Система модулей Cenium

Содержание


Введение 3

1. Общая характеристика гостиничного комплекса 5

2. Система модулей Cenium 8

Заключение 17

Список литературы 18
Введение


Актуальность темы. Современные компьютерные технологии активно внедряются в сферу социально-культурного сервиса (СКС) и туристского бизнеса, их применение становится неотъемлемым условием успешной работы. Известное изречение «Кто владеет информацией, тот владеет миром» особенно актуально для сферы туристского бизнеса, так как именно оперативность, надежность, точность, высокая скорость обработки и передачи информации во многом определяют эффективность управленческих решений в этой области. Реализация этих условий возможна только в рамках применения информационных компьютерных систем.

В соответствии с Федеральной целевой программой «Развитие туризма в Российской Федерации» предусмотрено создание единой системы информационного обеспечения в области туризма, в том числе создание единой туристско-информационной сети России и ее интеграции с аналогичными международными системами. Предполагается формирование банков данных по отечественным и зарубежным фирмам, турам, маршрутам, транспортному обеспечению и средствам размещения туристов, а также создание информационной базы по туристским объектам всероссийского значения. Полноценная интеграция России в мировой туристский бизнес требует скорейшей реализации сформулированных в программе задач и является необходимым условием создания и продвижения современных туристских продуктов.

Внедрение информационных технологий в сферу туристского бизнеса сталкивается с множеством проблем, к которым можно отнести недостаточное финансирование, особенно после дефолта 1998 г., неудовлетворительный уровень подготовленности работников туриндустрии в области современных компьютерных технологий, общий низкий уровень компьютерной грамотности населения и незначительное по сравнению с мировым уровнем наличие домашних компьютеров, сравнительно небольшое число пользователей Интернета и др. Тем не менее, общая тенденция внедрения информационных технологий в сфере туризма, активная работа ряда компьютерных фирм, специализирующихся в этой области, свидетельствуют о хороших перспективах этого направления.

  Целью данной работы является рассмотрение системы модулей Cenium.
1. Общая характеристика гостиничного комплекса
Гостиничный сервис – ведущая отрасль сферы обслуживания. Современное состояние рынка гостиничных услуг характеризуется высоким уровнем конкуренции, разнообразием видов предоставляемых основных и дополнительных услуг, повышением уровня обслуживания. С точки зрения организации и управления гостиничные комплексы представляют собой сложные системы, которые состоят из различных взаимосвязанных служб. К основным типовым службам относятся: служба управления номерным фондом; административная служба; коммерческая служба; служба питания; инженерно-технические службы; вспомогательные службы.

Служба управления номерным фондом осуществляет основные бизнес-процессы по приему и обслуживанию гостей, и во многом именно она определяет качество предоставляемых услуг. С этой точки зрения эта служба является одним из основных объектов, в первую очередь подлежащих автоматизации. В состав этого подразделения входят работники службы приема и размещения (front-office), персонал по обслуживанию номерного фонда (housekeeping), объединенная сервисная служба, включая швейцаров, посыльных, носильщиков, водителей автомобилей, службу безопасности и др.

К основным функциям службы относятся: бронирование номеров; прием, регистрация и размещение гостей; прием оплаты за предоставленные услуги и оформление необходимой документации при выезде гостей; оказание разнообразных бытовых услуг гостям; поддержание санитарно-гигиенического состояния номеров.

Административная служба осуществляет основные бизнес-процессы, связанные с управлением гостиничным комплексом в целом, координацией деятельности всех служб отеля, решением финансовых вопросов и кадрового обеспечения, контрольные функции и т. п. Обычно в состав этой службы входят директор и топ-менеджеры отеля, бухгалтерия, финансовая служба, отдел кадров и др. С точки зрения информационных процессов эта служба представляет собой то ядро, которое должно объединять информационно воедино все службы отеля. Работники этого блока, как правило, имеют наиболее полные права доступа ко всей информации, функционирующей в системе управления отелем.

Коммерческая служба обычно представлена отделами маркетинга и рекламы, которые выполняют задачи, связанные с исследованием рынка, конкурентов, выявлением потребностей постоянных и потенциальных гостей, разработкой и реализацией рекламных компаний, мероприятиями по связям с общественностью и т. п. Основная цель службы – продвижение существующего гостиничного продукта, а также выработка предложений по созданию новых видов услуг, которые с высокой степенью вероятности будут востребованы на рынке. С информационной точки зрения основной блок необходимой для работы информации предоставляется службой приема и размещения. Именно на базе этих данных проводятся маркетинговые исследования.

В службу питания входят рестораны, бары, предприятия быстрого питания, кафе, буфеты и т. п. Эта служба предоставляет одну из основных услуг – приготовление и реализацию пищи, которая входит в состав комплексного гостиничного продукта. В структуре гостиничного предприятия это одна из важнейших служб, непосредственно осуществляющая обслуживание гостей. Информационно служба питания является относительно самостоятельной структурой, но тем не менее связана со службой приема и размещения, так как планирование и прогнозирование объемов продаж непосредственно зависит от числа гостей.

Инженерно-технические службы занимаются обслуживанием систем тепло- и водоснабжения, кондиционирования, электротехнических устройств, систем связи и телевещания и т.п. С точки зрения управления этой подсистемой основное внимание должно уделяться автоматизации управления технологическими процессами. Информационно эта служба должна быть связана со службой управления номерным фондом, откуда обычно поступает информация о возникших технических неисправностях в номерном фонде.

Вспомогательные службы предоставляют дополнительные платные услуги. Сюда могут быть отнесены парикмахерские, сауны, солярии, спортзалы, бассейны и т. п. Эти службы информационно связаны со службой приема и размещения, куда поступает информация о полученных дополнительных услугах, стоимость которых учитывается при оформлении счета гостя.

Организовать работу гостиничного комплекса с максимальной эффективностью и в соответствии с современными мировыми требованиями можно только с использованием современных компьютерных технологий. Вопрос комплексной автоматизации процессов бронирования, регистрации и размещения гостей, расчетов с ними, агентами, туроператорами является весьма актуальным для российских гостиниц. Автоматизацией управления гостиничными комплексами занимались еще несколько десятилетий назад в эпоху создания первых автоматизированных систем управления предприятиями. Тогда преимущественно осуществлялась разработка индивидуальных информационных систем на заказ для конкретной гостиницы. Такого рода подход практикуется и сейчас, но он не является перспективным, так как создавать заказные системы стало экономически невыгодно. Кроме этого, к настоящему времени разработано достаточно много различных систем управления гостиничными комплексами как зарубежных, так и отечественных, среди которых можно выбрать наиболее подходящую. При необходимости всегда можно сделать дополнительные доработки с учетом особенностей функционирования конкретной гостиницы.

Многие представленные на рынке программные продукты в области автоматизации гостиничного бизнеса хорошо зарекомендовали себя на практике, постоянно совершенствуются и обновляются фирмами-разработчиками в соответствии с потребностями пользователей. Во многих программных продуктах на этапе их инсталляции осуществляется настройка параметров на нужды конкретной гостиницы. Кроме того, фирмы-разработчики осуществляют сопровождение своих программных продуктов и обучение пользователей, как правило, на их рабочих местах в режиме реального функционирования системы. Все это способствует широкому внедрению типовых программных продуктов в области гостиничного бизнеса.

Среди зарубежных информационных гостиничных систем наиболее известной является система Fidelio, а также Lodging Touch. К настоящему времени появился и успешно функционирует ряд разработок отечественных фирм, обеспечивающих автоматизацию управления гостиничным комплексом. К ним относятся программные продукты «Эдельвейс», «Реконлайн», «Барсум» (фирма «Рек-Софт»), система Hotel-2000 (фирма «Интур-Софт»), программный комплекс «Русский отель» (Фирма «Сервис плюс» совместно с фирмой «Ист Консепт»), системы «Отель-Симпл», «Меридиан-1» (фирма Nortel), система Kei-Hotel (фирма Kei-Company).

2. Система модулей Cenium
Cenium – сертифицированный дополнительный продукт в системе Navision. Это свидетельствует о том, что продукты Cenium разработаны с учетом стандартов системы Navision Financials. Navision Software является лидирующим глобальным поставщиком готовых бизнес-решений для компаний среднего бизнеса.

Navision Software имеет более 40 тыс. инсталляций по всему миру в 89 странах. Решения Navision продаются через всемирную сеть из 1000 центров решений Navision, в том числе и в России, в которых сертифицированные профессионалы обеспечивают адаптацию и внедрение решений, обучение, поддержку и обслуживание.

Интегрированная система модулей Cenium может быть использована отдельно или в комбинации для создания полного информационного пакета для гостиничного бизнеса. Таким образом, информация беспрепятственно перетекает из одного модуля в другой, обеспечивая всем пользователям одновременный доступ к системе посредством общей визуальной рабочей среды.

Офисные модули:

- контракты и выделение номеров;

- мероприятия;

- уборка номеров;

- ремонт; состояние номеров;

- журнал действий пользователя;

- расписание работы;

- отчет по комиссионным;

- отчеты службы размещения;

- иммиграционные документы;

- тарифы;

- управленческая информация;

- журнал финансовых операций;

- продажи и дебиторская задолженность;

- управление контрактами;

- покупки и документы к оплате;

- управление запасами;

- ресурсы;

- рабочие места;

- основные фонды;

- управление персоналом; платежные ведомости и т.д.

Модули службы размещения:

- бронирование;

- группы;

- поселение;

- поэтажный план;

- журнал начислений.

Дополнительные модули:

- централизованное бронирование;

- бронирование через Интернет;

- конференции и банкеты.

Интерфейсы:

- системы платного телевидения;

- системы телефонной связи;

- системы дверных замков;

- системы пунктов продажи (POS).

Рассмотрим некоторые модули подробно.

Модуль доходности и загрузки по номерному фонду. Модуль позволяет на основании данных о продажах и выручке проанализировать доходность и реализацию номеров гостиницы.

Данные могут быть получены за день, неделю, месяц, квартал и год. Можно отфильтровать данные по типам номеров и видам оплаты. Совместно используя модуль доходности и загрузки, а также модуль статистики по номерному фонду, вы имеете возможность произвести комплексный и многосторонний анализ функционирования вашей гостиницы.

Помимо данных о числе номеров, продаж и выручке, вычисляются следующие показатели: средняя стоимость номера; средний доход от номера; реализованная доходность; процент загрузки по продажам и др.

Данные могут быть легко экспортированы в Microsoft Excel для последующего анализа и обработки.

Цветовая кодировка поэтажного плана отеля облегчает просмотр текущего состояния номеров на каждом этаже. На плане имеется доступ к наиболее часто используемым функциям системы. Его назначение – предоставить пользователю динамическое состояние гостиничных номеров и обеспечить легкий доступ к функциям, необходимым для работы. С помощью плана можно получить точную информацию о текущем состоянии гостиничных номеров за любой день; доступ ко всем операционным функциям системы. Цветовая кодировка кнопок отражает состояние каждого номера и предоставляет информацию о выезжающих из гостиницы сегодня, завтра или в последующие дни. Общая компоновка поэтажного плана может быть выполнена в полном соответствии с реальным положением номеров на этаже.

Модуль «Просмотр». С помощью модуля можно производить следующие операции:

- моментальный синхронный просмотр состояния всех номеров на этаже;

- отслеживание состояния номеров при изменении даты.

Регистрация прибывающих гостей осуществляется с помощью функции «Заезд». При этом имеется возможность вносить изменения в карточку гостя; вводить и отображать на плане комментарии по гостю (обозначено специальным символом);

- производить полный обзор проживающих гостей, выделенных номеров и списка заезжающих.

Специальные характеристики модуля включают:

- визуальный контроль за состоянием номеров: чистые (грязные), забронированные, занятые (свободные), освободившиеся;

- доступность к функциям, связанным с гостем или номерами;

- вызов непосредственно журнала начислений и начисление суммы за оказанные услуги;

- контроль за своевременной оплатой выставленных счетов.

Модуль «Статистика». Он предоставляет возможность проанализировать и спрогнозировать состояние номерного фонда за любой период времени и по любому типу номеров. Он содержит следующую информацию:

всего номеров;

номера к продаже;

ремонтируемые и служебные номера;

занятые номера;

процент загрузки и др.

При нажатии кнопки «Детально» можно получить дополнительную информацию о текущем заезде/выезде, предполагаемом заезде, подтверждении заезда, гарантированном заезде; лист ожидания; все данные по бронированию и др.

В этом модуле реализована функция сохранения статистических данных по функционированию гостиницы за текущий день.

Статистические данные могут быть экспортированы в Microsoft Excel для последующего анализа и обработки.

Модуль «Управление рестораном». Это полностью интегрированная область приложения системы Navision Financials, включающая в себя две гранулы: «Производство ресторана» и «Обслуживание ресторана».

К основным возможностям модуля можно отнести:

- полную интеграцию с модулями «Финансы», «Покупка», «Поставщики», «Продажа», «Клиенты», «Склад», «Управление номерным фондом гостиницы», «Персонал», «Зарплата»;

- возможность как совместного, так и раздельного использования гранул; возможность модификации и расширения модуля Управление рестораном как в информационной, так и функциональной части.

Модуль «Производство ресторана». Модуль позволяет:

- вести информацию по рецептуре блюд, их технологическим картам и калькуляционным карточкам; создавать план-меню; автоматизированно формировать требования на склад и в кладовую по поставке товаров на кухню; автоматизированно формировать документы по перемещению товаров;

- осуществлять предварительный просмотр расходов сырья и товаров при изготовлении заданного количества готовой продукции;

- проводить учет товарных потерь из-за естественной убыли продуктов;

- вести информацию по хранению и перемещению товаров, тары, стеклотары, посуды и приборов между материально ответственными лицами; вести учет потерь товаров вследствие боя, лома, порчи и т. п.

Модуль «Обслуживание ресторана». Модуль предназначен для ведения информации по залам, столикам ресторана и кафе; просмотра плана залов; заказа блюд посетителям ресторана по плану-меню; формирования заявки на кухню на изготовление блюд, заказанных клиентом ресторана; предварительного бронирования столика; анализа посещаемости ресторана; ведения базы данных по VIP-клиентам; возможности передачи данных по сумме сделанного заказа в модуль «Управление номерным фондом гостиниц» для включения в общий счет клиента.

Модуль «Контракты/выделение номеров». Модуль позволяет вносить и отображать всю информацию, касающуюся контрактов на проживание, клиентов и выделения им номеров различных типов.

В окно «Контракты» заносятся все условия и детали контрактов на проживание, такие, как: туроператор и его адресные данные; контактные лица; временные ограничения и т.д.

У вас всегда есть возможность получать полную оперативную информацию по контрактам с различными туроператорами и турагентствами.

Система автоматически устанавливает стоимость номеров в соответствии с соглашением с контрагентом для гостей, поселяющихся по контракту.

Система работает с контрактами как с выделением номеров, так и без него.

Система обеспечивает выделение по каждому типу номеров, имеющихся в наличии на конкретный период и позволяет автоматически осуществлять подсчет комиссионных по различным типам контрактов с турагентами и туроператорами.

Модули «Централизованное бронирование» и «Бронирование через Интернет». Система централизованного бронирования – оптимальное решение для гостиничных цепочек. Она позволяет собирать распределенную информацию по номерному фонду нескольких гостиниц единой цепочки. Система также позволяет разрывать соединения между машиной-шлюзом Интернета и сетью предотвращения внедрения внешних абонентов в базу данных.

Централизованное бронирование включает:

- информацию по бронированию номерного фонда любой из гостиниц цепочки, доступную любому числу пользователей, имеющих доступ в Интернет. Доступ осуществляется через машину-шлюз, которая предоставляет информацию, соответствующую уровню доступа;

- многостороннюю связь. Каждая гостиница может сохранять информацию о состоянии номерного фонда в сети, либо она может быть сохранена локально.

Система централизованного бронирования обеспечивает фильтрацию и отправку только необходимой информации каждой гостинице, осуществляет централизованное управление бронированием и тарификацией в рамках всей цепочки.

Машина – шлюз Интернета. Она работает постоянно с Cenium. Все заявки по бронированию, поступающие через Интернет, обрабатываются и автоматически заносятся в базу данных.

Бронирование через Интернет в Cenium основано на фактической занятости номеров гостиниц цепочки. И поэтому нет необходимости в телефонных переговорах, отправке факсов и электронной почты. Машина-шлюз постоянно проверяет базу данных гостиницы на предмет текущей занятости номеров.

Управление бронированием может быть индивидуальным и групповым. Бронирование позволяет проводить:

- легкую фильтрацию данных по бронированию во всех связанных с данной операцией полях;

- быструю выписку гостей с формированием документов окончательного расчета.

В маркетинговую информацию по брони необходимо включать следующие данные:

- источник поступления брони, использование рекламной информации по гостинице, территориальные данные по гостю;

- коды расценок, корпоративные расценки;

- тарифицирование пакета услуг, использование гибкой системы тарифов и скидок;

- автоматическое проставление суммы выбранного тарифа с возможностью ручной коррекции;

- быстрый и удобный поиск разнообразной информации;

- возможность оформления раздельного проживания в одном номере нескольких гостей при поселении на место;

- автоматическое выделение номеров при бронировании группы;

- различные приоритеты бронирования на листе ожидания;

- разделение счетов между гостями или гостем и компанией;

- просмотр стоимости номеров по тарифам;

- автоматический перенос данных бронирования по группе в данные бронирования гостей;

- определение способа разделения оплаты между группой и ее членами;

- отметка и связь с карточкой турагентства по данному бронированию;

- создание структуры автоматического перенаправления начислений;

- возможность ограничения отображения тарифа за номер при распечатке счетов гостей;

- хранение примечаний по бронированию.

Заключение
Гостиничный бизнес сегодня – одна из наиболее быстро развивающихся отраслей. Он затрагивает все сферы деятельности современного общества, в том числе экономику, культуру, социальную область жизни государства. Гостиничный бизнес оказывает огромный стимулирующий эффект на основные отрасли экономики, заставляя их активно перестраиваться, внедрять новейшие технологии, вступать в мировую конкуренцию на мировом рынке товаров и услуг, способствовать притоку инвестиций во все ключевые хозяйственные сегменты.

Таким образом, проблемы управления предприятиями гостиничной индустрии занимают важное место в системе развития общественных и воспроизводственных отношений. 

Начиная с 1960-х годов быстрое развитие информационных технологий и компьютеров распространилось почти на каждую сферу деятельности, и некоторые из наиболее плодотворных приложений появились в отраслях сферы обслуживания, в бухгалтерском учете, банковском деле и розничной торговле, а также в гостиничном бизнесе. 

В последние годы рестораторы и отельеры стали больше внимания уделять автоматизации своих предприятий и это не удивительно, ведь, современная информационная система, позволяет централизованно управлять всеми ресурсами компании, помогает не просто удержаться на плаву, но и обеспечить потенциал для развития бизнеса.

Сегодня можно с уверенностью говорить о том, что автоматизация – это не дань моде, а объективная необходимость, и среди владельцев ресторанно-гостиничного бизнеса есть полное понимание, на чем можно сэкономить, а без чего невозможно организовать стабильную работу предприятия. 

Список литературы

1. 
   Биржаков М. Б., Биржаков К. М., Ушаков М. В. WWW - World Wide Web - Интернет в туризме // Туристские фирмы. - Вып. 13.
   
2. 
   Вострокнутов Е. Microsoft Excel для Windows 95 одним взглядом. - СПб.: BHV, 2006.
   
3. 
   Гуляев В. Г., Морозов И. Прикладные программы по формированию, продвижению и реализации туристического продукта // Туризм. - 2007. - № 3.
   
4. 
   Гуляев В. Г. Мультимедийные технологии в туризме // Туризм: практика, проблемы, перспективы. - 2003. - № 2.
   
5. 
   Кинкоф Ш. Microsoft Office: Пер. с англ. - М.: ЮНИТИ, 2006. - 351 с.
   
6. 
   Морозов М.А. Информационные технологии в системах управления гостиничным комплексом // Туризм: практика, проблемы, перспективы. - 2008. - № 3.
   
7. 
   Морозов М.А. Информационные технологии в туризме // Экономика и жизнь. - 2007. - № 3.
   
8. 
   Морозов М.А. Управление отелем: ставка на информационные технологии // Туризм: практика, проблемы, перспективы. - 1998. - № 8.
   
9. 
   Развитие компьютерных систем резервирования в гостиничном бизнесе // Туринфо. - 1995. - № 15.
   
10. 
    Сидоров В. А. Управление экономикой туристско-экскурсионного предприятия. - М.: ЦРИК: Турист, 2006.
    
11. 
    Экономическая информатика / Под ред. В. В. Евдокимова. - СПб.: Питер Паблишинг, 2007.