Проектирования и создания БД «Оптовая база»

 

Основные понятия системы управления базами данных

База данных – это совокупность связанных между собой сведений о конкретных объектах реального мира в какой-то предметной области.

Объект – нечто, для которого существует название и способ отличать один подобный объект от другого (например, города, люди).

Для описания объектов используют значения атрибутов, т.е. данные.

Данное – некоторый показатель (признак, свойство), который характеризует объект и принимает для конкретного экземпляра объекта некоторое текстовое или числовое значение. В теории БД “данное” называют полем.

В БД совокупности данных представляются в виде простой двумерной таблицы. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных двумерных таблиц, состоящих из однотипных строк – реляционных таблиц, в каждой из которых содержатся сведения об одной сущности. Каждая таблица состоит из фиксированного количества столбцов и переменного количества строк. Описание столбцов, составляемое разработчиком, называют макетом таблицы. Каждый столбец – это конкретное поле (данное). Каждая строка таблицы называется записью. Каждое поле может входить в состав нескольких таблиц. Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор (конкретное значение поля, адрес), значение которого однозначно определяет эту и только эту запись. Ключ может состоять из одного поля, тогда его называют простым, или из нескольких полей, тогда его называют составным ключом. Первичный ключ должен обладать свойством однозначной идентификации: запись должна однозначно определяться значением первичного ключа. Никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойство однозначной идентификации. Каждое значение первичного ключа в пределах таблицы должно быть уникальным. В противном случае невозможно отличить одну запись от другой.

Кроме первичного ключа, существует вторичный ключ. Его значения могут быть не уникальными. Первичный ключ в каждой таблице может быть только один, а вторичных множество. Вторичный ключ – это ключ связи с другой таблицей.

Информационно-логическая модель (ИЛМ) – отображает данные предметной области в виде совокупности информационных объектов и связей между ними. Эта модель представляет данные, подлежащие хранению в базе данных.

Совокупность реквизитов информационного объекта должна отвечать требованиям нормализации.

Таблицы. Это основные объекты любой базы данных. Именно в них хранятся, во-первых, все данные, имеющиеся в базе, а, во-вторых, структура самой базы (поля, их типы и свойства).

 Запросы. Это объекты предназначены для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что берут информацию из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу, которая не имеет аналога на жестком диске, это только образ отобранных полей и записей.

Формы. Это средства для ввода и просмотра данных. С помощью форм можно закрыть некоторые поля для несанкционированного ввода, можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и пр.) для автоматизации ввода. Можно представить форму с помощью графических средств, в виде бланка, если ввод производится со специальных бланков. С помощью формы можно не только вводить данные, но и отображать, применяя специальные средства.

Отчеты. Предназначены для вывода данных на печатающее устройство. В них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц и т.п.)

Страницы. Этот объект позволяет создать Web-страницы, компоненты которых осуществляют связь с базой данных. Web-страницу можно передать клиенту, сама же база будет располагаться на сервере.

Макросы и модули. Эти объекты предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. Макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД Access и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования Visual Basic for Applications.

1.                Создание таблиц и связей между ними в режиме конструктора

Способ создания таблиц в режиме конструктора выглядит следующим образом:

В группе объектов окна Базы данных выбираем объект «таблицы», затем двойной клик на «Создание таблицы в режиме конструктора» - открывается окно конструктора Таблица 1, в котором мы определяем структуру таблицы базы данных (БД) (рис.1.1).



Рисунок 1.1 – Конструктор таблиц

При отображении таблицы в режиме Конструктора в окне можно выделить две основные области: сверху область Бланк и снизу Свойства поля.

Область Бланк – основная часть окна Режим конструктора таблиц.

В первом столбце в верхней части этого окна вводим имена полей, во втором столбце из раскрывающегося списка выбираем тип для каждого поля. Открывается список кнопкой выбора типа поля, которая является скрытым элементом управления, и отображается только после щелчка на поле бланка.

Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые свойства заданы по умолчанию. Свойства можно настраивать, а можно и не трогать. Введем данные (имена полей) и их типы. Имя поля – код товара задаем типом – числовой.

В результате получим (рис.1.2):



Рисунок 1.2 – Конструктор таблицы Товар

После закрытия окна Таблица1, появляется окно (рис.1.3):



Рисунок 1.3 – Диалоговое окно

Затем окно Сохранение (рис.1.4):



Рисунок 1.4 – Окно Сохранения

Задаем имя таблицы и подтверждаем его, нажав на кнопку .

Таким образом, были созданы следующие таблицы:

·                   поставщики

·                   поставки

·                   сделки

Смотри Приложение «Таблицы».

Все разработанные таблицы были созданы в режиме конструктора и полностью соответствуют вышеуказанному алгоритму действий. Например, таблица «Поставщики» выглядит следующим образом (Рис.1.5):



Рисунок 1.5 – Таблица Поставщики

Установка связей между таблицами

Установка связи начинается с открытия окна Схема данных и выбора таблиц или запросов, меду которыми следует установить связь. Для этого находясь в окне базы данных, выбираем опцию Схема данных в меню Сервис (или нажимаем кнопку Схема данных на панели инструментов).

При первом открытии этого окна для текущей базы данных, оно будет пусто, откроется диалоговое окно Добавление таблицы. Щелкнем кнопкой мыши по имени первой Таблицы Товары, а затем по кнопке Добавить. В окне Схемы данных отображается выбранная таблица со всеми своими полями. Также нужно выбрать остальные таблицы. После выбора таблиц щелкнем по кнопке Закрыть. Окно Добавление таблицы
закрывается.

На экране появится диалоговое окно Схемы данных.  Мы видим выбранные таблицы со своими полями. Ключевые поля выделяются полужирным начертанием.

Щелкнем в таблице Товары по полю Код товара и не отпуская кнопки мыши подводим курсор мыши к полю Код товара таблицы Сделки. Затем отпускаем кнопку мыши.

Схема данных показана на следующем рисунке (Рис.1.6):



Рисунок 1.6 – Схема данных БД

2. Создание запросов

При создании запросов был использован режим конструктора.

В итоге были созданы следующие запросы (Рис.2.1):



Рисунок 2.1 – Объекты Запросы

Процесс создания многих запросов с помощью конструктора аналогичен, поэтому приведем только один пример создания такого запроса.

 Итак, для создания запроса необходимо:

1)                В окне БД выбрать строку Запросы.

2)                Выбрать на панели кнопку Создать.

3)                В появившемся окне Новый Запрос выбрать строку Конструктор. (рис.2.2)



Рисунок 2.2 – Окно нового запроса

4) Далее в появившемся окне Добавление Таблицы нужно выбрать те таблицы, поля которых входят в запрос. Выбор таблицы осуществляется одинарным кликом на таблицу, а потом нажатием на кнопку «добавить», либо двойным кликом по нужной таблице (рис.2.3).



Рисунок 2.3 – Добавление таблицы

5)                Закрыть окно Добавление Таблицы.

6)                После выбора таблицы, окошко с названием таблицы и её полями появляется в верхней части окна конструктора запроса.

7)                Затем заполняем ячейки «поле», «имя таблицы», «вывод на экран», а «сортировка», «условие отбора» заполняются в зависимости от условия запроса. В ячейках «поле», «имя таблицы» и «сортировка» можно использовать выпадающее меню, в ячейке «вывод на экран» необходимо просто поставить или убрать галочку в зависимости от необходимости вывода данного поля на экран.

В итоге получаем заполненный бланк запроса, например запрос Все поставки с именами (рис. 2.4)



Рисунок 2.4 – Бланк запроса Все поставки с именами

3. Нормализация базы данных

Нормализация таблиц – это устранение избыточности данных.

Признаки нормализованности таблиц:

-                  каждое поле таблицы неделимо (содержащееся в нем значение не должно делиться на более мелкие) и не содержит повторяющиеся группы (информация, разная по объему для каждого экземпляра объекта);

-                  все поля зависят от первичного ключа, т.е. первичный ключ однозначно определяет запись, и не избыточен;

-                  значение любого поля, не входящего в первичный ключ, не зависит от значения другого поля, так же не входящего в первичный ключ, т.е. исключается зависимость между не ключевыми понятиями.

Таблица находится в первой нормальной форме (1НФ) тогда и только тогда, когда ни одна из ее строк не содержит в любом своем поле более одного значения и ни одно из ее ключевых полей не пусто.

Таблица находится во второй нормальной форме (2НФ), если она удовлетворяет определению 1НФ и все ее поля, не входящие в первичный ключ, связаны полной функциональной зависимостью с первичным ключом.

Таблица находится в третьей нормальной форме (3НФ), если она удовлетворяет определению 2НФ и не одно из ее не ключевых полей не зависит функционально от любого другого не ключевого поля.

Существует 4НФ, 5НФ это высшие нормальные формы. Для данного случая достаточно 3НФ.

Процедура нормализации основывается на том, что единственными функциональными зависимостями в любой таблице должны быть зависимости вида K®F, где K – первичный ключ, а F – некоторое другое поле. Заметим, что это следует из определения первичного ключа таблицы, в соответствии с которым K®F всегда имеет место для всех полей данной таблицы. "Один факт в одном месте" говорит о том, что не имеют силы никакие другие функциональные зависимости. Цель нормализации состоит в том, чтобы избавиться от всех "других" функциональных зависимостей, т.е. таких, которые имеют иной вид, чем K®F.

Возможны два случая:

1. Таблица имеет составной первичный ключ вида, скажем, (К1, К2), и включает также поле F, которое функционально зависит от части этого ключа, например, от К2, но не от полного ключа. В этом случае рекомендуется сформировать другую таблицу, содержащую К2 и F (первичный ключ – К2), и удалить F из первоначальной таблицы:

Заменить T(K1,K2,F),  первичный ключ (К1,К2), ФЗ К2®F

на      T1(K1,K2),   первичный ключ (К1,К2),

и       T2(K2,F),    первичный ключ К2.

2. Таблица имеет первичный ключ К, не являющееся ключом поле F1, которое функционально зависит от К, и другое не ключевое поле F2, которое функционально зависит от F1. Формируется другая таблица, содержащая F1 и F2, с первичным ключом F1, и F2 удаляется из первоначальной таблицы:

Заменить T(K,F1,F2),  первичный ключ К, ФЗ F1®F2

на      T1(K,F1),    первичный ключ К,

и       T2(F1,F2),   первичный ключ F1.

Рассмотрим нашу базу данных, вернее наши таблицы. Все таблицы удовлетворяют признакам нормализации и находятся в 3НФ, согласно определению. Поэтому наша база данных не нуждается в нормализации, она уже нормализована.

4. Создание отчетов

В этой базе данных было использовано создание отчётов на основе созданных таблиц и запросов. В основном использовался мастер создания отчётов. Сам процесс создания отчёта выглядит следующим образом:

1)      В объектах выбираем «отчёты», нажимаем на «создание отчёта с помощью мастера»;

2)      Выбираем из поля «таблицы и запросы» объект, по которому будет создаваться отчёт;

3)      Затем выбираем нужные поля из «доступных» кнопкой ;

4)      Далее следуем инструкциям мастера, выбираем порядок сортировки, макет отчёта, задаём стиль отчёта и имя отчёта, нажимаем «готово».

 Созданный отчёт выглядит следующим образом (рис. 4.1):



Рисунок 4.1 – Отчет по запросу Все поставки с именами

5. Создание форм

Формы были созданы с помощью мастера. Из-за структурной однородности создания форм (отличаются, в принципе, только внешним оформлением) не будем расписывать порядок выполнения каждой формы. Рассмотрим на конкретном примере.

1)                В объектах выбираем формы, двойной клик на «создание формы с помощью мастера», открывается окно, где нужно выбрать таблицу или запрос, по которой будет создаваться форма (рис. 5.1):



Рисунок 5.1 – Выбор объекта

2)      Затем из доступных полей выбираем необходимые для формы поля,

3)      Затем выбираем внешний вид формы (рис.5.2),



Рисунок 5.2 - Внешний вид формы

4)      Требуемый стиль (рис.5.3)



Рисунок 5.3 - Требуемый стиль

5)       задаём имя, нажимаем «готово» (рис. 5.4)



Рисунок 5.4 – Задание имени формы

6)      получаем следующий вид формы (Рис.5.5):



Рисунок 5.5 – Внешний вид формы Поставки

6. Создание кнопочной формы

Кнопочная форма-меню создается для быстрого доступа к созданным формам и отчетам и распечатывания средствами Ms Access необходимых данных.

Для создания кнопочного меню необходимо реализовать следующие действия:

1)      Выполнить команду  Сервис → Служебные программы → Диспетчер кнопочных форм;

2)      Подтвердить создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке Да;

3)      Создать свою страницу кнопочной формы, щелкнув по кнопке Создать в  окне Диспетчера кнопочных форм (Рис.6.1);



Рисунок 6.1 – Диспетчер кнопочных форм

4)      Можно выбрать имя в появившемся диалоговом окне Создание (Главная кнопочная форма) и щелкнуть по кнопке ОК (Рис.6.2);



Рисунок 6.2 – Окно Создание

5)      В окне Диспетчера кнопочных форм выбрать созданную страницу Меню и щелкнуть по кнопке Изменить;

6)      Далее в окне Изменение страницы кнопочной формы создаются ее элементы с помощью кнопки Создать (Рис.6.3);



Рисунок 6.3 – Изменение страниц кнопочной формы

В результате появится окно Создание (Рис.6.4):



Рисунок 6.4 – Окно Создание

7)      Для каждого элемента вводится текст, поясняющий его действие, это делается в строке Текст;

8)      В строке Команда из списка выбирается действие, которое будет происходить при нажатии этого элемента-кнопки;

9)      В строке Форма указывается имя формы или отчета, с которым будет происходить действие, указанное в строке Команда. Далее нажимается кнопка ОК. (Рис.6.5)



Рисунок 6.5 – Пример создания пункта меню Таблицы

10)  После определения всех элементов кнопочной формы окно изменения закрывается кнопкой Закрыть;

11)  Появившуюся на вкладке Формы форму с именем Switchboard следует переименовать, например, назвать ее Форма-меню;

12)  Далее нужно открыть эту форму и просмотреть ее возможности.

Главная кнопочная форма выглядит следующим образом (Рис.6.6):



Рисунок 6.6 – Внешний вид главной кнопочной формы

При нажатии на одну из кнопок Главной кнопочной формы появиться подкнопочная форма. Например (Рис.6.7):



Рисунок 6.7 - Внешний вид подкнопочной формы Таблицы

7. Создание макросов

Для того, чтобы распечатать данные средствами Ms Access можно использовать макросы. Для этого:

1.     В объектах окна БД выбираем Макросы и нажимаем кнопку Создать

2.     Открывается бланк создания макроса.

3.     В первом столбце выбирается макрокоманда из списка доступных

4.     В аргументах макрокоманды проставляются необходимые параметры и имена объектов (рис. 7.1)



Рисунок 7.1 – Заполненный  бланк создания макроса

5.     Для того чтобы макрос выполнился необходимо нажать кнопку Запуск на панели окна базы данных, либо кнопку в виде красного восклицательного знака на панели MS Access

6.     Но перед этим необходимо будет сохранить макрос (рис 7.2)



Рисунок 7.2 – Сохранение макроса

7.     При выполнении созданного нами макроса Печать формы Поставки данная форма отправляет на печать.





Заключение
В итоге мы создали БД «Оптовая база». Она не идеальна, и может быть не подходит для использования в реальной жизни, но с ее помощью мы закрепили знания и практические навыки работы на персональном компьютере с использованием современных компьютерных технологий, ориентированных на работу с базами данных






Список используемой литературы
1.                 Кириллов В.В. Основы проектирования реляционных баз данных. Учебное пособие. Санкт-Петербургский Государственный Институт точной механики и оптики (технический университет). Кафедра вычислительной техники, 2000. – 420 с.

2.                 Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Microsoft® Access 2000. - СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 1999. – 480 с.