ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Социально-гуманитарный факультет
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»
Тема: «Объём документооборота учреждения. Учёт количества документов в организации. Этапы движения исходящих документов в организации»
Специальность: 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления»
выполнила:

студентка группы ГЗДУ 3-1

Калакцузова Кристина Сергеевна

номер зачётной книжки 073799
проверила:

кандидат экономических наук, доцент

Ватолина М.В.
Ростов-на-Дону

2009г.
Содержание
Введение                                                                                                             3                                                                                         
1.         Объём документооборота учреждения. Учёт количества документов в организации.                                                                                                     4

2.         Этапы движения исходящих документов в организации.                        7               

3.         Положение о службе документационного обеспечения управления ЗАО «Техком».                                                                                                       10

Заключение                                                                                                           18

                                                                                               

Список используемой литературы                                                                     19                                                        
Приложение                                                                                                          20
Введение
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения,  хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или  поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
Объём документооборота учреждения. учёт количества документов в организации.
Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. Одна из важнейших функций организации работы с документами -функция учета документов.

Объем документооборота — основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени

Службой документационного обеспечения организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов. Анализ документооборота может показать общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течение года и другую интересующую статистику.

Для того чтобы эта работа приносила действительную отдачу, ее следует положить в основу планирования различных мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения и прогнозирования эффективности проведения этих мероприятий. Такой подход предопределяет некоторое усложнение параметров, по которым возможен учет количества документов, и ставит методику проведения подсчета в зависимость от его целей, но дает, в конечном счете, возможность многократного подведения итогов по каждому из параметров.

Количество размноженных документов и их тиражи служат основными исходными данными при определении оптимальной технической оснащенности и технологии работы копировально-множительной службы.

Объемы выполняемых машинописных работ при сопоставлении с типовыми нормами времени на машинописные работы позволяют определить необходимое количество технического персонала.

Показатели количества документов различных сроков хранения позволяют более точно прогнозировать работу ведомственного архива, необходимость и целесообразность проведения работ по микрофильмированию документов.

Объем документооборота — основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.

Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени. За единицу подсчета принимается как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения). Для упрощения подсчета рекомендуется документ, размноженный в 10 экземплярах, учитывать как десять документов.

Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в организациях следует проводить один раз в год специально выделенной группой сотрудников под руководством службы документации. Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении табеля документов организации. При этом:

·        подсчет количества документов производится в местах их регистрации по регистрационным формам;

·        нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;

·        количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрализации машинописных работ;

·        подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;

·        если в организации применяются унифицированные формы и составлен табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тиража их размножения. Одновременно уточняется правильность установления в табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;

·        самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;

также самостоятельно, по учетным карточкам и журналам, следует учитывать и документы на машинных носителях, документы на микрофильмах на правах подлинников, объем научно-справочного аппарата службы документационного обеспечения.

Учет количества документов организации в соответствии с выбранной методикой может проводиться единовременно, периодически, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы документационного обеспечения. показателям и предоставляются руководству организации. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.
Этапы движения исходящих документов в организации.

 Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Движение исходящих документов включает следующие этапы:

1.      Подготовка исполнителем проекта документа.

2.      Согласование (визирование) проекта документа.

3.      Доработка проекта документа по замечаниям.

4.      Повторное визирование документа.

5.      Подписание документа руководителем.

6.      Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7.      Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8.      Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.
Этапы обработки исходящих документов:

1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.

3. После подписания руководителем документ регисрируется секретарем или в канцелярии.

4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело.

Положение о службе документационного обеспечения управления ЗАО «Техком»

ЗАО «Техком» ПОЛОЖЕНИЕ 23.10.2008 №28 г.Пятигорск о службе документационного обеспечения управления

УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Техком» Гаврилов     И.Д.Гаврило 23.10.2009

1.Общие положения

1.1. Служба документационного обеспечения управленияявляется самостоятельным структурным подразделением, подчинённым непосредственно директору ЗАО «Техком».

1.2 Служба документационного обеспечения управленияв своей деятельности руководствуется законодательными и иными   нормативно-правовыми актами государственной власти и управления РФ и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и ЗАО «Техком», ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями, разработанными в ЗАО «Техком» и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления настоящим положением. Деятельность работников канцелярии регламентируется должностными инструкциями.

1.3. Службу документационного обеспечения управлениявозглавляет заведующий Службой документационного обеспечения управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора ЗАО «Техком».

1.4. На должность заведующего службой документационного обеспечения управленияназначается лицо, имеющее высшее      проффесиональное образование и стаж работы в службах ДОУ не менее двух лет.

1.5. В структуру службы документационного обеспечения управлениявходят:

       а) подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с

           документами и внедрению технических средств;

       б) рассмотрению писем (жалоб);

       в) секретариат;

       г) экспедиция;

       д) машинописное бюро;

       е) копировально-множительное бюро;

       ж) архив.

1.6. Служба документационного обеспечения управленияимеет круглую печать с обозначением своего наименования.
         2. Цели и задачи
службы документационного обеспечения управления

2.1.   Основной целью службы документационного обеспечения управленияявляется организация, руководство, контроль, и реализация работ по документационному обеспечениб управления. Исходя из целей, служба документационного обеспечения управлениярешает следующие задачи:

2.1.1. По­сто­ян­ное со­вер­шен­ст­во­ва­ние форм и ме­то­дов ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми.

2.1.2. Обес­пе­че­ние еди­но­го по­ряд­ка до­ку­мен­ти­ро­ва­ния, ор­га­ни­за­ции ра­бо­ты с до­ку­мен­та­ми, по­строе­ния по­ис­ко­вых сис­тем, кон­тро­ля ис­пол­не­ния и под­го­тов­ки до­ку­мен­тов к пе­ре­да­че в ар­хив в со­от­вет­ст­вии с дей­ст­вую­щи­ми нор­ма­ти­ва­ми.

2.1.3. Со­кра­ще­ние до­ку­мен­то­обо­ро­та, уни­фи­ка­ция форм до­ку­мен­тов.

2.1.4. Раз­ра­бот­ка и вне­дре­ние нор­ма­тив­ных и ме­то­ди­че­ских до­ку­мен­тов по со­вер­шен­ст­во­ва­нию до­ку­мен­та­ци­он­но­го обес­пе­че­ния ор­га­ни­за­ции.

2.1.5. Организация повышения квалификации работников службы документационного обеспечения управления.
        3. Функции  службы документационного обеспечения управления

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба документационного обеспечения управленияосуществляет следующие функции:

3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм     документов организации, внесение в них изменений;

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учётно–справочной работы по документам;

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

3.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования струк турными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

3.1.11. Организация работы архива в соответствии с  Положением о государственном  архивном фонде РФ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями ФАС РФ;

3.1.12. Повышение квалификации работников службы документационного обеспечения управления и архивов, проведение  совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы документационного обеспечения управления;

3.1.13. Организация рабочих мест, АРМ, совершенствование условий труда сотрудников.
        4. Права и ответственность службы документационного обеспечения управления

4.1. Служба документационного обеспечения управленияимеет право:

4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы канцелярии;

4.1.4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях канцелярии и должностные инструкции работникам;

4.1.10. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников канцелярии, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2.    Канцелярия обязана:

4.1.2. Своевременно обеспечивать руководство ЗАО «Техком» информацией необходимой для принятия управленческих решений;

4.2.2. Вносить изменения в локальные нормативные акты по вопросам документационного обеспечения при изменении общегосударственных нормативных актов;

4.2.3. Совершенствовать работу с документами на основе применения автоматизированных информационных технологий.

       
        5. Ответственность службы документационного обеспечения управления

Служба документационного обеспечения управлениянесёт ответственность за:

5.1.  Не обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

5.2.  Не выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников канцелярии;

5.3. Не использование предоставленных прав;

5.4. Не соблюдение трудовой и производственной дисциплины;

5.5. Несвоевременное и некачественное предоставление информации руководству;

5.6. Разглашение коммерческой тайны;
        6. Взаимоотношения службы документационного обеспечения управления с другими структурными           подразделениями

Служба документационного обеспечения управлениявзаимодейсивует:

6.1. Со структурными подразделениями организации — по вопросам документационного обеспечения управления;

  6.2. С юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

6.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно–исследовательскими организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров канцелярии и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

6.4. Со службами хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников канцелярии;

6.5. С вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ЭВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований ГСДОУ и стандартов.
        7. Организация работы

7.1. Работники службыдокументационного обеспечения управления работают по гибкому графику ,утверждённому директором ЗАО «Техком».

7.2. Работники службыдокументационного обеспечения управления имеют 8 часовой рабочий день.

7.3. Реорганизация службыдокументационного обеспечения управления изменения её структуры, штата и штатной численности осуществляется на основании приказов директора ЗАО «Техком»;

7.4.  Изменения в настоящее Положение вносятся приказом директора ЗАО «Техком».
        8. Оценка работы

8.1. Оценка эффективности работы службы документационного обеспечения управления, как структурного подразделения производится путём анализа объёма документооборота и времени прохождения документов организации.

8.2. Оценка эффективности сотрудников службы документационного обеспечения управления осуществляется на основе критериев, установленных   в Положении  об аттестации работников организации.
Заведующий канцелярией                          Семенова                        Семенова Н.И.

Начальник отдела кадров Юдина        Юдина О.Н.                      21.10.2008

Юрисконсульт Прохоров                      Прохоров С.К.                                         21.10.2008

С положением ознакомлены:

должности работников                               Личные подписи              Расшифровка подписи

канцелярии                                                   24.10.2008                                        
В дело № 01-07                                             Иванова                            Иванова С.А.

                                                                                                                   27.10.2008

Заключение

Движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.

В настоящее  время  наличие  успешно  действующей  системы  автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и  его руководства.  Это  означает  полную  управляемость  подчинённых  руководству аппарата,   их   компетентность,   солидарность  и   дисциплинированность.

Оперативность и надежность управления документооборота  связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.
Список используемой литературы

1.     Ватолина М.В. Делопроизводство в вопросах и ответах. М., 2010

2.     Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. М., 2003.

3.     Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2001.

4.     Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. М., 1997.

5.     ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

6.     Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

7.     Колесник Е.Н., Кузнецова Е.В. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления (в 3-х книгах). - УрАГС: Екатеринбург, 2002.

8.     Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М., 1999.

9.     Организация работы с документами: Учебник / В.А.Кудрявцев и др. М., 1998.

10. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: Утверждена распоряжением правительства РФ от 24.06.92. 11118-Р. М., 1994.
Приложение 1

Приложение 2

Схема работы с исходящими документами