Реферат Организационно-управленческий анализ организации
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего
от 25%

Подписываем
договор
КУРСОВАЯ РАБОТА
Тема: Организационно-управленческий анализ организации
Предмет: Организационное проектирование
Оглавление
Введение………………………………………………………………………3
1 Теоретическая часть………………………………………………………..6
1.1 Миссии организации…………………………………………………...6
1.2 Цели организации……………………………………………………..11
1.3 Организационная структура управления…………………………….20
1.4 Организационная культура…………………………………………...23
2 Аналитическая часть……………………………………………………...28
2.1 Общая характеристика ООО «РОССУВЕНИРЫ»…………………..28
2.2 Анализ миссии и целей ООО «РОССУВЕНИРЫ»………………….28
2.3 Оценка действующей организационной структуры управления ООО «РОССУВЕНИРЫ»……………………………………………………....31
2.4 Анализ организационной культуры ООО «РОССУВЕНИРЫ»……35
3 Выводы и предложения…………………………………………………...38
Список использованной литературы………………………………………41
Приложение 1 Анкеты для анализа миссии и целей……………………...43
Введение
Никакая организация не может успешно выживать в конкурентной среде, если она не имеет четко определенных ориентиров, направлений, которые задают то, к чему она стремится, чего она хочет добиться своей деятельностью. Старая мудрость о том, что не бывает попутного ветра для корабля, команда которого не знает, куда плывет, образно иллюстрирует это положение. Но целевое начало в деятельности организации возникает отнюдь не только потому, что ей нужно иметь ориентиры, чтобы не погибнуть в изменяющемся окружении.
Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непрерывным совершенствованием и развитием.
При выполнении организационно-управленческого анализа организации проводятся установочные и экспертные интервью, анализ документов, сбор данных, формализованное описание процедур, построение схем и моделирование бизнес-процессов и ключевых функций.
В широком смысле организационно-управленческий анализ направлен на исследование системы управления в ее текущем состоянии. Система управления - это совокупность активных социальных и пассивных технических объектов, реализующих процессы управления в рамках существующих организационной структуры и организационной культуры. В целях анализа систему управления рационально рассматривать как совокупность следующих элементов:
- система целей организации и стратегий их достижения;
- организационная структура управления;
- системы процессов управления и структуры информации, циркулирующей по этим процессам;
- организационная культура.
Если говорить подробнее, то организационно-управленческий анализ представляет собой исследовательскую деятельность по направлениям, перечисленным выше. И от того, на сколько это будет сделано профессионально, зависит вся дальнейшая работа компании.
Объектом исследования данной работы является производственное предприятие сувенирной продукции ООО «РОССУВЕНИРЫ».
Предметом выступает организация управления на предприятии ООО «РОССУВЕНИРЫ».
Целью курсового проекта являются выводы по проведенному организационно-управленческому анализу ООО «РОССУВЕНИРЫ» и разработка предложений.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть теоретические аспекты организационно-управленческого анализа: миссии и цели организации, организационная структура управления, организационная культура;
- дать общую характеристику организации ООО «РОССУВЕНИРЫ»;
- проанализировать миссии и цели ООО «РОССУВЕНИРЫ»;
- оценить действующую организационную структуру управления ООО «РОССУВЕНИРЫ»;
- провести анализ организационной культуры ООО «РОССУВЕНИРЫ»;
- сделать выводы и предложения по организации управления ООО «РОССУВЕНИРЫ».
Разработка мероприятий по организации управления на предприятии сводится к тому, чтобы после их внедрения в процесс функционирования данного субъекта улучшилось организационно-управленческое положение деятельности предприятия.
Организационно-управленческий анализ имеет следующие основные направления:
- анализ миссии организации;
- анализ системы целей организации и стратегии их достижения;
- анализ организационной структуры;
- анализ процессов управления;
- анализ структуры информации и информационных коммуникаций;
- анализ организационной культуры.
В зависимости от целей оценки каждое направление может быть раскрыто с той или иной степенью детализации. Источниками информации для организационно-управленческого анализа являются:
- анкетирование;
- опросы ключевого персонала;
- опросы клиентов;
- планирующая документация организации;
- положения о структурных подразделениях;
- должностные инструкции;
- наблюдения;
- штатное расписание;
- формальная организационная структура;
- приказы и распоряжения;
- внутренний трудовой распорядок.
Все выше перечисленное является источниковой базой и методами исследования организационно-управленческого анализа предприятия ООО «РОССУВЕНИРЫ».
1 Теоретическая часть
1.1 Миссии организации
Сегодня руководители предприятий все больше задумываются о формулировании миссии и разработке структуры целей предприятия. Понимание и проработка фундаментальных предпосылок для определения миссии и стратегических целей предприятия подводит также и к вопросу об основном смысле существования предприятия, формулирование миссии предприятия в значительной степени оказывает влияние на его дальнейшую деятельность.
Неправильное формулирование миссии и целей приводит к тому, что, как заметил Питер Ф. Дракер, люди тратят время и силы на тщательное выполнение действий, которые не нужно было предпринимать вообще.
Миссия любой организации — это ее социальное предназначение, то есть то, чего общество ждет от функционирования данной организации, а ждет оно, разумеется, удовлетворения каких-либо своих потребностей.
Миссия организации - это смысл ее существования, в котором проявляется отличие данной организации от ей подобных. Правильно сформулированная миссия, хотя и имеет всегда общий философский смысл, тем не менее, обязательно несет в себе нечто уникальное, характеризующее именно ту организацию, в которой она была выработана.
Однако, кроме этой внешней цели, у любой организации имеется внутренняя цель — это то, что члены данной организации хотят получить для себя в результате своей деятельности. Для любой организации она заключается, как минимум, в обеспечении своего выживания, а как максимум — в повышении собственного благосостояния. Это предполагает стремление коммерческой организации к увеличению получаемой прибыли, а некоммерческой — к увеличению своих доходов либо за счет усиления дозволенной коммерческой деятельности, либо же за счет усилий по наращиванию объема финансирования со стороны государства, меценатов и иных благотворителей.
Миссия – это необходимое, но недостаточное условие для процветания бизнеса.
Рассмотрим элементы миссии организации.
1. Название и статус организации. Миссия, содержащая в себе имя или начинающаяся с имени, позволяет выделить, опознать и отличить данный экономический субъект от других подобных. Название накладывает определенную ответственность на руководство и персонал организации за выполнение обещаний потребителям, стимулирует их к достижению поставленных перед собой задач и принятых обязательств.
2. Товар или услуга, которые производит предприятие, обусловливают круг удовлетворяемых потребностей. Это основной товар или вид услуг, которые организация предлагает на рынке.
3. Стратегический ориентир включает необходимость осуществить позиционирование товара или услуги при выделение определенного сегмента рынка по географическому, демографическому или поведенческому признаку, в котором указываются настоящие и потенциальные преимущества товара или услуги.
4. Целевая аудитория – основные группы людей, чьи интересы оказывают влияние на деятельность организации. К ней относятся: собственники организации, сотрудники, покупатели продукта организации, деловые партнеры организации, местное сообщество, общество в целом.
5. Применяемые управленческие технологии и функции, то есть способ удовлетворения нужд потребителя. Организация должна ориентироваться на использование новейших или традиционных технологий.
6. Основами конкурентоспособности являются: своя технология, определенные достижения в своей сфере деятельности; особая компетентность; система ценностей, в которые компания верит; правила и нормы поведения, а также определенная уникальность, значительная выгода, источник надежности и гарантии реализуемого товара или услуги.
7. Философия бизнеса включает важнейшие ценности, устремления и этические принципы организации.
Ф. Котляр считает, что при определении миссии организации следует учитывать пять факторов:
1. История фирмы:
- профиль и сфера;
- место на рынке.
2. Стиль поведения:
- собственников;
- сенеджеров;
- сотрудников.
3. Состояние среды обитания фирмы:
- микросреда: контактные аудитории, конкуренты, поставщики, потребители;
- макросреда: окружение экономическое, политическое, правовое, природное, технологическое, культурное, демографическое, социальное.
4. Располагаемые ресурсы:
- технические;
- информационные;
- кадровые.
5. Отличительные особенности:
- целевые ориентиры;
- сфера деятельности;
- возможности и способы осуществления деятельности организации;
- имидж организации;
- философия организации.
Анализ миссии и целей организации требует построения «дерева» целей для данного бизнеса, исходя из необходимости создания конкурентоспособной организации и достижения ключевых факторов успеха на рынке. Это позволит системно проанализировать миссию и цели организации и выявить нежелательные отклонения. По сути, «идеальный» организационно-управленческий и экономический механизм будет сопоставлен с реальным состоянием организации. При этом необходимо особое внимание обратить на следующее:
- наличие целей, не имеющих организационного обеспечения;
- наличие целей, имеющих нечеткую систему ответственности (несколько ответственных);
- наличие целей, не имеющих четкой системы контроля;
- контроль достижения целей возложен на некомпетентные подразделения или руководителей.
Анализ организационной структуры следует начинать с выявления первичных количественных характеристик, в частности следующих:
- общее количество уровней управления;
- количество уровней управления по отдельным функциональным направлениям;
- средняя норма управляемости;
- численность административно-управленческого персонала; структурный коэффициент централизации.
Количественные характеристики следует рассматривать в совокупности с экспертными оценками. Экспертные оценки структуры должны строиться на системе характеристик, в наибольшей степени согласующихся с целями оценки, спецификой бизнеса.
Попытка одновременно придерживаться многих противоречащих друг другу целей равносильна, по сути, полной дезориентации. Поэтому выделение главной цели — абсолютная необходимость.
Противоречивость множества параллельных целей не страшна, если каждая из них в отдельности не противоречит главной. Множество целей должно быть субординировано по отношению к главной в схеме «дерева» целей.
Люди создают организации для того, чтобы с их помощью решать свои проблемы. Это значит, что с самого начала организации имеют определенную целевую ориентацию. Далее, люди входят в организации для того, чтобы за счет этого получать для себя определенный результат. И это также придает организации определенную целевую ориентацию. Наконец, люди из внешнего окружения (покупатели, общественность, деловые партнеры и т.п.), преследуя свои собственные цели при взаимодействии с организацией, так же, как и те, кто являются хозяевами организации или работают в ней, придают ее существованию определенную направленность и тем самым развивают целевое начало в ее деятельности.
В целом миссия выражает основной смысл существования предприятия. Если цели предприятия могут быть в буквальном смысле достигнуты или не достигнуты, то миссия предприятия содержит в себе весьма общие положения о смысле ее существования. В декларации миссии вы не найдете утверждения: увеличить продажи на 5% или, скажем, - сократить затраты на 8%. Здесь, как правило, определяется самое общее направление развития, видение компанией своего предназначения в рамках общества.
Ясные различия между миссией предприятия и ее целями может быть определена в терминах, следующих из четырех измерений:
1. Временной аспект. Миссия не имеет временных критериев. Цели же всегда временны сами по себе и предполагают сроки, когда они должны быть достигнуты.
2. Фокусировка. Миссия имеет направленность на внешнюю для предприятия среду, как, например, достичь признания или стать лидером в отрасли и т.д. Цели, напротив, чаще всего относятся к внутренним аспектам предприятия и выражаются в терминах использования имеющихся ресурсов для достижения конкретных внутренних показателей.
3. Специфика. Миссия выражается в терминах, имеющих общий, относительный характер, относящиеся к образу предприятия, ее фирменному стилю и т.д. Цели, как правило, выражаются в терминах определенных результатов. Цели в принципе, предполагают их достижимость.
4. Измеряемость. И миссия, и цели в некотором смысле, могут быть измерены. Но измеряемость миссии имеет относительно качественный характер, тогда как положения, утверждаемые в целях имеют абсолютный, количественный характер.
1.2 Цели организации
Цели предприятия, как правило, весьма конкретны. Можно перечислить основные положения, которые необходимо принимать во внимание при разработке целей предприятия.
Цели должны быть:
- ясными, четкими и без возможности двойного толкования;
- сформулированы в терминах будущих состояний предприятия;
- соответствовать стратегии, политике, плану и процедурам предприятия;
- соответствовать компетентности персонала или полагать также и рост компетентности работников предприятия;
- содержательными и с элементом вызова, приглашающими к серьезной работе.
Цель – это конечное состояние, желаемый результат, которого стремится добиться организация.
Как правило, организации реализуют не одну, а несколько целей, которые важны для их функционирования и развития.
Как говорилось ранее, цели совершенно необходимы для успешного функционирования и выживания организации в долгосрочной перспективе. Однако если цели плохо или неверно определены, это может привести к очень серьезным негативным последствиям для организации. Большой опыт человечества по установлению целей позволяет выделить несколько ключевых требований, которым должны удовлетворять правильно сформулированные цели. Правильнее сказать, можно выделить следующие свойства целей:
- соподчиненность, то есть цели подсистем вышестоящего уровня, обусловливают цели подсистем нижестоящего уровня (вывод: цели формируются сверху - вниз);
- развертываемость, которая выражается в том, что более общая цель конкретизируется несколькими более локальными, частными целями. Развертываемость может осуществляться по содержанию, по времени, по уровню;
- соотносительная важность.
Можно выделить также следующие требования к целям:
- во-первых, цели должны быть достижимыми. Конечно, в целях должен быть заключен определенный вызов для сотрудников организации. Они не должны быть слишком легкими для достижения. Но они также не должны быть нереалистичными, выходящими за предельно допустимые возможности исполнителей. Нереальная для достижения цель приводит к демотивации работников и потере ими ориентира, что очень негативно сказывается на деятельности организации;
- во-вторых, цели должны быть гибкими. Цели следует устанавливать таким образом, чтобы они оставляли возможность для их корректировки в соответствии с теми изменениями, которые могут произойти в окружении. Менеджеры должны помнить об этом и быть готовыми внести модификации в установленные цели с учетом новых требований, выдвигаемых к организации со стороны окружения, либо же новых возможностей, появившихся у организации;
- в-третьих, цели должны быть измеримыми. Это означает, что цели должны быть сформулированы таким образом, чтобы их можно было количественно измерить, или можно было каким-то другим объективным способом оценить, была ли цель достигнута. Если цели неизмеримы, то они порождают разнотолки, затрудняют процесс оценки результатов деятельности и вызывают конфликты;
- в-четвертых, цели должны быть конкретными, обладающими необходимой специфичностью, помогающей однозначно определить, в каком направлении должно осуществляться функционирование организации. Цель должна четко фиксировать, что необходимо получить в результате деятельности, в какие сроки её следует достичь и кто должен достигать цель. Чем более конкретна цель, тем легче выразить стратегию её достижения. Если цель сформулирована конкретно, то это позволяет добиться того, что все или подавляющее большинство сотрудников организации будут легко понимать её, а, следовательно, знать, что их ожидает впереди;
- в-пятых, цели должны быть совместными. Совместность предполагает, что долгосрочные цели соответствуют миссии, а краткосрочные цели - долгосрочным. Но временная совместимость не является единственным направлением установления совместности целей. Важно, чтобы не противоречили друг другу цели, относящиеся к прибыльности и к установлению конкурентной позиции, или цели усиления позиции на существующем рынке и цели проникновения на новые рынки, цели прибыльности и благотворительности. Также важно всегда помнить, что совместности требуют цели роста и цели поддержания стабильности;
- в-шестых, цели должны быть приемлемыми для основных субъектов влияния, определяющих деятельность организации, и в первую очередь для тех, кому придется их достигать. При формулировании целей очень важно учитывать то, какие желания и потребности имеют работники. Учитывая интересы собственников, занимающих ведущую роль среди субъектов влияния на организацию и заинтересованных в получении прибыли, менеджер, тем не менее, должен стараться избегать при выработке целей ориентации на получение большой краткосрочной прибыли. Он должен стремиться к установлению таких целей, которые бы обеспечивали большую прибыль, но желательно в долгосрочной перспективе. Так как покупатели (еще один субъект влияния на организацию) играют в настоящее время ключевую роль для выживания организации, менеджеры при установлении целей должны учитывать их интересы, даже если они ведут к сокращению прибыли за счет уменьшения цены или увеличения издержек для повышения качества продукта. Также при установлении целей необходимо учитывать интересы общества, такие, например, как развитие условий среды проживания в местном масштабе и т.п.
Естественно, что очень трудно свести воедино при установлении целей разнонаправленные интересы субъектов влияния. Собственники ожидают, что организация обеспечит высокую прибыль, большие дивиденды, рост курса акций и безопасность для вложенных капиталов. Сотрудники желают, чтобы организация платила им высокую зарплату, давала интересную и безопасную работу, обеспечивала условия для роста и развития, осуществляла хорошее социальное обеспечение и т.п. Для покупателей организация должна предоставить продукт по подходящей цене, соответствующего качества, с хорошим обслуживанием и другими гарантиями. Общество требует от организации, чтобы она не наносила ущерба окружающей среде, помогала населению и т.п. Менеджеры должны учитывать все это и составлять цели таким образом, чтобы в них находили воплощение эти разнонаправленные интересы субъектов влияния.
Процесс установления целей в различных организациях проходит по-разному. В одних организациях установление целей полностью централизовано, в других же организациях может быть полная децентрализация. Есть организации, в которых процесс установления целей носит промежуточный между полной централизацией и полной децентрализацией характер. Каждый из данных подходов имеет свою специфику, свои преимущества и недостатки. Так, в случае полной централизации при установлении целей все цели определяются самым верхним уровнем руководства организации. При таком подходе все цели подчинены единой ориентации. Это является определенным преимуществом. В то же время у этого подхода есть существенные недостатки, суть одного из которых состоит в том, что на нижних уровнях организации может возникать неприятие этих целей и даже сопротивление.
В случае децентрализации в процессе установления целей участвуют наряду с верхним уровнем и более низкие уровни организации. Есть две схемы децентрализованного установления целей. При одной - процесс установления целей идет сверху вниз. Декомпозиция целей происходит следующим образом: каждый из нижестоящих уровней в организации определяет свои цели, исходя из того, какие цели были установлены для более высокого уровня. Вторая схема предполагает, что процесс установления целей идет снизу вверх. В этом случае нижестоящие звенья устанавливают себе цели, которые служат основой для установления целей последующего, более высокого уровня.
Как видно, для разных подходов к установлению целей характерно наличие существенных различий. Однако общим требованием к установлению целей является то, что решающая роль во всех случаях должна принадлежать высшему руководству.
С точки зрения логики осуществления действий, выполняемых при установлении целей, можно считать, что процесс целеполагания в организации состоит из трех последовательных стадий. На первой стадии происходит осмысление результатов анализа среды, на второй - выработка соответствующей миссии и, наконец, на третьей стадии непосредственно вырабатываются цели организации. Ранее в учебнике были рассмотрены вопросы, относящиеся к анализу среды и миссии организации. Сейчас же рассмотрим процесс непосредственной выработки целей организации. Правильно организованный процесс выработки целей предполагает прохождение четырех фаз:
- выявление и анализ тех тенденций, которые наблюдаются в окружении;
- установление целей для организации в целом;
- построение иерархии целей;
- установление индивидуальных целей.
Первая фаза. Влияние среды сказывается не только на установлении миссии организации. Цели также сильно зависят от состояния среды. Ранее, когда обсуждался вопрос о требованиях к целям, говорилось, что они должны быть гибкими, чтобы их можно было менять в соответствии с изменениями, происходящими в среде. Однако из этого никак не следует делать заключения, что цели должны быть привязаны к состоянию среды только путем постоянной корректировки и приспособления к тем изменениям, которые происходят в среде. При правильном подходе к установлению целей руководство должно стремиться предвидеть то, в каком состоянии окажется среда, и устанавливать цели в соответствии с этим предвидением. Для этого очень важно выявлять тенденции, характерные для процессов развития экономики, социальной и политической сфер, науки и техники. Конечно, правильно предусмотреть все невозможно. Более того, иногда в окружении могут происходить изменения, которые никак не вытекают из обнаруженных тенденций. Поэтому менеджеры должны быть готовы к тому, чтобы ответить на неожиданный вызов, который им может бросить среда. Тем не менее, не абсолютизируя ситуации, они должны формулировать цели, чтобы ситуационные составляющие нашли в них свое отражение.
Вторая фаза. При установлении целей для организации в целом важно определить, что из широкого круга возможных характеристик деятельности организации следует взять за основу. Далее выбирается определенный инструментарий количественного расчета величины целей. Особое значение имеет система критериев, которыми пользуются при определении целей организации. Обычно эти критерии выводятся из миссии организации, а также из результатов анализа макроокружения, отрасли, конкурентов и положения организации в среде. При определении целей организации учитывается то, какие цели она имела на предыдущем этапе и насколько достижение этих целей способствовало выполнению миссии организации. Наконец, решение по целям всегда зависит от тех ресурсов, которыми обладает организация.
Третья фаза. Установление иерархии целей предполагает определение таких целей для всех уровней организации, достижение которых отдельными подразделениями будет приводить к достижению общеорганизационных целей. При этом иерархия должна строиться как по долгосрочным, так и по краткосрочным целям.
Четвертая фаза. Для того чтобы иерархия целей внутри организации обрела свою логическую завершенность и стала реально действующим инструментом достижения целей организации, она должна быть доведена до каждого отдельного работника. В этом случае реализуется одно из самых важных условий успешной деятельности организации: каждый работник как бы включается через свои персональные цели в процесс совместного достижения конечных целей организации. Сотрудники организации в такой ситуация получают представление не только о том, что им предстоит достичь, но и о том, как результаты их труда скажутся на конечных результатах функционирования организации, как и в какой мере их труд будет способствовать достижению целей организации.
Установленные цели должны иметь статус закона для организации, для всех ее подразделений и. для всех членов. Однако из требования обязательности целей никак не следуют их вечность и неизменность. Уже ранее говорилось, что в силу динамизма среды цели могут меняться. Можно подходить к проблеме изменения целей следующим образом: цели корректируются всякий раз, когда этого требуют обстоятельства. В этом случае процесс изменения целей носит сугубо ситуационный характер. Но многими организациями применяется подход систематического упреждающего изменения целей. При таком подходе в организации устанавливаются долгосрочные цели. На базе этих долгосрочных целей вырабатываются детализированные краткосрочные цели (обычно годовые). По достижении этих целей разрабатываются новые долгосрочные цели. При этом в целях учитываются те изменения, которые происходят в среде, и те изменения, которые происходят в наборе и уровне требований, выдвигаемых по отношению к организации со стороны субъектов влияния. На основе новых долгосрочных целей определяются краткосрочные, по достижении которых опять происходит выработка новых долгосрочных целей. При таком подходе не происходит достижения долгосрочных целей, так как они регулярно изменяются. Однако постоянно в деятельности организации присутствует долгосрочная целевая ориентация и регулярно проводится корректировка курса с учетом возникающих новых обстоятельств и возможностей.
Использование метода дерево целей производится в соединении с экспертными процедурами. Место ряда экспертных вероятностей и оценок могут занять разнообразные математические модели и оценки, полученные на основе формализованных методов анализа.
Методы анализа и моделирования целей опираются на процедуры декомпозиции, синтеза и оценки. Сначала общие цели сводятся к частным, упорядочиваются в виде дерева целей. Расщепление проводится до целей, поддающихся количественной или качественной оценке. В результате формируется система частных оценочных критериев. В свою очередь, частные критерии сворачиваются в агрегаты для получения оценок более общих целей и упорядочиваются в виде дерева показателей. В итоге дерево вербально заданных целей проецируется в некоторое дерево оценочных показателей.
Построение дерева идет «сверху вниз», от общих целей к частным, путем их дезагрегирования, декомпозиции и редукции (рисунок 1). Так, достижение главной цели обеспечивается за счет реализации целей первого уровня.
Рисунок 1 – Схема целей организации
В свою очередь, каждая из этих целей может быть декомпозирована на цели следующего, более низкого уровня. В основе декомпозиции могут лежать различные основания, например, по областям деятельности, а внутри областей - по подобластям, по элементам организованной структуры, по региональной структуре системы и т.д.
Один из основных принципов построения дерева целей - полнота редукции: каждая цель данного уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня таким образом, чтобы их совокупность полностью определяла понятие исходной цели. Исключение хотя бы одной подцели лишает полноты или меняет само понятие исходной цели.
Представление главной цели в виде дерева целей может оказаться неполным, так как могут быть потеряны присущие её свойства. Проблема полноты в этом случае решается за счет квалификации эксперта, формирующего полное описание, и использования более сложных структур, например, путем превращения дерева целей в граф более общего вида.
Оценка важности целей может быть выражена в их ранжировании. В этом случае каждой цели приписывается порядковый номер, показывающий её относительную важность для достижения соответствующей цели более высокого уровня. Другим способом является нормирование по значимости.
Многие цели по своей природе не поддаются формализации, и, следовательно, их не удается точно измерить. Другие же цели измеримы, но их величины несопоставимы одна с другой. Поэтому, чтобы осуществить общее ранжирование всего дерева целей, используются условные показатели и оценки.
Ранжирование и нормирование целей часто осуществляется на основе метода экспертных оценок. При этом на основе индивидуальных оценок выводят общую усредненную оценку.
1.3 Организационная структура управления
Организационная структура управления – совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений. Графически чаще всего изображается в виде иерархической диаграммы, показывающей состав, подчиненность и связи структурных единиц организации. Организационная модель – это принципы формирования подразделений, делегирования полномочий и наделения ответственностью. По сути, организационная модель показывает, как сформировать подразделение.
На практике применяют следующие принципы формирования подразделений:
- функциональная модель: «одно подразделение = одна функция»;
- процессная модель: «одно подразделение = один процесс»;
- матричная модель: «один процесс или один проект = группа сотрудников из разных функциональных подразделений»;
- модель, ориентированная на контрагента: «одно подразделение = один контрагент (клиент или клиентская группа, поставщик, подрядчик и пр.).
При построении графической модели организационной структуры следует придерживаться следующих правил:
а) структурные единицы, стоящие на одном уровне подчиненности, должны быть изображены в модели на одном уровне;
б) если один из отделов разбит на исполнителей, то и все другие отделы также должны быть разбиты на исполнителей;
в) вертикальность схемы не должна нарушаться, то есть, например, в вертикали, посвященной финансовой службе, не должны появляться представители маркетинговой службы;
г) схема должна отражать отношения подчиненности, их должно быть не более трех, а изображающие их линии и символы должны быть описаны и расшифрованы.
К анализу организационной структуры имеются подходы к количественной и качественной оценке действующей структуры.
Первичные количественные показатели:
1. Общая численность работников организации, в том числе: число управленцев, доля управленцев в общей численности работников, число не руководящих кадров.
2. Число уволившихся работников (за какой-либо период).
3. Количество уровней управления.
4. Количество подразделений.
5. Объем реализованной продукции в денежном выражении.
Вторичные количественные показатели.
1. Среднее число подчиненных у одного руководителя:
Чподч = Чн / Чу, (1)
где Чн – число не руководящих кадров;
Чу – число управленцев.
Чем меньше величина Чподч, тем легче происходит процесс управления. Считается нормальным 7 – 10 подчиненных на одного руководителя, однако введение электронной техники привело к повышению нормативного уровня примерно до 40 – 50 человек.
2. Коэффициент структурной напряженности:
Ксн = N / d, (2)
где N – общее число подразделений;
d – удельный вес работников аппарата управления, % от общей численности работников.
Чем выше коэффициент (измеряется от 0 до 1), тем выше структурная напряженность. Она может быть незначительной, рациональной и значительной.
d = Чу / Чн, (3)
где Чн – число не руководящих кадров;
Чу – число управленцев.
3. Текучесть кадров – движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим местом или неудовлетворенностью организации определенным работником.
Кm = Рв / Р * 100, (4)
где Кm – коэффициент текучести;
Рв – численность работников, уволенных по причинам текучести;
Р – общая численность работников.
Нормой считается текучесть кадров до 5 - 8 %. Излишняя текучесть вызывает значительные экономические потери, а также создает организационные, кадровые, технологические и психологические трудности.
4. Эффективность труда аппарата управления:
Пауп = В / Чу, (5)
где В – объем реализованной продукции в стоимостном выражении;
Чу – число управленцев.
Чем выше значение коэффициента в динамике, тем выше эффективность труда аппарата управления.
Качественные показатели. Задачу совершенствования организационной структуры ставят при выявлении недостатком существующей структуры. Информацию о недостатках существующей организационной структуры предлагается получить путем проведения экспертного опроса или анкетирования.
1.4 Организационная культура
Организационная культура — совокупность моделей поведения, которые приобретены организацией в процессе адаптации к внешней среде и внутренней интеграции, показавшие свою эффективность и разделяемые большинством членов организации.
Организационная культура – система ценностей, установок, норм и правил поведения, сформированных в рамках конкретной организации, принимаемых и поддерживаемых членами организации и отражающих характер ее внутреннего и внешнего взаимодействия.
В. Мильнер считает, что характеристика организационной культуры охватывает:
- индивидуальную автономность - степень ответственности, независимости и возможностей выражения инициативы в организации;
- структуру - взаимодействие органов и лиц, действующих правил, прямого руководства и контроля;
- направление - степень формирования целей и перспектив деятельности организации;
- интеграция - степень, до которой части (субъекты) в рамках организации пользуются поддержкой в интересах осуществления скоординированной деятельности;
- управленческое обеспечение степень, относительно которой менеджеры обеспечивают четкие коммуникационные связи, помощь и поддержку своим подчиненным;
- поддержку - уровень помощи, оказываемой руководителями своим подчиненным;
- стимулирование - степень зависимости вознаграждения от результатов труда;
- идентифицированность - степень отождествления работников с организацией в целом;
- управление конфликтами - степень разрешаемости конфликтов;
- управление рисками - степень, до которой работники поощряются в инновациях и принятии на себя риска.
Таким образом, организационная культура выступает как основа жизненного потенциала организации. Она выполняет функции внутренней интеграции и внешней адаптации организации. Она определяет стратегию организации, цели и средства их достижения, а также критерии эффективности в достижении намеченных целей. Благодаря организационной культуре, в организации разрабатывается общий язык и концептуальные категории, критерии получения, удержания и утраты власти, правила поведения, системы поощрений и наказаний. Организационная культура обеспечивает более тесную коммуникацию между членами организации - основные посылки и теоретические положения, от которых отталкивается конкретный человек, являются общими для всех.
Всякая организация осуществляет свою деятельность в соответствии с теми ценностями, которые имеют существенное значение для ее сотрудников. Создавая организационные культуры, необходимо учитывать общественные идеалы и культурные традиции страны. Кроме того, для более полного понимания и усвоения ценностей сотрудниками организации, важно обеспечить различное проявление ценностей в рамках организации. Постепенное принятие этих ценностей членами организации позволит добиваться стабильности и больших успехов в развитии организации.
Самые эффективные средства передачи культуры - это информация, традиции, символы и язык.
Информация содержит описание событий, связанных с образованием организации; ключевых решений, которые определяют стратегию организации в будущем; высшего звена управления. Она позволяет соизмерять прошлое с настоящим, обеспечивает объяснение текущей практической деятельности организации.
Традиции. Соблюдение сложившихся традиций является средством для передачи культуры, так как с традициями связаны главные ценности организации.
Символы. Дизайн и планировка территории и зданий, мебели, стиль руководства, одежда являются материальными символами, которые передаются работникам. Важна и степень равноправия в организации, обеспечиваемая высшим менеджментом, виды и типы поведения (т.е. рискованность, консерватизм, авторитарность, участие, индивидуализм, социальность), которые считаются приемлемыми.
Язык. Многие организации и их подразделения используют язык как способ идентификации членов организации с ее культурой или субкультурой. Изучая его, члены организации свидетельствуют о своем принятии этой культуры и таким путем помогают ее сохранять. Принятая в организации терминология действует как общий знаменатель, который объединяет членов организации на основе признанной культуры или субкультуры.
Элементами организационной культуры являются:
- Ценности – обобщенные представления людей о целях и нормах поведения, воплощающие опыт и концентрированно выражающие смысл культуры социальной общности.
- Миссия компании – важнейший элемент организационной культуры.
- Цель – конечное состояние, желаемый результат, которого стремиться добиться организация.
- Психологический климат – удовлетворенность (неудовлетворенность) членов организации межличностными отношениями.
- Поведенческие стереотипы – общий язык, используемый членами организации.
- Этический кодекс – свод универсальных и специфических нравственных требований и норм поведения, реализуемых в процессе функционирования организации.
- Нормы – правила поведения, ожидания и стандарты, регулирующие взаимодействия между людьми.
- Традиции – элементы социального и культурного наследия, передающиеся из поколения в поколение и воспроизводящиеся в определенных социальных группах.
- Обычай – устойчивая система норм поведения в различных областях общественной жизни, прочно превратившаяся в привычку.
- Организационные обряды – стандартные и повторяющиеся мероприятия коллектива.
- Ритуал – формализованное поведение, имеющее символическое значение, лишенное непосредственной целесообразности, но способствующее упрочению внутригрупповых связей.
- Корпоративный имидж – образ организации, существующий в сознании людей, присутствующий на уровне предчувствий, предположений, ощущений.
Функции организационной культуры.
1. Функции, обеспечивающие внутреннюю интеграцию:
- Охранная;
- Интегрирующая;
- Нормативно-регулирующая;
- Замещающая;
- Адаптивная;
- Образовательно-познавательная;
- Мотивирующая;
- Коммуникативная;
- Управление качеством;
- Рекреативная.
2. Функции, обеспечивающие внешнюю интеграцию:
- Инновационная;
- Формирование положительного имиджа фирмы;
- Ориентация на потребителя;
- Регулирование партнерских отношений;
- Приспособление организации к нуждам общества.
2 Аналитическая часть
2.1 Общая характеристика ООО «РОССУВЕНИРЫ»
Производственное предприятие ООО «РОССУВЕНИРЫ» 21 год успешно работает на рынке рекламно-сувенирной продукции. На предприятие работает более 100 человек. За эти годы нашими клиентами стали предприятия и организации со всей России: от Калининградской до Камчатской области. К слову сказать, предприятие выполняло заказы для хорошо известных не только в нашей стране предприятий. Среди них, такие как ОАО «Мечел», Сбербанк РФ, Сургутская ГРЭС-2, Смоленская АЭС, ИЖМАШ, нефтяная компания «ТатНефть», Челябинский трубопрокатный завод, Приморскуголь и многие, многие другие.
Основные виды продукции, изготавливаемые предприятием: часы с финифтью и гравюрой; женские и мужские наручные часы; изделия художественного литья (статуэтки, часы, подсвечники, письменные приборы, пепельницы); сувениры из камня (шкатулки, пепельницы, настенно-настольные панно); нагрудные знаки, медали, значки; брелки, зажигалки, вымпела, кружки, фляжки, ножи, полиграфия и др. Также предприятие изготавливает: полиэтиленовые пакеты с символикой заказчика; ежедневники, визитницы, планнинги, блокноты; ручки известных брендов с нанесением вашего логотипа. Продукция предприятия постоянно вызывает живой интерес на выставках рекламно-сувенирной продукции.
Продукции предприятия Областным художественным Советом при Администрации Челябинской области присвоена категория: «Изделия народно-художественных промыслов». Благодаря индивидуальному подходу к каждому клиенту, предлагаются оптимальные пути решения поставленных задач, а наличие собственного производства позволяет значительно сократить расходы клиентов предприятия.
2.2 Анализ миссии и целей ООО «РОССУВЕНИРЫ»
Наиболее важная задача руководителя компании состоит в том, чтобы определить миссию и цели предприятия. Четкое определение миссии и целей, является первым и самым важным шагом на пути к корпоративному планированию и определяет всю дальнейшую работу по систематической разработке планов компании. Эти планы разрабатываются в соответствии с миссией и основными целями и должны соответствовать им на всех уровнях. Вот почему недостаточно серьезная разработка миссии и целей предприятия может привести к стратегическим просчетам в деятельности компании.
Для данной компании очень важно высокое качество производимой продукции и удовлетворение любого пожелания заказчиков.
Для изучения миссии и целей было проведено анкетирование персонала ООО «РОССУВЕНИРЫ». Анкеты представлены в Приложение 1.
Миссия компании «РОССУВЕНИРЫ» может быть определена следующим образом:
стать ведущим предприятием по удовлетворению общественных потребностей заказчиков и покупателей качественной сувенирной продукцией разных видов.
Анализ целей организации осуществляется с помощью построения иерархического графа «дерево целей» организации (рисунок 2).
| ||||||||||
стать ведущим предприятием по удовлетворению общественных потребностей заказчиков и покупателей качественной сувенирной продукцией разных видов | ||||||||||
повышение достигнутого уровня прибыльности | ||||||||||
Выход на новые рынки сбыта и увеличение доли рынка | Повышение объемов продаж | Обеспечение финансово-экономической стабильности | Повышение качества производимой продукции | Разработка новых видов продукции и услуг | Сокращение нормативных сроков обслуживания | |||||
Заключение дилерских договоров | Эффективные рекламные акции различных направлений | Эффективное распределение и использование ресурсов | Освоение новых технологий | Эффективная работа дизайнеров, технолога | Эффективная рабата всего персонала предприятия | |||||
Заключение договоров с новыми партнерами | | | Ответственный подход персонала к выполняемой работе | | Неукоснительное соблюдение требований производственной, технологической и трудовой дисциплины | |||||
Рисунок 2 – Дерево целей организации
2.3 Оценка действующей организационной структуры управления
Построим организационную структуру предприятия. Изображенная на рисунке 3 модель является линейно-функциональной.
Проведем оценку существующей организационной структуры предприятия, отражая результаты в таблице 1.