Реферат Анализ управленческой деятельности
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
| | |
| Код группы | ____250 1___________ |
| Дата проверки/защиты | "___" __________2006 г. |
| Оценка | _____________________ |
Основы менеджмента
КУРСОВАЯ РАБОТА
Анализ управленческой деятельности
.
Студентка
Соколова В.В.
Руководитель профессор Молл Е.Г.
Санкт-Петербург
2006
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение 3
1. Описание объекта исследований 4
1.1. Описание рабочего дня 4
1.2. Краткая информация о менеджере. 5
1.3. О компании 5
1.4. Структура организации 6
2. Анализ управленческой деятельности 7
2.1. Функциональный анализ 7
2.1.1. Мотивирование. 7
2.1.2. Организация. 8
2.1.3. Контроль. 8
2.1.4. Планирование. 8
2.2. Анализ уровня планирования управленческой деятельности 8
3. Анализ распределения и использования рабочего времени 9
3.1. Распределение времени между отдельными элементами деятельности 10
4. Анализ продолжительности и характера взаимодействия с вышестоящими руководителями, коллегами, подчинёнными. 11
5. Анализ распределения времени между внутренними и внешними связями 12
5.1. Общение 14
5.2. Управленческая деятельность. Выполнение задач 14
6. Управление ресурсами 15
7. Исполнение ролей по Минцбергу 16
8. Оценка эффективности управленческой деятельности 17
8.1. Навыки социального взаимодействия. 17
8.2. Ориентация на достижение успеха. 18
8.3. Практический интеллект 18
8.4. Способность к сложной работе 18
Введение
Целью моей работы является формирование умений, связанных с анализом управленческой деятельности руководителя, а также выявление основных закономерностей, обусловленных особенностями выполнения её отдельных элементов.
Познакомившись на практике с управленческой деятельностью руководителя, я проанализировала её отдельные элементы по различным основаниям.
В своей работе я также уделила большое внимание анализу планирования деятельности, распределения рабочего времени менеджера. На основе этого анализа я постаралась оценить эффективность управленческой деятельности руководителя, а также предложить возможные пути изменения использования рабочего времени.
1. Описание объекта исследований
Целью моего наблюдения стала компания ООО «Стройэкспо». Это постоянно действующая выставка товаров для дома и создание интерьеров .
Логотип компании: «Стройматериалы XXI-век»
Организация: ООО «Стройэкспо»
Имя: Тихонова Ирина Сергеевна
Должность: Коммерческий директор
Функциональные обязанности:
1. Заключать договора с арендаторами
2. Общение и подбор новых участников ( т.е. арендаторов)
3. разработка долгосрочных и краткосрочных бюджетов
4. Координация работы подчиненных
5. Набирать штат
Возраст: 29 лет
Образование: высшее, Всемирный Технологический Университет
Опыт работы: работает в данной области
Образование: высшее, Всемирный Технологический Университет
Стаж работы в организации: 7 лет
Стаж работы в должности: 2 года.
1.1.
Описание рабочего дня
Начало рабочего дня: 10.00
Конец рабочего дня: 18.00
Типичность данного дня: Исследование проводилось 27 ноября 2006 года. Данный день, по словам руководителя, был не типичен и не равен по напряжённости обычным рабочим дням. Ноябрь и декабрь самые напряженные дни, так как конец года: нужно подготовить бюджет на следующий год, заключить договора с арендаторами на 2007 год, заказать маркетинговое исследование, подумать о новогоднем празднике и многое другое.
1.2.
Краткая информация о менеджере.
Тихонова Ирина Сергеевна родилась в Санкт-Петербурге в 1977 года, замужем, один ребенок. Имеет высшее образование – окончила Московский Всемирный Технологический Университет экономический факультет. Свою трудовую деятельность Ирина начала на этой выставке простым кассиром семь лет назад. Параллельно училась в Университете. Затем она продвинулась по карьерной лестнице и перешла в администрацию на должность офис-менеджера. В данный момент Ирина Сергеевна является коммерческим директором, т.е. заместителем генерального директора. В ее функциональные обязанности входит: общение с фирмами-арендаторами, находящиеся на этой выставки, подбор новых клиентов, координация и проведение маркетинговых действий, привлекать специалистов для решения возложенных на нее задач, организация работы по рекламе и многое другое.
1.3.
О компании
Учредителями Общества являются: юридические лица: ООО «Октава» и ООО «Экосервис» на правах собственности. Основной собственник ООО «Октава» находиться в Москве, поэтому генеральный директорм часто ездит в столицу для обсуждения глобальных вопросов. ООО «Стройэкспо» существует на рынке уже 10 лет. Это достаточно большой стаж , чтобы иметь твердые позиции на конкурирующем рынке.
Целью деятельности Общества является извлечение прибыли. Основными направлениями деятельности компании является осуществление розничной, оптовой и комиссионной торговли.
Штат компании состоит из 38 человек и поделен на две группы: администрация и обслуживающий персонал. В состав администрации входит: генеральный директор, коммерческий директор, гл. экономист, рекламный менеджер, юрист и начальник АХО. Бухгалтерский отдел состоит из трех человек. Обслуживающий персонал- это консультанты, кассиры, уборщицы, электрик и грузчики. Еще в штате есть программист, но он сам по себе, т.к. работает по совместительству.
1.4.
Структура организации
В ООО «Стройэкспо» очень дружный коллектив, все понимают друг друга с полуслова. Каждый четко знает свои функциональные обязанности. Ирина рассказывает, что все праздники они отмечают корпоративно. Каждое подразделение к празднику готовит какой-нибудь юмористический номер. Среди управляющего состава всего один мужчина: Александр Владимирович (начальник АХО). Его все любят и ценят. Когда я появилась в компании и меня представили сотрудником , Александр Владимирович, не откладывая, принес в кабинет коммерческого директора небольшой стол и соорудил настоящее рабочее место да еще пошутил: « если Вы нам понравитесь, это место будет Вас ждать». Было очень приятно.
На данном этапе компания занимается поиском новых объектов недвижимости под создание подобных магазинов и развитие других направлений. Генеральный директор , Измайлова Елена Владимировна пояснила, что по мере развития торговой недвижимости концепции усложняются, одной из наиболее распространенных проблем является отсутствие таковой. Ведь именно четкая концепция позволит компании в дальнейшем успешно существовать.
2. Анализ управленческой деятельности
2.1.
Функциональный анализ
2.1.1.
Мотивирование.
Руководство ООО «Стройэкспо» заинтересовано в том, чтобы сотрудники творчески и с воодушевлением относились к своим обязанностям. Каждый работник чувствует себя необходимым, которого уважают и которому доверяют. На совещании было видно, что каждому сотруднику дают возможность принимать решения, необходимые для решения тех или иных задач. Например: Ирина Сергеевна всегда прислушивается к решениям рекламного менеджера, которые обеспечивают увеличение доходных статей.
Спроектированная в соответствии с этими принципами работа обеспечивает внутреннее удовлетворение . Это очень мощный фактор мотивации, т.к. стимулирует качественное выполнение работы.
2.1.2.
Организация.
Структура управления и организации представляет собой систему распределения функциональных обязанностей , прав и ответственности, что позволяет достигать поставленных целей.
2.1.3.
Контроль.
Контроль руководителя включает в себя проведение собраний, где сотрудники могут представить информацию о проделанной работе. Эта система формируется в процессе обсуждений и согласований.
2.1.4.
Планирование.
Планирование играет очень важную роль в функционировании деятельности фирмы . Оно осуществляется по всем подразделением и строится по показателям прошлого года и маркетинговым исследованиям. Уже в ноябре план готовится на следующий год. Все отступления от планов корректируются через согласование с руководством.
2.2.
Анализ уровня планирования управленческой деятельности
Большинство своей деятельности (около 40%) Ирина Сергеевна планирует заранее, что говорит, о чётком представлении целей и путей их достижения. В течение дня чаще всего планируются встречи, а также работа, не требующая предварительной подготовки (проверка почты, просмотр документов и т.д.).На это уходит примерно 30 %. Все остальное, т.е. 30% - это оперативное планирование.
3. Анализ распределения и использования рабочего времени
80% работы руководителя – производительная. Руководитель, как уже отмечалось, планирует все заранее, Ирина Сергеевна четко расставляет приоритетность в делах, чтобы эффективно организовать свою работу и достигнуть максимального результата. Рабочий день начинается в 10-00, но Ирина Сергеевна приезжает всегда на 30 минут раньше,
чтобы проконтролировать приход на работу обслуживающего персонала, т.к. к открытию выставки кассиры и консультанты должны уже быть на своих рабочих местах. Затем Ирина Сергеевна выпивает чашечку кофе, параллельно работая с документами. На отдых практически не остается времени.Я заметила, что в течение всего дня она всего один раз устроила перерыв. С 15:00 до 15-30 Ирина Сергеевна и Измайлова Елена Владимировна (генеральный) пошли обедать в кафе , но обед совместили с обсуждением организации корпоративного новогоднего праздника и подарков сотрудникам фирмы.
Что касается непроизводительной работы, в день исследования ее не было,но Ирина Сергеевна сказала мне, что это бывает крайне редко. Обычно случается 2-3 ситуации, которые занимают около 10% непроизводительной работы.
3.1.
Распределение времени между отдельными элементами деятельности
Любое совещание и переговоры требуют предварительного изучения информации. Руководитель отводит около 10 % своего времени сбору информации. С 12-00 до 13-00 у Ирины Сергеевны, было запланировано совещание с сотрудниками по поводу бюджета. Каждая статья бюджета обсуждается отдельно с подчиненным, отвечающим за тот или иной пункт. Например: главный бухгалтер планируют налогообложение, начальник административно-хозяйственной службы планирует статьи по косметическим ремонтам и хозяйственным товарам, программист - по закупкам орг.техники, рекламный менеджер планируют рекламный бюджет, но это отдельная история. Все подчиненные в письменном виде приводили те или иные доводы в пользу увеличения доходов и расходов, но Ирина Сергеевна не все принимает. После окончания совещания все разошлись кроме рекламного менеджера Катерины. Как мне объяснили- это особая статья и этому уделяется очень много времени. Реклама может быть только имиджевой или работать на потребителя. Смотря, какую цель ставить. Анализируются каналы радио и печатные издания. Особое внимание уделяется месяцу, в котором должна проводиться та или иная рекламная акция. Для достижения более верной информации заказывается маркетинговое исследование.
Как я заметила, руководитель использует очень важный, на мой взгляд, приём - создание духа единой, сплочённой команды. И этот приём моментально действует, так как в процесс вовлечены все сотрудники, и, конечно, каждый из них заинтересован в достижении цели.Совещание закончилось в 13:15.
С 16:20 до 17:00 Ирина Сергеевна работает с различного рода документами, это в основном внутренние служебные письма или финансовые документы.
4. Анализ продолжительности и характера взаимодействия с вышестоящими руководителями, коллегами, подчинёнными.
Половина времени (75%) руководитель взаимодействует с подчинёнными, что требует от него постоянной раздачи заданий и контроля ситуации. Например, в данный момент готовиться бюджет на следующий год , то для корректирования бюджета Ирина Сергеевна раздает копии всем подчиненным для изучения и внесение изменений. Также всегда участвует в обсуждении рекламной деятельности. Как особенности коммуникации, стоит подчеркнуть свободное общение руководителя с подчинёнными. Она раздаёт задания, а затем интересуется, не возникли ли вопросы. Это один из способов успешной мотивации.
Взаимодействию с вышестоящими руководителями отводится около 20% рабочего времени.
В 17:15 Ирина Сергеевна зашла к Генеральному директору с пакетом документов на подпись и параллельно проинформировала о проделанной работе. Затем они обсуждали концепцию вновь приобретенного четверного этажа. Елена Владимировна недавно подписала договор на увеличение торговой площади (4 этажа) , теперь им нужно определиться, что они хотят видеть на этом этаже. Но до конца рабочего дня они так и не определились, решено подумать до конца месяца.
Общение с коллегами (5%) чаще всего происходит на совещаниях.
5. Анализ распределения времени между внутренними и внешними связями
Большинство своего времени (ок. 65%) руководитель общается с клиентами. В 10-30 уже идет прием разных посетителей. Кто пришел за счетами, а кто за актами .
В 10:30 раздался звонок от консультанта, к ней на прием просится представитель компании «Альтекс» , с которой заблаговременно была назначена встреча. Кампания «Альтекс» занимается размещением и согласованием, а также продлением договоров в Комитете по градостроительству и архитектуре различных рекламоносителей.
Ирина Сергеевна оговаривает все условия, сроки и расчеты за услуги, предоставленные компанией «Альтекс» . В следующем году истекает срок на фасадную вывеску и рекламу заканчивается только в следующем году, но уже сейчас заключаются договора и планируются суммы, которые придется заплатить в ГЦРР (Городской Центр Размещения Рекламы), т.к. с нового года поднимаются тарифы. Так все условия с представителем «Альтекс» оговорены, договор составлен и отдан на изучение и подпись генеральному директору. Встреча закончилась.
В 13-15 Ирину Сергеевну уже ждал посетитель- потенциальный клиент, который хотел бы выставлять на этой выставке товар. Ирина Сергеевна очень внимательно выслушивает клиента, расспрашивает о товаре и рассказывает об условиях аренды. Каждому клиенту уделяется не меньше получаса. Она объясняет это тем, что каждый арендатор подбирается очень тщательно, чтобы не пересекались товарные линейки иначе будет хаос, а так все довольны. После ухода клиента, появилось немного свободного времени, которое И.С. посвятила чтению различных печатных изданий и газет.
К 14:25 принесли письмо из районной Администрации с просьбой украсить до 10 декабря фасад здания. Вызывается начальник АХО, для того чтобы он организовал несколько ребят из обслуживающего персонала для развешивания различных световых украшений.
В 15:45 пришел очередной клиент с просьбой арендовать место на выставке. Как обычно Ирина Сергеевна тратит на клиента 30 минут . После ухода клиента, мне пояснили, что желающих арендовать место очень много. В день бывает до 10-15 новых клиентов., поэтому очень тяжело спланировать рабочий день, но тем неимение Ирина Сергеевна всегда записывает в свой еженедельник, что она должна сделать, или с кем встретиться в последующие дни.
Внешним связям отводится около 35% рабочего времени. Руководитель общается с представителями своей организации. (Как уже отмечалось, в основном с подчинёнными).
5.1.
Общение
Около 30 % рабочего времени занимают телефонные разговоры. Как утверждает руководитель, это неотъемлимая часть ее рабочего дня. На протяжение всего дня Ирине Сергеевне постоянно приходилось отвлекаться на телефонные звонки. Из них было 3 звонка, которые связаны с назначением встреч, несколько звонков из рекламных компаний и многие другие.
Телефонные разговоры конечно же занимают меньше времени, чем встречи с клиентоми или арендатороми лицом к лицу (60 %).
Общение в группе (10%) обычно происходит на совещаниях.
5.2.
Управленческая деятельность. Выполнение задач
Большинство времени руководителя занимает принятие управленческих решений (около 60%). Для начала руководитель изучает имеющеюся у него информацию, рассматривает все возможные перспективы, занимается информационной подготовкой. Информационной подготовке отводится где-то 20 %. Целью управления является выполнение всех идей на практике, которые в итоге приносят желаемый результат. А также 20% отводится на реализацию управленческих решений. Успешным решением считается только такое решение, которое реализуется практически, и впоследствии приносит ожидаемый результат.
6. Управление ресурсами
Для всех организаций - больших и малых, коммерческих и некоммерческих, промышленных и действующих в сфере услуг управление людьми имеет важное значение. Без людей нет организации.
Конкретная ответственность за общее руководство трудовыми ресурсами в этой организации возложена на коммерческого директора, хотя обычно этим занимаются профессионально подготовленные работники отделов кадров.
При определении целей своей организации руководство определяет необходимые для их достижения ресурсы. Необходимость в деньгах, оборудовании и материалах является вполне очевидной. Редко кто из руководителей упустит эти моменты при планировании
Вид и количество вознаграждений, предлагаемых организацией, имеют важное значение для оценки качества трудовой жизни. Вознаграждения влияют на решения людей о поступлении на работу
7. Исполнение ролей по Минцбергу
Межличностная роль
Лидер - управленческие действия с участием подчинённых
Информационная роль
Распространитель - распределение информации
Роли, связанные с принятием решений
Регулировщик - устранение нарушений
Распределитель – принятие управленческих решений, управление ресурсами.
8. Оценка эффективности управленческой деятельности
В рассматриваемом предприятии управление является существенно важной деятельностью.
В ООО «Стройэкспо» четко определены обязанности и полномочия, а также их взаимоотношение. Каждый сотрудник предприятия понимает, что от него ожидают. Здесь существует структура организации.
Но также существует множество недостатков, связанных с согласованием в принятии решений начальников подразделений. Каждое решение должно согласовываться письменно со всеми управленцами высшего звена. Это может привести к тому , что по мере разрастания организации сотрудникам будет сложно ориентироваться от кого они конкретно должны принимать указания. Например, был такой случай. Александр Владимирович разработал систему доходов по продаже Интернет-трафика по выделенному каналу арендаторам, но для этого нужно было закупить оборудование , которое окупалось в первые же месяцы.
Для того чтобы внедрить эту схему Александру Владимировичу потребовалось сначала согласовать всю схему, а затем отдельно затратную часть с ком. директором, генеральным директором и владельцем.
Что касается деятельности руководителя, то я увидела, что она обладает эффективной управленческой деятельностью
8.1.
Навыки социального взаимодействия.
- Руководитель показал высокую способность эффективно общаться, как с с подчинёнными так и с вышестоящими руководителями. Руководитель постоянно общается с подчиненными и посетителями это позволяет ему получить информацию о работе предприятия. Формами общения являются служебные совещания, индивидуальные и коллективные встречи с работниками на рабочих местах, прием подчиненных в рабочем кабинете по служебным и личным вопросам.
8.2.
Ориентация на достижение успеха.
Вообще трудно сделать какие-либо выводы по данным одного дня. Но с полной достоверностью можно утверждать, что Ирина Сергеевна таким качеством, которое необходимо менеджеру как коммуникабельность. Она настойчива и организованна в достижении поставленных задач. Одним из мотивов для взаимодействия как с группой, так и с организацией в целом является возможность оказывать влияние на других для достижения цели .
8.3.
Практический интеллект
Ирина Сергеевна , прежде чем принять решение в сложной проблеме, всегда совещается со специалистами в той или иной области .
8.4.
Способность к сложной работе
Руководитель пытается использовать собственные возможности:
1. Представление сложных проблем, как совокупность простых вопросов.
2. Поиск в проблеме наиболее важных деталей, которые решаются в первую очередь.
3. Формируются какие-либо идеи, рассматриваются, оцениваются и сравниваются.
