Реферат Делопроизводство основа технологии управления
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
Московский государственный университет технологии и управления
Кафедра экономики, бизнеса и права
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине: Документирование управленческой деятельности
Тема Делопроизводство – основа технологии управления
Выполнил студент 1 курса
Аракчеева Марина Анатольевна
Факультета: экономики и предпринимательства
Спец.менеджмент организации
Шифр: 080507
2010
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 3
1. Оценка современного состояния делопроизводства 3
2. Факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления 4
3. Организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства 5
4. Документационное обеспечение управления. Основные задачи и функции ДОУ 11
5. Структура служб документационного обеспечения управления и их функции 13
6. Отличия понятия «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и понятия «делопроизводство» 15
7. Взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов 16
8. Научная организация управленческого труда как фактор повышения эффективности управления и делопроизводства 18
9. Деятельность архивных органов по нормативно-методическому обеспечению служб делопроизводства 22
Заключение 23
Список литературы 24
ВВЕДЕНИЕ
В своей работе необходимо решить ряд задач:
ü Оценить современное состояние делопроизводста;
ü Определить факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления;
ü Описать организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства;
ü Дать понятие документационному обеспечению управления, вычленить основные задачи и функции ДОУ;
ü Рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и их функции;
ü Разграничить понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и понятие «делопроизводство»;
ü Определить взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов;
ü Рассмотреть научную организацию управленческого труда как фактора повышения эффективности управления и делопроизводства;
ü Рассмотреть деятельность архивных органов по нормативно-методическому обеспечению служб делопроизводства.
ü
1.
Оценка современного состояния делопроизводства
Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции [6;14].
Информационные технологии принципиально изменили современное делопроизводство, появилось новое качество и требование к нему. До сих пор не существует национальных требований к системам электронного документооборота, применяемых даже в государственных учреждениях, отсутствуют типовые правила построения делопроизводства в управленческих аппаратах. Ярким примером является огромное количество терминов в названиях служб по управлению документацией в органах власти: управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия и т.д. Но государственный аппарат является единым механизмом управления государством снизу и до верху. Кроме того, имеется около 70-ти производителей программных продуктов автоматизации делопроизводства, которые играют по своим правилам. Но оценки качества такого продукта не имеется. Поэтому давно уже назрела необходимость в создании национального стандарта для систем автоматизации делопроизводства, по крайней мере, для систем, применяемых в органах государственной власти.
2.
Факторы, влияющие на организацию и технологию делопроизводства в учреждениях различных уровней управления
Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических основ, касающихся вопросов документирования и работы с документами.
Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или крупной корпорации.
Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или иных (например, торговых) операций и т.д. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов - зафиксированных текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.
Успех же исполнения документа во многом зависит от следующего.
Во-первых, от того, насколько ясно в нем изложена информация, включая ее оформление и размещение. Например, если текст приказа набран мелким шрифтом, пункты приказа не отделены друг от друга, фамилии исполнителей не выделены в отдельную группу, то некоторые его позиции могут быть просто не восприняты. Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации - или, говоря иначе, правил по документированию [10;76].
Во-вторых, необходимо обеспечить своевременность исполнения документа, т.е. должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передавался бы исполнителю (или от исполнителя к исполнителю), а для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа в срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который непосредственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа.
3.
Организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства
Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная [6;26].
При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:
· снизить стоимость делопроизводственных операций;
- улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
- использовать прогрессивные и производительные технические средства;
- обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.
В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.
Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.
С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.
Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями:
Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.
Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.
Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:
· общие положения;
· основные функции и задачи;
· обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);
· организация работы;
· управление подразделением.
Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.
При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.
Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы.
Инструкция состоит из следующих разделов[6;68]:
Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника (например, осн9вная задача делопроизводителя — регистрация документов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать..., должен уметь...), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
Функции работника. Определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.).
Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ.
Права работника. Определяются права работника по реализации порученных ему функций.
Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.
Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.
Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.
Психологический аспект делопроизводства:
Автоматизированная система делопроизводства может оказаться психологическим барьером для руководителя старой закалки любой организации, так как им гораздо проще работать непосредственно с людьми, привычными методами: вызвал «на ковер», «дал накачку», увидел страх в глазах подчиненного - приходишь к мысли, что не зря занимаешь кресло. Кроме того, руководство зачастую обнаруживает, что обещанные западными экспертами преимущества куда-то исчезли. Хотя решение этой проблемы простое - предлагалось внедрить АСД на столы всех исполнителей и руководителей, а заказчик сэкономил: поставил систему только делопроизводителям структурных подразделений. В результате между подразделениями работа выполняется быстро и четко, а внутри них - все как и раньше.
У исполнителей же часто возникает ощущение, что с внедрением службы управления документооборотом появился еще один начальник, который постоянно стоит за спиной. Действительно, теперь при желании можно узнать: кто, что, когда и сколько делает.
Правовой аспект делопроизводства:
Имеются нормативные документы, которые регламентируют организацию документационного обеспечения управления предприятия:
Ø Конституция РФ
Ø Гражданский кодекс РФ (1и 2 части)
Ø Федеральный закон от 28.08.1995 г. №154-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в РФ»
Ø Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ»
Ø Федеральный закон от 25.01.1995 «Об информации, информатизации и защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Ø Федеральный закон РФ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Ø Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»
Ø Указ Президента РФ от 02.05.1996 № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента РФ, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства РФ»
Ø «Государственная система документационного обеспечения управления», разработанная архивными службами. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
Ø «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», подготовленная Комитетом по делам архивов и утвержденная решением Правительства РФ от 31 октября 2000 г. № 1547-р способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.
Ø ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28). Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».
Ø ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.), который введен в действие во всех федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации (включая субъекты Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык), органах местного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
Ø «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден Роархивом от 06.10.2000г.)включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
Ø Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002)
Ø Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299)
В повседневной деятельности службы ДОУ регламентируются:
· Положением о службе ДОУ
· Положением о структурных подразделениях (при наличии)
· Инструкцией по ДОУ
· Инструкцией по организации рабочих мест персонала службы
· Нормами времени на выполнение работ по ДОУ
· Документами планирования и отчетности
· Должностными инструкциями персонала службы.
Социальный аспект делопроизводства можно рассмотреть в рамках исполнения Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», регулирующего порядок обращения граждан в государственные органы и органы местного самоуправления и порядок рассмотрения обращений граждан указанными органами и должностными лицами. Обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления. В письменном обращении гражданина обязательно должны быть указаны его фамилия, имя и отчество и почтовый адрес, по которому будет направлен ответ в течение 30 календарных дней, поставлены личная подпись гражданина и дата обращения. При этом установлено, что обращения, поступившие "по информационным системам общего пользования", подлежат рассмотрению в порядке, установленном данным Законом [14;1].
4.
Документационное обеспечение управления.
Основные задачи и функции ДОУ.
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами [10;143].
Таким образом, служба ДОУ решает основной комплекс задач:
1) обеспечение документирования управленческой деятельности;
2) организация работы с документами в учреждении;
3) совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.
1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
- контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
- установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
- экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
- контроль за исполнением документов;
- систематизация документов, обеспечение их хранение и использование;
- организация работы с обращениями граждан;
- обеспечение защиты информации.
3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
- разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
- упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
- разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
- постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
5. Структура служб документационного обеспечения управления и их функции.
На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:
1. Управление делами.
2. Канцелярия.
3. Общий отдел.
4. Секретарь.
Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения [10;148]:
1. Секретариат - это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят: приемная; секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя; секретариат коллегии; протокольное бюро.
В функции секретариата входит: предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.
2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) - это центр совершенствования ДОУ, методический центр.
К его функциям относятся: разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.); разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на: экспедицию, бюро переписки, бюро учета и регистрации документов, компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
4. Отдел писем
5. Центральный архив
6. Инспекция
Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):1. Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.
2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.
3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:
- подготовка обращений к рассмотрению руководством;
- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;
- извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
- организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.
5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.
6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.
7. Архив организации - осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение [8;14].
Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.
В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:
- подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
- анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;
- подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;
- организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.
Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативных структурах - общее собрание членов кооператива.
6.
Отличия понятия «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и понятия «делопроизводство»
Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» устанавливаются ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как синонимы, которые определяют отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Но если обратиться к истории и времени возникновения данных терминов, то между ними можно найти некоторые различия.
Итак, термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVII века и образован от словосочетаний «производство дела», а «делом» [5;356] в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. То есть в то время делопроизводством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение судебных и административных вопросов, которые были неразрывно связаны с составлением деловых бумаг и работой с ними. Постепенно определения терминов претерпевали изменения. Позже термин «дело» стал употребляться в значении «собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу», а «делопроизводством» стали называть всю совокупность работ, связанных с деловой документацией. В настоящее время значения обоих этих терминов - «делопроизводство» и «дело» - закреплены в ГОСТе Р 51141-98.
Термин «документационное обеспечение управления» вошел в употребление примерно с середины 1970-х гг., когда в сферу работы с документами начали внедряться средства вычислительной техники и появились новые информационные технологии. Целью нового термина являлось отражение применения современной технологии в процессах документирования информации и работы с документами. Несмотря на то, что был введён новый термин - «документационное обеспечение управления», старый «делопроизводство» - не перестал использоваться. Возможные причины, по которым не произошло замены терминов:
ü новый термин менее удобен в употреблении, так как состоит из словосочетания из трёх слов, а его аббревиатура (ДОУ) не совсем понятна и не уникальна (например, ДОУ - дошкольное образовательное учреждение),
ü термин «делопроизводство» понятен всем и удобен в произношении.
В итоге, в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 в настоящее время можно использовать оба термина. Но термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идёт о компьютерных технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приёмах работы с документами.
7.
Взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов
С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро [15;18].
Основными функциональными частями (компонентами) системы автоматизации делопроизводства в управлении организациями:
- средства и правила создания документов;
- ведения их электронного архива;
- поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия.
Положительные стороны внедрения автоматизированной системы в документационное обеспечение управления:
1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, форматированная строго регламентированная технология делопроизводства.
2. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.
3. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.
4. Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.
5. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.
6. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз.
7. Качественный выигрыш достигается при организации единого электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем – в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.
В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных учреждениях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от регистрации до распечатки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с «заказными» системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем. Взаимодействия между различными организациями [15;24].
Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.
Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.
Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением [15;19].
Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами.
Использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами: эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала: сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движение документов и исполнительской дисциплиной.
8.
Научная организация управленческого труда как фактор повышения эффективности управления и делопроизводства
Делопроизводство - одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.
Научная организация труда - это такая организация труда, при которой практическому внедрению конкретных мероприятий предшествует тщательный научный анализ трудовых процессов и условий их выполнения, а сами практические меры базируются на достижениях современной науки и передовой практики. Таким образом, термины "научная организация труда" и "организация труда" выражают сущность одного и того же явления (процесса), а разница между этими понятиями определяется прежде всего методом, подходом к решению одних и тех же задач, состоянием системы взаимодействия работников друг с другом и со средствами производства в процессе трудовой деятельности. Если производство чутко реагирует на все новое, что появляется в области организации труда, и систематически внедряет его в свою практику, то мы вправе говорить о научной организации труда (НОТ). Научный подход к организации труда позволяет наилучшим образом соединить в процессе производства технику и людей, обеспечивает наиболее эффективное использование материальных и финансовых ресурсов, снижение трудоемкости и рост производительности труда. Он направлен на сохранение здоровья работников, обогащение содержания их труда[1, c. 45]. Важным признаком НОТ является ее направленность на решение взаимосвязанных групп задач: "экономических (экономия ресурсов, повышение качества продукции, рост результативности производства); " психофизиологических (оздоровление производственной среды, гармонизация психофизиологических нагрузок на человека, снижение тяжести и нервно-психической напряженности труда);" социальных (повышение разнообразия труда, его содержательности, престижности, обеспечение полноценной оплаты труда). Развитием представлений о задачах НОТ являются положения о ее функциях, т.е. специфических особенностях проявления НОТ на предприятии, ее воздействии на различные стороны производства. Категория "функция" предоставляет возможность конкретизировать общие задачи НОТ, выделить в пределах каждой из них особенные направления воздействия НОТ на производство и его субъект - человека, выявить принципиальные различия между организацией труда научной и "обычной", которая зачастую упускает важные моменты в организации трудовой деятельности, что чревато потерями для производства.[2;78].
Особенно следует подчеркнуть последнее обстоятельство. Нередко можно встретить мнение, что слово "научная" излишне в понятии "научная организация труда". Некоторые авторы считают даже, что ненаучной организации труда вообще быть не может, а поэтому понятие организация труда уже предполагает ее научность. С подобным мнением согласиться нельзя. Понятие "научная организация труда" возникло и закрепилось в обиходе как антитеза, противопоставление всему стихийному, случайному, рутинному в организации труда, которое еще довольно распространено на производстве. Слово "научная" дает качественную характеристику организации труда.
В соответствии с пунктом 2 статьи 51 Гражданского кодекса РФ организация считается созданной с момента ее государственной регистрации. С этого же момента возникают гражданские права, соответствующие целям деятельности данного юридического лица, и связанные с этой деятельностью обязанности. Организация и регистрация трудовой деятельности обязательна как для юридического лица, так и для индивидуального предпринимателя.
На современном предприятии с его сложными технологическими процессами и большим количеством работников необходима рациональная организация трудового процесса. Организация труда на предприятии - это система мероприятий, направленных на создание наиболее благоприятных условий для эффективного использования рабочего времени, материалов и техники в интересах роста производства, повышения производительности труда и создания нормальных, здоровых условий для работы.
В функциональном смысле организация труда на предприятии - это деятельность по установлению и изменению порядка взаимодействия работников со средствами производства и друг с другом для достижения заранее поставленной цели трудовой деятельности.
Основы организации труда [1;107]:
1. Разделение труда - закрепление за каждым работником и за каждым подразделением их обязанностей, функций, видов работ, технологических операций.
2. Кооперация труда - установление системы производственной взаимосвязи между работниками.
3. Нормирование - установление научно обоснованных норм затрат труда на выполнение какой-либо работы.
4. Организация рабочих мест - рациональное их устройство за счет оснащения и планировки.
5. Организация обслуживания рабочих мест - кооперация труда между основными работниками и работниками вспомогательных служб и подразделений.
6. Разработка рациональных способов выполнения работы.
7. Создание безопасных и здоровых условий труда.
8. Подбор, подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала.
9. Организация оплаты и материального стимулирования труда.
10. Воспитание дисциплины труда, поддержка трудовой активности и творческой инициативы.
11. Планирование и учет труда - осуществляется для установления необходимых общих трудозатрат, численности персонала, фонда заработной платы.
Организационные условия труда не только на его производительность, но и на здоровье и работоспособность работника.
Организация труда персонала на предприятиях и в организациях подразумевает конкретные формы и методы соединения людей и техники в процессе труда.
Организация труда персонала – это целая наука, которая постоянно обогащается новыми данными, отслеживает передовой опыт новых организационных решений.
Рациональная организация труда персонала заключается в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить напряжение и утомляемость сотрудников, наиболее экономно использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала. Условия труда, предусмотренные трудовым договором, должны соответствовать требованиям охраны труда. В статье 22 Трудового кодекса сказано, что организация охраны труда на предприятии – обязанность работодателя.
Организация охраны труда на предприятии контролируется органами Федеральной инспекции труда в лице Гострудинспекции, Гостехнадзора, Госэнергонадзора, Госсанэпидемнадзора и других федеральных и региональных органов по труду [1;109].
Важные сферы жизни предприятия - организация и нормирование труда. Под нормированием труда понимают установление, в частности, норм рабочего времени на выполнение конкретной работы. Правильная организация и нормирование труда повышают заинтересованность работников в повышении производительности труда.
Организация управленческого труда имеет свою специфику. Труд управленца зачастую невозможно нормировать, ибо показателем его успешной работы являются финансовые результаты деятельности компании. Многочисленные опросы свидетельствуют, что организация труда руководителя зачастую имеет серьезные недостатки. Многим руководителям не хватает управленческой культуры, комплексности в организации труда. Они перегружены текущей работой, недостаточно уделяют внимание перспективным вопросам. Неправильная организация управленческого труда приводит к снижению результативности работы, к задержкам на службе. Чтобы организация управленческого труда была эффективной, руководители должны составлять план личной работы, предварительно анализируя положение дел, продумывать каждый вид работы, группировать их в зависимости от цели, содержания, объема и последовательности их выполнения, определять продолжительность, сроки начала и окончания каждой операции [1;115].
Научная организация труда руководителя - процесс совершенствования организации труда на основе достижений науки и передового опыта. Если руководитель четко реагирует на все новое, что появляется в области организации труда, и систематически внедряет его в свою практику, то можно говорить о научной организации труда.
Научный подход к организации труда позволяет наилучшим образом соединить в процессе производства технику и людей, обеспечивает наиболее эффективное использование материальных и финансовых ресурсов, снижение трудоемкости и рост производительности труда. Он направлен на сохранение здоровья работников, обогащение содержания их труда.
Организация контроля за соблюдением трудового законодательства работодателями возложена на Федеральную инспекцию труда. Такой вывод можно сделать на основании положений ст. 353 ТК кодекса РФ.
Изменение организационных условий труда – основание для внесения изменений в трудовой договор, а в отдельных случаях (при несогласии работника) и для его расторжения (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).
9.
Деятельность архивных органов по нормативно-методическому обеспечению служб делопроизводства
Работа архива организации и формы его участия в документационном обеспечении управления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов [8;4].
Учреждения государственной архивной службы оказывают министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении государственных систем документационного обеспечения управления, в организации системы документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные документы по системе документационного обеспечения, разрабатывают методические документы по отдельным вопросам документационного обеспечения управления.
Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя: законодательные акты РФ в сфере информации и документации; указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне; правовые аспекты федеральных органов исполнительной власти как общеотраслевого, так и ведомственного характера; правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства; правовые аспекты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; государственные стандарты на документацию; унифицированные системы документации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; государственную систему документационного обеспечения управления, содержащую основные требования к документам и службам ДОУ; нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов [6;208].
Комплектование нормативно-методической основы делопроизводства возложено после согласования с Росархивом на Всероссийский научно-исследовательский институт делопроизводства и архивного дела (ВНИИДАД), кроме того информационному поддержку по ведению данного вопроса оказывает кафедра «Документоведения и ДОУ» Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета (ИАИ РГГУ), благодаря чему в «Информационно-справочной системе архивной отрасли» собраны практически все правовые акты, нормативные документы и опубликованы уникальные методические рекомендации, регламентирующие технологию создания документов и организацию работы с ними.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических основ, касающихся вопросов документирования и работы с документами. Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда. В зависимости от принадлежности к определенной группе служба ДОУ будет иметь свое особое название и иметь свое соответствующее назначение. Имеются разграничения термина «документационное обеспечение управления», которое подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идёт о компьютерных технологиях работы с документами, и термина «делопроизводство», преимущественно использующееся при описании организационной стороны и традиционных приёмах работы с документами. Делопроизводство - одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе. Учреждения государственной архивной службы оказывают министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении государственных систем документационного обеспечения управления, в организации системы документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные документы по системе документационного обеспечения, разрабатывают методические документы по отдельным вопросам документационного обеспечения управления.
Список литературы
1. Бойдаченко П.Г. Служба управления персоналом. - Новосибирск: ЭКО, 2005.
2. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе. - М.: Юрист, 2006.
3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).
4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.)
5. Истрин В.А. Возникновение и развитие письма. М.: 1965.
6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие. - М.: ИНФРАМ, 2003. – 304 с. (серия «Высшее образование»).
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство.М.: Интел-синтез, 1999.
8. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
9. Подлесная Л.В. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство.М., 2004
10. Пшенко А.В. Документационное обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003. -256с. (серия «Профессиональное образование).
11. Трудовой кодекс РФ.
12. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти/ подг. Комитетом по делам архивов (утв. решением Правительства РФ от 31 октября 2000 г. № 1547-р)
13. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", (20 февраля 1995 г. N24-ФЗ).
14. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»
15. Хобелькова Л.Н. Автоматизация ДОУ//журнал Отечественные архивы, № 6, 2008.- с.18-21.
16. Чуковенков А.Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации (система «Гарант»)
