Содержание:

Введение……………………………………………………………………..3

1.                     Характеристика реквизитов заголовочной части документов…..7

2.                     Составьте заявления:

- о предоставлении академического отпуска с указанием причины и периода отпуска;

- о необходимости переноса сроков экзаменационной сессии в связи с болезнью;

- о внесении изменений в личное дело в связи со сменой фамилии;

- об увольнении с работы с указанием причины;

- о выдаче дубликата студенческого билета в связи с его утерей.

Список литературы …………………………………………………………


Введение.

При оформлении организационно-распорядительных докумен­тов (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подпи­санием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утвержде­ния, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридичес­кую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчерк­нуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30—97 устанавливает следующий состав реквизитов ОРД:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак

(знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении

его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсо­лютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в доку­менте лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

Другие реквизиты обязательны для отдельных видов доку­ментов. Например, для писем необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для прика­зов: наименование вида документа и место его издания.

Однако многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (например: дата доку­мента, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

При оформлении документов реквизиты группируются в преде­лах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть — это начало документа, где содер­жатся сведения об организации (авторе документа) и первич­ные данные о самом документе (реквизиты 01—16).

Содержательная часть — главная часть документа, рас­крывающая его смысл и назначение (реквизиты 17—20).

Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтвер­ждающих подлинность документа и достоверность содержащих­ся в нем сведений (реквизиты 21—24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроиз­водственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25—29).

Главной частью документа, безусловно, является содержа­тельная, т.е. текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частя­ми, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составле­ние текста (работа над содержательной частью) и оформле­ние документа — придание документу юридической силы.

Изучение практики работы современных организаций показы­вает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причи­ной этого, как правило, является отсутствие или неверное офор­мление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р 6.30—97 надписей на организационно-распорядительных доку­ментах, а также способы расположения реквизитов ОРД и раз­меры отведенных для них полей (см. схемы 1 и 2).

Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги (одностороннее оформление), хотя ГОСТ Р 6.30—97 допускает печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Двустороннее оформление докумен­тов удобно при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, мно­голетнему хранению лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумаж­ного носителя информации.

1.                    
Характеристика реквизитов заголовочной части документов.

Реквизит «Герб»

Использование на бланках документов Государственного гер­ба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Фе­дерации регламентируется соответственно Положением о Го­сударственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле доку­мента центрованно относительно наименования организации, например:

допускается размещать изображение герба на части пло­щади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», например:

На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.

Реквизит «Эмблема»

Бланк документа может иметь изображение эмблемы орга­низации, т.е. зарегистрированного в установленном порядке в Государственном патентном ведомстве РФ товарного знака (зна­ка обслуживания) организации^.

Товарный знак и знак обслуживания — это обозначения, спо­собные отличать соответственно товары и услуги одних юриди­ческих или физических лиц от однородных товаров и услуг дру­гих юридических или физических лиц.

Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистра­ции. Право на товарный знак охраняется законом.

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юриди­ческого лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство.

Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также зап­рещать его использование другими лицами.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

Допускается располагать изображение эмблемы на части пло­щади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа на уровне реквизита «Наиме­нование организации».

При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится.

Реквизиты «Код организации» и «Код формы доку­мента»

Коды, проставляемые на документах, являются элементами электронной идентификации и служат для ускорения пере­дачи документированной информации но каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

Код организации проставляется но Общероссийскому клас­сификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом.

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификатор управленческой документа­ции (класс 0200000).

Реквизит «Наименование организации»

Наименование организации указывается в документах в пол­ном соответствии с наименованием, закрепленным в учреди­тельных документах, включая сокращенное наименование и наи­менование на иностранном языке.

При наличии сокращенного наименования организации сна­чала указывается полное наименование, а затем, ниже, сокра­щенное (в скобках или без них), например:

При наличии наименования организации на иностранном язы­ке разрабатывается двуязычный бланк, например:

Уральское межрегиональное отделение Ural-Siberian House of Knowledge, Общественной организации - Scientific and Technical общество "Знание" России Propaganda Of the "Knowledge" Урало-Сибирский Дом Знаний society of Russia ул. Плеханова, 32, 32 PlekhanovSt., Chelyabinsk, г. Челябинск, 454000 Russia, 454000, UHESTP тел.: (3512)37-83-15 tel.: (3512)37-83-15 факс: (3512) 37-83-15,33-94-02 fax: (3512) 37-83-15,33-94-02 E-mail: [email protected] E-mail: [email protected]

Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, при­няты для организаций — субъектов Российской Федерации.

При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей орга­низации ее наименование, полное или сокращенное, указыва­ют выше наименования предприятия, например:

ЦЕНТРОСОЮЗ РФ Московский университет потребительской кооперации (МУПК)

Реквизит «Справочные данные об организации»

Этот реквизит используется только при переписке и не про­ставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефон­ной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утверж­денных Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997 г. № 1239.

В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных букв, цифр или каких-либо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физи­ческих лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), рес­публики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отпра­вителя, например:

ЗАО «Информационные технологии»

пр. Мира, 181, Москва, 112281

Для оперативной связи используются номера телефона, те­лефакса, телетайпа, телекса, электронной почты, например:

ЗАО «Информационные технологии»

пр. Мира, 181, Москва, 112281

Тел. 183-15-01, факс 183-18-36

E-mail:[email protected]

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по воп­росам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах:

ЗАО «Информационные технологии»

пр. Мира, 181, Москва, 112281

Тел. 183-15-01, факс 183-18-36

E-mail:[email protected]

р/с 40705360438080100248 в Нагорном ОСБ 8171/0602

в МБ АК СБ РФ г. Москва БИК 048528342

кор/сч 30109510600000000342

Реквизит «Наименование вида документа»

Наименование вида документа (приказ, акт, справка, долж­ностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных до­кументах, кроме писем. Наименование вида документа пишет­ся после наименования организации прописными буквами в со­ответствии с наименованиями видов документов, предусмот­ренными УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

Наименования всех видов используемых документов целесообразно перечислить в Табеле форм документов, применяемых в организации, сгруппировав их по управленческим функциям. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса документирования управленческой деятельности и позволяет исключить применение в организации видов документов, не соответ­ствующих ее организационно-правовой форме или направление ям деятельности.


 Реквизит «Дата документа»

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в од­ной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя циф­рами, например:

28.08.2003 или 2003.08.28

Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используют­ся именно пары цифр, а не одна цифра, т.е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется 0, например: 01.09.2003

После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка за исключением случая, когда заканчивается предложение, т.к. в конце предложения всегда ставится точка, допускается словесно-цифровой способ оформления даты, тогда после цифр, обозначающих год, обязательно станови­тся буква «г» с точкой или слово «год», например:

15 марта 2003 г. 28 декабря 2003 года

При словесно-цифровом способе изображения дат необяза­тельно добавление 0 для чисел с 1 по 9, например:

8 декабря 2003 г.

При датировании служебных документов не допускается упот­ребление римских цифр.

Во многих современных организациях можно наблюдать рас­пространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако, согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, ак­тах и др.), дата печатается на документах при их оформлении.

Реквизит «Регистрационный номер документа»

Регистрационный номер присваивается каждому исходяще­му, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от кон­кретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например: при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел.

Документы, подготовленные совместно несколькими орга­низациями, имеют сложные номера, состоящие из регистраци­онных номеров каждой из этих организаций, проставленных че­рез косую черту.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Реквизит проставляется только на ответных исходящих пись­мах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

На № 301/07-15 от 21.04.2003

Реквизит «Место составления или издания документа»

В каждом документе должно быть указано место его состав­ления или издания, т.е. название местности, территории, где был создан документ.

В служебных письмах эта информация содержится в спра­вочных данных об организации, в других документах — может входить в реквизит «Наименование организации», например:

Московское научно-производственное объединение «Маяк» Рязанский приборный завод

В других случаях место составления или издания специаль­но указывают в документах с учетом административно-терри­ториального деления, например:

Москва

г. Подольск Московской обл.

пос. Строитель Мытищинского р-на Московской обл.

Административно-территориальное деление страны, т.е. наи­менование областей, краев, районов, необходимо учитывать.

Не допускается адресование типа: «Предприятию «Контакт» или «В фирму «Маяк».

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

АОЗТ «Стройдеталь» Главному специалисту А. С. Смирнову

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору завода

«Эталон»

И.Н. Иванову

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.

При отправке документа в разные организации реквизит «Ад­ресат» не должен содержать более 4 адресов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указы­вается только один адресат.

Директору предприятия

«Янтарь»

О.И. Петрову

ул. Мира, д. 7,

г. Пермь, 413425

Адрес обязательно проставляется на документах, направля­емых частному лицу, например:

А.Ю. Красовой

ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3,

г. Химки Московской обл.,

148012

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адре­сат» по отношению к самой длинной строке, например:

Генеральному директору

ЗАО «Контакт» Д. И. Преображенскому

Ректору

Московского университета

экономики и права

проф. Аникину С.А.

При адресовании служебных документов неизбежно встает вопрос о том, как обратиться к получателю письма: товарищ или господин? Как отмечается в Методических рекомендациях, обращаясь к руководителю государственной организации уместно использовать обращение по имени-отчеству, при обращении к руководителю коммерческой организации – господин.

В связи с возможным повторением наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах, например:

_Г. Красногорск Московской обл.

г. Красногорск Челябинской обл.

г. Красногорск Сахалинской обл.

г. Красногорск Алтайского кр.

Необходимо указывать полный адрес с названием области или края.

Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.

Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»

Реквизит указывается, если документ содержит сведения ог­раниченного распространения. На первом листе такого доку­мента в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф (например: секретно, конфиденциально и др.) в зависимо­сти от того, государственная или коммерческая тайна содер­жится в данном документе.

Гриф ограничения доступа к документу обычно сопровожда­ется указанием номера экземпляра документа, например:

Конфиденциально экз. 1

Реквизит «Адресат»

Документы адресуются организациям, их структурным под­разделениям или конкретному должностному лицу. Наименова­ние организации и ее структурного подразделения указывают в именительной падеже, например:

Муниципальное предприятие «Контакт»

Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение к конкретному должностному лицу способствует ускорению движение документов в организации-получателе при их обработке.

Реквизит «Гриф утверждения документа»

Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Принято ставить гриф утверждения на следующих управленческих документах:

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических соору­жений, капитальное строительство; на проведение научно-ис­следовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

Инструкции (правила) — (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным ра­бочим днем; предприятий, на которые распространяются опре­деленные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. органи­заций с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедре­ния новой, техники; кооперированных поставок продукции;

Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.)

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зда­ний, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых из­делий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканс­кие, технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Гриф утверждения в таких документах, как структура и штат­ная численность, штатное расписание, дополнительно удосто­веряется печатью.

Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и другими долж­ностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.

При утверждении документа должностным лицом гриф со­держит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, ут­верждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Маяк» Сидоров А.Б. Сидоров

12.07.2003

Дата в грифе утверждения проставляется от руки или час­тично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется только число или число и месяц! например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор I ОАО «Электроника» Максимов К.П. Максимов 15 сентября 2003 г.

Документ может утверждаться посредством издания или составления другого документа. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖ­ДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего доку­мента в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом директора ОАО «Маяк»

от 20.01.2003 № 4

УТВЕРЖДЕН

Протоколом собрания

акционеров КБ

«Стройинвест»

от 12.05.2003 № 2

В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДЕНО

Решением общего собрания

трудового коллектива, протокол от 01.07.2003 № 1

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа на документе нескольких грифов утверждения располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне, например:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора Начальник научного

завода «Металлист» центра «Прогресс»

И. С. Егоров Антонов П.Н. Антонов

12.01.2003 12.01.2003

Реквизит «Резолюция»

Указания по исполнению полученного документа фиксиру­ются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резо­люция обязательно подписывается и датируется, например:

И.С. Корошелеву Подготовить проект ответа с обоснованием к 12.03.2000 Егоров 01.03.2003

Если исполнителей документа несколько, они все указыва­ются в резолюции. При этом один из исполнителей назначает­ся ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный»).

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляют­ся на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).




Список источников:

1.     Э.А.Бардаев, В.Б.Кравченко Документоведение: Учебник для студентов высших учебных заведений.

2.     Гваева И.В., Тепляков А.А. Делопроизводство: курс лекций.

3.     Делопроизводство в РФ. Сборник нормативных документов .

4.     Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение.

5.     Ларьков Н.С. Документоведение.

6.      http://www.nikitina-nv.ru/Ychebniematerialbl/dsaf/page55/index.html