ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел.

С делопроизводством тесно связана другая отрасль деятельности - архивное дело.

В соответствии с Федеральным законом РФ от 22.10.2004 №125 архивное дело - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов.

Архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
1. ПОЛУЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ О ДЕЛОВОМ ПАРТНЕРЕ: ИСТОЧНИКИ, ОРГАНИЗАЦИЯ И АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ

Любая компания сталкивается с необходимостью наладить контакты с новым деловым партнером. Как можно удостовериться в его благонадежности, достоверности заявленной им информации?

Основные методы получения информации о деловом патнере:

1.Заполнение «карточки контрагента»

Перед заключением договора с новым контр­агентом необходимо выслать по факсу или электронной почте «кар­точку контрагента» и предложить ее заполнить. В такой карточке предусмотрено заполнение основных сведений о компании (табл. 1).

Таблица 1 Карточка контрагента

Данные  контрагента
1	Название организации
2	Ф.И.О. и должность лица, подписывающего договор
3	Основание правомочий лица, подписывающего договор (устав, доверенность или иное)
4	ИНН, КПП, ОГРН (ЕГРЮЛ)
5	ОКВЭД
6	Юридический адрес (адрес местонахождения), телефон, факс
7	Почтовый адрес
8	Банковские реквизиты (р/сч, кор/сч, БИК, название банка)
9	Реквизиты грузополучателя

В случае когда сделка крупная и товар отпускается с рассрочкой платежа (например, 30 календарных дней), запрашиваются  также копии свидетельства о регистрации и внесении соответствующей записи в ЕГРЮЛ и свидетельства о постановке на налоговый учет.

2.Поиск дополнительной  информацию о контрагенте в интернете.

Перед заключением важных контрактов необходимо собирать дополнительную информацию о потенциальных контрагентах с использованием специализированных сайтов (табл. 2).
Таблица 2 Адреса сайтов для сбора дополнительной информации о контрагентах

Наименование информации	Организация - владелец сайта	Адрес сайта
1. Сведения обо всех юридических лицах, внесенных в ЕГРЮЛ (по состоянию на текущий месяц)	Федеральная налоговая служба	http://egrul.nalog.ru/fns/index.php
2.Информация о так называемых адресах массовой регистрации и об организациях, руководители которых подвергнуты административному наказанию в виде дисквалификации.	Федеральная налоговая служба	http://www.nalog.ru/inf_deyat.html
3. Список решений о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ, принятых регистрирующими органами (по состоянию на текущий месяц)	Журнал «Вестник государственной регистрации»	http://search.vestnik-gosreg.ru/
4.Общие сведения об эмитенте, структуре уставного капитала, корпоративных событиях и т.д.	Федеральная служба по финансовым рынкам	www.fcsm.ru

3.Сведения ЕГРЮЛ по официальному запросу.

В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» сведения ЕГРЮЛ являются открытыми и предоставляются любому лицу на платной основе.Заявление о предоставлении информации по сведениям ЕГРЮЛ по интересующей организации составляется в произвольной форме на имя начальника налоговой инспекции. На заявлении обязательно ставится печать.

В полученной выписке из ЕГРЮЛ будут содержаться общие сведения:
- состоит ли компания на налоговом учете;

- кто является учредителем (без паспортных данных);

- каков уставный капитал.

Расходы, произведенные в связи с оплатой услуг по получению из ЕГРЮЛ данных по сторонней организации  не учитываются при формировании налоговой базы по налогу на прибыль (письмо УФНС по г. Москве от 22 декабря 2005 г. № 20 12/95335).

Если в базе ЕГРЮЛ не существует данных о контрагенте, то это означает следующее:

- согласно ст. 48 ГК РФ предприятие-контрагент не обладает правоспособностью;
- поставщик вообще не является юридическим лицом (п. 3 ст. 49 ГК РФ);
- хозяйственные отношения с несуществующим контрагентом не являются сделками вообще (ст. 153 ГК РФ).

4.Получение данных о финансовом состоянии контрагента в госстатистике.

После запроса в органы госстатистики (ГМЦ РОССТАТА  о получении сведений о предприятии-партнере можно  получить данные из бухгалтерской отчетности интересующих компаний. В частности, бухгалтерский баланс (форма № 1) и отчет о прибылях и убытках (форма № 2). Все это позволит оценить в целом финансовую благонадежность контрагента.

5. Ежеквартальная сверка данных .

Контрагент может внести изменения в сведения ЕГРЮЛ  всего за пять рабочих дней. Поэтому для лишней подстраховки необходимо включать  в договоры обязательство сторон информировать друг друга об изменениях в их реквизитах в определенный срок. Если цена сделки слишком велика, то необходимо осуществлять комплексную перепроверку данных раз в квартал.

6.Анализ предварительных переговоров с партнером

Всегда должно настораживать, если деловой партнер недоговаривает или скрывает информацию о себе. Если контрагент неохотно делится информацией, значит предоставление сведений о ней ему не выгодно.

Чтобы оценить будущего партнера необходимо  владеть следующей информацией:

 - продолжительность и стабильность существования предприятия;

 - наличие либо отсутствие дочерних и/или материнских компаний;

 - изменялся ли фактический адрес, и если да, то по какой причине;

 - изменялся ли состав учредителей, руководителей, и если да, то в связи с чем;

 - наличие ликвидных активов;

 - исполнение обязательств по кредитам и долгам (есть ли долги и какова динамика их погашения);

 - наличие у предприятия долговременных партнеров и их отзывы о сотрудничестве.
        
2. СТРУКТУРА КОММЕРЧЕСКОГО ДОГОВОРА

Любой договор условно можно разделить на четыре части:

1. Преамбулу (или вводную часть).

2. Предмет договора.

3. Дополнительные условия договора.

4. Прочие условия договора.
 Преамбула (или вводная часть)

1. Наименование договора (договор купли - продажи, поставки, комиссии, транспортных услуг, аренды, совместной деятельности и пр.).

Точное название договора дает понять, какие он определяет правоотношения. Однако необходимо помнить, что сущность договора вытекает не из названия, а из его содержания. Но, если название отсутствует, договор сначала следует прочитать, чтобы понять, о чем он, а уж затем разбираться с ним по существу.

2. Дата подписания договора. Она включает число, месяц и год подписания. Со всеми этими реквизитами связано правильное установление момента заключения договора и окончания срока его действия, а значит, и определенные юридические последствия.

3. Место подписания договора (город или населенный пункт). Указание на место совершения сделки - не простая формальность, оно имеет иногда большое юридическое значение. По законодательству того места, где совершается сделка, определяются: а) правоспособность и дееспособность лиц, заключивших сделку, б) форма сделки, в) обязательства, возникшие из сделки (правда, в последнем случае стороны в договоре могут предусмотреть иное положение - ст. 432 ГК РФ).

4. Полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в реестре государственной регистрации, а также сокращенное название сторон по договору ("Заказчик", "Покупатель", "Арендатор" и пр.).

5. Должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора.


Предмет договора

Данная часть договора содержит его существенные условия:

1. Предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны.

2. Обязанности и права стороны по договору.

3. Обязанности и права второй стороны по договору.

4. Цена договора и порядок расчетов и др.

5. Срок выполнения сторонами своих обязательств.

Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения.


Дополнительные условия договора

Настоящий раздел включает в себя условия, которые не обязательно предусматривать в каждом договоре, но которые тем не менее существенно влияют на реализацию прав и обязанностей сторон.

1. Срок действия договора.

Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту.

2. Ответственность сторон.

Она обеспечивает исполнение обязанностей сторонами в случае нарушения условий договора одной из них. Обычно здесь определены различного рода санкции в виде пени, неустойки, штрафа, уплачиваемых контрагентом, не выполнившим своих обязательств в отношении одного из согласованных условий.

При составлении договора можно предложить следующую методику определения ответственности: против каждой обязанности стороны должна быть предусмотрена соответствующая ответственность, в основном в виде штрафной неустойки. Это означает, что убытки при ненадлежащем исполнении обязательств контрагента могут быть взысканы с него сверх неустойки. Помните, что если такой вид ответственности отсутствует, неустойка является зачетной и убытки с контрагента можно будет взыскать в части, не покрытой неустойкой (ст. 394 ГК РФ).

3. Способы обеспечения обязательств (гл. 23 ГК РФ).

Российское гражданское законодательство предусматривает следующие основные способы обеспечения обязательств (ст. 329 ГК РФ): неустойка, залог, удержание имущества должника, поручительство, банковская гарантия, задаток. Кроме этого, могут быть предусмотрены и другие способы, предусмотренные законом или договором.

4. Основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке (гл. 29 ГК РФ).

5. Условия о конфиденциальности информации по договору.

6. Порядок разрешения споров между сторонами по договору.

Все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном суде. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности, предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда.

7. Особенности перемены лиц по договору.

В этом пункте можно предусмотреть, что уступка права требования по договору может быть осуществлена только с согласия должника (ст. 388 ГК РФ).
Прочие условия договора

Эти условия могут включать следующие вопросы:
1. Законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно это важно для внешнеторговых контрактов).

2. Особенности согласований связи между сторонами.

Здесь для каждой стороны указываются:

а) лица, полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора.

Это может формулироваться двумя способами: с персональным указанием полномочного лица (лиц) или с указанием должностей;
б) сроки связи между сторонами. Например: "... каждый вторник с ______ ч.";

в) способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, телетайп с указанием их номеров и иных данных.

3. Судьба преддоговорной работы и ее результатов после подписания договора.
Данный пункт содержит положение, в соответствии с которым стороны устанавливают, что после подписания настоящего договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу.

4. Реквизиты сторон:

а) почтовые реквизиты;

б) местонахождение (адрес) предприятия;

в) банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка, МФО или данные РКЦ);

г) отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для мелких отправок).

Особое внимание уделите наличию и правильности сведений, касающихся банковских реквизитов вашего контрагента, так как без них вам очень трудно будет взыскать убытки.

5. Количество экземпляров договора.

6. Подписи сторон с приложением каждой организации (предприятия).  
3. СРОКИ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документа с целью создания страхового фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным  свойств внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

     Массив исполненной документации – это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения.

С момента заведения до передачи в архивную службу дела хранятся по месту их формирования – в структурных подразделениях. Руководители подразделений и работники службы ДОУ ответственны за сохранность документов и дел. Дела должны находится в рабочих кабинетах, в шкафах, обеспечивающих сохранность документов, или специально отведенных для этой цели помещениях, которые должны соответствовать требованиям к зданиям и помещениям, установленным Основными правилами работы архивов организации. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения рук-ляс отметкой в деле об изъятии подлинника. Изъятие документов из дел, внесенных в опись, утвержденную ЭПК архивной службы, допускается только по разрешению судебных органов. При изъятии подлинника  в дело помещается заверенная копия.

     Архивные документы постоянного хранения хранятся в организации 10 лет и передаются на постоянное хранение в архивную службу в соответствии с установленными правилами.

     В случае ликвидации или реорганизации организации документы передаются правопреемникам, а при их отсутствии в подразделение, являющееся самостоятельным фондообразователем архивной службы, которое в течение двух месяцев формирует и передает дела в архивную службу.

Передача дел в архив организации производится через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в архив по усмотрению руководства. Архив организации ведет учет документальных материалов по фондам и единицам  хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем организации, но не реже 1 раза в 10 лет, проводится проверка наличия и сохранности материалов. В архиве создается каталог документальных материалов, который является справочником обо всех материалах , имеющихся в архиве. Также составляется указатели содержания документальных материалов. При работе с док-ми архива категорически запрещается подчеркивать текст, делать пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками и делать проколы. Могут быть сняты копии и заверены архивом, которые выдаются под расписку. На основании хранящихся документов архив выдает справки, выписки и т.д. Подлинные личные документы (тр. книжки, дипломы) выдаются по письменному заявлению. Сроки хранения дел в архивах организации устанавливается в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения.

Документы передаются в архивную службу по описям дел, составленным в трех экземплярах. Факт приема – передачи дел оформляется актом.

        
4. Взаимодействие организации с органами и учреждениями Росархива

         Росархив при осуществлении взаимодействия с подведомственными организациями:     

а) организует работу подведомственных организаций по основным направлениям архивного дела, гражданской обороне и мобилизационной подготовке;     

б) оказывает подведомственным организациям методическую и организационную помощь по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Росархива, а также финансовому, правовому и кадровому обеспечению;
в) координирует участие подведомственных организаций в реализации бюджетных (федеральных и ведомственных) целевых программ;
г) дает поручения подведомственным организациям и контролирует их исполнение:
  - во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства и Минкультуры России,

 - по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Росархива,

 - по устранению нарушений, выявленных в процессе контроля и координации их деятельности

д) информирует подведомственные организации о принятии нормативных правовых актов, касающихся их деятельности;

е) запрашивает государственную и ведомственную статистическую отчетность, иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Росархива;

ж) рассматривает в 3-недельный срок с даты получения и направляет заключения на проекты планов с показателями деятельности подведомственных организаций;

з) организует коллегиальное рассмотрение наиболее важных вопросов развития архивного дела, привлекает работников подведомственных организаций к работе совещательных органов Росархива;

и) совместно с Росохранкультурой проводит комплексные и тематические проверки деятельности подведомственных учреждений, а также проверки по жалобам юридических и физических лиц на действия (бездействие) подведомственных учреждений и их должностных лиц;

к) на основе предложений подведомственных учреждений формирует резерв руководящего состава указанных учреждений;

л) по представлениям подведомственных учреждений согласовывает назначение в установленном порядке и освобождение от должностей заместителей директоров подведомственных учреждений, руководителей структурных подразделений подведомственных учреждений, выполняющих общеотраслевые функции.

Руководитель Росархива:

а) утверждает положения (уставы) подведомственных организаций;

б) устанавливает предельную штатную численность и фонд оплаты труда работников подведомственных организаций;

в) согласовывает структуры и штатные расписания подведомственных организаций;

г) согласовывает сметы расходов бюджетных и внебюджетных средств подведомственных организаций;

д) утверждает систему (формы, показатели и сроки представления) планово-отчетной документации;

е) в отношении руководителей подведомственных организаций принимает решения:     
     - об их назначении в установленном порядке и освобождении от должности, заключает, изменяет, расторгает с указанными руководителями трудовые договоры,     

 - о премировании, установлении надбавок к должностным окладам и об оказании материальной помощи,

 - о разрешении зарубежных командировок, очередных отпусков и отпусков без сохранения содержания;

ж) представляет в установленном порядке особо отличившихся работников подведомственных организаций к присвоению ведомственных почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации;

з) осуществляет иные полномочия, предусмотренные положением о Росархиве и настоящим регламентом.

Отдельные обязанности и полномочия по обеспечению взаимодействия с подведомственными организациями могут быть поручены Руководителем Росархива его заместителям.

Руководитель Росархива и его заместители не вправе ограничивать установленные законодательством и соответствующими положениями (уставами) полномочия подведомственных организаций.

Росархив в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов в установленные законодательством сроки. В этих целях в Росархиве организуется работа с письменными и устными обращениями граждан, а также с обращениями, поступившими по электронным средствам связи (далее по тексту - обращения).

Обращения, поступившие в Росархив по электронным каналам связи, рассматриваются и исполняются специалистами структурных подразделений, принимающими эти обращения. В случае необходимости эти обращения распечатываются на бумажных носителях и передаются на регистрацию в порядке, установленном для письменных обращений.

Порядок приема граждан в Росархиве и работы с устными обращениями осуществляется в установленном порядке.

Обращения, поступившие из вышестоящих органов государственной власти и требующие ответа в эти органы, жалобы и обращения, в резолюциях Руководителя Росархива и его заместителей, к которым содержится указание о контроле исполнения, ставятся на контроль в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству в Федеральном архивном агентстве.
5. Входящие документы: письмо – напоминание
Письмо – напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства  или проведения мероприятия. Такое письмо может иметь только заключительную часть. Начинается словами «Напоминаем».

                                ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА-НАПОМИНАНИЯ

Общество с ограниченной ответственностью "СТРОЙ-ТАУН"
Некрасовская ул., д. 8/10, Москва, 103031
Тел.: (495) 325-91-21, факс: (495) 321-99-33
E-mail: [email protected]
ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964,
ИНН/КПП 77097033140/771002001
28.02.2007 № 02-13/56
На № _______ от ________
О выполнении условий договора
поставки от 11.12.2006 № 8/17

В соответствии с договором поставки от 11.12.2006 № 8/17 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2007 г. ежемесячно, начиная с февраля месяца, равными партиями, однако партия изделий в количестве 840 шт., предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2007.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку изделий, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.5 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки.

Генеральный директор А.Н. Кондратьев

С.С. Ковалев
315-44-98
6. Исходящие документы: информационное письмо
Информационное письмо – сообщает адресату о каком либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационного письма пропагандируют деятельность организации, выпускаемую продукцию и т.д.

ОБРАЗЕЦ  ИНФОРМАЦИОННОГО ПИСЬМА

Организационно-аналитическое                                    Префекту Восточного АО управление делами мэрии Москвы                                Б. В. Ульянову

Тверская ул ,д. 13                                                            Преображенская пл., д. 9

Москва, 125032                                                               Москва, 107076

Тел./факс 000-00-00

    

     

     06.11.2010 №2-26-145/2

     На № ____ от _________

    

     

     О совещании

    

     

         Доводим до Вашего сведения, что 13 декабря 2010 г в 11.00 состоится совещание руководителя Аппарата Правительства Москвы с руководителями      аппаратов префектур административных округов города Москвы, руководителями      структурных подразделений Аппарата Правительства Москвы.

         Совещание будет проводиться в зале заседаний Правительства Москвы.

    

         Приложение: повестка дня совещания на 2 л. в 1 экз.

        

     С уважением,
     Начальник

     Организационно-аналитического

     управления делами мэрии Москвы           Подпись              В.Л. Пуляев

    

     Иванов И.И.

     000-00-00
7. Внутренние документы: инструкция, докладная записка

         Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. Иные организации также могут использовать указанную типовую инструкцию в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в данной организации[2].

Инструкции по ДОУ предназначена не только и не столько для служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с документами.

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:

●     сбор и анализ материала;

●     разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

●     внедрение инструкции в организации.
ОБРАЗЕЦ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ СЕКРЕТАРА – РЕФЕРЕНТА

________________________                                                         УТВЕРЖДАЮ

(наименование общества)                                               Генеральный директор

                                                                                     ______________________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

                                                                                      "___" _________ ____ г.

"__" _______ ____ г.

N ________________

секретаря-референта

генерального директора
    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1.  Секретарь-референт  относится  к  категории  специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

    1.2.  Основными  задачами  секретаря-референта  являются  организационные  и документационное обеспечение управленческой деятельности.

    1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

    1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

    - законодательными актами Республики Беларусь;

    - Уставом предприятия;

    - Положением о функциональных службах предприятия;

    - приказами (указаниями) руководства предприятия;

    - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

    - настоящей должностной инструкцией.

    1.5. На должность секретаря-референта назначаются  лица  с  высшим,  средним

специальным  образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но  при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

    1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

    - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

    - организации работы с документами, составления документации;

    - организации управленческого труда;

    - применение средств вычислительной и организационной техники;

    -  перевода   служебной   документации  на  иностранный  язык  коммерческого партнера;

    - культуры труда и служебной этики;

    - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
  

  2. ФУНКЦИИ

    На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

    2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

    2.2. Методическое руководство  и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

    2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

    2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

    2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
     3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

    Секретарь-референт должен:

    3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

    3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию,  контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

    3.3.   Контролировать   качество   подготовки,   правильность   составления,

согласования,  утверждения  документов,  представляемых на  подпись  руководству предприятия.

    3.4. Осуществлять контроль исполнения  документов  и  поручений руководства, принимать  оперативные  меры,  направленные на своевременное и  качественное  их исполнение.

    3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных   исполнителей.   Проводить    анализ   справок   и   докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

    3.6.  Осуществлять  оперативную  связь  со  сторонними   организациями  (как коммерческими,  так  и  государственными)  и отдельными гражданами  по  вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

    3.7. Вести прием посетителей.

    3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

    - оформление приказов по личному составу;

    - оформление личных карточек формы _____ или личных дел;

    - оформление трудовых книжек;

    - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

    - оформление командировочных документов;

    - оформление листов нетрудоспособности;

    - ведение табеля учета рабочего времени;

    - выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

    3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально- множительных работ.

    3.10.   Использовать  ПЭВМ  как  средство  автоматизации    документационного обеспечения предприятия.
     4. ПРАВА

    Секретарь-референт имеет право:

    4.1.  Запрашивать  от  функциональных  служб  необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

    4.2. Рассматривать документы и направлять их на  исполнение  руководителям и специалистам предприятия.

    4.3.  Требовать  от  исполнителей  доработки  документов,  подготовленных  с нарушением  установленных  правил  их  составления  и оформления (____________), международных правил оформления документов (ISO).

    4.4  Визировать  документы  управленческой  деятельности   в   рамках  своей

компетенции.

    4.5.   Вносить   на   рассмотрение   руководства  предложения  по  улучшению

документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

   4.6. Требовать от руководства создания  нормальных  условий  для  выполнения служебных   обязанностей   и   сохранности   всех   документов,  образующихся  в деятельности предприятия.
    5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    Секретарь-референт несет ответственность за:

    5.1.   Качество   документов,   предоставляемых   на   подпись   руководству

предприятия.

    5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

    5.3.   Сохранность   документации,   разглашение   сведений,   имеющих  гриф "Конфиденциально" или "КТ".

    5.4.Нечеткое   и  несвоевременное  выполнение  должностных  обязанностей,

предусмотренных настоящей инструкцией.
    Генеральный директор     ________________  _______________________

                                                         (подпись)              (Фамилия, и.о.)

    Юрисконсульт                    __ ______________  _______________________

                                                          (подпись)              (Фамилия, и.о.)
    "___" _________ ____ г.
        

         Докладная записка – документ, адресованный руководителю структурного подразделения или руководителю организации, информирующей его о сложившейся ситуации, явлении, факте и служащий основанием для принятия им решений.

    Текст состоит  из двух частей: в первой, констатирующей, излагаются причины,  факты, события, описывается ситуация, во второй – выводы, предложения, просьбы.

    Оформление докладной записки зависит от адресата. Внутренняя оформляется на листе бумаги с помощью ПК: наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывается составителем и не регистрируется.

ОБРАЗЕЦ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

Генеральному директору
ООО «Премиум»
Сыроежкину М. В.

Докладная записка

10.03.2010 № 12
г. Москва

О замене компьютера

          Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время я располагаю устаревшей моделью компьютера, которая имеет ненадежные эксплуатационные качества.

        Прошу рассмотреть вопрос о замене компьютера на более новую модель.
Менеджер по персоналу                 подпись                             Н.И. Бойко
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. ГОСТ Р6. 30-97. Требование к оформлению документов. Государственный стандарт РФ. УСД.  УСОРД. Введ. 1997-04-01. – М., 2000.

2. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Введ. 2003-01-01. – М., 2003.

3. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления). Учебное пособие. Ростов-на-Дону, «Феникс», 2007.

4. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебное пособие. – 5-е изд., перераб. И доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2009.

5. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов-на-Дону, 2006.

6. Спивак В.А. Делопроизводство: Учебное пособие.  – СПб., 2006.