Самостоятельная Особенности таблиц в БД в Access
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-30Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Министерство образования и науки РК
Алматинский технический колледж
Отчет
По практике по СУБД
Выполнила:
Студентка группы
ВТ-08-9-1р
Вершинина Нина
Проверила:
Бауыржан М.Б.
Алматы 2010
Содержание
Введение...................................................................................................................3
1. Техника безопасности………………………………………………………….5
2. БД в Access………………………………………………………………...……6
3. Структура БД в Access…………………………………………….…...………6
4. Особенности таблиц в БД в Access……………………………………...…….7
5. Связи таблицы в Access………………………………………….…….…..…..9
6. Запросы…………………………………………………………....…….….….11
7. Выбор базовых таблиц для запроса………………………………………….12
8. Форма……………………………………………………………………..……13
9. Структура формы…………………………………………………..…..……..15
10. Отчеты……………………………………………………………..……..…..16
11. Структура отчета………………………………………………..……...……18
12. Макросы……………………………………………………….………..……19
13. Вопросы………………………………………………………………...…….21
Самостоятельная работа…………………………………………………..…….23
Список использованной литературы……………………………..……...……..26
Введение
Сегодня количество компьютеров в мире превышает более 500 млн. единиц. При этом вычислительная система по-своему уникальна. Найти две системы с одинаковыми аппаратными и программными конфигурациями весьма сложно, и поэтому для эффективной эксплуатации вычислительной техники от специалистов требуется достаточно широкий уровень знаний и практических навыков. Вместе с тем в количественном отношении темп численного роста вычислительных систем заметно превышает темп подготовки специалистов, способных эффективно работать с ними. При этом в среднем один раз в полтора года удваиваются основные технические параметры аппаратных средств. Один раз в 2-3 года меняется поколение программного обеспечения (ПО) и один раз в 5-7 лет меняется база стандарта, интерфейсов и протоколов.
Ознакомление с техническими принципами работы компьютера.
Состав вычислительной системы называется конфигурацией. Аппаратные и программные средства вычислительной техники принято рассматривать отдельно, соответственно отдельно рассматривают аппаратную конфигурацию вычислительных систем и их программную конфигурацию. Такой принцип разделения имеет для информатики особое значение, поскольку очень часто решение одних и тех же задач может обеспечивать как аппаратными, так и программными средствами. Критериями выбора аппаратного или программного решения являются производительность и эффективность. К аппаратному обеспечению вычислительных систем (ВС) относятся устройства и приборы, образующие аппаратную конфигурацию. Современные компьютеры и вычислительные комплексы имеют блочно-модульную конструкцию, аппаратную конфигурацию, необходимую для исполнения конкретных видов работ, можно собирать из готовых узлов и блоков. Согласование между отдельными узлами и блоками выполняется с помощью переходных аппаратно-логических устройств, называемых аппаратными интерфейсами. Стандарты на аппаратные интерфейсы в вычислительной технике (ВТ) называются протоколами. Таким образом протокол – это совокупность технических условий, которые должны быть обеспечены разработчиками устройств для успешного согласования их работ с другими устройствами.
Многочисленные интерфейсы присутствующие в архитектуре любой ВС можно условно разделить на 2 большие группы: последовательные и параллельные.
Программы – это упорядоченная последовательность команд. Конечная цель любой компьютерной программы – управление аппаратными средствами. Даже если на первый взгляд программа никак не взаимодействует с оборудованием, не требует никакого ввода данных с устройств ввода и не осуществляет вывод данных на устройство вывода, все равно ее работа основана на управлении аппаратными устройствами компьютера
Программное и аппаратное обеспечение в компьютере работает в неразрывной связи и в непрерывном взаимодействии. Состав программного обеспечения вычислительных систем называют программной конфигурацией.
1. Техника безопасности
1. Требования безопасности перед началом работы:
· Не входить в кабинет в верхней одежде с головным убором, грязной обуви, с громоздкими предметами.
· Работать разрешается только на том компьютере, который выделен для данного задания.
· Не разговаривать громко, не шуметь, не отвлекать других учеников.
· Перед началом работы учащиеся должны убедиться в отсутствии видимых повреждений оборудования на рабочем месте.
· Напряжение в сети кабеля вкл/выкл только преподавателем.
2. Требования безопасности во время работы:
· С техникой нужно обращаться бережно, на клавиатуре работать не спеша, клавиши нажимать нежно.
· При появлении изменений функционирования аппаратуры, самопроизвольного отключения необходимо немедленно прекратить работу и сообщить об этом преподавателю.
· Контролировать расстояние до экрана и правильную осанку.
· Не допускать работы на максимальной яркости экрана дисплея.
3. Запрещается:
· Эксплуатировать неисправимую технику.
· При включенной напряжении сети отключаем, подключаем кабели, соединяющие различные устройства компьютера.
· Касаться экрана тыльной стороны дисплея, разъемов соединительных кабелей, токоведущих частей аппаратуры.
4. Во время работы запрещается:
· Касаться труб батарей.
· Самостоятельно устранять неисправность работы клавиатуры.
· Нажимать на клавиши с усилением или допускать резкие удары.
· Пользоваться каким либо предметом при нажатии клавиш.
· Передвигать системный блок или дисплей.
· Заграждать проход в кабинете сумками, портфелями, стульями.
· Брать сумки, портфели на рабочее место у компьютера.
· Быстро передвигаться по кабинету.
· Класть какие либо предметы на клавиатуру, системный блок, дисплей.
· Работать грязными влажными руками во влажной одежде.
· Запрещается включать и выключать компьютер без разрешения преподавателя.
По окончании работы выполнить действия строго по указанию преподавателя.
2. БД в
Access
3. Структура БД в
Access
База Данных — структурированный организованный набор данных, описывающих характеристики какой-либо физической или виртуальной системы.
«Базой данных» часто упрощённо или ошибочно называют Системы Управления Базами Данных (СУБД). Нужно различать набор данных (собственно БД) и программное обеспечение, предназначенное для организации и ведения баз данных (СУБД).
Что такое база данных? В общем смысле – совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области или разделе предметной области. В терминах СУБД MS Access база данных – это набор данных и объектов, связанных общей задачей. Каждая база данных – это совокупность таблиц, запросов, форм, отчётов, макросов и модулей, которая хранится в файле с произвольным именем и расширением .MDB.
База данных представляет собой набор сведений, связанных с определенной темой или функцией, например отслеживанием заказов покупателей или обработкой музыкальной коллекции. Если база данных полностью или частично хранится не на компьютере, данные могут быть собираться из нескольких источников, которые необходимо координировать.
Предположим, например, что телефонные номера поставщиков хранятся в различных местах: в файле виртуальной визитной карточки, файлах со сведениями о продукте в картотеке и в электронной таблице со сведениями о заказах. В случае изменения телефона поставщика необходимо обновить соответствующие данные во всех трех местах. В грамотно спроектированной базе данных Access номер телефона сохраняется всего один раз, поэтому обновить данные придется лишь однажды. При обновлении номера телефона он автоматически будет обновлен в любом месте базы данных, где он используется.
Файлы базы данных Access
Приложение Access можно использовать для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать:
· таблицы для хранения данных;
· запросы на поиск и извлечение только необходимых данных;
· формы для просмотра, добавления и обновления данных в таблицах;
· отчеты для анализа или печати данных в специальном формате.
4. Особенности таблиц в БД в
Access
Прежде чем мы приступим к изучению приемов работы с таблицами баз данных, надо обратить внимание на одну особенность всех баз данных, связанную с сохранением информации.
Обычно с документом в программах можно делать все что угодно, пока не настала пора его сохранять. Испортив неаккуратными действиями исходный документ, можно отказаться от сохранения и вернуться к работе с прежней копией. В базах данных это не так.
Таблицы баз данных не являются самостоятельными документами.
Сама база - это документ. Ей соответствует файл на диске, и мы можем сделать его копию. Структура таблиц - тоже документ. В Access такого файла нет, но структура таблиц входит в состав общего файла базы данных наряду с запросами, формами, отчетами и другими объектами. При изменении структуры таблицы система управления базой данных всегда выдает запрос на сохранение изменений.
Но содержание таблиц нельзя сохранить принудительной командой или, наоборот, отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени. Режим реального времени означает, что, пока мы работаем с таблицей, происходит ее непрерывное сохранение. Как только заканчивается ввод данных в одно поле и происходит переход к следующему полю, данные немедленно записываются на жесткий диск.
Эта особенность систем управления базами данных требует аккуратного отношения к работе с таблицами. Для экспериментов надо создавать отдельные копии базы или таблиц и работать с ними.
Первичные ключи
Поскольку строки в реляционной таблице не упорядочены, нельзя выбрать строку по ее номеру в таблице. В таблице нет "первой", "последней" или "тринадцатой" строки.
В правильно построенной реляционной базе данных в каждой таблице есть один или несколько столбцов, значения в которых во всех строках разные. Этот столбец (столбцы) называется первичным ключом таблицы.
Первичный ключ для каждой строки таблицы является уникальным, поэтому в таблице с первичным ключом нет двух совершенно одинаковых строк. Таблица, в которой все строки отличаются друг от друга, в математических терминах называется отношением. Именно этому термину реляционные базы данных и обязаны своим названием, поскольку в их основе лежат отношения (таблицы с отличающимися друг от друга строками).
Внешние ключи
Столбец одной таблицы, значения в котором совпадают со значениями столбца, являющегося первичным ключом другой таблицы, называется внешним ключом.
Внешний ключ, как и первичный ключ, тоже может представлять собой комбинацию столбцов. На практике внешний ключ всегда будет составным (состоящим из нескольких столбцов), если он ссылается на составной первичный ключ в другой таблице. Очевидно, что количество столбцов и их типы данных в первичном и внешнем ключах совпадают.
Отношения предок/потомок
Одним из отличий реляционной модели от первых моделей представления данных было то, что в ней отсутствовали явные указатели, используемые для реализации отношений предок/потомок в иерархической модели данных. Однако вполне очевидно, что отношения предок/потомок существуют и в реляционных базах данных.
Отношение предок/потомок, существующее между офисами и работающими в них людьми, в реляционной модели не потеряно; просто оно реализовано в виде одинаковых значений данных, хранящихся в двух таблицах, а не в виде явного указателя. Все отношения, существующие между таблицами реляционной базы данных, реализуются в таком виде.
5. Связи таблицы в
Access
Связь "один ко многим"
Связь "один ко многим" - наиболее распространенный вид связи. При такой связи каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б может соответствовать только одна строка таблицы А.
Связь "многие ко многим"
При установлении связи "многие ко многим" каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот. Такая связь создается при помощи третьей таблицы, называемой соединительной, первичный ключ которой состоит из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б.
Связь "один к одному"
При установлении связи "один к одному" каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот.
Создание связей между таблицами
Основные преимущества систем управления базами данных реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группами взаимосвязанных таблиц. Для создания связей между таблицами СУБД Access имеет специальное диалоговое окно, которое называется Схема данных.
1. Окно Схема данных открывают щелчком на одноименной кнопке панели инструментов или командой Сервис > Схема данных.
2. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.
3. Если связи между таблицами уже были заданы, то для введения в схему данных новой таблицы надо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу.
4. Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать, можно приступать к созданию связей между полями таблиц.
5. Связь между полями устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной в таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.
6. После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи.
7. Включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым и оба поля должны иметь одинаковый тип.
8. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Если клиент Соколова выйдет замуж и изменит фамилию на Воронову, то придется внести изменение только в поле Фамилия таблицы Клиенты. В прочих таблицах изменения произойдут автоматически.
6. Запросы
Запрос – это обращение к базе данных с целью получения результирующих данных. Этот процесс также называется нахождением данных.
Создание запроса на выборку в режиме конструктора
1. В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и щелкните кнопку Создать.
2. В диалоговом окне Новый запрос выберите команду “Конструктор” и щелкните кнопку Ок.
3. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите нужную вкладку.
4. Для добавления объектов в запрос дважды щелкните кнопкой мыши на имени каждого добавляемого объекта, а затем щелкните кнопку Закрыть.
5. Если запрос содержит несколько таблиц или запросов, убедитесь, что между собой их соединяет линия. Для Microsoft Access это означает, что данные связаны. Если же линий нет, создайте их (установите курсор мыши на связываемое поле первой таблицы, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор на связываемое поле другой таблицы).
6. Добавьте поля в запрос перемещая их имена с помощью мыши из списка полей в бланк запроса.
7. Внесите в запрос необходимые усовершенствования: определите условие отбора, порядок сортировки, создайте вычисляемые поля.
8. Для сохранения запроса выберите пункт меню Файл команду “Сохранить” (или щелкните кнопку Сохранить на панели инструментов). Введите имя, соответствующее соглашениям об именах объектов Microsoft Access, и щелкните кнопку Ок.
9. Для просмотра результатов запроса щелкните кнопку Вид на панели инструментов.
Удаление запроса
1. В окне базы данных выберите вкладку Запрос.
2. Выберите удаляемый запрос и нажмите клавишу Delete на клавиатуре.
3. Подтвердите удаление запроса.
Чтобы отменить удаление щелкните кнопку Отменить на панели инструментов.
7. Выбор базовых таблиц для запроса
1. Создание запроса к базе начинается с открытия вкладки Запросы диалогового окна База данных и щелчка на кнопке Создать.
2. В открывшемся диалоговом окне Новый запрос задают ручной режим создания запроса выбором пункта Конструктор.
3. Создание запроса в режиме Конструктора начинают с выбора тех таблиц базы, на которых будет основан запрос.
4. Выбор таблиц выполняют в диалоговом окне Добавление таблицы. В нем отображаются все таблицы, имеющиеся в базе.
5. Выбранные таблицы заносят в верхнюю половину бланка запроса по образцу щелчком на кнопке Добавить.
6. В окне Добавление таблицы обратите внимание на наличие трех вкладок: Таблицы, Запросы, Запросы и таблицы. Они говорят о том, что запрос не обязательно основывать только на таблицах. Если ранее уже был создан запрос, то новый запрос можно основывать и на нем.
8. Форма
Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.
Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.
Форма предоставляет возможности для:
· ввода и просмотра информации базы данных
· изменения данных
· печати
· создания сообщений
Способы создания форм:
· Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)
· Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)
· Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)
· Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)
· Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)
· Автоформа: сводная таблица
· Автоформа: сводная диаграмма
· Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)
· Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel)
Создание формы с помощью Конструктора
Для создания формы Студенты необходимо выполнить следующие действия:
1. Запустить программу Microsoft Access и открыть БД
2. В окне БД выбрать вкладку Формы. Выполнить щелчок по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новая форма. В этом окне необходимо выбрать из списка пункт Конструктор. Затем в списке "Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос" выбрать имя таблицы (например, Студент). Выполнить щелчок по кнопке ОК. На экране появится окно Форма 3. Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы, выбрать пункт меню Вид / Список полей.
3. Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна Список полей)
4. Разместить поля на форме в нужных местах по разработанному образцу
5. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:
· Выделить объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.
· Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем - перемещает один объект.
· Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.
· Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.
· Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.
· Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка / Удалить.
7. Сохранить форму, выбрав из меню Файл команду Сохранить как, и в открывшемся окне выбрать режим сохранения «в текущей базе данных», затем щелчок по кнопке ОК.
8. Просмотреть форму в режиме Конструктора, выполнив щелчок по кнопке Открыть.
9. Если вид формы не удовлетворяет, открыть форму в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить форму Файл — Сохранить или выполнить щелчок по пиктограмме Сохранить.
9. Структура формы
Структура формы такова: макет формы состоит из разделов. Любая форма может включать следующие разделы:
· раздел Заголовок формы определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице;
· раздел Верхний колонтитул определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы, и отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы;
· раздел Область данных определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Данный раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также неизменяемые данные, например надписи. При печати многостраничной формы этот раздел отображается на каждой странице;
· раздел Нижний колонтитул определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы. Он отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы;
· раздел Примечание формы определяет нижнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы. При печати многостраничной формы примечание формы будет отображено только внизу последней страницы.
10. Отчеты
Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.
Способы создания отчета
В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:
· Конструктор
· Мастер отчетов
· Автоотчет: в столбец
· Автоотчет: ленточный
· Мастер диаграмм
· Почтовые наклейки
Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.
· Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:
· В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
· Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
· В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
· Щелкнуть на кнопке ОК.
· Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
· В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.
Изменение масштаба отображения отчета
Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.
Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.
Печать отчета
Для печати отчета необходимо выполнить следующее:
· В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
· В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
· Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".
· Щелкнуть на кнопке ОК.
Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.
Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).
При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.
Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:
· изменить значение ширины отчета;
· уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.
11. Структура отчета
Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Рассмотрим их назначение. Разделы отчета включают заголовок отчета, примечание отчета, область данных отчета, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид в режиме Конструктора.
Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.
Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике — таблице и запросе.
Раздел примечаний отчета определяет высоту области примечания отчета и добавляется вместе с разделом заголовка отчета. При печати многостраничного отчета примечание будет отображено только внизу последней страницы.
Для добавления областей заголовка и примечания отчета выберите команду Вид, Заголовок/примечание отчета. Если отчет уже содержит данные области, то команда меню Заголовок/примечание отчета будет отмечена флажком. В этом случае команда Вид, Заголовок/примечание отчета позволяет удалить области заголовка и примечания из отчета.
Замечание
При удалении областей заголовка или примечания отчета, содержащих текст либо другие элементы управления, Access выводит диалоговое окно, предупреждающее об удалении содержимого заголовка и примечания.
При печати многостраничного отчета содержимое разделов верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета выводится на каждой странице. Чтобы добавить к отчету верхний и нижний колонтитулы, выберите команду Вид, Колонтитулы. Если отчет уже содержит эти области, то команда меню Колонтитулы будет отмечена флажком. Для удаления областей верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета снова выберите команду Вид, Колонтитулы.
Поскольку отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, в них могут присутствовать дополнительные разделы Заголовок группы и Примечание группы. В зависимости от количества уровней группировки в отчете может быть разное количество таких разделов.
12. Макросы
Макрос — это средство для автоматизации задач и добавления функциональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления. Например, при добавлении командной кнопки в форму событие кнопки OnClick связывается с макросом, который содержит команды, выполняемые при каждом нажатии кнопки.
В приложении Access макросы можно рассматривать как упрощенный язык программирования, на котором программа записывается в виде списка макрокоманд для выполнения. При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация. Макросы позволяют добавлять функциональные возможности в формы, отчеты и элементы управления без необходимости написания кода в модуле Visual Basic для приложений (VBA). Макросы обеспечивают выполнение части команд, доступных в VBA, и для большинства пользователей создание макроса оказывается проще, нежели написание кода VBA.
Предположим, требуется запустить отчет непосредственно из формы ввода данных. Можно добавить в форму кнопку и затем создать макрос, который будет запускать отчет. Макрос может быть изолированным (отдельный объект в базе данных), который затем связывается с событием OnClick для кнопки, или же он может быть внедрен непосредственно в событие кнопки OnClick — это новая возможность в Office Access 2007. В любом случае, при нажатии кнопки выполняется макрос, который запускает отчет.
Макрос создается с помощью построителя макросов.
Чтобы отобразить построитель макросов:
· На вкладке Создание в группе Другие щелкните Макрос. Если эта команда недоступна, щелкните стрелку либо под кнопкой Модуль, либо под кнопкой Модуль класса, а затем щелкните Макрос.
Конструирование макроса
Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме и сводится к записи в окне макроса последовательности макрокоманд, для которых задаются параметры. Каждому макросу присваивается имя. При выполнении макроса макрокоманды выполняются последовательно в порядке их расположения. При этом используются объекты или данные, указанные в аргументах макрокоманд. Имеется возможность определить условия выполнения макрокоманды.
Выполнение макросов инициируется простой операцией и может сводиться к его открытию, как это делается и для других объектов базы данных. Помимо этого, Access предоставляет возможность автоматически инициировать выполнение макроса при наступлении некоторого события. Для связи макроса с событием достаточно в бланке свойств объекта или его элемента управления внести в строку этого события имя макроса. События, с которыми можно связать макрос, определяются в свойствах форм и отчетов и их элементах управления. Создание макроса начинается в окне базы данных, где надо выбрать закладку Макросы (Macros) и нажать кнопку Создать (New). После этого открывается окно макроса.
Формирование макрокоманд в окне макроса
Макрокоманды, составляющие макрос, вводятся в столбец Макрокоманда. Для ввода макрокоманды можно нажать кнопку раскрытия списка макрокоманд в этом столбце и выбрать нужную. Можно ввести имя макрокоманды с клавиатуры. В нижней части окна выводятся аргументы макрокоманды. Значения аргументов задаются путем выбора их из списка, открывающегося в строке аргумента. В поле справа от строк аргументов выводится сообщение с пояснениями для выбранного аргумента.
В строки столбца Примечание вводят необязательный комментарий, описывающий результат выполнения макрокоманды. Каждая новая макрокоманда макроса добавляется в следующей строке бланка. Порядок размещения макрокоманд в бланке определяет последовательность их выполнения.
После ввода всех макрокоманд в макрос его надо сохранить, воспользовавшись командой меню Файл/Сохранить или кнопкой панели инструментов макроса.
Для выполнения макроса можно нажать кнопку панели инструментов Запуск. Если макрос уже закрыт, то для его выполнения надо в окне базы данных выбрать макрос и нажать кнопку Запуск в этом окне. Таким образом, по инициативе пользователя задача может решаться многократно.
Для просмотра и редактирования существующего макроса надо выбрать его в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор.
13. Вопросы
1. Что такое БД?
2. Какие виды БД существуют?
3. Какая БД называется реляционной?
4. В каких объектах хранятся данные базы?
5. Особенности таблиц БД.
6. Какие типы полей и таблиц вы знаете?
7. В чем состоит особенность поля типа МЕМО?
8. Для чего предназначены запросы?
9. Как называется категория запросов, предназначенная для выбора данных из таблиц базы?
10. В каком диалоговом окне создают связь между полями БД?
11. Объект Access.
12. Надежность и безопасность БД.
Ответы
1. БД - это набор записей и файлов, организованных специальным образом.
2. Классификация БД по модели данных:
· Иерархические
· Сетевые
· Реляционные
· Объектные
· Объектно-ориентированные
· Объектно-реляционные
Классификация БД по технологии физического хранения:
· БД во вторичной памяти (традиционные)
· БД в оперативной памяти (in-memory databases)
· БД в третичной памяти (tertiary databases)
Классификация БД по содержимому:
· Географические
· Исторические
· Научные
· Мультимедийные.
Классификация БД по степени распределенности:
· Централизованные (сосредоточенные)
· Распределённые
3. Реляционной называется база данных, в которой все данные, доступные пользователю, организованны в виде таблиц, а все операции над данными сводятся к операциям над этими таблицами.
4. Данные в базах хранятся в виде таблиц (отношений).
5. Каждая таблица имеет структуру. Структура таблицы определяется составом ее полей и их свойствами.
6. Типы полей и таблиц:
Текстовый - одна строка текста (до 255 символов)
Поле МЕМО - текст, состоящий из нескольких строк, которые затем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки (до 65 535 символов).
Числовой - число любого типа (целое, вещественное и т.д.).
Дата/время - поле, содержащее дату или время.
Денежный - поле, выраженное в денежных единицах (р., $ и т.д.)
Счетчик - поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи.
Логический - содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE (ложно) и применяется в логических операциях.
Поле объекта OLE - содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д.
7. Поле МЕМО может содержать до 65 535 символов, МЕМО-поля не могут быть первичными ключами.
8. Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С их помощью выполняют отбор данных, их сортировку и фильтрацию.
9. Категория запросов, предназначенная для выбора данных из таблиц базы, называется запрос на выборку.
10. Связи между полями в БД создаются в окне «Схема данных».
11. Объекты Access:
· Таблицы
· Запросы
· Формы
· Отчеты
· Макросы
· Модули
12. Надежность баз данных имеет особую важность. Последствия утраты документа, созданного в текстовом процессоре или графическом редакторе, можно оценить затратами времени, необходимого для его воспроизведения. Утрата базы данных может привести к остановке целой отрасли промышленности и иметь глобальные последствия. Существуют базы данных, от которых зависит движение транспорта, работа банков и промышленных предприятий. Есть базы, содержащие жизненно важные сведения медицинского характера.
Самостоятельная работа
Рис 1. Форма №1
Рис 2. Форма №2
Рис 3. Форма №3
Рис 4. Отчет №1
Рис 5. Отчет №2
Рис 6. Ввод запроса
Рис 7. Вывод запроса
Список использованной литературы
1. http://office.microsoft.com
2. http://testcenter.chat.ru
3. http://support.microsoft.com
4. http://mmtc.vgta.vrn.ru
5. http://www.lessons-tva.info
6. http://www.taurion.ru
7. http://miit.bsu.edu.ru
8. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных = Introduction to Database Systems. — 8-е изд. — М.: «Вильямс», 2006. — 1328 с. — ISBN 0-321-19784-4
9. Кузнецов С. Д. Основы баз данных. — 2-е изд. — М.: Интернет-Университет Информационных Технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007. — 484 с. — ISBN 978-5-94774-736-2
10. Когаловский М.Р. Энциклопедия технологий баз данных. — М.: Финансы и статистика, 2002. — 800 с. — ISBN 5-279-02276-4
11. Коннолли Т., Бегг К. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика = Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. — 3-е изд. — М.: «Вильямс», 2003. — 1436 с. — ISBN 0-201-70857-4
12. Гарсиа-Молина Г., Ульман Дж., Уидом Дж. Системы баз данных. Полный курс. — М.: «Вильямс», 2003. — 1088 с. — ISBN 5-8459-0384-X
