Содержание

Организация и ведение учета документов в библиотеке. 2

Основные положения учета библиотечного фонда. 3

Функции учета. 3

Виды и формы учета. 4

Прием новых поступлений. 9

Учет выбывающих документов. 10

Переоценка библиотечного фонда. 10

Проверка библиотечного фонда. 11

Заключение. 12

Организация и ведение учета документов в библиотеке

Учет библиотечного фонда является частью системы управления экономическими процессами; это важнейший элемент сохранности библиотечного фонда. Учетные документы, в которых регистрируются прием, выбытие и движение фонда являются юридическими документами. Учет библиотечного фонда – это и технологический процесс организации их. Основная цель учета – формирование точных и достоверных данных обо всех видах документов, обеспечение контроля за их движением и сохранностью в соответствии с действующими нормативными документами.

Основные нормативные документы – это:

·        Письмо министерства финансов РФ «Об инвентаризации библиотечного фонда» от 7.10.98.

·        Приказ министерства культуры РФ «Об утверждении «инструкции об учете библиотечного фонда» от 02.12.98.

·        Национальная программа сохранения библиотечного фонда от…..

Второй этап  национальной программы сохранения библиотечного фонда связан с:

·        Совершенствование учета фондов в библиотеках.

·        Совершенствование системы нормативно-правового обеспечения учета фондов.

·        Определение принципов унификации единиц учета документов, находящихся на разных уровнях учета, выявление общих учетных показателей, обеспечение их сопоставимости между собой и соответствия отечественным и международным стандартам (единицам учета, единицам измерения и правилам описания).

·        переход на новые технологии, обеспечивающие интеграцию видов учета, автоматизированную обработку;

·        информационное обеспечение работы по проблемам учета библиотечных фондов в стране и за рубежом.

Основные положения учета библиотечного фонда

Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда и служит для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечение сохранности фондов, контроля за наличием и движением документов.

К ведению учета библиотечного фонда предъявляются следующие требования:

1.     полнота и достоверность учетной информации;

2.     документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;

3.     совместимость приемов и форм учета;

4.     соответствие показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной библиотеки.

Функции учета

Основными функциями учета являются информативная, управленческая и контрольная. В каждом виде учета в соответствии с его назначением приоритетной становится одна из функций. Так, с определенной долей условности информативная и управленческая функции осуществляются с помощью суммарного учета, контрольная – индивидуального и стоимостного. В условиях рыночных отношений возрастает роль стоимостного учета, стало быть, усиливаются контрольные функции учета.

Учет БФ, то есть процесс регистрации документов, прибывающих в фонд или исключаемых из него, ведется в двух формах: статистической и бухгалтерской.

Статистический учет — это составление количественной характеристики объема, состава и движения (постоянного изменения) БФ в процессе его формирования и функционирования. Он проводится библиотекой по особым учетным формам, которые предусматривают возможность расширения сведений о фонде, чтобы можно было использовать дополнительные данные для его изучения. Сравнение и анализ дополнительных количественных сведений учета БФ с другими показателями работы позволяют сделать выводы о качестве и перспективах деятельности библиотеки в целом. Учет дает возможность установить такие показатели работы, как книгообеспеченность, обращаемость, читаемость и всего фонда, и его частей. Правильная организация учета способствует также охране БФ — государственной и общественной собственности, имеющей огромную культурную и материальную ценность.

Бухгалтерский учет — это финансовый контроль бухгалтерии библиотеки или учреждения над стоимостным выражением БФ, то есть за расходованием средств на комплектование, организацию и использование фонда. В стоимость изданий и материалов не включаются накладные расходы (на библиотечную обработку, почтовые и транспортные).

Виды и формы учета

Существует два вида учета: суммарный и индивидуальный.

Суммарный учет (СУ) дает полную количественную характеристику фонда. Суммарный учет – это учет документов партиями, которые поступают или выбывают по одному сопроводительному документу (счет, накладная, акт и т.д.)

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (Приложение 1).

Она состоит из трех частей:

1.     Часть 1 – «поступление в фонд». – В нем ведется запись: дата и номер записи, источник поступления, номер сопроводительного документа, количество поступивших документов (по видам и содержанию), стоимость приобретенных документов. Нумерация записей о поступлении ежегодно начинается с № 1, о выбытии — также с № 1 и идет в возрастающем порядке из года в год вне зависимости ют причин выбытия. Литература, не подлежащая записи в ИК (временного хранения), записывается в части I КСУ без указания ее стоимости и распределяется по содержанию. Не подлежат учету и не включаются в фонд материалы служебного пользования (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом персонала библиотеки и программистов материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием БФ).

2.     Часть 2 – «выбытие из фонда» - здесь собираются все сведения о выбывших из библиотеки документах. Они выбывают по актам с указанием причин выбытия: ветхость, утеря читателями, морально устаревшие и т.д.

3.     Часть 3 – «итоги движения фонда». Эта графа заполняется в конце года, когда приняты все партии документов, проведены все акты на списание.

Поступление CD-ROM, мультимедиа и т.д. отражаются в первой части книги суммарного учета, выбытие – во второй, итоги движения – в третьей части.

Все периодические издания подлежат суммарному учету.

Индивидуальный учет – учет каждого экземпляра документа, поступившего или выбывшего из фонда. Учету подлежат все виды документов на любых носителях информации. Индивидуальный учет – это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности БФ. Для того чтобы выполнить все ее требования, следует прежде всего определить единицу учета разных видов документов, одинаковую для всех библиотек. Понятие «единица учета» заложена в ГОСТ 7.20—2000 и «Инструкции об учете БФ» (1998 год). Это книги, брошюры ноты, карты, изоиздания (отдельный лист, тетрадь, атлас, карта, альбом), научно-технические документы (НТД) (стандарты, технические условия (ТУ), описания изобретений к авторским свидетельствам) — экземпляр; диафильмы — катушка; диапозитивы (слайды) — комплект; грампластинка — диск; магнитные фонограммы — катушки, бобина, кассета, рулон; фильмокопии — фильм. Но если последние являются приложением к произведению печати, то индивидуальному учету не подлежат. Учет СD-RОМ, мультимедиа, дискет ведется в любой форме индивидуального учета.

Индивидуальный учет по названиям осуществляется с целью представление о содержательном потенциале БФ, количестве названий документов. Он позволяет определить, насколько многоаспектно отражены в фонде те или иные темы, вопросы, проблемы, то есть выявить многообразие его наполнения информацией. Существует несколько форм индивидуального учета: учет часто называют библиографическим он осуществляется в виде каталогов (алфавитный каталог (АК), систематический каталог (СК), нумерационный; для учета документов — со сквозной нумерацией: ГОСТы, описания изобретений, ценники, прейскурант и др.). В них на каждое название заводится отдельная карточка. На серийные, продолжающиеся издания, бюллетени ведутся учетно-регистрационные картотеки и каталоги.

Учетный каталог совмещает учет БФ по названиям и по экземплярности. На каждое название заполняется карточка с полным библиографическим описанием и указанием цены. Карточке и документу присваивается очередной порядковый номер. Издание объемом до 48 страниц регистрируется на карточке, но не нумеруется. На обороте карточки фиксируется распределение экземпляров документа по подразделениям фонда ЦБС. Дается один общий инвентарный номер для всех экземпляров документ» и всех типов многотомного издания. Карточки расставляются в алфавитном порядке. Каждая карточка учетного каталога и общая опись инвентарных номеров регистрируются в специальных журналах. Затем нумератором на обороте титульного листа книги, на книжных формулярах и на карточке учетного каталога проставляется инвентарный номер.

На каждый вид издания существует своя форма карточки. Учетные каталоги хранятся в запирающихся шкафах или служебном помещении, которое опечатывается. Карточки в ящиках закреплены стержнями, доступ» к каталогам имеет ограниченный круг сотрудников.

Несколько по-иному ведется учет периодики. Текущие поступления журналов и газет регистрируются в учетной картотеке. В конце года подсчитывается общее количество поступивших номеров журналов за год и составляется акт, на основании которого производится запись в КСУ. Акты эти в бухгалтерию не сдаются, так как там есть подписные квитанции, подтверждающие расходование средств на подписку. Газеты регистрируются в картотеке, хранению подлежат лишь местные газеты, центральные — исходя из наличия площади.

Учет БФ учебников существенно отличается от учета другой литературы. Особые затруднения вызывает учет книг для чтения, словарей, сборников задач, дидактических материалов. К школьным учебникам относят орфографические словари, математические таблицы, сборники задач и упражнений, практикумы. Учет экспериментальных и пробных учебников осуществляется в КСУ и учетных каталогах.

Регистрация многоэкземплярных (дублетных) изданий проводится либо по способу кавычек (вместо повторной записи названия проставляются кавычки), либо по способу крайних номеров (на одной строке записываются через тире первый и последний по числу дублетов номера). Номера оставляются на одной строке перед названием документа, всего на страницу заносится 20 записей. В пределах этой нумерации каждому экземпляру присваивается индивидуальный номер. Такой способ экономичен и широко применяется для регистрации учебной и многоэкземплярной литературы. Инвентарный номер является сугубо индивидуальным и никогда никаким другим документам не присваивается даже в случае, когда всё экземпляры выбывают из библиотеки.

В последние годы функцию инвентарного номера с успехом выполняет штриховой бар-код, применяемый при автоматизированной обработке и выдаче документа.

Все страницы ИК пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. В них не допускаются помарки и подчистки. Если они произошли, то ошибки следует оговорить в графе «Примечания» — «Исправленному верить» — и заверить подписью. Все записи должны быть сделаны аккуратно, разборчивым подчерком, долговечными средствами письма Допустимо использовать средства механизации и автоматизации. Выполняют все графы при регистрации новой партии, кроме графы о проверке», которая заполняется при проверке. В графе «Год издания» ставят только две последние цифры. Графа «Цена» заполняется при к записи с учетом той стоимости, которая проставлена на издании с применением действующих коэффициентов пересчета БФ. Для удобства пользования на форзац ИК рекомендуется наклеить таблицу с показателями коэффициентов переоценки фондов. На переплете ИК записывают порядковый номер самой книги, а также первый и последний инвентарные номер включенные в нее. Затем на титульном листе указывается полностью название библиотеки, повторяется номер ИК, указывается, когда она начата кончена. В конце книги делают заверительную надпись: «В этой книге имеется... пронумерованных страниц. Дата, подпись, печать».

В конце года на каждой странице всех ИК (актов) подсчитывают общее количество экземпляров, имеющихся в наличии (без учета выбывших по актам), их стоимость и распределение по отраслям. Данные постраничных итогов суммируют, делают запись на форзаце ИК и конечные результаты подсчета сверяют с данными бухгалтерии.

Таким образом, ведение учета библиотечного фонда обусловлено рядом обязательных требований. Он должен быть полным и достоверным и ответствовать показателям государственной статистики. Полнота и достоверность учета обеспечиваются документальным оформлением каждого поступления в фонд и каждого выбытия из него.

Прием новых поступлений

Прием новых поступлений ведет отдел комплектования и обработки (ОК и О). Прием происходит по счету (накладной), который прилагается к партии документов и обязательно содержит их опись. Если документы поступают без описи (например, в дар), то библиотекарь составляет акт на их получение, который передается вместе с другими документами на следующие операции. Все поступившие документы сверяются с картотекой комплектования и каталогами (на предмет дублетности) и маркируются штемпелем или штрих-кодом, удостоверяющими, что они стали собственностью библиотеки.

При сверке возле каждого названия в описи ставится пометка. Далее просматривается каждая отдельная книга, для того чтобы выяснить, нет ли, среди них бракованных экземпляров. При обнаружении в принимаемой партии документов недостачи, дефектных экземпляров или замены одних документов другими, их заменяют в источнике комплектования, откуда поступила партия, составив предварительно акт в двух экземплярах — для библиотеки и для книготоргового учреждения. На документы, поступившие без сопроводительного документа, составляется акт из двух частей: текстовой и приложения — описи документов. Если последних в партии не более пяти, их список включают в текст акта. Нумерация актов о приеме начинается ежегодно с № 1. Если поступили документы, которые не были заказаны библиотекой, их сверяют с алфавитным каталогом и выясняют, нужны они библиотеке или нет. После проверки с сопроводительными документами (если нет неточностей) все экземпляры документов штемпелюются. Штемпель ставится на титульном листе и на странице 17. Для особо ценных и редких изданий может применятся книжный знак или штрих-код.

         После этого сопроводительный документ передается в бухгалтерию.

Учет выбывающих документов

Выбытие документов и библиотечного фонда оформляется актами. В каждом акте фиксируются документы, которые исключаются только по одной причине: ветхость, излишняя дублетность, утеря читателями и т.д. В акт могут включаться документы различного вида, но списываемые по одной причине. При выбытии документов длительного хранения к акту прилагается список, который не может быть заменен книжными формулярами. После утверждения акта, данные, содержащиеся в нем, фиксируются во второй части «Книги суммарного учета» библиотечного фонда».

При утере документов пользователями, составляется акт (на основании «тетради учета книг, принятых от читателей взамен утерянных»). Содержание этого акта записывается в первой части «Книги суммарного учета»

Акт о списании недостающей литературы выявленной при проверке книжного фонда утверждается генеральным директором.

Переоценка библиотечного фонда

Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов. Работа по переоценке фонда – это новое направление в работе библиотек. Библиотечные фонды переоцениваются по годам поступления документов на основании записей его индивидуальному и суммарному учету и бухгалтерских документов. Основное условие переоценки – соответствие стоимости бухгалтерского учета данные первичного библиотечного учета. Исходные данные для переоценки – балансовая стоимость фонда по данным бухгалтерского учета. При переоценке каждого издания за основу принимается первоначальная цена, затем определяется восстановительная стоимость на день утраты (цена приобретения, умноженная на коэффициент соответствующий году.

Проверка библиотечного фонда

В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» (1996) проводится обязательная проверка книжного фонда с целью определения наличия зарегистрированных в учетной документации изданий, а также установления их соответствия учетным документам.

Во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками. Проверки могут быть периодически, регулярные, и т.д. Проверке подлежат все виды документов, электронные издания, всем документам, которым присвоен инвентарный номер.

Основанием для проверки является приказ генерального директора. Создается комиссия, разрабатывается план проверки, сроки.

В подготовительный период подвергается проверке правильность оформления учетных документов (книги суммарного учета, инвентарной книги, накладных, актов и т.д.). На этом этапе должны быть выявлены и исправлены все ошибки в ведении учетных документов.

Проверка фонда может проходить по одному из способов проверки: (сверка с инвентарной книгой, при помощи контрольных талонов, по топографическому каталогу.

Завершающий этап – подведение итогов и оформление соответствующей документации – акт (с объяснительной запиской) и список недостающих документов.

Документы, в которых осуществляется учет библиотечного фонда, являются финансовыми документами и должны хранится в сейфах или специальных шкафах.

Заключение

Национальная программа сохранения библиотечных фондов РФ (2000 г.) в качестве основной задачи в области учета определила создание системы единого государственного учета библиотечного фонда.

 На основе действующих законодательств (федеральные законы о библиотечном деле, о стандартизации, о бухгалтерском учете) библиотеки самостоятельно формируют свою учетную документацию не противоречащую государственным документам.

В рамках создания системы единого государственного учета библиотечного фонда особо значительными являются требования, предъявляемые к учету, а именно: полнота, точность и достоверность сведений об информационном потенциале всех библиотек страны.

В единстве духовного и материального начала заключается основная ценность библиотечного фонда.

Потому важной задачей является поднятие на качественно новый уровень осознания значимости библиотечного фонда как национального достояния страны создающего интеллектуальный капитал общества.

Список литературы

1.     Основы законодательства Российской Федерации о культуре // Библиотека и закон. – М. : Либерея, 1996.—Вып. 1.—С. 17-38.

2.     Федеральный закон Российской Федерации «О библиотечном деле» //

Библиотека и закон. – М. : Либерея, 1996. – Вып. 1. – С. 42-53.

3.     Федеральный закон Российской Федерации «Об обязательном экземпляре документов» // Библиотека и закон. – М. : Либерея. – 2002. – Вып. 12. – С. 53-67.

4.     Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства РФ. – 1995. – №8. – С. 1213.

6.     Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» //

Сборник законов Российской Федерации с последними изменениями и дополнениями на 1 июля 2004 г. – М : ЭКСМО. – 2004. – С. 226-229.

Публикации

7.     Алексеева, И. В. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек // Справочник руководителя : учреждения культуры.—2004. – № 9. – С. 25-36.

8.     Алексеева, И. В. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек // Справочник руководителя : учреждения культуры. – 2004. – № 10. – С. 24-27.

9.     Антопольский, А. Б. Актуальные проблемы учета и регистрации электронных ресурсов // Библиотечное дело – XXI век: науч.-практ. сб. / Антопольский А. Б. // Рос. гос. б-ка. – М., 2003. – Вып. 1(5). – С. 133-137.

10. Антопольский, А. Б. Информационные ресурсы России / Антопольский А. Б. – М. : Либерея. – 2004. – 424 с.

11. Архипов, Д. Компьютеризованная проверка фонда / Архипов, Д. // Библиотека. – 2002. – №1. – С. 33—37.

12. Библиотечные компьютерные сети: Россия и Запад. Вып. 2. – М. : Либерея, 2002. – 200 с.

13. Веселова, И. В. Критерии оценки изданий, приобретаемых библиотекой // Библиотечное дело — XXI век: науч.-практ. сб. / Веселова, И. В., Светлов С. А. // Рос. гос. б-ка. – М., 2003. – Вып. 1(5).—С. 144—151.

14. Воройский Ф. С. Основы проектирования автоматизированных библиотечно-информационных систем.—М., 2002.—384 с.

15. Горшков Ю. А. Оценка стоимости библиотечного продукта при использовании электронно-цифровых технологий // Электронная библиотека РГБ: Проблемы формирования и использования: Сборник статей. — М., 2003. —С. 82—92.

16. Государственная политика в области сохранения библиотечных фондов: Материалы Всерос. совещ. 10—14 апр. 2000 г.—СПб.: РНБ.— 2000.—192 с.

17. Гриханов Ю. А. Новые тенденции в развитии библиотечных фондов // Библиотечное дело — XXI век: Науч.-практ. сб. / Рос. гос. б-ка. — М., 2003. —(Вып. 2 (6).— С. 130—153.

18. Гришина. Ф. Е., Антошкова, О. А., Ефремова, О. И. Состояние и перспективы развития стандартизации в области научно-технической информации, библиотечного и издательского дела//НТИ. Сер. 1.—2002. —№ 1.—С. 22—24.

19. Дубровина Л. А. Минимум управления, максимум управляемости: Руководителям библиотек о всеобщем управлении на основе качества.—М.: ФАИР-ПРЕСС.— 2004.—400 с.

20. Заславец Н. Н. Учет и комплектование фондов музея МГУКИ//Библиография. — 2003.—№1.— С. 19—21.

21. Коваленко Н. И. Обновление фондов: Методы оценки и расчета // Науч. И техн. б-ки.—2002.—№11.—С. 38—50.

22. Земсков А. И., Шрайберг Я. Л. Электронные библиотеки: Учебник для вузов.— М.: Либерея.— 2003.—352 с.

23. Лаврик О. Л. Академическая библиотека в современной информационной среде.—Новосибирск: ГПНТБ СО РАН.— 2003.— 251 с.

24. Лавренова О. А. Функции учета фондов в автоматизированных информационных системах // Библиотечное дело—XXI век: Науч. практ. сб. / Рос. гос. б-ка.— М., 2003.—Вып. 1(5).—С. 159—164.

25. Майстрович Т.В.  Электронный документ как объект библиотечного дела.—М.: Пашков дом, 2004.—248 с.

26. Методические рекомендации по применению “Инструкции об учете библиотечного фонда” в библиотеках образовательных учреждений // Библиотека и закон: Справочник, комментарии, консультации. Юридические советы на каждый день.—М.: Либерея, 2001.—Вып. 10.—С. 146—167.

27. Медникова С. А. Сохранение библиотечных фондов Мурманской области состояние, проблемы и перспективы//Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Материалы конф. 7—15 июня 2003. ГПНТБ России.—М., 2003.—Т. 2.—С. 509—511.

28. Мешкова Л. Л. Новые технологии в учете библиотечного фонда // Университетская книга.—2001.—№ 7.—С. 16—19.