Реферат по дисциплине менеджмент

на тему « Предприятие- средство достижения целей и форма объединения людей»

студентки гр. Б-31

Захаровой Л.И.

Мурманск 2010

Понятие и сущность организации.

Слово "организация", восходящее к греческому "органон" - "инструмент" или "орудие" - в русский язык попало окружным путем через французский, где основным его значением было "устройство". С управленческой точки зрения под организацией понимается прежде всего группа лиц, взаимодействующих друг с другом ради достижения общей цели с помощью различных вещественных, правовых, экономических и иных условий. Вместе люди и условия их деятельности образуют то, что называется организационной структурой. Кроме того, организацией также называют действия людей, направленные на создание такой структуры, обеспечение необходимых предпосылок ее функционирования и обновления.

Организация как структура характеризуется рядом основополагающих признаков, первым и едва ли не главным из которых является наличие цели, стоящей перед ней. Цель придает смысл существованию организации, определенность и направленность действиям ее членов, сплачивает и объединяет их в повседневной жизни, служит ориентиром для их личных задач. Вторым признаком организации можно считать наличие в ней некоторого числа участников, которые, дополняя друг друга, объединяя свои усилия, обеспечивают реализацию ее цели.

Такое единство действий членов организации достигается наличием внутреннего координирующего центра (в крупных организациях таких центров может быть несколько, один из которых - главный, а остальные как бы периферийные, подчиняющиеся ему). Центр придает стабильность организации, равновесие внутренним и внешним процессам, что представляется важным условием ее нормального функционирования и развития; существование центра представляет ее третий важнейший признак.

Четвертым признаком организации является координация всех внутренних процессов в ней на основе принципа саморегулирования. Суть саморегулирования состоит в том, что организационный центр на основе имеющейся информации самостоятельно принимает решения, касающиеся внутренней жизни организации и координирует действия ее членов.

Пятым признаком организации считают ее обособленность, наличие границ, отделяющих ее от внешнего окружения, в том числе от других организаций.

Наконец, шестой признак - организационная культура, представляющая собой совокупность норм поведения, традиций, символов, всего того, что отличает данную организацию от других. Организационная культура формируется постепенно, и в этот процесс вносит вклад каждый из членов организации. В то же время, посредством целенаправленного воспитания и обучения она прививается новичкам, обогащаясь одновременно теми полезными для организации элементами, которые они с собой приносят.

Лицо любой организации определяется несколькими группами переменных факторов. Из первичных факторов главным на сегодняшний день является внешняя среда, во многом определяющая границы организации, ее структуру, особенности внутренних процессов, взаимоотношения между людьми. Организация постоянно приспосабливается к внешней среде, оценивает по ее реакции успешность своих действий. Не существует ни одной компании, которая бы не имела внешнего окружения и не находилась с ним в состоянии взаимодействия. Любая организация нуждается в регулярном получении из внешней среды исходных продуктов для обеспечения своей жизнедеятельности. При этом каждая организация должна отдавать что - то во внешнюю среду в качестве компенсации за ее существование. Как только рвутся связи с внешней средой, компания погибает. В последнее время в связи с усилением и усложнением конкуренции, а также резким ускорением процессов изменения в окружающей среде организации все в большей мере вынуждены уделять внимание вопросам взаимодействия с окружением, все в большей мере развивать способности адаптации к изменениям во внешней среде.

Внешняя среда включает политические, экономические, экологические условия и организации, в том числе конкурирующие; поставщиков и потребителей, социальную инфраструктуру и т.д. Внешнее окружение компании можно представить в виде двух сфер.

Первая сфера - это общее внешнее окружение организации. Данное внешнее окружение отражает состояние общества, экономики, природной среды и не связано с конкретной организацией. Общее окружение является более или менее одинаковым для подавляющего большинства организаций. Вторая сфера - это так называемое непосредственное деловое окружение компании. Это окружение формируют такие субъекты среды, которые непосредственно связаны или непосредственно воздействуют на деятельность данной конкретной организации, при этом последняя также может оказывать на них влияние.

Другим первичным фактором является среда внутренняя. Ее образует совокупность средство производства, персонал с его культурными традициями, ценностями, производственные и информационные процессы, взаимоотношения в коллективе.

Создание благоприятной атмосферы взаимодействия организации с внешним окружением и во внутренней среде - это задача профессионального управления, так как совокупность этих факторов во многом задает организационные цели. Однако в окончательном варианте последние формулируются стратегическим выбором руководства.

Жизнь организации подчиняется определенным законам, основным из которых является закон синергии, гласящий, что свойства и возможности организации как единого целого превышают сумму свойств и возможностей ее отдельных элементов, что обусловлено их взаимодополнением , взаимоподдержкой и взаимовлиянием. Реальная выгода от такого объединения перекрывает для его участников потери от ограничения организацией их самостоятельности. Заранее спроектировать условия достижения синергии достаточно трудно, также трудно оценить возможное увеличение потенциала компании. Однако производятся накопления статистических данных о влиянии синергии и выявляются признаки ее существования:

• хорошее настроение в коллективе, уменьшение усталости работников;

•   сокращение технологического цикла, частичный отказ от услуг сторонних организаций, выполнение бизнес - плана;

• активное приобретение акций своей компании, выработка и поддержание традиций организации, устойчивость фирмы к небольшим внешним возмущающим действиям.

Второй закон организации - это закон самосохранения, предполагающий, что любая компания, равно как и ее отдельный элемент, стремятся сохранить себя как целое. Это требует соблюдения ряда условий, в частности, недопущения серьезных потрясений, сохранения внутреннего единства и внешних границ, расширения сферы деятельности, экономии находящихся в распоряжении ресурсов.

Третий закон утверждает, что порядок определяется уровнем информированности ее членов, когда сознательная координация деятельности людей, осуществляемая организацией, происходит именно на основе информации о реальном положении дел.

Четвертый закон организации заключается в параллельности осуществления в ее рамках таких противоположно направленных процессов, как разделение, дифференциация, специализация функций, реализуемых ее элементами, с одной стороны, и их объединение, универсализация - с другой. В итоге увеличиваются потенциальные возможности и элементов, и результата их взаимодействия в виде потенциала организации в целом.

Пятый закон организации требует сохранения пропорциональности между ней и ее элементами при любых возможных изменениях, что позволяет в максимальной степени реализовать потенциал, которым они обладают.

Шестой закон организации получил название закона композиции. Его суть состоит в том, что функционирование всех без исключения организационных элементов в той или иной степени подчиняется общей цели, а индивидуальные цели каждого из них представляют собой ее конкретизацию, являются ее подцелями,

Наконец, седьмой закон организации - закон онтогенеза - говорит о том, что любая компания в рамках своего жизненного цикла последовательно проходит три фазы: становление, развитие и угасание. Задача же ее руководства состоит в максимальном сокращении первой фазы, продлении второй и отсрочивании третьей.

Цели предприятия

Никакая организация не может успешно выживать в конкурентной среде, если она не имеет четко определенных ориентиров, направлений, которые задают то, к чему она стремится, чего она хочет добиться в своей деятельности. Целевое начало в деятельности организации возникает потому, что организация - это объединение людей, преследующих определенные цели. Люди создают организации для того, чтобы с их помощью решать свои проблемы. Целевое начало в поведении организации и в управлении ею основано на двух составляющих: миссии и целях. Установление того и другого, а также выработка стратегии поведения, обеспечивающей выполнение миссии и достижение организацией своих целей, является одной из основных задач высшего руководства.

Миссия организации - это смысл ее существования, в котором проявляется отличие данной организации от ей подобных. Правильно сформулированная миссия хотя и имеет всегда общий философский смысл, тем не менее, обязательно несет в себе нечто уникальное, характеризующее именно ту организацию, в которой она была выработана.

Итак, целевое начало в деятельности организации возникает как отражение целей и интересов различных групп людей, связанных с деятельностью организации и вовлеченных в процесс ее функционирования. Основными группами людей, чьи интересы оказывают влияние на деятельность организации, а значит, и на ее предназначение, являются :

•  собственники организации, создающие, приводящие в действие и развивающие организацию для того, чтобы решать свои жизненные проблемы;

•  сотрудники организации, которые своим трудом непосредственно обеспечивают ее деятельность и за это получают от организации компенсацию;

•  покупатели продукта организации, отдающие ей свои ресурсы в обмен на продукт и удовлетворяющие с помощью этого продукта свои потребности;

•   деловые партнеры организации, находящиеся с ней в формальных и неформальных деловых   отношениях,   оказывающие   ей   различные   услуги   и   получающие аналогичные услуги со стороны организации;

•   местное сообщество, находящееся с организацией во взаимодействии, связанном с формированием социальной и экологической среды обитания компании;

•   общество в целом, в первую очередь в лице государственных институтов,

взаимодействующее с организацией в политической, экономической и других сферах макроокружения.

Миссия организации должна в большей или в меньшей степени отражать интересы данных шести субъектов, но все же наиболее устойчивое, сильное и специфичное влияние на нее не зависимо от того, что компания собой представляет, оказывают интересы собственников, сотрудников и покупателей. Хорошо сформулированная миссия проясняет то, чем является организация и какой она стремится быть, а также показывает отличие фирмы от других ей подобных. Поэтому при определении миссии организации должны четко формулироваться целевые ориентиры фирмы, ее философия, сфера деятельности и возможности (способы) осуществления этой деятельности. Миссия всегда, так или иначе, отражает имидж организации, вот почему необходимо уделять особое внимание содержанию и форме ее изложения.

Формулировка миссии дает очень многое для деятельности организации:

•   во-первых, она дает субъектам внешней среды общее представление о том, что собой представляет организация, к чему стремится, какие средства готова использовать в своей деятельности, какова ее философия и т.д.;

•   во-вторых, миссия способствует формированию единения внутри организации и созданию корпоративного духа. Это проявляется в том, что у сотрудников появляется общая цель, предназначение существования организации, они могут легче установить идентификацию своей персоны с фирмой ;

•   в - третьих , миссия создает возможность для более действенного управления

организацией в силу того, что она является базой для установления целей, обеспечивает стандарты распределения ресурсов и расширяет для работника смысл, содержание его деятельности.

Однако миссия не должна нести в себе конкретные указания относительно того, что, как и в какие сроки следует делать, она лишь задает основные направления движения организации, расположение компании к процессам и явлениям, протекающим внутри и вне ее .

В отличи и от миссии, цели организации - это конкретное состояние отдельных ее характеристик, достижение которых является для нее желательным, именно на это направлена ее деятельность. Они представляют собой субъективное выражение таких реальных обстоятельств, как характер производственного потенциала организации, ее роль и место в общественной системе, интересы партнеров и потребителей.

Существует два типа целей: долгосрочные и краткосрочные (с той точки зрения, какой период времени требуется для их достижения). Последними считаются цели, которые достигаются в течение одного года, а долгосрочными - цели, достижение которых происходит на протяжении двух - трех лет. Такой вид разделения имеет принципиальное значение, так как эти цели существенно различаются по содержанию. Так, например, для краткосрочных целей характерна гораздо большая конкретизация и детализация в таких вопросах, как кто, что и когда должен выполнять. Эти цели выводятся из долгосрочных, "подчинены" им и определяют деятельность организации в краткосрочной перспективе. Именно через достижение краткосрочных целей организация продвигается в направлении своих, долгосрочных целей. Если возникает необходимость, то между долгосрочными и краткосрочными целями устанавливаются еще и промежуточные (среднесрочные).

В любой крупной организации, имеющей несколько различных структурных подразделений и несколько уровней управления, складывается иерархия целей. Особенность иерархического построения целей в компании состоит в том, что, во- первых, цели более высокого уровня всегда носят более широкий характер и имеют более долгосрочный временной интервал достижения. Во - вторых, цели более низкого уровня выступают своего рода средствами для достижения целей более высокого уровня. Иерархия целей в организации играет очень важную роль, так как она устанавливает структуру фирмы и обеспечивает ориентацию деятельности всех ее подразделений на достижение целей верхнего уровня. Если иерархия целей построена правильно, то это обеспечивает организованную и отлаженную работу каждого подразделения, которое вносит свой вклад в достижение намеченных целей. В рамках управления организацией цели выполняют ряд важных функций:

•        они отражают общую концепцию деятельности и развития фирмы и конкретизируют ее основные направления;

•        цели уменьшают неопределенность текущей деятельности, являясь для организации или отдельного человека ориентирами в окружающем мире, помогают приспособиться к нему, ограничивая и регулируя свое поведение, поступки;

•  цели составляют основу выработки критериев, с помощью которых можно выделять проблемы и принимать по ним решения, а также контролировать и оценивать результаты деятельности, связанные с реализацией этих решений;

осуществлять материальное и моральное поощрение работников, отличившихся при этом;

•   наличие целей, особенно великих, сплачивает энтузиастов, побуждает их добровольно брать на себя весьма нелегкие обязанности и прилагать все силы для их выполнения;

•   официально провозглашенные цели служат оправданию в глазах общественности

необходимости и законности существования данной организации.

В зависимости от специфики отрасли, особенностей состояния среды, характера и содержания миссии в каждой компании устанавливаются свои собственные цели, особенные как по набору параметров организации, так и по количественной оценке этих параметров. Однако, несмотря на ситуационность подобного выбора, выделяют четыре сферы, применительно к которым организации устанавливают цели: их доходы, работа с клиентами, потребности и благосостояние сотрудников, социальная ответственность. Наиболее же распространенными направлениями, по которым в деловых компаниях определяются цели, являются следующие:

1)      прибыльность, отражаемая в показателях (величина прибыли, рентабельность, доход на акцию;

2)   положение на рынке, описываемое такими показателями, как доля рынка, объем продаж и т.д.;

3)   производительность, выражающаяся в издержках на единицу продукции, материалоемкости, отдаче с единицы производственных мощностей;

4)   финансовые ресурсы, характеризующиеся структурой капитала, движением денег в организации, величиной оборотного капитала и т.п.;

5)    мощности компании, выражаемые в целевых показателях, касающихся размера занимаемых площадей, количества единиц техники и т.д.;

6)   разработка, производство продукта и обновление технологии;

7)   изменения в организации и управлении, человеческие ресурсы;

8)   работа с покупателями и оказание помощи обществу.

Успешная реализация вышеперечисленных целей возможна лишь при условии, что они отвечают определенной совокупности требований, предъявляемых к ним.

Во- первых, цели должны быть реальными и достижимыми. В них должен присутствовать вызов для сотрудников организации, но они также не должны быть слишком оторваны от действительности и выходить за предельно допустимые возможности исполнителей. Нереальная для достижения цель приводит к демотивации работников и потере ими ориентира, что очень негативно сказывается на деятельности организации. Искусство постановки реалистических целей является одним из важнейших условий успеха той или иной фирмы. Важно, чтобы цели были направлены на получение максимального эффекта в данной ситуации, но не более того, что реально достижимо. Только в этом случае цели станут для людей ориентирами и стимулами к действию.

Во - вторых, цели должны быть гибкими. В современной стремительно меняющейся жизни цели организации не могут оставаться постоянными, незыблемыми, поэтому они должны обладать способностью к корректировке с учетом новых требований, выдвигаемых к фирме со стороны окружения, либо же новых возможностей, появившихся у компании.

В-третьих, цели должны быть измеримыми, т.е. сформулированы так, чтобы их можно было количественно измерить или оценить каким - либо другим объективным способом. Если цели неизмеримы, то они порождают разнотолки, затрудняют процесс оценки результатов.

В-четвертых, цели должны быть конкретными, обладать необходимой специфичностью, помогающей однозначно определить, в каком направлении должно осуществляться функционирование организации. Цель должна четко фиксировать, что необходимо получить в результате деятельности, в какие сроки следует ее достичь и кто должен достигать цель. Чем более конкретна цель, тем легче выразить стратегию ее достижения.

В-пятых, цели должны быть совместимыми. Совместимость предполагает, что долгосрочные цели соответствуют миссии, а краткосрочные цели- долгосрочным. Они также не должны противоречить друг другу.

Цели обычно достигаются за счет совместной деятельности людей, поэтому должны приниматься ими (и руководителями, и исполнителями) в идеальном случае как свои собственные; для этого они должны быть известны всем, понятны и разделяться большинством членов организации. Следовательно, в - шестых , цели должны быть приемлемы для основных субъектов влияния, определяющих деятельность организации, и в первую очередь для тех, кому придется их достигать.