ВВЕДЕНИЕ

Система управления – совокупность взаимосвязанных элементов (целей, функций, организационных структур управления и др.) и субподсистем управляющей подсистемы, взаимодействующих между собой и участвующих в том или ином виде в процессе воздействия на объекты управления (управляемую подсистему) для достижения главной, основных и других целей системы.[1]

Исследование систем управления – это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. В условиях динамичности современно производства и общественного устройства управление должно находится в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала, в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов.[2]

Предметом исследования - информационные потоки ООО «Тольяттинский Трансформатор», связанные с процессом размножения технической документации.

Цель исследования – изучить информационные потоки  и сделать предложения по совершенствованию действующей схемы потоков информации с графического метода.

Задачи исследования - дать характеристику метода исследования; перестроить систему потоков информации с помощью рассмотренного метода.

1.     Общая характеристика метода исследования

Метод исследования информационных потоков

Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе указывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить.

 Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются  в виде последовательности  их  обработки.  Формирование  документов  производится  на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее  уточняются  маршруты  движения  документов  по  подразделениям  органа  управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Наиболее  распространенным  является  анализ  потоков  информации  с  помощью  графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков)  небольшой  размерности  на  макроуровне,  для  выявления  общей  структуры  и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате  анализа  схемы  потока  можно  выявить  объем,  характер  и  сроки  выполнения  работ  для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания  потоков  информации  на  макроуровне.   Данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

Информационные   модели   характеризуют  также   последовательность   управленческих  работ  в системе управления.

2.     Основные стадии исследования

2.1.         Подготовительная стадия исследования

Объектом данного исследования является процесс размножения конструкторской документации, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

Выбор данного объекта обусловлен необходимостью выявления причин постоянных задержек с процессом размножения подготовленной конструкторской документации в цеха основного производства.

Вследствие чего разработан план-график работ по проведению исследования.

№ п/п	Работы по проведению исследования
1	При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы формирования документов.
2	Уточняются  маршруты  движения  документов  по  подразделениям  органа  управления.
3	Представление объекта исследования в виде блок-схемы
4	Скорректировать данную систему в учетом недостатков

2.2.         Проведение исследования с целью выявления проблем

Рассмотрим процесс размножения конструкторской документации и доведение ее до архивов цехов основного производства графически в виде блок-схемы (Рис.1).

В результате  анализа  схемы  потока  выявлен  объем и  характер  выполнения  работ  для каждого подразделения данной организации; применение различных документов вместо одного, составленного в различных программах, в связи с этим излишне задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Рис.1. Процесс размножения конструкторской документации на стадии проведения исследования

2.3.         Исследовательско-проектная стадия

Следовательно, для того чтобы устранить недостатки данной схемы необходимо подкорректировать схему. Для этого создается один документ, необходимый для нескольких отделов (отчет в excel) – центральный технический архив лишь вносит в него дополнения, но создает его вновь, как в предыдущей схеме. Отказавшись от размножения документации в отделе САПР экономится огромный временной ресурс. Бюро размножения также «разгужается», так как вместо четырех функций после корректировки всего две, которые в свою очередь менее трудоемкие.

   



Рис.2. Процесс размножения конструкторской документации при корректировке

2.4.         Внедрение результатов исследования.

Внедрение скорректированной схемы устранило все недостатки предшествующей системы: применение различных документов вместо одного, составленного в различных программах, в связи с этим излишне задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

В результате время на размножение документации сократилось втрое, повышение эффективности работы и снижение трудоемкости на единицу документации персонала центрального технического архива и бюро размножения технической документации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе написания контрольного задания были изучены теоретические аспекты методов исследования систем управления, в том числе была рассмотрена общая характеристика метода исследования информационных потоков.

На примере была изучена схема информационных потоков организации, ориентированная на размножение документов предприятия.

Рассмотрены основные стадии исследования:

В подготовительной стадии исследования разработан план-график работ по проведению исследования.

На стадии проведения исследования с целью выявления проблем выяснили недостатки рассматриваемой системы в результате  анализа  схемы  потока,

В исследовательско-проектной стадии разработана скорректированная схема, в которой учтены недостатки предыдущей системы.

На стадии внедрения результатов исследования показаны полученные выгоды от внедрения скорректированной системы.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.      ГОСТ Р 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

2.      Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 157 с.

3.     Исследование систем управления: Учеб.пособие /Под.ред. д.э.н. Э.М. Коротокова. М.:ИНФРА-М, 2003.-176с.

4.      Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебник для вузов.2-е изд.  М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – 527 с.