – с. 21.
