Оглавление



ВВЕДЕНИЕ. 2

1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ.. 4

1.1 Понятие организации и ее характерные черты.. 4

1.2 Основные виды организации и их свойства.. 6

1.3 Перспективные направления развития организаций.. 10

2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ НА ПРИМЕРЕ ООО «МАГАЗИН «СОТЫЙ». 13

2.1 Краткая характеристика организации.. 13

2.2. Анализ жизненного цикла организации.. 15

2.3. Анализ внутренних переменных организации и пути их совершенствования.. 17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 22

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.. 23

ВВЕДЕНИЕ

В теории менеджмента развивается направление, в рамках которого исследователи рассматривают организацию как развивающийся во времени объект, имеющий жизненный цикл, имеющей свою эволюцию. Предполагается, что проектирование, развитие и поведение организаций может быть описано с помощью моделей, которые основываются на одной из процессных теорий - теории жизненных циклов. В основе теории жизненных циклов организации (ЖЦО) лежит аналогия с биологическими объектами. Однако, как отмечают российские исследователи, следует подчеркнуть ограниченность этой аналогии. Биологические организмы начинают умирать с первой минуты своего рождения. Смерть - это неизбежное будущее биологического объекта. Однако то же нельзя сказать об организации, поскольку никакая организационная жизнь сама по себе не подразумевает неизбежную смерть организации.

Жизненный цикл организации – ее предсказуемые изменения с определенной последовательностью состояний в течение времени. Применяя понятие жизненного цикла, можно видеть, что существуют отчетливые этапы, через которые проходит организация, и что переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными.

Жизненный цикл организации используется для объяснения того, как продукт проходит через этапы рождения или формирования, роста, зрелости и упадка. Организации имеют некоторые исключительные характеристики, которые требуют определенной модификации понятия жизненного цикла. Один из вариантов деления жизненного цикла организации на соответствующем временном отрезке предусматривают определенные этапы:

Таким образом, модель жизненного цикла принимает следующий вид: зарождение и становление организации, развитие, подразумевающее заполнение выбранного рынка, зрелость, заключающаяся в удержании захваченной части рынка, и старение, сопровождающееся вытеснением с рынка конкурентами или исчезновением рынка.

Окончание жизненного цикла может состоять не только в упадке и исчезновении вида/организации, но и в распаде на новые виды/организации, которые в зависимости от начальных условий могут сразу оказаться на этапе зрелости или развития.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Понятие организации и ее характерные черты

Первым крупным специалистом в области системного подхода был Честер И. Бернар (1886-1961). Он считал, что организация - это "система сознательно скоординированных действий, в которой руководитель является самым важным стратегическим фактором", что руководитель может достигнуть превосходных результатов в своей работе, только выполнив три важных условия: обеспечив систему коммуникаций, предприняв усилия, необходимые для действия системы, сформулировав и определив цели системы.

Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Организация (организованность) является неотъемлемым свойством любой системы.

Таким образом, понятие «организация» может трактоваться как:

·                    внутренняя упорядоченность и согласованность, взаимодействие автономных частей целого, обусловленные его строением (как свойство любых систем);

·                    совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

·                    объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур (СЭС) (как форма существования социально-экономических, производственно-хозяйственных систем).[1]

Всеобъемлющий характер понятия «организация» отметил русский философ и экономист А.А.Богданов, который рассматривал теорию организации как всеобщую организационную науку.[2]

Все социально-экономические системы (предприятия, фирмы, концерны и т.д.) являются организациями.

Организация – это группа людей (как минимум двое), деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или нескольких целей (Мескон).[3] Это определение относится к формальным организациям, т.е. специально созданным, в которых управление осуществляет специально назначенный руководитель.

Организация - это пространственно-временная структура производственных факторов и их взаимодействие с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства.

Организация обладает следующими общими признаками:

1. определение ее характера кадрами и менеджером; объединение процессов, которые без этого взаимодействуют нецеленаправленно или неэффективно;

2. сохранение как предварительно запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего от ситуации реагирования работника и менеджера. Незапланированные действия предполагают установление ответственности в менеджменте;

3. определенная, зависящая от процесса гибкость, что обеспечивает функционирование системы в изменяющихся условиях;

4. единство рабочих процессов и процессов управления, как результата разумного разделения труда.

Основными законами рациональной организации выступают: упорядочение задач в соответствии с важнейшими точками процесса; приведение управленческих задач в соответствии с принципами компетентности и ответственности (согласование компетентности и ответственности, согласование "поля решения" и доступной информации, способность компетентных функциональных единиц принять к решению новые задачи); обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за "процесс"); короткие пути управления; баланс стабильности и гибкости; способность к целеориентированной самоорганизации и активности; желательность стабильности циклически повторяемых действий.[4]

Таким образом, можно сделать вывод, что Организация – это единство состояния и процесса, так как она обеспечивает стабильные организационные решения, но является сама лишь относительно стабильной вследствие постоянного развития внешней и внутренней сред фирмы.

2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ НА ПРИМЕРЕ ООО «МАГАЗИН «СОТЫЙ»

2.1 Краткая характеристика организации

Согласно уставу Общество с ограниченной ответственностью ООО «Сотый» располагается по адресу г. Батайск ул. Красный проспект, 29. Полным фирменным наименованием общества является: Общество с ограниченной ответственностью «Магазин «Сотый» Батайского облпотребсоюза».

ООО «Сотый» создано для осуществления следующих видов деятельности:

- Розничная торговля, закупочная деятельность товарами народного потребления производственно-технического назначения, в том числе лицензионными;

- Создание собственной сети экспортно-импортных базы складов, оказание складских услуг;

- Другие виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством.

Правовое положение ООО «Сотый», права и обязанности его участников определяются ГК РФ и Федеральным законом от 08.02.98 № 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”.

Государственная регистрация ООО производится на основании и в соответствии с Федеральным Законом «О государственной регистрации юридических лиц», вступившим в силу с 1 июля 2002г.

Необходимые документы для предоставления для регистрации ООО: название Фирмы; копии паспортов на генерального директора и главного бухгалтера; сумма Уставного капитала (распределение уставного капитала между учредителями) и порядок оплаты (деньгами, имуществом); виды деятельности; документы на юридический адрес (договор о совместной деятельности, гарантийное письмо, нотариально заверенное свидетельство о собственности); название банка, в котором будет открыт счет; нотариально оформленная доверенность;

На предприятии действуют коллективный договор.

Учредительными документами ООО «Сотый» являются учредительный договор, подписанный его учредителем в лице Батайского областного союза потребительских обществ, и устава.

ООО «Сотый» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный, валютный, другие счета, фирменное наименование, эмблему и товарный знак. Батайский облпотребсоюз как единственный учредитель наделил при создании ООО «Сотый» его уставным капиталом в размере 10000 рублей и назначил директором магазина Вергунову Надежду Ивановну.

ООО «Магазин «Сотый» Батайского облпотребсоюза» занимается розничной продажей алкогольной продукции.

ООО «Сотый» было зарегистрировано как юридическое лицо 29 мая 2002 года в Батайской городской регистрационной палате.

Режим работы ООО «Сотый» - круглосуточно.

В материально-техническую базу предприятия входит склад, оборудование офиса (касса, телефон и т.д.), а также реализуемая продукция. Организация охраны труда на предприятии включает организацию пожарной безопасности, а также организацию нормальных условий труда.

Численность работников организации насчитывает двадцать человек.

Непосредственно директору подчиняются заведующий отделами, главный бухгалтер, старший кассир, охрана, грузчики, уборщики, слесари, электрики, рубщики. У главного бухгалтера в подчинении находится бухгалтер, у старшего кассира – кассир, у заведующих отделами товароведы, у товароведов - продавцы.

Согласно должностной инструкции бухгалтер ООО «Сотый» бухгалтер обеспечивает организацию бухгалтерского учета на предприятии и контроль за рациональным, экономным использованием всех видов ресурсов, сохранностью собственности, активным воздействием на повышение эффективности хозяйственной деятельности предприятия.

Обязанностями грузчика являются: погрузка, выгрузка и внутрискладская переработка грузов с применением средств транспортировки; крепление и укрытие грузов на складах и транспортных средствах; чистка и смазка обслуживаемых средств транспортировки.

2.2. Анализ жизненного цикла организации

Жизненный цикл ООО «Сотый» представлен на рис. 2.

Как видно из рис. 2, ООО «Магазин «Сотый» в настоящее время находится в стадии зрелости.

На данном этапе структура организации стабилизируется, вводятся правила, определяются процедуры. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Органы по выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами организации. Возрастает роль высшего руководящего звена организации, процесс принятия решений становится более взвешенным, консервативным. Роли уточнены таким образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает для нее серьезной опасности.






Рисунок 2. Жизненный цикл организации
Система планирования в ООО «Сотый» осуществляется генеральным директором. В планы предприятия входят: финансовый план, производственный план, маркетинговый план, организационный план. Финансовый план включает разработку бюджета ООО «Сотый» на предстоящий отчетный период. В производственный план входит планируемый товарооборот предприятия. Маркетинговый план ООО «Сотый» представляет собой планирование рекламных кампаний, планирование ассортимента, ценовую политику Общества. Организационный план включает в себя разработку организационного процесса в ООО «Сотый»: разработку должностных инструкций, штатного расписания, правил внутреннего распорядка.

В течение всего года реализация товара происходит равномерно, т.к. эти товары уже являются товарами постоянного потребления. Так пик продаж приходиться всегда на декабрь и май, в эти месяцы объем продаж возрастает на 40% от среднегодового объема реализации.

Зрелость организации проявляется в том, что упор делается на эффективность инноваций и стабильность, увеличивается выпуск продукции и расширяется рынок оказания услуг, руководители выявляют новые возможности организационного развития. Все это нацеливается на обеспечение стратегической дееспособности организации, сохранение и упрочение устойчивого положения на рынке. На стадии зрелости особенно важно периодически и своевременно корректировать структуру управления организации, упразднять органы, выполнившие свою задачу, своевременно вводить в структуру новые подразделения, идти на создание временных целевых структурных единиц для решения определенных проблем, выделять специалистов для проведения анализа состояния дел и разработки перспектив развития и т. п.

2.3. Анализ внутренних переменных организации и пути их совершенствования

Анализируя организацию работы сотрудников, можно отметить, что сотрудники в своей работе руководствуются в основном правилами внутреннего распорядка организации. Дисциплина в ООО «Сотый» строго соблюдается.

В качестве мотивации сотрудников на предприятии применяются в основном методы материального стимулирования. Так, сотрудникам назначается ежемесячная премия в зависимости от превышения процентов с продаж. Все осуществляется в соответствии с ТК РФ.

Контроль в процессе трудовой деятельности осуществляется непосредственно директором предприятия. В качестве примера одного из контролирующих методов на предприятии можно привести систему видеонаблюдения. Персонал не испытывает негатива вследствие контроля, так как понимает, что это необходимо для функционирования предприятия. Директор предприятия пользуется авторитетом и уважением персонала.

В качестве методов управления, используемых в ООО «Сотый» можно назвать:

1. Организационно-распорядительные методы управления

Это методы прямого воздействия, носящие директивный, обязательный характер. Они основаны на дисциплине, ответственности, власти, принуждении. К числу организационных методов относят, применяемых в ООО «Сотый» можно отнести регламентирование и нормирование. При этом не указываются конкретные лица и конкретные даты исполнения.

К распорядительным методам воздействия, применяемых в ООО «Сотый» можно отнести приказы, распоряжения, инструктаж. При этом указываются конкретные исполнители и сроки выполнения.

В ООО «Сотый» руководитель в основном использует социальное планирование, убеждение и личный пример. Так, своим личным примером он показывает, что нужно серьезно относится к бизнесу и иногда даже пожертвовать личным временем.

Трудовые затраты в ООО «Сотый» являются наиболее весомым компонентом в структуре издержек торгового предприятия, что обуславливает их особо важную роль в экономическом аспекте. Кроме того, управление персоналом в торговле заслуживает повышенного внимания в связи со спецификой торгового бизнеса, что выражается в том, что прямое взаимодействие наибольшей части персонала с покупателем.

Найм и увольнение персонала в ООО «Сотый» регламентируется приказами. Если выявляется потребность в персонале руководитель ООО «Сотый» принимает решение о найме персонала. Собеседование с персоналом проводит непосредственно руководитель. При этом на собеседовании руководитель оценивает готовность работника к напряженному графику, оценивает личностные характеристики потенциального работника и мотивы, которые движут кандидатом при устройстве на работу.

Конкурентами ООО «Сотый» в Батайске можно назвать такие крупные магазины как «Магнит», «Столичный», «Пятерочка».

Основными потребителями ООО «Сотый» являются люди, работающие допоздна и не успевающие в другие магазины, пенсионеры, студенты, домработницы.

Вследствие того, что ООО «Сотый» не является производителем, компания не может полностью управлять ценами, а значит, не может чрезмерно снижать цены. Тогда возникает опасность того, что ООО «Сотый» закупит продукцию по высокой цене и не сможет сделать большой надбавки. Поэтому руководителю ООО «Сотый» необходимо тщательно планировать стратегию закупочной деятельности.

Миссией компании ООО «Сотый» является насыщение рынка товарами и услугами. Выработанная миссия ООО «Сотый» полностью соответствует деятельности и стратегии организации.

Долгосрочными целями ООО «Сотый» является достижение объема продаж в размере 1000000 тыс. руб. в год. Это позволит ООО «Сотый» расширить состав и, возможно, сферу деятельности.

В направлении работы с клиентами ООО «Сотый» стремиться достичь большего охвата рынка, завоевать полностью регионы, достичь доли рынка в размере 25 % (на сегодняшний день доля рынка ООО «Сотый» - 5 %).

В магазине предусмотрены пластиковые карты на скидку, выдаются бесплатно поэтиленовые пакеты. Также предусмотрена доставка покупок на дом, что привлекло к этому магазину такой сегмент покупателей, как пенсионеры.

Основным недостатком организационной структуры предприятия является отсутствие на предприятии ООО «Сотый» отдела маркетинга. Функции маркетолога выполняет непосредственно директор предприятия. Так, руководитель сам планирует маркетинговую политику в области продвижения, стимулирования, сбыта продукции.

Методами продвижения продукции на ООО «Сотый» являются реклама (рекламные объявления публикуются в газетах, на телевидении, радио).

Ценовая стратегия, используемая на предприятии относится к стратегии низких цен. Цены на продукцию устанавливаются по принципу не выше, чем у конкурентов. За счет этого достигается необходимый спрос на продукцию. Главным критерием для высоко роста продаж выступает низкая цена и высокий спрос, который покрывает все издержки и дает высокую прибыль.

Исходя из бухгалтерской отчетности за первый квартал 2005 г., ООО «Сотый» получило 25 512 тыс. руб. чистой прибыли, а за аналогичный период предшествующего года было получено только 17 723 тыс.руб.

Несмотря на то, что в отчетном периоде коммерческие и управленческие расходы возросли, резкое снижение себестоимости продукции привело к существенному росту суммы прибыли.

Уменьшение себестоимости было достигнуто за счет совершенствования процесса продаж.

На содержание автотранспорта ежемесячно выделяется 50 тыс.руб., ремонт оборудования обходиться организации в 20 тыс.руб., услуги связи –30 тыс.руб., хозяйственные расходы по офису – 5 тыс.руб.

Контролировать административные расходы в ООО «Сотый» помогает созданная система бюджетирования.

Показателем финансовой устойчивости предприятия является возможность организации ответить по своим обязательствам. Поэтому целесообразно установить соотношение собственного и заемного капитала.

На начало отчетного периода в ООО «Сотый» сумма финансовых ресурсов составила 252 202 тыс.руб., а на конец – 677 729 тыс.руб. Из них на начало первого квартала доля собственных и заемных средств составляла по 50 %, но к концу отчетного периода доля собственного капитала резко сократилась и составила 37,9%, а доля заемного капитала соответственно увеличилась до 62,1%.

Чтобы определить эффективность используемого капитала необходимо рассчитать его рентабельность.

Рентабельность рассчитывается как отношение чистой прибыли к показателю, рентабельность которого мы хотим узнать.

Так рентабельность собственного капитала ООО «Сотый» на конец первого квартала составила: 25 512/256 687 * 100 = 9,9% и на начало – 8 504/126 297 * 100 = 6,7%. Таким образом, за первый квартал 2005 г. рентабельность собственного капитала выросла на 3,2%.

Рентабельность заемного капитала за аналогичные периоды наоборот снизилась и составила на 1 января 2005 г. 6,7% , а на 1 апреля 2005 г. только 6,1%.

Также необходимо проанализировать состояние дебиторской и кредиторской задолженности.

На начало и на конец первого квартала дебиторская задолженность ООО «Сотый» была практически в два раза больше кредиторской. С одной стороны это говорит о том, что свои обязательства организация сможет покрыть дебиторской задолженностью, а с другой, что большая сумма денежных средств организации находиться в обороте покупателей и заказчиков, а также у продавцов в форме авансовых платежей и не приносить Обществу прибыли.

Учитывая долгосрочную стратегию ООО «Магазин «Сотый» - занять большую долю на рынке, предприятию необходимо перестроить организационную структуру, создать отдел маркетинга, который будет заниматься стимулированием сбыта, разработкой рекламной компании и не позволит фирме скатиться на следующий после зрелости этап ликвидации. Как было указано, в настоящее время маркетинговым планированием в настоящее время занимается директор предприятия. Однако это ослабляет контролирующую функцию директора. Поэтому, по мнению автора, для развития предприятия необходимо начинать изменения в первую очередь с перестройки организационной структуры предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Предприятие представляет собой производственную систему, состоящую из нескольких подсистем к которым относятся технология, персонал, предприятие, экономика, связанные между собой единой стратегией предприятия.

Модель жизненного цикла предприятия представляет собой ломаную линию с определёнными точками перегиба (переломными моментами). Это своего рода  стадии или периоды, которые можно разделить на длинные или основные и короткие, или промежуточные. Длинные периоды на графике жизненного цикла можно обозначить как линии (стадии), короткие как точки (переломы). В целом модель жизненного цикла предприятия представляет собой последовательность: возникновение (перелом) – рост (стадия) – кризис роста (перелом) – стабильность (стадия) – кризис стабильности (перелом) – спад (стадия) – ликвидация (перелом).

Жизненный цикл предприятия тесно связан с финансовыми потоками. В данной работе подробно описано, как финансовые потоки влияют на стадию эволюционирования фирмы и что необходимо сделать, чтобы перейти на более благоприятный этап.

Учитывая долгосрочную стратегию ООО «Магазин «Сотый» - занять большую долю на рынке, предприятию необходимо перестроить организационную структуру, создать отдел маркетинга, который будет заниматься стимулированием сбыта, разработкой рекламной компании. По мнению автора, для развития предприятия необходимо начинать изменения в первую очередь с перестройки организационной структуры предприятия.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.            Баранников А.Ф. Теория организации. Учебник для вузов. – М. Гриф МО РФ; 2004.- 304 с.

2.            Богданов А. Эффективное управление // Новости торговли.- 2003.- декабрь.- 32-34 с.

3.            Богданов А. А. Тектология: (Всеобщая организационная наука). В 2-х книгах.: Кн.1\2. - Москва: Экономика, 1989.- 304

4.            Бусыгин А.Г. Предпринимательство: Учеб. – 2-е изд., испр. – М.: Дело, 2000. – 640 с.

5.            Волкова В.Н., Денисов А.А. Основы теории систем и системного анализа: Учебник для студентов вузов. – СПб.: СПбГТУ, 1997. – 510с.

6.            Волкова В.Н. Структуризация и анализ целей в системах организационного управления: Учебное пособие. – СПб.: СПбГТУ, 1995. – 72с.

7.            Горохов Б. Стратегия и гибкость управления предприятием: трудный баланс // Проблемы теории и практики управления, 1994, № 4.

8.            Друкер П. Ф. Задачи менеджмента в 21 веке. - Москва: Вильямс, 2000.- 272 с.

9.            Лаукс Г., Лирманн Ф. Основы организации: управление принятием решений. – М.: Финансы и статистика, 2006. - 600 с.

10.        Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации: Учебник для ВУЗов. - СПб.: Питер, 2005.

11.        Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М. Дело, 1995. 704с.

12.        Туровец О.Г., Родионова В.Н., Теория организации: учеб. пособие. - М.:Инфра-М, 2004

 

---