Реферат Разработка ИС Автоматизация строительной компании
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Содержание
Введение 2
1. Автоматизация строительных компаний 4
1.1. Необходимость автоматизации 4
1.2. Комплексная автоматизация строительных компаний 9
1.3. Решения в области автоматизации 12
2. Краткий анализ деятельности компании 22
3. Предложения по автоматиизации процесса управления
строительной компанией 29
Заключение 32
Библиографический список 33
Введение
Рыночные отношения, разрушив сложившийся планово-распределительный порядок, привели к образованию новых форм взаимоотношений, изменили некоторые из звеньев строительного комплекса, наполнив их новым содержанием. Многообразие участников строительства объекта превратило производственный процесс в сложный хозяйственный механизм, который, наряду с длительностью инвестиционного цикла, способствовал возникновению и формированию новых организационных форм управления строительством. Например, образовались инвестиционно-строительные компании (фирмы) - интегрированные застройщики, которые выполняют работы по замкнутому производственному циклу: инвестирование - проектирование - строительство - ввод в эксплуатацию - реализация готовых строительных объектов.
Строительные компании занимаются в основном жилищным и социальным строительством и имеют ряд преимуществ перед общестроительными фирмами. В таких организационных структурах появляются сложные проблемы инвестирования, планирования, проектирования, управления и непосредственного строительства объектов, которые требуют системотехнического подхода к их решению, что возможно при использовании современных программных средств и информационных технологий. Однако, использование компьютеров в строительной сфере сосредоточено, в основном, на автоматизации многочисленных трудоемких расчетов, практически не решая при этом управленческих задач, требующих логического мышления.
Компьютеризация строительства в техническом плане означает создание автоматизированных рабочих мест, оснащенных средствами вычислительной техники. Сложность решаемых управленческих задач заставляет развивать и использовать в строительной деятельности процессы разработки и внедрения программ, реализующих конкретные компьютерные технологии на имеющихся в настоящее время технических средствах. Компьютеризация строительства повышает уровень знаний и навыков в среде руководителей и исполнителей, заставляет управленческий персонал эффективно использовать в своей повседневной деятельности имеющиеся средства вычислительной техники с программным обеспечением строительного производства.
В строительных компаниях широко применяется инженерная системотехника строительства, а именно: автоматизированные системы управления строительством (АСУС), системы автоматизированного проектирования (САПР), автоматизированные системы обработки данных и документации (АСОД) и другие, которые способствуют повышению эффективности и качества управления.
Внедрение программных продуктов для единой информационной сети требует от компании развития культуры управленческого менеджмента, больших капитальных вложений на внедрение, обучение персонала и поддержание ее в рабочем состоянии.
Используемые в информационных технологиях управления компьютеры не требуют от пользователей специальной, профессиональной подготовки. Поэтому появилась возможность автоматизировать новые задачи управления такие, как управление офисной информацией, подготовка документов, организация коллективной работы и документооборота посредством электронной почты, планирование и оперативный анализ информации, создание баз данных с оперативным доступом с любого рабочего места. В настоящее время активно развивается новое поколение информационных систем, создаваемых по принципу максимальной доступности информации, которые дают возможность конечному пользователю принимать непосредственное участие в формировании и использовании информационного пространства строительной компании. Благодаря всемирной сети Internet строительные компании получили возможность взаимодействовать с партнерами виртуальным способом, использовать информационные каналы для продвижения своей строительной продукции, а также совершать коммерческие сделки с помощью компьютера.
Таким образом, в условиях конкурентной борьбы в рыночной экономике строительные компании постоянно нуждаются в информационных системах управления.
Анализ систем данного класса и предложение варианта внедрения является целью данной работы.
1. Автоматизация строительных компаний
1.1. Необходимость автоматизации
Необходимость автоматизации управления строительством была понята еще в период использования больших ЭВМ, в 70-е годы. В СССР эта проблема имела особую актуальность в силу высокой централизации системы управления и большого числа крупных строек. Проблема решалась путем формирования специальной службы - автоматизированной системы управления строительством (АСУС). Сущность использования АСУС состояла в том, что на всех уровнях управления между управляющим и управляемым звеньями появлялось новое звено - вычислительный центр (ВЦ). Вычислительные центры представляли собой крупные организации, оснащенные большими ЭВМ (второго поколения - на полупроводниках), с многочисленным персоналом поставщиков задач, программистов, операторов, курьеров со своим транспортом, телетайпной связью. Решались разнообразные задачи, начиная от "рутинных" (учет расхода и запасов различных ресурсов, начисление заработной платы и т.д.) и кончая сложными "оптимизационными" задачами, когда выбирался наиболее подходящий вариант организации каких-либо работ.
На многих стройках (особенно в Москве) АСУС функционировали довольно успешно, но в целом такие системы приживались плохо. В условиях "дефицитной" экономики получаемые решения оптимизированных задач далеко не всегда оказывались реалистичными, а большой объем распечатываемой документации обычно изучался строителями плохо. Руководители строительного производства не были готовы к столь сильной перестройке стиля своей работы. ВЦ хорошо использовались лишь для решения задач учета - составления ведомостей ресурсов, подсчета заработной платы и т.д.
Быстрое, развитие компьютерной техники в 90-х годах сделало ненужным громоздкие ВЦ и автоматизация пошла по другому пути. Вместо больших ЭВМ появились многочисленные персональные компьютеры, разместившиеся в самих строительных организациях на столах бухгалтеров, инженеров производственно-технических отделов, снабженцев, кладовщиков, главного инженера и т.д.
Существенные изменения произошли в самом программном обеспечении. На смену небольшим разрозненным программам, решающим отдельные организационные задачи, пришли крупные программные комплексы, позволяющие решать очень широкий круг задач и создавать намного более благоприятные условия для пользователя. Появился новый вид программного продукта - автоматизированные рабочие мести (АРМы). АРМ - это условное название программного комплекса, предназначенного для автоматизации конкретного вида деятельности: АРМ - бухгалтер, АРМ -снабженец, - кладовщик, - финансист, - кадровик и т.д.
По сравнению с программами "старых" АСУС АРМы обладали значительно большими возможностями, однако с программистской точки зрения они были намного сложней, и по занимаемой памяти (в килобайтах) они в десятки и даже сотни раз превышали наиболее типичные программы АСУС 70....80-х годов. Как правило, АРМы охватывают все основные задачи, решаемые соответствующим специалистом (бухгалтером, кладовщиком и проч.), однако они могут требовать привязки к условиям конкретной организации или обновления применительно к новому законодательству, новым нормам. Естественно, что такая доработка по трудоемкости несопоставимо меньше составления новых программ.
Если считать "старые" АСУС е большими ЭВМ первым этапом развития автоматизации управления, то переход на персональные компьютеры и АРМы является вторым этаном, соответствующим более высокому уровню информационных технологий, В отличие от АСУС персональные компьютеры и АРМы очень легко внедряются в практику, хотя и требуют специального обучения персонала, наличия высококвалифицированных консультантов по информационным технологиям.
К концу 90-х годов автоматизация большинства строительных организаций находилась на описанном 2 этапе, т.е. на стадии использования отдельных компьютеров и АРМов.
Недостатком автоматизации данного этапа явилось несовершенство связи между отдельными АРМами и связанная с этим необходимость дублирования информации при ее "переброске" с одного компьютера на другой. По этой причине дальнейшим этаном развития автоматизированных систем стало создание на базе разрозненных АРМов единой информационной системы предприятия, охватывающей все основные сферы era деятельности. Для использования такой системы компьютеры строительной организации, а иногда и связанных с нею сторонних организаций должны объединяться в единую компьютерную сеть. При этом программное обеспечение значительно усложняется, как и усложняется сама аппаратная часть, т.е. появляется множество дополнительных, устройств, связанных с хранением и передачей информации по различным каналам связи. Возникающие текущие задачи в любой сфере деятельности могут решаться с использованием: данных всей информационной ("корпоративной") системы. Основанные на этом системы управления получили название корпоративных информационных систем (КИС). Иными словами КИС - это единая информационная система, связывающая, между собой руководство организации, ее структурные подразделения, иногда и смежные предприятия, вспомогательные службы, и охватывающая все основные сферы деятельности -бухгалтерию, материально-техническое обеспечение, общую техническую политику, текущие организационные вопросы и т.д. Это человеко-машинная система, при которой производственная, хозяйственная и финансовая стороны деятельности предприятия становятся как бы полностью "прозрачными", т.е. можно непрерывно анализировать все получаемые результаты, тенденции, положение на строительном рынке, обеспечивая этим наибольшую эффективность управления. В зарубежной практике примерно такие же функции выполняют "системы управления ресурсами" ERP.
Как и САПР, такие системы содержат множество стандартных и специализированных модулей, причем каждая конкретная система MOJKIST включать, в зависимости от требований заказчика, свои дополнительные модули и допускать их последующее расширение. КИСы обладают широкими возможностями: они могут взаимодействовать с программами САПР, в первую очередь с модулями САМ- и САЕ-систем методы обработки информации в них включают выполнение функций текстовых редакторов, электронных таблиц, баз данных и т.д. Модули CAD-систем (графические), характерные для САПРа, в системах управления имеют меньшее значение, по большую роль приобретают модули управления документооборотом (PDM-системы). Для решения хозяйственных задач используются экономико-математические модели, в первую очередь различные модели бизнес-процессов.
Обычно КИС содержит несколько подсистем охватывающих то или иное направление деятельности организации. Например, это могут быть такие подсистемы как "административное управление", "бухгалтерский учет", “оперативное управление", "управление производством" и т.д. Подсистемы содержат модули, связанны, с более конфетными видами деятельности. Например, подсистема административного управления может содержать модули:
- управление документооборотом
- управление персоналом
- управление маркетингом
- финансовое планирование
- управление производственными планами, в том числе календарно-сетевое планирование
- анализ хозяйственной деятельности организации и т. д.
Подсистема бухгалтерского учета может, например, включать модули:
- учет движения материалов
- расчеты по зарплате
- учет основных средств
- бухгалтерские отчеты и т.д.
Как уже отмечалось, организация может заказать для себя автоматизированную систему, в которой будут не только дополнительные модули, но и целые их комплексы (подсистемы), нужные только для нее, т.е. связанные с особенностями условий ее работы, ее структурой и т.д. Например, это могут быть подсистемы управления карьерным хозяйством, базами механизации, транспортом и проч. В отдельных подсистемах могут добавляться модули, а в модулях отдельные дополнительные блоки, связанные со спецификой данного предприятия. Например, если предприятие занимается розничной торговлей строительными материалами и изделиями, то в контуре бухгалтерского учета должны быть дополнительные модули, которые для других, не торгующих организаций не потребуются. В модуле управления маркетингом могут, например, потребоваться: блоки по анализу эффективности рекламы, по истории контактов с клиентами и т.д.
Эти модули размещаются на компьютерах функциональных, линейных подразделении, у руководства, образуя автоматизированные рабочие места (АРМы).
Быстрое развитие информационных, технологий заставляет постоянно корректировать смысл многих понятий и соответствующих терминов. В частности, АРМы в настоящее время понимаются в основном как программно-аппаратная среда применительно к конкретному компьютеру. Единицей программного обеспечения по-прежнему считается модуль. Если программа (модуль, его часть или несколько модулей) устанавливается на одном компьютере с "ключом", не допускающим копирование, говорят, что имеется одно автоматизированное рабочее место (АРМ), если на пяти - пять и т. д. Обычно установка модулей без ограничений числа АРМов стоит дороже.
Автоматизированные системы управления постепенно развиваются в направлении решения все более сложных задач и в перспективе должны высвобождать человека не только в сфере его информирования, но и принятия многих решений. Однако, современные системы пока ориентированы в основном на информационное обслуживание, ибо негативный опыт "старых АСУС" показал, что с передачей компьютеру функций "принятия решений" спешить не следует. Это медленный длительный процесс, который должен развиваться параллельно с повышением общей культуры производства.
В настоящее время КИСы обеспечивают повышение эффективности управления до такого уровня, который был совершенно недостижим при прежнем техническом оснащения. Однако стоимость корпоративных систем пока довольно высока (в
1.2. Комплексная автоматизация строительных компаний
Развитие строительной отрасли возможно при определенных условиях: позитивном развитии государственной политики, совершенствовании строительных технологий, использовании стратегического подхода, автоматизации бизнес-процессов, повышении финансовой прозрачности бизнеса.
Комплексная автоматизация строительных организаций – направление молодое, поэтому процесс принятие решения о внедрении специализированных систем чаще всего сопровождается у руководительского состава компании долгими колебаниями, тщательным изучением предложений на рынке программных продуктов, их свойств, а также пользы продукта для компании. Первый вопрос, возникающий у руководителя: «А нужна ли вообще комплексная автоматизация бизнес процессов предприятия?».
Плюсы и минусы комплексной автоматизации помогут руководителю реально оценить потребность в приобретении специализированного программного продукта и возможности реализации внедрения на местах эксплуатации.
Что означает КОМПЛЕКСНАЯ автоматизация строительной организации?
Движение информации и документации в строительной организации, как и в любой другой, имеет множество сложных каналов:
Рисунок 1 – Информационные потоки в строительной компании
У каждого отдела и подразделения есть свой пакет информации, который он создает в результате своей деятельности. Эту информацию и документацию могут использовать в своей работе и другие отделы. Но, к сожалению, практика показывает, что на предприятиях используется разрозненная система обмена информацией. Например, бухгалтерия работает в «1С:Бухгалтерии», сметный отдел работает в специальной программе для составления смет, подразделения, не имеющие специализированных программных средств, работают в стандартных офисных программах. В связи с этим невозможна интеграция данных разных отделов, каждый пользуется «собственным» источником одной и той же информации, что приводит к несоответствию данных.
Комплексная автоматизация призвана объединить в единой базе все информационные потоки, документации и пользователей различных подразделений.
Рисунок 2 – Автоматизация строительной компании
Все специалисты строительной компании работают в одной системе «1С:Управление строительной организации», но каждый отдел работает в тех модулях программы, которые соответствую его деятельности, а также имеют доступ к информационным ресурсам других отделов.
Отделы строительной организации, работая в разных подсистемах одного программного продукта, используют уже имеющуюся информацию, вместо дублирования. Аналитические отделы и руководство имеют возможность своевременно получать актуальную детальную информацию о различных бизнес процессах предприятия, что способствует принятию правильных управленческих решений.
Таблица 1 – Преимущества и недостатки комплексной автоматизации
Минусы комплексной автоматизации | Плюсы комплексной автоматизации |
| 1. Помимо покупки программного продукта, необходимы расходы на его внедрение и дальнейшее сопровождение. | 1. Один программный продукт удобнее обслуживать и сопровождать, чем несколько систем различных производителей. |
| 2. Необходимо перед началом работ привести в порядок существующий массив информации: нормативную базу, системы складского, управленческого, бухгалтерского учета | 2. Удобнее использовать информационные ресурсы одной базы предприятия, чем осуществлять загрузку-выгрузку данных из различных продуктов, что иногда является фактором ошибок или вообще невозможно. |
| 3. Внедрение системы и обучение специалистов подразумевает выделение для этого рабочего времени. | 3. Временные затраты на поиск информации и формирование документов, отчетов и т.д. значительно сокращаются. |
Продолжение таблицы 1
Минусы комплексной автоматизации | Плюсы комплексной автоматизации |
| 4. Комплексная автоматизация требует активного участия и заинтересованности, как руководительского состава, так и сотрудников – будущих пользователей системы. | 4. Увеличивается объем аналитической информации, что помогает в работе финансового, производственного отделов. |
| 5. Увеличивается объем достоверной информации. | |
| 6. Документооборот, денежный оборот и все хозяйственные операции становятся прозрачными. | |
| 7. Улучшается самоорганизация персонала, связанная с необходимостью планирования, контроля и т.д. | |
| 8. Прогнозирование деятельности предприятия становится более достоверным. | |
| 9. Исчезает проблема несанкционированных складов и неучтенных материалов. | |
| 5 . Необходимо наличие соответствующего компьютерного парка. | 10. Большая часть бумажного документооборота заменяется электронным. |
Таким образом, несмотря на определенные сложности в осуществлении автоматизации бизнес-процессов, многие строительные компании стремятся к оптимизации своего бизнеса, повышению эффективности функционирования организации, финансовой прозрачности и в конечном итоге к увеличению инвестиционной привлекательности отрасли в целом.
1.3. Решения в области автоматизации
1. 1С: Предприятие 8. Управление Строительной Организацией и 1С:Строительство
Программный продукт для комплексной автоматизации строительства. Продукт предназначен для полноценной автоматизации различных участников строительного процесса по всему циклу процессов - управление финансами, управление производством и ресурсами, управления персоналом и др.
«1С:Управление строительной организацией» — программный продукт для комплексной автоматизации строительства. Продукт предназначен для полноценной автоматизации различных участников строительного процесса по всему циклу процессов — управление финансами, управление производством и ресурсами, управления персоналом и др.
Продукт разработан на базе комплексного решения «1С:Управление производственным предприятием 8» и включает в себя следующие основные функциональные возможности (с учетом функциональных возможностей базового продукта):
Финансовое планирование - бюджеты, потоки денежных средств, кредитные и кассовые планы, финансовые результаты.
Финансовый анализ - расчет финансовых показателей, динамика по отношению к другим периодам.
Бухгалтерский и налоговый учет - учет финансовой деятельности организации, обязательная отчетность.
Сметное ценообразование - расчет стоимости строительства, составление всех видов смет, учет выполнения, работа с нормативными сборниками.
Управление персоналом - работа с соискателями, БД персонала, система квалификации, должностные инструкции, системы ОТ, расчет ЗП и ЕСН.
Производственное планирование - календарные планы производства работ, планирование ресурсов (рабочие, материалы, механизмы, транспорт).
Учет производственной деятельности - учет выполнения СМР, потребления ресурсов, заявки с учетом корректировок.
Анализ производственных показателей - расчет показателей выполнения, динамика по отношению к другим периодам.
Комплексность продукта позволит строительной организации работать в единой информационной базе, где в едином пространстве все управление организации может вводить информацию без дублирования, использовать наработки одного отдела в интересах других, оперативно получать разноплановые данные и итоги о фактах производственной и финансовой деятельности.
Продукт может использоваться в работе бухгалтерии, налогового отдела, финансового отдела, производственного отдела, сметного отдела, отдела материально-технического снабжения, отдела механизации, отдела кадров и прочих подразделений строительной организации.
Наибольший эффект внедрение конфигурации «1С:Управление строительной организацией» дает в строительных организациях с численностью от 100 занятых и от 10 рабочих мест, там где требуется организация единого информационного пространства нескольких отделов и подразделений. Особенно актуальна конфигурация для распределенных структур в форме группе компаний или организаций с филиалами.
Конфигурация «1С:Управление строительной организацией» предоставляет:
- руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса - широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;
- руководителям подразделений, инженерам, линейному персоналу - инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;
- работникам учетных служб предприятия - средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.
1С: Строительство
Использование программ 1С для строительства позволяет успешно реализовывать проекты по комплексной автоматизации всех игроков инвестиционно-строительного рынка:
1. Девелоперов;
2. Заказчиков строительства;
3. Проектные организации;
4. Генподрядные организации;
5. Подрядные организации;
7. Управления механизации и автотранспорта;
8. Производителей строительных материалов;
9. Эксплуатирующие компании.
Цены на программы 1С по автоматизации строительства невелики. Полная поставка, включающая все модули и подсистемы, составляет всего 132 тыс. руб.
2. Менеджер строительства 2.0
Менеджер строительства 2.0 предназначен для ведения оперативного управленческого учёта в небольших и средних строительных компаниях. Программный продукт был разработан специально для строительной отрасли и основывается на потребностях реальных строительных фирм.
Менеджер строительства 2.0 адресован управленцам и собственникам, которым необходимо своевременно получать достоверную информацию о текущей деятельности компании. Особое внимание в нём уделено обеспечению простоты и удобства использования, в том числе неспециалистам в области IT и управленческого учёта.
Основные принципы работы системы
Принцип двойной записи. Любая хозяйственная операция в Менеджере Строительства 2.0 автоматически отражается одновременным движением на сумму операции по дебету одного счета и кредиту другого счета управленческого плана счетов. Благодаря этому удаётся выявлять хищения, потери и ошибки при вводе данных, что недостижимо при ведении учёта без двойной записи;
Консолидированный учёт. В Менеджере Строительства 2.0 вся необходимая информация для управления бизнесом предоставляется в целом по фирме независимо от количества юридических лиц и подразделений;
Отчётность Менеджера строительства 2.0 позволяет получать всю необходимую информацию в разрезе объектов / работ / статей затрат во всех подсистемах;
Конфиденциальность финансовой информации. В конфигурации реализовано разграничение доступа пользователей к счетам управленческого плана счетов, статьям затрат и ко вскей связанной с ними информации;
Ведение управленческого учёта отдельно от бухгалтерского. Данные управленческого учёта хранятся отдельно от данных бухгалтерии.
Преимущества
Быстрый доступ к требуемой информации за любой период
С помощью отчётов Менеджера строительства 2.0 можно быстро, в наглядной и понятной форме получить всю необходимую информацию о деятельности фирмы.
Комфортная работа каждый день
Менеджер строительства 2.0 имеет продуманный пользовательский интерфейс, с удобными, интуитивно понятными меню;
Благодаря удобству форм ввода данных, на стандартные операции в системе затрачивается минимальное время;
Экономия времени за счет автоматизированного формирования документов
Менеджер строительства 2.0 позволяет существенно экономить время пользователей за счет автоматизированного формирования документов. Так, например, на основании введённой в систему сметы можно автоматически сформировать календарный план.
Одновременное формирование двух версий документов, справочников и отчётов: для производства и для заказчика
Чтобы, например, поставить более жесткие сроки сдачи объекта производству и иметь запас по времени до сдачи объекта заказчику, Менеджер строительства 2.0 может автоматически формировать две версии документов, справочников и отчётов: для заказчика и для производства. В "версии для производства" будут указаны внутренние сроки сдачи и стоимость, а в версии "для заказчика" сметная стоимость и заявленные сроки заказчику сдачи объекта. В двух версиях формируются: «Календарный график работ», «План потребности в материалах», «Акт выполненных работ», «Смета» и др.
Простой и быстрый переход к автоматизированному учёту
Чтобы перейти к учёту в Менеджере строительства 2.0 потребуется минимальное время. Обычно на начальное освоение системы требуется не более недели;
Начав использовать Менеджер строительства 2.0 для решения отдельных задач, впоследствии можно перейти к полному учёту хозяйственных операций в системе, при этом положительный эффект от внедрения достигается уже на начальном этапе.
Максимальная гибкость и настраиваемость
Система успешно адаптируется под особенности ведения учёта в конкретной строительной компании. Для этого предусмотрены настройки плана счетов, параметров аналитического учёта, ведения учёта, отчетности, прав доступа пользователей многих др. параметров. Система внедрена и работает во многих строительных компаниях, каждая из которых имеет уникальные особенности учёта.
Работа с распределенными информационными базами
Менеджер строительства 2.0 позволяет организовать обмен данными между территориально-распределёнными подразделениями компании, даже в том случае если они не соединены локальной сетью. В конфигурации реализован механизм распределенных информационных баз (РИБ), который решает эту задачу, минимизируя объём передаваемых данных.
Рисунок 3 – Фрагмент программного продукта Менеджер строительства
3. Респект: Учёт договоров (для строительных компаний)
У руководства компании тоже могут возникнуть вопросы (касающиеся, скажем, совокупности обязательств предприятия или обязательств перед ним, хода реального выполнения работ по договору, ответственных за выполнение конкретных его этапов) — для этого система включает элементы управленческого учета. Программный продукт «Респект: Учет договоров» полностью автоматизирует процесс договорных отношений (операции по учету, движению, контролю договоров) для предприятий различных форм собственности и видов хозяйственной деятельности, объединив их подразделения вокруг базисного элемента хозяйственных взаимоотношений — договора.
Возможности подсистемы.
В программном продукте «Учет договоров» предусмотрена следующая функциональность:
- ввод и хранение как общей информации по договорам, так и специфических сведений по договорам определенного вида;
- ввод и хранение текста договора, его приложений, дополнительных соглашений и их разных редакций;
- ввод и хранение информации о структуре договора, его субъектах и предмете договора, об обязательствах по договору и их погашениях;
- ввод, хранение и анализ информации об этапах подготовки договора, мониторинг состояния подготовки договора, автоматическое изменение состояния договора при выполнении очередного этапа;
- ввод, хранение и анализ расчетно-денежных, товарно-денежных и товарно-распорядительных документов по договору;
- ввод и хранение информации о схемах бухгалтерского учета по договору (счета, правила формирования проводок);
- мониторинг состояния исполнения договора и автоматическое изменение состояния договора при обработке или подготовке сопутствующих документов;
- ввод условий и проведение расчета экономических санкций по договорам;
- группировка договоров по разным признакам (группам, категориям, центрам затрат и т.д.);
- хранение шаблонов договоров и сопутствующих документов для быстрого ввода однотипных договоров;
- сбор и хранение информации о потребностях подразделений предприятия, объединение полученных заявок и мониторинг их выполнения;
- разделение доступа к информации по договорам среди ответственных исполнителей;
- проведение анализа цен на основе ранее заключенных договоров.
Технологические особенности подсистемы
Схема работы программного продукта максимально приближена к привычным, сложившимся в кредитном учреждении технологиям работы с договорами и позволяет снять существенную часть рутинного бремени с банковских работников на каждом из этапов работы с этими документами, что в конечном итоге обеспечивает для банка значительную экономию ресурсов. Перед началом эксплуатации пользователю рекомендуется определить набор наиболее часто используемых типов договоров, которые значительно упростят ввод однотипных документов. Здесь можно указать большую часть их параметров, которые будут автоматически устанавливаться при формировании шаблона договора. Это особенно удобно при обработке повторяющихся договоров или этапов договора, когда они отличаются только датой начала исполнения. Тип договора может содержать сведения о маршруте прохождения договора по подразделениям организации и сотрудникам, которые работают с ним в процессе подготовки и исполнения. Естественно, все установленные по умолчанию параметры договора могут быть откорректированы в период его подготовки. Эти особенности подсистемы обеспечивают максимальную общность, которая подразумевает ведение договоров различного вида, с одной стороны, и простоту ввода самого договора без необходимости указания большого количества ненужных или общепринятых параметров, с другой. Необходимо отметить, что подсистема «Учет договоров» предоставляет пользователю эффективные средства по настройке всех этапов договора «с нуля», без использования заранее подготовленных типов договора. Работу над договором существенно облегчает использование различных справочников, которые можно классифицировать на внутренние, специфические только для приложения «Учет договоров» (например, «Роли участников договора», «Состояния договоров»), и внешние, которые унифицированы для других подсистем комплекса «Учет хозяйственной деятельности банка» («Товары и услуги», «Подразделения», «Сотрудники», «Контрагенты»).
Согласование и подписание договоров
Текст договора обычно формулируется постепенно. Сначала ответственный исполнитель выбирает требуемый шаблон, корректирует его параметры и вводит дополнительную информацию. Затем текст согласуется в соответствии с назначенным маршрутом, который представляет собой список сотрудников банка, чья подпись необходима для утверждения договора в целом. В маршруте также закладывается информация о сроках визирования документа каждым сотрудником, об отказе визировать текст договора, приложения, спецификаций и т.д. При этом для отдельных этапов можно назначать собственные маршруты согласования, что позволяет вести работу над договором параллельно. Когда договор одобрен всеми сотрудниками, указанными в маршруте, он «подписывается в целом», то есть формируется параметр «Дата подписания».
Контроль и выполнение подписанных договоров
После того как договор подписан, на первый план выходят задачи управленческого (контроль обязательств, сроков исполнения и др.) и бухгалтерского учета. Для обеих этих задач ключевым является понятие «обязательство». Гражданский кодекс РФ констатирует, что договор есть всегда набор встречных обязательств нескольких сторон. При этом обязательства могут быть как «товарные» (поставка каких-либо товаров или оказание услуг в определенные сроки и на определенных условиях), так и «денежные» (осуществление оплаты). Приложение «Учет договоров» поддерживает все возможные схемы обязательств — бартер, взаимные зачеты, передача обязательств третьим лицам и т.д. Обязательство содержит информацию о том, к какому из участников договора оно относится, а также сведения о сумме, дате начала действия обязательства. На основании обязательств формируются планируемые платежи по договору — платежный календарь, определяющий, кто из участников договора, когда, кому, сколько и в какой валюте должен платить. Планируемый платеж может производиться по договору в целом, по его этапу, списку этапов, части этапа или по более сложной схеме (предположим, 50 % — по факту закрытия работ на одном этапе и тем же платежом 50 % — предоплата по следующему этапу). Вся эта информация позволяет не просто отслеживать кредиторскую и дебиторскую задолженность по контрагентам, но и получать необходимую аналитику по обязательствам — по датам, договорам, этапам договора, товарным позициям и иным параметрам. Кроме того, когда в организации назначен сотрудник, ответственный за приемку и контроль работ по этапам, примененную в системе схему документооборота очень удобно использовать не только при заключении договора, но и для контроля его выполнения. С этой целью в маршруте договора или этапа вводятся элементы, относящиеся к процессу исполнения. Руководство может в любой момент получить сведения о том, какие договоры или этапы закреплены за определенным сотрудником, какие из них просрочены (т.е. работы не были закрыты вовремя), и иную управленческую информацию. Программный продукт «Респект: Учет договоров» позволяет вести учет документов, которые подтверждают выполнение установленных в договоре обязательств. Существуют два вида таких документов — «товарные» (Приходные накладные, Акты выполненных работ) и «платежные». Эти документы можно вводить независимо друг от друга, что особенно удобно в том случае, когда с системой работает много людей, а сотрудники, закрывающие Акты выполненных работ или осуществляющие оплату, к самим договорам доступа не имеют. Позже система «привязывает» эти платежи или акты к соответствующим договорам. На основании платежных документов исполняются платежные обязательства, появляется или корректируется кредиторско-дебиторская задолженность, формируются проводки по счетам. Товарные документы «закрывают» товарные обязательства.
Удобство пользовательского интерфейса
Приложение «Респект: Учет договоров» поддерживает Windows-интерфейс, что обеспечивает широкие возможности по настройке модуля. Пользователь может самостоятельно решать, какие данные выводить на экран и в каком порядке, менять шрифт и фон, производить различные операции над столбцами — определять их ширину и цвет, скрывать и отображать, менять местами. Все это позволяет создавать наиболее удобные экранные формы.
2. Краткий анализ деятельности компании
Строительная фирма ООО «Техтрон», является предприятием малого бизнеса г. Кирова. Организационно-правовая форма – открытое акционерное общество. Организовано с целью получения прибыли. Основной вид деятельности - строительство, ремонт и обслуживание объектов различного социально-хозяйственного назначения.
Строительная фирма ООО «Техтрон», предоставляет следующие услуги:
1. Строительство объектов 1 и 2 категории сложности.
2. Отделочные работы фасадов и внутренних помещений.
3. Земляные работы.
4. Фундаментные работы
5. Прокладка наружных инженерных сетей, канализации и водопровода.
6. Кровельные работы.
7. Монтаж металлоконструкций.
8. Электротехнические работы до 1000 КВт.
9. Строительство, ремонт и содержание автомобильных дорог.
10. Оптовая торговля материалами, имеющие отношение к строительной индустрии.
11. Автоперевозки в пределах Российской Федерации.
12. Оказание ремонтно-строительных услуг населению.
13. Услуги генерального подрядчика.
В структуру предприятия входят следующие подразделения рис.4.
Рисунок 4 - Структурная схема ООО «Техтрон»
Во главе предприятия находится генеральный директор, которому непосредственно подчиняются
1. Бухгалтерия.
2. Сметно-договорной отдел (который на самом деле входит в состав отдела снабжения, так как функции выполняет один человек).
3. Главный инженер.
4. Планово-экономический отдел.
5. Отдел снабжения.
6. Начальники участков.
7. Юрист-консул.
Одной из важнейших экономических задач предприятия является задача учета договоров (функции снабжения), которая решается несколькими подразделениями предприятия. В работе над данной задачей задействован отдел снабжения, а также следующие подразделения:
1. Бухгалтерия.
2. Сметно-договорной отдел.
3. Планово-экономический отдел.
Данные подразделения обеспечивают контроль подготовки и исполнения договоров, маршрутизацию и отслеживание состояние договоров, проводят учет документов, связанных с договорными отношениями, ведет подготовку проектно-сметной документации, учет материалов, готовят акты выполненных работ, приходные накладные, готовят документы оплаты по договору. Подготовку и согласование договора проводит юрист-консул предприятия. Бухгалтерия должна производит своевременные платежи по договору или отслеживать их получение от контрагентов, готовить по факту выполнения работ соответствующие акты, формировать проводки по документам или расходам будущих периодов. Генеральный директор решает вопросы, касающиеся совокупности обязательств предприятия или обязательств перед ним, хода реального выполнения работ по договору, ответственных за выполнения его этапов – ведет управленческий учет.
Рисунок 5 - Схема реализации задач по учету договоров
На рис.5 представлена схема реализации задач по учету договоров на предприятии ООО «Техтрон», так как именно договорная система определяет работу отдела снабжения. И даже снабжение заказ и отгрузка материалов и услуг также оформляется в договорной системе.
Задача снабженца включает в себя все аспекты работы учреждения с хозяйственными договорами. После подписания договора для задач бухгалтерского учета ключевым становится понятие «обязательства», которые могут быть «товарными» или «денежными». Задача снабжения поддерживает все возможные схемы обязательств – бартер, взаимные зачеты, передача обязательств третьим лицам и т.д. На основании обязательств формируются планируемые платежи по договору. На основании платежных документов исполняются платежные обязательства, появляется или корректируется кредитно-дебиторская задолженность, формируются проводки по счетам, товарные документы «закрывают» товарные обязательства. Набор решения бухгалтерских задач позволяет экономисту – снабженцу получать информацию, которая анализируется и позволяет руководству принимать правильные управленческие решения, что приводит к рентабельной работе предприятия. Поэтому разрабатываемая информационная система для АРМ является экономической информационной системой.
Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи
В строительной фирме ООО «Техтрон» традиционно используется программное обеспечение Microsoft Office и имеет следующие характеристики:
- вся информация находится в текстовых файлах формата Word, таблицах Excel или бумажных носителях;
- отсутствует система защиты от несанкционированного доступа;
- отсутствуют программные механизмы разграничения доступа к информации;
- сбор аналитической информации производится путем анализа информации, хранящейся на бумажных носителях;
- информационные технологии применяются, в основном, для хранения личных данных сотрудников, списков групп строителей и создания аттестационных ведомостей.
Все вышеперечисленные недостатки позволяют сделать вывод о необходимости автоматизации труда экономиста - снабженца.
Целью использования вычислительной техники является устранение всех вышеперечисленных недостатков, а так же автоматизация обработки и анализа первичной и промежуточной информации и представление итоговой информации в виде отчетов. Работа экономиста – снабженца планово-экономического отдела – это процесс, происходящий во времени, который можно разделить на последовательные этапы:
- подготовительный этап;
- этап оформления договоров;
- этап формирования справочной информации;
- этап учета договоров;
- этап контроля и выполнения подписанных договоров
- этап создания отчетности.
На каждом этапе происходят информационные процессы, которые сведены в таблицу 2.
Таблица 2 - Информационные процессы этапов
| Этап | Информационные процессы |
| Подготовительный этап | прием сведений о заказчике; определение услуг педоставляемых заказчику |
| Этап оформления документов | подготовка проектно-сметной документации; оформление договора согласование и подписание договора |
| Этап формирования справочной информации | формирование справочной информации по заказчикам; формирование справочной информации по поставщикам материалов формирование справочной информации по подрядчикам; |
| Этап учета договоров | регистрация договоров с поставщиками, регистрация проектно-сметной документации; регистрация договоров с заказчиками, регистрация проектно-сметной документации; регистрация договоров с подрядчиками, регистрация проектно-сметной документации; |
Продолжение таблицы 2
| Этап | Информационные процессы |
| Этап контроля и выполнения подписанных договоров | контроль сроков исполнения договорных обязательств; контроль за исполнением платежей по договорам получение аналитической информации по договорным обязательствам |
| Этап создания отчетности. | получение плановой отчетности; получение оперативной отчетности для бухгалтерских операций |
Необходимость более комплексной автоматизации в строительной компании – это выполнение следующих функций:
1. Создание базы данных для хранения справочной информации по учету производственно-хозяйственных договоров.
2. Обеспечение автоматизированного ввода информации посредствам экранных форм.
3. Реализация основных функций экономиста-снабженца планово-экономического отдела строительной фирмы:
- формирование справочной информации,
- ведение учета договоров,
- учет проектно-сметной документации,
- учет выполнения договорных обязательств,
4. Реализация автоматизированного способа получения оперативной и плановой отчетности.
5. Организация системы анализа данных.
6. Организация автоматизированной системы отчетности.
В существующем процессе имеется ряд недостатков:
- отсутствие единой информационной базы, и, как следствие, возможная избыточность хранимой информации;
- отсутствие автоматизированного учета договоров приводит к постоянным обращениям к «твердым» копиям документов, что существенно замедляет процесс;
- трудно отслеживать движение документа на всех этапах его жизненного цикла;
- трудоёмкость получения сводных отчетов;
- длительность сроков подготовки и согласования документов;
- в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам.
При автоматизации процесса данные недостатки можно устранить с помощью:
- создания информационной системы, содержащей ряд готовых решений, а также электронные версии всех документов;
- автоматической регистрации новых документов;
- возможности создания требующихся запросов к информационной системе;
- решается проблема обеспечения защиты от несанкционированного доступа, т. е. каждый пользователь имеет свой собственный логин и пароль, а также имеются группы пользователей: пользователь, администратор, только просмотр;
- передачу документов осуществлять при помощи персональных компьютеров, тем самым сократить время на передачу документов ответственным лицам для подписания, анализа и принятия управленческих решений.
Организация учета договоров на основе «Респект: учет договоров» сможет решить поставленные задачи.
3. Предложения по автоматиизации процесса управления строительной компанией
Для устранения недостатков предлагается внедрение программного продукта «Респект: учет договоров». Внедрение программного продукта «Респект: учет договоров» обеспечивает:
- систематизацию учета и хранения документов;
- оперативный доступ к документам и отчетам;
- эффективное управление процессами движения и обработки документов;
- сокращение времени процедур согласования договоров и принятия решений;
- сокращение непроизвольных затрат рабочего времени сотрудников;
- минимизацию финансовых затрат на учет договоров.
«Респект: учет договоров» – универсальный программный продукт для организации системы договорной работы на предприятии. Программа автоматизирует учет договоров, и позволяет интегрировать ведение договоров в планово-финансовый контур предприятия.
Основные возможности программы:
1) Подготовка договоров:
На стадии подготовки договоров, программа позволяет зафиксировать всю необходимую информацию о контрагенте, с которым будет заключен договор. А так же отразить в карточке договора информацию о преддоговорных соглашениях с возможными контрагентами. Журнал договоров, позволяет организовать систему плановой работы в рамках договорной кампании, при большом количестве потенциальных контрагентов.
2) Согласование договоров:
Ответственный за договоры, формирует в программе лист согласования и передает его в соответствующие подразделения для согласования. Затем информация о согласовании регистрируется в карточке договора.
3) Формирование бланков документов:
Гибкий механизм формирования бланков документов позволяет без лишних усилий формировать бланки документов используя обычные текстовые редакторы Microsoft Word или OpenOffice Writer. При этом есть возможность задать группы бланков документов, в зависимости от типов заключаемых договоров.
4) Ведение журнала договоров предприятия:
Система позволяет вести реестр договоров в удобной для пользователя форме, а так же формировать необходимые в работе выборки договоров. Журнал договоров в полной мере может заменить все остальные реестры договоров на предприятии. Удобный механизм отбора данных позволит формировать все необходимые реестры из одного места, при этом будут доступны все необходимые данные по договорам. Помимо электронного варианта журнала, в программе есть возможность сформировать печатную форму реестра договоров.
5) Планирование:
Планирование производится в разрезе платежей и исполнению по договорам. Есть возможность сформировать готовые выборки для соответствующих служб предприятия. План - график платежей для бухгалтерии, осуществления своевременных платежей по договорам покупки.
6) Формирование универсальных отчетов
7) Контроль исполнения договоров:
Интеграция в учетную систему позволяет объединить плановые данные модуля «Респект: Учет договоров» и фактические данные отраженные в 1С:Бухгалтерии. Программа позволяет объединить данные по платежам со счетов бухгалтерского учета и данные о плановых платежах из календарного плана карточки договора. Аналогично для плана исполнения и данных по документам реализации и поступления товаров и услуг. Гибкая система отчетов позволяет отразить в одном отчете «ведомость план-факт» получить различные виды группировок при сопоставлении плановых и фактических данных, а так же выбрать данные по произвольному отбору. Система позволяет контролировать не только отклонения действий контрагента, но и отклонения от графиков договора внутренних служб предприятия.
8) Анализ результатов договорной работы:
Система формирования отчетных данных, позволят при анализе работы получать выборку по произвольным реквизитам, указанным в карточке договора. Гибкость системы формирования отчетов позволяет сделать предопределенные настройки для быстрого доступа к необходимым данным.
При необходимости отчеты могут быть сохранены в формате Excel для последующего анализа и оформления. Кроме формирования бланков документов, система позволяет сохранять все сопутствующие документы в карточке договора. Тем самым значительно облегчается поиск смежных с договором документов различными службами предприятия.
Внутри карточки договора в виде файлов могут быть сохранены, например:
- Отсканированные оригиналы договоров;
- Схемы и спецификации;
- Табличные документы;
- Документы произвольного содержания.
9) Интеграция в 1С:Бухгалтерию 8
10) Интеграция в 1С:Управление торговлей 8
11) Интеграция в 1С:УПП 8
12) Хранение договоров
Заключение
В данной курсовой работе был рассмотрен вариант предложения автоматизации строительной компании на базе внедрения программного продукта «Респект: Учёт договоров», который позволит более оптимального и эффективно организовать работу данного предприятия, устранит выявленные недостатки:
- отсутствие единой информационной базы, и, как следствие, возможная избыточность хранимой информации;
- отсутствие автоматизированного учета договоров приводит к постоянным обращениям к «твердым» копиям документов, что существенно замедляет процесс;
- трудно отслеживать движение документа на всех этапах его жизненного цикла;
- трудоёмкость получения сводных отчетов;
- длительность сроков подготовки и согласования документов;
- в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам.
Библиографический список
1) Маклаков С.В. BPWin и ERWin. CASE средства разработки информационных систем. —М.: 1999г. —297с.
2) Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с BPwin 4.0. — М.: 2002г.
3) Халянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес процессов. —М.: 2006г. —309с.
4) Миронов, В.В., Н.И. Юсупова Концептуальные модели баз данных.— Уфа: УГАТУ, 2007г.— ISBN 978-5-86911-699-4.
5) Ресурсы сети Интернет.
