Реферат Структура и функции служб ДОУ

Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

Имя

Выберите тип работы:

Принимаю Политику конфиденциальности

Скидка 25% при заказе до 21.9.2024

СОДЕРЖАНИЕ
1 ВВЕДЕНИЕ                                                                                                    2

2 ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ                                                                           4

3 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ                                 6

4 НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ                               9

5 СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ СЛУЖБ ДОУ                                                 14

6 ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                           26


ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятий управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что делопроизводство - одна из функций управления основанная на научной организации с применением современной техники. В современных условиях, работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем над их исполнением. Служба документационного обеспечения управленческой деятельности принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защиты информации, в совершенствовании работы с документами. А мы живем в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.

Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в организации, описание структуры и раскрытие основных функций службы документационного обеспечения управления, определение назначения в организации.

Исходя из цели были поставлены следующие задачи:

-       изучение периодического издания, раскрывающего тему курсовой работы;

-       рассказать о службе документационного обеспечения управления в организации, перечислить ее основные задачи и функции;

-       рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и описать их основные функции.

1. ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Цели службы ДОУ:

o       Совершенствование форм и методов работы с документами;

o       Внедрение единого порядка работы с документами (их подготовка и обработка);

o       Контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

o       Сокращение документооборота, количества форм документов;

o       Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ организации;

o       Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач, а из этих задач вытекают функции:

1. Обеспечение документирования управленческой деятельности. Эти задачи могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

- контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение.

2. Организация работы с документами в учреждении. Эти задачи решаются выполнением следующих функций:

- установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

- экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

- контроль за исполнением документов;

- систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;

- обеспечение защиты информации.

3. Совершенствование форм и методов работы с документами. Эти задачи включают в себя выполнение следующих функций:

- разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

- упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

- разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

- постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

3. НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

- положения о структурном подразделении;

- должностных инструкций;

- инструкции по делопроизводству.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации:

1. Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Функциональное назначение ПОЛОЖЕНИЯ о службе ДОУ заключается в установлении основных правил организации ее деятельности.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция - это основной организационно – правовой документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, документ, заключающийся в регламентации деятельности работника и установлении порядка применения работником положений нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ в процессе осуществления своих повседневных полномочий.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.

3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

4. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции - это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Инструкция по делопроизводству - это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель - это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.

После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

4. СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ СЛУЖБ ДОУ

Делопроизводство (ДОУ) (делопроизводственные операции) предприятия осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения.

В случаях, когда формирование такой службы представляется нецелесообразным (небольшие потребности предприятия в работе с документами), то функцию по ДОУ следует возложить на должностное лицо – секретаря, инспектора.

Должностной состав:

Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников СДОУ, является «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих», М. – 1995, а также «Классификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и других служащих», М – 1998 г.

Согласно этим нормативным документам, все работники СДОУ по характеру труда делятся на три категории:

I.   Руководители:

-       заведующий службой ДОУ;

-       заведующий протокольным отделом;

-       начальник секретариата;

-       заведующий архивом;

-       заведующий копировальным бюро и т.д.

Основные функции руководителя:

1. Планирование и распределение работы.

2. Подбор и расстановка кадров.

3. Координация деятельности подразделения, его структурных звеньев и отдельных сотрудников.

4. Контроль за выполнением работы.

5. Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа ДП персонала.

II. Специалисты:

-       документовед;

-       помощник руководителя;

-       референт;

-       редактор;

-       архивист;

-       археограф;

-       инспектор;

-       секретарь коллегии;

-       секретарь руководителя;

-       корректор.

Основные функции:

1. Выполнение технологических и оперативных задач.

2. Выполнение творческих операций по анализу и обобщению информации.

3. Разработка нормативно-методической базы д/п.

4. Подготовка проектов документов по заданию руководства организации.

III. Технические исполнители:

-       экспедитор;

-       делопроизводитель;

-       машинистка;

-       стенографистка;

-       технический секретарь;

-       курьер;

-       оператор орг. техники.

Основные функции:
1. Выполнение операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Существует три формы организации ДОУ: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации ДОУ все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава.

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

o       секретариат;

o       экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);

o       подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;

o       подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

o       подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

o       подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);

o       отдел совершенствования делопроизводства;

o       копировально-множительное бюро;

o       протокольная группа;

o       редакционная группа;

o       приемная;

o       архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.

Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974).

Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;

2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.

Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

I. Управление делами.

II. Канцелярия.

III.Общий отдел.

IV. Секретарь.

1. Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

§ Секретариат - это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации.

В его состав входят:

· приемная;

· секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения) и секретариаты заместителей министра (руководителя);

· секретариат коллегии;

· протокольное бюро;

В функции секретариата входит:

- информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов);

- планирование рабочего дня руководителей;

- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов;

- составление и оформление документов по заданиям руководителей;

- аналитическая работа по документам по заданию руководителя;

- организация телефонных переговоров руководителей;

- организация командировок и деловых встреч руководителей и др.

подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

- организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

2. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на (экспедицию; бюро переписки; бюро учета и регистрации документов; компьютерный центр обработки и размножения текстов документов):

§ Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

Функции:

- прием корреспонденции, поступающей в адрес организации;

- распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения;

- обработка отправляемых из организации документов.

§ Подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов.

Функции:

- регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

- ведение информационно-справочной работы по документам организации;

- подготовка документов для представления на рассмотрение руководства;

- контроль за правильностью оформления документов;

- формирование дел;

- подготовка дел к передаче на хранение в архив организации.

§ Подразделение (бюро, инспекция, отдел, группа) по контролю исполнения документов.

Функции:

- организация контроля за сроками исполнения документов;

- постановка документов на контроль;

- проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов;

- снятие документов с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

- подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов.

§ Подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан, занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан.

Функции:

- регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб);

- подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством;

- направление обращений граждан на исполнение;

- контроль за сроками исполнения обращений граждан;

- отправка писем-ответов гражданам;

- обобщение результатов исполнения обращений граждан;

- формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан;

- подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан.

§ Подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов.

Функции:

- перепечатка документов по заявкам подразделений и работников;

- считывание документов.

§ Отдел совершенствования делопроизводства.

Функции:

- разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников, положений, правил, регламентов, табеля унифицированных форм);

- разработка и корректировка номенклатуры дел организации;

- консультирование работников организации по вопросам работы с документами;

- методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях;

- проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

- организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству;

- разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве;

- постановка задач автоматизации делопроизводства.

§ Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации.

Функции:

- копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников;

- подготовка рекламной продукции, буклетов, брошюр.

§ Редакционная группа.

Функции:

- редактирование документов, издаваемых в организации;

- корректорская правка;

- подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования.

§ Архив организации - осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Функции:

- ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива;

- прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;

- учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

- создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;

- организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования;

- проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

- осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования;

- организация работы по составлению номенклатуры дел организации;

- оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;

- участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления.

3. Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

§ Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.

Функции:

- разработка планов работы коллегиальных органов

- оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа

- подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)

- ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов

- рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам

- оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов

- контроль за исполнением решений коллегиальных органов

- оформление выписок из протоколов и др.

§ Приемная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан).

Функции:

- организация приема посетителей руководством организации;

- составление плана работы приемной;

- ведение учетной документации по личному приему граждан;

- организация исполнения документов, полученных при личном приеме;

- обобщение результатов приема посетителей;

- подготовка предложений по совершенствованию работы приемной.

4. Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативных структурах - общее собрание членов кооператива.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Исследуя научный материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

Документационное обеспечение управления – очень важный фактор, напрямую влияющий на организацию. Без строгого документирования, без постоянного ведения документации, любая компания распадется, так как в ней не будет возможности контролировать деятельность сотрудников и саму компанию в целом.

Одной из важнейших функций документационного обеспечения управления является организация документооборота, т. е. движения документов с момента их создания или получения до совершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с кадровыми документами их сохранность и контроль исполнения.

Основными задачами службы являются:

1. Внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии ГСДОУ и иными нормативно – методическими и организационно-распорядительными документами;

2. Осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

3. Обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

4. Совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления и т.п.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из:

1) Получение информации

2) Переработки информации

3) Анализа, обработки и принятия решения

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.