Реферат Современная организация работы Видновский муницыпальный архив
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ»
Домашняя контрольная работа
по дисциплине: «Государственные и ведомственные архивы»
Тема: Современная организация работы: «Видновский муницыпальный архив»
Барнаул 2010
План
1. Современнное состояние архива.
2. Комплектование и экспертиза ценностей документов.
3. Технология хранения документов.
4. Использование архивных документов.
Введение
11 января 1965 г. исполкомом Мособлсоветом принято решение просить Президиум Верховного Совета РСФСР преобразовать Ленинский сельский район в район, рабочий поселок Видное — в город областного подчинения, установив его ценотром Ленинского района; объединить Видновский городской и Ленинский районный Советы в один Видновский городской Совет депутатов трудящихся, сохранить Ленинский район как территориальныюединицу, передав поселковые и сельские Советы в подчинение городскому Совету города Видное.
Указом Президента Верховного Совета РСФСР от 13 января 1965 г. «Об изменениях в администротивно-территориальном делении Московской области» эти предложения нашли свое законодательное закрепление.
Современнное состояние архива.
Начало развития архивного дела былло положено на территории Ленинского района в середине 1930-х гг.
10 декабря 1934 г. выходит постановление ВЦИК и СНК РСФСР «О районных архивах», в котором ставится задача организации в 1935 г. «районных архивов при районных исполнительных комитетах тех районов, которые имеют наиболее ценные материалы».
Постановлением президиума Мособлисполкома № 519 от 29 марта 1935г. архивы были организованы с 1 марта 1935 г. в 64 районах, в том числе Ленинском.
В фондах Центрального государственного архива Московской области (ЦГАМО) сохранились акты обследования Ленинского райархива и отчеты заведующего архивом за 1935 г. С 15 июня 1935 г. на должность зачислен Морозов Михаил Федорович, 1872 года рождения, беспартийный, сын крестьянина, учитель-пенсионер, образование учительской семинарии». Инструктором предложено «повесить замок на сарай, где хранится архив»
К сожалению, современный архив в городе Видное - центре Ленинского района, преемником Ленинского районного архива не стал, а начал свою деятельность «с чистого листа» в 1965 г.
На должность заведующего горгосархивом был назначен Василий Степанович Злобин, 1910 года рождения, выходец из крестьян, кадровый милиционер, уволенный по болезни из органов внутренних дел, образование -семь классов и Школа старшего и среднего начальственного состава МВД. В архиве B.C. Злобин проработал немногим более двух месяцев - до конца апреля 1965 г. Вообще, за десять лет, с 1965 по 1975 г., в этой должности сменилось восемь человек, стаж которых был разным - от нескольких дней (!) до нескольких лет. Это А.А. Лойтер (1967 г.), В.И.Абрамова (1967-1972 гг.), Л.Т. Кузнецов (1972-1973 гг.), Л.И. Хомутинина (1973-1975 гг.), П.В. Баронин (1975г.), Е.А. Семенова (1975 г.).
Однако первые важные шаги в работе архива были сделаны Евгенией Сергеевной Лапаевой, сменившей в должности B.C. Злобина и проработавшей здесь по сентябрь 1967 г. Именно при ней исполком горсовета утвердил список источников комплектования; при ней приняты на хранение первые документальные комплексы, заведены учетные документы, заложены основы научно-справочного аппарата Ей пришлось решать множество хозяйственных вопросов, в том числе размещения архива. В ЦГАМО сохранились документы, свидетельствующие об активной работе в этом направлении и большой методической и практической помощи сотрудников Архивного управления Мособлисполкома в становлении нового архива. С этой целью во втором полугодии 1965 г. состоялось несколько выездов сюда инспекторов управления.
В августе 1975 г. заведующей архивом стала Н.М. Супоницкая, проработавшая в этой должности по ноябрь 1987 г.
С 1987 г. архив возглавляет О.В. Поляруш.
В соответствии с Указом Президента РСФСР «О некоторых вопросах деятельности органов исполнительной власти в РСФСР» и на основании Закона «О местном самоуправлении в РСФСР», введенного в действие постановлением Верховного Совета РСФСР от 6 июня 1991 г., полномочия исполнительного комитета Видновского городского Совета были прекращены с 30 ноября 1991 г., а его отделы, управления и службы подчинены непосредственно главе администрации на период формирования им соответствующих структурных подразделений администрации района. Городской государственный архив был преобразован 3 июня 1992 г. в архивный отдел.
Сегодня в коллективе пять человек: помимо начальника районного архива здесь трудятся главный специалист Любовь Владимировна Путилова, специалисты 1-й категории Светлана Юрьевна Труханова и Наталья Геннадьевна Беспалова, оператор ЭВМ Екатерина Анатольевна Николко. О.В. Поляруш и Л.В.Путилова имеют высшее образование (МГИАИ), Н.Г.Беспалова среднее-специальное, С.КК Труханова и Е. А. Николко учатся заочно соответственно в Российском новом университете и Университете Дружбы народов им. Патриса Лумумбы.
Комплектование и экспертиза ценностей документов.
Как видно из отчета за третий квартал 1960 г., составленного 19 октября того же года, в архиве хранилось 33 034 дела, объединенных в 208 фондов. За девять месяцев было выдано свыше 300 справок, из них положительных — 182. Возглавляла архив Серафима Никитична Максимова, стаж ее работы в данной должности составлял шестнадцать лет. 19 октября 1960 г. датированы и акты приема-передачи документов Ленинского районного архива в Архив Октябрьской революции и социалистического строительства Московской области (ныне ЦГАМО).
Архив активно комплектовался. За первые десять лет на хранение поступили документы, составившие более 30 фондов, в том числе исполкомов Видновского городского, сельских и поселковых Советов, Ленинской нотариальной конторы, комитета народного контроля, промышленных предприятий и т.д. К сожалению, многочисленные изменения форм управления и административно-территориального деления в период с 1961 по 1965 г. привели к тому, что некоторая часть документов этого периода, относящихся к нынешней территории района, оказалась распылена. Они находятся как в областном, так и в ряде муниципальных архивов территорий, граничащих с Ленинским районом.
После выхода Указа Президента РСФСР Б.Н. Ельцина о приостановке деятельности КПСС сотрудники архива приняли самое активное участие в отборе документов районного комитета партии и подготовке их к передаче на постоянное хранение. В стране интенсивно шел процесс приватизации, в течение достаточно короткого времени меняли форму собственности предприятия торговли, общественного питания, бытового обслуживания, были ликвидированы Видновский торг (1992 г.), районное производственное объединение бытового обслуживания населения (1994 г.), Комбинат общественного питания (1997 г.), а их документы поступили в районный архив. Объемы комплектования за шесть лет, с 1994 по 1999 г., составили без малого 7тыс. дел. По масштабам крупного города и большого архива это, наверное, не так много, но для районного архива, с ежегодным планом приема 300-350 дел, пополнение оказалось весомым.
Здесь на учете 84 фонда, 29 947 дел, в том числе 6151 дело по личному составу.
Комплектование и экспертиза ценностей документов.
Заведующей Н.М. Супоницкаяпроработавшей с августа 1975 года по ноябрь 1987 года был решен вопрос о расширении площадей за счет еще одной двухкомнатной квартиры в том же доме, проведены ремонтные работы, изготовлены и установлены металлические стеллажи, приобретены коробки и закартонированы документы.
В 1994 г. за архивом была закреплена еще одна однокомнатная квартира. Общая площадь помещений составила уже 120 кв. м, из них 90 кв. м -хранилища. Тот год знаменателен еще и тем, что в архиве появился первый компьютер, послуживший огромным подспорьем в работе, выведший многие ее виды на принципиально иной, современный уровень.
К началу нового века стало ясно, что помещение архива перестало соответствовать решаемым задачам. Загруженность хранилищ приблизилась к 100 %. Увеличение объемов хранящихся документов привело к росту числа обратившихся граждан и количества выдаваемых им справок. Так, если за II и III кварталы 1965 г. было выдано около 70 справок, в 1988 г. - 202, в 1998 г. - 294, в 2003 г, - 2065, то за 2008 г. - 12 534 справки. Крошечная комната для приема посетителей (переоборудованная из кухни бывшей «хрущевской» квартиры) площадью чуть более 5 кв. м осложняла их обслуживание. В архив выстраивались очереди, вызывая понятное недовольство и жалобы. Решить вопрос за счет увеличения штатной численности тоже не представлялось возможным, так как негде было организовать новое рабочее место. Стало очевидным, что архиву необходимо другое помещение.
В течение 2007 г. было рассмотрено несколько вариантов. В итоге в ноябре решили отдать под архив помещение бывшей булочной, занимавшей первый этаж и часть подвала жилого дома по ул. Гаевского.
Была выполнена перепланировка помещения, и задача эта оказалась не из легких: несущие колонны и балки, опорные стены, не подлежащие сносу, вход в подвал только со стороны улицы. Прежде чем «один раз отрезать», отмерять приходилось «семью семь» раз, чтобы в жесткие рамки несущих конструкций вписать хранилища, приемные и рабочие помещения, комнату первичной обработки и акклиматизации дел, серверную, прорубить дополнительный вход в подвал. В процессе ремонта были полностью заменены все коммуникации, проведена дополнительная гидро- и теплоизоляция, установлены стеклопакеты, решетки и защитные рольставни на окна, металлические двери, настелены полы, смонтированы подвесные потолки. Помещение оборудовано пожарной сигнализацией. Для поддержания оптимального температурно-влажност-ного режима установлены кондиционеры. Подвал был углублен почти на 30 см (!), т.е. на высоту полноценной архивной полки, что позволило выровнять полы, увеличить высоту и, соответственно, емкость хранилищ. Когда основные работы были завершены, архив получил 370 кв. м общей площади, что в три с лишним раза больше прежнего; дз них свыше 200 кв. м - хранилища. За счет установки передвижных стеллажей эффективность использования площади архивохранилищ увеличилась в несколько раз по сравнению со стандартной схемой со стационарными стеллажами.
Использование архивных документов.
12-13 мая 2008 г. архив переехал в новое помещение. Слаженная работа всего коллектива, помощь добровольных помощников позволили успешно справиться с этой задачей. 19 мая архив открыл свои двери для посетителей. Сразу же были внесены коррективы,в режим его работы. Появились дополнительные приемные дни. Параллельно с приемом запросов и подготовкой справок велись установка стеллажей, монтаж охранной сигнализации, размещение документов в хранилищах, составление новых топографических указателей.
Теперь в архиве есть помещение (около 30 кв. м) для посетителей со стойкой на три окна для приема заявлений и отдельным окном выдачи готовых справок, с информационным стендом, столом и удобными стульями для ожидающих, с большим телевизором и цветами на окне. Созданы хорошие условия и для сотрудников. На выделенные администрацией района средства приобретены новая мебель, металлические шкафы и сейфы. Закуплены приборы для измерения температуры и влажности в хранилищах. Полностью обновлен парк компьютерной техники (это шесть компьютеров, четыре принтера, два копировально-множительных аппарата), смонтирована локальная вычислительная сеть, подключен Интернет.
Сегодня Видновский архив - это и современное учреждение, в котором успешно внедряются информационные технологии: ПК «Архивный фонд», учетные и справочные базы данных (БД) по документам Агентстве по приватизации жилищного фонда, решениям исполкома горсовета, районной администрации, судебным решениям, свидетельствам о праве собственности на землю и т.д., которые постоянно пополняются; БД по регистрации запросов социально-правового характера и выданных архивных справок, и хранилище ретроспективной информации, являющейся частью общего информационного поля муниципального образования
Также планируется осуществить ряд мероприятий по дальнейшему внедрению в практику Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2007), предстоит оказывать методическую и практическую помощь организациям всех форм собственности в разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, оптимизации документооборота и т.д. А на очереди - ПК «Учреждения - источники комплектования», в 2009 г. ожидается и новая, 4-я версия ПК «Архивный фонд», - значит, будем осваивать, изучать, внедрять.
Литература
1. Алексеева Е.В. И др. «Архивоведение» учебник для нач. проф. Образования: учеб. пособ. для сред проф образов./ Е.В. Алексеева, Афанасьева Л.П., Е.М. Бурова; под. Ред. В.П. Козлова, Москва 2002
2. Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение» учебник для средних специальных заведений, Москва 1996
3. Тельчаров А.Д. «Архивоведение» (конспект лекций) Москва 2005
4. Журнал «Отечественные архивы» № 2, 2008г., стр. 82
