Реферат Общесистемные и специальные принципы исследования систем управления
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
1 Теоретическая часть
1.1 Общесистемные и специальные принципы исследования систем управления
Проведение исследований СУ требует от исследователя знания важнейших принципов построения и функционирования таких систем, которые должны быть присущи современным экономическим условиям. Применительно к СУ принципы представляют собой основные правила, положения, идеи, определяющие направления их построения и функционирования и которыми должны руководствоваться кадры управления в своей деятельности.
Среди всех видов принципов для СУ следует выделить общие, общесистемные и специальные. Вместе с тем необходимо отметить, что исходным (главным) принципом должен являться принцип системности, во многом определяющий все другие.
Как при построении, так и функционировании СУ, в первую очередь, необходимо учитывать ряд объективных общих принципов: сбалансированного демократического централизма, преимущественно оптимального сочетания единоначалия и коллегиальности, ответственности, активизации и стимулирования, делегирования полномочий, заинтересованной творческой работы всех кадров управления.
Наряду с указанным следует руководствоваться общесистемными принципами, среди которых необходимо отметить:
- целенаправленность, реализуемая формированием в составе СУ целевых и соответствующих линейных, функциональных и обеспечивающих подсистем управления;
- делимость, реализуемая декомпозицией формируемой системы и ее подсистем на элементы;
- иерархичность, реализуемая формированием многоуровневой структуры системы с учетом делегирования полномочий на соответствующий уровень управления (отдела, цеха, участка, бригады и т.д.);
- взаимодейственность, реализуемая посредством взаимодействия формируемых и функционирующих подсистем СУ как между собой, так и со всеми другими внешними по отношению к организации системами. При этом следует устанавливать приоритетность одних целей по отношению к другим или принимать взаимосвязанные цели нескольких систем, осуществляя взаимосвязанные процессы по их достижению;
- согласованность, обеспечивающая согласование целей и задач организации при взаимодействии всех иерархических вертикальных и относительно автономных горизонтальных звеньев управления;
- оперативность, обеспечивающая своевременное принятие управленческих решений по предотвращению и (или) оперативному устранению отклонений;
-комплексность, реализуемая взаимной увязкой всех формируемых элементов, подсистем, стадий жизненного цикла продукции, иерархических уровней и вместо комплекса организационных, экономических, социальных, научно-технических, производственных и других мероприятий по управлению;
- систематичность, определяющая постоянное непрерывное выполнение всех работ по управлению, их ритмичность и долговременность действия;
- преемственность, которая должна проявляться как при создании системы, так и при ее функционировании и совершенствовании. Выражаться она может прежде всего в максимальном использовании передового отечественного и зарубежного опыта системного управления;
- научность, реализуемая разработкой мероприятий и воздействий на основе достижений науки и техники с учетом объективных законов и закономерностей системного управления;
- автономность, достигаемая обеспечением относительной самостоятельности функционирования структурных элементов и подсистем СУ;
- экономичность, предполагающая снижение затрат на управление в общих расходах организации;
- перспективность развития, обеспечивающая перспективу развития организации как системы;
- оптимальность, предполагающую многовариантную проработку управленческих решений и выбор наиболее целесообразного для организации варианта;
- устойчивость, предусматривающая удержание системы в относительно стабильном состоянии и обеспечивающая выживание организации в условиях конкуренции;
- комфортность, предусматривающая создание для человека, как основного элемента системы, максимума удобств для творческой работы и реализации своих возможностей;
- специализация работ, обеспечивающая рациональное разделение управленческого труда в СУ;
- концентрация, обеспечивающая выполнение однотипных задач в одном подразделении и (или) концентрацию усилий управленческих работников на решении основных целей и задач организации;
- адаптивность, предусматривающую обеспечение приспособляемости системы организации к изменяющимся внешним и внутренним условиям;
- замкнутость ОФУ (замкнутость управленческого процесса), реализуемая выполнением в системе, подсистемах и элементах полного общефункционального цикла, включая планирование, организацию, координацию работы и т.д.
Среди всех общесистемных принципов необходимо обратить внимание на выполнение общих функций управления (замкнутого общефункционального управленческого цикла), в состав которых можно отнести следующие функции:
- планирование, представляющее особый процесс подготовки менеджерами решений по обеспечению усилий коллектива для достижения целей организации. Этот процесс, из-за периодического переориентирования целей и постоянного изменения условий внешней среды, не может быть дискретным, а должен быть непрерывным;
- организацию, направленную на структурирование всех работ организационного характера и их распределение по вертикали и горизонтали для достижений целей организации и выполнения намеченных планов и обязательств;
- мотивацию, обеспечивающую активизацию труда работающих по выполнению всех видов работ с высоким качеством (без ошибок) в соответствии с распределенными функциями, планами и требованиями. Мотивация включает, как правило, 1) внешнее стимулирование (материальное и моральное) и 2) психологическое стимулирование (создание условий для заинтересованности в труде, потребности в трудовой активности, удовлетворения от трудовой деятельности). Это одна из самых важных менеджерских функций, способствующих достижению целей деятельности организации;
- контроль, представляющий собой 1) отслеживание того, что запланировано, 2) определение того, что сделано в этой области в определенный период времени, 3) сравнение запланированного с достигнутым и 4) принятие корректирующих "мягких" мер при обнаружении отклонений от запланированного. Посредством данной функции осуществляется обратная связь, которая должна нести "не возмездие", а быть объективной основой для эффективного вмешательства менеджеров в процесс достижения целей организации, выполнения обязательств, повышения и обеспечения качества и конкурентоспособности продукции.
Все эти четыре общие менеджерские функции в своей основе аналогичны общим функциям менеджмента промышленных организаций в целом.
К основным специальным принципам при построении и функционировании СУ следует отнести:
- "продуктовый" подход к управлению, в соответствии с которым управление в системе должно осуществляться (помимо общего управления) по каждому выпускаемому виду разнородной продукции в отдельности;
- управление на всех стадиях и этапах жизненного цикла продукции (исследовании, проектировании и разработки, изготовлении, товарооборота, использовании, утилизации или уничтожении);
- выполнение целостного комплекса функций управления, способного обеспечить достижение целей и решение задач системы организации;
- использование в управлении комплекса методов мотивации высококачественного, производительного, заинтересованного, новаторского и, главное, осознанного труда как каждого работника, так и всех коллективов работающих;
- формирование у всех изготовителей и потребителей, причастных к реализации жизненного цикла продукции, соответствующих знаний, умений и навыков. Выполнение этого принципа требует массовой непрерывной систематической подготовки, обучения и повышения квалификации;
- регулирование на всех иерархических уровнях управления: межотраслевом федеральном; отраслевом федеральном; межотраслевом субъектов Федерации; отраслевом субъектов Федерации; территориальном (городском, районном); объединения организаций; организации; цеха, отдела; участка, бюро; бригады, группы; рабочего места. В зависимости от уровня управления содержание управленческих функций может быть различно. Для более высокого уровня приобретают значимость функции, связанные с организацией, координацией и регулированием, активизацией и стимулированием. Причем воздействия в этом случае, как правило, должны носить такой характер, который соответствовал бы рыночным отношениям, собственности и уровням управления. Системное управление следует осуществлять не только в отношении продукции тех организаций, где она непосредственно создается и используется, но и в государственных структурах управления, повышая качество и эффективность их решений, воздействий и услуг (образовательных, правовых и др.). Тем самым будет обеспечиваться более эффективное функционирование хозяйственной системы страны, регионов и, в конечном итоге, организаций;
- интегративное взаимодействие со всеми организациями, связанными с реализацией жизненного цикла продукции. Это, в первую очередь, может относиться к поставщикам сырья, материалов и комплектующих изделий, сбытовым, торговым, транспортным, сервисным и эксплуатационным организациям. Совместно с ними целесообразно создавать взаимосвязанные интегративные СУ;
- осуществление реальной индивидуальной и коллективной ответственности за результаты деятельности организации. При этом наибольшую ответственность следует возлагать на высшее звено управления;
- постоянное (перманентное) использование в управлении преимущественно воздействий (решений) превентивного характера с их оперативным (немедленным) выполнением. Это не исключает, а, наоборот предполагает (в случае недостаточной эффективности превентивных воздействий) максимально быстрое оперативное текущее устранение возникших отклонений. Чему во многом должна способствовать идентификация и прослеживаемость труда и продукции. Таким образом необходимость выработки как предупредительных, так и текущих оперативных управляющих воздействий на объекты управления требует организации постоянно действующей надежной превентивно-перманентной и оперативной обратной связи во всех подсистемах СУ;
- обеспечение доступности и систематичности проведения внутренних и внешних проверок деятельности по управлению. Это позволяет совершенствовать, непрерывно развивать и повышать эффективность СУ;
- документирование управленческих процессов, обеспечивающих выполнение технологии управления и производства. Это определяет необходимость использования в управлении стандартизации, регламентации и планирования;
- восприятие каждым работающим себя в качестве изготовителя продукции (услуги), а исполнителя следующей операции технологического процесса - как потребителя. Необходимо соблюдать деловую этику и проявлять уважительное отношение ко всем участникам реализации жизненного цикла продукции и соответственно руководствоваться этим в жизни в целом.
Для реализации вышеизложенных принципов необходим соответствующий механизм управления. Применительно к СУ организацией такой механизм следует рассматривать как совокупность организационных и экономических компонентов, обеспечивающих согласованное, взаимосвязанное и взаимодействующее функционирование всех элементов системы для достижения целей организации. Такой механизм должен обеспечивать в рамках системного управления выработку и реализацию эффективных целенаправленных управляющих воздействий на все многообразные условия и элементы, от которых зависят конечные результаты функционирования СУ.
1.2 Характеристика методологические подходов к исследованию систем управления
Системный подход отражает более высокий уровень методологии исследования. Он требует максимально возможного учета всех аспектов проблемы в их взаимосвязи и целостности, выделения главного и существенного определения характера связи между аспектами, свойствами и характеристиками. Сущность его заключается в том, что побудительным мотивом к определению анализа являются конкретные ситуации, широкий диапазон которых существенно влияет на эффективность управления.
Маркетинговый подход предполагает проведение анализа организации на основе результатов маркетинговых исследований. Главной целью при таком подходе является ориентация управляющей системы на потребителя. Маркетинговый анализ призван выявить конкурентные преимущества и факторы их определяющие. К этим факторам относятся:
- качество продукции и услуг;
- качество управления самой организации;
- маркетинговое качество.
Инновационный подход основан на умении организации быстро реагировать на изменения. Диктуемые внешней средой. Это касается внедрения нововведений, новых технических решений и прочее.
Сущность нормативного подхода заключается в анализе любой системы управления с целью ее совершенствования связанным с учетом совокупности важнейших нормативов, которыми руководствуется в своей деятельности аппарат компании.
Целью поведенческого подхода является создание всех необходимых условий для реализации творческих способностей каждого сотрудника, для осознания собственной значимости в управлении организации.
2 Практическая часть
2.1 Краткая характеристика предприятия ОАО «Хлеб»
ОАО « Хлеб» г. Сызрань был организован и сдан в эксплуатацию в 1971 году.
Главной задачей АО является выполнение плана по реализации хлеба, хлебобулочных и кондитерских изделий. В этих целях АО заключает договора с предприятиями торговли. Имущество принадлежит предприятию на праве полного хозяйственного ведения. В состав имущества предприятия входят основные фонды и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается в балансе. Переданное хлебзаводу в полное хозяйственное ведение имущество включая дивиденды за счет прибыли образуют уставной и специальный фонды.
В целях повышения заинтересованности членов трудового коллектива АО в процессе своего развития и создания новых основных фондов, 10% прибыли остается в распоряжении завода после обязательных платежей бюджету.
Ассортимент продукции выпускаемой комбинатом очень велик и разнообразен.
Хлебобулочный цех:
- хлеб белый из пшеничной муки первого сорта. Качество этого хлеба по органолептическим и физико-химическим показателям должны соответствовать требованиям ГОСТа 26987-86.
- хлеб пшеничный из муки высшего сорта. Качество изделий должны соответствовать требованиям ГОСТа 27842-88. Контроль производства: на всех стадиях производства осуществляется контроль за соблюдением технологических параметров. Показатели качества готовой продукции должны отвечать требованиям ГОСТа 27842-87.
- калачи плетенные. Качество изделий калачей плетенных по различным показателям должно соответствовать требованиям РСТ Молдовы 338-83. Калачи сплетаются из двух или четырех жгутов и производятся на делительных машинах типа А2-ХТМ.
- батон нарезной из муки первого сорта. Качество изделий батона должно соответствовать ГОСТу 27844-88.
- и прочее.
Кондитерский цех:
- торты и пирожные. Они должны изготавливаться в соответствии с требованиями настоящих технических условий по рецептурам и технологическим инструкциям, с соблюдением санитарных норм и правил утвержденных в установленном порядке. В зависимости от рецептуры и способа изготовления торты подразделяют на: песочные, бисквитные, слоенные, заварные, ореховые, вафельные, воздушные, крошковые и различных полуфабрикатов.
Пирожные подразделяют на: песочные, бисквитные, слоенные, сахарные, комбинированные, ореховые, воздушные и заварные.
Торты и пирожные выпускают штучными массой нетто, гр.: торты – от 150 до 3000; пирожные – от 15 до 100.
По согласованию с потребителем допускается изготавливать торты массой нетто более 3000гр. Сырье применяемое для производства тортов и пирожных должно соответствовать требованиям действующей нормативной документации. Ароматизирующие, красящие вещества и другие пищевые добавки, применяемые для изготовления тортов и пирожных, должны быть разрешены к применению Министерством Здоровья Республики Молдова. По органолептическим показателям торты и пирожные должны соответствовать требованиям указанным в прилож. №16. При упаковании тортов дно коробки застилают салфеткой из пергамента по ГОСТу 1341, целлофана по ГОСТу 7780, парафинированной бумагой по ГОСТу 9569.
Качество продукции было неоднократно отмечено не различных выставках и ярмарках.
Система управления данной организации делится на управляющую и управляемую. К управляющей подсистеме управления относятся функциональные руководители отделов – это главный бухгалтер, производственный менеджер, начальник отдела кадров и менеджер по продажам (рис. 1).
| |
| бухгалтер |
| Производственный менеджер | |
| отдела кадров | |
| продажам | |
| Работники бухгалтерии |
| Отдел кадров | |
| Отдел продаж | |
| Начальник кондитерского цеха | |
| Начальник пекарного цеха | |
| Рабочие |
| |
Рис. 1. Структура управления предприятием ОАО «Хлеб»
На данной организации, как видно из рисунка 1 используется функциональная система управления.
Функциональная организационная структура основана на создании подразделений для выполнения определённых функций на всех уровнях управления. К таким функциям относят исследования, производство, сбыт, маркетинг и т.д. Здесь с помощью директивного руководства могут быть соединены иерархически нижние звенья управления с различными более высокими звеньями управления. Передача поручений, указаний и сообщений осуществляется в зависимости от вида поставленной задачи.
На рассматриваемом предприятии с данной структурой управления рабочие в цехах получают поручения не от одного человека (мастера), а от нескольких штатных единиц, т.е. действует принцип многократной подчинённости.
К преимуществам такой структуры можно отнести:
- Сокращение звеньев согласования;
- Уменьшение дублирования работ;
- Укрепление вертикальных связей и усиление контроля за деятельностью нижестоящих уровней;
- Высокая компетентность специалистов, отвечающих за выполнение конкретных функций.
К недостаткам:
- Неоднозначное распределение ответственности;
- Затруднённая коммуникация;
- Длительная процедура принятия решений;
-Возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место.
Руководство текущей деятельностью ОАО осуществляется единоличным исполнительным органом - директором.
Права и обязанности директора определяются Уставом и Положением о директоре, утверждаемым Советом директоров. Сроки и размер оплаты услуг директора определяются Положением о директоре и контрактом, заключаемым им с Обществом. Контракт с директором подписывается председателем Совета директоров или лицом, уполномоченным Советом директоров Общества.
К компетенции директора относятся все вопросы руководства текущей деятельностью Общества, за исключением вопросов, отнесенных к исключительной компетенции общего собрания акционеров и Совета директоров Общества.
Директор Общества организует выполнение решений общего собрания акционеров и Совета директоров Общества.
Директор без доверенности действует от имени Общества, в том числе:
- распоряжается имуществом Общества для обеспечения его текущей деятельности в пределах, установленных уставом и внутренними документами Общества;
-представляет интересы Общества как в Российской Федерации, так и за ее пределами;
-председательствует на общем собрании акционеров;
- утверждает штаты, заключает трудовые договоры с работниками Общества,
применяет к этим работникам меры поощрения и налагает на них взыскания;
-представляет Общество в отношениях с третьими лицами без доверенности;
-имеет право выдавать доверенности, предъявлять иски, пользоваться всеми
-правами от имени Общества, предоставленными законодательством истцу, ответчику и третьему лицу, право подавать апелляционные и кассационные жалобы, отзывы на них и т.д.;
-совершает сделки от имени Общества, самостоятельно в пределах своей компетенции или после утверждения их органами управления.
2.2 Анализ технического обеспечения.
Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.
1) Телекоммуникационная связь (телефон, факс, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)
2) Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)
3) Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс)
4) Информационные системы (телевидение, газеты, журналы)
Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.
На ОАО «Хлеб» установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции:
1) внутренние телефонные звонки
2) перевод входных звонков из города на другие внутренние номера
3) при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.
Нередко перегруженность телефонной линии негативно сказывается на работу руководителей подразделений. Это приводит к потере времени руководителем, снижение имиджа организации, потеря потенциальных клиентов.
В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет, многие сотрудники продолжают использовать факс. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, так как у получателя факса может не быть электронной почты. Однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему на 2 – 3 часа.
Появление локальной сети и глобальной сети Интернет и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала ОАО «Хлеб». Но все же недостаточно хорошо развита в отдельных подразделениях предприятия. Сотрудники предпочитают пользоваться традиционными методами передачи информации.
Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не используется в размерах всего акционерного общества, а осуществляется в пределах подразделений, т.е. каждое подразделение приобретает себе необходимое оборудование, хотя с помощью локальной сети можно было организовать сетевые ресурсы для всей организации.
В результате анализа технического обеспечения определено, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.
Развернутый календарный план работ по реорганизации системы технического обеспечения предприятием
| № | Мероприятия | Старт | Финиш | Результат |
| 1 | Предварительная диагностика состояния технического обеспечения предприятия | 12.06 | 31.07 | |
| 1.. | Оценка состояния локальной сети | 12.06 | 16.06 | После оценки было выявлено нормальное функционирование сети |
| 1.1. | Оценка состояния глобальной сети Интернет | 19.06 | 30.06 | После оценки было выявлено нормальное функционирование сети |
| 1.2 | Утверждённого плана развития компьютерной сети | 03.07 | 14.07 | Был составлен план развития компьютерной сети |
| 1.3 | Оценка уровня квалификации сотрудников обслуживающего персонала | 17.07 | 17.07 | Оценка показала, что сотрудники обладают достаточным уровнем квалификации |
| 2 | Пути сокращения управленческих затрат | 03.07 | 21.12 | |
| 2.1. | Выявление информационных технологий повышающих эффективность управленческого труда | 03.07 | 21.12 | Было выявлено, что применение в работе современных технологий позволит сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов |
| 3 | Характеристика используемых потенциальных возможностей локальной вычислительной сети | 03.07 | 14.07 | |
| 3.1 | Составление плана обучения сотрудников порядком работы в сети и с сетевыми приложениями. | 17.07 | 28.07 | Был составлен план обучения и повышения квалификации персонала |
| 3.2 | Применение сетевых приложений в повседневной рабрте | 31.07 | 18.08 | Введены разнообразные сетевые приложения, такие как электронные таблицы |
| 4 | Создание временного подразделения, занимающегося внедрением новых информационных технологий в организации | 21.08 | 01.09 | Создано данное временное подразделение |
Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:
- Снизить административные накладные расходы
- Повысить производительность труда
- Рационализировать ведение дел
- Снизить затраты на аппаратные средства
