Содержание
Введение…………………………………………………………………………….1

1. 
   Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами…4
   
   1. 
      Нормативно-законодательная база аудита расчетов с подотчетными лицами………………………………………………………………………………4
      
   2. 
      Теоретические основы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами……………………...7
      
   3. 
      Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами…………..10
      
   4. 
      Оформление документов по командировкам……………………...13
      
   5. 
      Возмещение сумм расходов на хозяйственные нужды…………...20
      
   6. 
      Проверка правильности возмещения сумм представительских расходов….21
      
   7. 
      Типичные ошибки и нарушения, обнаруживаемые в процессе аудита……22
      

2. Планирование аудита учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «ШИК»……………………………………………………………….25

2.1. Организационно-экономическая характеристика аудируемого лица….25

2.2. Оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля ООО «ШИК»……………………………………………………………………………26

2.3. План и программа аудита учета расчетов с подотчетными лицами ООО «ШИК»…………………………………………………………………………….32

3. Аудит учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «ШИК»………..…38

3.1. Аудиторские процедуры по сбору доказательств………………………...38

3.2.Основные результаты проверки…………………………………………....40

3.3. Рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами……………………………………………………………………………..45

Заключение………………………………………………………………………….49

Список используемой литературы…………………………………………………51
Введение
В России аудиторская деятельность – явление достаточно новое, обусловленное переходом к рыночной экономике. В начале 90-х годов, когда по мере акционирования предприятий сократилась сфера государственного контроля и ведомственные ревизионные службы прекратили свое существование, начался процесс массового создания аудиторских фирм.

Аудит имеет достаточно давнюю историю. Первые независимые аудиторы появились еще в 19 веке в акционерных компаниях Англии, затем в Америке, Германии, Франции.

Аудит – это вид деятельности, заключающийся в сборе и оценке фактов, касающихся функционирования и положения экономического объекта (самостоятельного хозяйственного подразделения) или касающихся информации о таком положении и функционировании, и осуществляемый компетентным независимым лицом, которое, исходя из установленных критериев, выносит заключение о качественной стороне этого функционирования. Главная цель аудита состоит в определении достоверности и правильности финансовой отчетности субъекта проверки, а также контроле за соблюдением клиентом законов и норм хозяйственного права и налогового законодательства.

Потребность в услугах аудитора возникла в связи с обособлением интересов тех, кто непосредственно занимается управлением предприятием (администрация, менеджеры), кто вкладывает средства в его деятельность (собственники, акционеры, инвесторы), а также государства как потребителя информации о результатах деятельности предприятий.

Наличие достоверной информации позволяет повысить эффективность функционирования рынка капитала и дает возможность оценивать и прогнозировать последствия принятия экономических решений.

Проведение аудиторской проверки даже в тех случаях, когда она не является обязательной, несомненно, имеет важное значение.

Собственники, и, прежде всего, коллективные собственники – акционеры, пайщики, а также кредиторы не в состоянии самостоятельно убедиться в том, что все операции предприятия, многочисленные и зачастую очень сложные, законны и правильно отражены в отчетности, так как они обычно не имеют доступа к учетным записям и соответствующего опыта, а поэтому нуждаются в услугах аудиторов.

Целью курсовой работы является раскрытие теоретических и методологических основ аудита расчетов с подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

Целью данной работы является изучение действующего порядка аудиторской проверки на предприятии и применения полученных знаний для анализа правильности отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами.

Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих задач:

• 
  рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;
  
• 
  рассмотреть этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами;
  
• 
  на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами в ООО «ШИК» и сделать выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами.
  

Поскольку расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. В тоже время сами операции весьма однообразны, а методы и процедуры проверки просты. Будут рассмотрены типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

4. 
   Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами.
   

1. 
   Нормативно-законодательная база аудита расчетов с подотчетными лицами
   

Ведение бухгалтерского учета организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

Существует целый свод правил, по которым ведется бухгалтерский учет. И отступление от этих правил ведет к серьезным ошибкам в бухгалтерской и налоговой отчетности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

- Закон «О бухгалтерском учете», содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).

- Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 г. № 51 – ФЗ, договор купли – продажи от 26.01.1996 г. № 14 ФЗ, а также дает определение подотчетным лицам, подотчетным суммам, командировкам и т.д.

- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 – ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008), с изм. от 29 декабря 2010 года N 437-ФЗ Кодекс предусматривает необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление.

-Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998г. № 146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.1998) с изм. ФЗ от 28.12.2010 N 404-ФЗ. Кодекс определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

- ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н - Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 11 1993 г. N 40 - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним ( гл. 1, пункт 11).

- Постановление Правительства Российской Федерации от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 27.01.2011 N 30) «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу аудита, в том числе программу аудита расчетов с подотчетными лицами.

- План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н (с изменениями и дополнениями от 07.05.2003г. № 38н) - правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

- Инструкция Государственной налоговой службы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц" — в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.

По командировкам в пределах Российской Федерации:

- Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" - содержит: определение служебной командировки (п. 1); правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2); предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4); необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6); формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9); указание на выплату работникам суточных (п. 10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12); предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19); другие положения относительно командировок.

- Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" - компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

По командировкам за границу:

- Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" - содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

- Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 23.10.97) "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" - содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках.

2. 
   Теоретические основы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами
   

Подотчетными лицами являются только работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы¹.

С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности. Выдача денег под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходными кассовыми ордерами².

Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

- приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;

- оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительскими расходами.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок.

Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами - авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:

- соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации;

- соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки;

- соответствует ли положениям нормативных актов налогообложение расходов на командировку;

- соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды;

- соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы;

- соответствует ли положениям нормативных актов документальное оформление расчетов с подотчетными лицами;

- соответствуют ли положениям нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам) в бухгалтерском и налоговом учете;

- имеется ли на предприятии список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды;

- выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам;

- оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия) по направлению работников в командировки;

- организован ли аналитический учет командировочных расходов;

- производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр.

Размер денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

Аудитору необходимо удостовериться в том, что приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку материальных ценностей. В приказе должны быть оговорены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы³. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.

3. 
   Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
   

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На счете 71 собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Далее эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

При выдаче работнику наличных денег из кассы организации на хозяйственные расходы аудитору необходимо удостовериться, что в бухгалтерском учете сделана запись:

Дебет 71, субсчет "ФИО", Кредит 50.

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм, что отражается записью:

Дебет 44, 10, 08, Кредит 71.

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 "Налог на добавленную стоимость". Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью:

Дебет 19, Кредит 71.

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция должна быть отражена записью:

Дебет 50, Кредит 71.

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94:

Дебет 94, Кредит 71.

В дальнейшем, если сумма неизрасходованного аванса удержана из заработной платы работника, то в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 70, Кредит 94.

При погашении работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки, в бухгалтерском учете производятся записи:

Дебет 94, Кредит 73,

Дебет 73, Кредит 50.

Так как в настоящее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, подотчетные лица нередко оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства. Для того чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делаются записи:

Дебет 55, Кредит 51 (52) - переведены денежные средства на специальный карточный счет,

Дебет 71, Кредит 55 - перечислены денежные средства работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов.

Несмотря на то что практически любая организация достаточно часто осуществляет операции по расчетам с подотчетными лицами, анализ аудиторской практики показывает, что количество проблем и ошибок, допускаемых бухгалтерами при отражении подобных операций в учете, остается достаточно большим.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются такие аудиторские процедуры, как просмотр и сравнение документов, наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и др.

4. 
   Оформление документов по командировкам
   

Для того чтобы отправить в командировку работника, необходимо оформить следующие документы (ст. 166 ТК РФ),:

- приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы N Т-9, N Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма N Т-10);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а);

- авансовый отчет (форма N АО-1).

Следует обратить внимание на то, что согласно Письму Минфина России от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226 одновременно оформлять документы по формам N Т-9, N Т-9а и N Т-10 необязательно, так как приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение. А если командированный работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он отбывал в командировку, командировочное удостоверение может не выписываться. Однако в Письме Минфина России от 23.05.2007 N 03-03-06/2/89 составление перечисленных документов обязательно.

Аудитору важно обратить внимание на то, что нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в загранкомандировку, так как даты пересечения Государственной границы Российской Федерации определяются по отметкам в загранпаспорте работника⁴.

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки.

Аудитору следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Командированному работнику по авансовому отчету оплачивают:

- расходы по найму жилого помещения;

- расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- суточные;

- другие расходы (оплату услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. Аванс выдается в рублях (при командировках по Российской Федерации) или в валюте страны, в которую он направляется (при зарубежных командировках). Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета, т.е. организации для получения валюты необходимо открыть валютный счет в банке.

Такая операция не противоречит Федеральному закону от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" ⁵.

Валюта командированному работнику может быть выдана наличными из кассы, или может быть открыт карточный валютный счет и перечислены деньги на него. После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации, а пластиковая (валютная) карта сдана.

Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством или реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в момент утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Их перечень открыт, поэтому в организации должен быть утвержден перечень командировочных расходов, а их максимальный размер закреплен в локальном нормативном акте. Аудитору следует удостовериться в наличии такого локального нормативного акта.

Аудитору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т.п.). Такие расходы работнику не оплачивают. Если же решением руководителя организации такие расходы оплачиваются, то их сумму облагают налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации и, следовательно, не облагается единым социальным налогом на основании п. 3 ст. 236 НК РФ. Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, не облагается НДФЛ, ЕСН, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний⁶.

Аудитор должен удостовериться в том, что первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.

Аудитору необходимо помнить, что согласно Письму Минфина России от 04.04.2005 N 03-03-01-04/1/148 затраты по бронированию номеров в гостиницах включаются в командировочные расходы⁷.

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого аудитору необходимо удостовериться, что расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС. В этом случае данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы. Если в стоимость проживания включено питание, но его не выделили в счете-фактуре отдельно, то всю сумму НДС можно принять к вычету.

Расходы на проезд к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

- стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

- оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

- плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

- сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Учет расходов, связанных с проездом к месту командировки и обратно, уменьшающих налогооблагаемую прибыль организации⁸. Глава 25 НК РФ не ограничивает размер возмещения сумм оплаты проезда сотрудника к месту командирования и обратно.

Аудитору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

Расходы на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Документальным подтверждением данных расходов должны служить чеки, выданные в такси.⁹

Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории Российской Федерации. Также сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Аудитору необходимо удостовериться в наличии соответствующего документа.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие. Такие же правила применяются для определения последнего дня командировки.

Если работник направлен в зарубежную командировку, то суточные за время передвижения по территории Российской Федерации выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах нашей страны.

День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда.

За день пересечения границы Российской Федерации при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Российскую Федерацию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.

В случае выезда за границу и возврата в Российскую Федерацию в течение одного дня суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для той страны, в которую командируется работник.

При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день пересечения государственной границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.

Если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются. Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.

Также аудитору необходимо проверить нормирование суточных для целей налогообложения. Размер суточных, которые организация выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для бюджетных организаций¹⁰. Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается НДФЛ, ЕСН, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Если суточные выдают сверх установленных норм, но в соответствии с коллективным договором или другим локальным документом, то сумма превышения:

- не уменьшает налогооблагаемую прибыль;

- не облагается НДФЛ, ЕСН;

- не облагается взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

С 1 января 2008 г. согласно п. 3 ст. 217 НК РФ установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке¹¹.

5. 
   Возмещение сумм расходов на хозяйственные нужды
   

Под расходами на хозяйственные нужды понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта и др.Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, не ограничен. Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, то работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения данного срока.

Аудитор должен удостовериться в том, что работники, получившие деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными - 100 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом¹². Лимит применяется к расчетам в рамках одного договора, заключенного между фирмами. За нарушение этого ограничения на организацию и ее руководителя может быть наложен штраф: для организации - от 40 000 до 50 000 руб., для руководителя - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

При представлении авансового отчета должен быть предъявлен кассовый чек ККМ¹³. Исключением могут быть только бланки строгой отчетности или выписки о трансакциях, подтверждающие расчеты кредиткой, если деньги под отчет были списаны или перечислены с использованием счета работника.

К кассовому чеку должны быть приложены товарные чеки с расшифровкой покупки. Несмотря на то что унифицированного бланка этого документа нет, его составление обязательно¹⁴. Документы, для которых не предусмотрены унифицированные бланки, должны иметь следующие реквизиты:

- наименование;

- дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Заметим, что печать в данном перечне не упоминается.¹⁵

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

6. 
   Проверка правильности возмещения сумм представительских расходов
   

Аудитор должен проверить произведенные представительские расходы, которыми считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 НК РФ.

Для контроля за затратами по приему делегаций в организации должны быть установлены предельные размеры отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме N АО-1. К авансовому отчету прилагают все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.п.).

Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% затрат организации на оплату труда¹⁶. Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.
1.7. Типичные ошибки и нарушения, обнаруживаемые в процессе аудита

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

- выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

- выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

- выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

- выдача подотчетных сумм без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;

- несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

- систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;

- списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы;

- списание подотчетных сумм по неправильно оформленным первичным документам;

- списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;

- списание подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

- отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

- отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

- несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

- отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

- отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов - некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов.

4. Нарушение при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами - выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

- несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

- отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

- некорректное составление бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами;

- неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

- ведение журнала-ордера N 7 не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме;

- несоответствие записей в авансовых отчетах данным журнала-ордера N 7 или других регистров.

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов.

5. Планирование аудита учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «ШИК»

2.1. Организационно-экономическая характеристика аудируемого лица

Юридический адрес: г. Архангельск, ул. Павла Усова , д.43а

Общество с ограниченной ответственностью “ШИК” было создано 4 января 1995 года.

Правовое положение предприятия определяется ГК РФ, принятым Государственной Думой РФ 21.10. 94г. и Федеральным законом “Об обществах с ограниченной ответственностью” от 08.02.98г.

Целью создания ООО “ШИК” является более полное насыщение рынка товарами народного потребления и услугами для удовлетворения потребностей организаций и физических лиц, а также создания дополнительных рабочих мест и получения дополнительной прибыли.

Предметом деятельности ООО “ШИК” является:

• 
  торгово-закупочная деятельность, торгово-посредническая, иная коммерческая деятельность, создание совместных производств, торговых точек фирменных магазинов, в том числе валютных, коммерческих, комиссионных;
  
• 
  организация и ведение оптовой, мелкооптовой и бартерной торговли;
  
• 
  информационные, консультативные, рекламные и маркетинговые услуги в соответствии с действующим законодательством;
  
• 
  иные виды деятельности, не запрещенные законом.
  

В настоящее время ООО “ШИК” специализируется на оптовой и розничной торговле непродовольственными товарами на территории Архангельской области.

ООО “ШИК” является официальным дилером компании Рrocter and Gamble.

Во главе ООО «ШИК» стоит генеральный директор, который осуществляет общее руководство деятельностью предприятия, организует и контролирует его работу.

Генеральному директору непосредственно подчиняются директора (коммерческий и исполнительный), начальник отдела продаж, финансовый директор, главный бухгалтер, начальник отдела поставок, начальник отдела информационных технологий, менеджер по персоналу, юрист и секретарь делопроизводитель.

Филиалы занимаются реализацией продукции фирмы на территории своих районов. Во главе каждого филиала стоит директор, которому подчиняются товароведы, рекламные агенты и VSM (менеджеры по продажам).

Головное предприятие имеет в своем составе несколько частных предпринимателей, которые являются представителями ООО “ШИК”

Финансовый директор организует работу по анализу и контролю финансовых потоков. Финансовому директору подчиняется финансовый аналитик.

Начальник отдела продаж организует работу по сбыту продукции предприятия. Ему подчиняются менеджеры по филиалам, менеджер по дополнительному ассортименту, менеджер по розничной торговле, мерчендайзер, товаровед, менеджер по товарам некоммерческого использования, VSM.

2.2. Оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля ООО «ШИК»

Бухгалтер назначается приказом директора по представлению главного бухгалтера ООО «ШИК» и подчиняется непосредственно главному бухгалтеру.

Бухгалтер не должен привлекаться к какой-либо другой работе, не предусмотренной должностной инструкцией.

Основные задачи:

1. Формирование полной и достоверной информации о деятельности предприятия и его имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам ООО «ШИК», а так же внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

2. Контроль за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов ( в том числе, в соответствии с учрежденными нормами, нормативами и сметами).

3. Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

4. Формирование информации, необходимой для правильного и своевременного исчисления, а так же уплаты налогов, сборов и др. обязательных платежей.

5. Подготовка специальных форм бухгалтерской отчетности для системы корпоративного управления компанией.

Ответственность:

1. 
   Бухгалтер подчиняется главному бухгалтеру и отвечает за своевременное выполнение своих обязанностей.
   
2. 
   Несет ответственность за выполнение и оформление документов по операциям, которые противоречат установленному порядку.
   
3. 
   Несет ответственность за составление недостоверных документов и бухгалтерских отчетов и за нарушение положений и инструкций по организации бухгалтерского учета.
   
4. 
   Несет ответственность за нарушение сроков месячных и квартальных отчетов.
   

Обязанности по охране труда и технике безопасности:

1. 
   Строго выполнять все функции по ТБ, соблюдать правила работы с компьютерами и другой техникой, находящейся в эксплуатации в бухгалтерии
   
2. 
   Бережно относиться к полученным для работы ценностям.
   

В соответствии с законом РФ « О бухгалтерском учете» главный бухгалтер назначается и увольняется руководителями организации. Он подчиняется руководителю организации и несет ответственность за оформление учетной политики, ведение бух. учета, своевременное и достоверное предоставление отчетности.

Права бухгалтера:

- Бухгалтер действует на основании должностной инструкции без особой на доверенности;

- Бухгалтер имеет право ставить перед главным бухгалтером и перед администрацией вопрос о наказании работников, виновных в невыполнении инструкций, правил по учету и отчетности, нарушении сроков сдачи отчетов;

- Своевременно докладывать главному бухгалтеру и руководству предприятия о выявленных нарушениях и принимать меры по их исправлению;

• 
  Вносить предложения о проведении мероприятий по улучшению учета.
  

Обязанности бухгалтера: вести учет в строго установленном учетной политике порядке; принимать участие в составлении квартальных, годовых отчетов, отчетов по налогам.

Система внутреннего контроля организовывалась руководством ООО «ШИК» для того, чтобы:

• осуществлять деятельность предприятия упорядоченно и эффективно;

• соблюдать политику руководства;

• обеспечивать сохранность имущества;

• вести качественное документирование операций.

Система внутреннего контроля включает в себя ряд элементов:

• 
  контрольная среда
  
• 
  система бухгалтерского учёта
  
• 
  процедуры внутреннего контроля
  

Отдельные компоненты этой системы называют средствами контроля или процедурами внутреннего контроля.

Системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля согласованы. Система двойной записи, лежащая в основе любой коммерческой учетной системы (включая большинство весьма сложных компьютерных систем), определяет порядок регистрации и обеспечивает контроль, целью которого является предупреждение ошибок, злоупотреблений или возникновения случайных убытков.

Руководство ООО «ШИК» обеспечивает существование надежной системы внутреннего контроля.

Для ООО «ШИК» характерны следующие требования к системе внутреннего контроля (список начинается с характеристик общего контроля (на уровне всей организации) и заканчивается более специфичными видами внутреннего контроля).

1. Должна существовать четко определенная организационная структура, показывающая, кто и за что конкретно отвечает.

2. Необходим такой Совет директоров, который включает в себя как исполнительных директоров с большим опытом работы, так и неисполнительных директоров, дабы предупредить возникновение вероятности того, что контроль может быть обойден кем-либо из администрации высшего ранга.

3. Необходимо создание на уровне предприятия аудиторского комитета для анализа деятельности администрации, внутренних и внешних аудиторов.

4. Должен существовать независимый отдел внутреннего аудита, оказывающий помощь администрации в контроле за деятельностью организации и в достижении общих целей.

5. Необходимо создание информационной системы управления, обеспечивающей своевременное управление требуемой точной информацией. Эта система должна включать в себя эффективные возможности составления внутренней отчетности, калькуляции затрат на производство, контроля за исполнением планов, анализа альтернативных решений и прогнозирования.

6. Необходимы описания работ с детализацией обязанностей и ответственности каждого работника, служащих и обслуживающего персонала. И работник, и управляющий должны быть ознакомлены с такими описаниями.

7. Должны существовать лимиты полномочий, особенно при заказе товаров и услуг, подписании чеков, хранении денег, найме на работу и т.д.

8. Необходимы описания систем любых производственных, административных или обслуживающих подразделений организации, выполненные стандартным образом (часто такие описания представляются в форме руководства или схемы).

9. Должны разрабатываться программы обучения персонала, которые бы обеспечили осведомленность всех работников об их должностных обязанностях, способах применения на практике полученных знаний и имеющихся навыков, а также программы повышения квалификации.

10. Не должно быть ни одного лица, которое бы совмещало три основополагающие функции внутреннего контроля – санкционирование, учет, хранение (принцип разделения обязанностей).

11. Во избежание злоупотреблений необходимо проводить периодическое перераспределение обязанностей, обучать и поощрять работников, имеющих необходимую квалификацию и допуск к определенным видам работ (принцип ротации обязанностей).

12. Должны проводиться внутренние проверки, с тем чтобы работа одного сотрудника контролировалась другими.

13. Должен осуществляться контроль за сохранностью имущества, основанный главным образом на «системе доступа», т.е. препятствующий несанкционированному проникновению в помещения, где находится товар, перемещению товаров из мест хранения, доступу к секретной информации (либо компьютерной системы, либо ручной). Такой контроль может включать «внешний обзор», например в случае контроля доступа к патентам и авторским правам.

14. Должен осуществляться контроль за полнотой и точностью первичных документов, обеспечивающий исполнение только санкционированных операций, их правильное отражение и исправление в учетных регистрах. Контроль за полнотой отражения подразумевает последовательную нумерацию документов (накладных, заказов, приходных ордеров на складе) и пометок на них, показывающих, что документы составлены на основании соответствующих распоряжений. Как в ручной, так и в компьютеризированной системах часто используется пакетная обработка, т.е. обработка предварительно накопленных документов. Контроль за значительными отклонениями устанавливается перед началом обработки данных (подсчитывается контрольная сумма). Отклонения подтверждаются после завершения ввода данных в систему. Контроль за точностью включает в себя проверки на наличие исправлений и регулярную сверку фактических показателей с плановыми. Многие средства контроля за точностью сегодня включены в программное обеспечение большинства учетных систем.

15. Должен быть организован надзор за управленческой деятельностью и ее анализ. Эти операции выполняются последовательно и регулярно работниками, в чьи обязанности входит контроль за деятельностью других работников. Этот вид контроля часто осуществляется на «основе исключений» с проверкой всех ошибок или посредством сравнения фактических результатов и плана.

В процессе контроля перед осуществляющими его работниками ставится семь задач:

1) полнота учета данных (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в бухгалтерских регистрах и соответствовать задачам анализа);

2) точность учета данных (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в бухгалтерских регистрах правильно и в соответствующий временной промежуток);

3) законность хозяйственных операций (данные по всем хозяйственным операциям, записанные в бухгалтерских регистрах, должны отражать события экономического характера, которые действительно имели место, должны быть определенным образом организованы и утверждены персоналом, имеющим соответствующие полномочия);

4) полнота записей (данные, содержащиеся в архивах, документах и отчетах, должны отражать все хозяйственные операции);

5) точность ведения записей (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в нужных суммах);

6) хранение бухгалтерских документов на бумажных носителях и (или) в памяти ЭВМ;

7) защита активов.

Защита активов представляет собой ограничение доступа к активам и документам, которые контролируют их движение, а также к документам, свидетельствующим об их существовании. Ограничение не распространяется на персонал, имеющий соответствующее разрешение.

2.3. План и программа аудита учета расчетов с подотчетными лицами ООО «ШИК».

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (таблица 1)
Таблица 1

“Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами” при проверке ООО «ШИК»

Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская процедура	Номер следующего вопроса	Номер вывода
Имеется ли на предприятии список лиц. которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию.	Нет				1
	Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды.	“Подотчет 1.1.1”
Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам.	нет				2
	да	Журнал-ордер № 7	“Подотчет 1.1.2”
Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки	нет				3
	да	Письменные распоряжения руководителя	Подотчет 2.1.2”
Облагаются ли НДФЛ на суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия.	нет				4
	да	Приказ руководителя о возмещении	“Подотчет 2.2.1”
Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	нет				5
	да		“Подотчет 2.1.5”
Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов	Нет				6
	Да	Писменные распоряжения руководителя и сметы	“Подотчет 4.1.1”
Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Нет				7
	Да		“Подотчет 4.1.2”
Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку	Нет				8
	Да

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику аудитор может сделать следующие выводы:

1. 
   Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;
   
2. 
   В нарушении п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, не отчитавшимся за полученные ранее суммы подотчет, выдаются новые авансы;
   
3. 
   Приказы о направлении работников в командировки не оформляются – следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;
   
4. 
   В нарушение гл. 23 (ст.217) НК РФ суточные, возмещаемых сверх норм работникам предприятия, не облагаются НДФЛ”.
   
5. 
   В нарушение гл. 21(ст. 171), гл.23 (ст.217), гл. 24 (ст. 238) и гл. 25 (264) НК РФ для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется;
   
6. 
   В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.
   

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основной вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами ведется неудовлетворительно.

Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

• 
  Если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют не большой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки материальности статьи “Расчеты с подотчетными лицами” в отчетности предприятия;
  
• 
  Если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами, оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц, размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.
  

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

3. Аудит учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «ШИК».

3.1. Аудиторские процедуры по сбору доказательств.

Методы контроля аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами нарушений приведены в таблице 2.

Таблица 2: “Методы сбора аудиторских доказательств”.

№	Основные виды нарушений, допускаемых при ведении кассовых операций	Методы сбора доказательств
		1	2	3	4	5	6	7	8
1.1	Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия, могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.						+
1.2	Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимися работниками предприятия.						+
1.3	Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.						+
1.4	Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы						+
2.5	Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку			+			+
2.6	Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке			+
2.7	Несоблюдение установленных норм командировочных расходов						+
2.8	Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм						+	+
2.9	Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм							+	+
3.10	Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов						+	+
4.11	Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети						+	+
4.12	Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле						+	+
5.13	Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете						+
5.14	Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм						+		+
6.15	Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами						+
6.16	Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода						+	+
6.17	Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах						+	+

Примечание к таблице 2

Методы сбора аудиторских доказательств (гр. 1-8)

1. 
   Наблюдение или участие в инвентаризации;
   
2. 
   Наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;
   
3. 
   Устный опрос;
   
4. 
   Получение письменных подтверждений;
   
5. 
   Проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
   
6. 
   Проверка документов подготовленных на предприятии клиента;
   
7. 
   Проверка арифметических расчетов;
   
8. 
   Анализ.
   

3.2.Основные результаты проверки.

Авансовый отчет № 22.

Карташову С.М. выдана под отчет сумма на приобретение товарно-материальных ценностей в размере 1000 руб. 00 коп.

На выданном ему авансовом отчете подотчетное лицо указал наименование предприятия (Регионопт), отдел где он работает (торговый), должность (водитель), Ф.И.О. (Карташов С.М.) и дату составления отчета (15 июня 2010 года). Также указано место, откуда были получены деньги (из кассы торговой сети).

На обратной стороне авансового отчета произведены подтверждающие записи по расходу денежных средств в разрезе каждого приложенного оправдательного документа (в данном случае чек АЗС на сумму 840 руб. 00 коп.), подсчитана общая сумма расхода денег. Мы видим, что выданная сумма была израсходована не полностью. (израсходовано только 840 руб. из 1000 руб. остаток 160 руб.). поставлена подпись подотчетного лица.

Затем авансовый отчет был сдан в бухгалтерию, где ему был присвоен определенный номер (№ 50), проверка правильности отражения операций по расходу денежных средств подотчетным лицом, соответствие сумм расходов приложенным документам (отчет проверен к утверждению 840 руб. 00 коп.) подписан главным бухгалтером, утвержден руководителем. Имеются их подписи.

Далее выводится сальдо конечное и проставляется корреспонденция счетов.

По дебету счета 19/3 “НДС по приобретенным материальным ресурсам” учитываются уплаченные (причитающиеся к оплате) предприятием суммы НДС, выделенные в расчетных документах по приобретению сырья, материалов, полуфабрикатов и других видов производственных запасов.

По дебету счета 10/3 “Топливо” учитывается наличие и движение нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства и др.

В расчетах с данным подотчетным лицом имеют место следующие бухгалтерские проводки:

Д 10/3 – К 71 на сумму 720 руб. 97 коп.

Д 19/3 – К 71 на сумму 110 руб. 03 коп.

Данные операции отражены так же в журнале-ордере № 7.

Неиспользованные суммы аванса удержаны проводкой Д 70 – К 71 в размере 160 руб. 00 коп.
Вывод: входе аудиторской проверки нарушение по операциям с данным подотчетным лицом не выявлено, однако на предприятии нет документов подтверждающих наличие купленного бензина. Нет ни оприходования, ни списания бензина.

Авансовый отчет № 18.

В авансовом отчете Каролевой Н.С. указаны название предприятия, отдел где она работает, должность фамилия. Дата составления авансового отчета указана не конкретно (стоит только месяц и год). Нет записи от кого были получены деньги, сколько израсходовано и остаток.

Авансовому отчету присвоен номер 49, проверен главным бухгалтером и утвержден руководителем предприятия, стоят их подписи.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

1. 
   приходный ордер № 407 от 4.07.2010 г.
   

поставщик ЗАО “Канцлер”, где указаны наименование приобретенных подотчетным лицом товров (клей, корректор), единица измерения (шт.), количество единиц, цена и сумма.

Подсчитана общая сумма расхода (37 руб. 00 коп.), проставлены подписи (Сдал. Принял).

2. 
   Чек ЗАО “Канцлер” на сумму 37 руб. 00 коп.
   
3. 
   Копия чека ЗАО “Канцлер” о том, что проданы канцтовары за наличный расчет на сумму 37 руб. 00 коп. (Цифрами и прописью).
   

Имеется печать, дата (25.05.2010), подпись (проставлены на документе).

Сравнивая даты, проставленные на документах, мы видим, что канцтовары были приобретены раньше, чем выдан чек. Это объясняется тем, что на начало месяца Каролева имела в подотчете сумму 450 руб. 00 коп. (по данным журнала-ордера № 7).

По операциям с подотчетным лицом составлена следующая корреспонденция счетов:

По дебету счета 10/1 “Сырье и материалы” учитываются вспомогательные материалы, которые участвуют в производстве продукции или потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу.

1. 
   Приобретение товарно-материальных ценностей подотчетным лицом:
   

Д 10/1 – К 71 на сумму 37 руб. 00 коп.

2. 
   Возмещены и удержаны не использованные суммы аванса:
   

Д 70 – К 71 на сумму 300 руб.

3. 
   Остаток на конец месяца у Каролевой по дебету составил 113 руб. 00 коп.
   

Данные операции отражены также в журнале-ордере № 7.

Вывод: в ходе аудиторской проверки существенных нарушений по операциям с данным подотчетным лицом не выявлено. Нарушением является само оформление авансового отчета и его недозаполненность.

Авансовый отчет № 7.

Авансовый отчет Петрова Н.Г. содержит в себе название организации, должность, Ф.И.О. подотчетного лица, дату составления авансового отчета.

Указана израсходованная сумма денег (873 руб. 00 коп.)

Авансовому отчету присвоен № 52, проверен главным бухгалтером и подтвержден руководителем предприятия на сумму 873 руб. 00 коп. (имеются их подписи).

На обратной стороне авансового отчета – дата уплаты за оказанные услуги, за приобретенные товары, кому за что и по какому документу уплачено и соответствующие суммы.

В итоге общая сумма израсходованных средств составляет 873 руб. 00 коп. имеется подпись подотчетного лица.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

1. 
   Чек ОАО “Акварель” на сумму 461 руб. 00 коп.
   
2. 
   Копия чека ОАО “Акварель” на эту же сумму (цифрами и прописью), стоит печать подпись дата.
   
3. 
   Счет-фактура № 1093 от 30.05.2010, которая заполнена согласно стандартам на общую сумму 412 руб. 00 коп., в том числе НДС в размере 56 руб. 67 коп. Имеется печать, подпись руководителя предприятия, главного бухгалтера, получателя (подотчетного лица).
   
4. 
   Квитанция к приходному кассовому ордеру № 972 от организации ОАО “Акварель” на сумму 412 руб. 00 коп.(сумма указана цифрами и прописью), в том числе НДС 56 руб. 67 коп.). стоят дата, штамп, подписи главного бухгалтера и кассира и расшифровка подписи.
   

По данным журнала-ордера № 7 мы видим, что Казаков Н.Г. на начало месяца имел в подотчете денежных средств на сумму 850 руб. 00 коп., а также, являясь начальником отела, он получает в подотчет 8529 руб. 00 коп., которые тут же передаются в кассу и сопровождаются проводкой:

Д 50 – К 71 на сумму 8529 руб. 00 коп.

Здесь представлена следующая корреспонденция счетов:

Д 26/31 – К 71 на сумму 461 руб. 00 коп.

Д26/31 – К 71 на сумму 300 руб. 33 коп.

Д 19/5 – К 71 на сумму 56 руб. 67 коп.

Общий итог по кредиту счета 71 составляет 873 руб. 00 коп.

Оставшаяся сумма в размере 32 руб. 00 коп. переходит в счет заработной платы подотчетного лица

Д 70 – К 71 в размере 32 руб. 00 коп.

Все эти операции нашли отражение в журнале-ордере № 7.

Вывод: в ходе аудиторской проверки никаких нарушений по операциям с данным подотчетным лицом не обнаружено.

3.3. Рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

В последнее время, как показывают проведенные проверки, особенно много нарушений, а порой и злоупотреблений, допускается при выдаче наличных денег работникам в подотчет на различные цели. Нередко нарушения в этих вопросах допускают и сами руководители предприятия (организаций).

Вот перечень наиболее характерных нарушений в этом вопросе:

• 
  не соблюдаются правила выдачи наличных денег в подотчет работникам предприятия, установленные «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», доведенным письмом Центробанка России от 22 сентября 1993 г. №40, с изменениями от 26 февраля 1996 г. №247;
  
• 
  нарушается порядок выдачи денежных средств в подотчет на командировочные расходы. Во многих случаях деньги на указанные цели выдаются работникам без оформления приказа (распоряжения) руководителя предприятия о направлении работника в командировку. Ни в приказе, на в командировочном удостоверении не указываются цели командировки. Это нарушение приводит к тому, что нередко работники налоговых органов на такие расходы увеличивают налогооблагаемую прибыль.
  

При предоставлении авансовых отчетов об израсходованных суммах на указанные выше цели нередко в состав затрат включаются расходы, которые не подтверждаются никакими оправдательными документами, а оплата производится по заявлениям работников (чаще всего это имеет место при оплате за проезд в случае непредставления документа транспортной организации, подтверждающего фактический проезд, а также за проживание в гостиницах и в других случаях).¹⁷

Нередко, в подтверждение производственных расходов по командировкам, работники бухгалтерии принимают к оплате и относят на издержки производства документы, которые не в полной мере отвечают требованиям статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» и пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Такие документы, как правило, налоговыми органами не принимаются в качестве оправдательных документов со всеми вытекающими последствиями.

Часто факт нахождения работника в командировке не подтверждается никакими отметками организаций, где он находился.

Часто встречающееся нарушения, когда выдача денег под отчет производится лицом, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Результатом такого нарушения является тот факт, что при проверках устанавливаются значительные суммы, числящиеся за работником (нередко уже уволенным с работы), по которым не приняты решения по их возмещению.

Аудиторы должны всегда помнить, что ТК РФ установлены очень жесткие сроки (не более 30 дней после образования задолженности) для принятия решений по удержанию. При пропуске указанного срока удерживать с работника невозвращенные авансы не допускается.

Нередко не удерживается подоходный налог с работников с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм или с работников, не состоящих в штатной численности работников предприятия;

• 
  много нарушений выявляется и при проверках авансовых отчетов по расходованию авансов, взятых на другие цели (указаны выше).
  

Работники бухгалтерий, в оправдание произведенных расходов, принимают от подотчетного лица товарные чеки без приложения к ним чека кассового аппарата или квитанции к приходному ордеру. Документы, подтверждающие производственное количество всевозможных нарушений, о которых говорилось выше.

Нередко на предприятиях бухгалтерский учет описанных выше операций находится в запущенном состоянии (особенно в части своевременного взыскания невозвращенных сумм аванса). Авансовые отчеты не утверждаются руководством организации; теряются первичные документы, подтверждающие соответствующие расходы. Приложенные к авансовым отчетам документы не погашаются штампами об их оплате, что приводит в отдельных случаях к повторной их оплате.

Имеют место расхождения в показателях аналитического и синтетического учета, причем как по сумме, так и по корреспонденции счетов.

Как показывает практика проведения проверок, в последнее время в отдельных организациях под видом компенсации доплат к заработной плате работников производится выдача им авансов на хозяйственные нужды с отнесением указанных сумм сразу на счет 76, и впоследствии эти суммы с работников не удерживаются.

В ходе аудиторской проверки ООО «ШИК» выявлены нарушения в заполнении авансовых отчетов. Особое внимание нужно обратить на правильность и своевременность составления авансового отчета, на конкретизацию даты (обязательно должны быть указаны день, месяц и год составления авансового отчета). Так же в ООО «ШИК» нет документов подтверждающих приход бензина, не указано сколько и для какой машины было приобретено бензина.

Была сделана выборочная проверка расчетов с подотчетными лицами и из 3 выборок 2 оказались с нарушениями.

В целом по торговой сети в расчетах с подотчетными лицами ведется учет денежных средств: все операции отражаются в журнале-ордере № 7 соответствующими проводками.

В качестве рекомендации ООО «ШИК» можно предложить тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить выделить человека именно для расчетов с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.

Хорошо было бы конкретизировать или изменить приказ «О выдаче денежных средств в подотчет», на каждого человека, чтобы на одного человека приходился один вид расхода. А не на одного возлагать ответственность за понесенные расходы. На ООО «ШИК» в штате работает достаточное количество работников, чтобы эту идею воплотить. В таком бы случае снизилась бы нагрузка, возложенная на одного человека.

Предприятие полностью компьютеризировано в связи с этим есть возможность внедрения программы, более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.

В результате совершенствования бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами уточняется и убыстряется порядок учета подотчетных сумм.

Если раньше подотчетное лицо могло забыть о том, что ему нужно отчитаться по подотчетным сумма, то теперь данная программа оповестит, о том, что остался один день или сегодня необходимо сдать авансовый отчет, со всеми приложенными к ним документам. А при установлении правовой системы, бухгалтер в любое время и без ошибочно сможет найти ту или иную информацию, связанную с выдачей денежных средств подотчет.

Но, так как организация не большая, то целесообразно сохранение существующего состояния учета в будущем году, для повышения оперативности получения информации об изменениях в законодательстве приобрести электронную правовую систему и если позволяют средства, то не одну, для более точного выяснения того или иного вопроса.

Заключение.
В заключении можно сдать выводы о том, что в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия. В силу того, что правильность ведения данного участка бухгалтерского учета в конечном итоге отражается на величине налогов, уплачиваемых предприятием, актуальность данной темы выходит за рамки одного предприятия, т.к. касается бюджета государства.

В работе рассмотрен порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, который включает в себя следующие стадии: ознакомление аудитора с состояние учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии; проверка предоставленных документов по расчетам и по содержанию; оформление итогов аудиторской проверки.

Рассмотрен набор контрольных процедур для выявления возможных нарушений или злоупотреблений при учете расчетов с подотчетными лицами.

В практической части работы был проведен аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «ШИК», основная сфера деятельности которого является насыщение рынка товарами народного потребления и услугами для удовлетворения потребностей организаций и физических лиц.

В процессе аудита была проведена сплошная аудиторская проверка первичной документации и данных регистров бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

В результате проведения проверки не было выявлено нарушений действующего за проверяемый период законодательства.
Список используемой литературы.

1. 
   Гражданский кодекс Российской Федерации.
   
2. 
   Налоговый Кодекс Российской Федерации.
   
3. 
   Трудовой Кодекс Российской Федерации.
   
4. 
   О бухгалтерском учете: Федеральный закон № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г.
   
5. 
   Федеральный закон от 24.07.2007 N 216-ФЗ
   
6. 
   Постановления Правительства Российской Федерации от 02.03.2000 N 184,
   
7. 
   Постановлению Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 93
   
8. 
   Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.1998 N 55
   
9. 
   Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15
   
10. 
    План счетов бухгалтерского учета финансово-экономической деятельности организаций и инструкции по его применению № 94н от 31 октября 2000 г. (ред. от 18 сентября 2006 г.), правовая система «Консультант-Плюс».
    
11. 
    Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации: Постановление Госкомстата Российской Федерации № 20 от 24 марта 1999 г., правовая система «Консультант-Плюс».
    
12. 
    Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704
    
13. 
    Письмо Минфина России от 17.05.2006 N 03-03-04/1/469
    
14. 
    Письмо Банка России от 30.07.2007 N 36-3/1381
    
15. 
    Письма Минфина России от 13.04.2007 N 03-03-06/4/48 и от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82.
    
16. 
    Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У
    
17. 
    Письмо Управления МНС России по г. Москве от 12.08.2003 N 29-12/44158
    
18. 
    Глушков И. Е. Бухгалтерский (налоговый, финансовый, управленческий) учет на современном предприятии./ И.Е. Глушков. – 12-е изд. Эффективная настольная книга бухгалтера. М.: «КноРус»; Новосибирск «Экор-книга», 2005.
    
19. 
    Дробышевский Н.П. Ревизия и аудит: Учеб. пособие./ Н.П. Дробышевский. – Мн.: ООО «Мисанта», 2004.
    
20. 
    Мартынов Н.В. Основы организации бухгалтерского учёта и аудита. Мн.: БГЭУ, 2003.