ГОУ ВПО

«Дальневосточный государственный университет путей сообщения»

Кафедра социально - культурного

 сервиса и туризма
Реферат по дисциплине «Менеджмент в СКСиТ»
Управленческая информация и ее виды

Выполнила: студентка

712 группы Кузнецова А.А.

Проверила: Жестякова Л.П.

Хабаровск

2010

Содержание:

Введение …………………………………………………………………...….3

Подходы к определению понятия управленческой информации ………....4

Классификация управленческой информации……………………………...6

Особенности и источники управленческой информации……………...…12

Заключение …………………………………………………………………..16

Библиографический список…………………………………………………17

Введение
Процесс управления любой организацией невозможно осуществлять без обладания широкой информацией о ней в целом, помехах на пути ее функционирования и развития. Но мало просто обладать информацией, необходимо также уметь пользоваться ей, обрабатывать, анализировать возможности ее использования. «Информация - это сведения, рассматриваемые в процессе их передачи или восприятия, позволяющие расширить знания об интересующем объекте» - вот определение, данное понятию информации в толковом словаре. Любая информация несет в себе определенную смысловую нагрузку.

Особое значение информация имеет в сфере управления организацией, ее деятельностью, персоналом. Хорошо осведомленное руководство всегда на шаг впереди различных кризисных ситуаций, возможных в организации.  Любая  управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, составляющей ее основу. Можно утверждать, что управленческая информация является неотъемлемой частью существования организации. Данное утверждение объясняет актуальность темы работы.

Целью работы является сравнительный анализ точек зрения различных авторов по вопросу управленческой информации и ее видам.

1.   Подходы к определению понятия управленческой информации

Сегодня существует множество подходов к определению понятия «управленческая информация», так, например, авторы книги «Основы менеджмента» Дмитрий Дмитриевич Вачугов, Татьяна Евгеньевна Березкин и Наталья Александровна Кислякова считают, что информация во всей своей полноте – это совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека.  Под управленческой информацией они понимают совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации [1,с.203] . Другое определение понятия управленческой информации предлагает автор книги «Менеджмент» Владимир Рафаилович Веснин. Он говорит о том, что управленческая информация – это совокупность качественных и количественных сведений о процессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности [2,с.440]. Автор утверждает, что совместная работа в условиях разделения труда невозможна без информации, ее нехватка дезориентирует любую хозяйственную деятельность. «Потребность в управленческой информации определяется особенностью решаемых задач (содержанием, повторяемостью); имеющимися у работников знаниями, опытом, образованием…» - говорит Веснин. Следующую точку зрения на вопрос определения понятия управленческая информация дают авторы книги «Менеджмент» Д. О. Ямпольская, М. М. Зонис. Они определяют информацию, как особый вид знаний, которые представляют полезность для лиц, принимающих решения. Управленческая информация - это структурированные данные, собранные для решения определенной задачи согласно выставленной цели, и потому имеющие значимость [5]. По их мнению,  информация должна не просто соотноситься с задачами руководителя, но и подходить к применяемым моделям процессов или сочетаться с ними; давать возможность на базе полученной информации разрабатывать свои модели. Куликов Е.В. дает такое определение: « Управленческая информация — это часть социальной информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к обслуживанию муниципально - правовых процессов формирования и реализации управляющих воздействий. Она своими "корнями" проникает в социальную информацию, однако выбирает оттуда только то, что отражает управленческие потребности, интересы и цели людей, их совокупную властную волю, конкретные механизмы и способы организации и регулирования их сознания, поведения и деятельности» [7].

Если говорить об управленческой информации в общем, то необходимо отметить, что сегодня информация – это важнейший ресурс социально – экономического, технического, технологического развития каждой организации. Информация всегда должна быть значимой. В случае, если она полезна и несет в себе необходимый смысл – она может служить основой для принятия решений, расширять знания и кругозор менеджеров. На самом общем уровне информация служит принятию решений посредством описания состояния дел и объяснения происходящего. Как результат, на основе информации происходит прогнозирование событий, оценка предложенного направления деятельности и рекомендация плана действий. Для сбора информации в организации должна быть разработана информационная система управления.
2. Классификация управленческой информации
Довольно интересную классификацию управленческой информации предложили Д.Д.Вачугов, Т.Е.Березкин и Н.А.Кислякова. Они классифицируют информацию по следующим признакам:

1)  по содержанию: кадровая, техническая, финансово – экономическая, правовая, общественно – политическая, природоохранная;

2)  по назначению: для руководителей и исполнителей, для одноразовых действий и повседневного руководства, для внешнего или внутреннего пользования;

3)  по степени конфиденциальности: для общего пользования, для служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок;

4)  по степени достоверности: достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах;

5)  по степени готовности для пользования ею: первичная несистематизированная и необработанная, промежуточная, прошедшая предварительную обработку, конечная, готовая для анализа и принятия решений по ней [1,с. 203].

Куликовым Е.В. предложено разделение информации на:

1)  официальную и неофициальную;

2)  общую и отраслевую;

3)  горизонтальную и вертикальную

4)  по ее соотношению со временем: о прошлом, настоящем м будущем.

При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе – для должностных лиц. При этом рекомендуется сведения, заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум-трем независимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую активность анализа и оценки. Информацию можно классифицировать по следующим основным признакам:

1)  функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;

2)  отношению сообщения к субъекту, управляющему структурным подразделением;

3)  типу связи структурного подразделения и внешней среды. Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой.

4)  отношению к целевой функции структурного подразделения - из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам;

5)  логическому содержанию

6)  физической форме представления: устный доклад, сообщение на бумаге в виде текстов, анкет, поступления по электронной почте, факсу, из информационных систем, на дискетах);

7)  процедуре преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, вычислительные);

8)  по степени преобразования (основная или вновь поступающая, обработанная в аналитические и прогнозные записки, сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени).

Информация и ее потоки могут разбиваться также в зависимости от источников, качественного содержания (вычисление ценной по содержанию информации, от которой зависят управленческие воздействия, исходящие от структурных подразделений), количественных характеристик [7].

Очень полную и всестороннюю классификацию дает В.Р. Веснин:

1)  по носителям (электронные, вещественные и так далее);

2)  по направлению движения (входящая и исходящая);

3)  по источнику (внешняя и внутренняя);

4)  по назначению: оперативная – предназначенная для корректировки деятельности организации; отчетная служит для анализа ( бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической);

5)  по содержанию (экономическая, правовая, техническая и так далее);

6)  по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая — нескольких различных);

7)  по возможности закрепления и хранения: фиксируемая на носителях информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению; не фиксируемая - хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает; воплощенная в материальных объектах.

8)  по степени готовности для использования: исходная информация, представляющая совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника впервые; промежуточная информация – несет в себе сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования; конечная информация – дает возможность принимать обоснованные управленческие решения

9)  по степени важности: основная – включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (указания, предписания, инструкции); вспомогательная – облегчает работу с основной; желательная (но без нее можно обойтись) – несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни;

10)                     по полноте: частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения;

11)                     по назначению: универсальная информация - необходима для решения любых проблем; функциональная — родственных; индивидуализированная — для решения данной конкретной уникальной проблемы);

12)                     по характеру потребности: постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени, например, законодательные акты, она фиксируется на более стойких носителях и должна быть общедоступной; переменная используется в течении короткого срока, а часто бывает одноразовой;

13)                     по степени надежности: достоверная (имеющая уровень достоверность 80 – 100 %); вероятностная (уровень достоверности менее 80 %); ложная (заведомо ложная или в силу определенных обстоятельств);

14)                      по способам распространения: устная, письменная и комбинированная информация - форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие;

15)                     по степени организованности: систематизированная, унифицированная по составу, показателям, адресатам, срокам, периодичности, формам предоставления; бессистемная;

16)                     по способам воспроизводства: визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация;

17)                     по степени открытости: открытая для всех, конфиденциальная (имеет высокий уровень ценности, ее утечка моет быть связана со значительными потерями для фирмы); секретная – включает особо важные сведения;

18)                     в соответствии с порядком предоставления: по предписанию, в установленные сроки, по запросу, по инициативе отправителя;

19)                     по степени охвата организационных процессов: сплошная, выборочная;

20)                     по пользователям: внешняя, внутренняя;

21)                     по видам: нормативная, плановая, фактическая;

22)                     по степени полноты: достаточная, недостаточная, избыточная [2,с. 441]  .

Д.О.Ямпoльcкaя и M.М.Зoниc предгалают следующую довольно простую и понятную классификацию:

1)  по функциям управления: экономическая; организационная; техническая; социальная;

2)  по роли в процессе управления: отчетная; плановая; контрольная;

3)  по источникам возникновения: внутренняя и внешняя; входящая и исходящая;

4)  по степени обработанности: первичная (необработанная); вторичная (уже подвергнутая обработке),

5)  по достоверности: достоверная, недостоверная;

6)  по времени получения: постоянная, дискретная [5].

Еще одну классификацию управленческой информации дали авторы книги «Менеджмент» Е.Л.Драчева и Л.И.Юликов. Они предложили классифицировать информацию по следующим критериям:

1)  по форме отображения: визуальная, аудиовизуальная и смешанная;

2)  по форме представления: цифровая, буквенная, кодированная;

3)  по роли в процессе управления: аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная;

4)  по качеству: достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная;

5)  по возможности использования: необходимая, достаточная, избыточная;

6)  по степени обновляемости: постоянная, переменная;

7)  по степени деятельности предприятия: экономическая, управленческая, социальная, технологическая;

8)  по источнику возникновения: внутриорганизационная, внешняя;

9)  по степени преобразования: первичная, производная, обобщенная;

10)                     по виду носителя: печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель;

11)                     по времени поступления: периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная [4].

Указанные подходы к проблеме систематизации управленческой информации, несмотря на их различную направленность и некоторую обособленность, могут быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает в различных видах. Она может усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным основания и признакам, а затем сводить ее в классы. В целом классификация позволяет получать ценные сведения об информации, содержащейся в структурных подразделениях, способствует решению многих принципиальных вопросов. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.

3.   Особенности и источники управленческой информации
Информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Важно подчеркнуть ряд требований, предъявляемых к управленческой информации: надежность и достоверность, своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации. Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

1)   большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

2)   исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;

3)   исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время [12].

Вся управленческая информация непременно должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности. Актуальность означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению. Часто именно актуальность обусловливает возможности информации. Достоверность информации определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи. Ее получение представляет собой очень сложный познавательный и аналитический процессы, требующие привлечения специалистов и использования современных научных процедур. Достаточность свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, движущие пружины и внешние детерминанты, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования и моделирования возможных новых состояний данного процесса. Доступность информации связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае коэффициент ее полезного действия очень низок. Аутентичность обусловливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециальными терминами или иностранными, редко употребляемыми словами усложняет постижение и практическое использование информации. Нормальная плотность – количество информации в единице носителя, соотношение полезных и общих сведений. Высокий уровень плотности информации – 80 – 100% полезных сведений; нормальный уровень – 50 – 80%; низкий – менее 50 %.

Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Слухи – это специфический вид коммуникации между людьми, в процессе которой сюжет, до известной степени отражающий некоторые реальные или вымышленные события становится достоянием широкой общественности. При этом, исходная версия, кочуя от одного работника к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90% [2,с. 443]. Слухи возникают в условиях полного отсутствия информации или ее частичной нехватки, в условиях напряженной обстановки внутри фирмы и вокруг нее.

Информация является важнейшим ресурсом развития любой компании. Особенностями информации как ресурса являются:

1)  неисчерпаемость;

2)  сохраняемость и накапливаемость;

3)  возможность параллельного использования;

4)  легкость передачи [2,с. 440].

Источник - это начало определенного явления. Источник информации - это система, компоненты которой обеспечивают размещение, доступность и целостность информации в соответствии с ее назначением [3] . Когда говорится о каком-либо источнике информации, то это может иметь самое различное понимание: печатное издание, теле- или радиопередача, письменное или устное сообщение конкретного лица, компьютерный файл, адрес в Интернете и многое другое.

Источники управленческой информации делятся на внутренние и внешние. К внутренним источникам информации относятся бухгалтерская отчетность и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные обследования, результаты предыдущих исследований. Внешние источники информации более многочисленны и разнообразны. К ним относятся сотрудники организации (руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники деловых встреч, переговоров); партнеры (покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений), а также отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений. Значительным источником информации являются публикации в книгах, каталогах, журналах, справочниках, газетах, рекламных проспектах, бюллетенях и так далее [2,с. 445].

Из - за того, что в наше время существует большое количество источников информации, появляется  необходимость в проверке ее подлинности. В крупных фирмах создаются специальные подразделения, которые занимаются планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой информации, составлением рекомендаций для руководства.
Заключение
Ведение дел любой организации невозможно и немыслимо без овладения определенными сведениями, которые сообщают руководству о ситуации, происходящей в самой организации и за ее пределами. Именно управление такой информацией дает организации возможность движения в будущее, способность просчитывать свои ходы и наиболее эффективно управлять своими ресурсами. Управленческая информация - это совокупность всех сведений, необходимых для построения грамотного руководства коллективом работников и организацией в целом. Существует множество подходов к классификации управленческой информации. Наиболее распространенной является классификация информации по таким критериям: по источнику возникновения, по степени обработанности, по достоверности, по доступности, по содержанию, по способам распространения и т.д.

Ко всей управленческой информации предъявляются определенные требования: надежность, актуальность, своевременность, доступность, достаточность. Если информация отвечает этим критериям - она способна провести к решению любых задач.

Говоря об источниках информации, необходимо упомянуть, что они делятся на внутренние и внешние. К внутренним источникам относятся внутренняя документация организации, ее отчеты, исследования и анализы. К внешним - сотрудники организации, ее партнеры, а также бывшие служащие конкурентной организации.

Итак, в последнее время появляется большое количество новой информации и ее источников, но особую ценности имеет та информация, которая отвечает определенным требованиям, является своевременной, доступной, актуальной и достоверной. Управленческая информация способствует развитию организации и решению возникающих проблем.
Библиографический список:
1.        Вачугов Д.Д. Основы менеджмента [Текст]: учебное пособие/ Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.Н. Кислякова; под ред Д.Д. Вачугова. - М.: Высшая школа, 2002. - 367с.

2.        Веснин, В.Р. Менеджмент [Текст]:учебное пособие/В.Р. Веснин. - М.: ТК Велби, проспект,  2004. - 504с.

3.        Герчикова И.Н. Менеджмент [Текст]: учебное пособие/ 3-е изд., перераб. И доп. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ,  1997. - 501с.

4.        Драчева, Е.Л. Менеджмент [Текст]:учебное пособие/ Е.Л. Драчева, Л.И. Юликов. - Издательство «Мастерство», 2002. - 288с.

5.        Ямпольская, Д.О. Менеджмент [Текст]: учебное пособие/ Д.О. Ямпольская, М.М Зонис. - СПб.: Нева, 2003. - 285с.

6.        Что такое источник информации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.kv.by/index2000243401.htm

7.        Информационное обеспечение муниципального управления [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://vasilievaa.narod.ru/mu/diplom/5.htm#_Toc516026836

8.        Информационное обеспечение в процессе управления [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.ref.by/refs/54/29542/1.html

9.        Управленческая информация [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.inventech.ru/lib/management/management-0040/

10.   Понятие управленческой информации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://revolution.allbest.ru/management/00110451_0.html

11.   Управленческая информация и закономерности ее движения [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.training-world.ru/business/control/375/

12.   Информационное обеспечение управления [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.cfin.ru/bandurin/article/sbrn04/12.shtml