Реферат Деловое общение 14
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Министерство образования и науки РФ ГОУ ВПО
Башкирская Академия Комплексной Безопасности Предпринимательства при БашГУ
Кафедра: гуманитарных дисциплин
Реферат
на тему:
Деловое общение
Уфа
Содержание:
Введение ……………………………………………………………………......... 3
1. Виды делового общения …………………………………………….……. 4-5
2. Влияние личностных качеств на общение ……………………….….… 6-8
3. Роль одежды в деловом общении ………………………………...…... 9-10
4. Диалоговое общение ……………………………………………..……...11-13
5. Общение по телефону …………………………………………...…….. 14-15
6. Деловые беседы и переговоры. Общие положения ………………….. 16
7. Деловой завтрак, обед, ужин ……………………………………..…… 17-19
Заключение ……………………………………………………………....……... 20
Список литературы ……………………………………………………..……… 21
Введение
Актуальность: тема делового общения, я считаю, очень актуальна в наше время. Это обусловлено тем, что в настоящее время существует потребность в подготовке специалистов высокого профессионального уровня, способных общаться с деловыми партнерами, понимать психологию другого человека, интересы иной организации. Общение с людьми – это наука и искусство.
Цели и задачи: цель работы заключается в исследовании делового общения. Поставленная цель решается посредством следующих задач:
- проанализировать виды делового общения.
- охарактеризовать влияние личностных качеств на общение.
- рассмотреть роль одежды в деловом общении.
- рассказать о правильном диалоговом общении, общении по телефону, о деловом завтраке, обеде, ужине.
Методы: о деловом общении можно узнать из книг и учебников по этике, психологии и русскому языку.
Общая характеристика литературы: использование лекций по психологии делового общения, различных учебных пособий о деловом общении.
1. Виды делового общения
По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение.
Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические.
К монологическим видам относятся:
. Приветственная речь;
. Торговая речь (реклама);
. Информационная речь;
. Доклад (на заседании, собрании).
Диалогические виды:
. Деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.
. Деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.
. Переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения по какому - либо вопросу.
. Интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.
. Дискуссия;
. Совещание (собрание);
. Пресс-конференция.
. Контактный деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог.
. Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.
В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.
Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.
Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.
По содержанию общение может быть разделено на:
. Материальное - обмен предметами и продуктами деятельности;
. Когнитивное - обмен знаниями;
. Мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;
. Деятельностное - обмен действиями, операциями, умениями, навыками.
По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:
. Непосредственное - осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;
. Опосредованное - связанное с использованием специальных средств и орудий;
. Прямое - предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;
. Косвенное - осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.
2. Влияние личностных качеств на общение
Личность обладает индивидуальными чертами и качествами - интеллектуальными, нравственными, эмоциональными, волевыми, формирующимися под воздействием общества в целом, а также в процессе семейной, трудовой, общественной, культурной жизнедеятельности человека. В общении большое значение приобретает знание и учет наиболее типичных черт поведения людей, свойств их характера и моральных качеств. Деловое общение должно строиться на основе таких моральных качеств личности и категорий этики, как честность, правдивость, скромность, великодушие, долг, совесть, достоинство, честь, придающих деловым отношениям нравственный характер.
На характер общения оказывает влияние темперамент его участников.
Традиционно выделяют четыре типа темперамента: сангвинический, флегматический, холерический, меланхолический.
Сангвиник жизнерадостен, энергичен, инициативен, восприимчив к новому, быстро сходится с людьми. Легко контролирует свои эмоции и переключается с одного вида деятельности на другой.
Флегматик уравновешен, медлителен, тяжело приспосабливается к новым видам деятельности и новой обстановке. Долго обдумывает новое дело, но начав его выполнение, обычно доводит до конца. Настроение, как правило, ровное, спокойное.
Холерик активен, предприимчив, отличается большой работоспособностью, упорством в преодолении трудностей, однако подвержен резким сменам настроения, эмоциональным срывам, депрессии. В общении бывает резок, несдержан в выражениях.
Меланхолик впечатлителен, повышенно эмоционален, при этом больше подвержен отрицательным эмоциям. В сложных ситуациях склонен проявлять растерянность, терять самообладание. Мало предрасположен к активному общению. В благоприятной обстановке может хорошо справляться со своими обязанностями.
Швейцарский психолог Карл Юнг разделил личности на экстравертов и интровертов. Согласно его классификации, экстраверты характеризуются ослабленным вниманием к своему внутреннему миру и ориентацией на внешнюю среду. Они общительны, коммуникабельны, инициативны и легко адаптируются к различным условиям. Интроверты, наоборот, ориентированы на свой внутренний мир и склонны к самоанализу, замкнутости.
Такие типы темперамента, безусловно, редко встречаются в чистом виде.
Для более подробной классификации личностных качеств применяется метод Майерс-Бриггс, названный в честь его создателей Изабель Майерс-Бриггс и ее матери и построенный на теории Карла Юнга. Тип людей по этому методу определяется путем выбора черт человека из каждой пары доминантных черт по четырем категориям. Приведем их полностью в изложении Джона Честары1.
"1. Экстраверты (E) направляют свою энергию на внешний мир. Они говорят и действуют.
Интроверты (I), наоборот, любят подумать прежде, чем что- то предпринять. Они предпочитают работу, которая требует спокойной умственной активности.
1Джон Честара. Деловой этикет. - М., 1997, 90-91.
2. Сенситивы (S) - это люди, которые активно используют свои органы чувств для сбора информации. Они реалисты и прекрасно ориентируются в деталях и подробностях этого мира.
Интуитивы (N), наоборот, видят глубокий смысл и широкие возможности развертывания той или иной ситуации, по-скольку они оценивают мир с помощью своего воображения.
3. Логики (T) делают рациональные, логические выводы. Они легко могут выявить, что правильно и что неправильно. Они анализируют.
Эмоционалы (F), наоборот, принимают решения на основе своих чувств (а эти чувства, в свою очередь, базируются на системе их ценностей). Они являются тактичными, сострадательными и склонными к благотворительности, отличаются дипломатичностью.
4. Рационалы (J) ведут упорядоченную организованную жизнь, и чем больше событий в жизни они могут контролировать, тем для них лучше.
Иррационалы (P), наоборот, отличаются спонтанными реакциями, приветствуют новый опыт."
Развитием этой теории типов можно считать предложенную калифорнийским психологом Дэвидом Кирси классификацию людей по четырем типам темперамента: NF - романтический, мягкий; NT - любопытный, логический; SJ - организованный, ответственный; SP - играющий, свободный.
Наиболее распространенной формой делового общения является диалоговое общение, т.е. такое речевое общение, при котором наиболее полно проявляются моральные качества личности и черты характера, по которым тот или иной индивид соотносится с определенным типом темперамента.
3. Роль одежды в деловом общении
Роль одежды в деловом общении очень значительна. Одежда несет многомерную информацию о своем обладателе:
- о его экономических возможностях;
- об эстетическом вкусе;
- о принадлежности к определенной социальной группе, профессии;
- об отношении к окружающим людям;
Психологически значимо:
- умение подобрать одежду;
- умение ее носить;
- умение пользоваться разнообразными аксессуарами.
Существуют рекомендации в отношении одежды.
МУЖЧИНЫ.
Рубашка должна быть светлее костюма, а галстук темнее рубашки.
Галстук в завязанном виде достает пряжку ремня, не слишком яркий и броский.
Ширина галстука должна гармонировать с шириной лацкана пиджака.
Воротник рубашки - без морщинок и складочек, манжет ниже запястья, на 1см высовывается из-под рукава пиджака.
Белые и однотонные рубашки – свидетельство вашего вкуса и авторитета; хороши также пастельные тона, но чем бледнее тем лучше. Не носите в деловой обстановке; красную, серую, желтую, зеленую рубашку, с коротким рукавом.
Наиболее распространенный костюм – темно-синий или темно- серый в тонкую полосочку. Для каждого дня не рекомендуется черный костюм.
ЖЕНЩИНЫ.
Самое авторитетное деловое платье – серое в мелкую полоску (рукав длинный).
Лучшие цвета – темно-синий, ржаво-коричневый, темно-коричневый, серый в разных оттенках. Наименее подходящие цвета: оранжевый, зеленый, желтый, нежно-голубой, бледно-розовый.
Предпочтительна однотонная ткань, а также разные варианты полосок и клеток. Нежелательны рисунки цветов, парусников, абстрактные рисунки.
Придает авторитетность платье с жакетом в тон.
Не надевают в деловой обстановке босоножки. Предпочтительны туфли- лодочки темного цвета с каблуками не более
Обязательны чулки натурального цвета.
В целом мужчина должен выглядеть солидным и уверенным в себе, деловым и привлекательным, внушающим доверие, не без претензий на изящество и элегантность.
А деловая женщина не должна позволять индустрии мод целиком определять выбор своей одежды и позволять своему социальному происхождению влиять на манеру одеваться.
Что касается аксессуаров, то само это слово подразумевает нечто второстепенное. Но часто именно второстепенные предметы создают весь облик делового человека.
При использовании аксессуаров необходимо чувство меры. В деловой обстановке женщина носит не более двух предметов, а у мужчин чем меньше украшений, тем лучше. Ремень может быть любым, но без вычурных пряжек. Бумажник, ручка, часы, зажигалка должны находиться в соответствии между собой по цене.
4. Диалоговое общение
Деловая беседа, как правило, состоит из следующих этапов: ознакомление с решаемым вопросом и его изложение; уточнение влияющих на выбор решения факторов; выбор решения; принятие решения и доведение его до собеседника. Залог успеха деловой беседы - компетентность, тактичность и доброжелательность ее участников.
Важным элементом как деловой, так и светской беседы является умение слушать собеседника. "Общение - это улица с двусторонним движением. Чтобы общаться, мы должны выражать наши идеи, наши мысли и наши чувства тем, с кем мы вступаем в общение, но мы должны позволить нашим собеседникам также выразить свои идеи, мысли и чувства"1.
Регламентаторами беседы являются вопросы. Для уяснения проблемы целесообразно задавать вопросы открытого типа: что? где? когда? как? зачем? - на которые невозможно ответить "да" или "нет", а требуется развернутый ответ с изложением необходимых деталей. Если возникает необходимость конкретизировать беседу и сузить тему обсуждения, то задают вопросы закрытого типа: должен ли? был ли? имеется ли? будет ли? Такие вопросы предполагают односложный ответ.
Существуют определенные общие правила, которых целесообразно придерживаться при ведении бесед в деловой и неформальной обстановке.
Среди них можно выделить следующие наиболее важные2.
1Джон Честара. Деловой этикет. - М., 1997, 194.
2Сухарев В.А. Быть деловым человеком. - Симферополь, 1996, 194-195.
· Говорить нужно так, чтобы каждый участник беседы имел возможность легко вступить в разговор и высказать свое мнение.
· Недопустимо нападать с горячностью и нетерпением на чужую точку зрения.
· Высказывая свое мнение, нельзя отстаивать его, горячась и повышая голос: спокойствие и твердость в интонациях действуют более убедительно.
· Изящество в разговоре достигается через ясность, точность и сжатость высказываемых доводов и соображений. Во время беседы необходимо сохранять самообладание, хорошее расположение духа и благожелательность.
· Серьезная полемика, даже при уверенности в своей правоте, негативно сказывается на взаимополезных контактах и деловых отношениях.
· Необходимо помнить, что за спором идет ссора, за ссорой - вражда, за враждой - проигрыш обеих противостоящих сторон.
· Ни при каких обстоятельствах нельзя перебивать говорящего. Лишь в крайних случаях можно сделать замечание со всевозможными формами вежливости.
· Воспитанный человек, прервав беседу, когда в комнату вошел новый посетитель, не продолжит разговор, прежде чем не ознакомит вкратце пришедшего с тем, что было сказано до его прихода.
· Недопустимо в беседах злословить или поддерживать злословие в адрес отсутствующих.
· Нельзя вступать в обсуждение вопросов, о которых нет достаточно ясного представления.
· Упоминая в беседе третьих лиц, необходимо называть их по имени- отчеству, а не по фамилии. Женщина никогда не должна называть мужчин по фамилии.
· Необходимо строго следить за тем, чтобы не допускать бестактных высказываний (критика религиозных воззрений, национальных особенностей и т.п.).
· Считается неучтивым заставлять собеседника повторять сказанное под тем предлогом, что вы не расслышали каких-то деталей.
· Если другой человек заговорит одновременно с вами, предоставьте право сначала высказаться ему.
· И последнее, образованного и воспитанного человека узнают по скромности. Он избегает хвастать своими знаниями и знакомствами с людьми, занимающими высокое положение.
5. Общение по телефону
Главные требования культуры общения по телефону – краткость (лаконичность), четкость и ясность не только в мыслях, но и в их изложении. Разговор должен проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций1.
Телефон налагает на того, кто им пользуется, и ряд иных требований. Ваш собеседник не может оценить ни во что вы одеты, ни выражения вашего лица, ни интерьера помещения, где вы находитесь, ни других невербальных аспектов, которые помогают судить о характере общения. Однако есть невербальные стимулы, которыми можно манипулировать в общении по телефону, к ним относятся: момент, выбранный для паузы и ее продолжительность; молчание; интонация, выражающая энтузиазм и согласие или обратные реакции. Много значит, как быстро человек снимает трубку - это позволяет судить о том насколько он занят, до какой степени заинтересован, чтобы ему позвонили.
Джен Ягер выделяет такие наиболее важные принципы этики общения по телефону:
1. Если там, куда вы звоните, вас не знают, уместно со стороны секретаря попросить вас представиться и узнать, по какому вопросу вы звоните. Назовите себя и кратко изложите причину звонка.
2. Нарушением норм делового этикета считается выдавать себя за личного друга того, кому вы звоните, только для того, чтобы вас скорее с ним соединили.
1Першин Г.В., Альбов А.С., Левтов В.Е. Телефонный разговор с иностранным партнером. Справочное пособие для успешного делового общения. - С. -Петербург, 1996, 10.
3. Грубейшее нарушение - не перезвонить, когда вашего звонка ждут. Необходимо перезвонить при первой возможности.
4. Если вы звоните человеку, который просил вас позвонить, а его не оказалось на месте или он не может подойти, попросите передать, что вы звонили. Потом нужно позвонить еще раз, или сказать, когда и где вас можно будет легко найти.
5. Когда разговор предстоит длительный, назначьте его на такое время, когда можно быть уверенным, что у вашего собеседника достаточно времени на беседу.
6. Никогда не говорите с набитым ртом, не жуйте и не пейте во время разговора.
7. Если звонит телефон, а вы уже говорите в это время по другому аппарату, постарайтесь закончить первый разговор, а уж потом обстоятельно поговорить со вторым собеседником. Если можно, спросите у второго собеседника по какому номеру перезвонить и кого позвать.1
1Ягер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. - М., 1994, 49-51.
6. Деловые беседы и переговоры. Общие положения
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии переговорных процессов занимаются не только отдельные исследователи, но и специальные центры, а методика ведения переговоров включается в программы подготовки специалистов различных профилей.
Деловые беседы и переговоры осуществляется в вербальной форме (англ. verbal - словесный, устный). Это требует от участников общения не только грамотности, но и следования этике речевого общения. Кроме того, важную роль играет, какими жестами, мимикой мы сопровождаем речью (невербальное общение). Особую важность знание невербальных аспектов общения приобретает при ведении переговорных процессов с иностранными партнерами, представляющими иные культуры и религии.
7. Деловой завтрак, обед, ужин
Достаточно часто деловые беседы проходят в неформальной обстановке (кафе, ресторане). Это требует умения сочетать решение деловых вопросов с трапезой. Обычно выделяют деловой завтрак, обед, ужин. Их объединяют некоторые общие принципы, применимые во всех трех случаях, в частности, общепринятые правила поведения за столом. Однако каждая из этих форм делового общения имеет и свои особенности.
Деловой завтрак - наиболее удобное время для встреч тех, кто напряженно работает в течение дня. Продолжительность - около 45 минут. Не рекомендуется для деловой встречи мужчины и женщины.
Деловой обед позволяет наладить хорошие отношения с партнерами, лучше познакомиться с клиентами. В полдень человек активнее и раскованней, чем в 7-8 часов утра. Продолжительность делового обеда строго не регламентируется и обычно составляет один-два часа, из которых до получаса занимает светский разговор, как правило, предваряющий деловую беседу.
Деловой ужин носит более официальный характер, чем завтрак или обед, и по степени регламентации приближается к приему. Это определяет тип приглашений (письменные, а не телефонные), особенности одежды (костюм темных тонов). Продолжительность делового ужина два часа и более.
При принятии решения организовать (принять приглашение на) деловой завтрак, обед или ужин необходимо обдумать свои задачи и уяснить, будет ли более непринужденная атмосфера застолья способствовать их решению. Может быть, эти вопросы легче решить в учреждении или по телефону.
Каждая встреча, связанная с застольем, может отнять от одного до трех часов, а относиться к своему и чужому времени нужно крайне уважительно.
Место встречи. При выборе места встречи необходимо проявить воспитанность и такт. Когда вы заинтересованы в беседе, можно подчеркнуть свое уважение к человеку, назначив место встречи поближе к месту его работы. Уровень ресторана должен соответствовать положению, которое занимают приглашенные вами люди.
Организация. Необходимо строго соблюдать заранее согласованные договоренности о месте, времени и составе участников встречи (кто, где и когда будет встречаться). Только при настоятельной необходимости можно вносить изменения в заранее утвержденный план. Так, если вы намерены встретиться с кем-то с глазу на глаз за завтраком, а приглашенный звонит вам и объявляет, что он намерен явиться со своим секретарем и кем-то еще, вы должны решить, отвечает ли встреча в подобном составе вашим интересам и стоит ли ее действительно проводить.
Рассадка за столом. Если сделан предварительный заказ, хороший тон предписывает дождаться, пока соберутся все приглашенные и лишь тогда усаживаться за стол. Если вам надо будет разложить бумаги, а вы встречаетесь лишь с одним человеком, предпочтительнее сесть за столик на четверых, а не на двоих. В этом случае будут веские причины предложить человеку сесть справа от вас, а не напротив.
Оплата. Оплатить счет должен либо тот, кто первым предложил встретиться, либо занимающий более высокое положение. Если ситуация может быть превратно истолкована как попытка завоевать чье-то особое расположение, следует предложить, чтобы каждый платил за себя. Это особо актуально для представителей средств массовой информации и государственных служащих всех уровней: завтрак журналиста или чиновника за чужой счет могут счесть попыткой повлиять на прессу или проявлением коррумпированности органов государственной власти. Однако наиболее общим подходом все же будет такой - пригласивший берет все расходы на себя.
Благодарность. После делового завтрака, обеда или ужина принято, по меньшей мере, поблагодарить пригласившего. Более уместной, однако, будет благодарственная записка, хотя этим элементом в деловых отношениях часто пренебрегают. 1
1Ягер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. - М., 1994, 160-168.
Заключение
В деловом общении учитываются все факторы произведения положительного впечатления на собеседника:
- его речь
- манера одеваться
- воспитание
- профессиональные навыки
- умение объяснить
- коммуникабельность
- тактичность
- эрудиция, эти и многие другие.
Деловое общение будет эффективным, если соблюдаются правила и нормы служебного этикета, что в свою очередь ведет к созданию позитивного имиджа.
В деловом общении важно уметь всё:
- вести переговоры
- отвечать на телефонные звонки
- беседовать с посетителями или деловыми партнёрами
Исходя из всего вышесказанного мы можем сделать вывод, что овладение навыками делового общения является необходимым для будущих деловых людей: менеджеров, экономистов и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Поэтому я считаю, что нам всем еще предстоит многому научиться, чтобы в будущем не теряться в нашей профессиональной деятельности.
Список литературы:
1. Честара Дж. Деловой этикет. - М., 1997.
2. Проведение деловых бесед и переговоров. Как добиться своей цели. - Воронеж, 1991.
3. Дебольский М. Психология делового общения. - М., 1992.
4. Карнеги Д. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей. - Киев, 1989.
5. Першин Г.В., Альбов А.С., Левтов В.Е. Телефонный разговор с иностранным партнером. Справочное пособие для успешного делового общения. - С. -Петербург, 1996.
6. Сухарев В.А. Быть деловым человеком. - Симферополь, 1996.
7. Волгин Б. Деловые совещания. - М., 1991.
8. Ягер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. - М., 1994
9. Браим И.Н. Этика делового общения. - Минск, 1996.
