Ассоциация по сертификации "Русский Регистр"



Утверждено: 23.11.2006 г.
Санкт-Петербург

2006

ПРЕДИСЛОВИЕ

Настоящий документ разработан сектором административно-кадрового обеспечения Ассоциации по сертификации «Русский Регистр» (РР) и утвержден директором РР (протокол № 106.06 от 23.11.2006г.)

Документ является нормативным для Центрального офиса.

Настоящий документ является интеллектуальной собственностью РР. Перепечатка, распространение или использование данного документа или его частей возможно только с разрешения РР.

Содержание

1. Общие положения. 4

2. Место в структуре организации. Подчинение. 4

3. Функции  4

5. Права…. 5

6. Ответственность. 5

7. Порядок ликвидации должности. 5

1.        Общие положения

1.1.             Офис-менеджер Ассоциации по сертификации «Русский Регистр» относится к категории

 технических исполнителей.

1.2.             На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3.             Офис-менеджер назначается и освобождается от должности директором РР по представлению руководителя сектора административно-кадрового обеспечения.

1.4.             В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

            Положением о секторе административно-кадрового обеспечения.

1.5.             Офис-менеджер должен знать:

-                 постановления и распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности РР и ведения делопроизводства;

-                 структуру и руководящий состав РР и его подразделений;

-                 организацию делопроизводства;

-                 методы оформления и обработки документов;

-                 архивное дело;

-                 скоропись и пользование оргтехникой;

-                 правила пользования приемно-переговорными устройствами;

-                 стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

-                 правила печатания деловых писем с использование типовых форм;

-                 основы этики и эстетики;

-                 правила делового общения;

-                 основы организации труда и управления;

-                 правила пользования персональным компьютером;

-                 основы административного права и законодательства о труде;

-                 правила внутреннего распорядка РР;

-                 правила и нормы охраны труда

2.        Место в структуре организации. Подчинение

2.1.             Офис-менеджер входит в штат работников сектора административно-кадрового обеспечения в группу секретариат.

2.2.             Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководителю сектора административно-кадрового обеспечения.

3.        Функции

3.1.      Основной функцией офис-менеджера является ведение делопроизводства и обеспечение работы офиса РР.

4.        Должностные обязанности

4.1.             Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

4.1.1.        Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

4.1.2.        В соответствии с резолюцией руководителей РР передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

4.1.3.        Ведет учет прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4.1.4.        Отправляет исполненную документацию адресатам.

4.2.             Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

4.3.             Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

4.4.             Подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством.

4.5.             Принимает документы на подпись руководству РР проверяет правильность их составления и оформления.

4.6.             Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

4.7.             Ведет телефонные переговоры (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, ведение записи о том, с кем связаться, если контакт не состоялся, прием и отправка факсимильных сообщений).

4.8.             Обеспечивает и контролирует использование офисных расходных материалов.

4.8.1.        Обеспечивает и контролирует использования официальных бланков писем, конвертов.

4.8.2.        Обеспечивает рабочие встречи руководства в офисе.

4.8.3.        Наблюдает за офисным оборудованием (факсимильные аппараты, ксероксы, сканеры, офисная посуда, продукты для представительских целей).

4.8.4.        Наблюдает за чистотой в офисных помещениях (связь с техническим персоналом, выполняющие уборку помещений).

4.8.5.        Открывает офис.

4.8.6.        Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

4.8.7.        В случае отсутствия (болезнь, отпуск) на рабочем месте помощника директора офис-менеджер выполняет ее обязанности.

5.        Права

5.1.             Офис-менеджер имеет право:

5.1.1.        Запрашивать и получать от структурных подразделений, специалистов и работников РР информацию, необходимую для осуществления своей деятельности;

5.1.2.        Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководства  предложения по вопросам своей деятельности;

5.1.3.        Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей

6.        Ответственность

6.1.             Офис-менеджер несет ответственность:

6.1.1.        за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, - в соответствии  с действующим трудовым законодательством;

6.1.2.    за правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством;

6.1.3.        за причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством;

6.1.4.        за разглашение коммерческой тайны или конфиденциальной информации – в соответствии с действующим законодательством.

7.        Порядок ликвидации должности

Должность офис-менеджера может быть ликвидирована приказом директора РР