Реферат Документация по личному составу
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВОПО ОБРАЗОВАНИЮ
филиал Федерального государственного
образовательного учреждения
высшего профессионального образования
«Южный федеральный университет»
в г. Новошахтинске Ростовской области
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ»
ТЕМА:
ВАРИАНТ № 8
ВЫПОЛНИЛ:
студент заочной формы обучения
специальность МН-06
курс 4
ОБУХОВА КРИСТИНА СЕРГЕВНА
№ зач. книжки - 028
ПРОВЕРИЛ: ПАНЬКИНА ЕЛЕНА МИХАЙЛОВНА
НОВОШАХТИНСК
СОДЕРЖАНИЕ:
ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………….. ..…3
1. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ………..…………………. 4
1.1. СОСТАВ И ВИДЫ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ……………….. 4
1.2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ……………………………………………………… 5
1.2.1. Оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта) 6
1.2.2. Приказы по личному составу ……………………………………... 9
1.2.3. Личная карточка …………………………….………………….….12
1.2.4. Личное дело ……………………………………………………...... 13
1.2.5. Трудовая книжка ……………………………………………….…. 16
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………..…..…….29
2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ …………………………………………….. 31
3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ ……………………………………………… 34
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………. 36
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК………………………………………….. 46
ВВЕДЕНИЕ
Среди общей массы управленческих документов выделяют отдельный комплекс, которым оформляются трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами. Документы, регулирующие вопросы приема на работу, перевода, предоставления отпусков, поощрений и взысканий и др., относятся к документам по личному составу (кадровым документам).
Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
Документация по личному составу ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, при этом руководитель несет персональную ответственность за правильное ведение, хранение и использование документов.
Оформляется кадровая документация в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ РФ), ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.
Кадровые документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт, а, следовательно, выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД) (приложение № 1).
1. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
1.1. СОСТАВ И ВИДЫ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Первоначально термин "документация по личному составу" означал документы, отражающие данные собственно личного состава учреждения, т.е. его трудового коллектива. В документы по личному составу включали разнообразную по видам, разновидностям и объемам организационно-распорядительную и отчетно-статистическую документацию по кадрам. В связи с расширением функций кадровой службы расширился и круг кадровых документов.
В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы (рис. 1).
Рис. 1. Система кадровой документации
Существует несколько нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, определено наполнение документации по личному составу. Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.
К документации по личному составу относятся в частности:
- трудовые контракты (договоры), заключаемые между администрацией предприятия и работником;
- приказы по личному составу (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников);
- трудовые книжки;
- личные карточки формы № Т-2;
- личные дела;
- лицевые счета по заработной плате.
1.2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы. Оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок выполняет секретарь, если нет специального работника.
Среди общего объема документов, подведомственных кадровой службе, существенное значение имеет документация по личному составу. Указанная документация требует особой аккуратности при ее оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного периода времени.
1.2.1. Оформление заявления, анкеты,
трудового договора (контракта)
Принимая на работу сотрудников, любой работодатель сталкивается с необходимостью оформления с ними трудовых отношений. Трудовые отношения с работниками оформляются посредством заключения с ними трудовых договоров (контрактов). В соответствии с действующим законодательством трудовой договор (контракт) представляет собой соглашение между трудящимся и организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Организация же в свою очередь обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.
В сложившейся на сегодняшний день практике нередки случаи, когда при оформлении рядового сотрудника администрация юридического лица принимает решение об отказе от заключения с ним письменного трудового договора (контракта). Это объясняется в основном несовершенством действующего на сегодняшний день трудового законодательства, содержащего ряд невыгодных для работодателя императивных норм. Однако необходимо помнить, что, отказываясь от заключения трудового договора (контракта), работодатель своими действиями нарушает нормы действующего законодательства, и в частности ст. 18 КЗоТ, требующей письменного заключения трудового договора. Также нужно отметить, что, отказавшись от заключения трудового договора, работодатель лишает себя преимуществ, которые дает четкое закрепление на бумаге прав и обязанностей участников трудовых отношений.
При приеме на работу работник должен предъявить паспорт, трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявления оригинала документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д.
Первым делом при приеме на работу работник пишет заявление о приеме на работу. В заявлении должны быть указаны название организации, фамилия руководителя организации, должность, о которой просит заявитель, структурное подразделение и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.
При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.
Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и, если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но, поскольку среди документов, необходимых при приеме на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.
Заявитель подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой.
На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.
В том случае, если работодатель удовлетворен кандидатурой работника, между ними заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись. Таким образом, в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров, и заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.
Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия труда сотрудника, занимаемая должность. Условия трудового договора (контракта) подразделяются на обязательные и дополнительные.
К обязательным условиям, без достижения соглашения по которым трудовой договор не может быть заключен, относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; о месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); о сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.
К дополнительным условиям относятся такие условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие.
Согласно статье 21 КЗоТ при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что «срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза,— шести месяцев».
В соответствии со статьей 17 КЗоТ трудовые договоры (контракты) заключаются:
— на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;
— на определенный срок, не более пяти лет;
— на время выполнения определенной работы.
Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом. Срочные трудовые договоры заключаются, прежде всего, в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.
В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе. Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта)— документа, который фиксирует согласие сторон на установление трудовых правоотношений и регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант). В случае возникновения конфликтной ситуации письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.
1.2.2. Приказы по личному составу
Они являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ».
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают. При составлении сводных приказов следует учитывать, что в едином документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).
Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия:
1) при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительностью). При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗОТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).
2) При увольнении – причина увольнения, согласно статьям КЗОТа.
3) При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания.
4) При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.
5) При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрения или высказывания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Виды ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.
Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях – работником, ответственным за ведение кадровой документации).
Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28/к – приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации), № 12/км – о командировании, № 45/о – об отпуске, № 32/п – о поощрении.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.
1.2.3. Личная карточка
На всех сотрудников, принятых на работу, заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.
Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.
Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, и затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.
Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий. Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий, и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.
1.2.4. Личное дело
Особого внимания требует ведение личных дел.
Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.
Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может дополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.
Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: номер дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу. За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.
Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовано документы включать в дело в следующей последовательности:
- внутренняя опись документов дела;
- дополнение к анкете;
- заявление о приеме на работу;
- анкета с фотокарточкой;
- трудовой договор;
- приказ о приеме на работу (копия);
- документы об образовании (копия);
- характеристики или рекомендательные письма.
В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС, аттестатные листы, копии актов ревизий и т.п.).
Так как изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. Не подлежат приобщению справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья.
На документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения. Личное дело ведется в одном экземпляре.
Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.; приобщать к делу полученные документы.
Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:
- о служебном положении – приказ руководителя организации о переводе;
- об образовании – документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);
- об изменении фамилии, имени, отчества – приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.
Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.
Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием сведений о том, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.
При увольнении работника в личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.
Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнал должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника. На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке Т-2 проставляется номер, за которым дело учтено в журнале. Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.
Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации. Выдача личного дела во временное пользование осуществляется по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения, и она вкладывается в дело.
Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.
Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел. При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строго алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.
1.2.5. Трудовая книжка
В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ «Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника».
Лица, поступившие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.
Граждане, поступившие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту их жительства, а уволенные из рядов вооруженных сил – военный билет.
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами, изложенными в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях».
В соответствии с «Инструкцией» в трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
- сведения о награждениях и поощрениях;
- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
В течение всей деятельности работника в организации его перемещения и поощрения будут отражаться в этом важном для каждого трудящегося документе.
Работа с трудовыми книжками и внесение в них любых записей строго регламентированы. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.
16 апреля
Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.
Работодатель – физическое лицо не имеет право производить записи, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Записи в трудовых книжках ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком РФ вестись и на государственном языке этой республики. Это положение внесено в соответствии с п. 4 ст. 16 Закона «О языках народов Российской Федерации», где установлено, что документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, а также документы об образовании, военные билеты и другие документы оформляются с учетом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов наряду с государственным языком РФ может вестись на государственном языке республики.
Работник кадровой службы при заполнении трудовой книжки постоянно должен обращаться и к новым Правилам, и к новой Инструкции. В Правилах указывается, какие сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее заполнении, а в Инструкции не только указано, как пишутся эти сведения, но и на основании каких документов они вносятся в трудовую книжку.
Записи в трудовой книжке надо вести аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.
Фамилия, имя, отчество на титульном листе указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год), на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, например военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др. (Приложение 2).
Дата рождения обязательно записывается полностью – число, месяц, год буквенно-цифровым способом, например, 12 мая 1982 года. Кроме титульного листа, во всех остальных разделах трудовой книжки дата записывается только цифрами – 15.05.2001.
Сведения об образовании записываются только на основании документов: аттестата, удостоверения, диплома и т.п.
После внесения основных сведений о работнике указывается дата заверения трудовой книжки, проставляемая буквенно-цифровым способом.
Работник, на которого заводится трудовая книжка, на первой странице (титульном листе трудовой книжке) своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать кадровой службы или печать организации, выдавшей трудовую книжку, которая ставится на установленном в бланке месте и не должна закрывать ничьих подписей.
При изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения старые сведения зачеркиваются аккуратно так, чтобы они легко читались, одной линией и записываются новые. Эти изменения можно произвести исключительно на основании представленных документов: паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Никакие изменения ни в коем случае нельзя делать со слов владельца трудовой книжки. Ссылки на документ, на основании которого внесены изменения, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью кадровой службы или организации.
При изменении образования работника или получения новой профессии, специальности, записи, внесенные ранее на титульный лист, не исправляются, а дополняются. Рядом со старой записью, через запятую, дописывается новое образование, профессия или специальность. Если работник получил второе высшее образование, то в строке Профессия, специальность добавляют новое на основании представленных документов. Каждая запись заверяется подписью и печатью кадровой службы или организации.
В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки не действителен. О выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится штамп и указывается серия и номер вкладыша. При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация предприятия обязана наклеить вкладыш книжки (вкладыша) под расписку в учетной карточке Т-2, в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша). В случае необходимости администрация предприятия выдает работникам по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.
При увольнении работника все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы на предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью кадровой службы.
Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия самого работника.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.
Оформление записи о приеме на работу
Оформление приема на работу начинается с записи названия организации, принимающей на работу, которая производится без каких-либо сокращений, т.е. аббревиатуры даются только наряду с полным названием.
Учитывая, что в настоящее время реорганизации и изменения названий фирм, предприятий, учреждений происходят достаточно часто, в трудовых книжках каждый раз необходимо делать записи в соответствии с п. 3.2. Инструкции: «Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «сведения о работе» трудовой книжки делается запись: Организация «___________» с «___»_________ ______ г. переименована в «________________________», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Эта запись не нумеруется.
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| | | | | Запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации..., которая производится, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалифи-кационными справочниками. | Напротив каждой записи заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. |
Сведения о работе по совместительству вносятся по желанию работника. Работник обязательно должен представить документ, подтверждающий его работу. Это может быть заверенная в установленном порядке копия приказа о приеме его на работу или оригинал справки о приеме на работу по совместительству (Приложение 3).
Так как запись о совместительстве делается по желанию работника, он должен выразить это желание в письменном виде.
Все переводы работника обязательно оформляются в трудовой книжке под очередным номером с указанием документа, его даты и номера.
Оформление записи о переводе
Постоянной функцией кадровой службы является оформление перемещения (переводов) работника в процессе его деятельности в организации. Переводы могут носить различный характер: повышение по должности, переход в другое структурное подразделение, понижение, изменение вида работы в связи с повышением квалификации или заболеванием, перевод на другую работу беременных женщин (ст. 254 ТК РФ), женщин, имеющих детей в возрасте до 1,5 лет (ст. 254 ТК РФ) и т.д.
Переводы по характеру делят на постоянные и временные, а по основаниям: по инициативе работника; по инициативе работодателя; по иным обстоятельствам.
Перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя, то есть изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, а равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо другую местность вместе с организацией допускается только с письменного согласия работника – статья 72 Трудового кодекса РФ.
Таким образом, первым документом должно быть личное заявление работника с просьбой о переводе (Приложение 4). Как правило, переводам предшествует устная договоренность.
Заявление должно иметь визу руководителя подразделения, откуда переходит работник, свидетельствующую, что он не возражает против его перехода, и визу руководителя подразделения, куда переходит работник. Если перевод производится с материально ответственной должности или на материально ответственную должность, обязательно требуется и виза бухгалтера.
При перемещении внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской руководителя подразделения с обоснованием причины перевода.
Трудовой кодекс предусматривает возможность изменения места работы в связи с болезнью. Работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением в предоставлении другой работы, работодатель обязан с его согласия перевести на другую имеющуюся работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья.
Без согласия работника и соответствующего заявления возможно перемещение работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменение трудовой функции и изменение существенных условий трудового договора. Такое перемещение не считается переводом на другую работу.
На основании заявления или докладной записки делаются изменения к трудовому договору или дополнительное соглашение и составляется приказ о переводе, имеющий унифицированную форму: приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) на одного работника и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) – при переводе нескольких работников.
Когда перевод проводится по инициативе работодателя, связанной с производственной необходимостью или другим причинам, но встречает возражение работника, по каждому такому случаю необходимо обязательно проконсультироваться с юристом и особенно тщательно подготовить документы, чтобы избежать конфликтных ситуаций.
Если при переводах первоначально выбранные условия трудового договора претерпевают изменения, эти изменения вносятся непосредственно в текст договора или составляются дополнительные соглашения в качестве приложения к договору.
Временные переводы (статья 74 Трудового кодекса) проводятся в случае производственной необходимости на срок до одного месяца на работу, которая не была обусловлена трудовым договором. Производственной необходимостью, в соответствии с Трудовым кодексом, считается:
- предотвращение катастрофы, производственной аварии или устранение последствия катастрофы, аварии или стихийного бедствия;
- предотвращение несчастных случаев, простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера), уничтожения или порчи имущества;
- замещение отсутствующего работника.
Временный перевод не требует заключения дополнительного соглашения, издается лишь приказ по унифицированной форме № Т-5 или Т-5а (Приложения 5, 6), в котором строка «изменение к трудовому кодексу» не заполняется, а указывается тот инициативный документ, на основании которого перевод проведен.
На основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в личной карточке работника (форма Т-2) и лицевом счете. Такие же записи вносятся и в дополнение к анкете в личном деле (если она ведется). Копия приказа передается в бухгалтерию.
Изменения, то есть данные о переводе на основании приказа, обязательно вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока с даты подписания приказа (Приложение 7).
Если на работника ведется личное дело, то все документы, которыми документируется процесс перевода (заявление, докладная записка, изменения к трудовому договору, копия приказа о переводе) помещаются в его личное дело.
Таким образом, оформление переводов требует составления нескольких документов и внесения соответствующих записей в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.
Оформление записи об увольнении
Записи в трудовую книжку переносятся из приказов по личному составу. Сведения о причинах прекращения трудового договора должны делаться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ.
Понятие «уволен» и понятие «прекращение трудового договора» рассматриваются в Правилах и Инструкции как синонимы и в трудовой книжке можно записать то или другое. Однако слово «уволен» вряд ли уместно применить в случае смерти работника, и наоборот, оно будет наиболее точно и уместно, когда увольнение является мерой наказания.
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| | | | | Закрытое акционерное общество «Ракета» | |
| 14 | 18 | 05 | 22009 | Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 18.05.2009 № 31к |
Например, при увольнении по ст. 6 за неоднократные прогулы будет записано:
или при увольнении за нарушение требований по охране труда, приведшее к аварии:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| | | | | Закрытое акционерное общество «Ракета» | |
| 14 | 18 | 05 | 22009 | Уволен за нарушение требований по охране труда, повлекшее за собой аварию в цехе, подпункт «д» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 18.05.2004 № 31к |
Датой увольнения (прекращения) трудового договора считается последний день работы, и именно в этот день служба кадров обязана выдать работнику его трудовую книжку с записью об увольнении.
В случае невозможности выдать трудовую книжку в день увольнения в связи с отсутствием работника ему направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Если работник отказывается взять трудовую книжку, об этом составляется акт.
Принципиальным является новое положение Правил (ст. 35), в котором сказано, что «при увольнении (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника». Исключением являются случаи отсутствия работника или его отказа от получения трудовой книжки на руки. Это положение введено для большей правовой защищенности работника, позволяет ему проверить правильность записи об увольнении и своевременно обратиться в соответствующие органы за защитой в случае нарушения его прав.
Оформление сведений о награждениях
Добросовестная работа, особенно работа с инициативой, приносящая прибыль, как правило, поощряется. Кроме того, принято поощрениями отмечать многолетнюю работу сотрудника в организации или юбилейные даты.
Основные формы поощрения:
- объявление благодарности;
- награждение именным подарком;
- награждение почетной грамотой;
- представление к званию «лучшего по профессии»;
- выдача премии;
- награждение ценным подарком и т.д.
Одновременно могут применяться несколько видов поощрений, сочетающих меры морального и материального стимулирования.
Объявляются все эти формы поощрения приказом руководителя организации.
С введением унифицированных форм кадровых документов предложены и унифицированы формы приказов о поощрении: форма № Т–11 – приказ (распоряжение) о поощрении работника, издаваемая на одного работника, и форма № Т–11а – приказ (распоряжение) о поощрении работников, которая применяется, когда поощряется сразу несколько человек одним видом поощрения (Приложения 8, 9). Эта форма особенно удобна при премировании за какой-либо период деятельности или к каким-либо знаменательным или юбилейным датам организации.
Инициатором поощрения может выступить кадровая служба, отслеживающая юбилейные даты, но чаще выступает руководитель структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник.
Основанием для таких приказов служит докладная записка (представление) руководителя подразделения. В представлении должно содержаться предложение о поощрении и мотивы его вынесения. Так как решение о поощрении принимает руководитель, на представлении должна быть его резолюция, в которой часто указывается и сам вид поощрения. Проект приказа готовится в кадровой службе, визируется ее руководителем, а если предполагается материальная форма поощрения – обязательно должна присутствовать виза главного бухгалтера организации. Завизированный приказ подписывается руководителем организации.
За особые трудовые заслуги, по своей общественной значимости выходящие за рамки конкретной организации, работники представляются в вышестоящие органы к награждению орденами, медалями, почетными грамотами, нагрудными значками и к присвоению почетных званий. Ходатайство о таких видах поощрений оформляются формами документов, установленными государственными актами.
Работник знакомится с приказом, ставя свою подпись на первом экземпляре приказа, для чего в новую унифицированную форму, утвержденную 05.01.2004, добавлена специальная строка.
На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в личную карточку работника (форма Т–2) и трудовую книжку.
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| | | | | Закрытое акционерное общество «Ракета» | |
| 101 | 112 | 011 | 22009 | Награжден именным подарком в связи с юбилеем и за многолетний добросовестный труд | Приказ от 12.11.2009 № 134к |
В соответствии с «Правилами ведения трудовых книжек…», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (п. 24) в трудовую книжку вносят следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
1. о награждениях государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий на основании соответствующий указов и иных решений;
2. о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами. Почетными грамотами, производимом организациями;
3. о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
Запись в трудовой книжке о награждениях и поощрениях вносится не позднее недельного срока после издания приказа (распоряжения).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, в нашей жизни большое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.
В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов (например, Кодекса законов о труде Российской Федерации - КЗОТ РФ, Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и др.). Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудового договора (контракта), приказов по личному составу, трудовых книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основного документа о трудовой деятельности работника – трудовой книжки.
2. ВОПРОСЫ:
1. Какие документы можно отнести к документации по личному составу?
К документации по личному составу относятся в частности: трудовые контракты (договоры), заключаемые между администрацией предприятия и работником; приказы по личному составу (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников); трудовые книжки; личные карточки формы № Т-2; личные дела; лицевые счета по заработной плате.
2. Как классифицируется документация по личному составу?
Документацию по личному составу можно классифицировать следующим образом:
1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.
2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета), ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения, документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.
3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инсруктажа по технике безопасности и др.
4. Документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий.
5. Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам, присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий, протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней.
6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния, книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц, книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.
7. Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы:
– личные работников;
– личные (наградные) дела;
– личные дела по аттестации (аттестационные дела);
– личные дела учащихся, студентов, аспирантов;
– личные дела по усыновлению детей;
– регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице;
– личные (учетные) дела пострадавших;
– личные дела пенсионеров (пенсионные дела);
– персональные дела членов партии;
– выездные дела;
– судебно-следственные дела;
– истории болезней.
3. Какие документы необходимы для заполнения личной карточки Т-2?
Для оформления и заполнения личной карточки применяются следующие документы: заключенный с работником трудового договора; приказ о приеме на работу; паспорт; трудовая книжка; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу документы воинского учета; документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; сведений, сообщенных о себе работником (например, в автобиографии). В некоторых случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может запросить от лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ.
4. Сколько лет хранятся личные дела?
Личные дела работающих сотрудников хранятся в отделе кадров. А личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
5. Фиксируется ли в трудовых книжках работников информация, содержащаяся в приказах по личному составу (о переводе, поощрении)?
В соответствии с «Правилами ведения трудовых книжек…», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (п. 24) в трудовую книжку вносят следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
- о награждениях государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий на основании соответствующий указов и иных решений;
- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами. Почетными грамотами, производимом организациями;
- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
Данные о переводе сотрудника на основании приказа обязательно вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока с даты подписания приказа.
6. Имеет ли унифицированную форму личная карточка работника?
Личная карточка работника (форма т-2), унифицированная форма, утвержденная Госкомстатом РФ от 5 января 2004, состоит из 10 частей, на 4 страницах. Заполняется кадровым сотрудником, на основании приказа о приеме на работу и документов согласно ст. 65 ТК РФ.
7. Какие сведения содержатся в трудовой книжке?
В трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
- сведения о награждениях и поощрениях;
- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
3. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
Правильно ли составлен шаблон телефонограммы?
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ НШФ РГУ
Справочные данные об организации Директору
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Пилипенко Л.И.
Ростов-на-Дону
ЗАГОЛОВОК
(Об изменении времени
заседания ученого совета)
ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
( Заседание кафедры переносится…)
Передала – секретарь, Ф.И.О.
Тел.
Время передачи ___ ч. ____ мин.
Укажите ошибки.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Телефонограммавключает следующие реквизиты: наименование организации; вид документа, дата, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов (или только фамилий и инициалов) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы, составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.
В данном случае шаблон телефонограммы составлена неправильно. В нем допущены следующие ошибки:
1. После «наименования организации» должен идти текст «ТЕЛЕФОНОГРАММА», затем дата и номер, время передачи, место составления, без пробелов.
2. В наименовании адресата сначала пишутся инициалы, а затем фамилия, без пробела, указывается его номер телефона.
3. Заголовка в телефонограмме не должно быть, также как и словосочетания «ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ».
4. Текст печатается без скобок и подчеркивания.
5. Далее идет наименование должности лица, подписавшего телефонограмму, инициалы, фамилия.
6. Ниже – кто передал, и кто принял телефонограмму, номера телефонов.
Телефонограмма должна выглядеть следующим образом:
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ НШФ РГУ
ТЕЛЕФОНОГРАММА Директору
00.00.0000 № 00 Л.И. Пилипенко
Время передачи 0-00-00
г. Ростов-на-Дону
Заседание кафедры переносится…
Наименование должности лица,
подписавшего телефонограмму И.О. Фамилия
Передала: секретарь И.О. Фамилия № телефона
Приняла: секретарь И.О. Фамилия № телефона
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 1
| Таблица 1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) | Таблица 2. Унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД) | |||
| Код по ОКУД | Наименование формы | Код по ОКУД | Наименование документа | |
| 02810000 | Документация по приему на работу | 0301017 0301003 0301004 0301018 0301005 0301019 0301020 0301006 0301021 0301007 0301001 0301015 0301022 0301023 0301024 0301025 0301026 0301027 | Штатное расписание Учетная карточка научного, научно-педагогического работника Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам График отпусков Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку Командировочное удостоверение Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Приказ (распоряжение) о поощрении работника Приказ (распоряжение) о поощрении работников | |
| 02810714 | Заявление о приеме на работу | | ||
| 02810816 | Контракт о назначении на должность | | ||
| 02811613 | Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу | | ||
| 02820003 | Документация по переводу на другую работу | |||
| 02820718 | Заявление о переводе на другую работу | | ||
| 02821416 | Представление о переводе на другую работу | | ||
| 02821511 | Приказ о переводе на другую работу | | ||
| 02830007 | Документация по увольнению с работы | |||
| 02830711 | Заявление об увольнении | | ||
| 02831515 | Приказ об увольнении | | ||
| 02831610 | Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении | | ||
| 02840000 | Документация по оформлению отпусков | |||
| 02840218 | График отпусков | | ||
| 02840715 | Заявление о предоставлении отпуска | | ||
| 02841519 | Приказ о предоставлении отпуска | | ||
| 02850004 | Документация по оформлению поощрений | |||
| 02851417 | Представление о поощрении | | ||
| 02851512 | Приказ о поощрении | | ||
| 02851618 | Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении | | ||
| 02860008 | Документация по оформлению дисциплинарных взысканий | |||
| 02860416 | Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины | | ||
| 02860913 | Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины | | ||
| 02861516 | Приказ о наложении дисциплинарного взыскания | | ||
| 02861611 | Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания | | ||
Приложение 2
Образец заполнения титульного листа трудовой книжки
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
АТ-4 № 000000
Отчество Игоревич
(число, месяц, год)
Профессия, специальность программист
Подпись владельца книжки Иванов
М.П. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек
(разборчиво)
