Реферат Информационное обеспечение в планировании
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
ВВЕДЕНИЕ
С каждым веком, десятилетием и годом увеличивается объем информации, накапливаемой человечеством, растет и ее роль в жизни человека. Вместе с этим развивались информационные технологии – процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).
Для принятия эффективных решений в области планирования в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.
Рассматриваемая тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности предприятия, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.
Целью работы является изучение современного состояния информационного обеспечения в планировании на предприятиях торговли.
Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
1) ознакомиться с сущностью и особенностями информационного обеспечения;
2) определить назначение информационных технологий;
3) рассмотреть автоматизацию планирования и правления;
4) изучить информационное обеспечение стратегического планирования;
5) ознакомиться с термином «контроллинг».
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения
Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.
От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:
1) Возможная экономия расходов за счёт снижения
- фонда заработной платы
- коммунальных услуг
- стоимости программного обеспечения
- расходов на почту
- расходов на оформление договоров
- расходов на перераспределение сырья
2) Устранение возможных расходов в будущем
- избежание будущего роста численности персонала
- уменьшение требований к обработке данных
- снижение стоимости обслуживания
3) Возможные нематериальные выгоды
- улучшение качества информации
- повышение производительности
- улучшение и ускорение обслуживания
- новые производственные мощности
- более уверенные решения
- улучшение контроля
- уменьшение просроченных платежей
- полное использование программного обеспечения
Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.
Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.
Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.
Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.
Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.
С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:
1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
4) Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).
5) Техническая и технологическая документация.
6) Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).
7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.
По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.
1.2 Технология информационной деятельности
Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере планирования открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.
Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы:
- значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;
- обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;
- заменяет в конторском деле секретарей-машинисток,
делопроизводителей;
- в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.
Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:
- ЭВМ крупногабаритные и персональные;
- микропроцессоры;
- средства телекоммуникаций;
- электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;
- средства автоматизированной обработки текстовой информации.
ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.
Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на текстовую информацию. Обработка текстовой информации осуществлялась с применением технических средств, основанных на использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного управления мини-ЭВМ чаще всего используются для:
- разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
- контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
- расчета заработной платы;
- контроля за поступлением заказов;
- анализа данных о сбыте продукции;
- регистрации поступления платежей;
- ведения учета и отчетности.
Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).
Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации.
Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.
Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.
Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:
- автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;
- использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;
- интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;
- объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;
- использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.
К организации информационного обеспечения планирования предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.
Существует три основных варианта решения проблемы внедрения информационных систем.
Первый путь — разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный пример - макросы для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.
Второй путь — приобретение универсальной системы или пакета прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина заключается в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причем это бывает связано не только с разными отраслями или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает индивидуальность мастера (исполнителя, игрока). Поэтому, универсальных пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как и бухгалтерские программы, они требуют настройки. Большая их часть «выросла» из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.
Третий путь заключается в делегировании функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход пока редко применяется в российских условиях. При правильном выборе фирмы-исполнителя достигаются ощутимые преимущества:
- экономия средств за счет применения решений, ядро которых прошло успешное внедрение в других фирмах. Цена таких систем ниже, чем у систем, разрабатываемых «с нуля»;
- профессионализм исполнения;
- сервисная поддержка;
- возможность развития системы в соответствии с усложнением бизнеса.
Имеются и потенциальные опасности:
- потеря возможности развития системы;
- опасность потери информации из-за незнания внутренней структуры данных;
- зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя.
Рассмотрим рынок существующих программ с точки зрения удовлетворения ими потребностей клиентов. Система должна обладать следующими свойствами:
1) Сохранение инвестиций. Внедрение и эксплуатация системы всегда предусматривает расходы, выходящие за рамки стоимости «коробки» и договора. Это, во-первых, средства, необходимые на адаптацию системы в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса. Во- вторых, это расходы, связанные с развитием новых технологий, которые могут возникать, например, в процессе интеграции системы с новыми программными продуктами и. т.д. Мы считаем, что можно говорить о возможности сохранения инвестиций в связи с внедрением информационной системы, если эти расходы будут минимальными. На это влияет, во-первых, выбор системы управления базами данных. Здесь речь идет не только о технических аспектах. Необходимо учитывать позиции разработчика на рынке, его техническую политику в отношении инноваций. Имеет значение и стоимость самой базы данных. Второй аспект — техническая реализация в разработке преимуществ, предоставляемых системой управления базами данных: объектно- ориентированный подход, модульная структура и т.д.
2) Надежность - во-первых, гарантированная сохранность и доступность данных при любых технических неполадках, во-вторых, обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа.
3) Возможность роста - масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка модулей на заказ.
4) Степень автоматизации различных видов деятельности - полнота автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии.
5) Интуитивность интерфейса - возможность пользователя разобраться в интерфейсе без описания.
6) Возможности интеграции с электронным документооборотом - реализация функции документооборота в системе или возможность интеграции с внешней системой документооборота
7) Адаптированность к бизнесу клиента - степень согласования свойств системы с нуждами клиента при завершении расчетов с поставщиком.
8) Доступность по цене.
Ряд программ, предлагаемых на рынке, имеет свою специфику. Особенностью комплекса программ, разработанных фирмой МонолитИнфо, например, является возможность многовалютного учета, многоязычность и ориентация на международные стандарты учета (GAAP и др.), что определяет ее популярность среди совместных и иностранных предприятий. Заметно выделяется среди прочих предложений система «ЛокОффис» тем, что позволяет обеспечивать работу удаленных филиалов.
Большое распространение получили программы фирмы 1С, поэтому они заслуживают отдельного внимания. Они сочетают в себе доступную цену и неплохие характеристики. Внедрение программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки, которую весьма нелегко выполнить собственными силами. Набор начальных базовых процедур, как правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для настройки и сопровождения системы «1С: Торговля» предполагается привлечение региональных представителей разработчика. Внедрение «1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговли» зачастую уже обходится заказчикам по $50, но иногда дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться в проблеме своими силами.
Отдельные бухгалтеры разбираются в программном обеспечении сами. Реально, где-то за неделю.
Появление нового, информационного общества, многим видится только на базе использования новых информационных технологий. С появлением и массовым внедрением компьютерных сетей и средств современной коммуникации кардинальным образом изменилась концепция рабочего места. Если раньше последнее ассоциировалось с местом у станка или столом в учреждении, то сегодня “рабочее место” - это скорее не место работы, а средства, с помощью которых она осуществляется. К ним можно отнести мобильный телефон, портативный компьютер с модемом и мини-принтер. Таким образом, рабочим местом становится любое помещение, где есть сетевая розетка.
На современном этапе формирования рынка большое внимание уделяется малым предприятиям. Так, по мнению западных экономистов, будущее мирового производства за мелкими фирмами. Например, 96% фирм Великобритании - мелкие. Очевидно, что с мелкого предпринимательства начинается всякое производство, всякий бизнес, основанный на применении силы свободного человека. Ограничение численности предприятия кажется некоторым экономистам серьезным барьером, который не будет позволять предприятию расти и развиваться. Но это не так. Производство можно наращивать за счет внедрения техники, передовой технологии, одним из основных направлений которой в настоящее время считается внедрение информационных технологий на базе интегрированной информационной системы управления бизнесом.
Трудности и сложности применения информационной системы для малого бизнеса заключаются в большом многообразии предприятий, в разных формах организации производства, в широком ассортименте выпускаемой продукции.
Хотя для отдельного предприятия число видов изделий и услуг весьма ограничено. Все это обуславливает создание информационной системы для малого бизнеса, по объему и функциональным возможностям соизмеримых с информационной системой крупных корпораций, поэтому, с одной стороны, можно проектировать информационную систему для отдельных компаний, учитывая их специфику. Но разработка индивидуальной информационной системы для каждого предприятия экономически невыгодна. Особенно это касается малых предприятий, когда практически каждое из них несет особенность организации процессов, позволяющих данному быть конкурентоспособным. С другой стороны, более радикальным можно считать построение универсальной интегрированной системы, позволяющей уменьшить масштаб данной системы для конкретного заказчика путем исключения и перевода в пассивное состояние не задействованных модулей. При этом панели управления этими модулями также переводятся в "скрытое" состояние.
К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Хотя внедрение системы обходится весьма дорого, сохранение существующего порядка, (а, как правило, беспорядка) может обойтись еще дороже. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться. В то же время, только информационные системы как таковые и технические средства, применяемые для их внедрения, не являются достаточными для достижения конкурентного преимущества. Эффективность от их внедрения проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам бизнеса.
2 НАЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
Решение проблем обеспечения информацией решается посредством информатизации – комплекса мер, обеспечивающих наиболее полное применение достоверного знания во всех общественно-значимых видах человеческой деятельности.
Возможность принимать на основе обработки возрастающих объемов информации эффективные решения обуславливает дальнейший прогресс в экономике, производстве, общественной жизни. При этом возникают проблемы: создания информационных ресурсов; поиск, передача и обработка информации. Поэтому информатизация включает в себя создание информационной среды, инфраструктуры, поддерживающей информационные процессы, и информационных технологий, определяющих способы реализации этих процессов. При этом:
1. Информационная среда – это совокупность систематизированных и организованных специальным образом данных и знаний.
2. Инфраструктура – это совокупность технических и программных средств, обеспечивающая получение, хранение, передачу, обработку и представление информации.
3. Информационная технология – это система методов сбора, хранения, обработки, передачи, представления и использования информации, основанной на применении средств электроники и вычислительной техники.
Информационные технологии промышленных систем
Большей частью, под системами управления понимались АСУ предприятий, которые из-за высокой централизации обработки информации и низкой оснащенности АРМ не могли давать оперативные решения, а использовались большей частью, как анализирующие системы и редко как планирующие системы. Кроме того, развитие систем управления тормозилось, разобщенностью компьютерных систем элементов жизненного цикла изделий. Полная децентрализация работы информационных систем элементов производств, как и полная централизация сбора информации привели к разнородности не только информационных систем одного и того же предприятия, но и к различному способу отображения информации.
Развитие современных информационных технологий в производственных системах
К информационному прогрессу можно отнести три составляющие: развитие баз данных; совершенствование сетевых технологий (FireWire (iLink), Modem, LAN – Gigabit Ethernet), в том числе беспроводных сетей (GSM, GPRS, EDGE, CDMA и т.д.) и как следствие Интернет технологий (WAP, MMS, WEB); совершенствование методов управления с использованием этих технологий.
Передовые технологии в области беспроводной связи (Wi-Fi, Bluetooth, сеть GSM и GPRS) позволяют уже сейчас использовать слежение за транспортными единицами и позиционирования его на местности, с возможностью обратной связи. Сложность вызывает лишь стоимость таких решений, совместимость всех технологий связи и наличие строго определенных стандартов у некоторых систем. Однако по прогнозам наибольшее применение будут иметь, технологии беспроводной связи WiMAX и RFID, имеющие высокую надежность и безопасность, необходимую для слежения за материальным потоком и управления бизнес-процессами.
Тенденцией работы современного маркетинга является правило «затратить на маркетинг поменьше, а продать товара побольше», для чего идеально подходят Интернет-технологии. В качестве Интернет технологий рассматриваются как правило такие сервисы как WWW, e-mail и WAP, и сетевые технологии которые позволяют с довольно большой скоростью получать в настоящее время информацию из любых уголков мира.
Лучшей маркетинговой стратегией в условиях рынка, является адаптация к внешним условиям и повышение качества товаров и услуг. При этом можно разделить маркетинг на две составляющие: стратегическое планирование и реклама, то в обоих случаях для поиска рынков сбыта и поиска необходимой информации используются электронные способы связи. Для первой составляющей наиболее популярным способом являются всевозможные почтовые клиенты (e-mail, SMS и т.п.), то для второй наибольшую популярность приобрели сайты компаний (особенно WEB-страницы с возможностью распечатки), рассылки по электронной почте, интернет-трансляции и поисковые системы.
Развитие производства обязательно влечет за собой рост объема информации, необходимой для более эффективного принятия решений и обслуживания.
Задачи управления требуют умения использовать и обрабатывать большие объемы информации, проводить ее анализ в различных разрезах, моделировать процессы и ситуации, структурировать материал для принятия решений. Существенную роль играет оперативность и качество выполнения вышеперечисленных задач. Поэтому быстрыми темпами происходит развитие специализированных информационных технологий для более качественного представления и обработки данных, таких как технологии оперативного анализа распределенных данных (OLAP-технологии), сетевые технологии общего доступа, статистические пакеты, геоинформационные системы (ГИС-технологии), системы поддержки принятия решений (СППР) и др.
Важнейшим ресурсом, способным значительно повлиять на повышение конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности предприятия, являются корпоративные знания. Поэтому, основным направлением развития баз данных, являются высокоинтеллектуальные системы управления (СУБД) со специализированными разработками на основании новых методов организации и управления.
Для крупных систем ведущих производителей характерны высокий уровень автоматизации и удаленного администрирования, позволяющих резко сократить расходы на обслуживание и администрирование.
Кроме этого, все больше звучат призывы к образованию виртуальных баз данных, для чего уже подготавливаются стандарты. Виртуальные базы данных позволят получать данные из одного сервера вне зависимости от местонахождения клиента, а также резко сократить уровень дублирования информации и повысить уровень ее автоматизированной обработки, что жизненно необходимо для крупных компаний захлебывающихся в информации.
Следующим этапом будет автоматизация бизнес-процессов, позволяющая ускорить процессы принятия решений и скорость реагирования на рыночные подвижки. Поэтому, к современным информационным системам предъявляются дополнительные требования – эффективность, низкая стоимость продукта и обслуживания, масштабируемость и сжатые сроки внедрения.
3 АВТОМАТИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ
Информатизацию планирования и управления на предприятиях можно условно разделить на три этапа.
В начале 90-х годов пионерами широкого использования информационных технологий стали предприятия торговли, где потребность в системах, способных оперативно решать учетные и управленческие задачи, ощущалась достаточно остро. К тому же только в этой отрасли ресурсы, необходимые для выполнения подобных проектов, имелись в достаточных объемах. Напротив, для промышленных предприятий, переживавших спад и даже остановку производства, вопрос внедрения достаточно дорогостоящих ИТ-решений на повестке дня не стоял.
Затем с развитием производства, постепенным преодолением последствий резкого перехода к рыночной экономике волна информатизации затронула и другие отрасли. Проекты комплексной автоматизации планирования и управления стали выполняться на промышленных предприятиях различного профиля, в государственных и муниципальных организациях сферы управления, а также в крупных торговых сетях.
Наконец, сейчас можно говорить о третьем этапе внедрения ИТ.
На многих предприятиях с помощью комплексных информационных систем уже решены задачи управления логистикой, ведения складского, бухгалтерского и налогового учета, управления персоналом, расчета заработной платы. Поэтому на первый план стали выходить вопросы использования информационных технологий для решения более сложных задач, в первую очередь, связанных с производственным планированием, учетом в производстве, анализом себестоимости продукции.
Для многих предприятий отсутствие управленческой информационной системы становится тормозом на пути производства конкурентоспособной продукции.
Стабилизация рыночной ситуации в стране, отсутствие резких экономических потрясений позволили руководителям предприятий обратить более пристальное внимание на вопросы управления производством. Для многих из них стало очевидно, что потеря прибыли зачастую становится следствием неэффективной организации производственных процессов. Так как построение четкой системы сбыта, оптимизация налогообложения или, например, сдача излишних производственных площадей в аренду уже не являются мерами, способными обеспечить динамичное развитие бизнеса. Для предприятий, нацеленных на устойчивый рост, потребовался выход на новый уровень управления, который смогли обеспечить только информационные технологии.
В таких условиях в особенно сложное положение попало отечественное приборо- и машиностроение. Необходимость оптимизации системы управления дополнила ряд традиционных для предприятий этой отрасли проблем, многие из которых тянулись еще из советского прошлого – износ основных фондов, устаревшее оборудование, низкий уровень производственной культуры.
В свою очередь применение сложных схем производственных процессов, необходимость создания единого массива данных в масштабах всего предприятия – от отдельных цехов до уровня топ-менеджмента - обуславливает сложность выполнения ИТ-проектов в этой отрасли. Для получения реальных результатов от внедрения информационных технологий в единое информационное пространство должны быть объединены системы сразу нескольких классов – CAD/CAM и PDM-решения, ERP-системы, решения для визуализации отчетности и бизнес-анализа (BI). Ключевое значение отводится автоматизации управления производством, включая задачи материально-технического обеспечения, учета основных средств, производственного планирования на разных уровнях, формирования производственных планов и программ, ведения производственного учета по каждому станку, цеху и в масштабах всего предприятия, оперативного расчета плановой и фактической себестоимости, а также управления ремонтом оборудования. Далеко не все разработчики и поставщики управленческих информационных технологий обладают знаниями и ресурсами, необходимыми для реализации подобных сложных проектов. В России наиболее богатый опыт в проведении автоматизации управления имеют такие компании, как SAP, Oracle и «Галактика».
Собранные CNews Analytics данные по количеству внедрений ERP-систем в отечественной промышленности (было рассмотрено 320 проектов) позволили дать обобщённую оценку состояния автоматизации всего сектора, а также расстановке сил среди поставщиков ERP-систем. Так, по количеству внедрений систем этого класса лидируют машиностроение (28,6% от общего количества выполненных проектов) и пищевая промышленность (23,5%). За ними следуют химическая/нефтехимическая (15,4%) и топливная промышленность (11,7%). На долю электроэнергетики и черной металлургии приходится по 8%. Цветная металлургия «покрывает» на сегодня всего 3,8% ERP-проектов.
Значительная разница в количестве выполненных проектов по внедрению ERP-систем в различных отраслях объясняется несколькими причинами. В первую очередь, следует учитывать, что машиностроение включает порядка 45 тысяч предприятий. Даже если только 10% из них выделят ресурсы на внедрение корпоративных информационных систем, то речь будет идти о четырех с половиной тысячах хозяйствующих субъектов (и соответствующих контрактов). Пищевая промышленность включает около 25 тысяч предприятий, химическая и нефтехимическая — 7000 предприятий. Для сравнения, к топливной и электроэнергетической промышленности относится примерно по 1700 предприятий, в цветной металлургии насчитывается порядка 1900 предприятий, а в черной всего 1200. Таким образом, пропорциональная зависимость между «мощностью» отрасли и количеством реализованных в ней проектов по внедрению ERP-систем прослеживается достаточно четко.
4 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СТРАТЕГИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ И ПЛАНИРОВАНИЯ
Важнейшим ресурсом, необходимым для реализации этапов стратегического планирования на предприятии, является информация. Информационное обеспечение компании в процессе стратегического управления и планирования должно осуществляться на всех без исключения стадиях.
В то же время, информационное обеспечение процесса разработки стратегий, различно на всех стадиях. Сводные данные об использовании информации при различных методах и этапах стратегического планирования и управления целесообразно представить в виде таблицы 1.
Таблица 1 – Потребность в информации стратегического управления и планирования.
| № | Наименование | Используемая информация |
| Стратегическое планирование | ||
| 1 | Определение миссии и целей | Общая информация об окружающей среде, потенциальных рынках, наличии рыночных ниш, собственных ресурсах |
| 2 | Анализ окружающей среды (SWOT-анализ) | Информация о возможностях и угрозах, сильных и слабых сторонах компании |
| 3 | Анализ стратегического положения компании на рынке | Оценка привлекательности конкретной стратегической зоны хозяйствования, ее размеров и динамики развития, оценка доли рынка, рентабельности, жизненного цикла, анализ используемых технологий, конкурентный анализ |
| 4 | Выбор стратегии | Рекомендации стратегического анализа, личный опыт руководителя, информация по закрытым каналам, советы специалистов |
| 5 | Оценка выбранной стратегии | Информация о соответствии выбранной стратегии жизненным реалиям через определенный промежуток времени (могут быть использованы данные стратегического анализа) |
| 6 | Выполнение стратегии и контроль | Информация о ходе и мероприятиях внутри компании, связанных с выполнением стратегии; информация о результатах деятельности компании на рынке, которые стали следствием выполнения стратегии |
| 7 | Управление посредством выбора стратегических позиций | Данные стратегического анализа, информация о ресурсах компании |
| Стратегическое управление в реальном масштабе времени | ||
| 1 | Ранжирование стратегических задач | Определение конкретных первоочередных направлений деятельности на базе выработанной стратегии, а также с учетом произошедших наиболее существенных изменений в окружающей среде в период планирования |
| 2 | Управление по слабым сигналам | Информация о слабых сигналах, данные оценки степени воздействия тех или иных угроз на компанию с учетом выбранной ранее стратегии |
| 3 | Управление в условиях стратегических неожиданностей | Постоянных мониторинг окружающей среды на предмет возможностей и угроз в процессе проведения данного управления (ввиду отсутствия времени на построение моделей, решения принимается специально созданным штабом) |
| |
Из таблицы 1 видно, что стратегическое управление в реальном масштабе времени опирается, преимущественно, на сугубо специальную информацию, которая необходима только в конкретный момент возникновения той или иной угрозы со стороны внешней среды. В отличие от него, стратегическое планирование является периодическим инструментов в руках многих руководителей. Поэтому оно требует периодических наблюдений за одним и тем же набором основных параметров, характеризующих ту или иную стратегическую зону хозяйствования с целью составления рекомендаций для выбора стратегий, оценки и контроля выбранной стратегии.
Согласно системе стратегического планирования, руководители при использовании данного вида управления в компании в процессе принятия решений опираются на периодическую информацию, которая представляется им в виде рекомендаций матриц стратегического анализа, анализа возможностей и угроз, а также на информацию о внутреннем состоянии компании, наличии стратегических резервов, данные о кадрах и т.д.
Учитывая специфику стратегического управления и планирования и опираясь на вышеизложенные данные, всю информацию об окружающей среде компании, которую руководители используют для принятия решений, целесообразно разделить на внешнюю и внутреннюю. К внешней информации относится как информация обо всех участниках того или иного рынка, так и о непосредственном окружении.
При этом матрицы стратегического анализа строятся, в основном, по данным о внешней среде, в то время как анализ возможностей и угроз, сильных и слабых сторон организации предполагает исследование как внешних, так и внутренних факторов. Окончательные данные по информационной потребности системы стратегического планирования в конкретных показателях представим в таблице 2.
Таблица 2 – Показатели, характеризующие состояние окружающей среды предприятия в системе стратегического планирования.
| Внешняя информация | Внутренняя информация |
| Темпы роста отрасли; Относительная отраслевая норма прибыли; Цена покупателя; Приверженность покупателя торговой марке; Значимость конкурентного упреждения; Относительная стабильность отраслевой нормы прибыли; Технологические барьеры для входа в отрасль; Значение договорной дисциплины в отрасли; Влияние поставщиков в отрасли; Влияние государства в отрасли; Уровень использования отраслевых мощностей; Заменяемость продукта; Имидж отрасли в обществе; Перспективы развития; Дифференциация продукции; Особенности конкуренции; Норма прибыли в отрасли; Ценность потребителя; Преданность потребителя торговой марке; Покупатели - географическое положение, демографические характеристики, социально-психологические характеристики, отношение покупателей к продукту; Поставщики - стоимость поставляемого товара, гарантия качества, временной график поставок, пунктуальность и обязательность выполнения условий поставщиком; Конкуренты - выявление слабых и сильных сторон; Рынок рабочей силы; Экономические факторы - величины ВНП, темпов инфляции, уровня безработицы, процентной ставки, производительности труда, норм налогообложения, платежного баланса, норм накопления и т.п.; Политические факторы - ясное представление о намерении органов государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою политику; Рыночные факторы - многочисленные факторы, которые могут оказать непосредственное воздействие на успехи и провалы организации; Технологические факторы - возможности, которые наука открывает для производства новой продукции; Международные факторы - угрозы и возможности могут возникнуть в результате легкости доступа к сырьевым материалам, деятельности иностранных картелей (например, ОПЕК), изменений валютного курса и политических решений в странах, выступающих в роли инвестиционных объектов или рынков; Правовые факторы - изучение законов и других нормативных актов, действенность правовой системы; Социальные факторы - отношение людей к работе и качеству жизни, демографическая структура, разделение ценностей, рост населения, уровень образования и т.д. | Кадры фирмы, их потенциал, квалификация, интересы; Организация управления; Производство, включая операционные и технико-технологически характеристики и научные исследования и разработки; Финансы фирмы; Маркетинг; Организационна культура; Охват дистрибьюторской сети; Эффективность дистрибьюторской сети; Технологически навыки; Ширина и глубина товарной линии; Оборудование и месторасположение; Эффективность производства; Кривая опыта; Производственные запасы; Качество продукции; Научно-исследовательский потенциал; Экономия масштаба производства; Послепродажное обслуживание; Кадры. |
Таким образом, информационное обеспечение стратегического управления и планирования в общем виде строится с использованием вышеизложенных показателей, которые называются стратегической информацией.
5 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
5.1 Информационные системы планирования и управления предприятием
Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.п.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями. Эти сведения выражены на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанные на материальном носителе. Их можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.
Информация позволяет организациям:
- осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;
- определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;
- принимать обоснованные и своевременные решения;
- координировать действия подразделений в достижении целей.
Информационная потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.
Данные – информация, низведенная до уровня объекта тех или иных преобразований.
Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой, электронной или иной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.
Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема, архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.
Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.
Информационные ресурсы – весь имеющийся объем информации в информационной системе.
Информационная технология – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.
Автоматизация – замена деятельности человека работой машин и механизмов.
Информационная система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией.
Миссия информационных систем – производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией.
Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в соответствующих данных, получить эти данные можно путем запросов в информационную систему. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих решений.
В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается некая новая информация или информация в новой форме. Эта продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами.
Информационный продукт или услуга – специфическая услуга, когда некоторое информационное содержание в виде совокупности данных, сформированная производителем для распространения в вещественной и невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю.
В настоящее время бытует мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Это не так. Как и информационные технологии, информационные системы могут функционировать и с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности.
Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:
- простота внедрения уже существующих решений;
- они просты для понимания и для их освоения требуется минимум тренировки;
- не требуются технические навыки;
- они, обычно, гибкие и способны к адаптации для соответствия деловым процессам.
Преимущества автоматизированных систем: в автоматизированной ИС появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.
Корпоративную ИС обычно рассматривают как некоторую совокупность частных решений и компонентов их реализации, в числе которых:
- единая база хранения информации;
- совокупность прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным технологиям.
Информационная система компании должна:
- позволять накапливать определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения;
- постоянно совершенствоваться и развиваться;
- быстро адаптироваться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации;
- соответствовать насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии.
Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия
Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности. Поэтому использование информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.
Примерный перечень задач, которые должна решать ИСУП на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным. Он приведен в таблице 3.
Таблица 3 – Основные задачи ИСУП
| Уровни и службы управления | Решаемые задачи |
| Руководство предприятия | - обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее; - обеспечение контроля за работой служб предприятия; - обеспечение четкой координации работ и ресурсов; - предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации; - формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат. |
| Финансово-бухгалтерские службы | - полный контроль за движением средств; - реализация необходимой менеджменту учетной политики; - оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей; - контроль за выполнением договоров, смет и планов; - контроль за финансовой дисциплиной; - отслеживание движения товарно-материальных потоков; - оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности. |
| Управление производством | - контроль за выполнением производственных заказов; - контроль за состоянием производственных мощностей; - контроль за технологической дисциплиной; - ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты); - оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов. |
| Службы маркетинга | - контроль за продвижением новых товаров на рынок; - анализ рынка сбыта с целью его расширения; - ведение статистики продаж; - информационная поддержка политики цен и скидок; - использование базы стандартных писем для рассылки; - контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку. |
| Службы сбыта и снабжения | - ведение баз данных товаров, продукции, услуг; - планирование сроков поставки и затрат на транспортировку; - оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки; - компьютерное ведение контрактов. |
| Службы складского учета | - управление многозвенной структурой складов; - оперативный поиск товара (продукции) по складам; - оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения; - управление поступлениями с учетом контроля качества; инвентаризация. |
5.2 Контроллинг как средство повышения эффективности плановой работы
Коротко говоря, контроллинг – это информационно-аналитическая поддержка принятия решений в менеджменте. В свою очередь, информационные системы управления являются компьютерной поддержкой контроллинга. Контроллинг, в свою очередь, является основным поставщиком информации для управления предприятием. Цель информационной поддержки контроллинга – обеспечить руководство информацией о текущем состоянии дел предприятия и спрогнозировать последствия изменений внутренней или внешней среды.
Контроллинг является современным средством повышения качества и эффективности плановой работы на предприятии. Современный контроллинг включает в себя управление рисками, обширную систему информационного снабжения предприятия, систему оповещения путём управления системой ключевых («финансовых») индикаторов, управление системой реализации стратегического, тактического и оперативного планирования и систему менеджмента качества.
Основные задачи контроллинга согласно представлены в таблице 4.
Таблица 4 – Основные задачи контроллинга
| Виды контроллинга | Основные решаемые задачи |
| Контроллинг в системе управления | Целевая задача стратегического контроллинга – обеспечение продолжительного успешного функционирования организации. Основная задача оперативного контроллинга – обеспечение методической, информационной и инструментальной поддержки менеджеров предприятия |
| Финансовый контроллинг | Поддержание рентабельности и обеспечение ликвидности предприятия |
| Контроллинг на производстве | Информационное обеспечение процессов производства и управления |
| Контроллинг маркетинга | Информационная поддержка эффективного менеджмента по удовлетворению потребностей клиентов |
| Контроллинг обеспечения ресурсами | Информационная обеспечение процесса приобретения производственных ресурсов, анализ закупаемых ресурсов, расчет эффективности работы отдела снабжения |
| Контроллинг в области логистики | Текущий контроль за экономичностью процессов складирования и транспортировки материальных ресурсов |
Сравним (в соответствии с таблицей 5) основные задачи, которые решают ИСУП и контроллинг (см. табл.3 и табл.4).
Таблица 5 – Сравнение задач ИСУП и контроллинга
| Задачи ИСУП, решаемые для: | Задачи контроллинга, решаемые |
| Руководства предприятия | Контроллингом в системе управления |
| Финансово-бухгалтерских служб | Финансовым контроллингом |
| Управления производством | Контроллингом на производстве |
| Служб маркетинга | Контроллингом маркетинга |
| Служб сбыта и снабжения | Контроллингом обеспечения ресурсами |
| Служб складского учета | Контроллингом в области логистики |
Из таблицы 5 видно, что задачи ИСУП, решаемые для каждого уровня управления и службы предприятия, соответствуют задачам, решаемым контроллингом в той или иной сфере деятельности предприятия (а именно, контроллингом в системе управления, финансовым контроллингом и т.д.).
Отметим, что в настоящее время основная часть ИСУП разрабатывается не на основе типовых решений, а в единичном экземпляре для каждого отдельного предприятия. Это делается соответствующими подразделениями предприятий с целью наиболее полного учета особенностей конкретных предприятий.
Подводя итоги, прежде всего отметим, что ИСУП в решении задач контроллинга играют бесспорно важную роль. С целью информационной поддержки контроллинга специальный модуль «Контроллинг» должен быть включен в состав ИСУП. Это необходимо для того, чтобы система обеспечивала не только компьютерную поддержку контроллинга, предоставляла менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Но и стала бы системой, несущей в себе информацию о полном рыночном цикле – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия.
И если говорить о развитии отечественной индустрии ИСУП и широком внедрении контроллинга в практику работы российских организаций и предприятий, то приходится констатировать, что у большинства российских предприятий этап полномасштабной информатизации бизнеса только начинается.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Рынок информационных систем в планировании предлагает сегодня разнообразный выбор решений, помогающих предприятию организовать успешную деятельность предприятия, обеспечить оперативное управление производством и сбытом, осуществить эффективное взаимодействие с заказчиками и поставщиками.
Применение новых информационных технологий позволяет в несколько раз ускорить процессы организации и планирования.
Информационное обеспечение в планировании – это связь информации с системами планирования на предприятии и управленческим процессом в целом.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных плановых решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
В настоящее время современным средством повышения качества и эффективности плановой работы на предприятии является контроллинг. Цель информационной поддержки контроллинга – обеспечить руководство информацией о текущем состоянии дел предприятия и спрогнозировать последствия изменений внутренней или внешней среды. Современный контроллинг включает в себя управление рисками, обширную систему информационного снабжения предприятия, управление системой реализации стратегического, тактического и оперативного планирования.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Учебник / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. – М.; ЮНИТИ, 2001. – 399с.
2. Азаров В.Н. Интегрированные информационные системы управления качеством: учебник / Азаров В.Н., Леохин Ю.Л. – М.; Европейский центр по качеству, 2002. – 64с.
3. Бажин И.И. Информационные системы менеджмента. – М.;ГУВШЭ, 2000. – 688с.
4. Воложанин В.В. Информационно- аналитическая система предприятия как инструмент оперативного учета и обработки информации для принятия управленческих решений //Управление организационным развитием социально- экономических систем: Сб. ст. участников Междунар. науч. -практ. конф., 25-26 апр. 2002. -Челябинск: Изд-во ЮУрГУ, 2002.
5. Информационные системы и технологии в экономике: учебник / Барановская Т.П., Лойко В.И., Семенов М.И., Трубилин И.Т.; под ред. В.И.Лойко. – М.;Финансы и статистика, 2003. – 412с.
6. Карминский А.М., Дементьев А.В., Жевага А.А. Информатизация контроллинга в финансово-промышленной группе // Контроллинг. 2002. №2.
7. Романов В.П. Интеллектуальные информационные системы в экономике: учебное пособие для ВУЗов / Росс. экономич. акад. им. Г.В. Плеханова; под ред. Н.П. Тихомирова. – М.; Издательство «Экзамен», 2003. – 494с.
8. Стрелец И.А. Новая экономика и информационные технологии / И.А. Стрелец. М.; Издательство «Экзамен», 2003. – 256с.
9. http://www.stplan.ru/articles/theory/stplinfo.htm
