Реферат Описание документов и дел в архивах учреждения
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
6.2.1.Описание документов и дел в архивах учреждения
и государственных архивах
Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический спи-: сок тех документов, которые будут сформированы в дела.
В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные.
При обработке значительного комплекса документов описание В архивах производится на карточках, что помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.
На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.
Информационные характеристики документов и дел. Информационными характеристиками каждого дела являются:
название учреждения с указанием: вышестоящего ведомства:
название структурной части (функции, отрасли);
индекс дела по номенклатуре;
заголовок дела;
аннотация;
крайние даты документов дела;
количество листов;
архивный шифр.
Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.
Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.
Название структурной части помогает быстро и правильно пронести классификацию дел внутри архивного фонда.
Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.
Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и пол-поты материалов.
Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.
Аннотация документов — это краткое изложение содержания: документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.
Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать,, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает
несколько дат; составления, подписания, исходящей или ва'одч щей регистрации,
В качестве крайних дат для документов входящих приняты да i w входящей регистрации, для исходящих и внутренних — дат!) см ставления иди подписания документов.
Особое внимание следует обратить на датировку декретов и закона планов и отчетов, книг и копий документов.
Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними да'ьч МИ являются даты подписания или утверждения. Если они не датирон; ны. то дата определяется моментом опубликования или вступления ди кумента в силу.
Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на кот рые или за которые они составлены, а не даты составления или подпп сания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывай крайних дат.
Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.
Для копий документов крайними датами являются даты их изготовлс ния, а не даты оригиналов.
На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб пых дел. В этих случаях указываются 3 даты:
дата заведения в первом учреждении;
дата поступления в другое учреждение;
дата окончания дела во втором учреждении.
Первые две даты в таких случаях обозначаются и виде дроби.
Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.
Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.
Из перечисленных информационных характеристик более
подробно рассмотрим важнейшие из них - заголовок и анно
тацию.
Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.
Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные,
Лростоы заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:
вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);
автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов);
корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми, был связан в своей деятельности фондообразоватеяь);
предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулиро-
Ыь);
территория (указывает на территорию, о которой говорится в :)|окументах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями иди лицами кото-:|:К>й переписывался фондообразователь); :|; время (событий или составления документов); :| формальные признаки (подлинность или копийность).
Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения; предметного, номинального, авторского, .^корреспондентского, географического, хронологического, а так-
ке формальных признаков подлинности и копийности. :; Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела ио признакам их заведения, то не представляет труда составить ■ «головок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содер-\ жание документов этого дела.
|; Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распоряди
:': тельные документы в делопроизводстве формируются по номинаяько-| му, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологмчес-::;;кому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида ^■документов, название автора и дату, а также будет указан формальный | признак подлинности или копийности. В том случае, если при формиро-| ван^и был использован предметно-вопросный признак или заголовок | составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано coll держание документов. Например:
протоколы № 1 — 15 заседаний коллегии Министерства экономики Рос-
в еийской Федерации за январь июль 1996 г. Подлинники.
Приказы ректора РГГУ по личному составу за 1997 г. Подлинники, Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской мили-\ ции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март
\ 1926<г. Копии.
Йланы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда со-1 держания, и времени ~ периода составления документа. Например:
План работы коллегии Министерства общего и профессионального об-| разования Российской Федерации на 1996 г.
Отчеты о работе, секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев но ; изучению декабристов и их времени за 1924 г.
Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например
Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецком
плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940- 1942 гг.
Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподаватсш., скому составу РГГУ за январь--июнь 1994 г.
Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в граж данство СССР за 1925- 1.927 г.
Самым сложным при составлении заголовков является опредс ление характера дела по составу документов. Иногда в деле собри ны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: материалы, дело, переписка.
Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связан ных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например:
Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, протоколы, докладные записки).
Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу. Например:
Протоколы заседаний Комитета по присуждению международных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограммы, представления, переписка).
При описании материалов после указания, всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.
Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела. Например:
Дело об авторском праве наследников Н. А, Римского-Корсакова. Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутшпском, и Кириане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря, обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, бывшей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровском девичьем монастыре. Из: Описания документов и дел, хранящихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81.
Понятие переписка применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например:
Переписка с ЦИК СССР, ПК РКП СССР, секретариатом И, В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, од изъятии книг из печати.
Для личной переписки уместно указать и автора. Например: Переписка 10, С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В.Д. Ламповым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящных искусств художниками В. Д. Поленовым, В, М. Васнецовым, НА, Серовым, П.В.Жуковским,
После того как определен характер дела, составляется заголовок кз определенных' элементов, вытекающих из признаков заведения $йл. Ниже приведена примерная схема расположения заголовка.
Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.
Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:
В деле содержится переписка с Можайским УИКом об организа
ции курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОШ) о работе школ уезда.
Правилмю обобщенный заголовок будет звучать так:
Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об органа зации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.
Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географи ческих понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Например:
В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерств!)
общего
U
профессионального образования Российской Федерации и про
токолы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других униаерсшп с тов за 1997 г. Документы подлинные и копии.
Правильно составленный заголовок будет звучать так:
Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профес
тонального образования Российской Федерации и ученых советов уни
верситетов за 1997 г. Подлинники и копии.
В этом заголовке видовые понятия — вузы — были сведены к
однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением со
держания. При обобщении содержания излишне подробный заго
ловок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать за
головков типа «Разные, бумаги по разным вопросам» {лучше «об
щие материалы, переписка по организационным: вопросам, мате
риалы к руководству» и т.п.).
Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую -~ обобщенный.
Сложный заголовок составляется путем сочетания: !) простых заголовков, например:
Протоколы совещании при Управлении делами СЕК СССР по вопросу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинны ки) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в аппарате СНК'СССР и СТО СССР за 1927-1936 гг.;
2) простого и обобщенного заголовков, например:
Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за
1938 год (подлинники), переписка с иностранными учеными, фирмами и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной информацией;
3) обобщенных заголовков, например:
Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. .Москвы за ноябрь — декабрь 1997г, (копии), переписка с избирательными комиссиями о проведении выборов в Городскую Думу,
Для: однородных дел в целях облегчения и достижения единства (унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.
В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды доку-
Ментов или дел и корреспондент, виды документов или дел и ■ содержание и т. д., например:
Протоколы заседаний коллегии Министерства...
за,.,
год. Под
линники, копии,
К этой типовой части надо будет только добавить конкретное плавание министерства, проставить год и указать подлинность или к 01 шйность документа.
Для облегчения работы.над документами фонда составляется \ перечень типовых заголовков.
Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки1 не i нсегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью а н н о т а и. и и. Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, лис-тонки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела. Таким образом, аннотируются документы, которые могут слу-к ить предметом, самостоятельного поиска. Аннотация составляется, в трех вариантах:
1) аннотация, представляющая собой заголовок отдельного
документа, например:
Письмо К.Э.Циолковского о конструировании металлического
дирижабля. Л. 17
18;
2) аннотация, составляющаяся на несколько однородных до-
;: кументов, например:
Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14—21;
3) аннотация, содержащая краткое описание содержания до-
,' кумента, например:
В списке семей красноармейцев, не получивших картонки «Красная звезда», содержатся сведения о составе семей. Л. 45.
В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация.
Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке {карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.
Ценность документной информации. Степень подробности на-: учного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно, с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уникальные дела составляется внутренняя документная опись.
Вопрос о ценности информации источников, конечно, слож
но решить однозначно. Один из подходов к решению был разра
ботан в I960- 1970-е гг., когда было введено категорирование фон-
дон учреждений, т.е. разделения их на категории (1, 2, 3) в зави
симости от места учреждения-фондообразователя в системе госу
дарственного управления:
1-я категория — высшие и центральные органы власти,у правде ним, суды и др.;
2-я категория — учреждения среднего звена (краевые, областные, губернские и др.);
3-я категория — местные низовые учреждения (районные, волост ные, сельские, поселковые и др.).
К. фондам 1-й категории составлялись наиболее подробный справочники.
6.2.2. Описание документов и дел личного происхождения
При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.
В фондах личного происхождения, как правило, откладывают ся творческие материмы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и. имущественно-хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц. В составе; фонда могут быть коллекции документов или иных материалов.
В процессе описания документов и дел личного происхождения на карточках фиксируются следующие информационные характеристики:
фамилий, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;
заголовок дела;
крайние даты документов дела;
количество листов;
архивный шифр.
Основная специфика, при описании документов личного происхождения заключается в сое т а в л е и и и з а г о л о в к. а.
В основе заголовков лежат уже известные элементы; виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.
При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.
Рассмотрим приемы составления заголовков на основные материалы фондов личного происхождения,
В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например:
А,
II
. Островский. «Доходное место». Пьеса.
Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке- указывается ее первая строка, например:
Ш В. П. Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Опихитвщшиа',
В заголовке на переписку указывают вид документ;!, автора и
корреспондентов, содержание, если оно касается одного ропро
% ' сп, а также наличие приложений, приписок и других особенное
{<: теЙ, например: '
Письма А. М. Коллонтай В. Д. Юреневой,
В письмах родственников рекомендуется указывать их родствен-V ные связи, а в письмах, замужних женщин — фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фами-!,:: лию их первого мужа, например:
Письма В,А. Жуковского М. А. Вяземской (урожденной Столыпи-Щ ной, по первому мужу Бек).
В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое coil' держание записей, фотографий и других материалов с обозначе-s нисм их авторства, а также отражают внешние особенности аль-| бома, например:
Альбом К. Кн Олимпова со стихотворениями С.Д.Дрожжшш,
А. А. Коринфского и др.;рисунками Й. Е. Репина, С. И. Пичугина. В бйр-$,' хот ном переплете.
В'тех случаях, когда альбом имел конкретное название, оно ■'!;■ указывается до раскрытия его содержания, например:
Альбом П. И. Карпова «'.Книжка 44 уродов — портретов писате-Щ лап с их автобиографиями» с зарисовками и записями Д. М. Алтаузе-|i на, В. В. Вишневского, Я. Купалы и др.
Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в нем |.. указывают вид дела и автора, например: | Записные книжки Н. С. Каржановского.
В фондах личного происхождения очень часто на книгах, аль-| бомах и других материалах встречаются дарственные надписи вы-| дающихся лиц. В этих случаях составляют заголовок но дарственные | надписи, в котором указывают автора надписи, корреспондента | (кому она предназначена) и на чем она сделана, например: Дарственные надписи Ф. И. Шаляпина и Иолы Торнаги. В заголовках на биографические, служебные, имущеапвешю-хозяй-| швенные материалы, а также на материалы общественной дея-\ телыюсти и бытового характера указывают виды документов или ;'■■ дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: ав-;' горские правки, газетные вырезки и т.д., например:
Рецензии о творчестве М. В. Исаковского. Газетные вырезки. И заголовке на названные материалы после основных элементов | Необходимо указать в круглых скобках виды документов, например: Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литератур-•ной деятельности И.А.Крылова (тексты приветствии и тостов, телеграммы),
В заголовках на фотографии указывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событие, например:
Фотография Т. Л, Щепкиной-Куперник.
При описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке ■кроме вида документа дается описание изображения.
Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это отмечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы. например:
Фотография А, Павловой с дарственной надписью А, А. Бахрушину.
Основными изобразительными материалами в фондах личного происхождения являются рисунки, чертежи и тому подобные материалы.
В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме характера материалов указывают автора, корреспондента, дают описание изображения, а также отмечают наличие дарственных надписей и других особенностей, например:
Офорты с видами городов Германии с дарственными надписями А, И. Тургеневу студентов Геттингенского университета.
Гравюры Т. Г. Шевченко «В шинке» и «Ростовщик» с дарственны
ми надписями В. М. Лазаревскому.
Медная доска с гравированным портретом В.А.Жуковского работы Ф.Веидрсшини с оригинала О. А. Кипренского.
При неустановленном авторстве документов и дел личного происхождения в заголовке пишут «неустановленный автор», например:
Письмо А. С. Пушкина не установленному дицу с обращением Иван
Сергеевич,
При описании не полностью сохранившихся материалов указывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без конца, например:
К. С. Семенов. «Воспоминания». Отрывок. Письмо Г. С. Петрова Л. К. Игнатьеву, Без конца.
При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:
автограф или черновой автограф;
авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или авторизованная машинопись (когда только подпись иди дата —
автографы);
машинописная или рукописная, копия;
фотокопия иди ксерокопия;
вырезки из журналов, газет и др.
Например:
Пьесы В.М.Киршона, Б. А. Лаврентьева и др., поставленные
С. Г. Розановым. Машинопись с: его пометками.
Статьи о жизни и творчестве Г. К, Никифорова. Журнальные и
газетные вырезки.
Фотография В.Гюго с дарственной надписью Е.А. Черкасской.
Фотокопия,
6,2,3,, Описание документов и дел досоветского периода
Состав и содержание, документов, созданных в предшествующие исторические эпохи, а также дел, сформированных в делопроизводстве XVI-XVII и XVIO-XJX вв., обладают рядом' специфических черт и особенностей, которые следует учитывать при
■ составлении заголовка.
Необходимо знать, что при описании используют имеющиеся в архивоведческой и источниковедческой науке- перечни и списки видов и разновидностей документов, которые адекватно отра-
1 жают функциональное назначение, каждого документа, его бытование и юридическую силу. Поэтому при описании документов и
: дел периода феодализма не допустима механическая модерниза-
; ция понятий и терминов, а также применение современных аналогий, отражающих существо рассматриваемых в документах вопросов.
Особым своеобразием отличаются документы XV
—
XVII
вв., так
? как. в них отображается самобытный облик: Российского государ-
■ ства и особый стиль русского языка. Реорганизация структур гос
управления, развитие языка и расширение функций государства
приближает документы этого периода к современным с точки зре
ния приема их описания. Однако если своеобразие документов
I
XV
—
XVII
вв. делает возможным включение в состав заголовков I отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимствованных из текста или самоназвания документа, то для документов и дел XVIII
—
XIX
вв. такие заимствования, как правило, не допускаются , например:
Дело по челобитной детей боярских С.Данилова и Ф. Преснякова
на Осташковского воеводу П. Куницина «в нанесенных им обидах и
притеснениях». 1623 года 23 апреля 15 мая.
Нельзя допускать и неоправданную модернизацию состава и содержания документов.
При описании документов и дел XV—XVII вв. особое внимание уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий упоминающихся в них персоналий, название должностей и титулов.
При описании комплексов документов, состоящих из одного и ТО1Т> же вида, например — грамот, само слово «грамота» можно опустить при сохранении разновидности этого вида документов, например:
Меновая купца П. Смолянинова и однодворца И. Курятникова на
мельницу в с. Всесвятском Можайской волости, 1665 года.
Жалованная Иосифо- Волоколамскому монастырю на владение сен
ными угодьями в с. Петрищева, 1664 г.
При описании документов и дел XVIII-XIX ив. надо помнить о соблюдении и следовании тем видим и разновидностям документов, которыми документы сами себя называют, и не прибегать к
произвольным заменам., уточнениям и модернизациям термине и сложившимся в делопроизводстве того времени, например;
«доношение», а не «донесение»;
«наставление», а не «инструкция»;
«объявление», а не «информация»; '
«рапорт», а не «служебная записка».
При описании документов и дел предшествующих и стершее ких эпох с особым вниманием надо подходить к фиксации того или иного должностного или церковного звания историческом' лица, упоминаемого в документах, для того чтобы оно соответ ствовало занимаемому им положению именно в тот период, к которому относится документ, например:
неправильно: Рапорт генералиссимуса А. В. Суворова в Государ ственную Военную коллегию о прибытии в г. Царицын для преследп вания отрядов Е. И. Пугачева. 1774 г., август.
правильно: Рапорт генерал-поручика А. В. Суворова.
Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определений* носящих отпечаток исторического или идеологического про тивостояния. В равной степени это относится как к представите лям правящих классов и сословий, так и к их подданным. II последнем случае следует воздержаться от идеологических перекосов, содержащихся в тексте самих документов, поскольку они могут искажать подлинный смысл и значение самих документов, например:
неправильно: Письмо царского фаворита Потемкина с просьбой
выдать ему денег, 1775 г.;
правильно: Прошение Президента Государственной Военной кол
легии Г.А.Потемкина с просьбой увеличить ассигнования на содержание 1-й Прыдунайской армии. 1775 г.;
неправильно: Сообщение Писарской воеводской канцелярии гене ралу МЛ. Волконскому о кровопролитиях, произведенных злодейской шайкой Емельки Пугачева. 1774 г., 21 июля;
правильно: Рапорт Писарской воеводской канцелярии московскому генерал-губернатору М. И. Волконскому о боевых действиях по встанческих отрядов Е.И. Пугачева и жертвах среди местного на селения. 1774 г., 21 июля.
6.3. Архивные описи
Архивная опись— это архивный справочник, предназначенный
для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Архивная опись выполняет три важнейшие функции: информационную (раскрывает состав и содержание документов), f
ную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).
Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда, в целом.
Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.
Классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.
Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи. Как правило, архивные описи составляются еще в учреждениях. Но и в государственных архивах описи составляются при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.
Опись является одним из самых древних архивных справочников:
самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к ХШ в.
Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки тео
ретических основ описания относится к XIX в. Единая форма архив
ной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940 1950-х гг.
6"..?./. Влияние классификации документов и дел в лределах
архивного фонда на составление архивной описи
Архивная опись строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда.
| Поэтому прежде чем перейти к составлению описи, рассмотрим организацию работы по классификации дел в пределах архивного фонда, которая состоит из двух этапов:
разработки схемы классификации дел фонда;
распределения дел в соответствии со схемой классификации.
Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема -— это основа структуры описи.
Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименова-» иий структурных подразделений учреждения-фондообразовате-
•
