Реферат Архив, его основные виды и функции
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Реферат:
«Архив, его основные виды и функции».
План:
Определение понятия «архив». Основные виды архивов.
Задачи архивов.
Функции архивов.
Заключение.
Список литературы.
Определение понятия «архив». Основные виды архивов.
Прежде всего, необходимо дать определение самому понятию «архив».
Итак, архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
В законе Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277-XII. О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь определение понятия «архив» звучит следующим образом: «архив – это совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов». Архивное дело, в свою очередь, - это деятельность по комплектованию архивов, организации хранения, учета и использования архивных документов.
Необходимо также дать определение понятию «архивный документ». Согласно всё тому же закону РБ от 6 октября 1994 г. № 3277-XII. Архивный документ – это документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для государства и общества независимо от вида носителя информации, а равно имеющий историческую, научную, художественную, культурную ценность для собственника. Обеспечение хранения документов такого рода и есть главная задача любого архива.
Итак, теперь непосредственно о самих архивах, их видах и основных функциях.
Существуют определённые виды архивов.
В Республике Беларусь основными видами архивов являются государственные, ведомственные (межведомственные) архивы и архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.
В свою очередь Государственными архивами в Республике Беларусь являются республиканские, областные, зональные, районные и городские архивы.
Республиканские архивы создаются по решению республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству, а областные, зональные, городские и районные архивы – соответствующими местными исполнительными и распорядительными органами по согласованию с республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.
Основными функциями государственных архивов являются прием и постоянное хранение архивных документов государственных органов, государственных предприятий, учреждений, организаций, а также архивов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь в порядке, установленном настоящим Законом.
Республиканские государственные архивы являются республиканскими научно-методическими и научно-исследовательскими центрами по работе с документами Национального архивного фонда Республики Беларусь, областные архивы – научно-методическими центрами.
Ведомственными (межведомственными) архивами являются архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций, осуществляющие прием и хранение документов этих государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций в течение периода времени, установленного настоящим Законом.
К архивам негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь относятся:
частные архивы физических лиц – комплексы архивных документов, созданные лицом, семьей, родом либо приобретенные ими на законных основаниях и находящиеся в их собственности, а также комплексы архивных документов, созданные на предприятиях торговли и обслуживания, объектах культуры и искусства, находящихся в частной собственности физических лиц, и зарегистрированные в установленном порядке республиканскими органами Государственной архивной службы Республики Беларусь; архивы юридических лиц негосударственной формы собственности, а также религиозных организаций, архивные документы которых созданы после отделения церкви от государства.
Задачи архивов.
Основными задачами архивных учреждений являются:
- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
- обеспечение сохранности и ведение учета документов;
- обеспечение использования документов;
- подготовка и передача документов Национального архивного фонда
Республики Беларусь на государственное хранение;
- осуществление методического руководства и проверок состояния
организации документов в делопроизводстве организации, а также
архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в
подведомственных организациях.
Для решения стоящих перед ними задач архив выполняет ряд функций. Основные функции архива соответствуют основным направлениям его работы.
Функции архивов.
- Архив составляет и ежегодно уточняет список организаций - источников комплектования.
- Принимает на хранение документы структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.
- Проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь по проведению экспертизы
ценности документов, находящихся в структурных подразделениях;
участвует в работе Центральной экспертной комиссии или экспертной комиссии организации.
- Проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве организации и подведомственных организаций установленным требованиям. Проверяет работу архивов подведомственных
организаций.
- Осуществляет фондирование документов и дел.
- Ведет комплекс учетных документов.
- Составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам.
- Создает страховой фонд копий документов архива (на фотоматериалах, лазерных дисках или др. специальных носителях).
- Контролирует условия хранения документов, проверяет наличие и сохранность документов и дел.
- Представляет в соответствующее учреждение государственной архивной службы сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.
- Выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное пользование, обеспечивает работу исследователей.
Работа архивных учреждений сводится не только к обеспечению хранения ценных документов. Согласно Закону РБ 6 октября 1994 г. граждане Республики имеют право на получение доступа к необходимым им документам.
Осуществляется это следующим образом:
- выдачи справок;
- выдачи копий;
- выдачи выписок из документов;
Также создаются и электронные информационные ресурсы на базе архивной информации, и предоставляется доступ к ним.
Заключение.
Таким образом, архив - это весьма необходимое учреждение, главной целью которого является сохранение, учёт и использование различных документов, каждый из которых несёт в себе определённую историческую ценность.
Также, посредством архивов, практически каждый желающий гражданин нашего государства, может узнать необходимую ему информацию, «прикоснуться к истории».
Список используемой литературы.
1. http://delpro.narod.ru/vidarh.html
2. http://pravo.levonevsky.org/bazaby/org150/basic/text0026.htm
3. http://www.spravka-jurist.com/base/part-qz/tx_wszgza.htm
