Порядок, сроки рассмотрения и исполнения замечаний и предложений, оформление результатов
После внесения замечания или предложения в книгу лицо, ответственное за ее ведение, должно ознакомить руководителя организации с содержанием записи. Руководитель принимает решение о рассмотрении замечания или предложения, определяет конкретного исполнителя (исполнителей) и срок исполнения. Принятое решение оформляется в виде резолюции, которая должна быть датирована и подписана.
В книге не предусмотрена графа для оформления резолюции руководителя. Потому в организации необходимо определить, где она будет оформляться, а также установить порядок, в соответствии с которым задание руководителя по исполнению замечания или предложения будет доводиться до исполнителя (исполнителей).
Рассмотрим возможные варианты.
Вариант 1
После внесения гражданином замечания или предложения в книгу последняя передается ответственным лицом руководителю. Он знакомится с содержанием замечания или предложения и записывает принятое решение в виде резолюции в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». Затем с этой страницы книги снимается копия, которая передается исполнителю.
Вариант 2
После внесения гражданином замечания или предложения в книгу с соответствующей ее страницы снимается копия и передается руководителю для оформления резолюции, которая переносится ответственным лицом в графу книги «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». После этого копия с резолюцией направляется исполнителю.
В обоих случаях изготавливаются два экземпляра копий: один передается исполнителю, другой остается у ответственного лица для контроля за сроком исполнения. При необходимости могут быть изготовлены дополнительные экземпляры копий - по числу исполнителей.
Вариант 3
После внесения гражданином замечания или предложения в книгу последняя передается ответственным лицом руководителю, который знакомится с содержанием замечания или предложения и записывает принятое решение в виде резолюции в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». Ответственным лицом заполняется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК)*, куда наряду с фамилией, именем, отчеством гражданина, адресом его места жительства и (или) работы, содержанием замечания или предложения и иными сведениями, изложенными на соответствующей странице книги, переносится резолюция руководителя. Один экземпляр карточки передается исполнителю, другой помещается в контрольную картотеку. При необходимости могут быть заполнены дополнительные экземпляры РКК.
В соответствии с п. 2.5.4 Декрета Президента Республики Беларусь от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» (далее - Декрет) организация (уполномоченное лицо, ответственное за ведение книги), индивидуальный предприниматель обязаны вносить в книгу сведения о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан. Содержание этих сведений и порядок их внесения в книгу зависят от того, положительное или отрицательное решение было принято.
В случае положительного решения оно заносится в графу книги «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения», например:
Письменный ответ гражданину при этом не направляется.
При необходимости он может ознакомиться с результатами рассмотрения его замечания или предложения непосредственно в книге, которая согласно п. 2.5.2 Декрета должна представляться по его первому требованию.
В соответствии с п. 2.5.5 Декрета и п. 17 Положения о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 «О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением» и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь» (далее - Положение), в случае отказа в удовлетворении замечания или предложения организация (уполномоченное за ведение книги лицо), индивидуальный предприниматель обязаны письменно информировать об этом гражданина в установленный срок с мотивацией причин отказа.
Для этого последнему направляется письменный ответ с объяснением причин отказа, в сроки, аналогичные срокам исполнения замечаний и предложений, вносимых в книгу при их положительном решении.

Пример оформления письменного ответа гражданину с отказом в удовлетворении предложения
Сведения об отказе вносятся в графу «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения», например:
Или
При этом в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)» указывается регистрационный индекс и дата направленного ответа, например:
В то же время ч. 2 п. 2.5.5 Декрета установлено, что при отсутствии в книге фамилии гражданина, данных о его месте жительства и (или) работы письменный ответ не направляется и соответствующая отметка о причинах отказа в удовлетворении замечания или предложения вносится в книгу. Следует обратить внимание, что отсутствие в книге фамилии, адреса места жительства и (или) работы гражданина не является основанием для отказа в рассмотрении замечания или предложения. Замечание должно быть рассмотрено в установленном порядке, а информация о результатах рассмотрения - внесена в графу книги «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения».
Вместе с тем в случае отказа в удовлетворении замечания и при отсутствии в книге фамилии, адреса места жительства и (или) работы гражданина письменный ответ ему направляться не будет, о чем в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)» должна быть сделана соответствующая запись, например:
В книгу могут быть внесены замечания и предложения, не относящиеся к компетенции организации, индивидуального предпринимателя. В соответствии с п. 2.4 Декрета они не подлежат обязательному рассмотрению. Порядок оформления в книге соответствующего решения нормативными актами не установлен, поэтому организация, индивидуальный предприниматель сами вправе определить, где и каким образом будет делаться соответствующая запись. Представляется целесообразным фиксацию факта отказа в рассмотрении замечания или предложения оформлять в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». Обязательно должно быть указано, что внесенное в книгу замечание или предложение не относится к компетенции данной организации. Эту информацию желательно дополнить сведениями о том, в какой государственный орган, иную организацию необходимо обратиться гражданину, например:
При ознакомлении в книге с ответом гражданин получит необходимую ему информацию для реализации своих прав и законных интересов.
Нормативные акты не требуют обязательного направления ответа гражданину в случае отказа в рассмотрении замечания или предложения. Вместе с тем по принципу аналогии работы с письменными обращениями граждан, которая регулируется Законом Республики Беларусь от 06.06.1996 № 407-XIII «Об обращениях граждан» (в редакции от 01.11.2004 № 340З) (далее - Закон об обращениях граждан) и Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2005 № 544, гражданину может быть направлен письменный ответ. Его номер и дата также должны быть указаны в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)».
В Положении не определен порядок исполнения замечаний и предложений, если гражданин не удовлетворен решением, принятым организацией (индивидуальным предпринимателем) и вносит аналогичную запись в книгу повторно. В данном случае целесообразно применить принцип аналогии права. Согласно ст. 12 Закона об обращениях граждан повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются результаты исчерпывающих проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке. Предусматривается также информирование гражданина о том, что его повторные обращения не обоснованы и переписка с ним по данному вопросу прекращается. Соответствующая информация записывается в графу «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения», например:
Гражданину может быть также дан письменный ответ аналогичного содержания, номер и дата которого указываются в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)».
Пример заполненной страницы книги замечаний и предложений
Замечания и предложения, вносимые в книгу, должны рассматриваться оперативно. Пунктом 2.5.3 Декрета установлено, что по изложенным в книге замечаниям и предложениям, не требующим дополнительного изучения и проверки, должны быть приняты необходимые меры в течение 15 дней. Для замечаний и предложений срок исполнения исчисляется с даты их внесения гражданином в книгу. Для этих целей в форме книги предусмотрена графа «Дата внесения замечания и (или) предложения». Срок исполнения замечаний и предложений исчисляется в календарных днях.
При необходимости проведения специальной проверки внесенных в книгу замечаний и предложений руководителями организаций, индивидуальными предпринимателями этот срок может быть продлен, но не более чем на 15 дней, с одновременным уведомлением об этом гражданина.

Пример оформления уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения предложения
Результаты рассмотрения замечания или предложения должны быть отражены в книге. Пунктом 14 Положения установлено, что сведения о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений и отметка о направлении ответа гражданину, дата и регистрационный номер ответа, в том числе уведомления о продлении срока исполнения, изложенных в книге замечаний и (или) предложений, вносятся в книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений. Учитывая, что изначальный срок исполнения составляет не более 15 дней, сведения о результатах рассмотрения, отрицательный ответ или отметка о продлении срока исполнения замечания или предложения должны быть внесены в книгу не позднее чем через 15 дней.
Пример
Замечание было внесено в книгу 17 мая 2009 г. Первоначальная крайняя дата исполнения - 31 мая 2009 г. Следовательно, если замечание или предложение гражданина принято и исполнено либо дан отрицательный ответ, соответствующая графа книги должна быть заполнена не позднее 31 мая 2009 г.
В случае продления срока исполнения запись об этом должна быть сделана в книге также не позднее 31 мая 2009 г. И не позднее этой даты гражданину должно быть направлено уведомление о продлении срока рассмотрения замечания или предложения. При этом крайний срок рассмотрения переносится на 15 июня 2009 г. Не позднее этого дня в графе книги «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения» должна быть сделана запись о принятых в организации мерах реагирования на замечание или предложение.
Формой книги не предусмотрена специальная графа для оформления отметки об уведомлении гражданина о продлении срока исполнения замечания или предложения. Как вытекает из содержания абзаца 2 п. 14 Положения, эту отметку необходимо оформлять в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения», например:
При этом в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)» следует указать регистрационный индекс и дату уведомления о продлении срока исполнения, например:
В форме книги не предусмотрена графа, где указывался бы срок исполнения. В целях осуществления более качественного оперативного контроля за ходом исполнения изложенных в книге замечаний и предложений в графе «Дата внесения замечания и (или) предложения» целесообразно ниже даты внесения замечания или предложения указать установленный срок его рассмотрения.

Список использованных источников
11.            Гражданский процесс. Т. Белова, И. Колядко, Н. Юркевич. 2002г. Издательство: Амалфея. – 592с.
12.            Гражданский процесс, ч. 2, Учебное пособие для юридических вузов / Под ред. Н. Г. Юркевича, В.Г. Тихини. Мн., Вышэйшая школа, 2000.
13.            Гражданский процесс. Общ. часть: Учебник / Под. общ. ред. Т.А. Беловой, И.Н. Колядко, Н.Г. Юркевича. - Минск: Амалфея, 2006.
14.            Комментарий к Гражданскому кодексу Республики Беларусь. В 2 книгах. Кн. 1. / Отв. ред. В. Ф. Чигир. – Мн.: Амалфея, 1999. – 624с.