Оглавление

Введение……………………………………………………………………………..3

1. Понятие подотчетных лиц………………………………….……….……..……4

1.1 Авансовый отчет………………………………………………………………...5

1.2 Выдача денежный средств под отчет…………………………………….…..5

1.3 Расходы на командировку………………………………………………………8

1.4 Невозвращение денежных средств, выданных под отчет…………….……10

2. Учет расчетов с подотчетными лицами…………………………………….….12

Заключение…………………………………………………………………………13

Список литературы……………………………………………………………….14

Приложения………………………………………………………………………..15
Введение

     В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам (выдачи им средств  на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг),  а также на иные хозяйственно-операционные цели (на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации). При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

     Цель работы: изучить учет расчетов с подотчетными лицами, полностью описать структуру  счета 71 «Расчетов с подотчетными лицами» .

     Задачи работы: как можно шире затронуть проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов; изучить нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами;

    
1. Понятие подотчетных лиц
    В финансово-хозяйственной  деятельности  у  организаций  часто возникает  необходимость  приобретения  материальных  ценностей,   а   также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и  за  наличные деньги.

       В  таких  случаях  обычно  работнику  выдаются  наличные   денежные

средства под его ответственность (под  отчёт)  для  выполнения  определённых

действий  по  поручению  организации,  в  частности,   на   административно-

хозяйственные, командировочные расходы и т. п.  Такие  работники  называются подотчётными лицами.  Для  обобщения  информации  о  расчётах  с  работниками предприятия  по  суммам,  выданным  им  под  отчёт,  в  бухгалтерском  учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Также в своей работе бухгалтеру необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.93 №40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

      Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы. А также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Следовательно, список сотрудников, имеющих право получать денежные средства под отчет, размер денежных средств и сроки, на которые они будут выданы, определяются приказом руководителя организации.

1.1  
Авансовый отчет
Для отчета по использованию средств применяют унифицированную форму №АО-1 «Авансовый отчет», утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 №55.(Приложение 2)

     Составляется авансовый отчет в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
1.2 Выдача денежный средств под отчет
Наличные денежные средства выдаются под отчет, как правило, на

·       представительские расходы (это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации);

·       хозяйственные нужды (покупка канцелярских товаров, хозяйственных товаров, горюче-смазочных материалов);

·       командировочные расходы (покупка билетов, оплата проживания);

Согласно п. 10 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

     При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

      Выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером (унифицированная форма №КО-2, утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.98 №88) или надлежаще оформленным другим документом (платежной (расчетно-платежной) ведомостью, заявлением на выдачу денег, счетом и др.), с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег под отчет должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами.

     Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

     В п. 11 Порядка указано, что выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

     При выдаче аванса подотчетному лицу делается бухгалтерская запись:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса»  

     При направлении сотрудника в командировку на него необходимо оформить следующие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1:

— приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (унифицированная форма №Т-9(9а)).

Применяется для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и). Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом;

— командировочное удостоверение (унифицированная форма №Т-10).

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку;

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (унифицированная форма №Т- 10а).

     Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

     Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

     Все вышеуказанные документы необходимо оформлять и заполнять в соответствии с требованиями действующего законодательства, в ином случае, налоговыми органами при проведении выездной налоговой проверки факт нахождения сотрудника в командировке может быть не подтвержден, и, соответственно, не подтверждена экономическая обоснованность произведенных командировочных расходов.

     Согласно ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником, с разрешения или ведома работодателя.

     Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
1.2  
Расходы на командировку

     Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

     В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

     В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

     Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

· цель командировки;

· кто направляется в командировку;

· место командировки;

· срок командировки;

· какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;

· условия командировке за пределами России;

· порядок оформления командировки;

· порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

     Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

     В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

     Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

· покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

· осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

· подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

· участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

· другими аналогичными нуждами.

      Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

      Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

      Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции 62, согласно которой:

· фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

· днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;

· перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

· организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

· по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

     На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов, суммы произведенных расходов на бухгалтерские счета:

Дебет 10 «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

          В случае если подотчетное лицо потратило собственные денежные средства сверх выданных ему под отчет, то перерасход выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.   

    При возврате остатка неиспользованного аванса на бухгалтерских счетах делается следующая запись:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
1.4 Невозвращение денежных средств, выданных под отчет
     Не сданные в срок суммы неиспользованного аванса можно считать ущербом, причиненным организации. К потерям можно отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя) израсходованные подотчетным лицом. На счетах бухгалтерского учета это отражается следующим образом:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

      Отметим, что в соответствии со ст. 137 ТК РФ организация может удержать из заработной платы работника сумму ранее выданного аванса в случае, если подотчетное лицо не израсходовало и своевременно не возвратило денежные средства в кассу организации.

     Суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, оформляются следующей записью:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

    При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм.

     Полученную в банке валюту отражают:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 52 «Валютные счета»
     Движение валютных средств отражается в бухгалтерском учете в валюте платежа и в рублевом эквиваленте, рассчитанном по курсу ЦБ РФ на день выдачи.

     После возвращения из командировки и сдаче авансового отчета (в течении 10 календарных дней с даты окончания служебной загранкомандировки) задолженность подотчетных лиц отражается по курсу ЦБ РФ на день отчета:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Для обоснования правильности расчета суточных (или если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах) в состав прилагаемых к авансовому отчету оправдательных документов необходимо включить ксерокопию загранпаспорта с отметками о датах пересечения границ.

     Отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;

Дебет 71«Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»
2. Учет расчетов с подотчетными лицами
      В соответствии с Приказом Минфина РФ от 31.10.00 №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению». В бухгалтерском учете организации, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные  расходы, а также на служебные  командировки предназначен  71 счет «Расчеты с подотчетными лицами». Круг  подотчётных  лиц  на  предприятии должен быть  ограничен  разумными  пределами  и  утверждён  распорядительным документом по предприятию.

     Итак, счет 71- активно-пассивный, дебетовое   сальдо   отражает   сумму

задолженности подотчётных лиц  предприятию,  а  кредитовое  сальдо  –  сумму не возмещённого перерасхода. По дебету этого счета отражается получение авансов или возмещение расходов авансовому отчету, а по кредиту -  расход аванса и возврат неиспользованных  подотчетных сумм в кассу организации. Остаток может быть как дебетовым, так кредитовым, а также одновременно и дебетовым и кредитовым.
Заключение
     В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет. Поэтому практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой учета расчетов с подотчетными лицами. Правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

     Данный счет не имеет субсчетов, однако он необходим для учета операций финансово – хозяйственной деятельности фирме. Подробный учет этой деятельности ведется с помощью актов, которые были указаны в работе.
Список литературы

1.                                                                                  Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов /Ю.А. Бабаев, И.П.Комиссарова - М.: ЮНИТИ-ДАНА,2005.

2.                                                                                  Командировки по России: спорные моменты /Земсков В.В. Главбух.-2006

3.                                                                                  Приказ Минфина РФ от 18.09.06 №11 5н (www.consultant.ru)

4.                                                                                  Налоговый кодекс (www.base.garant.ru)

5.     Трудовой кодекс (www.rg.ru)

6.     Порядок ведения кассовых операций (www.businesspravo.ru)
Приложения

Приложение 1



Приложение 2



Приложение 3