Содержание

Введение

Основу информационных систем составляет информация — совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений.

Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано прежде всего с потребностью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.

Вычислительные средства, которые имеют сейчас предприятия и организации, позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности.

В свете вышесказанного, тема «Автоматизированные рабочие места и их оснащение информационными средствами» является актуальной.

Целью данной контрольной работы является изучение автоматизированного рабочего места и его оснащения информационными средствами.

Работа содержит: введение, четыре части, заключение и список использованной литературы.

1. Автоматизированные рабочие места. Понятие, классификация, состав.

В современных автоматизированных системах широко используются автоматизированные рабочие места (АРМ) — совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы.

Создание АРМ обеспечивает: доступ к современной электронной технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации; компактность размещения, высокую надежность, простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации; возможность поэтапного внедрения; информационно-справочное обслуживание пользователя; возможность ведения локальных и распределенных баз данных; совместимость с другими системами.¹

АРМ можно классифицировать по различным признакам. Выделяют следующие виды АРМ:

• 
  по выполняемым функциям: проблемные и технологические;
  
• 
  по способу организации: типовые (универсальные), специализированные и проблемно-ориентированные комплексы;
  
• 
  по режиму эксплуатации: индивидуальные, групповые и сетевые.
  

Сетевые АРМ наиболее перспективны, так как позволяют связываться с удаленными банками данных и обмениваться информацией между различными подразделениями. ²

При качественной оценке АРМ учитывают: простоту использования, совместимость АРМ-проекта с другими системами, степень модульности и иерархичности проекта, совместимость интерфейса с другими системами, характер контроля данных и вычислений, достоверность потоков данных и др.

При количественной оценке учитывают надежность и универсальность системы, ее структурно-функциональную сложность, пропускную способность и др.

Автоматизированное рабочее место представляет собой комплекс технических и программных средств автоматизации профессиональной деятельности. В типовой состав автоматизированного рабочего места входят:

• 
  персональный компьютер;
  
• 
  принтер;
  
• 
  плоттер;
  
• 
  сканер;
  
• 
  факс;
  
• 
  средства сетевой связи
  

и другие устройства, а из программных средств:

• 
  текстовый процессор;
  
• 
  электронные таблицы;
  
• 
  графические процессоры;
  
• 
  офисные приложения.³
  

2. Принципы, используемые при создании АРМ

Создание и использование АРМ основывается на ряде общих принципов проектирования систем обработки данных.

Главным считается принцип максимальной ориентации на конечного пользователя.
 Этот принцип реализуется путем создания специальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя и к возможности его обучения и самообучения, поэтому АРМ часто снабжается специальными демонстрационными роликами.⁴

Условия работы пользователя АРМ должны, прежде всего, соответствовать привычным, естественным условиям работника, использовать специальную терминологию. Электронные документы в АРМ должны представлять собой копию бумажной документации. Необходимо, что бы ввод новых данных и корректировка информации сопровождались автоматизацией операций, встроенным контролем и системой подсказок, что позволяет быстро изу­чить работу в АРМ даже неквалифицированному в компьютерной области работнику.

 В процессе разработки и использования АРМ используется принцип проблемной ориентации.
 Каждое АРМ специализируется на решении определенного класса за дач, объединенных общей технологией обработки данных, единством режимов работы, единством алгоритмов обработки данных. Например, АРМ ЕГРПО обеспечивает пополнение и ведение государственного регистра предприятий и организаций; АРМ ИО РОВД предназначено для автоматизации работы с информационно-справочными системами районного отдела милиции и позволяет осуществлять ввод новых данных, получение справочной ин формации и статистическую обработку на уровне РОВД; 1С:Бухгалтерия, Инфо-бухгалтер, Бухгалтерия Парус относятся к АРМ бухгалтера и автоматизируют работу по ведению финансовой деятельности предприятия.

 

Немаловажное значение имеет принцип соответствия информационных потребностей пользователей используемым техническим средствам.
 Характеристики используемых технических средств должны соответствовать объему информации и алгоритмам ее обработки. Это значит, что только после тщательного анализа информационных потребностей пользователя можно приступать к определению состава и функций АРМ.

В процессе создания АРМ должен быть реализован принцип творческого контакта разработчиков АРМ и их
 
потенциальных пользователей.
 Совместное участие пользователя и разработчика в создании АРМ помогает лучше осознать проблемную ситуацию, стимулирует интеллектуальную деятельность будущего пользователя АРМ
 и, в конечном счете, способствует повышению качества АРМ.

Непременным условием использования АРМ является полная документация,
 которая должна содержать пояснения к задачам, выполняемым с помощью АРМ, инструкцию по установке и эксплуатации АРМ, инструкцию по заполнению и ведению входных и выходных документов. Обычно фирма-разработчик программного обеспечения сопровождает его эксплуатацию. В соответствии с договором о продаже лицензионной версии программы, фирма проводит обучение сотрудников-пользователей АРМ, пополняет нормативно-справочную информацию, приводя ее в соответствие с последними постановлениями и новыми методиками, модифицирует старые и добавляет новые формы и режимы работы.⁵

Современные АРМ легко адаптируются
 к разным классам профессиональных задач, обладают гибкостью
 и мо
дифицируются
 при использовании новых методик обработки информации, настраиваются на конкретное при­менение в
 соответствии с требованиями пользователя.

3. Обеспечение характеристик функционирования АРМ

Обоснование конкретных характеристик всех средств АРМ происходит на этапе параметризации. Параметризация
 заключается в выделении и исследовании параметров технических, программных, ин формационных средств, удовлетворяющих требованиям и ограничениям на разных этапах структуризации АРМ. Для бесперебойной работы АРМ используются специальное методическое, информационное, математическое, программное, лингвистическое, технологическое, организационное, эргономическое и правовое обеспечение.

 Информационное обеспечение
 включает в себя организацию информационной базы. Разработчики определяют связи между информационными потоками, формируют пакет входной документации в электронном виде, определяют использование нормативно-справочной документации и уровни доступа к информации пользователей различных категорий в зависимости от сущности решаемых ими задач.

Пользователи разделяются по служебному положению, по специальностям, по уровню подготовленности и частоте работы с вычислительной техникой, по уровню доступа к данным.

По служебному положению пользователи разделяются на:

• 
  руководителей высшего звена (директор, главный менеджер);
  
• 
  руководителей среднего звена (начальники отделов);
  
• 
  исполнителей работ (менеджеры, бухгалтеры);
  
• 
  обслуживающий персонал (операторы, техники).
  

 По степени подготовленности к работе с АРМ выделяются следующие категории работников:⁶

• 
  системные, программисты, проектировщики;
  
• 
  программисты, создающие прикладные программы;
  
• 
  пользователи высокого класса, имеющие подготовку к работе с АРМ;
  
• 
  операторы – это пользователи, имеющие навыки работы с несколькими операциями: загрузка, ввод и т.д.
  

  Математическое обеспечение АРМ
 представляет собой совокупность алгоритмов, обеспечивающих ввод, контроль, хранение и обработку информации, формирование ее в виде графиков, таблиц и диаграмм, а также обеспечение достоверности и защиты информации.

Математическое обеспечение служит основой для раз работки комплекса программных средств и должно согласовываться с потенциальными требованиями пользователя АРМ.

 Программное обеспечение АРМ
 определяет интеллектуальные и профессиональные возможности пользователя, широту и полноту выполняемых функций, возможность использования дополнительных устройств. Прикладное программное обеспечение обычно настроено на работу по заданному алгоритму с информацией из определенной предметной области. Поэтому ввод и обработка данных сопровождаются строгим контролем, что снижает значительно вероятность ошибок и ведет к повышению эффективности работы пользователя. В организации АРМ программное обеспечение должно использовать удобный пользовательский интерфейс и включать в себя алгоритмы для решения задач, необходимых пользователю. Выдача результатов осуществляется в удобном наглядном виде (таблицы, графики, диаграммы). Программное обеспечение предоставляет возможность оперативной работы пользователя с БД и возможность совместного использования ресурсов в сетевых технологиях.

 Лингвистическое обеспечение АРМ
 включает в себя языки общения технологии АРМ с пользователями (русский, английский), языки-запросы (SQL), информационно-правовые языки и языки-посредники в сетях. Языковые средства АРМ необходимы для однозначного смыслового соотношения действий пользователя и ПЭВМ. Чем выше интеллектуальность АРМ, тем больше возможностей необходимо предусматривать в языковых средствах АРМ. Языки АРМ должны быть ориентированы на пользователя и профессиональные особенности АРМ.

Языковые средства можно разделить по видам:

• 
  диалог унифицированной ЭВМ;
  
• 
  диалог по шаблону (выбор из предложенных вари антов ответов);
  
• 
  диалог с использованием меню (выбор пунктов меню);
  
• 
  командный диалог (ввод команды в строку);
  
• 
  объектно-ориентированный (выбор объекта, пиктограммы, окна);
  
• 
  с использованием клавиатуры (использование специальных клавиш).
  

 Технологическое обеспечение АРМ
 представляет собой установленную совместимость проектных решений, определяющих последовательность операции, процедур и этапов в реализации задач с помощью АРМ. Можно вы делить системное и прикладное технологическое обеспечение АРМ, которое включает в себя основные операции, реализуемые информационной технологией:⁷

• 
  ввод информации из бумажных документов при по мощи клавиатуры;
  
• 
  контроль вводимой информации с помощью средств контроля и визуально;
  
• 
  ввод данных с магнитных носителей, набранных на других ПЭВМ и их контроль;
  
• 
  прием данных в виде сообщений по каталогам связи с использованием электронной почты, локальных или глобальных сетей, контроль принимаемой информации;
  
• 
  редактирование данных;
  
• 
  накопление и хранение информации;
  
• 
  поиск и обработка данных по запросам пользователей;
  
• 
  вывод на экран или на печать результатов поиска и обработки;
  
• 
  защита информации от разных категорий угроз;
  
• 
  формирование и передача данных на другие компьютеры на магнитных носителях и по сети.
  

 Операционное обеспечение
 включает в себя комплекс документов, регламентирующих действия специалиста при использовании АРМ. Документация включает в себя:

• 
  должностные инструкции специалистов АРМ;
  
• 
  перечень уровней доступа и паролей к различным категориям данных;
  
• 
  инструкцию по эксплуатации локальных и сетевых АРМ;
  
• 
  инструкцию по набору и вводу информации;
  
• 
  перечень задач, решаемых с помощью АРМ алгоритмов их решения, функциональных возможностей технологии;
  
• 
  перечень выходных таблиц, графиков, диаграмм, предоставляемых на выходе сеанса работы с АРМ.
  

 Эргономическое обеспечение
 АРМ включает в себя нормативы, учитывающие комплекс физиологических, психологических, антропометрических параметров человека для безопасной и комфортной организации труда пользователя АРМ. К ним можно отнести требования к расположению и цветовой гамме используемых экранных форм и расположению технических средств, к освещенности и раз мерам помещения, к качеству и удобству интерьера. Все эти и многие другие факторы определяют условия охраны и удобства труда главного участника АРМ – человека.

4. Информационные средства обеспечения АРМ

Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:⁸

- к унифицированным системам документации;

- к унифицированным формам документов различных уровней управления;

- к составу и структуре реквизитов и показателей;

- к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

- чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

- одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

- работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

- имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника - от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

- исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

- классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Система информационного обеспечения (ИО) АРМ строится в зависимости от ряда факторов и предусматривает создание единого информационного фонда, систематизацию и унификацию показателей и документов, разработку способов формализованного описания данных и др. ИО является обеспечивающей подсистемой при решении задач управления и является совокупностью информационных ресурсов.⁹

ИО включает:

• 
  единую систему классификации и кодирования ТЭП деятельности объекта управления;
  
• 
  унифицированную систему первичной документации;
  
• 
  массивы информации, которые используются для решения задач управления.
  

В процессе разработки ИО необходимо определить:

1. 
   состав информации (перечень информационных единиц или совокупностей, необходимых для решения комплекса задач);
   
2. 
   структуру информации и закономерности ее превращения, т.е. правила формирования показателей и документов;
   
3. 
   характеристики движения информации (объем и интенсивность потоков, маршруты движения, временные характеристики);
   
4. 
   характеристики качества информации (полнота, значимость, своевременность, достоверность и др.);
   
5. 
   способы превращения информации.
   

ИО АРМ делится на внемашинное и внутримашинное. Это обусловлено тем, что информация зарождается у внемашинной сфере и характеризует процессы, явления, объекты проблемной сферы. Она фиксируется на первичных документах и содержит как оперативную, так и учетную информацию.¹⁰

Внемашинная информационная база – совокупность сообщений, сигналов, документов которые используются при функционировании АРМ и которая воспринимается человеком без применения вычислительной техники.

К способам организации и ведения внемашинной информационной базы относятся:

1. 
   системы классификации и кодирования технико-экономической информации, которая содержится в документах проблемной сферы;
   
2. 
   унифицированная система документации (УСД). Она содержит унифицированные типовые формы (формуляры-образцы), рекомендованные для использования в автоматических информационных системах;
   
3. 
   методические и инструктивные материалы для ведения документов.
   

Внутримашинная информационная база – содержит ту часть информационной базы, которая фиксируется на машинных носителях информации. Основная ее задача – адекватное отображение объекта управления в памяти ЭВМ и обеспечение информацией для решения задач управления, которые решаются в автоматических информационных системах.

Заключение

Автоматизированное рабочее место (АРМ) можно определить как совокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческой предметной области.

Создание АРМ обеспечивает: доступ к современной электронной технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации; компактность размещения, высокую надежность, простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации; возможность поэтапного внедрения; информационно-справочное обслуживание пользователя; возможность ведения локальных и распределенных баз данных; совместимость с другими системами.

Главным назначением АРМ является решение задач профессиональной на­правленности (задач бухучета, анализа хозяйственной деятельности, планирования и прогно­зирования и т.п.).

Процесс ведения таких задач на предприятии представляет собой совокупность информационных и кон­трольно-организационных операций. К информационным операциям относятся операции сбора, регистрации, пере­дачи, хранения и обработки данных. Контрольно-органи­зационные операции связаны с контролем и использова­нием информации, полученной в результате выполнения информационных операций, и занимают наибольший удель­ный вес в деятельности управленческого аппарата.

Список использованной литературы

1. 
   Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. проф. Г. А. Титоренко. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2003. – 399 с.
   
2. 
   Конспект лекций по дисциплине «АРМ экономиста» / Паршин Ю.И. - Днепропетровск: ДУЭП, 2005. - 59 с.
   
3. 
   Корнюшин В.Ю. Бухгалтерские информационные системы // http://www.e-college.ru
   
4. 
   Сибирский В.К. Информационно-телекоммуникационные технологии в деятельности правоохранительных органов // http://www.e-college.ru
   
5. 
   Электронный учебный курс «Информационные системы» // http://www.tspu.tula.ru/ivt/old_site/umr/