Адресат

На многих видах служебных документов и прежде всего на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат, т.е. наименование учреждения, которому направляется данный документ. В состав реквизита “адресат” включаются: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и почтовый адрес. Все вышеуказанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки. При адресовании необходимо соблюдать следующие правила. Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то и наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Министерство культуры Республики Беларусь

Общий отдел

Документ адресуется и конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации также пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя – в дательном падеже, например:

Министерство культуры Республики Беларусь

Начальнику общего отдела

Иванову А В.

В случаи, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном падеже, например:

Директору школы № 20

г-ну Петрову В.Д.

Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат – автор инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов. На одном документе разрешается проставлять не больше четырех адресов. Если документ направляется более чем в четыре адреса, составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре указывается только один адрес. Слово “копия” перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. Адресат также может быть обозначен и обобщенно, если документ адресуют в несколько однородных организаций, например:

Директорам предприятий и руководителям организаций

Адресат помещается в верхнем правом углу документа. Его пишут строчными буквами, кроме заглавной, указав перед фамилией, если необходимо, сокращенно обращение “господин”. В адресате инициалы указываются после фамилии, когда перед ней стоит данное обращение.

При указании в адресате почтового адреса он пишется вслед за адресатом в соответствии с правилами, установленными органами связи. Если документ адресуется частному лицу, то сначала следует указать почтовый адрес, например:

Ул. Даумана, 3, г. Минск, 220002

г-ну Иванову П. Г.

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, вместо слова “господину” указывается звание или степень, которые сокращаются в реквизите “адресат” непосредственно перед фамилией.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы.

ГРИФ  УТВЕРЖДЕНИЯ



Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.¹

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.²

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.³

Например:

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.⁴

Например:

Информация доступна только для зарегистрированных пользователей.

Рис. 1. Пример оформления реквизита "Гриф утверждения документа"

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. ⁵

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.⁶

Например:

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.⁷

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления и содержит следующие виды документов:

• акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);
• инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);
• нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);
• отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
• перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);
• планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
• положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);
• программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);
• расценки на производство работ;
• сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
• стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);
• структура и штатная численность;
• тарифные ставки;
• уставы государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т.д.);
• формы унифицированных документов;
• штатные расписания и изменения к ним.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Примечание: в ГОСТе Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне 15 реквизита "Адресат".

Схема расположения реквизита "Гриф утверждения документа" приведена на рисунках 2 и 3.

 



Рис. 2.
Расположение реквизита "Гриф утверждения документа"
на формате А4 углового бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа



Рис. 3.
Расположение реквизита "Гриф утверждения документа"
на формате А4 продольного бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Резолюция документа

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.¹

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.²

Например:

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.³

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.⁴



Рис. 1. Пример оформления реквизита "Резолюция"

Возможна подготовка резолюции помощником руководителя.⁵

Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения.⁶ Нецелесообразно применять резолюции типа "Прошу исполнить", "К исполнению" или предварительные резолюции "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне" и т.п.

Обязательно определение срока исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в инструкции по делопроизводству) или индивидуальным (определяемый содержанием документа и трудоемкостью и сложностью задания).⁷

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.⁸

На документе не должно быть более четырех резолюций.

Несмотря на то что резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте, существует схема расположения данного реквизита, которая приведена на рисунках 2 и 3.



Рис. 2.
Расположение реквизита "Резолюция" на формате А4 углового бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа



Рис. 3.
Расположение реквизита "Резолюция" на формате А4 продольного бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

__________
Заголовок к тексту

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.¹

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.²

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?,

например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?,

например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.³

Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.⁴

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.⁵

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.⁶

Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита "Заголовок к тексту".⁷

Рис. 1. Пример оформления заголовка письма

Схема расположения реквизита "Заголовок к тексту" приведена на рисунках 2 и 3.



Рис. 2.
Расположение реквизита "Заголовок к тексту" на формате А4 углового бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа



Рис. 3.
Расположение реквизита "Заголовок к тексту" на формате А4 продольного бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

__________

ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".¹

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.  

Рис. 1. Пример оформления реквизита "Отметка о контроле"

Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. Схема расположения реквизита "Отметка о контроле" приведена на рисунках 2 и 3.



Рис. 2.
Расположение реквизита "Отметка о контроле" на формате А4 углового бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа



Рис. 3.
Расположение реквизита "Отметка о контроле" на формате А4 продольного бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
текст документа

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.¹

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.²

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.³

Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем. Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, он должен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. Деловые документы должны быть краткими. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых форм, то есть языковых оборотов, используемых в неизменном виде. ⁴

В официальных документах часто используются сокращенные слова и словосочетания, которые позволяют уменьшить объем текста и ускорить его восприятие. Сокращения употребляются только общепринятые. Возможно, при первом употреблении сокращения указать в скобках его расшифровку. Это же относится и к использованию профессиональных терминов, которые широко используются в деловой переписке. ⁵

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.⁶

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.⁷

При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. ⁸

Заголовки граф и строк пишут с прописной буквы; подзаголовки граф – строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. ⁹

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.¹⁰

Если таблиц в документе более одной, их следует нумеровать арабскими цифрами. ¹¹

Таблица может иметь заголовок, который отражает ее содержание. Он пишется над серединой таблицы с прописной буквы. ¹²

Например:

Таблица 1

Невозвращенные документы (акты)

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).¹³

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту,¹⁴ при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац выделяют в документе абзацным отступом, отступив пять знаков от границы левого поля документа. Абзацы связного текста не нумеруются. ¹⁵

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.¹⁶



                    

                     Рис. 1. Пример оформления ссылки на документ-основание
и нумерации пунктов

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").¹⁷

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").¹⁸

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").¹⁹

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").²⁰

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").²¹

В письмах используют следующие формы изложения:²²

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ЗАО "Термика" считает возможным").

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.²³

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

• письмо оформляется на должностном бланке;
• письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.²⁴

Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.²⁵

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation)^* версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14.²⁶

Более подробная информация по подготовке текстов разных видов документов приведена в разделе "Системы документации", в котором описаны требования к тексту для каждого вида документа.

__________

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Приложение № 2 к приказу ЗАО "Термика" от 05.04.2009 № 25

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО "Термика" от 05.04.2009 № 25

Генеральный директор ЗАО "Термика"		А.Г. Цицин
или на бланке:
Генеральный директор		А.Г. Цицин

Генеральный директор ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

Генеральный директор		А.Г. Цицин
Главный бухгалтер		Е.О. Сенина

Технический директор	Коммерческий директор
Личная подпись     К.В. Воробьев	Личная подпись     Е.Н. Ярославцева

Председатель комиссии	Личная подпись	А.Г. Цицин
Члены комиссии	Личная подпись	Т.П. Ярославцева
	Личная подпись	К.В. Воробьев
	Личная подпись	Е.Н. Ярославцева

Реквизит 25 – оттиск печати

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.¹

Оттиск - изображение клише печати на бумаге.²

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.³

Документы заверяют печатью организации.⁴

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.



Рис. 1. Пример оформления реквизита "Оттиск печати"

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.⁵

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.⁶

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".



Рис. 2. Оттиск печати с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации⁷

В Приложение 5 Государственной системы документационного обеспечения управления приводится примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать.

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:

1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).
2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).
3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).
4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.
5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.
6. Командировочные удостоверения.
7. Нормы расхода материалов.
8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
10. Письма гарантийные.
11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).
12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.
13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).
14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).
15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).
16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений.
18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.
19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.) ⁸.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы:

• перечень печатей, используемых в организации;
• места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
• порядок пользования печатями.⁹

Реквизит 26 – отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.¹

Например:

Верно

Инспектор службы кадров       Левченко          Т.С. Левченко

06.04.2009

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.²

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).³

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).⁴

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).⁵ Не следует путать делопроизводственное заверение копий документов и выписок из них с нотариальным заверением (устав, свидетельство о регистрации, доверенность, лицензия и др.). ⁶

Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена на рисунке 1.


 

Рис. 1.
Расположение реквизита "Отметка о заверении копии"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа

Реквизит 27 – отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.¹

Например:

В.А. Жуков

924 45 67

Информация доступна только для зарегистрированных пользователей.

Рис. 1. Пример оформления реквизита "Отметка об исполнителе"

Реквизит "Отметка об исполнителе" оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена на рисунке 2.

 

Рис. 2.
Расположение реквизита "Отметка об исполнителе" 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа

Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.¹

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.²

Например:

Отправлен факс от 09.04.2009 № 12

В дело № 05-10

Личная подпись

Дата

Информация доступна только для зарегистрированных пользователей.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита
"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена на рисунке 2.



Рис. 2.
Расположение реквизита "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа

Реквизит 29 – отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).¹

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.²

Информация доступна только для зарегистрированных пользователей.

Рис. 1. Пример оформления реквизита
"Отметка о поступлении документа в организацию"

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. Схема расположения реквизита "Отметка о поступлении документа в организацию" приведена на рисунке 2.


 

Рис. 2.
Расположение реквизита "Отметка о поступлении документа в организацию"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа

электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.¹

Информация доступна только для зарегистрированных пользователей.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Идентификатор электронной копии документа"

Схема расположение реквизита "Идентификатор электронной копии документа" приведена на рисунке 2.



Рис. 2.
Расположение реквизита "Идентификатор электронной копии документа" 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа