Реферат Стандартизация в области документоведения
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Введение
Не вызывает сомнения тот факт, что вопросы международной стандартизации информационных технологий, а следовательно и управления документацией, актуальны на сегодняшний день.
Информационно-коммуникационные технологии (ИТ) являются одним из наиболее важных факторов, влияющих на формирование общества двадцать первого века. Их революционное воздействие касается образа жизни людей, их образования и работы, а также взаимодействия правительства и гражданского общества. ИТ быстро становятся жизненно важным стимулом развития мировой экономики.
Информационные технологии должны служить достижению взаимодополняющих целей обеспечения устойчивого экономического роста, повышения общественного благосостояния, стимулирования социального согласия и полной реализации их потенциала в области укрепления демократии, транспарентного и ответственного управления международного мира и стабильности. Достижение этих целей и решение возникающих проблем потребует разработки эффективных национальных и международных стратегий.
Важно отметить то обстоятельство, что в настоящее время налицо несоответствия, нестандартизованность и зачастую недостоверность имеющихся сведений об информационных ресурсах различного рода. Различия в принципах, структуре, составе описания ресурсов и используемой терминологии приводят к несопоставимости данных, появляющихся в различных источниках.
При написании работы были использованы различные источники и литература.
Источники можно разделить на следующие группы:
* нормативно-правовые акты, которые включают окинавскую хартию информационного общества, федеральные законы, распоряжения Правительства РФ;
* нормативно-методические документы, к которым относятся ГОСТ, ГОСТ ИСО/МЭК, ИСО, методические рекомендации
Окинавская хартия провозглашает основные принципы информационного общества, устанавливает стратегию и задачи международного сообщества в достижении информационно-коммуникативного единства.
Федеральные законы содержат основополагающие сведения относительно объекта исследования. В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» присутствуют определения таких базовых понятий, как информация, информационные технологии, перечислены принципы правового регулирования в сфере информационных технологий.
Федеральный закон «О техническом регулировании» содержит сведения об особенностях применения международных стандартов и соотнесения их с национальными.
Распоряжение Правительства от 27.09.2004 г. № 1244-р предполагает одобрение концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года. Данная концепция определяет основные приоритеты, принципы и направления реализации единой политики в сфере использования информационных технологий. Целями концепции являются: утверждение основополагающих стандартов в сфере использования информационных технологий, интеграция информационных систем на основе общих стандартов и требований в рамках общего информационного пространства, обеспечение эффективного и защищенного информационного обмена.
Стандартизация является инструментом обеспечения качества продукции, работ и услуг – важного аспекта многогранной коммерческой деятельности.
Цель стандартизации – достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач.
Аспект стандартизации – направление стандартизации выбранного объекта
стандартизации, характеризующее определенное свойство ( или группу
свойств) данного объекта.
Стандартизация осуществляется на разных уровнях:
. международная стандартизация;
. региональная стандартизация;
. национальная стандартизация – в одном конкретном государстве;
. административно-территориальная стандартизация.
Международная стандартизация – это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности – стандартов, рекомендаций, технических отчетов и другой научно-технической продукции. Таких организаций три: Международная организация по стандартизации – ИСО (ISO), Международная электротехническая комиссия – МЭК (IEC), международный союз электросвязи – МСЭ (ITU).
Международная организация по стандартизации – самая крупная и авторитетная из вышеназванных. Основная ее цель сформулирована в Уставе ИСО: “…содействие развитию стандартизации в мировом масштабе для обеспечения международного товарообмена и взаимопомощи, а также для расширения сотрудничества в областях интеллектуальной, научной, технической и экономической деятельности”.О масштабе деятельности организации свидетельствуют следующие факты: свыше 30 тыс. экспертов участвуют в технической работе, которая
осуществляется в рамках 187 технических комитетов, 576 подкомитетов, 2057 рабочих групп. Ежегодно в разных странах мира проводятся более 800 заседаний упомянутых выше технических органов. Парк стандартов ИСО превышает 14 тыс. единиц, ежегодно публикуется свыше 800 новых и пересмотренных стандартов.
Основная задача международных стандартов – это создание на международном уровне единой методической основы для разработки новых и совершенствование действующих систем качества и их сертификации.
Международные стандарты ИСО не имеют статуса обязательных ради всех стран-участниц. Любая сторона мира вправе приспособлять либо не приспособлять их. Решение вопроса о применении международного стандарта ИСО связано в основном со степенью участия страны в международном разделении труда и состоянием ее внешней торговли. В российской системе стандартизации нашли применение около половины международных стандартов ИСО.
Вопросы информационной технологии, микропроцессорной техники – это объекты совместных разработок ИСО/МЭК.
В стратегии последних лет ИСО уделяет особое внимание торгово-экономической деятельности, требующей разработки соответствующих решений в интересах рынка, и оперативной модели, позволяющей в полной мере использовать потенциал информационных технологий и коммуникационных систем, учитывая при этом, в первую очередь интересы развивающихся стран и формирование глобального рынка на равноправных условиях.
В России принят такой распорядок внедрения международных стандартов:
- прямое применение международного стандарта без включения дополнительных требований;
- использование аутентичного текста международного стандарта с дополнительными требованиями, отражающими потребности рынка.
ИСО и МЭК вместе разрабатывают руководства ИСО/МЭК, в которых рассматриваются различные аспекты деятельности сообразно оценке соответствия. Содержащиеся в этих руководствах добровольные критерии – результат международного консенсуса в отношении наилучших приемов и подходов. Их применение способствует преемственности и упорядоченности в деле оценки соответствия во всем мире и содействует тем самым развитию международной торговли.
Хотя международные рекомендации по стандартизации не являются
обязательными для всех государств, однако, соответствие продукции нормам международных стандартов определяет ее стоимость и конкурентоспособность на международном рынке. Применение международных стандартов качества открывает обширные возможности для выхода российских предприятий на международный рынок. Международная организация по стандартизации (ИСО):
деятельность, структура, порядок разработки стандартов.
Деятельность ИСО
Международная организация по стандартизации, ИСО (International Organization for Standardization, ISO) – это глобальная сеть, определяющая, какие стандарты требуются для функционирования коммерческих, государственных и общественных организаций. Она официально была учреждена 23 февраля 1947 г.
ИСО объединяет 64 страны. ИСО – негосударственная организация: ее члены не являются правительственными делегатами, как, например, в Организации Объединенных Наций. Тем не менее, ИСО занимает особую позицию между государственными и негосударственными организациями. Это происходит оттого, что, с одной стороны, многие из учреждений ИСО являются частью государственных структур в своих странах или находятся под опекой своего государства. С другой стороны, другие члены ИСО являются абсолютно частными, созданными местными союзами промышленных организаций. Международная организация по стандартизации имеет довольно сложную организационную структуру.
Организационная структура ИСО
Организационно в ИСО входят руководящие и рабочие органы. Руководящие органы:
- Генеральная ассамблея (высший орган);
- Совет;
- Техническое руководящее бюро.
Рабочие органы:
- технические комитеты (ТК);
- подкомитеты;
- технические консультативные группы (ТКГ).
Генеральная ассамблея - это собрание должностных лиц и делегатов, назначенных комитетами-членами. Всего в составе ИСО более 80 комитетов-членов. Комитеты-члены имеют право принимать участие в работе любого технического комитета ИСО, голосовать по проектам стандартов, избираться в состав Совета ИСО, быть представленными на заседаниях Генеральной ассамблеи.
Совет руководит работой ИСО в перерывах между сессиями Генеральной ассамблеи. Совет имеет право, не созывая Генеральной ассамблеи, направить в комитеты-члены вопросы для консультации или поручить комитетам-членам их решение. На заседаниях Совета решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании комитетов – членов Совета. В период между заседаниями и при необходимости Совет может принимать решения путем переписки.
Совету ИСО подчиняются семь комитетов:
* ПЛАКО (Техническое бюро);
* СТАКО (Комитет по изучению научных принципов стандартизации);
* КАСКО (Комитет по оценке соответствия);
* ИНФКО (Комитет по научно-технической информации);
* ДЕВКО (Комитет по оказанию помощи развивающимся странам);
* КОПОЛКО (Комитет по защите интересов потребителей);
* РЕМКО (Комитет по стандартным образцам).
ИСО трактует понятие «стандарт», как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов, соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом.
Порядок разработки стандартов в сфере информации и документации
Разработка международных норм и стандартов в сфере информации и документации в ИСО поручена техническому комитету № 46 «Информация и документация», в работе которого принимают участие 34 национальных комитета - члена ИСО, в числе которых и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России, Ростехрегулирование.
Этот комитет занимается стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, архивов.
Он имеет в своей структуре четыре подкомитета: подкомитет № 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет № 8 «Качество – Статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет № 9 «Идентификация и описание»; подкомитет № 11 «Управление архивами/документами».
Подкомитетом № 11, созданным в целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела, разработаны 3 международных стандарта: две части ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документами» (ISO 15489-2001, Information and Documentation – Records management) и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов» (ISO/TS 23081-1:2004 Information and Documentation - Records management processes – Metadata for records – Part 1:Principles). Стандарт ИСО 15489 регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности.
Стандарт ИСО 23081 посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.
В марте 2005 г. был опубликован стандарт ИСО 22310 «Информация и документация. Требования к управлению документами, содержащиеся в стандартах» (ISO/DIS 22310, Information and Documentation – Requirements for records/documents management in standards).
Технический комитет №46 в своей деятельности связан с комитетом № 154 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении», которым были разработаны такие широко используемые стандарты, как ИСО 8439-1990 «Бланки. Основная схема составления» (ISO 8439:1990, Forms design – Basic layout) и ИСО 8601- 2000 «Элементы данных и форматы обмена данными – Обмен информацией – Представление дат и времени» (ISO 8601:2000, Data elements and interchange formats – Information interchange – Representation of dates and times).
Среди стандартов, разработанных ТК № 46, следует отметить международный стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и документация - Словарь» (ISO 5127:2001, Information and documentation - Vocabulary), содержащий основные термины и понятия, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используется при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными документами.
Международный стандарт ИСО 2384-1977 «Документация – Оформление переводов» (ISO 2384:1977, Documentation – Presentation of translations) устанавливает правила представления переводов в стандартной форме, что упрощает их применение различными категориями пользователей.
В 2003 году был принят также международный стандарт ИСО 14416-2003 «Информация и документация – требования к переплету книжных, периодических, серийных изданий и других бумажных документов для использования в архивах и библиотеках – Методы и материалы» (ISO 14416:2003, Information and documentation – Requirements for binding of books, periodicals, serials and other documents for archive and library use – Methods and materials).
Полный перечень стандартов ИСО находится в Каталоге ИСО, к которому открыт доступ через Интернет На сайте также есть доступ к Сети мировых стандартов и услуг (ВССН), в которой собрана информация, поступающая с серверов всех организаций по стандартизации мира
Заключение
Стандартизация является ключевым фактором поддержки ряда направлений государственной политики, таких как конкуренция, внедрение инноваций, устранение торговых барьеров, расширение торговли, защита интересов потребителей, защита окружающей среды и многих других направлений. Стандартизация, совмещаемая с законодательством, способствует более эффективному техническому регулированию на государственном уровне.
Международная стандартизация позволяет сэкономить время и средства необходимые для разработки национальных стандартов. Таким образом, развитие международной стандартизации предопределяет развитие мировой торговли.
Список используемой литературы:
1. Окинавская хартия глобального информационного общества (принята 22 июля 2000 г. лидерами стран «Большой восьмерки»);
2. Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12. 2002 № 184-ФЗ;
3. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ;
4. Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года (одобрена Распоряжением Правительства Российской Федерации 27.09.2004 г. № 1244-р);
5. ISO 9001, Quality management systems - Requirements; SO 14001, Environmental management systems - Specification with guidance for use;
6. ISO 8439:1990, Forms design – Basic Layout;
7. ISO 8601:2000, Data elements and interchange formats - Information interchange – Representation of dates and times;
8. BS ISO 15489-1:2001, Information and Documentation — Records Management — Part 1: General;
9. PD ISO/TR 15489-2:2001, Information and Documentation — Records Management — Part 2: Guidelines;
10. ISO 15483-2001 Information and Documentation – Records management;
