Документационное обеспечение в учреждениях России XVIII в.

Содержание

Введение                                                                                                    стр.3

1. Формирование системы коллежского делопроизводства                            стр.4

2. Делопроизводство коллегий                                                                стр.6

3.Этапы развития секретарской службы при Петре Ι                                  стр.12

4.Этапы развития секретарской службы при Екатерине ΙΙ                         стр.14

5. Виды и формы документов        8                                                                 стр.16

Заключение                                                                                               стр.21

Список источников и литературы                                                            стр.22



Введение

XVIII век — период преобразования Московского государства в Российскую Империю, что повлекло за собой реорганизацию высшего центрального и местного аппаратов власти. Этот процесс переустройства системы государственной власти оказал большое влияние на управ­ление, документную систему в целом, а также на наименования и упорядочивание документов. Упразднение приказов и введение коллежской системы управления повлекло изменение кад­рового состава приказов, получивших название коллежских канцеля­рий, что усилило влияние их служащих на документооборот. Впервые в Российском государстве произошло законодательное закрепление норм делопроизводства.

Изучение процессов организации делопроизводства в коллегиях имеет важное значение для исторической науки, поскольку делопроизводственные материалы как вид исторических источников воспроизводит систему государственного аппарата в целом. При этом следует учитывать взаимозависимость системы делопроизводства и развития системы государственного управления: с возникновением но­вых учреждений порождаются новые документы, вместе с тем необходи­мость в обработке количественно растущей и структурно услож­няющейся документации ведет к усложнению государственного аппарата. Тем самым изучение делопроизводства в коллегиях позволяет глубже исследовать различные аспекты государственного управления.

Система коллежского делопроизводства не получила подробного освещения в научной литературе. Проблеме эволюции делопроизводственной документации в этот период посвящена статья Б.Г. Литвака, опубликованная в сборнике «Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин».

Среди современных исследований следует выделить статьи А.Н. Качалкина, А.А. Лукашевич.

Особый интерес представляет исследование Л.Е. Шепелева «Чиновный мир России. XVIII — начало ХХ в.». Отдельные вопросы организации делопроизводства в коллегиях затрагиваются авторами в контексте реформ государственного управления в России (Е.В. Анисимов, Н.И. Павленко и др.).
1. Формирование системы коллежского делопроизводства

В первой четверти XVIII в. были осуществлены глубокие реформы органов государственной власти России, важнейшей из которых стала реформа центрального управления 1718-1724 гг., в ходе которой приказная система управления сменилась коллежской. Образование коллегий вытекало из предшествовавшего раз­вития приказного строя. Это подтверждается тем, что боль­шинство коллегий создавались на базе старых учреждений и являлись их правопреемниками.

Деятельность коллегий как части бюрократического аппарата подвергалась тщательной регламентации. Бюрократизация государственного аппарата нашла свое выражение в консолидации однородных функций управления, уста­новлении стройной системы подчиненности низших органов высшим, организационном отделении присутствия от канцеля­рии, складывании чиновничества — особой касты людей, назна­чаемых царем и формально только перед ним ответственных.

В допетровское время, государь, управляя государст­вом, опирался, с одной стороны, на почитание подданными иду­щей от Бога власти православного самодержца и, с другой сторо­ны, на систему службы, устойчивую иерархию служилых чинов — «холопей государевых». «Эти два начала — традиционное и слу­жилое — соединяли, как мощная система опор и перекрытий, все здание российской государственности, делали власть московских царей реальной, несмотря на несовершенные средства коммуни­кации, слабую систему управления гигантскими пространствами России с редким населением и огромной протяженностью границ». Новое время с его представлениями о власти, влияние европейского опыта, разрушение самоизоляции — все это потребовало иных подходов к реализа­ции доктрины самодержавной власти. Петр I осуществляет глубокие административные реформы, позволяющие говорить о формировании в России бюрократической административной системы. Ее основные признаки следующие: зависимость чиновников от монарха; существование строгой иерархии учреждений и должностных лиц, руководствующихся в своей деятельности уставами и регламентами; унификация структуры и штатов учреждений и обязанностей должностных лиц; углубление разделения труда в управленческом аппарате, выражавшееся хотя бы в таком первичном его виде, как разграничение гражданской службы и военной, и т.д.

Все административные реформы требовали соответствующего правового оформления. Утвержденный 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент, или Устав коллегий, охватывал всю сферу нового административного законода­тельства. При его подготовке была осуществлена рецепция иностранного права: в его основу положен шведский Канцелярский устав 1661 года.[1]

Генеральный регламент — осно­вополагающий законодательный акт, определивший систему коллежского де­лопроизводства. Впоследствии, на протяжении всего XVIII в., издавалось множество законодатель­ных актов, устанавливавших формуляр документов отдельных разновидностей, порядок их прохождения, организацию документопотоков между учреждениями и решавших многие другие частные вопросы организации делопроизводства.

В Генеральном регламенте 1720 г. прежде всего обосновываются преимущества коллежской системы по сравне­нию с приказной. Значительная часть этого законодательного ак­та посвящена установлению штатов и описанию должностных обязанностей. Впервые вводимая дифференциация должностей была столь значительной, что не могла не сказаться на организа­ции делопроизводства. Сама процедура коллегиального решения дел требовала дословного повторения или пересказа последующими документами со­держания предыдущих, что вело к разрастанию объема документов и делопро­изводства вообще.

Таким образом, в результате административных реформ Петра I были созданы учреждения бюрократического типа и сложилась новая система центрального управления — коллежская. Соответственно система делопроизводства, введенная Генеральным регламентом 1720 г., полу­чила название «коллежской».
2. Делопроизводство коллегий

Коллегии состояли из присутствия и канцелярии. Присутствие образовывали президент, вице-президент, четыре-пять советников и четыре асессора (помощ­ника). Устанавливался принцип коллегиальности управлени.

Канцелярия коллегии возглавлялась секретарем, в ведении которого нахо­дился ее штат: нотариус или протоколист, ведший протоколы заседаний; реги­стратор, составлявший списки входящих и исходящих документов; актуариус — хранитель документов; переводчик и многочисленные писцы и копиисты.

Секретарь докладывал дела присутствию. Члены присутствия заявляли свои мнения по очереди, начиная с младших, не повторяясь («снизу, не впадая один другому в речь»). Дела решались «по множайшему числу голосов»; при равенст­ве голосов перевес давало мнение президента. Протокол и решения подписыва­лись всеми членами присутствия.

Входящие документы коллегий были четырех типов-формуляров: «указ» от  вышестоящих  учреждений  или  царя; «промемория» от равнозначного данной коллегии учреждения; «доношение» от нижестоящего органа и, наконец, «челобит­ная» от частного лица. Генеральный регламент устанавливал, что входящий документ принимает секретарь коллегии, который делал на нем помету — «запись». Смысл помет следующий: входящий документ получен такого-то числа, внесен в книгу учета поступлений входящих бумаг определенного типа и, согласно проставленному на нем номеру, «запущен» в делопроизводство. По­мета «Выписать» означала приказ секретаря одному из подьячих начать составлять выписку из необходимых документов для подготовки дела к докладу в совете. Она часто представляла собой копию (или, как тогда говорили, «список слово в слово») входящего документа, к которой прилагались копии или краткие выжимки собранных по дан­ному делу документов (ответы на запросы из других учреждений, справки по материалам архива коллегии, копии или выписки из за­конодательства). Готовую выписку на заседании совета зачитывал вместе с входящим документом секретарь в соответствии с описанной выше процедурой.

В ходе обсуждения дела на заседании коллегии составлялся про­токол — самый важный документ кол­лежского делопроизводства. Генеральный регламент подробно огова­ривал содержание протокола. Он должен был начинаться с даты обсуждения, иметь список присутствующих и включать в себя следующие обязательные разделы: [2]

Список рассматриваемых на за­седании дел;

Запись-протокол высказанных мнений («разговоров о важных делех») с отметкой в тех случаях, когда «о каком деле большаго изъяснения требует и оное до другова времени отстрочить»;

Запись результатов голосования с отметкой «когда члены в голосах не согласны». Если же решение принимается единогласно, то окон­чательное мнение каждого в протокол не записывалось (гл. 30 Генерального регламента).

Протокол заканчивался подписями членов коллегии и секретаря.

Протокол был важен прежде всего потому, что являлся основой для создания исходящих документов коллегии. Сам протокол оставался в совете, но из него делалась выписка по данному делу. На основании выписки — «ведения» и появлялся исходящий документ — «приговор», который был снаб­жен, как и протокол, подписями членов коллегии, но, в отличие от протокола, имел и печать коллегии. Формуляр приговора был уста­новлен Сенатом в 1721 г. По сути «при­говор» — это название исходящего документа коллегии для внутрен­него пользования, а для других учреждений он имел уже другое название и измененный, в соответствии с этим, формуляр («указ», «репорт» или «доношение», «промемория» или «память». Не случайно, в делах коллегий сохранилось огромное количество входящих и почти нет «репортов», «указов» и «доношений», которые, есте­ственно, не сохранились потому, что рассылались по адресам. Зато в большом количестве сохранились так называемые «отпуски» исходя­щих документов — черновики, снабженные пометами об исходящем документе.

Таким образом, типичное «дело» коллегии состояло из следующих документов: входящий документ с отметками о получении и от­правлении его в делопроизводство коллегии; ведение из протоко­ла; приговор (указ, репорт, доношение); отпуск с пометой об отправлении подлинного приговора.

При составлении исходящих документов на­иболее внимательно подходили к доношениям, шедшим царю или в Сенат. Указы требовали, чтобы доношения готовились по всем пра­вилам, т. е. коллегии были обязаны «все основания и обстоятельства написать и мнение свое о том деле напоследи приложить, без чего в Сенате секретарю не принимать и докладывать не дерзать». Запре­щалось подавать доношения в Сенат, если на данное дело уже суще­ствовали «точные указы», по которым нужно было его решить без обращения в Сенат. И только «на что указу иметь не будут и затем решения учинить не можно, то о том доносить со мнением в Сенат». [3]

Движение «дела», проходящего через бюрократическую машину коллегии и обраставшую все новыми и новыми бумагами, было лишь одной из частей делопроизводства как процесса. Кроме этого, были и другие части: разнообразный учет движения бумаг и их хранение. Различные формы учета в Генеральном регламенте назывались об­щим термином «регистратура». Термин «регистратура» применялся и к регист­рационной книге («юрналу»), в которой фиксировались различные документы.

Основная цель регистрации была определена как охрана до­кументов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением доку­ментов. При создании коллегий процедуре регистрации было уделено осо­бое внимание еще и потому, что в этом видели надежное средство борьбы про­тив волокиты. В главе 4 Генерального регламента «О исполнении указов» предпи­сывалось иметь в коллегиях два вида регистрационных документов: книгу, в которую следовало записывать о делах, «которые вершены и действом исполнены», т. е. прошли весь круг делопроизводства, а также специальную роспись, которую нужно было «держать на сто­ле» или прибитой к стене, «дабы непрестанно в памяти было — те дела, которые не вершены или и вершены, а действом не исполнены».

Детально оговаривалось и ведение «юрнала» — повседневной за­писки, дневника, который учитывал все производимые в коллегии дела. Надлежало «по алфавиту, числу и месяцу вкратце выписать» содержание каждого дела «и имя к тому принадлежащих особ и ме­сто, к кому и куда дело послано», чтобы «по юрналу легко мочно найти в регистратуре» нужную информацию (гл. 32  Генерального регламента).

В «юрнал» в течение года регистратор кратко записывал содержание всех дел, решенных в коллегии (записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело); он же вел ре­гистрационные книги («регистратуры») А, В, С и D. Книги А и В были предназначены для регистрации исходящих документов, С и D — для регистрации входящих. Коллежская система делопроизводства предусматривала регистрацию документов не только в течение всего процесса производства дела, но и после — в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов — реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга В — для записи краткого содержания документов, на­правленных другим учреждениям и лицам; книга С содержала рас­положенные в хронологической последовательности краткие выпис­ки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сена­та, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D содержала крат­кие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по террито­риальному и хронологическому принципам и по завершении года вме­сте с реестром переплетались.

Во многих коллегиях существовали регистрационные книги учета доку­ментов по отраслям ведомства данной коллегии, раздельно велась регистрация секретной корреспонденции. [4]

Кроме регистрационных книг разного типа, существовали сбор­ные книги, которые сшивались из бумаг, поступивших в коллегию или возникших в ходе бюрократической работы. Их было чрезвычай­но много, и их типы закон не регламентировал, хотя из Генерального регламента следует, что обязательно требовалось иметь в коллегиях книги-сборники, состоящие из подлинных указов царя, Сената, дру­гих учреждений, действующего законодательства, завершенных дел, к которым приплетались отпуски и приложенные дополнительные документы по данному делу.

Довольно скоро в коллегиях встала проблема хранения многочис­ленных бумаг и книг. В Генеральном регламенте архиву уделена глава 44. [5]  

         В ней устанавливалось, что все доку­менты, кроме законодательных и справочных, имеют трехлетний срок хранения, после чего они переносятся в архив, где передаются под расписку архивариусу. Помимо этого предписывалось создать архивы при Коллегии иностранных дел и при Ревизион-коллегии. В пер­вом хранились «особые уставы, регламенты и все документы» по государственному управлению, во втором — финансовые до­кументы коллегий.

Генеральный регламент установил сроки исполнения доку­ментов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справоч­ные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Кол­легия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины».

Помимо присутствия и канцелярии в коллегиях для ведения «счетных дел» были созданы конторы. Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий. После проведения губернской реформы в 1775 г., когда были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учрежде­ниям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный  принцип  принятия  управленческих решений. Поэтому во вновь созданных учреждениях в основном сохрани­лись структура коллегий, состав чиновников, их должностные обязанности, организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии.
3.Этапы развития секретарской службы при Петре Ι
Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.

Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Начинается служба в приказах в 16-17 вв.

Документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к  секретарским.

Глубокие преобразования государственного аппарата проводил  Петр Ι.

Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительствующего Сената — высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.

Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» скучной ежедневной работы с текущими делами.

Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.

Основным законодательным актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент», установивший очередность рассмотрения дел, функции чиновников, в том числе секретарей.

Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов — также была на «попечении» секретаря.

Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков».

 При Петре Ι был составлен моральный кодекс «Юности честное зеркало» — требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра Ι кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С. М. Соловьева, был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров». [6]

Функции его не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра Ι кабинет был упразднен.

Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли разные лица, при последователях Петра Ι.

С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества.
4.Этапы развития секретарской службы при Екатерине ΙΙ.
У императрицы Екатерины ΙΙ было много доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все они были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р. Г. Державин)

С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства.   

По «Табелю о рангах» они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государыни. [7]

Выписки хранились у статс-секретаря, а копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам».

Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя, решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины ΙΙ на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».

Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее прошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами.

Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений — дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.

Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины ΙΙ была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины ΙΙ также проходила через их руки.

Статс-секретари являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, в готовли проект закона «Об учреждении губернии». [8]

Архивы статс-секретарей — ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России.

В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

В конце 18 века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии 19 столетия.

Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской «Табели о рангах» и на основе «Положения о Министерствах».

«Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.
5. Виды и формы документов


Коллежская система делопроизводства придавала особое значение наименованию документов. Твердое именование документа было необходимо для наведения порядка в самом деле, а также охраны документа с момента его «вступления» в коллегию и до его «вершения». Четкость и определен­ность наименования документа были важны и для его регистрации, при сдаче в архив.

Виды документов, служившие для обмена информацией ме­жду учреждениями, определялись их соподчиненностью. Особенно четко порядок «для сообщения властей и мест» ус­тановил закон 1775 г. От вышестоящих учреждений подчинен­ным направлялись указы; подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные ин­станции посылали друг другу предложения и сообщения. В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно из­ложены в специальной статье Генерального регламента.[9]

Частные лица продолжали обращаться в государственные уч­реждения в форме челобитных. М.Ф. Румянцева, характеризуя прошения частных лиц, пишет, что они по приказной традиции назывались челобитными и всегда подавались на имя царя. В XVIII в., с увеличением их количества, законодатель вынуж­ден был пресечь практику непосредственного обращения с ними в высшую инстанцию, а в последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение. Действительно, поток адресованных царю челобитных был настолько велик, что, по признанию Петра I, с ним «не точию человеку, ниже ангелу» невозможно справиться. Поэтому в XVIII в. власти вынуждены были ограничивать право подданных подавать челобитные непосредственно царю.

В XVIII в. активно развиваются другие системы документа­ции. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокаци­ях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, до­говорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранны­ми государствами пользовались нотами, меморандумами, письма­ми; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация включила допросы, клятвенные обеща­ния, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Бухгалтерский учет отражался в балансе; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в по­душных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фик­сировался в «ревизских сказках», на основании которых состав­лялись губернские сводки. В XVIII в. активно складывается сис­тема документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки чиновников — документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе.

Трудности использования столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели к отмене столбцов. В ряде законодательных актов того времени обосновывалось преимущество тетрадной формы ведения дел. При тетрадной форме бумага экономилась не только за счет того, что теперь писали на обеих сторонах листа, а прежде всего потому, что исчезла необходимость заново кратко излагать все дело, поскольку каждый раз разворачивать многометровый стол­бец с тем, чтобы найти инициативный документ, было неудобно, а работать с тетрадью было довольно просто.

Правда, на практике очень часто в тетрадях, так же как и на столбцах, повторялось содержание предшествующих докумен­тов, что свидетельствует о консерватизме чиновников. Медленному изживанию этой традиции способствовала и коллегиальная организация государственного аппарата с четким отделением канцелярии и ее определяющим значением в подго­товке дел к слушанию и в оформлении решений.

Существенные изменения претерпевает и форма документов. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и стано­вится самостоятельным элементом дата документа, которая теперь пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наимено­вание документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначе­ние краткого содержания документа, хотя требование указывать краткое содержание документа (заголо­вок к тексту) как норма оформляется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд рек­визитов, отражающих различные стадии работы над документом: под­писи, отметки о согласовании, регистрационные номера, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.[10]

Подвергся изменениям язык делопроизводственной документации. Как справедливо отмечал В.В. Виноградов, «язык Петровской эпохи характеризуется усилением значения официально-правительственного, канцелярского языка, расширени­ем сферы его влияния. Процесс переустройства административной си­стемы... сопровождался насаждением новой терминологии, вторже­нием потока слов, направляющихся из западноевропейских языков. «Европеизация» русского языка носила ярко выраженный отпечаток правительственного режима».

В делопроизводственной документации проявилась тенденция отхода от по­вествовательности, стремление к однопредметности содержания, что стиму­лировало ее формализацию и стандартизацию, формирование массовых источников.

В целом изменения в организации делопроизводства коллегий привели к значительному увеличению письменной работы. Даже рас­ширенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чинов­ников не в силах были справиться с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.


Заключение

В заключении можно сделать следующие выводы.

Изучение обширного комплекса делопроизводственных материалов имеет крайне важное значение. Оно может дать представление о том, как управлялась Российская империя, каковы были механизм и эффективность функционирования государственной власти.

Характерной особенностью делопроизводства XVIII в. по сравнению с предшествовавшим периодом является то, что его важнейшие основы утверждались законодательно. В начале XVIII в. создавалась новая система государственных учреждений, причем возникновение новых учреждений оформ­лялось законодательно, а для многих из них издавались регла­менты, регулировавшие деятельность учреждения, и в том числе делопроизводство. Основополагающим законодательным актом, определившим систему коллежского де­лопроизводства, стал Генеральный регламент 1720 г.

Принятие Генерального регламента способствовало унификации документов одного жанра, устранению личного начала в практике их составления, упраздняло старые виды и разновидности документов и вводило другие, соответствующие новому типу канцелярий централь­ных и местных органов власти. В преобладающем большинстве слу­чаев это сводилось к изменению названия документа, ибо большинст­во жанров оставались в своей внутренней сущности теми же самыми. Традиция в именовании документов, сложившаяся в приказном дело­производстве, резко прервалась.

Многообразие разновидностей делопроизводст­венных документов в рассматриваемый период обусловлено, прежде всего, сложной структу­рой государственного аппарата XVIII в.


Список источников и литературы

1.     Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ, 2001.

2.     Анисимов Е.В. Государственные преобразования и самодержавие Петра Великого. Спб., 1997.

3.     Власть и реформы: От самодержавной к советской России. ­ Спб., 1996.

4.     Источниковедение: Теория. История. Метод. Источники российской истории / И.Н. Данилевский, В.В. Кабанов, О.М. Медушевская, М.Ф. Румянцева. М., 1998.

5.     Качалкин А.Н. Названия деловых бумаг в XVIII веке // Русская речь. 2003. № 2.

6.     Литвак Б.Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XVIII-XIX вв. (К постановке вопроса) // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. М., 1984.

7.     Лукашевич А.А. К истории делопроизводственной документации России XVIII в. // Отечественные архивы. 2004. № 4.

8.     Организация работы с документами / Под ред. В.А. Кудряева. М., 2001.

9.     Павленко Н.И. Петр Великий. ­ М., 1990. ­

10. Шепелев Л.Е. Чиновный мир России XVIII — начало ХХ в. Спб., 1999

---