Класифікація документів

Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони—писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті:

• 
  службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;
  
• 
  особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;
  

місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:

• 
  внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;
  
• 
  зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
  

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

напрямком — вхідні й вихідні;

формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

• 
  стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);
  
• 
  індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, 
  
• 
  заяви);
  

строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:

• 
  звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;
  
• 
  термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом;
  
• 
  дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново»;
  

ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

• 
  оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;
  
• 
  копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;
  
• 
  за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);
  
• 
  якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;
  

складністю — прості (односкладові) й складні;

строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.



Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Формуляр документа

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

1. 
   Державний герб України.
   
2. 
   Емблема організації чи підприємства.
   
3. 
   Зображення державних нагород.
   
4. 
   Код установи, організації, підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
   
5. 
   Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
   
6. 
   Назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника).
   
7. 
   Повна назва організації, установи чи підприємства — автора документа.
   
8. 
   Назва структурного підрозділу.
   
9. 
   Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку.
   
10. 
    Назва виду документа.
    
11. 
    Дата.
    
12. 
    Індекс.
    
13. 
    Посилання на індекс та дату вхідного документа.
    
14. 
    Місце складання або видання.
    
15. 
    Гриф обмеження доступу до документа.
    
16. 
    Адресат.
    
17. 
    Гриф затвердження.
    
18. 
    Резолюція.
    
19. 
    Заголовок до тексту.
    
20. 
    Відмітка про контроль.
    
21. 
    
    
22. 
    Текст.
    
23. 
    Відмітка про наявність додатка.
    
24. 
    Підпис.
    
25. 
    Гриф погодження.
    
26. 
    Візи.
    
27. 
    Печатка.
    
28. 
    Відмітка про засвідчення копій.
    
29. 
    Прізвище виконавця та номер його телефону.
    
30. 
    Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.
    
31. 
    Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.
    
32. 
    Відмітка про надходження документа.
    

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці; розписка виконавця про одержання документа; хід виконання; додатки.

Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 року з обов'язковим додержанням таких правил:

• 
  встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;
  
• 
  реквізити заголовка розмішуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або паперовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
  
• 
  бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору.
  

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.

Рапорт

Рапорт – письмове звернення працівника до вищої посадової особи з викладом питань службового чи особистого характеру.

Рапорти подаються з метою реалізації прав і законних інтересів працівників (наприклад, рапорт про надання відпустки, квартири тощо), інформування про виконану роботу (наприклад, рапорт про приймання дільниці дільничним інспектором міліції тощо), про виявлені недоліки й пропозиції щодо їх усунення.

Реквізити:

У рапорті реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

• 
  адресат
  

Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява).

• 
  адресант
  

Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає рапорт. Якщо заява адресується до тієї організації, де працює адресант, домашню адресу не зазначається (назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи);

• 
  назва виду документа;
  

Нижче реквізиту адресант посередині рядка слово "Рапорт" пишеться з великої літери й крапка не ставиться.

• 
  текст; з великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обгрунтуванням.
  
• 
  підстава (додаток): перелік документів доданих до заяви на підтвердження її правомірності. Цей реквізит застосовується у написанні складної заяви.
  

Після тексту рапорта ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.

• 
  дата;
  
• 
  підпис.
  

Рапот пишеться власноручно в одному примірнику.



ПРОТОКОЛ

Протокол - це документ, який відбиває процес і результати роботи колегіальних органів, проведення різних нарад, засідань, обговорень тощо. Протоколом оформляється також діяльність адміністративних органів, слідчих та ін. У ньому занотовуються всі виступи з розглянутих питань та прийняті рішення. Протокол – це первинний офіціальний документ.

Класифікуються:

• 
  За обсягом фіксованих даних:
  

1. 
   Скорочені (містять назви обговорюваних питань, ПІБ доповідачів та виступаючих, прийняті рішення).
   
2. 
   Повні (короткий запис виступів доповідачів і інших учасників зборів).
   

• 
  В залежності від способу фіксації:
  

1. 
   Рукописні, машинописні.
   
2. 
   Стенографічні.
   
3. 
   Фонографічні.
   

Текст протоколу складається з двох частин:


1. Вступна:

• 
  вказується дата проведення зборів;
  
• 
  ПІБ присутніх, якщо присутніх велика кількість, то складається їх список як додаток до протоколу;
  
• 
  порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються.
  

2. Основна:

• 
  поділяється на розділи до питань порядку денного;
  
• 
  кожен розділ містить частини, прописані великими літерами "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ" .
  

Протокол звичайних зборів веде секретар або інша спеціально призначена особа. Після зборів у її розпорядження передаються всі письмові матеріали зборів: листи реєстрації присутніх, тези доповідей і співдоповідей, проекти рі­шень, письмові запитання учасників зборів та ін. Практикується ознайомлення промовців з записами секретаря перед тим, як протокол друкуватиметься – для уникнення перекручень і неточностей.



Добирати кандидатуру секретаря на відповідальну нараду треба дуже вимогливо: адже хороший протокол може скласти тільки людина грамотна, досвідчена і компетентна в обговорюваних питаннях. Після зборів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою і секретарем зборів. Протокол загальних зборів різних неперіодичних засідань, нарад підписують голова і секретар, а протокол засідань комісій – усі члени президії. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки прийняті рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання.

Питання порядку денного в протоколі формулюються у називному, а не в знахідному відмінку, наприклад: «Розгляд і затвердження ... » (форма «Про розгляд і затвердження...» не рекомендується). Жанр виступу («допо­відь», «повідомлення», «пропозиція» та ін.), посада і прізвище доповідача називається після формулювання питання.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ будується за традиційною схемою: Слухали – Виступили – Ухвалили. Після цих слів ставиться двокрапка.

В наступному рядку після слова “Слухали” вказуються прізвище й ініціали доповідника, тема доповіді або повідомлення.

У розділі “Ухвалили” повністю викладається прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції (складається з констатуючої і резолюючої). У констатуючій частині підкреслюють значення обговореного питання, зазначають досягнення і недоліки. У резолюючій – заходи, спрямовані на виконання поставлених завдань.

Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно. Якщо хід засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься; розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Коли хід зборів, нарад, засідань фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.



Зразок протоколу:

ПРОТОКОЛ №

12 квітня 1997 р.

Зборів орендного швейного об'єднання «Каштан» Укршвейпрому

Усього членів колективу:

Присутні:

Відсутні:

П о в і с т к а д н я:

1. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни.

2. Розподіл грошових премій.

С л у х а л и:

Про стан дисципліни в колективі об'єднання «Каштан» та необхідність створення комісії з питань контролю дисципліни. Інформація пана Лисенка В. І.

В и с т у п и л и:

Гриценко Л. Я., Іванова Г. М., Коваль М. Д., Петренко М. І. з пропозицією включити до складу комісії 15 осіб. Усього виступило 20 осіб з конкретними пропозиціями щодо створення комісії з питань контролю дисципліни у швейному об'єднанні «Каштан».

П о с т а н о в и л и:

До 20.04.1997 р. створити комісію з питань контролю дисципліни в об'єднанні в складі 15 осіб. Список додається.

Голова зборів (підпис) С. І. Котлова

Секретар (підпис) Р. М. Мостова

Витяг з протоколу — коротка форма повного протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.



Зразок витягу з протоколу:

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ №

засідання товариства відкритого типу «Україна» від 11 січня 1997 року

Слухали заяву експерта Грачова Ю. М. з клопотанням колективу про виділення йому путівки до лікувально-профілак-тичного санаторію

«Зелений бір».

П о с т а н о в и л и:

Виділити Грачову Ю. М. путівку до санаторію «Зелений бір»

з 1 лютого 1997 р.

Оригінал підписали:

Голова засідання (підпис) Л. Р. Прилуцький

Секретар (підпис) Н. І. Привалова

Довідка

Довідка — документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.

Довідки діляться на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

- зовнішніми - укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми - укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Реквізити довідки

1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи).

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Місце укладання документа.

5. Заголовок до тексту.

6. Текст.

7.Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.

8. Печатка.

Зразки довідок

Київська середня школа № 25

Д о в і д к а

17.03.95 № 86

м. Київ

Коваленку Юрію Леонтійовичу в тому, що він працює вчителем фізкультури. Його посадовий оклад 120 грн. на місяць. Видано для подання до Інституту фізкультури.

Директор школи (п і д п и с) О. С. Самійленко

Секретар (п і д п и с) К. Г. Моторна

***

Жек № 601 м. Києва

Д о в і д к а

15.07.95 № 7

Журавльовій Олені Сидорівні в тому, що вона мешкає в м. Києві з 5 травня 1975 року за адресою: вул. Обсерваторна, буд. 10, кв. 13. Займає загальну житлову площу 20 м2.

Видано для подання до Шевченківської райдержадміністрації.

Головний інженер

житлово-експлуатаційної контори (п і д п и с) Ф. С. Захар'їн


Основні правила оформлення реквізитів
Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.


№

Реквізити

Розташування та правила оформлення

1

Державний герб України

Посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації

2

Емблема організації чи підприємства

Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку

3

Зображення державних нагород

У верхньому лівому кутку або посередині документа

4

Код підприємства, установи, організації

У верхньому правому кутку

5

Код форми документа

У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи

6

Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа

У верхньому лівому кутку або посередині сторінки

7

Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа

У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. Назва установи повинна відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї

8

Назва структурного підрозділу

У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом

9

Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку

У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 01054, м. Київ-54. вул. Пирогова, 9, т. 221-99-33 На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518

1

0



Назва виду 

документа



Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім 

листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу



11

Дата

Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік— 17.06.2002 (тобто 17 червня 2002 року). Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль): 03.04.2002; 05.08.99. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи)

12

Індекс

У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дає змогу забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад:

№ 02-10/36, де 02 — шифр структурного підрозділу; 10 — номер справи; 36 —реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії

13

Посилання на індекс та дату вхідного документа

У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад:

на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 135-— порядковий номер

1

4



Місце укладання 

чи видання



У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи 

населеного пункту, де видається документ



15

Гриф обмеження доступу до документа

З правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: «Для службового користування», «секретно», «цілком секретно»

16

Адресат

З правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад:

Друкарня Никонову

«Преса України» Миколі Петровичу

Головному вул. Грінченка,

редакторові буд. 7, кв. 19

Романову В. Ю. Київ-04 01004

Якщо документ адресується установі, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються у називному відмінку:

Міністерство охорони здоров'я України Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи подається у родовому відмінку:

Директорові Київської

загальноосвітньої школи № 7

17

Гриф затвердження

У верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифа затвердження: - слово ЗАТВЕРДЖУЮ;

• 
  назва посади;
  
• 
  особистий підпис;
  
• 
  ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;
  
• 
  дата затвердження.
  

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

директор школи (підпис) Л. С. Семенова

07.10.2002



Під час затвердження документа розпорядчим

актом на документі зазначається гриф за такою

формою:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Наказ Міністерства фінансів України

20.04.2002, № 15



18

Резолюція

Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа.

У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів.

Складається з таких елементів:

— прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ;

— вказівка на порядок виконання документа;

— термін виконання документа;

— особистий підпис керівника;

— дата.

Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою. На документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок йог» виконання, оформляється резолюція на окремих аркушах чи спеціальних бланках

19

Заголовок до тексту

Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника «про»; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень

20

Відмітка про контроль

З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою «К» або «Контроль»



21

Текст

Складається з таких логічних елементів:

• 
  вступу;
  
• 
  доказу;
  
• 
  закінчення.
  

Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля)

22

Відмітка про наявність додатка

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом;

в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті:

Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) за формою, зазначеною у додатку 1.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першої сторінки додатка:

Додаток

до наказу Міністерства освіти і науки України 15.10.2002 № 15

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останньої сторінки додатка. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

1. 
   якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так
   

Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;

2. 
   якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:
   

Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на 5 арк. у 2 

прим.

Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:

Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окремо складається їх опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на 7 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазна

ченими у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 2 прим, на першу адресу



23

Підпис

Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:

• 
  найменування посади (з лівого боку);
  
• 
  підпис (між назвою посади й прізвищем);
  
• 
  ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч):
  

Голова Державного

комітету архівів

України (Підпис) (Ініціали, прізвище)

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією - примірники.

Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні:

Директор Директор

зош № 277 зош № 282

(підпис) (підпис)

Л. С. Семчук Ю. Ю. Новак

Розшифрування підпису в дужки не береться. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка 

підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом: «в. о.», «заст.»). Не допускається підписання документа з прийменником «за» або проставленням скісної риски перед найменуванням посади. Документ колегіальних органів підписує голова та секретар колегіального органу



24

Гриф погодження

Розрізняють дві форми погодження документів

— внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:

— слова «ПОГОДЖЕНО»;

• 
  назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи;
  
• 
  особистого підпису;
  

— його розшифрування;

— дати.

Грифи погодження розташовуються нижче від реквізиту «підпис» або на окремій сторінці. Наприклад:

ПОГОДЖЕНО Директор зош № 246 (підпис) С Б. Дмитрів 01.09.2002

Якщо зовнішнє погодження Документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України 01.07.2002, № 12

Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження:

Аркуш погодження додається Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа
Найменування Найменування

посади посади

(Підпис) (Підпис)

(Ініціали, прізвище) (Ініціали, прізвище)

Дата Дата



25

Віза

Внутрішнє погодження проекту документа — це його візування. Віза складається з:

• 
  особистого підпису особи, що візує;
  
• 
  дати.
  

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали та прізвище):

Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко

28.08.2002

Невеликі зауваження (1—2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього погодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі

26

Печатка

Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. п. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ

27

Відмітка про засвідчення копій

У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» — слово «правильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою

28

Прізвище виконавця та номер його телефону

Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з:

• 
  прізвища виконавця;
  
• 
  номера його службового телефону.
  

Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа

29

Відмітка про виконання документа й направлення його до справи

Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості:

• 
  стислу довідку про виконання;
  
• 
  
  
• 
  слова «До справи» та номер справи, до якої має бути підшитий документ;
  
• 
  дату скерування документа до справи;
  
• 
  підпис керівника структурного підрозділу
  

або виконавця:

До справи № 07/54

Питання вирішено позитивно у телефонній

розмові 05.09.2002

(Посада, ініціали, прізвище)

Відмітка «До справи» свідчить про те, що

роботу над документом закінчено



30

Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій

Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа. Містить:

• 
  запис «Інформація перенесена на машинний носій»;
  
• 
  підпис особи, відповідальної за перенесення даних;
  

дату перенесення

31

Відмітка про надходження

Містить:

• 
  скорочену назву організації, що отримала
  документ;
  
• 
  дату його надходження.
  

Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:

• 
  назву організації;
  
• 
  дату надходження;
  
• 
  індекс документа.
  

Відмітка про надходження розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа