Министерство образования и науки Российской Федерации

 Государственное учреждение высшего профессионального образования

Казанский Государственный Технический Университет им. А. Н. Туполева

Институт социальных технологий

Кафедра истории и связей с общественностью
Контрольная работа
 
Содержание

I. Характеристика и функции отдела по связям с общественностью на ОАО «Альметьевский трубный завод»………………………………………….3

1.1 Общая характеристика предприятия………………………………….3

1.2 Отдел по связям общественностью в системе PR – деятельности предприятия……………………………………………………………………….7

II. Основные направления совершенствования работы отдела по связям с общественностью на ОАО «Альметьевский трубный завод»: проблемы и пути развития………………………………………………………17

Заключение………………………………………………………………..27

Cписок использованной литературы…………………………………….29




I
. Характеристика и функции отдела по связям с общественностью на ОАО «Альметьевский трубный завод»
1.1 Общая характеристика предприятия

ОАО «Альметьевский трубный завод» - одно из крупнейших специализированных предприятий России по производству стальных, нержавеющих и чугунных труб. Завод был основан в 1966 в городе Альметьевск.

В 2002 году завод вошёл в состав ЗАО «Объединённая металлургическая компания» (ЗАО «ОМК») г. Москва. ЗАО «ОМК» объединяет около 20 предприятий, среди которых: ОАО «Выксунский металлургический завод», ОАО «Альметьевский трубный завод», Чусовской и Щелковский металлургические заводы, «Губахинский Кокс» и ряд других организаций. Трубная металлургическая компания является крупнейшим российским производителем труб и входит в тройку лидеров мирового трубного бизнеса.

Сейчас ОАО «Альметьевский трубный завод» выпускает все виды труб нефтяного сортамента: бурильные, обсадные, насосно-компрессорные, коррозионно-стойкие, а также бесшовные горячекатаные и холоднодеформированные трубы, в том числе для котлов высокого давления, нержавеющие и свертно-паяные трубы.

Продукция завода находит применение во многих отраслях - нефтегазодобыче, энергетике, машиностроении, ЖКХ. Часть продукции в виде передельной трубной заготовки идет для обеспечения предприятий, входящих в ЗАО «ОМК».

Качество продукции ОАО «Альметьевский трубный завод» и надежность заводской системы управления качеством подтверждены самыми авторитетными лицензиями и сертификатами качества: независимого германского сертификационного центра TUV, американского нефтяного института API, успешной сертификацией по международному стандарту ISO 9001.

Потребителями продукции  «Альметьевского трубного завода»  являются такие крупные российские и международные компании как Газпром, ТНК-BP, Сургутнефтегаз, Роснефть, ЛУКОЙЛ, Сибнефть, Башнефть, Татнефть, Белэнергомаш, Сибэнергомаш, АвтоВАЗагрегат и др.

Цель деятельности ОАО «Альметьевский трубный завод»  в области качества - выполнение требований заказчиков, обеспечение удовлетворение их потребностей и ожиданий и формирование у них доверия к продукции посредством строгого соблюдения установленных требований.

Для обеспечения цели управленческий персонал разрабатывает и внедряет четкие письменные инструкции в расчете на то, что каждый сотрудник будет работать в соответствии с этими инструкциями и выполнять свою работу правильно с первого раза. При обнаружении необходимости совершенствования действующих инструкций, принимаются все меры по доведению таких инструкций до приемлемого уровня.

В 2008 году финансовый результат предприятия составил 969,7 млн. рублей, отклонение от плана составило -1 727,4 млн. рублей (-64%). Основная причина - это рост в течение 2008 года на трубную заготовку сверх годового плана на 29,9 %, при этом рост на трубы сверх годового плана составил всего 15,8 %. Таким образом, за счет опережающего темпа роста цен на заготовку над трубами произошло снижение финансового результата на 1 558, 9 млн. рублей. Перерасход металла составил 168, 5 млн. рублей.

В основу технического развития ОАО «Альметьевский трубный завод» положен принцип постоянного совершенствования технологий и освоения производства новых видов продукции.

ОАО «Альметьевский трубный завод» - это крупное промышленное предприятие, поэтому оно несет ответственность перед обществом, в котором действует. Именно поэтому внедряются требования международных стандартов SA 8000:2001 «Социальная ответственность».

Социальная ответственность выражается в проведении разнообразных социальных программ внутренней и внешней направленности. К первым относятся развитие персонала, охрана здоровья и поддержание безопасных условий труда, природоохранная деятельность и ресурсосбережение, ко вторым - благотворительная деятельность, развитие местного сообщества, добросовестная деловая практика. Основу этой деятельности составляют многосторонние соглашения о социально-экономическом сотрудничестве, заключаемые с администрацией города.

Упрочить лидирующие позиции среди трубных заводов, действовать в интересах общества, потребителей, акционеров и самих работников, эффективно использовать механизмы, обеспечивающие социальное партнерство работников и работодателя - на решение этой стратегической задачи направлена кадровая политика «Альметьевского трубного завода». Ее реализации способствует построение целостной системы управления персоналом.

Высокий уровень репутации предприятия в городе и регионе, профессионализм руководителей, специалистов и рабочих, наличие собственного Центра подготовки и развития персонала и профессионального лицея являются конкурентными преимуществами ОАО «Альметьевский трубный завод»

Приоритетами кадровой политики являются:

·                     совершенствование системы обучения и служебного продвижения работников;

·                     формирование мотивационных механизмов;

·                     создание современных систем подбора и маркетинга персонала;

·                     поступательный рост оплаты труда, учитывающий личный вклад и профессионализм работника;

·                     повышение эффективности инвестиций в персонал через оптимизацию затрат на человеческие ресурсы и создание единого корпоративного пространства;

·                     реализация социальных программ, развитие социального партнерства.

На заводе большое внимание уделяется закреплению высококвалифицированных кадров: руководителей, специалистов и рабочих. На это нацелены Комплексная программа по работе с персоналом, программа «Молодежь», программа мониторинга эффективности вновь принятых работников предприятия, программа «Женщины».

На заводе применяются различные формы обучения. Успешно реализуются целевые программы развития персонала и программа «Подготовка резерва».

В июле 2006 года ОАО «Альметьевский трубный завод» награжден дипломом за победу во всероссийском отраслевом конкурсе в номинации «Развитие персонала».

По результатам Второго Всероссийского конкурса кадровая служба ОАО «Альметьевский трубный завод» признана победителем в номинации «Лучшая кадровая служба – 2006».

По результатам Всероссийского конкурса «Российская организация высокой социальной эффективности» в 2006 году ОАО «Альметьевский трубный завод» признан победителем в номинации «Развитие системы медицинского обеспечения работников».

На ОАО «Альметьевский трубный завод» большое внимание уделяется вопросам охраны труда и производственной безопасности. Предприятие делает все возможное, чтобы обеспечить своим сотрудникам безопасные и комфортные условия труда.

В рамках социальной и благотворительной деятельности в 2008 году Альметьевский трубный завод выделил деньги на строительство детского сада, также предприятие шефствует над Альметьевским Детским домом, над 3 школами и 2 детскими садами.

Таким образом, Альметьевский трубный завод (АТЗ) – одно из крупнейших специализированных предприятий России по производству стальных, нержавеющих и чугунных труб. АТЗ входит в состав ЗАО «ОМК», что позволяет удерживать высокие конкурентные позиции на внутреннем и мировом рынках. В основу технического развития положен принцип постоянного совершенствования технологии и освоения производства новых видов продукции. В соответствии с социальной политикой - это предприятие с высокой социальной ответственностью. Это отражается в деятельности завода по улучшению кадровой политики, большое внимание уделяется здоровью сотрудников (строительство и модернизация мед. оборудования, отдых в санаториях), охране труда и промышленной безопасности. Также предприятие ведет экологическую политику, направленную на защиту окружающей среды. ОАО «Альметьевский трубный завод» ведет активную благотворительную деятельность, например, шефство над Альметьевским детским домом, тремя школами и 2 детскими садами.
1.2 Отдел по связям общественностью в системе
PR
– деятельности предприятия
ОАО «Альметьевский трубный завод» - это крупное промышленное предприятие, поэтому для эффективного управления используется иерархический тип структуры управления – линейно–функциональная. В основе такой структуры лежит "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб ("шахта"), пронизывающая всю организацию сверху донизу. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Поэтому можно выделить следующие преимущества:

·                   четкая система взаимных связей функций и подразделений;

·                   четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

·                   ясно выраженная ответственность;

·                   быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Наряду с преимуществами такая структура имеет ряд недостатков:

·                     отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования; в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;

·                     тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;

·                     малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;

·                     критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом - разные;

·                     тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;

·                     большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;

·                     перегрузка управленцев верхнего уровня;

·                     повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

В соответствии с линейно-организационной структурой ОАО «Альметьевский трубный завод» все структурные подразделения имеют такую же организационно- линейную структуру управления. Организационная структура подразделения «Пресс-служба» выглядит следующим образом:


Рисунок 1. Организационная структура подразделения пресс-службы ОАО «Альметьевский трубный завод»
Отдел по связям с общественностью является частью структурного подразделения «Пресс-служба». Отдел имеет следующую организационную структуру: начальник отдела по связям с общественностью (является заместителем начальника Пресс-службы и находится в его непосредственном подчинении), два специалиста по связям с общественностью, которые подчиняются начальнику отдела по связям с общественностью.

На основании должностных инструкций начальника отдела по связям с общественностью и сотрудников отдела можно выделить основные направления деятельности PR-отдела:

- Организация, обеспечение и контроль работ по создания взаимодействия со средствами массовой информации;

- Разработка и реализация внешней и внутренней политики предприятия в области связей с общественностью;

-Подготовка информационных материалов для коллектива предприятия и региональной общественности;

-Рекламная деятельность.

Функции PR-деятельности отдела можно разделить на внутренние и внешние, в зависимости от целевой аудитории.


Функции внутренней
PR
- деятельности.

1.Разработка концепции внутренней политики предприятия в области связей с общественностью.

2.Осуществление подготовки информационных материалов о деятельности подразделений ОАО «Альметьевский трубный завод» для коллектива предприятия.

3.Реализация внутренней PR-стратегии, разработанной начальником пресс-4.Организация и проведение акций, способствующих сохранению и развитию атмосферы сотрудничества и доверия в коллективах ОАО «Альметьевский трубный завод».

5.Обеспечение защиты информации, которая является государственной, служебной и коммерческой тайной ОАО «Альметьевский трубный завод».

6.Составление проекта годового бюджета пресс-службы, ведение финансовой отчетности.

7. Разработка и реализация внутренних антикризисных информационных мероприятий.

8.Обеспечение поддержки основных фондов подразделения в работоспособном состоянии.

9.Внедрение прогрессивных технологий в работу отдела.

10.Ведение учета и хранения данных по видам деятельности подразделения.

Функции внешней
PR
- деятельности.

1.Осуществление подготовки информационных материалов о деятельности подразделений ОАО «Альметьевский трубный завод» для региональной общественности.


2.Реализация внешней PR-стратегии, разработанной начальником пресс-службы.

3. Координация деятельности по сбору и анализу экономической, общественно-политической и социологической информации, отслеживание отзывов и комментариев, касающиеся деятельности ОАО «Альметьевский трубный завод», при необходимости подготовка обзоров.

4.Подготовка текстов выступлений, материалов (в том числе слайдов, фильмов) для пресс-конференций, пресс-релизов и т.д.

5.Обеспечение обновления на интернет-сайте ОАО «Альметьевский трубный завод».

6.Установление контактов с организациями, различными группами общественности, рекламными агентствами, представителями средств массовой информации по указанию начальника пресс-службы.

7.Взаимодействие со СМИ в целях полного и объективного освещения деятельности ОАО «Альметьевский трубный завод», обеспечение формирования позитивного общественного мнения о работе предприятия, а также поддержание корпоративного имиджа и имиджа руководителей в рамках реализации PR-проектов и рекламных акций.

8.Распространение информационно - рекламных материалов о деятельности предприятия в СМИ (в том числе электронных) в виде пресс-релизов (текстовых, аудио, видео) пресс-конференций, пресс-визитов на предприятие по согласованию с начальником пресс-службы.

9.Подготовка ответов на критические публикации в центральных, региональных, областных или городских СМИ, с привлечением работников юридического отдела и специалистов ОАО «Альметьевский трубный завод», согласуя свои действия с руководством завода и начальником пресс-службы.

10.Организация и проведение акций, способствующих взаимодействию заводских структур и органов власти различных уровней.

11. Разработка и реализация внешних антикризисных информационных мероприятий.

12. Разработка внешней концепции предприятия в области связей с общественностью.

В своей деятельности отдел по связям с общественностью использует следующие формы и методы:

1.Публикации. Отдел по связям с общественностью готовит итоговые отчеты о деятельности предприятия, совместно с другими подразделениями готовит сборник материалов «Информационный вестник» по итогам года, составляет фототеку, видеотеку, подготавливает имиджевые статьи, PR-заметки в корпоративные и местные СМИ.

2.Мероприятия. Отдел по связям с общественностью совместно с другими структурными подразделениями проводит пресс-конференции, пресс-визиты, PR-акции, специальные мероприятия: заводские конкурсы, ежегодные эстафеты на приз газеты «Альметьевский трубник», юбилей завода, организация конкурсов профессионального мастерства, проведение презентаций, проведение научно-технических конкурсов, ежегодное чествование молодых специалистов.

3. Новости. Специалисты по связям с общественностью готовят и рассылают пресс-релизы в СМИ (городские и региональные), постоянно публикуют пресс-релизы на корпоративном сайте.

4. Выступления. PR-отдел готовит тексты поздравлений сотрудников с праздниками от имени управляющего директора и его заместителей.

5.Участие в общественной деятельности. Так как отдаленная внешняя целевая аудитория –это местное население, то ОАО «Альметьевский трубный завод» постоянно участвует в благотворительной деятельности: например, PR-акция – строительство ледового корта для учеников школы, акция «День первоклассника», 1 июня – PR –акция «Чужих детей не бывает» в Альметьевском детском доме к 1 июня.

6. Средства идентификации. Отдел по связям с общественностью совместно с Департаментом внешних и внутренних связей ТМК постоянно осуществляет PR-деятельность по продвижению корпоративного имиджа: распространение эмблем, логотипа с помощью визитных карточек, брошюр, выпуска заводской газеты, канцтоваров, униформы сотрудников.

Ежегодно на предприятии выпускаются нормативные документы, в которых определяется цель деятельности предприятия в области качества. В 2007 году цель в области качества звучала так: «выполнение требований заказчика в части развития имиджа и репутации Завода и его руководителей с целью создания благоприятных условий для деятельности Завода .

Так как отдел по связям с общественностью входит в структурное подразделение, то цели в области качества отдела по связям с общественностью и Пресс-службы ОАО «Альметьевский трубный завод» будут едины. Поэтому были разработаны и проведены следующие мероприятия:

1. Выпуск пресс-релизов по итогам работы завода - ежемесячно;

2. Выпуск пресс-релизов о социально значимых событиях - по возникновению информационного повода;

3. Освещение в городских СМИ социально значимых событий:

- Празднование «Дня Победы» - май.

- Празднование «Дня металлурга» - июль.

- PR-акция «Подарок первокласснику» - сентябрь.

- Спец.мероприятие: конкурс «Мисс и мистер Альметьевский трубный завод» - октябрь

-Итоговое интервью с А. М. Токаревым «Трубы делают люди» - декабрь

Итоги проведенных мероприятий отражаются в ежегодных отчетах о деятельности Пресс-службы ОАО «Альметьевский трубный завод».

По итогам 2009 года с генеральным директором Токаревым Александром Михайловичем было проведено интервью «Трубы делают люди». Цель: выяснить, роль ОАО «Альметьевский трубный завод»  в реализации стратегических задач ЗАО «ОМК», социальную направленность предприятия. В ходе интервью А. М. Токарев рассказал о планах модернизации завода, что ведет к увеличению производственных мощностей завода и улучшению качества характеристик продукции. Также завод является социально ответственным предприятием, в соответствии с целями ЗАО «ОМК» – организация высокой социальной эффективности. Интервью опубликовано в журнале «Вестник ОМК» №2 2010.

В феврале 2010 года начальник пресс-службы предложил корректирующие действия по координации деятельности пресс-службы ОАО «Альметьевский трубный завод» с отделом по связям с общественностью ОАО «ОМК» в Приволжском Федеральном Округе по тематике и объему публикаций в региональных СМИ.

Для оценки деятельности пресс-службы в достижении цели был запланирован следующий результат: формирование общественного мнения об ОАО «Альметьевском трубном заводе» как социально ответственном предприятии; повышение доверия сотрудников предприятия к руководству ОАО «Альметьевского трубного завода» и Объединенной Металлургической компании в целом.

Для предоставления информации о проделанной работе Пресс-служба составляет «Отчет о достижении цели в области качества» 2 раза в год. В отчете отражаются мероприятия, сроки, медиапланирование.

В соответствии с этим отчетом за 1 полугодие 2010 года были проведены следующие мероприятия:

1.                 Выпуск пресс-релизов по итогам работы завода, по социально значимым событиям на предприятии.

2.                 Освещение в городских СМИ социально значимых событий.

-Открытие филиала медико-санитарной части – январь;

-Проведение эстафеты на приз газеты «Альметьевский трубник» - апрель;

-празднование Дня Победы - май;

-Подготовка и проведение заводского конкурса «Мисс ОМК» - май - июнь;

-проведение дня металлурга.


Отдел по связям с общественностью проводит различные специальные PR – мероприятия, направленные на повышение имиджа завода и ОМК как в глазах сотрудников, так и жителей города.

Так, например, впервые, 25апреля 2010 года был проведен конкурс по охране труда и промышленной безопасности среди молодых работников предприятия. Цель конкурса: привлечение внимания молодых заводчан к вопросам охраны труда (ОТ) и промышленной безопасности (ПБ), повышение качественного уровня знаний в этой сфере, формирование ответственного отношения к правилам и нормам, прописанным в инструкциях по ОТ и ПБ, воспитывать чувство гордости за родной завод. Участники: 12 команд из основных и вспомогательных цехов завода, в каждой команде по 3 человека до 30 лет. База: Дворец культуры НЕФТЬЧЕ. Для реализации конкурса были разработаны этапы конкурса: 1) Выявление теоретических и практических знаний, умений, навыков по охране труда, промышленной безопасности; 2) знание трудового законодательства; 3) знание правил внутреннего распорядка; 4) Показать умение оказать доврачебную помощь пострадавшему; 5) заключительный этап – представление проекта «Условия труда в структурном подразделении к 2015 году». В ходе конкурса все участники проявили большую компетентность в области охраны труда и промышленной безопасности. Победителем стала команда отдела технического контроля (ОТК). Подводя итоги конкурса, важно отметить, что цель конкурса достигнута, такие конкурсы будут проводиться на заводе каждый год. По итогам конкурса пресс-службой был выпущен пресс-релиз.

Для повышения социальной значимости пресс-служба выпускает пресс-релизы о наиболее значимых событиях в жизни касающихся как сотрудников, так и жителей города, целью этих пресс-релизов является формирование положительного имиджа завода и компании. Уже в течение 30 лет ОАО «Альметьевский трубный завод» ежегодно к 9 мая устраивает эстафету на приз газету «Альметьевский Трубник». В ней участвуют как заводчане, так и ученики подшефных школ, профессионального лицея. Это мероприятие настолько стало привычным, что его уже с нетерпением ждут как сами участники, так и члены их семей. Эстафета является связующим звеном целевых аудиторий: внутренней и внешней среды (работники завода, жители микрорайона, где расположен завод).

Ежегодно в июле проводится День Металлурга. Основная цель: формировать положительный имидж завода, поддерживать престиж рабочих специальностей, создавать позитивный настрой и гордость за родной завод. Альметьевский трубный завод всегда с большим размахом отмечает этот день. Для заводчан устраивается масштабный праздник на стадионе «Алнас» с участием известных и любимых звезд эстрады.

В заключение, можно сделать следующие выводы: отдел по связям с общественностью является частью структурного подразделения Пресс-служба. В штатном расписании 3 человека – начальник отдела по связям с общественностью (является заместителем начальника пресс-службы), 2 специалиста по связям с общественностью.

Отдел по связям с общественностью осуществляет свою деятельность в нескольких направлениях – эффективное взаимодействие со средствами массовой информации; разработка и реализация внешней и внутренней политики предприятия в области связей с общественностью; подготовка информационных материалов для коллектива предприятия и региональной общественности; рекламная деятельность. PR-отдел в своей работе использует следующие средства достижения PR – целей: формирование паблисити (пресс-релизы, освещение и проведение спонсорской деятельности, связи с местным населением, самый главный элемент – отношения со СМИ. Но к сожалению, работа ведется лишь с 3 целевыми аудиториями: СМИ, местное население, персонал.

II
. Основные направления совершенствования работы отдела по связям с общественностью на ОАО «Альметьевский трубный завод»: проблемы и пути развития
В предыдущей главе была описана деятельность ОАО «Альметьевский трубный завод»  и деятельность отдела по связям с общественностью. Изучив организацию работы PR-отдела, можно выделить следующие проблемы:


1.                 Отдел по связям с общественностью входит в структурное подразделение Пресс-служба, вследствие чего является лишь вспомогательным звеном пресс-службы. Начальник отдела по связям с общественностью не находится в непосредственном подчинении у руководителя предприятия, что затрудняет консультирование, формирование имиджа как предприятия так и самого руководителя.

2.                 Так как на ОАО «Альметьевский трубный завод» создана Пресс-служба цель деятельности которой – взаимодействие со СМИ, то PR – деятельности на предприятии не уделяется должного внимания, поэтому основная PR–деятельность сводится лишь к взаимодействию со СМИ, а также выпуску корпоративной газеты и заводскому радиовещанию, вследствие чего PR-отдел осуществляет взаимодействие только с некоторыми целевыми аудиториями (СМИ, персонал, местное население).

3.                 При изучении должностных обязанностей сотрудников пресс-службы и сотрудников PR-отдела были выявлены одинаковые направления и функции деятельности, поэтому очень трудно составить оценку эффективности PR-деятельности отдела по связям с общественностью.

Для решения этих проблем можно предложить следующие пути оптимизации работы отдела по связям с общественностью:

1.Выделить отдел по связям с общественностью в отдельное структурное подразделение 2 типа

Руководитель PR- службы непосредственно подчиняется вышестоящему руководству, что позволяет непосредственно формировать позитивное общественное мнение о деятельности предприятия, сглаживать кризисные моменты, формировать имидж предприятия и руководителя.

У Альметьевского трубного завода можно выделить наиболее значимые целевые аудитории, с которыми необходимо более эффективно взаимодействовать. Внешняя общественность - инвесторы, органы местной власти, местное население и внутренняя – персонал предприятия, акционеры, участвующие в управлении предприятием.

Для осуществления деятельности отдела по связям с общественностью необходимо разработать нормативный документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения «Отдел по связям с общественностью», в котором могут быть отражены направления, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности отдела по связям с общественностью.

Отдел по связям с общественностью может функционировать в следующих направлениях:

·                   Формировать, корректировать и изменять общественное мнение с помощью средств убеждения с целью усиления конкурентоспособности предприятия;

·                   Первично информировать потенциального потребителя о деятельности предприятия (цели, задачи, направления, социальная политика, традиции, культурные особенности и др.), а также поддерживать с ним доброжелательные отношения;

·                   Формировать чувство сопричастности у сотрудников к деятельности предприятия;

·                   Формировать и поддерживать положительный имидж в глазах внутренней и внешней общественности.

Цель деятельности PR-отдела – способствовать обеспечению согласия внутренней и внешней общественности с политикой и реальной практикой функционирования предприятия.

В положении отдела по связям с общественностью можно включить следующие задачи:

·                   Постоянно формировать и поддерживать имидж, в том числе деловую репутацию предприятия через проведение PR-кампаний.

·                   Подготавливать и представлять руководству предприятия информационно-аналитические материалы о состоянии и перспективах развития связей организации с общественностью.

·                   Внедрять новые методы и формы для усовершенствования организации работы отдела по связям с общественностью.

·                   Принимать участие в пределах своей компетенции в подготовке и оглашении управленческих решений руководства организации.

·                   Повышать квалификацию сотрудников организации в области PR.

Также отдел по связям с общественностью может выполнять следующие функции:

·                   Исследование. Подразумевает сбор, обработку и анализ экономической, общественной, политической и социальной информации, выявление факторов, которые могут повлиять на деятельность предприятия и ее восприятие в общественном мнении; проведение контент-анализа, а также изучение возможности сотрудничества со специализированными организациями, предоставляющими услуги в области PR

·                   Информирование. Включает в себя подготовку информационно-аналитических материалов по вопросам деятельности предприятия в области связей с общественностью, распространение информационно-рекламных материалов о деятельности предприятия.

·                   Планирование. Включает в себя разработку концепции внешней и внутренней политики предприятия в области связей с общественностью, разработку и реализацию перспективных и текущих программ, направленных на эффективное осуществление связей предприятия с общественностью, разработку официального интернет-сайта предприятия и других информационных материалов, а также бюджетирование.

·                   Организация и реализация. Обеспечивает постоянную и эффективную двустороннюю связь руководства организации с различными группами общественности, средствами массовой информации, юридическими лицами, формирует благоприятного социально-психологического климата внутри организации.

·                   Экспертная. Взаимодействие со специализированными организациями, предоставляющими услуги в области Public Relations, координация и контроль их деятельности в соответствии с условиями договора.

·                   Координирующая. Подразумевает координацию действий PR-отдела с другими структурными подразделениями. Может включать: разработку и планирование рекламной стратегии организации, проведении отдельных мероприятий, направленных на ее реализацию; с отделом маркетинга решать задачи сбыта и обеспечения информационно-рекламной поддержки при разработке и реализации концепции продвижения на рынок товаров и услуг.

Для каждого сотрудника необходимо разработать должностные инструкции. В инструкции необходимо определить общие функции деятельности специалиста (которые помогут обеспечить взаимозаменяемость сотрудников), а также специализированные, в соответствии с областью PR-деятельности специалиста.

Должностные обязанности начальника отдела по связям с общественностью могут быть следующими:

Цель работы: Разработка и координация комплекса мероприятий по формированию и поддержанию связей с общественностью, обеспечивающих необходимую доходность и прибыльность деятельности предприятия, интеграция усилий всех субъектов, заинтересованных в достижении поставленных целей, формирование и поддержание благоприятного имиджа компании в глазах общественности.

Основные направления:

1.Разработка и воплощение стратегических и детальных планов по всем направлениям PR-деятельности в рамках задач, поставленных руководством предприятия. Определение роли всех заинтересованных субъектов в достижении поставленных целей, механизмов их интеграции в общую концепцию PR- деятельности.

2. Разработка PR-идеи предприятия, отражающей суть задач, а также разработка оригинальных идей новостного фона предприятия и массовых акции.

3. Контроль над выполнением планов мероприятий сотрудниками отдела.

4. Наблюдение за внешней средой и анализ общественной реакции на деятельность предприятия для разработки мероприятий, способствующих достижению основных целей работы.

5. Прогнозирование социально-политических процессов в аспектах, так или иначе касающихся деятельности предприятия.

6. Коммуникации с лидерами, создающими общественное мнение - политики, деятели культуры и др.

7.Подготовка к согласованию с руководством бюджетов по проведению работ.

8. Экономическое распределение и контроль над использованием финансовых средств.

9.Утверждение выбора сторонних организаций для проведения необходимых работ.

10.Анализ результатов, полученных в ходе реализации комплекса PR- мероприятий и эффективности PR-кампаний в целом.

11.Разработка стандартов отчетов по проведению PR-кампании.

12. Оперативный контроль над ежедневной работой PR-отдела.

13. Оказание помощи и обеспечение консультаций по запросам внутренних структурных подразделений компании.

14. Разработка раздела PR при подготовке бизнес-плана компании.

15. Разработка и поддержание имиджа руководителя предприятия.

Требования: Возраст от 25 лет. Образование–высшее. Опыт работы в аналогичной должности – от 3 лет. Наличие опыта проведения PR-кампании, знание всех процессов работы и наличие наработанных связей.

Общие должностные обязанности специалиста по связям с общественностью.

1.Выполняет работу по реализации информационной политики предприятия в целом и отдельных ее этапов, выносит предложения по ее корректировке.

2.Участвует в разработке конкретных планов по реализации внутренней и внешней информационной политики предприятия.

3.Обеспечивает постоянную работу и поддерживает контакты с журналистами и представителями общественности, знакомит их с официальными решениями и приказами руководства предприятия/организации, готовит ответы на официальные запросы, следит за своевременным распространением информационных материалов.

4.Осуществляет разработку содержания и организует проведение брифингов, пресс-конференций и других мероприятий и акций информационно-рекламного характера, проводимых с участием журналистов и представителей общественности, обеспечивает их комплексное информационное и организационное сопровождение.

5.Готовит пресс-релизы и другие информационные материалы для журналистов, тексты публикаций и сообщений в средствах массовой информации, проводит мониторинг электронных и печатных СМИ, участвует в подготовке информационно-аналитических материалов для внутреннего пользования.

6.Участвует в разработке формы и содержания информационно-рекламных материалов, готовит тексты для корпоративного издания.  

7.Участвует в подготовке заданий для социологических исследований, составлении итоговых отчетов.

8.Выполнят работу по сбору, хранению, использованию и распространению информационных материалов и составлением базы данных предприятия.

 9.Содействует эффективной работе внутренних каналов коммуникаций между подразделениями предприятия.

10.Вносит предложения по массовым мероприятиям, специальным проектам, спонсорству и другим общественным акциям, обеспечивающим репутацию предприятия.

 11. Обеспечивает исполнение решений начальника отдела по связям с общественностью, своевременно информирует его о текущем ходе работ и результатах.

Требования: Высшее профессиональное образование по специальности связи с общественностью без предъявления требований к стажу работы или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка по специальности без предъявления требований к стажу работы.

Помимо вышеперечисленных должностных обязанностей, должностная инструкция специалиста в области отношений с инвесторами (IR
) может содержать следующее:

·                   разработка внутренних и внешних IR-процедур;

·                   организация отношений с инвесторами и обеспечение благоприятного имиджа компании;

·                   подготовка и проведение годовых собраний акционеров;

·                   поддержка контактов с аналитиками инвестиционных банков и других финансовых учреждений;

·                   обеспечение инвесторов ежеквартальными и годовыми отчетами;

·                   создание планов продвижения компании;

·                   мониторинг базы акционеров;

·                   проведение конференц-звонков, подготовка заявлений и пресс-релизов, справочных материалов о компании;

·                   поддержание информации и презентация финансовых результатов на сайте, работа с финансовыми СМИ.

Должностные обязанности специалиста в области связей с государственными органами (GR
)могут содержать следующее:

·                   Определение и анализ потребностей предприятия в сфере взаимодействия с органами государственной власти.

·                   Отслеживание деятельности органов государственной власти и прогнозирование их влияния на предприятие. Мониторинг и анализ проводимой государством политики в сфере деятельности предприятия являются отправным пунктом для любой лоббистской деятельности.

·                   Координация выстраивания отношений предприятия с органами государственной власти.

·                   Воздействие на органы государственной власти, корректировка.

·                   Обеспечение преференций и государственных заказов для предприятия.

Должностные обязанности специалиста по внутрикорпоративному PR могут содержать следующее:

·                   Поддержание духа единой и сплоченной команды профессионалов, объединенных корпоративной идеей или философией;

·                   укрепление кадрового состава, поиск и выявление талантливых сотрудников;

·                   предотвращение утечки кадров и нейтрализация конфликтных ситуаций в коллективе;

·                   реализация функции "предохранительного клапана" — в ходе неформального общения выявляются назревающие проблемы или кризис;

·                   участвовать в дальнейшем развитии у сотрудников чувства корпоративной гордости за фирму;

·                   дальнейшее развитие корпоративной культуры;

·                   повышение качественных и количественных показателей работы персонала за счет создания и использования дополнительных (нематериальных) возможностей для стимулирования сотрудников.

Помимо должностных инструкций деятельность сотрудников по связям с общественностью также может регламентироваться следующими нормативными документами:

закон о печати и СМИ, авторское право; приказы и распоряжения высшего руководства предприятия в пределах своей компетенции; Нормативно-методические документы предприятия по документационному обеспечению управления; состав информации, являющейся служебной и коммерческой тайной, порядок ее использования и защиты; инструкции по безопасности труда; «Правила внутреннего трудового распорядка для персонала ОАО «Альметьевский трубный завод»; документы Системы менеджмента в пределах своей компетенции; «Политика и целевые показатели в области охраны труда и промышленной безопасности»; «Политику и цели в области качества»; «Экологическую политику и целевые показатели»; основы этики и эстетики; основы организации труда и психологии управления; правила пользования звукозаписывающей, звуковоспроизводящей аппаратурой, издательским комплексом, видео и фотоаппаратурой; грамматику и стилистику русского языка, порядок подготовки материалов для публикации; основы полиграфического производства; передовой отечественный и зарубежный опыт в сфере общественных связей.

Для привлечения талантливых и активных потенциальных кадров можно использовать студенческие конкурсы среди ВУЗов, а также специальные мероприятия внутри предприятия.

Прибегнуть к помощи PR-агентства можно в следующих случаях: проведение более глубокой аналитической работы, помощь в проведении масштабных специальных мероприятий.

Для оценки эффективности PR - деятельности можно воспользоваться качественными и количественными методами оценивания, а также методом коммуникационного аудита.


Заключение
Таким образом, изучив проблему эффективной организации отдела по связям с общественностью на крупном предприятии можно сказать, что она является актуальной на сегодняшний день.

PR - как часть маркетинговой системы, выполняет функцию управления человеческими ресурсами для создания наиболее эффективного взаимодействия предприятия и целевых аудиторий направленного на формирование взаимного доверия и согласия. Поэтому для наиболее эффективного взаимодействия необходимо создать PR–отдел, который будет способствовать налаживанию и поддержанию связей с наиболее важными группами общественности. Начальник отдела по связям с общественностью должен непосредственно находится в подчинении одного из представителей управления предприятия, и иметь возможность оказывать влияние на деятельность предприятия с точки зрения PR. Для этого необходимо определится с организационной структурой отдела, функциями и задачами.

В данной работе была исследована специфика организации деятельности PR-отдела открытого акционерного общества «Альметьевский трубный завод»   и предложены пути оптимизации деятельности PR-отдела.

Альметьевский трубный завод – крупное промышленное предприятие по производству стальных, нержавеющих и чугунных труб. Основные целевые аудитории предприятия – сотрудники, местное население, органы власти, акционеры, инвесторы, СМИ.

В ходе исследования организации работы отдела по связям с общественностью были определены следующие проблемы: отдел по связям с общественностью входит в структурное подразделение Пресс-служба, цель деятельности которой – взаимодействие со СМИ, издание корпоративной газеты, поэтому деятельность PR-службы в основном, направлена на сотрудничество с одной целевой аудиторией - средствами массовой информации. Начальник PR-отдела подчиняется начальнику Пресс-службы, и не имеет прямого доступа к управленцам предприятия. В отделе PR-деятельности работают 2 специалиста, которые в силу своей немногочисленности не в состоянии охватить все целевые аудитории, также их обязанности дублируются с обязанностями сотрудников пресс-службы.

Для решения проблем были предложены пути оптимизации по организации работы отдела по связям с общественностью: выделить отдел по связям с общественностью в отдельное структурное подразделение, разграничить направления деятельности подразделений: пресс-служба взаимодействует со СМИ, отдел по связям с общественностью взаимодействует с остальными целевыми аудиториями – инвесторами, гос.органами, персоналом, для чего в штатное расписание PR-отдела необходимо ввести должности сотрудников взаимодействующих с этими группами общественности, а также разработать должностные инструкции. При выведении отдела по связям с общественностью в отдельное подразделение начальник отдела должен непосредственно подчиняться топ-менеджменту предприятия для успешного продвижения внешней и внутренней политики предприятия.

Таким образом, эффективная организация работы отдела по связям с общественностью позволит наиболее четко и функционально проводить PR-деятельность по формированию и подержанию имиджа предприятия в глазах целевой аудитории, а также достигать поставленных целей и задач в более короткие сроки.


C
писок использованной литературы
1.    
Акберин, Р.З. Совершенствование структуры, функций и экономических взаимоотношений управленческих подразделений предприятий при разных формах хозяйствования / Акберин, Р.З., Кибанов А.Я. : учебное пособие - М.: ГАУ, 2001. – 98 с.

2.    
Берлов, А. PR для маленькой такой компании. / Алексей Берлов. /Советник.-2005.-N 4. - С. 25-26.

3.    
Блэк, С. Введение в паблик рилейшенз / С. Блэк - Ростов н/Дону : Феникс, 1998. - 320 с.

4.    
Божук, С.Г. Маркетинг [Текст] : учебник для вузов / С.Г. Божук, Т.Д. Маслова, Л.Н. Ковалик. – СПб. : Питер, 2006. – 400с.

5.    
Буари, Ф. А. Паблик рилейшенз, или Стратегия доверия / Ф. А. Буари - М. : 2001.

6.    
Василенко, А.Б. Пиар крупных российских корпораций / А.Б. Василенко – М., 2007.

7.               
Викентьев И.Л. Приемы рекламы и public relations. / И.Л. Викентьев. - СПб, 1995.

8.    
Горкина, М. Б. Пять шагов от менеджера до PR - директора / М. Б. Горкина. - М. : Альпина Бизнес Букс, 2007. - 220 с.

9.    
Годовой отчет ЗАО «ОМК» за 2009 год.

12. Ильинский, С.В. Энциклопедический словарь PR и рекламы. 700 терминов. / С.В. Ильинский, И. Франк. – электронный ресурс - 2002г.

13. Коллективный договор ОАО «Альметьевский трубный завод» на 2009 год.

14. Коляда Е. Промышленные гиганты по прицелом СМИ. Азбука PR крупных промышленных предприятий.

15.
Кривоносов А. Д. PR-текст в системе публичных коммуникаций. — 2-е изд., доп. — СПб.: «Петербургское Востоковедение», 2002.

16. Кузнецов, В. Ф. Связи с общественностью: теория и технологии: учебник для студентов вузов / В. Ф. Кузнецов. - М. : Аспект-Пресс, 2006. - 300 с.

17. Лысикова, О.В. Имиджелогия и паблик рилейшенз в социокультурной сфере: учеб. пособие / О.В. Лысикова, Н.П. Лысикова. – М. : Флинта : МПСИ, 2006. – 168с

18. Маслова, В.М. Связи с общественностью в управлении персоналом [текст] : учеб.пособие / В.М. Маслова. – М. : Вузов. Учеб., 2005. – 126с.

19. Михайлов, Ю.И. Связи с общественностью по русски [Текст] / Ю.М. Михайлов. – М. : Бератор – Паблишинг, 2007. – 320с.

20. Орлова, Т.М. Паблик Рилейшнз и реклама в маркетинге / Орлова, Т.М. // Маркетинговые исследования в России. - 1996. - № 5. - С. 20 - 28.

21. Положение о структурном подразделении «Пресс-служба» ОАО «Альметьевский трубный завод».// ПСП-90-2007.

22. Синяева, И. М. Паблик рилейшенз в коммерческой деятельности : Учебник/ И. М. Синяева; под. ред. проф. Г.А. Васильева. - М. : Юнити, 1998. - 287 с.

23. Типовой договор ОАО «Альметьевский трубный завод»

24.. Управление персоналом : учебник для вузов / под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. – М ., 2005

25. Цели области качества отдела Пресс-служба» на 2010 год. Утверждено 01.02.2010 года.

26. Цели области качества отдела Пресс-служба» на 2009 год. Утверждено 01.03.2009 года.

27. Чумиков, А. Н. Связи с общественностью: теория и практика: Учебное пособие/ А. Н. Чумиков, М. П. Бочаров. - 3-е изд.. перераб. и доп. - М. : Дело, 2006. - 552 с.

28. www.omk.ru

29. www.atz.ru