Реферат Документирование деятельности СГМУП Детского дошкольного питания
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
«Документирование деятельности СГМУП «Детского дошкольного питания»
Содержание
Введение. 4
1. Сведения о предприятии и организации делопроизводства. 7
1.1. Задачи, функции и структура СГМУП «Комбинат школьного питания». 7
1.2. Организация службы документационного обеспечения управления СГМУП «Комбинат школьного питания». 9
2. Анализ системы документационного обеспечения в СГМУП «Комбинат школьного питания». 15
2.1. Организация документооборота. 15
2.2. Порядок работы с входящими документами на предприятии. 18
2.3. Порядок работы с исходящими документами. 20
2.4. Регистрация документов. 21
2.5. Подготовка документов к передаче в архив. 25
Заключение. 33
Список используемой литературы.. 35
Введение
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу[1]. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия[2]. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Целью написания курсовой работы является анализ организационного обеспечения деятельности СГМУП «Комбинат школьного питания», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
-рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности предприятия;
- изучение организации службы документационного обеспечения управления предприятия, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;
- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
- разработка предложений по совершенствованию работы с документами
1. Сведения о предприятии и организации делопроизводства
1.1. Задачи, функции и структура СГМУП «Комбинат школьного питания»
СГМУП «Комбинат школьного питания» является муниципальным. В основном организационном документе предприятия – Уставе определены основные цели и виды деятельности предприятия. Оно специализируется в обеспечении горячим питанием учащихся и сотрудников образовательных учреждений г. Сургута через сеть школьных столовых.
Помимо приготовления пищи предприятие осуществляет производство некоторых видов продовольственных товаров и полуфабрикатов.
СГМУП «Комбинат школьного питания» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Предприятие несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ему имущества.
СГМУП «Комбинат школьного питания» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.
Целью деятельности предприятия является извлечение прибыли, предметом деятельности – общественное питание.
Основными направлениями деятельности предприятия являются:
- приготовление горячих и холодных блюд;
- разработка технологий приготовления пищи в подведомственной сети;
- производство продовольственных товаров на собственном оборудовании;
- производство полуфабрикатов;
- продажа продукции собственного производства через розничную сеть;
Предприятие вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующей лицензии.
СГМУП «Комбинат школьного питания» существует в системе обслуживания школ уже много лет и является единым производственным комплексом, в состав которого входят:
- сеть школьных столовых;
- головное предприятие – комбинат питания ;
- холодный цех
- горячий цех
- автохозяйство
- склад-холодильник
- подсобное животноводческое хозяйство
- плодово-овощное хозяйство на закрытом грунте
- консервный цех
Высшим органом управления СГМУП «Комбинат школьного питания» является совет трудового коллектива.
Возглавляет СГМУП «Комбинат школьного питания» Генеральный директор. Он является единоличным исполнительно-распорядительным лицом предприятия, который возглавляет дирекцию, представляет во вне интересы предприятия и действует от его имени без доверенности. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников, положений о филиалах; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками предприятия.
Постоянно действующим коллегиальным исполнительным органом является дирекция, выраженная Генеральным управлением. Она осуществляет текущее руководство деятельности предприятия, непосредственно подчинена Генеральному директору и подотчетна совету трудового коллектива. К компетенции Дирекции относятся вопросы текущей финансово-хозяйственной деятельности, не отнесенные к компетенции совета трудового коллектива.
Трудовые отношения работников СГМУП «Комбинат школьного питания» регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.
1.2. Организация службы документационного обеспечения управления СГМУП «Комбинат школьного питания»
Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления[3] в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.
Служба делопроизводства в СГМУП «Комбинат школьного питания» создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение предприятия, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.
Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору. Основными функциями Управления делами являются:
- Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в предприятии;
- Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.
В состав Общего отдела входит:
1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:
- прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,
- регистрация документов,
- машинописные работы,
- распределение телефонных звонков,
- отправка документов,
- информационно-справочная работа с документами;
2. Административно – хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений предприятия, в связи, с чем выполняет следующие функции:
- снабжает канцелярскими принадлежностями;
- обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;
- ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;
- устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.
Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ[4], так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.
Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях СГМУП «Комбинат школьного питания»
Необходимо отметить, что в структуре предприятия отсутствует архив.
Организационная структура службы документационного обеспечения управления СГМУП «Комбинат школьного питания» – Общего отдела
Секретариат Административно - Секретари
Генерального хозяйственный структурных
Управления отдел подразделений
_______________ - непосредственное подчинение
----------------------- - функциональное подчинение
Основными задачами Общего отдела являются:
- Обеспечение четкой организации делопроизводства в предприятии, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы.
- Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании.
- Сокращение документооборота, унификация форм документов.
- Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
- Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство на предприятии
- Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства.
- Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений предприятия
Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:
- Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;
- Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;
- Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;
- Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия.
- Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;
- Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;
- Разработка номенклатуры дел предприятия, обеспечение хранения дел;
- Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;
- Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.[5]
Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.
Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом СГМУП «Комбинат школьного питания» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями предприятия. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.
Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам предприятия по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.
Секретариаты филиалов СГМУП «Комбинат школьного питания» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства предприятия, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.
В СГМУП «Комбинат школьного питания» существует служба технической документации, под руководством начальника подразделения. Служба входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.
Начальник службы технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением о службе технической документации, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.
Основным направлением деятельности службы технической документации является подготовка и техническое сопровождение документов, связанных с основной деятельностью предприятия. Основными задачами службы технической документации являются:
- Получение приходно-расходной документации и проверка комплектности;
- Входной контроль и регистрация нормативной внутренней и внешней документации;
- Подготовка документации для разработки калькуляций и технических планов;
- Разработка проекта производства работ по основной деятельности;
- Документальная подготовка внедрения новой продукции;
- Оформление и согласование проектов нормативной документации;
- Сопровождение договоров с поставщиками
- Разработка договоров на работы отдела;
- Лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;
- Обеспечение цехов проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.
Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.
2. Анализ системы документационного обеспечения в СГМУП «Комбинат школьного питания»
2.1. Организация документооборота
Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
Несмотря на, что СГМУП «Комбинат школьного питания» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в предприятии осуществляется Общим отделом.
Организация работы с документами в предприятии включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.
Под объемом документооборота предприятия понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Анализируя документооборот за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов:
- поступающие (входящие);
- отправляемые (исходящие);
- внутренние.
| Год | Количество входящих документов | Количество исходящих документов | Количество внутренних документов | Итого |
| 2001 | 318 | 389 | 34 | 741 |
| 2002 | 539 | 487 | 81 | 1 107 |
| 2003 | 720 | 680 | 154 | 1 554 |
Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры предприятия за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.
Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении вопросов качества и обеспечения, отчеты о проделанной работе.
Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности предприятия, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:
- бланк предприятия для письма;
- бланк для письма Управления развития бизнеса;
- общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).
Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы предприятия по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
- Организационные документы, которые регламентируют деятельность предприятия (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);
- Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;
- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.
Внутренние документы оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название предприятия, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.
Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти[6].
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[7]
2.2. Порядок работы с входящими документами на предприятии
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в СГМУП «Комбинат школьного питания» осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления.
При первичной обработке корреспонденции проверяется, по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.
Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:
- адрес отправителя;
- время отправки и получения документа;
- при поступлении личных или доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.
Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора СГМУП «Комбинат школьного питания» передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.
Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.
После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.
В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В СГМУП «Комбинат школьного питания» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ.
2.3. Порядок работы с исходящими документами
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
В СГМУП «Комбинат школьного питания» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом. Такое согласование оформляется визой.
После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
- порядковый номер документа, включающий номер дела;
- адресат (корреспондент);
- краткое содержание или заголовок;
- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
- исполнитель;
- примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
2.4. Регистрация документов
Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам предприятия, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству[8]. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
Для СГМУП «Комбинат школьного питания», как для средней компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику предприятия, в нем принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.
В СГМУП «Комбинат школьного питания» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие на предприятие документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.
На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.
Регистрация входящих документов осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.
Форма регистрационного журнала для входящих документов:
| Дата поступления | Вх. № | Дата и № док-та | Коррес-пондент/кто подписал | Заголовок | Исполни-тель |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».
На исходящих документах проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.[9] Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. На предприятии номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.
Регистрация исходящих документов СГМУП «Комбинат школьного питания» ведется в журнале, содержащем следующие графы:
| Дата док-та | Исход. № | Адресат | Краткое содержание/ кто подписал | Исполнитель/ Кто принял | Прим. (кто принял док-нт) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
На предприятии регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя.
Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы:
| Дата и номер поступления | Дата и номер док-та | Структурное подразделение | Вид док-та | Содержание | Исполнитель |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
СГМУП «Комбинат школьного питания» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.
При анализе регистрации документов СГМУП «Комбинат школьного питания» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации на предприятии является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2. об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.
Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля над исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
2.5. Подготовка документов к передаче в архив
Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел;
- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
В структуре СГМУП «Комбинат школьного питания» до настоящего момента отсутствует такое подразделение, как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают секретари структурных подразделений.
В настоящее время проводятся работы по созданию архива в структуре службы документационного обеспечения управления – Общего отдела, оборудуется помещения для размещения стеллажей.
Приказом Генерального директора № 39 от 28.02.2004 создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:
- начальник Общего отдела;
- юрист;
- секретарь-референт Генерального управления.
Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов[10]. Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов предприятия должна регламентироваться Положением о комиссии. В СГМУП «Комбинат школьного питания» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.
Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения[11].
В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся на предприятии за последние 3 года, разделили на 3 группы:
- документы, предназначенные для архивного хранения;
- документы, подлежащие уничтожению;
- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве предприятия.
После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе[12]. Акт об уничтожении документов представлен в приложении №3.
Все лица, ответственные за делопроизводство на предприятии, обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.
Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства СГМУП «Комбинат школьного питания» обладает рядом недостатков:
- отсутствует четкий порядок регистрации документов;
- встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;
- отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе; Положение об экспертной комиссии;
- не разработана должностная инструкция для секретаря Генерального директора;
- отсутствует номенклатура дел предприятия;
- отсутствует архив документов предприятия;
- при внутренней переписке сотрудники используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[13]
Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.
2.6 Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности СГМУП «Комбинат школьного питания»
В результате анализа системы документационного обеспечения управления СГМУП «Комбинат школьного питания» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:
Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.
Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления[14] и Типовой[15] инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.
В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
4. Организация документооборота
Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
Организация контроля исполнения документов.
Поисковая система по документам.
Составление номенклатуры дел.
Формирование и оформление дел.
Экспертиза ценности документов.
Передача дел в архив[16].
Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами. Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами в предприятии более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.
Вторым обязательным нормативным документом по организации службы документационного обеспечения управления является положение об этой структуре. Начальнику Общего отдела СГМУП «Комбинат школьного питания» необходимо разработать положение об отделе.
При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:
1. Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя.
2. Задачи.
3. Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.)
4. Функции.
5. Обязанности.
6. Права.
7. Руководство. Здесь описываются права руководителя службы делопроизводства.
8. Ответственность.
9. Взаимосвязи с другими подразделениями.
Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором предприятия. Проект положения об Общем отделе дан в приложении №5.
В целях совершенствования работы с документами в СГМУП «Комбинат школьного питания» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:
Первичная обработка входящих документов.
Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. На предприятии должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации (Приложение № 2).
Регистрация.
В секретариате Генерального управления из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих, регистрации регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации.
Документы, поступающие, из филиалов предлагается регистрировать как внутренние документы, а не как входящие.
Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение современных требований:[17] регистрация приказов по личному
составу и по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Для более быстрого поиска исходящих документов рекомендуется в индексе, помимо порядкового номера, проставлять номер структурного подразделения.
Также, в секретариате Генерального управления ведется «Журнал регистрации исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.) отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота, данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются в «журнале исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.
В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в СГМУП «Комбинат школьного питания» придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы ведомственных архивов.
На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этим секретарям Генерального управления и лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях необходимо оформить все реквизиты обложки дела:
- наименование организации;
- структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер дела (тома, части);
- заголовок дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела.
Составление описей дел.
Заключение
В настоящий момент СГМУП «Комбинат школьного питания» является основным предприятием по обеспечению образовательных учреждений и торговой сети продуктами питания. Стратегия предприятия - это расширение сферы деятельности за счет привлечения других потребителей и увеличения объема производства и продаж продуктов питания в общей торговой сети. Это поиск новых партнеров, изучение рынка и привлечение новых поставщиков.
Современный этап развития предприятия – это переход к еще более высокому уровню технологии полноценного общественного питания; более основательному подходу к работе с клиентами; к увеличению производства продукции собственного производства. Эффективность этого перехода зависит от эффективности управленческой структуры предприятия, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой сконцентрирована на документах.
В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
Основной целью написания данной дипломной работы является анализ организации документирования управленческой деятельности СГМУП «Комбинат школьного питания» и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.
Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания предприятия:
1. Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря Генерального директора.
2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:
- первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);
- регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);
- формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела СГМУП «Комбинат школьного питания»);
- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы.
3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.
4. Необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников предприятия предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров).
5. Необходимо приступить к созданию архива для документов предприятия.
6. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства.
Список используемой литературы
1. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 144 с.
2. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.
3. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.
4. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.
5. Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1. С. 29-32.
6. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.
7. Веселов П.В. Вы – секретарь. М.: Изд-во стандартов, 1993. – 120 с.
8. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.
9. Делопроизводство: Справ. Пособие – 4-е изд., доп. – Омск: Фирма «ЛЕО», 1995. – 56 с.
10. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991. – 271 с.
11. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3. С. 31-34.
12. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.
13. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.
14. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.
15. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело 1996. №3. С. 23-29.
16.Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С. 27-32.
17. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.
18. Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело 2003. №1. С. 31-37.
19.Болотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.:Проспект, 2000-80 с.
20. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 2006. №2. С. 15-19.
21. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД, 2006 - 73 с.
22. Арсенюк М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2005 - 188 с.
23. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1. С. 18-24.
24. Шатина Н.В. Функции секретаря – помощника руководителя // Секретарское дело 2008. №4. С. 16-19.
25. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2007. №1. С. 21-25.
[1] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.
[2] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.
[3] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД.1991. С. 44.
[4] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.
[5] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.;
Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 41.
[6] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.
[7] Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.
[8] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. С. 16.
[9] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27.
[10] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
[11] Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 57.
[12] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. п. 3.3.4
[13] Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.
[14] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
[15] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.
[16] Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело 1999. №2. С.4.
[17] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.
8.3.
