Реферат Создание списков и баз данных в среде MS Office
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Содержание
| Введение……………………………………………………...................................... | 3 |
| 1. Создание списков и баз данных в среде MS Office……………………………. | 4 |
| Введение……………...……………………………………………....................... | 5 |
| 1.1. Основные понятия баз данных………………………………………………... | 6 |
| 1.2. Классификация баз данных…………………………………………………… | 8 |
| 1.3. Характеристика создания баз данных………………………........................... | 10 |
| Заключение………………………………………………………………………. | 13 |
| 2. Практическая часть……………………………………………………………… | 14 |
| 2.1. Общая характеристика задачи……………………………………………....... | 15 |
| 2.2. Описание алгоритма решения задачи……………………………………....... | 16 |
| Список литературы……………………………………………………………… | 23 |
Введение
Тема данной курсовой работы «Создание списков и баз данных в среде MS Office».
Главная цель данной работы – рассмотреть алгоритмы создания списков и баз данных в среде MS Office. Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности. Это и определяет актуальность данной работы.
Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.
В курсовой работе будут рассмотрены теоретические аспекты создания списков и баз данных в среде MS Office.
Задачи подготовки этой курсовой работы сводятся к следующим:
- рассмотреть общие понятия, относящиеся к этой теме;
- рассмотреть какие существуют модели баз данных;
- охарактеризовать каждую модель и построить классификационную схему.
Данная работа состоит из введения, двух основных частей, заключения, в конце приведен список использованной литературы для написания курсовой работы.
В первой части приведены основные понятия, относящиеся к данной теме, рассмотрены типы баз данных и каждому из них дана краткая характеристика, приведена классификация моделей баз данных и охарактеризована каждая модель. Также первая часть содержит подробную, поэтапную характеристику создания баз данных. В практической части приведена общая характеристика задачи. Затем в программе MS Excel выполнены все задания с подробным описанием алгоритма решения задачи.
1.
Создание списков и баз данных в среде
MS
Office
План
Введение
1.1. Основные понятии баз данных
1.2. Классификация баз данных
1.3. Характеристика создания баз данных
Заключение
Введение
Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базы данных с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД).
Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД. Для обеспечения одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз данных, созданы сетевые мультипользовательские версии БД основанных на реляционной структуре. В них тем или иным путем решаются специфические проблемы параллельных процессов, целостности (правильности) и безопасности данных, а также санкционирования доступа [ 2, c 15].
1.
Основные понятия баз данных
Основа информационной системы, объект ее обработки – база данных (БД). База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация. Например, база данных по вузам (высшее образование), база данных по лекарственным препаратам (медицина), база данных по автомобилям (ГИБДД), и т.п. Синоним термина «база данных» - «банк данных».
С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.
В современной технологии баз данных для создания баз данных, их поддержки и обслуживания используется специализированное программированное обеспечение – система управления баз данных (СУБД). СУБД – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания и эксплуатации баз данных.
На этом этапе разработки баз данных СУБД служит для описания структуры баз данных: определения таблиц, определения количества полей, типа данных, отображающихся в них, размеров полей, определения связей между таблицами. Помимо таблиц большинство СУБД предусматривает создание специальных средств для работы с данными: форм, запросов [1, c 7,8].
В Access-базу данных могут входить разнородные объекты. Как правило, БД состоит из достаточно большого числа таких объектов. Различают следующие типы:
Таблицы.
Таблицы - это основные объекты любой базы данных. В них хранятся все данные, имеющиеся в базе, а так же таблицы хранят и саму структуру базы (поля, их свойства и т.д.).
Запросы.
Запросы служат для фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из БД только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию (условию) и нужна для решения определенной задачи.
Форма.
Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-форма позволяет упростить процесс заполнения базы данными. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к БД.
Отчеты.
По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
Макросы и модули.
Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности [1, c 26].
1.2.Классификация баз данных
Ядром любой базы данных является модель данных, которая представляет собой структуру данных, соглашения о способах их представления и операций манипулирования ими. БД может быть основана на одной модели или на совокупности нескольких моделей. Любую модель данных можно рассматривать как объект, который характеризуется своими свойствами (параметрами), и над ней, как над объектом, можно производить какие-либо действия Модель данных представляет собой формализованное описание объектов предметной области и взаимосвязей между ними. Различают три основных типа моделей данных, которые представлены на Рисунке 1:
|
Реляционная модель
Данные хранятся в такой базе в виде таблиц, строки (записи) которых состоят из наборов полей определенных типов. С каждой таблицей могут быть связаны индексы (ключи), задающие нужные пользователю порядки на множестве строк. Таблицы могут иметь однотипные поля (столбцы), и это позволяет устанавливать между ними связи, выполнять операции реляционной алгебры. Типичными операциями над базами данных являются определение, создание и удаление таблиц, модификация определений (структур, схем) существующих таблиц, поиск данных в таблицах по определенным критериям (выполнение запросов), создание отчетов о содержимом базы данных.
Реляционная модель данных имеет следующие свойства:
· Каждый элемент таблицы – один элемент данных.
· Все поля в таблице являются однородными, т.е. имеют один тип.
· Каждое поле имеет уникальное имя.
· Одинаковые записи в таблице отсутствуют.
· Порядок записей в таблице может быть произвольным и может характеризоваться количеством полей, типом данных.
Иерархическая модель
Иерархическая структура представляет собой совокупность элементов, в которой данные одного уровня подчинены данным другого уровня, а связи между элементами образуют древовидную структуру. В такой структуре исходные элементы порождают другие элементы, причем эти элементы в свою очередь порождают следующие элементы и т.д. существенно то, что каждый порожденный элемент имеет только одного «родителя». В иерархической структуре порождающим элементом может быть не объект сам по себе, а только конкретный экземпляр объекта. Примером иерархически базы данных может служить генеалогическое древо чьей-либо семьи.
Сетевая модель
Сетевая модель БД похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако характер их отношений принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней.
Примером сложной сетевой структуры может служить структура базы данных, содержащая сведения об учащихся, занимающихся в различных кружках. При этом возможны занятия одного и того же ученика в разных кружках, а также посещение нескольким учениками занятий одного кружка. И сетевые и иерархические структуры можно свести к простым двумерным таблицам [2, c 39 - 41].
1.3.Характеристика создания баз данных
Обычно с базами данных работают две категории пользователей. Первая категория – проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласование ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разрабатывают и другие объекты базы данных, предназначенные, с одной стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны – для ограничения функциональных возможностей работы с базой (если это необходимо из соображений безопасности). Проектировщики не наполняют базу конкретными данными, (заказчик может считать их конфиденциальными и не предоставлять посторонним лицам). Исключение составляет экспериментальное наполнение модельными данными на этапе отладки объектов базы.
Вторая категория исполнителей, работающих с базами данных, - пользователи. Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы – только к данным, да и то не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.
Соответственно СУБД имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создание ее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.
Разработка структуры базы данных.
1. Работа начинается с составления генерального списка полей – он может насчитывать десятки и даже сотни позиций.
2. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.
3. Далее распределяют поля генерального списка по базовым таблицам. На первом этапе распределение производят по функциональному признаку. Цель – обеспечить, чтобы ввод данных в одну таблицу производился, по возможности, в рамках одного подразделения, а еще лучше – на одном рабочем месте.
4. В каждой из таблиц намечают ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Например, для таблицы данных о студентах таким поле может служить индивидуальный шифр студента. Для таблицы, в которой содержаться расписание занятий, такого поля можно и не найти, но его можно создать искусственным комбинированием полей «Время занятия» и «Номер аудитории». Эта комбинация неповторима, так как в одной аудитории в одно и то же время не принято проводить два различных занятия. Если в таблице вообще нет ни каких полей, которые можно было бы использовать, как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.
5. С помощью карандаша и бумаги расчерчивают связи между таблицами. Такой чертеж называется схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.
6. Разработкой схемы данных заканчивается «бумажный» этап работы над техническим предложением. Эту схему можно согласовать с заказчиком, после чего приступать к непосредственному созданию базы данных.
Следует помнить, что по ходу разработки проекта заказчику непременно будут приходить в голову новые идеи. На всех этапах проектирования он стремится охватить единой системой все новые и новые подразделения и службы предприятия. Возможность гибкого использования его пожеланий во многом определяется квалификацией разработчика базы данных. Если схема данных составлена правильно, подключать к базе новые таблицы нетрудно. Если структура базы нерациональна, разработчик может испытать серьезные трудности и войти в противоречие с заказчиком. Противоречия исполнителя с заказчиком всегда свидетельствуют о недостаточной квалификации исполнителя. Именно по этому этап предварительного проектирования базы данных следует считать основным. От его успеха зависит, насколько база данных станет удобной, и будут ли с ней работать пользователи. Если отмечается, что пользователи базы «саботируют» ее эксплуатацию и предпочитают работать традиционными методами, это говорит не о низкой квалификации пользователей, а о недостаточной квалификации разработчика базы [4, c 74 -76].
Заключение
Человечество сегодня переживает информационный взрыв. Объем информации, поступающей к человеку через все информационные средства, непрерывно растет. Поэтому для каждого человека очень важным является владение средствами оптимального решения задачи накопления. Упорядочения и рационального использования информации.
Возможности человека в обработке информации резко возросли с использованием компьютеров. В применении ЭВМ для решения задач информационного обслуживания можно выделить два периода.
Начальный период, когда решение задач обработки информации, организацией данных занимался небольшой круг людей – системные программисты. Этот период характерен тем, что создавались программные средства для решения конкретной задачи обработки данных. При этом для решения другой задачи, в которой использовались эти же данные, нужно было создавать новые программы.
Период системного применения ЭВМ. Для решения на ЭВМ комплекса задач создаются программные средства, оперирующие одними и теми же данными, использующие единую информационную модель объекта. Причем эти средства таковы, что они не зависят от характера объекта, его модели, их можно применять для информационного обслуживания различных задач. Человечество пришло к организации информации в информационных процессах.
Современную жизнь представить без современной техники просто невозможно. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно [2, c 3].
2. Практическая часть
План
2.1. Общая характеристика задачи
2.2. Описание алгоритма решения задачи
2.1.Общая характеристика задачи.
1. Используя ППП на ПК, необходимо построить таблицы по приведенным данным. (рис. 2 – рис. 4)
2. Выполнить расчет исходящих остатков вкладов.
3. Организовать межтабличные связи для автоматического формирования ведомости остатков вкладов с начисленными процентами.
4. Результаты вычислений представить в графическом виде.
| № лицевого счёта | Вид вклада | Сумма вклада | |||
| Остаток входящий, тыс. руб. | Приход, тыс. руб. | Расход, тыс. руб. | Остаток исходящий, тыс. руб. | ||
| R6798 | До востребования | 54 | | 4 | |
| F5774 | Праздничный | 45 | | | |
| S3354 | Срочный | 76 | 8 | 9 | |
| G6723 | До востребования | 15 | 12 | 2 | |
| Z3421 | Срочный | 6 | 3 | | |
|
| № лицевого счёта | Вид вклада | Остаток вклада с начисленным процентом, % |
| R6798 | До востребования | |
| F5774 | Праздничный | |
| S3354 | Срочный | |
| G6723 | До востребования | |
| Z3421 | Срочный | |
|
| Вид вклада | Остаток вклада с начисленным процентом, % |
| До востребования | 2 |
| Праздничный | 5 |
| Срочный | 3 |
|
Цель решения задачи: научиться рассчитывать на основании данных приведённых в исходных таблицах Остаток исходящий и Остаток вклада с начисленным процентом. Также закрепить знания по составлению таблиц в MS Excel и диаграмм на основе табличных данных.
2.2.Описание алгоритма решения задачи
1. Запускаем программу Microsoft Excel.
2. Создаём книгу с именем «Вклады».
3. Разработаем структуру шаблонов всех данных таблиц:
| Колонка электронной таблицы | Наименование реквизита | Тип данных | Формат данных | |
| длина | точность | |||
| A | № лицевого счёта | Все | 5 | |
| B | Вид вклада | Текстовый | 15 | |
| C | Остаток входящий, тыс.руб. | Числовой | 2 | |
| D | Приход, тыс.руб. | Числовой | 2 | |
| E | Расход, тыс.руб. | Числовой | 1 | |
| F | Остаток исходящий, тыс. руб. | Числовой | 2 | |
Рис. 5 Операционный дневник
| Колонка электронной таблицы | Наименование реквизита | Тип данных | Формат данных | |
| длина | точность | |||
| A | Вид вклада | Текстовый | 15 | |
| B | Процентная ставка,% | Числовой | 1 | |
Рис. 6 Процентная ставка
| Колонка электронной таблицы | Наименование реквизита | Тип данных | Формат данных | |
| длина | точность | |||
| A | № лицевого счёта | Все | 5 | |
| B | Вид вклада | Текстовый | 15 | |
| C | Остаток вклада с начисленным процентом, тыс.руб. | Числовой | 5 | 2 |
Рис. 7 Остаток вклада с начисленным процентом
4. Переименуем Лист 2 в Дневник.
5.На рабочем листе Дневник создаем таблицу операционного дневника.
6. Заполним эту таблицу исходными данными (рис. 8).
Рис. 8 Расположение таблицы «Операционный дневник» на рабочем листе Дневник в MS Excel
7. Переименуем Лист 3 в Остаток вклада с начисленным процентом.
8. На рабочем листе Остаток вклада с начисленным процентом создаем таблицу остатков вкладов с начисленным процентом.
9. Заполняем эту таблицу исходными данными (рис.9).
Рис. 9 Расположение таблицы «Остаток вклада с начисленным процентом» на рабочем листе Остаток вклада с начисленным процентом в MS Excel
10. Переименуем Лист 4 в Ставка.
11. На рабочем листе Вставка создаем таблицу процентных ставок.
12. Заполняем эту таблицу исходными данными (рис.10).
Рис. 10 Расположение таблицы «процентная ставка» на рабочем листе Ставка в MS Excel
13. Заполним графу Остаток исходящий, тыс.руб. таблицы «Операционный дневник», находящейся на листе Дневник следующим образом:
Занести в ячейку F3 формулу:
=C3+D3-E3
Размножить введенную в ячейку F3 формулу для остальных ячеек (с F4 по F7). Получим следующие данные (рис. 11):
Рис. 11 Расчет исходящих остатков вкладов
14. Заполним графу Остаток вклада с начисленным процентом, тыс.руб. таблицы «Остаток вклада с начисленным процентом», находящейся на листе Остаток вклада с начисленным процентом следующим образом:
Занести в ячейку С2 формулу:
=(ПРОСМОТР(A2;Дневник.$A$3:$A$7;Дневник.$F$3:$F$7))*(ПРОСМОТР(B2;Ставка.$A$2:$A$4;Ставка.$B$2:$B$4)/100+1)
Размножим введенную в ячейку С2 формулу для остальных ячеек (с С3 по С6) данной графы. Получим следующие данные (рис. 12):
Рис. 12 Автоматическое формирование ведомости остатков вкладов с начисленными процентами
15. Результаты вычислений представим в графическом виде, сформировав сводную таблицу исходящих остатков с начисленным процентом по видам вкладов (рис. 13). Затем строим гистограмму(рис. 14).
Рис. 13 Сводная таблица исходящих остатков с начисленным процентом по видам вкладов
Рис. 14 графическое представление результатов вычисления
Список использованной литературы
1. Экономическая информатика учебник/под ред. В.П.Косарева и Л.В. Еремина. – М.: Финансы и статистика, 2005.
2. Информатика. Базовый курс/Симонович С.В. и др. - СПб: Издательство «Питер», 2000.
3. Шафрин Ю.А. «Основы компьютерной технологии». М., 1998
4. . Кронан Д., Андерсен В., Андерсон Б.Б. Microsoft Office Access 2003. – М.: НТ ПРЕСС, 2005.
