МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Учалинский факультет
РЕФЕРАТ

по курсу: “Правовое делопроизводство”

на тему: “ Оформление распорядительных документов“
                                                                    Выполнила студентка 2 курса

                                                                    специальности  “ Национальная

                                                                    экономика”

                                                                    Гатауллина О.А.

                                                                               Проверил: к.э.н.,доцент

                                                                    Таймасов А.Р.                                                                            
Учалы – 2010

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………3

ГЛАВА 1. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Оформление приказов по основной деятельности……………………….4

1.2.  Оформление распоряжений……………………………………………..6

1.3. Оформление указаний……………………………………………………8

1.4 Оформление постановлений……………………………………………..9

1.5 Оформление решений……………………………………………………11

ГЛАВА 2. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ БАНКА)……………………………………………………………………………

2.1. Общие положения…………………………………………………………….

2.2. Должностные обязанности……………………………………………….

2.3. Права……………………………………………………………………..

2.4 Ответственность…………………………………………………………..

ГЛАВА 3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗЮМЕ……………………

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………….
ВВЕДЕНИЕ

Распорядительная документация – одна из наиболее многочисленных групп документов, к которой относят постановления, решения, распоряжения, приказы, указания. Распорядительные документы являются средством передачи письменных указаний подчиненным организациям или конкретным исполнителям. В них оформляют распорядительную деятельность коллегиальных органов и единоначальников.

В организациях распорядительными документами являются приказы  по основной деятельности и личному составу, инструкции, указания. В приказах по основной деятельности решаются вопросы производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования        и т. п. В приказах по личному составу рассматривают вопросы, связанные       с прохождением службы сотрудниками организации, в указаниях – оперативные административно-хозяйственные вопросы.

Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда       необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издают по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
ГЛАВА 1. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.1 
Оформление

приказов

по

основной

деятельности
Приказ — широко применяемый в управлении правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководителем организации, учреждения, ведомства в целях решения возникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач.

Приказ является одним из видов распорядительных документов, составляющих систему распорядительной документации, в состав которой наряду с приказом входят такие документы, как постановления, указания, решения, расположения.

Приказы подразделяются на две группы: приказы по основной (производственной) деятельности и приказы по личному составу (персоналу) организации.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном, заранее заготовленном бланке, — бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа.

Возможен вариант приказа без констатирующей части. Производится это в том случае, если поручаемые действия; не требуют особого пояснения, являются очевидными. Распорядительная часть документа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которым вменяется контроль за исполнением приказа. Макет построения приказа приведен ниже (рис 1).

Зачастую ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае в практике  документирования делается выписка из него. По составу реквизитов и оформления выписка не отличается от самого приказа. В выписке лишь следует уточнить название документа: вместо слова ПРИКАЗ приводятся слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста приказа печатается та его часть (пункт, подпункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка из приказа может быть напечатана (с помощью ПК, пишущей машинки) на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом.

Выписка заверяется секретарем-референтом (секретарем) и выдается ответственному исполнителю под расписку.



Рис. 1 Макет оформления приказа по основной деятельности
1.2 Оформление распоряжений
Распоряжение — один из видов распорядительных документов, носящий характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости выполнения подчиненными организациями, подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок. Данный вид документа используют руководители государственных органов власти, руководители администраций на местах, а также организаций, учреждений, предприятий и фирм.

Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Распоряжения готовятся и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Распоряжения, как и приказы, оформляются на специальном бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ.

Состав реквизитов аналогичен составу таковых в приказе, однако текст документа зачастую не содержит констатирующей (вступительной) части.

В тех случаях, когда распоряжение имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, текст распорядительной части начинается с ключевого слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

На рис. 2 приведен макет распоряжения по организации на бланке.



Рис. 2. Макет распоряжения на бланке организации
1.3 Оформление указаний
Указание — распорядительный документ федеральных органов исполнительной власти и управления, других вышестоящих организаций по вопросам информационно-методического характера, связанных с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методики прочих руководящих документов. Руководители низовых организаций, предприятий, фирм на правах единоначалия также имеют право на издание указаний при оформлении решений по оперативным и административным вопросам (командирование сотрудников, наложение взысканий и т. п.).

Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов, но ключевыми словами в констатирующей части текста, в зависимости от содержания, вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», используются слова «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ». Указание, как и приказ, имеет заголовок к тексту может иметь констатирующую часть и — обязательно — пункт о контроле за исполнением.

Указания, направляемые в адрес подведомственных организаций, оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа с нанесением реквизита «Адресат». При большом числе организаций, которым направляется указание, адресат оформляется обобщенно (макет указания см. рис. 3).



Рис. 3 Макет указания вышестоящей организации
1.4 Оформление постановлений
Постановление является правовым актом, принимаемым высшими федеральными органами государственной власти, некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) и властными органами субъектов российской федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами. Постановления также принимаются руководителями коллегиальных органов общественных организаций по важнейшим вопросам их деятельности.

Здесь в качестве примера кратко рассмотрим требования к подготовке и оформлению постановлений на уровне субъектов Российской Федераций.

Постановления главы администрации, например, области (губернатора) принимаются в целях решения задач, как правило, длительного действия: по вопросам социально-экономического и культурного развития области, экономических реформ, финансовым вопросам, а также по ряду других вопросов.

Подготовка постановлений осуществляется на основании поручения главы администрации области. Правом вносить проекты постановлений обладают заместители главы администрации, руководители структурных подразделений аппарата и органов администрации, мэры городов и главы районов.

Проекты постановлений должны отвечать следующим требованиям:

Соответствовать действующему федеральному и областному законодательству, Уставу области, Договору о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти соответствующей области, ранее принятым постановлениям и распоряжениям главы администрации области.

Если принимаемое постановление исключает действие ранее принятых нормативных актов, оно должно содержать пункт о признании их утратившими силу

Постановления, принимаемые во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений федеральных органов власти и управления, а также Законодательного собрания области, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов.

При внесении проектов постановлений, требующих; принятия закона или решения Законодательного собрания области, одновременно должны представляться проекты соответствующих актов.

Объем постановления не должен превышать трех страниц, а приложений к нему — не более пяти.

Подготовленный проект печатается на компьютере в одном экземпляре на чистом листе бумаги через 1,5 интервала в системе «WORD», шрифт — 14. Ниже подписи указывается должность, фамилия и инициалы заместителя главы администрации (губернатора) области, структурное подразделение аппарата или орган администрации, мэр города или глава района, которыми вносится проект. Исполнитель постановления организует согласование; и визирование проекта.

Не допускается отказ от визирования, а также внесение; каких-либо исправлений или дополнений непосредственно в текст проекта документа.

Особое мнение (замечание) должностного лица, визирующего постановление, излагается отдельной запиской, которая прилагается к проекту документа.

Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.

Оформленный на бланке документ передается на визу заместителю главы администрации области — управляющему делами.

Организационную работу по подписанию документов проводит заместитель главы администраций области — управляющий делами.

Оформление бланков и реквизитов постановлений органов исполнительной власти всех уровней управления должно отвечать рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.
1.5 Оформление решений
Решение представляет собой правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров предприятий, фирм в целях; разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично постановлению.

В соответствии с Уставами субъектов Российской Федерации, городов, районов, главы соответствующих территориальных единиц, руководители структурных подразделений могут принимать решения по текущим вопросам в пределах их компетенции.

К решениям также относятся совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или несколькими коллегиальными органами или организациями, фирмами.


ГЛАВА 2. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ БАНКА)
2.1. Общие положения
1. Главный специалист банка назначается на должность и освобождается от нее по представлению руководителя структурного подразделения.

2. На должность главного специалиста банка назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по профилю работы со специализацией по конкретному направлению деятельности структурного подразделения, стаж финансово-банковской работы не менее 3 лет.

3. Главный специалист банка должен знать:

3.1. Законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, относящиеся к деятельности банка.

3.2. Приказы, ведомственные инструкции и нормативные документы по вопросам, касающимся деятельности структурного подразделения.

3.3. Основы экономики.

3.4. Перспективы развития финансово-банковской системы и стратегические направления деятельности банка.

3.5. Основы научной организации труда.

3.6. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

4. Главный специалист подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения.

5. На время отсутствия главного специалиста банка (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель; при отсутствии такового - лицо, назначенное в установленном порядке.
2.2 Должностные обязанности
Главный специалист банка:

1. Выполняет работы, преимущественно творческого характера по соответствующему направлению деятельности структурного подразделения.

2. Осуществляет разработку проектов нормативных методических и инструктивных документов, относящихся к работе структурного подразделения.

3. Участвует в работе по прогнозированию развития банка и его филиалов.

4. Изучает, обобщает, анализирует деятельность филиалов банка, оказывает им необходимую методическую помощь в работе по закрепленным за структурным подразделением направлениям деятельности и готовит предложения по улучшению этой работы.

5. Принимает участие в проверках деятельности соответствующих структурных подразделений филиалов банка, анализирует причины выявленных недостатков и осуществляет контроль над их своевременным устранением.

6. Анализирует деятельность структурного подразделения в пределах своей компетенции и вносит предложения по ее совершенствованию.

7. Принимает меры по внедрению прогрессивных и эффективных методов в работу структурного подразделения, обобщению и распространению передового опыта.

8. При необходимости консультирует клиентов банка (его учреждений) и работников соответствующих структурных подразделений по оформлению крупных контрактов и сделок.
2.3 Права.
Главный специалист банка вправе:

1. Знакомиться с проектами решений руководства банка, касающихся его деятельности.

2. Запрашивать лично или по поручению руководства организации от руководителей структурных подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководства).

4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.
2.4 Ответственность
Главный специалист банка несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
ГЛАВА 3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗЮМЕ

1) Резюме для   национальной сервисной компании «КорпусГрупп», г. Москва

Ф.И.О.   Гатауллина Олеся Алексеевна

Дата рождения:   21.05.1991 г.

Возраст:  23 года

Семейное положение:  не замужем

Адрес: г. Учалы, ул. Башкортостан д.8, кв. 13

Телефон: 89659340500

E-mail:   [email protected]

Цель: получение должности экономиста отдела бюджетирования

Образование: Башкирский государственный университет, 2009-2014 гг. Учалинский факультет, специальность – национальная экономика. Получен диплом о высшем образовании. Присвоена квалификация – экономист.

Опыт работы: Не имею.

Профессиональные

навыки
:


·        ПК - опытный пользователь, MS Office (Word, Excel, Access, Power Point, Internet Explorer)

·        Водительские права категории "В", стаж вождения 3 года. Личный автомобиль.

·        Офисное оборудование (факс, модем, сервер, копировальные аппараты), работа в Интернете
Знание языков: английский (базовый курс)

Дополнительная информация:

·        Загранпаспорт, возможны командировки

·        Аналитические способности, быстрая адаптации к новой работе, исполнительность, ответственность, легкообучаемость, лояльность, умение работать в коллективе, коммуникабельность
2) Резюме для банка ТрансКредитБанк, г. Уфа

Ф.И.О.   Гатауллина Олеся Алексеевна

Дата рождения:   21.05.1991 г.

Возраст:  23 года

Семейное положение:  не замужем

Адрес: г. Учалы, ул. Башкортостан д.8, кв. 13

Телефон: 89659340500

E
-
mail
:   marika_cs@mail.ru

Цель: получение должности экономиста

Образование: Башкирский государственный университет, 2009-2014 гг. Учалинский факультет, специальность – национальная экономика. Получен диплом о высшем образовании. Присвоена квалификация – экономист.

Опыт работы: Не имею.

Профессиональные

навыки
:


·        ПК - опытный пользователь, MS Office (Word, Excel, Access, Power Point, Internet Explorer)

·        Офисное оборудование (факс, модем, сервер, копировальные аппараты), работа в Интернете

·        Водительские права категории "В", стаж вождения 3 года. Личный автомобиль.

Знание языков: английский (базовый курс)

Дополнительная информация:

·        Загранпаспорт, возможны командировки

·        Коммуникабельная, Пунктуальная, Внимательная

·        Ответственная и организованная
3) Резюме для  компании ООО "Консалтинговая группа "Главный капитал", г. Москва

Ф.И.О.   Гатауллина Олеся Алексеевна

Дата рождения:   21.05.1991 г.

Возраст:  23 года

Семейное положение:  не замужем

Адрес: г. Учалы, ул. Башкортостан д.8, кв. 13

Телефон: 89659340500

E-mail:   [email protected]

Цель: получение должности экономиста-бухгалтера

Образование: Башкирский государственный университет, 2009-2014 гг. Учалинский факультет, специальность – национальная экономика. Получен диплом о высшем образовании. Присвоена квалификация – экономист.

Опыт работы: Не имею.

Профессиональные навыки:

·        ПК - опытный пользователь, MS Office (Word, Excel, Access, Power Point, Internet Explorer)

·        Водительские права категории "В", стаж вождения 3 года. Личный автомобиль.

Знание языков: английский (базовый курс)

Дополнительная информация:

·        Загранпаспорт, возможны командировки

·        Аналитические способности, быстрая адаптации к новой работе, исполнительность, ответственность.
4) Резюме для  компании Управление здравоохранения ЗАО г. Санкт-Петербург

Ф.И.О.   Гатауллина Олеся Алексеевна

Дата рождения:   21.05.1991 г.

Возраст:  23 года

Семейное положение:  не замужем

Адрес: г. Учалы, ул. Башкортостан д.8, кв. 13

Телефон: 89659340500

E-mail:   [email protected]

Цель: получение должности бухгалтера в отдел расчета заработной платы

Образование: Башкирский государственный университет, 2009-2014 гг. Учалинский факультет, специальность – национальная экономика. Получен диплом о высшем образовании. Присвоена квалификация – экономист.

Опыт работы: Не имею.

Профессиональные

навыки
:


·        ПК - опытный пользователь, MS Office (Word, Excel, Access, Power Point, Internet Explorer)

·        Водительские права категории "В", стаж вождения 3 года. Личный автомобиль.

Знание языков: английский (базовый курс)

Дополнительная информация:

·        Загранпаспорт, возможны командировки

·        развитое логическое мышление, отличное знание требований и условий бух учета.
5) Резюме для банка The Bank of New York, США

Ф.И.О.   Гатауллина Олеся Алексеевна

Телефон: 89659340500

E-mail:   [email protected]

Дата рождения:   21.05.1991 г.

Семейное положение:  не замужем

Цель: работа в компании

Образование: Башкирский государственный университет, 2009-2014 гг. Учалинский факультет, специальность – национальная экономика. Получен диплом о высшем образовании. Присвоена квалификация – экономист.

Опыт работы: Не имею.

Профессиональные

навыки
:


·        ПК - опытный пользователь, MS Office (Word, Excel, Access, Power Point, Internet Explorer)

·        Водительские права категории "В". Личный автомобиль.

Знание языков: английский (базовый курс)

Дополнительная информация:

·        Ответственная и организованная

Рекомендации: Княгинина Галина Владимировна – кандидат экономических наук. Работает в Башкирском Государственном Университете, Учалинский  факультет. Телефон: (34768) 3-25-26
6) Resume for The Bank of New York, USA

Gataullina

Olesya

Alekseevna
/


Cell: 8 (960) 567 578

E-mail: [email protected]

Date of Birth: May 21, 1991

Marital status: single

Objective: join the company

Education: Bashkir State University, Uchaly faculty,

2009-2014 speciality – “National Economy”. Qualification of

economist.

Work Experience: don’t have

Professional skills:

·        PC- experienced user, MS Office (Word, Excel, Access, Power Point, Internet Explorer).

·        Driver's license category "B" and personal car.

Additional Information:

·        Responsible and organized

Languages: English (base)

References: Mrs. Knaginina Galina Vladimirovna, candidate of

Economics sciences, assistant professor. Work at the

Bashkir State University, Uchaly faculty. Phone: (34768) 3-25-26



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документированная информация составляет основу управления. В документах, как считают ученые - документоведы, сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления – от рядового исполнителя до руководителя. Успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления. От организации делопроизводства в целом зависят оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

Распорядительные документы это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

В работе были  исследованы общие требования к оформлению распорядительных документов, была рассмотрена  должностная инструкция профессии  «главного специалиста банка», были составлены резюме для крупных компаний различных городов России  и для одного известного банка США.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003): Практическое пособие. – 6-е изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2006.

2. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. Т.В.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

4. ГОСТ 2.051-2006 «ЕСКД. Электронные документы. Общие положения».

5. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

6. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. М.:ЗАО «Интел-Синтез», 2001.

7. Кузнецова Т.В.Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур. 1999г.

8. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 1998