Введение

Архивы – это незаменимые нити, которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые архивы – это условие нашего «нового знания о прошлом», которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

Сложнейшая жизнедеятельность общества и государства, их кардинальные и востребованные потребности вызвали к жизни максимально развитые системы государственной архивной службы: систему открытости, без которой современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать.

Деятельность государственных архивов направлена на осуществление учета, комплектования, обеспечения сохранности  архивных документов, создание и совершенствование научно-справочного аппарата и информационных технологий, а также на осуществление информационного обслуживания органов государственной власти и граждан в интересах укрепления российской государственности.

Архив обеспечивает удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной документной информации и поэтому вызывает несомненный интерес со стороны исследователей ввиду ее социально-правовой значимости, в связи с заинтересованностью граждан в работе архива, а также в малоизученности данной проблематики.

Возникший взрыв интереса общества и личности к своему прошлому, стремление к исторической и культурной самоидентификации регионов и другие процессы сделали именно архивоведение сегодня максимально востребованным.

Архивоведение в XXI веке, несомненно, стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в общественной жизни.

Центральное место в архивоведении занимает Государственный архив.

Государственный архив – это специализированное государственное учреждение, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России.

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации – исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации, государственные архивы участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации, представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов.

Наряду с государственными архивами Российской Федерации существуют государственные архивы субъектов РФ, в частности Государственное учреждение Республики Коми «Национальный архив Республики Коми», которые, как и государственные архивы РФ, осуществляют учет, комплектование и обеспечение сохранности  архивных документов.

При написании работы использовались различные источники и литература.

Большую часть библиографического списка составляют нормативно-правовые и нормативно-методические документы:

·        Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года;

·        Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ;

·        Федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации» от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ;

·        Закон РФ «О государственной тайне от 21 июля 1993 г. № 5485-1;

·        Закон РК «Об архивном фонде Республики Коми и архивах» от 29 октября 1996 г. №33-РЗ;

·        Закон РК «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми» № 122-РЗ от 07 декабря 2005 года;

·        Приказ Министерства Культуры «Об утверждении типовой инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 8 ноября 2005 г. № 536

·        Основные правила работы государственных архивов РФ. М., 2002.

·        Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.

·        Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

·        Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов». М., 1998;

·        Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН. М., 2007;

·        Регламент государственного учета документов Архивного фонда  РФ. М., 1997;

·        Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000;

·        Устав (положение) ГУРК «Национальный архив РК», 2004;

·        Положение об экспертно-проверочной комиссии ГУРК «Национальный архив РК», 2004.

Использованная литература может быть разделена на две группы:

·        Научные издания и книги;

·        Периодические издания.

Также в работе были использованы государственные и отраслевые стандарты:

·        ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

·        ГОСТ Р 6.30—2003.  Унифицированные системы документации. Унифицированные системы органи­зационно-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов;

·        ОСТ 55.6–85. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования.

Объектом исследования курсовой работы является Государственное учреждение Республики Коми «Национальный архив Республики Коми» (ГУРК «Национальный архив Республики Коми»).

Предмет исследования – деятельность ГУРК «Национальный архив Республики Коми».

Целью данной курсовой работы является попытка изучения и анализа работы ГУРК «Национальный архив Республики Коми» в различных аспектах его деятельности.

Задачи:

1.   Определить общие положения и нормативно-правовую базу деятельности архива;

2.   Рассмотреть организацию хранения документов архива;

3.   Раскрыть ведение учета документов в архиве;

4.   Описать организацию комплектования архива документами;

5.   Рассмотреть организацию использования документов в архиве.

Постановка цели и задач исследования определила структуру работы, которая состоит из введения, 5 глав, заключения, библиографического списка, списка используемых терминов и списка приложений.

Во введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и литературы, описывается структура работы.

Первая глава является вводной; ее главная цель – изложить общие положения, правовую базу для профессиональной работы архива с архивными документами, а также раскрыть существующую типологию архива. Принципиально важными моментами являются изложение роли архива как части информационных ресурсов государства и тесно связанных с этой ролью вопросов информационной безопасности по отношению к архивам.

Вторая глава посвящена изложению вопросов организации хранения документов. В главе подчеркивается сохранение теоретических положений отечественного архивоведения о фондировании документов; закреплена осуществленная ранее работа по формированию архивных фондов и коллекций; изложены основные требования к фондированию документов современных организаций в зависимости от новых государственно-правовых и социально-экономических реалий.

В третьей главе раскрываются положения, относящиеся к учету документов; более полно раскрыты особенности учета копий на правах подлинников, документов личного происхождения, по личному составу, принятых на временное хранение; изложены основные требования к ведению учетных баз данных; более обстоятельно освещены вопросы хранения и учета копий фонда пользования.

Четвертая глава, посвящена вопросам комплектования и экспертизы ценности документов – с учетом действующего законодательства определены правовые основы приема документов негосударственной собственности, в том числе приема на временное и депозитарное хранение, вопросы приема документов от ликвидированных организаций; изложены вопросы комплектования архива в процессе инициативного документирования. Новыми являются положения, относящиеся к взаимоотношениям государственных архивов и негосударственных организаций. При изложении вопросов экспертизы ценности документов раскрыта роль государственных архивов в отнесении документов к составу государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации.

В последней, пятой главе раскрыты вопросы использования документов, рассекречивания архивных документов, исполнения запросов пользователей и выдачи архивных справок. Определен порядок обеспечения доступа пользователей к документам; детально изложены вопросы, связанные с копированием документов по запросам пользователей. В главе усилены положения, относящиеся к юридическому оформлению информационных документов архива. Более кратко изложены вопросы работы читальных залов архивов.

Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения, выводам по теме.

Методы исследования:

В работе используются эмпирические и теоретические методы исследования.

Эмпирические методы включают в себя изучение литературы по данной теме.

Теоретические методы включают сравнение, обобщение, систематизацию и анализ.
Глава I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ГУРК «НАЦИОНАЛЬНЫЙ АРХИВ РЕСПУБЛИКИ КОМИ»

Государственное учреждение Республики Коми «Национальный архив Республики Коми» является государственным учреждением, финансируемым из республиканского бюджета. В своей деятельности ГУРК «Национальный архив Республики Коми» подчиняется непосредственно Архивному агентству Республики Коми, Федеральной архивной службе, а также органам государственной власти Республики Коми и Российской Федерации. Архив выполняет социально-культурные и другие функции некоммерческого характера во взаимодействии с органами власти, государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также гражданами.

В пределах, установленных законом, ГУРК «Национальный архив Республики Коми» осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет их постоянное хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей. В этих целях архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

Государственное учреждение Республики Коми «Национальный архив Республики Коми» представляет собой информационную систему – упорядоченную совокупность архивных фондов, коллекций, документов и создаваемых и используемых справочников к ним.

Архив в качестве субъекта информационных процессов участвует в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении документной информации. Документы и информационно-поисковые системы архива являются объектами права собственности, авторских и смежных прав, распределяются по категориям доступа к ним, подлежат защите в соответствии с законодательными и иными актами Российской Федерации.

В своей деятельности ГУ РК «Национальный архив РК» руководствуется законодательством Российской Федерации, Республики Коми и нормативно-методическими документами:

Закон ФЗ РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года;

Закон РК «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми» № 122-РЗ от 07 декабря 2005 года;

Регламент государственного учета документов Архивного фонда  РФ. М., 1997;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН. М., 2007;

Основные правила работы архивов организаций. М., 2002;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000;

Устав ГУ РК «Национальный архив РК», 2004;

Положение об экспертно-проверочно-методичесой комиссии ГУ РК «Национальный архив РК», 2004;

Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов». М., 1998;

Инструкция по организации работы читальных залов ГУ РК «Национальный архив РК», 2005;

Инструкция об охранном режиме в архивохранилищах 1, 2 ГУ РК «Национальный архив РК», 2005;

Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод», утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.10.2007 № 1259;

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2008.

Архив в своей деятельности применяет другие нормативные акты федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Республики Коми, а также ведомственные нормативные акты, если они не противоречат федеральному законодательству и законодательству Республики Комисубъектов Российской Федерации, имеют непосредственное отношение к деятельности архива и хранимой им документации (военной, картографической, актам гражданского состояния и т.п.).

Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.

Устав (положение) архива (приложение № 1) разрабатывается на основе примерного положения об архиве, утвержденного Федеральной архивной службой России. В уставе (положении) определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав (профиль) хранящихся в нем документов. Устав (положение) архива утверждается вышестоящим органом управления архивным делом.

Положения о структурных подразделениях архива (приложение № 2, 3, 4) разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Федеральной архивной службой России. Положения определяют задачи, функции, права и организацию деятельности структурных подразделений архива и утверждаются директором архива.

Должностные инструкции составляются на всех работников архива согласно штатному расписанию (за исключением директора, его
заместителей и обслуживающего персонала) и закрепляют их обязанности, права и ответственность. Должностные инструкции составляются руководителями структурных подразделений на основе отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям работников и положений о структурных подразделениях архива. Должностные инструкции утверждаются директором архива.

Делая вывод, можно сказать, что деятельность ГУРК «Национальный архив Республики Коми» заключается в обеспечении сохранности документов, осуществлении комплектования и учета документов, совершенствовании научно-справочного аппарата, а также в осуществлении информационного обслуживания и удовлетворении информационных потребностей в интересах граждан, общества и государства.
Глава
II
. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

ВГУРК «Национальный архив Республики Коми» документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям – архивным фондам^*.[1]По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация.

К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации^* и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).

По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

Архивные документы временного хранения, имеющиеся в составе архивных фондов, в том числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке.

По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Одним из главных принципов организации хранения документов является фондирование документов^*.

Работа по фондированию осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах – при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя.

В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

В архиве также допускается нефондовая организация документов.

Нефондовая организация архивных документов – организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).

Кинодокументы^* и видеодокументы^* систематизируются по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности. На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фотодокументы^* систематизируются по видам - негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фонодокументы^* систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись.

Электронные документы^* систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов - по форматам представления информации, и далее - по характеру зафиксированной информации.

Немаловажным принципом организации хранение документов в архиве является обеспечение сохранности архивных документов^*.

 Архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и др.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и др.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.

Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архивохранилище^* должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Для обеспечения сохранности документов в архиве используются нормативные режимы^*.

Противопожарный режим - правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания помещений (территорий), обеспечивающие предупреждение нарушений требований безопасности и тушение пожаров.

Меры пожарной безопасности - действия по обеспечению пожарной безопасности, в том числе по выполнению требований пожарной безопасности.

Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Температурно-влажностный режим. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55%.


В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 °C) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

Световой режим. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.


Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п.

Санитарно-гигиенический режим. Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.


В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков.

Таким образом, хранение документов в архиве организуется по исторически или логически связанным совокупностям – архивным фондам и заключается в определении, уточнении фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов, а также в обеспечении оптимальных условий и нормативных режимов их хранения.

Глава
III
. ВЕДЕНИЕ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов^*, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат:

·        хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

·        документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров^*[2].

Архивный шифр состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.

Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.

Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждаются приказом руководителя архива (заведующего архивом).

Учетные документы^*, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования, пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.

Хранение учетных документов осуществляется в установленном порядке.

Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.

Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета.

Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.

Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива входят:

·        книга учета поступлений документов (приложение № 5) – для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

·        список фондов (приложение № 6) – для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

·        лист фонда – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

·        опись дел, документов (приложение № 7) - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;

·        реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;

·        инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

·        паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

·        лист учета и описания уникального документа;

·        список фондов, содержащих особо ценные документы;

·        опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);

·        реестр описей особо ценных дел, документов;

·        книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

·        опись страхового фонда;

·        дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов;

·        лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле (приложение № 8);

·        внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы.

В состав вспомогательных учетных документов архива входят:

·        карточки и книги движения фондов, описей дел, документов;

·        книги учета документов, переданных в другие архивы;

·        книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению;

·        книги повидового учета документов и др.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.

Учетные базы данных (БД) в архиве обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.

Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Учетные БД архива должны быть совместимы с учетными БД соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

·        акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 9);

·        акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 10).

Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов (приложение № 6), на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов. Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей.

Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

·        акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 11);

·        акта о неисправимых повреждениях документов;

·        акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 9);

·        акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

·        акта возврата документов собственнику;

·        акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации.

Учет секретных архивных документов ведется в соответствии с нормативными правовыми документами. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета секретные архивные фонды, описи дел, документов, единицы хранения/единицы учета обозначают индексом «С» (секретно), «СС» (совершенно секретно), «ОВ» (особой важности).

Учет секретных архивных документов ведется в соответствии с нормативными правовыми документами. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета секретные архивные фонды, описи дел, документов, единицы хранения/единицы учета обозначают индексом «с» (секретно), «СС» (совершенно секретно), «ов» (особой важности).

Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов (приложение № 12).

Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения/единицы учета, включающие наряду с секретными несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета обозначаются индексом «сч» (секретно частично).

При рассекречивании всех единиц хранения/единиц учета по секретной описи дел, документов данная опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без индекса "с", который зачеркивается на обложке и на титульном листе данной описи. В правом верхнем углу обложки и титульного листа описи дел, документов проставляется штамп "Рассекречено".

При рассекречивании части дел и архивных документов по секретной описи дел, документов на рассекреченные дела и архивные документы составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц хранения/единиц учета в которой остаются прежними. Для валовой нумерации таких единиц хранения/единиц учета используется графа 2 описи дел, документов. Новая опись дел, документов вместе с рассекреченными делами и архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без индекса «с».

Делая вывод, можно сказать, что учет документов Архивного фонда Российской Федерации заключается в определении их количества в учетный единицах и отражения этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием.   

Глава
IV
. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ДОКУМЕНТАМИ

Комплектование архива^*[3]– систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации.

Комплектование архива  включает:

·        определение источников комплектования архива;

·        определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

·        прием-передачу архивных документов в архив.

Источниками комплектования^* архива выступают государственные органы и органы местного самоуправления, а также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Архив ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме.

Список граждан (собственников или владельцев архивных     документов) – источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

Определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив, проводится на основании экспертизы ценности документов.

Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов, содержания документов, внешних особенностей документов.

При включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации используется также форма повидового или группового выборочного приема документов.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов^* и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.

При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов архив руководствуется перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни); а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

·        по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;

·        при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;

·        в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке. Сдача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Порядок приема архивных документов. От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным архивом, организацией Российской академии наук по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.


Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется государственным и муниципальным архивом, организацией Российской академии наук в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы и проверка комплектности учетных документов.

Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 9), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и вносятся в опись дел, документов, которая утверждается ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея; экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК Архива Российской академии наук. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение.

Таким образом, комплектование архива заключается в систематическом пополнении архива новыми документами, на основе комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов, а также на основе экспертизы ценности документов.

Глава
V
. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства[4]к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

Архив обеспечивает доступ пользователя к секретным делам, делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам данных с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.

Доступ пользователя к подлинникам^* особо ценных документов, в том числе уникальных документов, к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях, с письменного разрешения руководителя архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.

Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

Для обеспечения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства^* к ним.

Система научно-справочного аппарата (НСА) архива включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники^* (опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор).

Опись дел, документов^* состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

Путеводитель^* состоит из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.

Видами путеводителя являются путеводитель по фондам архива (архивов); краткий справочник по фондам архива (архивов); тематический путеводитель по фондам архива (архивов). Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.

В справочный аппарат путеводителя любого вида входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели. К путеводителю составляется общая библиография.

Состав системы каталогов^* архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.

Каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Описательная статья каталога включает: название архива; индекс; рубрику и подрубрику; дату события; место события; сведения из архивного документа, единицы хранения/единицы учета, архивного фонда (содержание); архивный шифр; язык документа и способ его воспроизведения; фамилию составителя и дату составления описательной статьи.

Указатели^* подразделяются на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также на тематические, предметные (общие и специальные), хронологические. Разновидностями предметного указателя являются именной и географический указатели.

Описательная статья указателя любого вида состоит из предметного понятия (рубрики) и архивного шифра.

Обзоры^* подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда.

В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме обзора.

Архивные справочники могут вестись в архиве и в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации (в том числе в режиме удаленного доступа).

Информационное наполнение автоматизированного научно-справочного аппарата (НСА) составляет содержание описательных статьей архивных справочников на уровне архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа, а также ключевые слова и рубрикаторы^*.

При обеспечении доступа к архивным документам архив проводит различные работы и мероприятия с использованием архивных документов:

·        информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

·        предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;

·        экспонирование архивных документов на выставках;

·        проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;

·        публикация архивных документов.

Информированное обеспечение пользователей происходит путем оформления ответа на их запрос.

Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос пользователя рассматривается руководством архива или уполномоченным должностным лицом (лицами), направляется на исполнение в соответствующие подразделения или непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

Архив осуществляет прием граждан в приемной или столе справок и ведет их учет по установленной форме. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.

Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.

Тематический запрос^* государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

Генеалогический запрос^* пользователя архив исполняет в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.

Информация пользователю представляется в форме родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

Запрос социально-правового характера^* исполняется архивом безвозмездно.

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по НСА архива - не более 15 дней с момента его регистрации.

Ответы на запросы оформляются на государственном языке Российской Федерации в виде архивных справок, архивных выписок или архивных копий.

Архивная справка^* и архивная выписка^* составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов^* или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

Также ответы на запросы могут быть выданы гражданину под расписку, в случае его личного обращения или его доверенного лица в архив, при предъявлении им паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Для обслуживания пользователей в архивах действуют читальный зал, просмотровый зал, комната прослушивания фонодокументов со специальным оборудованием для работ с микрокопиями архивных документов, аудиовизуальными и электронными документами. При отсутствии специально выделенного помещения обслуживание пользователей производится в рабочей комнате архива под контролем сотрудника архива.

Порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале архива, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской Федерации, утверждаемыми специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Архив обязан ознакомить пользователей с этими правилами. Исходя из конкретных возможностей обслуживания пользователей, архив может устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.

По заказам пользователей, с учетом технических возможностей архива, изготавливаются копии архивных документов: ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии фонодокументов, а также копии на электронных носителях.

Не производится копирование документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Инициативное информирование государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан осуществляется путем направления им информационных писем^* или других информационных документов.

Также архив организует подготовку и проведение выставок архивных документов самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями.

Для подготовки выставки архивных документов разрабатываются тематический план (концепция) и тематико-экспозиционный план. На основе тематического плана проводится выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных материалов. В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах. Все отобранные для экспонирования архивные документы и другие материалы аннотируются. К иноязычным материалам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация содержания.

Делая вывод, можно сказать, что использование документов – одна из важнейших функций архива. Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну.
Заключение

Архивоведение в XXI веке стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в общественной жизни.

Центральное место в архивоведении занимает Государственный архив.

Государственный архив – это специализированное государственное учреждение, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России.

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации – исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене.

Наряду с государственными архивами Российской Федерации существуют государственные архивы субъектов РФ, в частности Государственное учреждение Республики Коми «Национальный архив Республики Коми».

Деятельность ГУРК «Национальный архив Республики Коми» направлена на осуществление учета, комплектования, обеспечения сохранности  архивных документов, создание и совершенствование научно-справочного аппарата и информационных технологий, а также на осуществление информационного обслуживания органов государственной власти и граждан в интересах укрепления российской государственности.

Одной из актуальных проблем деятельности архива является разработка вопросов архивного законодательства. Главной задачей архивного законодательства является создание законодательной базы, которая позволила бы, решая проблему правового регулирования отношений граждан, общества и государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование Архивного фонда Российской Федерации, как важнейшей части ее национального и культурного достояния.

Хранение документов в архиве организуется по исторически или логически связанным совокупностям – архивным фондам и заключается в определении, уточнении фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов, а также в обеспечении оптимальных условий и нормативных режимов их хранения.

Учет документов заключается в определении их количества в учетный единицах и отражения этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием.

Комплектование архива заключается в систематическом пополнении архива новыми документами, на основе комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов, а также на основе экспертизы ценности документов.

Использование документов  –  одна из важнейших функций архива. Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну.
Список используемых терминов

Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Архивная выписка – официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.

Архивная коллекция - совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

Архивная копия – официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Архивная справка – официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

Архивный каталог – архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.

Архивный справочник – справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах.

Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

Архивный фонд личного происхождения – архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

Архивный фонд Российской Федерации – совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

Архивохранилище – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Генеалогический запрос – запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.

Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации - архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью.

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

Документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.

Доступ к архивным документам – предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов.

Дублетный документ – один из экземпляров копии документа.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Единица учета архивных документов – единица измерения количества документов в архиве.

Единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Запрос социально-правового характера – запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Информационное письмо – письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме.

Использование архивных документов – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата.

Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации – архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Обеспечение сохранности документов – комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.

Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом.

Объединенный архивный фонд – архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Переработка описи дел, документов – составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов.

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Постоянное хранение документов – бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

Профиль архива – установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению.

Публикация архивных документов – подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами.

Путеводитель по (архивным) фондам архива – архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием.

Режим хранения архивных документов – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

Реставрация архивного документа – восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

Рубрикатор – систематические и тематические схемы понятий с индексами для структурирования и поиска документной информации в автоматизированном НСА.

Система научно-справочного аппарата к документам архива – комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования

Справочно-поисковые средства – совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации.

Страховой фонд документов – совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов.

Текстовой документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Тематическая подборка копий документов – систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.

Тематический запрос – запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.

Тематический перечень документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя.

Указатель (архивный) - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Усовершенствование описи дел, документов – комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

Учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Фондирование документов – распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям.

Фондообразователь – юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Формы использования архивных документов – предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Хранение архивных документов – обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Ценность архивного документа – свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Библиографический список

1.     Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 // Российская газета – 1993 – №237.

2.     Конституция Республики Коми от 17.02.1994 // Ведомости Верхов. Совета РК. – 1994. – №2 – Ст. 21. 

3.     Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2006. – №31 (1 ч.). – Ст. 3448.

4.     Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2004. – №43. – Ст. 4169.

5.     О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2006. – №19. – Ст. 2060.

6.     О государственном языке Российской Федерации: федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2005. – №23 – Ст. 2199.

7.     Об обязательном экземпляре документов: федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 1995. – №1. – Ст. 1.

8.     О государственной тайне: закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 // Собр. законодательства РФ. – 1997. – №41. – Стр. 8220-8235.

9.     Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера: указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 // Собр. законодательства РФ. – 1997. – №10. – Ст. 1127.

10. Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне: постановление Правительства РФ от 23 июля 2005 г. № 443 // Собр. законодательства РФ. – 2005. – №31. – Ст. 3224.

11. Об утверждении регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации: приказ Росархива от 11.03.1997 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти – 1997. – № 17.

12. Об утверждении правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации: приказ Росархива от 6 июля 1998 №51 // Российская газета – 1998. – № 247.

13. Об архивном фонде Республики Коми и архивах: закон Республики Коми от 29 октября 1996 г. №33-РЗ // Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми. 1997.

14. Об утверждении типового положения об экспертной комиссии по определению исторической, научной и практической ценности документов при Территориальной избирательной комиссии в Республике Коми: постановление Избирательной комиссии Республики Коми от 19 декабря 2008 г. №66/354-4.

15. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к доку­ментам и службам документационного обеспечения – М.: Главархив СССР, 1991

16. Основные правила работы архивов организаций – М., 2002.

17. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г. // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение. – 2001. – №2.

18. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях – М.: РАН, 2007.

19. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения – М., 2000.

20. Устав ГУРК «Национальный архив РК», 2004.

21. Положение об экспертно-проверочной комиссии ГУРК «Национальный архив РК», 2004.

22. Инструкция по организации работы читальных залов ГУРК «Национальный архив РК», 2005.

23. Инструкция об охранном режиме в архивохранилищах ГУРК «Национальный архив РК», 2005.

24. ГОСТ Р 6.30—2003 УСД Унифицированные системы органи­зационно-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. – М., ИПК Издательство стандартов, 2003.

25. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения – М., 1998.

26. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения – М., 2006.

27. ОСТ 55.6–85. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования – М., 1985.

28. Алексеева Е.В. Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова – 3-е изд. доп. – М.: Издательский    центр «Академия», 2005.

29. Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева – 6-е изд. перераб. и доп.— М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.

30. Быкова Т.А. Делопроизводство: учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

31. Головкина Т.А. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД / Т.А. Головкина // Отечественные архивы. – М., 2003. – № 6. – С.29-35.

32. Капустина Н.И. Бобровский архив Воронежской области: использование  документов/ Н.И. Капустина // Отечественные архивы. – М., 1999 – №  2. – С. 42-46.

33. Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования документов  РЦХИДНИ / О.В. Наумов // Отечественные архивы. – М., 1996. – № 2. – С.21-29.

34. Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей / Т.Ф. Павлова // Вестник архивиста. – М., 2007. – № 1. – С.12-21.

---