Реферат Проблема выбора организационной структуры
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Содержание
Введение_____________________________________________________ 3
Глава 1. Понятие и принципы построения организационных структур 6
1.1. Значение и задачи организационного проектирования________ 6
1.2. Исследование влияния внешней среды при проектировании организационной структуры__________________________________________________ 8
1.3. Основные методологические принципы построения организационных структур___________________________________________________ 8
1.4. Оценка эффективности организационных решений__________ 18
1.5. Корректировка организационных структур_________________ 22
Глава 2. Проблема выбора организационной структуры___________ 24
2.1. Линейная организационная структура_____________________ 24
2.2. Функциональная организационная структура______________ 25
2.3. Линейно-штабная структура______________________________ 26
2.4. Линейно-функциональная структура______________________ 27
2.5. Дивизиональная организационная структура_______________ 28
2.6. Матричная организационная структура____________________ 30
2.7. Рекомендации по проектированию организационных структур 33
Заключение_________________________________________________ 38
Список литературы__________________________________________ 40
Введение
Предприятие представляет собой производственно-хозяйственную, социальную и экологическую развивающуюся целеустремленную систему. Такое определение объекта управления означает, что:
1) система управления предприятием имеет многоцелевой характер;
2) цели управления имеют различную природу (производственные, экономические, социальные, экологические и технические цели);
3) результатом деятельности предприятия являются эффекты различной природы, характеризующие степень достижения целей;
4) в системе управления необходимо осуществлять постоянное слежение за изменением целей и корректировать целеустремленность объекта управления (стратегию), что особенно важно в условиях нестабильности внешней среды, когда цель первоначально носит характер ориентира;
5) ошибки в постановке и прогнозировании целей неизбежно приводят к нарушению паритетности целей и неоправданному расходу ресурсов;
6) развитие предприятия, как и производство продукции, является постоянным процессом и осуществляется в интересах достижения всей совокупности целей.
Прежде чем начать производить какие-то товары или предоставлять некие услуги, владельцы предприятия должны сформулировать, чем они обладают: какими знаниями, компетенциями, опытом, чтобы произвести нечто, что будет востребовано рынком. В рыночных условиях предприятие сможет выжить только тогда, когда его владельцы будут четко понимать, какие продукты или услуги будут востребованы рынком.
Глобальный и крутой поворот в истории развития нашей страны от социалистического хозяйства к экономике рыночно предпринимательского типа вызвал также необходимость разработки новой парадигмы управления.
Осуществляемые в стране экономические реформы позволяют интегрировать народное хозяйство Российской Федерации в мировую экономику и занять в ней достойное место при соблюдении двух главных условий: во-первых, в основу реформ должны быть положены принципы и механизмы, господствующие в мировом экономическом сообществе; во-вторых, при проведении реформ должны быть учтены особенности предшествующего развития и современного состояния экономики страны, национальная культура и поведенческие характеристики населения, продолжительность периода преобразований и другие факторы и условия, формирующие развитие страны.
Актуальность рассматриваемой темы связана с тем, что для эффективного управления организацией необходимо, чтобы ее структура соответствовала целям и задачам деятельности предприятия и была приспособлена к ним. Организационная структура создает некоторый каркас, который является основой для формирования отдельных административных функций. Структура выявляет и устанавливает взаимоотношения сотрудников внутри организации.
Структура организации определяет также структуру подцелей, которая служит критерием выбора при подготовке решений в различных частях организации. Она устанавливает ответственность подразделений организации за тщательное исследование отдельных элементов внешнего окружения и за передачу к соответствующим точкам информации о событиях, требующих особого внимания.
Объект исследования: система управления
Предмет исследования: Организационная структура управления, проблема выбора, построение, совершенствование
Цель данной работы – проанализировать организационные структуры управления, проблему их выбора, построения, совершенствования и сформулировать рекомендации по построению таких структур.
Задачи исследования:
1. Рассмотреть значение и задачи организационного проектирования
2. Проанализировать процесс исследования внешней среды при проектировании организационной структуры.
3. Рассмотреть основные методологические принципы построения организационных структур.
4. Проанализировать параметры оценки эффективности организационных решений и процесс корректировки организационных структур.
5. Рассмотреть проблему выбора организационной структуры.
6. Выработать рекомендации по построению организационной структуры.
Глава 1. Понятие и принципы построения организационных структур
1.1. Значение и задачи организационного проектирования
Научно обоснованное формирование организационных структур управления – актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.
Без развития методов проектирования структур управления Затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:
Þ Во-первых; в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опастность деформации самих задач управления;
Þ Во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления.
Þ В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;
Þ В-четвёртых, проектирование сложнейшего механизма - механизма управления – должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем.
При разработки принципов и методики проектирование структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Оно прежде всего включает систему целей и их распределение между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определённых связях и отношениях между собой; распределение ответственности. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Организационная структура-это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.[6]
Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов – либо формальных, либо неформальных. Поэтому необходимо сочетание научных методов и принципов формирование структур (системного подхода) с большой экспертно – аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта. В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено сначала – цели, а затем – механизм их достижения.
Системность самого подходоа к формированию структуры проявляется в следующем:
a) Не упускать из виду ни одну из управленческих задач,без решения которых реализация целей окажется не полной;
b) Выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функции, прав и ответственности по вертикали управления – от генерального директора предприятия до мастера участка;
c) Исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;
d) Обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления.
1.2. Исследование влияния внешней среды при проектировании организационной структуры
I. Этап — выявление и описание элементов внешней среды(вход, выход, технологии, знания)
II. Этап - выявление основных взаимосвязей между елементами внешней среды, включая элементы прямого воздействия.
III. Этап - определение степени разнообразия елементов внешней среды(изменения, определённость, обратная связь )
IV. Этап - проектирование каждого элемнта организационной структуры с учётом внешней среды, в которой данный елемент будет функционировать.
V. Этап - формирование мехенизма упрвления с учётом специфики элементов организационной структуры и её внешней среды.
1.3. Основные методологические принципы построения организационных структур
До последнего времени методы построения управления, характеризовались чрезмерно нормативным характером, недостаточным разнообразием, что приводило к механическому переносу применявшихся в прошлом организационных форм в новые условия. Нередко аппарат управления на самых разных уровнях повторял одни и те же схемы. С научной точки зрения слишком узкую трактовку получали сами исходные факторы формирования структур: численность персонала вместо целей организаций; постоянный набор органов вместо изменения их состава и комбинации в разных условиях.
Одним из главных недостатков применявшихся методик являлась их функциональная ориентация, строгая регламентация процессов управления, а не их результатов. Поэтому цели и взаимосвязи различных звеньев системы управления приобретают более важное значение, чем строгое установление их функциональной специализации. Это особенно отчётливо проявляется при решении проблем, связанных с созданием корпораций, АО, финансово-промышленных групп, заказов и договоров запросам потребителей, с комплексным решением проблем качества продукции.
Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функции управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирования организаций. Т.е. он предполагает исходное определение системы целей организации, которые обусловливают структуру задач и содержание функций аппарата управления.
Основное назначение большинства производственных организаций с точки зрения общества определяется целями удовлетворения рыночной потребности в производимой продукции и услугах. Вместе с тем соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть однозначным.
В единой системе должны рассматриваться и различные методы формирования организационных структур управления. Эти методы имеют различную природу, каждый из них в отдельности не позволяет решить все практически важные проблемы и должен применяться в органическом сочетании с другими.
Эффективность построения организационной структуры не может быть оценена каким-либо одним показателем. С одной стороны, здесь следует учитывать, насколько структура обеспечивает достижения организацией результатов, соответствующих поставленным перед ней производственно-хозяйственным целям, с другой – насколько её внутреннее построение и процессы функционирования адекватны объективным требованиям к их содержанию, организации и свойствам.
Конечным критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей. Однако довести этот критерий до практически применимых простых показателей, как правило, чрезвычайно трудно. Поэтому целесообразно использовать набор нормативных характеристик аппарата управления: его производительность при переработке информации; оперативность принятия управленческих решений; надёжность аппарата управления; адаптивность и гибкость. При возникновении проблем необходимо формулировать численность персонала как критерий экономической эффективности, в соответствии с которым должна быть обеспечена максимизация результатов по отношению к затратам на управление. Численность аппарата управление, должна быть объективно обоснованной для того, чтобы во всей полноте обеспечить решение задач, вытекающих из целей организационной системы.
Последовательность проектирования организационной структуры ипредставлена на рисунке 1.
Рис.1 Схема процесса проектирования организационной предприятия.
Процесс формированияорганизационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.[2, c.15]
Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:
ü Формирование общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более углублённое проектирование как организационной структуры, так и др. важнейших аспектов системы (способность переработки информации).
ü Разработка состава основных подразделений и связей между ними – заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно – целевым блокам, но и вплоть до самостоятельных (базовых) подразделений аппарата управления, распределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются самостоятельные структурные единицы (отделы,бюро, управления, сектора, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно– целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.
ü Регламентация организационной структуры – предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); определение проектной численности подразделений; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях; расчёты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектированной организационной структуры.
Когда требуется взаимодействие многих звеньев и уровней управления, разрабатываются специфические документы называется – органиграммами.
Органиграммама представляет собой графическую интерпретацию процесса выполнения управленческих функций, их этапов и входящих в них работ, описывающую распределение организационных процедур разработки и принятия решения между подразделениями, их внутренними структурными органами и отдельными работниками. Построение органиграммамы, позволяет увязать процесс рационализации технологических маршрутов и информационных потоков с упорядочением взаимосвязей между структурными элементами систем управления, возникающими при организации согласованного выполнения её задач и функций. Они фиксируют лишь организацию управленческого процесса в виде распределения полномочий и ответственности за обеспечение, разработку и принятие управленческих решений.
Она сочетается в себе как технологические, экономические, информационные, административно-организационные взаимодействия, которые поддаются непосредственному анализу и рациональному проектированию, так и социально-психилогические характеристики и связи.
Специфика проблемыпроектирования организационной структуры управления состоит в том, что она не может быть адекватно представлена в виде задачи фрмального выбора наилучшего варианта организационной структуры по чётко сформулированному, однозначному, математически выраженному критерию оптимальности. Это – количественно-качесвенная, многокритериальная проблема, решаемая на основе сочетания научных, в том числе формализованных, методов анализа, оценки, моделирования организационных систем с субъективной деятельностью ответственных руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных решений.
Процесс организационного проектирования состоит в последовательности приближения к модели рациональной структуры управления, в котором методы проектирования играют вспомогательную роль при рассмотрении, оценки и принятия к практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений.
Существуют взаимодополняющие методы проектирования организационных структур:
v Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.
Использование метода аналогий основано на двух взаимодополняющих подходах. Первый из них заключается в выявлении для каждого типа производственно- хозяйственных организаций и для различных отраслей значений и тенденций изменения главных организационных характеристик и соответствующих им организационных форм и механизмов управления. Второй подход представляет типизацию наиболее общих принципиальных решений о характере и взаимоотношений звеньев аппарата управления и отдельных должностей в чётко определённых условиях работы организаций данного типа в конкретных отраслях, а также разработку отдельных нормативных характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей.[12, c.89]
Типизация решений является средством повышения общего уровня организации управления производством. Типовые организационные решения должны быть, во-первых, вариантными, а не однозначными, во-вторых, пересматриваемыми и корректируемыми с регулярной периодичностью и, допускающими отклонения в случаях, когда условия работы организации отливаются от чётко сформулированных условий, для которых рекомендуется соответствующая типовая форма организационной структуры управления.
v Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением её руководителей и других работников для того, чтобы выявить специфические особенности, проблемы, в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке исходя из количественных оценок эффективности оргструктуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщение и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления. Сюда относится и проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами.
К экспертным методам следует отнести также разработку и применения научных принципов формирования организационных структур управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих принципов управления (например, единоначалия или коллективного руководства, специализации). Примеры формирования организационных структур управления: построение организационной структуры исходя из системы целей, отделение стратегических и координационных функций от оперативного управления, сочетание функционального и програмно-целевого управления и целый ряд других.
Особое место среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации. Этому предшествует разработка вариантов организационных решений, направленных на устранение выявленных организационных проблем, отвечающих научным принципам и передовому опыту организации управления, а также требуемому уровню количественно-качественных критериев оценки эффективности организационных структур.
v Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:
a) Разработка системы(дерева) целей, представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов;
b) Экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений исходя из взаимосвязей их целей и т.п.;
c) Составление карт прав и ответственности за достижение целей для отдельных подразделений, так и по комплексным меж функциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, информация, производственные и управленческие ресурсы); конкретные результаты, за достижения которые устанавливается ответственность; права, которыми наделяется для достижения результатов (согласовать, подтверждать, контролировать).
v Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:
ü математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств;
ü графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Они дают возможность анализировать их направленность, характер, причины возникновения, оценивать различные варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности в однородные подразделения, «проигрывать» варианты распределение прав и ответственности между разными уровнями руководства и т.п. Примерами могут служить «метасхемные» описания материальных, информационных, денежных потоков совместно с управленческими действиями.
ü натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке их функционирования в реальных организационных условиях. К ним относиться организационные эксперименты – заранее спланированные и контролируемые перестройки структур и процессов в реальных организациях; лабораторные эксперименты – искусственно созданные ситуации принятия решений и организационного поведения; управленческие игры – действия практических работников;
ü математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур. Они построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях.
Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов.
Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит то её характера, а также возможностей для проведения соответствующего исследования.
1.4. Оценка эффективности организационных решений
Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов ли плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.
Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учётом двух направлений оценки её функционирования:
ü по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации;
ü по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию организации и результатам.
Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на её функционирование.[8, c.45]
Принципиальное значение для оценки эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или определения уровня эффективности, который принимается за нормативный. Один из подходов дифференцирования сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта систем управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных. Может применятся также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.
Часто вместо методов используется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемой и проектируемой системой, а также отдельных её подсистем и принимаемых проектных и плановых решений, или комплексная оценка системы управления, основанная на использовании количественно- качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов.
Показатели, используемые при оценках эффективности аппарата управления и его организационной структуры, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные группы.
1. Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления, выражающихся через конечные результаты деятельности организации, и затраты на управления. При оценках эффективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления, могут рассматриваться объем, прибыль, себестоимость, объем капитальных вложений, качество продукции, сроки внедрения новой техники и т.п.
2. Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления.
При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности без изменения (ухудшения) остальных. К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надёжность.
(a) Производительность аппарата управления может определяться, как количество произведённой организацией конечной продукции или объёмы выработанной в процессе управления информации.
(b) Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные затраты на его функционирование. Для оценки экономичности могут использоваться такие показатели, как удельный вес затрат на содержание аппарата управления, удельный вес управленческих работников в численности промышленно-производственного персонала, стоимость выполнения единицы объёма отдельных видов работ.
(c) Адаптивность системы управления определяется её способностью эффективно выполнять задачные функции в определённом диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система.
(d) Гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свои роли в процессе принятия решений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре упорядоченности отношений.
(e) Оперативность принятия управленческих решений характеризует современность выявления управленческих проблем и такую скорость их решения, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.
(f) Надёжность аппарата управления в целом характеризует его безотказным функционированием. Если считать качество определения целей и постановки проблем достаточным,т.е. способностью обеспечивать выполнение заданий в рамках установленных сроков и выделенных ресурсов.Для оценки исполнительности аппарата управления и его подсистем может использоваться уровень выполнения плановых заданий и соблюдение утверждённых нормативов, отсутствие отклонений при исполнении указаний.
3 Группа показателей, характеризующих рациональность организационной структуры и её техническо-организационной уровень. К структурам относится звенность системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности.
Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и её организационной структуры объекту управления. Это находит выражение в сбалансированности состава функций и целей управления, соответствии численности состава работников объёму и сложности работ, полноте обеспечения требуемой информацией, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учётом их номенклатуры.
Важными требованиями, являются, способность адекватного отражения динамичности управляемых процессов, сбалансированность и непротиворечивость показателей. При оценке эффективности отдельных мероприятий по совершенствованию системы управления допускается использование основных требований к их выбору – максимальное соответствие каждого показателя целевой ориентации проводимого мероприятия и полнота отражения достигаемого эффекта.[11]
1.5. Корректировка организационных структур
В большинстве случаев решения о корректировке структур принимаются высшими руководителями организации как часть их основных обязанностей. Значительные по масштабам организационные предприятия не осуществляется до тех пор, пока не появится твёрдая корректировка структуры или разработка нового проекта.
Неудовлетворительное функционирование предприятия. Наиболее распространенной причинной необходимости разработки нового проекта организации являются неудачи в попытке снижения роста издержек, повышения производительности, расширения всё сужающихся внутренних и внешних рынков или в привлечении новых финансовых ресурсов. Обычно прежде всего предпринимаются изменения в составе и уровне квалификации работающих, разработка специальных программ. Но причина неудовлетворительной деятельности предприятия заключается в определённых недостатках организационной структуры управления.
Перегрузка высшего руководства. Если меры по изменению методов и процедур управления не позволяют уменьшить нагрузку, не приводят к продолжительному облегчению, то весьма эффективным средством решения этой задачи становится перераспределение прав и функций, корректировки и уточнения в формах организации.
Отсутствие ориентации на перспективу. Будущее развитие предприятия требует со стороны высших руководителей всё большего внимания стратегическим задачам. В то же время до сих пор многие руководители продолжают уделять основное время оперативным вопросам. Что приведёт к простой экстраполяции текущих тенденций в будущем. Высший руководитель должен осознавать, что его важнейшая обязанность заключается в том, чтобы сделать предприятие способным разработать и реализовать стратегическую программу.
Разногласия по организационным вопросам. Каждый опытный руководитель знает, что стабильность в организационной структуре предприятия существует внутренняя гармония. Эта структура затрудняет достижение целей, допускает несправедливое распределение власти и т.д. Когда возникают глубокие и устойчивые разногласия по поводу организационной структуры, единственным выходом является тщательное изучение структуры. Смена руководства часто вызывает решение о реорганизации. Группа которая придёт на смену, может найти такую форму совершенно не соответствующей её подходу к проблемам предприятия.
Глава 2. Проблема выбора организационной структуры
2.1. Линейная организационная структура
Линейная организационная структураосновывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления. Такая организационная структура образуется в результате построения аппарата управления из взаимоподчинённых органов в виде иерархической лестницы, то есть каждый подчинённый имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчинённых. Два руководителя не могут непосредственно связываться друг с другом, они должны это сделать через ближайшую вышестоящую инстанцию. Такую структуру часто называют однолинейной.
Преимуществами такой структуры можно назвать:
- простое построение;
- однозначное ограничение задач, компетенции, ответственности;
- жесткое руководство органами управления;
- оперативность и точность управленческих решений.
Недостатки:
- затруднительные связи между инстанциями;
- концентрация власти в управляющей верхушке;
- сильная загрузка средних уровней управления.
Линейная структура управления используется мелкими и средними фирмами, осуществляющими несложное производство, при отсутствии широких кооперационных связей между подразделениями.
Эта структура ориентирована лишь на реализацию текущих задач, для нее характерны отсутствие гибкости, склонность к бюрократизму, возможность искажения информации при передаче с одного уровня управления на другой. [15, c.77]
2.2. Функциональная организационная структура
Функциональная организационная структураоснована на создании подразделений для выполнения определённых функций на всех уровнях управления. К таким функциям относят исследования, производство, сбыт, маркетинг и т.д. Здесь с помощью директивного руководства могут быть соединены иерархически нижние звенья управления с различными более высокими звеньями управления. Передача поручений, указаний и сообщений осуществляется в зависимости от вида поставленной задачи.
Например, рабочий в цехе получает поручения не от одного человека (мастера), а от нескольких штатных единиц, то есть действует принцип многократной подчинённости. Поэтому такую организационную структуру называют многолинейной.
Функциональная структура управления производством нацелена на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Функциональные службы обычно имеют в своём составе специалистов высокой квалификации, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач конкретные виды деятельности. [11, c.148]
К преимуществам такой структуры можно отнести:
- сокращение звеньев согласования;
- уменьшение дублирования работ;
- укрепление вертикальных связей и усиление контроля за деятельностью нижестоящих уровней;
- высокая компетентность специалистов, отвечающих за выполнение конкретных функций.
К недостаткам: [18, c.92]
- неоднозначное распределение ответственности;
- затруднённая коммуникация;
- длительная процедура принятия решений;
- возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место.
Рост сложности и масштабов производства, дифференциация функций управления привели к появлению линейно-штабной организационной структуры. [15, c.79]
2.3. Линейно-штабная структура
Линейно-штабная структура(штабное управление) представляет собой комбинацию линейной структуры с системой выделения определённых функций. При линейных руководителях создаются специальные подразделения (штабы), которые помогают линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления.
Эти штабы могут:
- ограничиваться центральными уровнями управления (штабы руководства);
- находиться в нескольких уровнях управления;
- образовывать штабную иерархию на всех уровнях управления.
Штабы на нескольких уровнях иерархии должны давать консультации и участвовать в подготовке решений, но они не обладают правами принятия решений и руководства нижестоящими подразделениями или исполнителями.
Чем крупнее фирма и сложнее её управляющая структура, тем острее стоит вопрос координации деятельности функциональных служб или создания крупных специализированных подразделений с высококвалифицированными специалистами.
Недостатки:
- затрудняет горизонтальное согласование;
- с трудом реагирует на изменение.
Линейно-штабная структура позволяет более квалифицированно решать проблемы управления, но порождает опасность подмены линейных руководителей в процессе принятия решений. [15, c.79]
2.4. Линейно-функциональная структура
Диверсификация производства и специализация управления привели к появлению комбинированных структур, наиболее распространенной из которых стала линейно-функциональная. Она сочетает основные достоинства как линейной, так и функциональной системы, обеспечивает развитие специализации управленческой деятельности, сохраняя в то же время авторитет линейных руководителей, отвечающих за результаты производства.
Благодаря своим преимуществам линейно-функциональная структура управления получила широкое распространение, являясь практически единственным вариантом организации предприятия в России, и в полнее соответствовала командно-административным принципам и методам управления. Ее преимущества реализуются в условиях стабильной технологии, массового и крупносерийного производства.
В быстро меняющихся макроэкономических условиях, предпочтениях и ценностях потребителей, конкуренции, при преобладании экономических методов управления, преимущества линейно-функциональной структуры не столь очевидны, а недостатки становятся более ощутимы.
Недостатки линейно-функциональной структуры: [11, c.150]
- медленное движение информации и, соответственно, принятий решений;
- конфликт интересов линейных и функциональных руководителей;
- конфликт интересов линейных и функциональных руководителей, что влияет не только на скорость, но и на качество принимаемых решений;
- узкая специализация руководителей среднего звена, ограничивающая их кругозор и отторгающая нововведения;
- стремление руководителей снизить риск и не брать на себя большую ответственность при принятии управленческих решений.
В этой структуре руководители линейного и функционального отделов имеют право на совместное принятие решений для соответствующего отдела предприятия. Например, право по найму рабочей силы для цехов принадлежит совместно начальнику отдела кадров и начальнику технического отдела. Если они не приходят к соглашению, то должна вмешаться вышестоящая инстанция.
2.5. Дивизиональная организационная структура
В настоящее время в промышленно развитых странах наблюдается отход от линейно-функциональной структуры (классический тип этой организации сохранился лишь в мелких и средних предприятиях, работающих в традиционных областях бизнеса) [15, c.80]. Среди крупных компаний преобладает дивизиональный тип организационной структуры.
К факторам, обусловившим переход к этому типу организационной структуры, относят: [18, c.153]
- рост диверсификации предпринимательской деятельности;
- специализация управления;
- международное разделение труда;
- рост информированности, самооценки и ожиданий менеджеров среднего звена и т.п.
Для дивизиональной организационной структуры характерна децентрализация управленческих функций: производственным подразделениям придаются автономные структуры, осуществляющие основные функции управления (учет, планирование, финансовое управление, маркетинг и т.п.). Это позволяет производственным подразделениям решать самостоятельные задачи, связанные с разработкой, производством и сбытом собственной продукции. Высшее руководство предприятия может при этом сосредоточиться на постановке и решении стратегических задач.
Дивизиональная структура отличается от линейно-функциональной большей гибкостью, что обеспечивает скорость принятия решений и является ее основным преимуществом в условиях быстро меняющейся рыночной конъюнктуры и технологических нововведений. Основные достоинства обеих структур представлены в табл. 1.1.
Таблица 1.1.
Сравнительные достоинства линейно-функциональной и дивизиональной структур
| Линейно-функциональная | Дивизиональная |
| 1. Стабильность (наиболее эффективна в стабильной среде) | 1. Гибкость (наиболее эффективна в динамичной среде) |
| 2. Экономия на управленческих расходах | 2. Оперативность принятия решений |
| 3. Специализация и компетентность | 3. Междисциплинарный подход |
| 4. Быстрое решение простых проблем, находящихся в компетенции одной функциональной службы | 4. Быстрое решение сложных межфункциональных проблем |
| 5. Ориентация на стабильную технологию и сложившейся рынок | 5. Ориентация на новые рынки и технологии |
| 6. Ориентация на ценовую конкуренцию | 6. Ориентация на неценовую конкуренцию |
Дивизиональная структура обладает и весьма существенными недостатками. Это – противоречия интересов подразделений и всего предприятия, дублирование функций управлений и, следовательно, рост управленческого аппарата и неэкономичность структуры. С ростом предприятия эти недостатки могут привести к потере управляемости.
2.6. Матричная организационная структура
Матричная организационная структура возникает в условиях диверсифицированного производства, когда предприятие осуществляет разработку и выпуск нескольких разнородных видов продукции, реализует несколько инвестиционных или инновационных проектов и т.п. [15, c.81]
Матричная структура это современный эффективный тип организационной структуры управления, который создаётся путём совмещения структур двух видов: линейной и программно-целевой. В соответствии с линейной структурой (по вертикали) строится управление по отдельным сферам деятельности организации: НИОКР, производству, сбыту, снабжению. В соответствии с программно-целевой структурой (по горизонтали) организуется управление программами (проектами, темами).
При матричной структуре управления при определении горизонтальных связей необходимы:
- подбор и назначение руководителя программы (проекта), его заместителей по отдельным подсистемам (темам) в соответствии со структурой программы;
- определение и назначение ответственных исполнителей в каждом специализированном подразделении;
- организация специальной службы управления программой.
Для обеспечения работы в рамках матричной структуры требуется провести изменения в производственной структуре; создать в материнской компании специальные целевые подразделения, объединяющие ведущих специалистов для совместной разработки основных идей программы.
При матричной структуре управления руководитель программы (проекта) работает с непосредственно не подчинёнными ему специалистами, которые подчинены линейным руководителям. Он в основном определяет, что и когда должно быть сделано по конкретной программе. Линейные же руководители решают, кто и как будет выполнять ту или иную работу.
Проблемы, возникающие при установлении приоритетов заданий и распределении времени работы специалистов над проектами, могут нарушать стабильность функционирования фирмы и затруднять достижение её долгосрочных целей. Для обеспечения координации работ в условиях матричной структуры управления центр управления программами призван увязывать выполнение управленческих процедур отдельными функциональными и линейными подразделениями.
Матричные структуры управления, дополнившие линейно-функциональную организационную структуру управления новыми элементами, открыли качественно новое направление в развитии наиболее активных и динамичных проблемно-целевых и программно-целевых организационных форм управления, которые нацелены на подъём творческой инициативы руководителей и специалистов и выявление возможностей значительного повышения эффективности производства на основе ускорения темпов его технического развития, обеспечивающего рост производительности труда, снижение издержек производства и улучшение качества выпускаемой продукции. [6, c.76]
Преимущества матричной структуры управления:
- значительная активизация деятельности руководителей и работников управленческого аппарата за счет формирования программных подразделений активно взаимодействующих с функциональными подразделениями, усиление взаимосвязи между ними;
- разделение функций управления между руководителями, ответственными за обеспечение высоких конечных результатов (руководители проектных и программных групп и управлений) и руководителями, ответственными за обеспечение наиболее полного использования имеющихся производственных, материальных и трудовых ресурсов (начальники функциональных подразделений). Такие руководители совместно контролируют работы по составлению оперативных производственных планов и их выполнению.
- вовлечение руководителей всех уровней и специалистов в сферу активной творческой деятельности по ускоренному техническому совершенствованию производства.
Матричная структура позволяет: [8, c.124]
- сокращать нагрузки на руководителей высшего уровня управления путём передачи полномочий принятия решений на средний уровень управления при сохранении единства координации и контроля за ключевыми решениями на высшем уровне;
- обеспечивать гибкость и оперативность маневрирования ресурсами при выполнении нескольких программ в рамках одной фирмы;
- ликвидировать промежуточные структурные звенья при оперативном управлении программами;
- усилить личную ответственность руководителя как за программу в целом, так и за её элементы;
- организовать четкое взаимодействие на базе перераспределения задач в системе управления;
- применять современные методы управления;
- решать такие задачи, как сокращение сроков создания новой техники и технологии, уменьшение стоимости работ, улучшение качества создаваемых технических систем, где сама специфика производства требует быстрого совершенствования выпускаемой продукции и технологии её производства.
Матричные структуры управления способствуют проведению частых перестроек, связанных с внедрением новейших технологических процессов и более производительного технологического оборудования, что ведёт к изменениям в организационной структуре управления фирмой в целом.
2.7. Рекомендации по проектированию организационных структур
Можно дать следующие рекомендации по проектированию организационных структур:
1. Предоставьте персоналу возможность вырабатывать решения
Распространенный способ работы системы заключается в том, чтобы позволять людям (а кое-кто сказал бы заставлять людей) вести себя в соответствии с некоторым набором раз и навсегда установленных правил, чтобы облегчить жизнь организации. В общем, эти правила могут быть разумными и ориентированными на потребителя, однако в отдельных случаях могут противоречить самым простым общепринятым понятиям равенства и справедливости.
Преодоление такого скованного правилами поведения заключается в том, чтобы передать право выработки этих правил людям, которые производят Вашу продукцию и которые находятся в непосредственном контакте с потребителями. Давно известно, что лучше вовлечь людей в выработку собственных решений относительно производимой ими продукции или предоставляемых услуг, чем получать эти решения от людей, не понимающих конкретных деталей выполняемой работы.
2. Определите ответственность
Люди часто говорят: "На меня возлагают ответственность, но не дают полномочий, чтобы сделать работу". Однако и противоположная ситуация - работники, обладающие властью, - составляет проблему. У этих работников есть полномочия, но они не чувствуют ответственности. Часто это может быть из-за того, что до сих пор они работали, не вспоминая о ней, или потому, что не верят Вам, когда Вы наделяете их властью. Следовательно, необходимо четко установить ответственность каждого работника персонально за удовлетворение потребителя. Если Вы сделаете это, а также предоставите полномочия для решения любых проблем, вызывающих неудовлетворенность потребителей, Ваша организация поднимется на более высокий уровень их обслуживания.
3. Назначьте ответственным за изменения кого-нибудь из высшего руководства
На изменение культуры, как уже отмечалось, требуются затраты труда и времени, и часто необходимо, чтобы этот процесс возглавлял кто-то из высшего руководства. Не стоит предполагать, что оно может быть проведено без противодействия. Сопротивление изменениям существует на многих уровнях организации и возникает по самым различным причинам. Но без активного вовлечения в преобразовательный процесс высшего руководства организации лишь немногие изменения могут успешно осуществляться.
4. Устраните барьеры между отделами
Другим препятствием на пути преобразования организации является наличие слишком большого количества отделов. Проблема заключается в том, что в организациях с жесткой иерархической структурой принятие решений и общение на официальном уровне требуют значительного времени.
Иерархия - не единственный барьер между подразделениями. Еще одной проблемой является недостаточная осведомленность персонала о целях и работе других отделов. Часто незнание назначения и деталей таких элементов, как счета или распределение продукции, может привести к взаимному непониманию. Классическими примерами этого являются конфликты, возникающие между отделом продаж и производством или между продавцами и изготовителями продукции. Полезно помнить, что каждый отдел внутри организации имеет свои собственные приоритеты, основанные на целях, поставленных для него высшим руководством. Если эти приоритеты не обеспечивают внимательного отношения к потребителям (в том числе к внутренним потребителям), барьеры будут благополучно продолжать существовать.
5. Создайте организационную структуру, которая не подавляла бы инициативу
При создании организации, желающей проводить политику ориентации на потребителя надо помнить, что структура, созданная Вами на бумаге, необязательно будет такой же в реальной жизни. В связи с этим полезно иметь в виду существующие в организации неформальные структуры .
Неформальные структуры — это своего рода сети коммуникации и взаимодействия между людьми, работающими в организации, которые невозможно контролировать средствами формальной отчетности. В прошлом многие из изучавших организационное проектирование пытались найти пути контролирования и устранения таких систем. Однако в данном случае следует усвоить совершенно противоположное: в организации с ориентацией на внимательное отношение к потребителю они необходимы. Такие системы надо поощрять и использовать, чтобы деятельность организации ориентировалась на потребителя. Поэтому создайте в Вашей организации возможности для существования подобных систем.
6. Поощряйте экспериментирование
Еще одним желательным свойством структуры организации является поддержка экспериментирования. Выше было показано, что необходимо поддерживать сверху изменения, проводимые внутри организации. Но, как ни парадоксально, именно идеи изменений, рожденные внутри организации, являются жизненными токами всех созидательных процессов, происходящих при изменении культуры данной организации.
Это означает, что организация должна найти способы поощрения множества мелкомасштабных экспериментов, которые могли бы быть применены к организации в целом. Подобные эксперименты могут быть как технологическими (новые процессы или способы использования оборудования), так и социальными (новые пути установления рабочих взаимоотношений между членами организации). Наилучшие эксперименты часто включают в себя элементы и того, и другого.
Однако поощрение экспериментов — это нередко и одна из самых трудных проблем в деятельности организации, поскольку при эксперименте всегда есть возможность неудачи. Люди не чувствуют страха перед экспериментом, если знают, что их не накажут за неудачу, но наградят за успех. Если эксперимент провалился, спросите людей, какой они извлекли урок и как бы они поступили в следующий раз. Побуждайте их экспериментировать вновь, снова учиться и добиваться успеха. Если эксперимент удался, наградите его участников, сделайте успех достоянием гласности. Побуждайте других членов организации одобрить, принять и улучшить результаты эксперимента. Поднимите шум вокруг успеха, и вскоре в организации воцарится атмосфера созидания, новаторства и стремления к улучшению.
Заключение
В заключении важно подчеркнуть, что экспериментирование с разработкой и введением новых структур управления стало характерной чертой последнего десятилетия XX в. В ходе этих экспериментов нередко используются самые разнообразные комбинации известных видов и типов структур, приспосабливаемых организациями к конкретным условиям их функционирования. Но все же главная тенденция состоит в том, что каждая последующая структура становится более простой и гибкой по сравнению с ранее действовавшими.
Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и её организационной структуры объекту управления. Это находит выражение в сбалансированности состава функций и целей управления, соответствии численности состава работников объёму и сложности работ, полноте обеспечения требуемой информацией, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учётом их номенклатуры.
При этом называются следующие десять требований и характеристик формирования эффективных структур управления: 1) сокращение размеров подразделений и укомплектование их более квалифицированным персоналом; 2) уменьшение числа уровней управления; 3) групповая организация труда как основа новой структуры управления; 4) ориентация текущей работы, в том числе графиков и процедур, на запросы потребителей; 5) создание условий для гибкой комплектации продукции; 6) минимизация запасов; 7) быстрая реакция на изменения; 8) гибко переналаживаемое оборудование; 9) высокая производительность и низкие затраты; 10) безупречное качество продукции и ориентация на прочные связи с потребителем.
В настоящее время в зависимости от существующих особенностей организации проектируются следующие виды организационных структур: линейная, функциональная, линейно-штабная структура, линейно-функциональная структура, дивизиональная и матричная организационная структура.
Можно не сомневаться в том, что в ближайшем будущем мы столкнемся с большим разнообразием структур, каждая из которых будет отвечать потребностям конкретной организации.
Можно дать следующие рекомендации по проектированию организационных структур:
1. Предоставьте персоналу возможность вырабатывать решения
2. Определите ответственность
3. Назначьте ответственным за изменения кого-нибудь из высшего руководства
4. Устраните барьеры между отделами
5. Создайте организационную структуру, которая не подавляла бы инициативу
6. Поощряйте экспериментирование
Список литературы
1. Веснин В. Р. Основы менеджмента: Учебник. - М.: Институт международного права и экономики, 2001.
2. Виханский О. С., Наумов А. И., Менеджмент: Учебник. - М.: Гардарики, 2000.
3. Владимирова И.Г. Организационные структуры управления компаниями.:// Менеджмент в России и за рубежом ·5 / 2002
4. Кабушкин Н. И. Основы менеджмента: Учебник. -М.: БГЭУ 2000.
5. Кохно П. А., Микрюков В. А., Коморов С. Е. Менеджмент. - М.: Финансы и статистика, 2000.
6. Лапонова О.В. К вопросу о проектировании организационных и информационных структур предприиятий // http://www.mstu.edu.ru/publish/conf/11ntk/section8.html
7. Менеджмент в малом бизнесе. Персонал: как руководить организацией. Перев. под ред. Лилеевой 3. А. - М., 1999
8. Мескон М. X., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 2000.
9. Мильнер Б.З. Теория организации.–М.: ИНФРА-М, 2001.
10. Новицкий Е. Г. Создание корпоративного инновационного центра. Конференция "УПРАВЛЕНИЕ В РОССИИ: ОТКАЗ ОТ ИЛЛЮЗИЙ" Сборник тезисов // http://www.altrc.ru/conferens/contents2000u.shtml
11. Организационные структуры управления и их применение в различных компаниях А.А. Стриженко, Н.Ю. Бибикова // http://aomai.ab.ru/aomai/main.htm
12. Приходько В.И. Современная организационная парадигма .// Менеджмент в России и за рубежом №3 / 2001
13. Смирнов Э.А. Теория организации: Учебное пособие.–М.: Издательство «Экзамен», 2002.
14. Современная экономика. /Мамедов О. Ю. - Ростов-на-Дону, «Феникс», 1996
15. Управление организацией: Энциклопедический словарь.-М., 2001
16. Цандер Э. Практика управления. — М., 2002.
17. Экономика предприятия /В.Я. Горфинкель, Е.М. Купрякова - М.: ЮНИТИ, 2001.
18. Экономика фирмы. Словарь-справочник / Под ред. В.К. Скляренко, О.И. Волкова.-М., 2000
