Ташкентский Государственный Технический Университет
Самостоятельная работа
по предмету:

«Информатика. Информационные технологии»
на тему:

MICROSOFT ACCESS.

                                                 
                                                            


 Выполнила:
                                                                           

                                                                          

Ташкент 2010г.
          План:

1. Основные сведения.

2. Система требования.

3. Основные функции.

4. Элементы базы данных.

5. Таблицы.

6. Запросы.

7. Формы.

8. Отчеты.

9. Макросы.

10. Панели и меню.

11. Visual Basic for Application.
            

1.Основные сведения.
Приложение Microsoft Access 97/2000 (далее Access) является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД).



База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять  новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются  от программ электронных таблиц (Excel) ,которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

·           СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной                  обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.

·          СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.

·          СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие  повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.
Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно  использовать таблицы, созданные в среде  Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office , пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access

текстовые документы(Word) , электронные таблицы(Excel) , презентации(PowerPoint).С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.
Access специально спроектирован для создания   многопользовательских  приложений , где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.
База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).
В последних версиях Access представлен новый формат файла (.MDE) –библиотеки, с помощью которого можно создавать приложения, не включая VBA-код.

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.
2.Системные требования:

·          80486DX33 или мощнее

·          Windows 95/98/2000 или Windows NT (версия не ниже 3.51)

·          Не мене 12 Мб оперативной памяти (для совместной работы с другими приложениями не менее 24 Мб)

·          Около  100 Мб дискового пространства (только для Access и новых баз данных).
3.Основные функции:

·          Организация данных.  Создание таблиц и управление ими.

·          Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным.Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.

·          Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и реализации представления данных,  отличного от табличного (формы).

·          Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе  данных таблиц и других объектов базы данных.

·          Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.

·          Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.

·          Защита базы данных. Эти средства  позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.

·          Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.
Access так же позволяет создавать дистрибутивные диски для распространения готового приложения (с помощью Office Developer Edition Tools).  Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе.

Пакет ODE Tools включает мастер установки, автоматизирующий создание средств распространения и программы установки. Он так же позволяет выполнение приложения на компьютерах, на которых не установлен Access.
4. Элементы базы данных.

·          Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.

·          Запросы.  При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.

·          Формы.  Формы позволяют отображать данные  из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.

·          Отчёты.  Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.

·          Макросы (см. выше)

·          Модули.  Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий, таких как например нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения  операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы.

База данных может содержать до 32768 объектов.
В состав Access  входит множество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.
5.Таблицы.

Создание таблицы в режиме Мастера таблиц.

 Процесс создания объекта базы данных при помощи мастера делится на несколько шагов, на каждом из которых можно установить требуемые ха­рактеристики создаваемого объекта. Мастер таблиц позволяет создать но­вую таблицу на основе 33 образцов таблиц делового применения и 20 об­разцов таблиц личного применения (для английской версии Access  со­ответственно 77 и 44). Многие таблицы базы данных Борей созданы на основе образцов Мастера таблиц.
Использование Мастера таблиц служит отличным примером, позволяю­щим понять общую процедуру работы с мастерами Access. Создание таблиц на основе образцов Мастера таблиц имеет ограниченные возмож­ности в настоящих приложениях. В большинстве случаев для создания таблиц ис­пользуется импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами.
Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц.

 Если импортировать или связать данные нельзя, то чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую струк­туру таблицы. В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или просто бланком таблицы. В нижней части ок­на таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы.
Создание таблицы непосредственно в режиме таблицы.

Access  дает  возможность создания таблиц непосредственно в режиме таблицы. При этом Access создает пустую таблицу на основе таблицы, используемой по умолчанию, со структурой, имеющей 20 полей и 30 пустых записей. После этого можно вводить данные прямо в таблицу. При ее сохранении Ac­cess  анализирует данные и выбирает тот тип для каждого поля, который больше всего соответствует введенным данным. Создание таблиц в режиме таблицы имеет ограниченное применение. Поля таблицы не имеют содержательных имен, так что  почти всегда нужно будет редактировать структуру, чтобы переименовать поля. Кроме того, из примера Access не всегда может правильно определить тип данных. Таблицы, которые созданы в режиме таблицы, не могут включать объекты OLE и мемо-поля. Если есть желание иметь такие поля, вам нужно изменить структуру таблицы. При создании таблицы в режиме таблицы не происходит экономии времени по сравнению с традиционным способом оп­ределения полей и установки их свойств в структуре пустой таблицы.
При разработке структуры таблицы необходимо указать, какую информа­цию она должна содержать. После того как определена информация, которая должна быть включена в таблицу, ее следует разбить по полям. Этот процесс включает в себя выбор имени поля, которое в таблице должно быть уникальным. Необходимо включать в имя поля как можно больше информации о его содержимом, но в то же время стараться избегать длинных имен. Обычно при разработке баз данных в различных таблицах могли содержаться поля с одинаковыми именами (чаще всего таблицы связывались по этим полям). Access  также позволяет использовать одинаковые имена полей в различных таблицах, но по причине того, что Access  использует имена полей при определении условий целостно­сти данных, лучше не допускать повторения имен полей.
Перед началом заполнения таблицы нужно определить связи этой таблицы с другими таб­лицами базы данных, определить ключевое поле и соз­дать индексы.
Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях — обычно между полями разных таблиц. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответ­ствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют по­лем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое по­ле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ — связанной. Существует четыре вида отношений:

·          Один к одному
.  При использовании отношения "один к одному" за­пись в таблице "А" (главной таблице) может иметь не более одной связанной записи в таблице "В" (связанной таблице) и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением "один к одному" используют для разделения очень широких таблиц или для отделения части таблицы по соображениям защиты. В таблицах свя­занных отношением "один к одному" ключевые поля должны быть уникальными.

·          Один ко многим
.  Связь с отношением "один ко многим" является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице "А" могут соответствовать не­сколько записей в таблице "В", а запись в таблице "В" не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице "А". В таб­лице "А" ключевое поле должно быть уникальным. Связь с отноше­нием "один ко многим" таблиц "А" и "В" можно рассматривать как связь с отношением "многие к одному" таблиц "В" и "А".

·          Многие к одному
. При использовании отношения "многие к одному" одной записи в таблице "А" может соответствовать одна запись в таблице “B”, а запись в таблице "В"  может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице "А". В таб­лице "А" ключевое поле должно быть уникальным.  Связь с отноше­нием "один ко многим" таблиц "А" и "В" можно рассматривать как связь с отношением "многие к одному" таблиц "В" и "А".

6.        Многие ко многим
. При использовании отношения "многие ко мно­гим" одной записи в таблице "А" могут соответствовать несколько записей в таблице "В", а одной записи в таблице "В" несколько запи­сей в таблице "А". В этом случае не требуется уникальности ключе­вых полей таблиц "А" и "В". Этот вид отношения используется для связывания таблиц, имеющих только внешние ключи.
Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, однако, они должны иметь одинаковые типы данных. Кроме того, связываемые поля типа "Числовой" должны иметь одинаковые значения свойства "Размер поля". Исключениями из этого правила являются поля счетчика с последовательной нумерацией, которые могут связываться с числовыми полями размера "Длинное целое".  Существует возможность создать связь между текстовыми полями разной длины, но это может вызвать сложности при создании запросов.
Автоматическое обеспечение ссылочной целостности данных является важной особенностью Access. Если на связь между таблицами наложены условия ссылочной целостно­сти, то Access  не позволяет добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, и изменять за­писи в главной таблице таким образом, что после этого в связанной таб­лице появятся записи, не имеющие главных записей; а также удалять за­писи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в свя­занной таблице. Условия целостности данных определяют систему правил, используемых в Access  для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Эти правила делают невозможным случайное удаление или изменение свя­занных данных. После наложения условий целостности данных на опера­ции со связанными таблицами накладываются ограничения. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержа­щееся в ключевом поле главной таблицы.
Необходимо так же определить первичный ключ. Если таблица никогда не будет использоваться в качестве главной, то ключ для нее определять не нужно. В главных таблицах обычно содержится ин­формация о реальных объектах, причем с каждым объектом ассоциируется только одна запись. Определение ключа таблицы является простейшим способом предотвра­щения появления в таблице одинаковых записей. В главной таблице связи должен быть определен первичный ключ. Ac­cess  считает таблицы, у которых такой ключ не определен, подозри­тельными. При открытии таких таблиц в режиме конструктора появляется диалоговое окно, сообщающее о том, что ключ таблицы не определен. Ключ можно определить и в связанных таблицах, что поможет избежать появления повторяющихся данных.
Ключ таблицы можно задать по значению нескольких полей.  Access  автоматически индексирует таблицу по значению ключа, но может потребоваться создать дополнительные индексы по значениям других полей. Индексы позволяют ускорить поиск данных в тех полях таб­лицы, по которым она проиндексирована. Каждая таблица Access  может иметь до 32 индексов, 5 из которых могут быть составными (в составной индекс может входить не более 10 полей). Тем не менее, не стоит увлекаться созданием индексов для каждого поля таблицы и всех их комбинаций, поскольку это может существенно замедлить процесс заполнения таблицы (при изменении или добавлении записи автоматически обновляются все индексы).
Одним из основных принципов разработки реляционных баз данных явля­ется то, что все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Для каждого поля таблицы необходимо задать тип дан­ных. По умолчанию используется тип данных "Текстовый.
При задании типа дан­ных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

·          Текстовый. Текст или числа не требующие проведения расчётов.

·          МЕМО.  Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

·          Числовой.  Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

·          Счётчик.  Уникальные, последовательно возрастающие  числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

·          Логический.  Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.

·          Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

·          Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

·          Поле объекта
OLE
.  Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

·          Гиперсвязь.  Содержит адреса Web-страниц.

6.Запросы.

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавле­ния новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для вы­деления специфических групп записей, чтобы удовлетворить определен­ному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения дан­ных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.
В Access существует четыре типа запросов для различных целей:

·          Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.

·          Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества записей.

·          Запросы на изменение используются для создания но­вых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в дан­ные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.

·          Запросы с параметрами — это такие запросы, свой­ства которых изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске за­проса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа.
7.Формы.

Формы Access  позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.
Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки,  метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статиче­ские (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).
Формы Access  являются многофункциональными; они позволяют выпол­нять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позво­ляют производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access  позволяет создавать формы, вклю­чающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.

Приложения для работы с базами данных можно разделить на три основных категории:

·          Управление транзакциями.  Эти формы, работают непо­средственно с таблицами, при условии, что активна только одна таблица. Если для добавления и редактирования информации в более чем одной таб­лице используется единственная форма, то можно создать запрос на обнов­ление, включающий все нужные поля, а затем создать форму на основе этого запроса. Главная  форма также может использовать единственную таблицу в качестве источника данных, но, кроме того, вклю­чать подчиненные  формы, в качестве источника данных которых используются другие таблицы.  Подчиненная форма, которая появляется ниже текстовых полей главной формы, используется для просмотра и добав­ления данных в таблицу, связанную с подчиненной формой.

·          Доступ к данным. Такие формы предназначены только для просмотра информации. Формы, предназначенные только для доступа к данным, можно разрабаты­вать как с целью перспективного планирования действий, так и для приня­тия экстренного решения. Экстренное решение приводит к единственному действию, такому, например, как предоставление большого кредита клиен­ту, или посылка представителя по продажам для определения причины от­каза клиента от товара. Приложения Access  позволяют использовать три уровня вложенности форм: главная, подчиненная и подчиненная форма, включенная в предыдущую подчиненную форму. Формы, предназначенные только для доступа к данным, в качестве источ­ника данных часто используют запросы, которые суммируют данные по временным промежуткам.

·          Администрирование баз данных. Приложения этой категории выпол­няют административные функции такие, как создание баз данных или таблиц, разграничение прав доступа пользователей к объектам баз данных, обеспечение безопасности с помощью шифрования, пе­риодическое уплотнение базы данных, а также операции резервного копирования. Приложения для администрирования баз данных тре­буют наличия полного доступа ко всем объектам, содержащимся в базе данных.
Простейший путь создания основной и подчиненной форм — использова­ние Мастера форм, который позволяет создавать формы (с подчиненными или без), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Мастер форм создает базовый внешний вид фор­мы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц. Независимо от того, являетесь ли вы профессиональ­ным разработчиком приложений или начинающим пользователем, исполь­зование Мастера форм заметно упрощает и ускоряет про­цесс создания простых форм, которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.
8.Отчёты.

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является от­чет. В Access  отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

·          Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access  Автоотчет по­зволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели ин­струментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку исполь­зуются редко, поскольку такой формат представления данных приво­дит к лишней трате бумаги.

·          В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выде­ляется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем на­чинается печать следующей группы записей.

·          Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых про­цессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоко­лоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соот­ветствует ожиданиям пользователя.
В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться на­много меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.
9.Макросы.

При работе с базой данных часто приходится снова и снова выполнять одни и те же задачи. Чтобы не повторять одни и те же действия, можно использо­вать макросы. База данных неуклонно разрастается по мере того, как туда вносятся новые записи в формы, создаются запросы и распечатываются новые отчеты. При этом разрабатываются и сохраняются для последующего использования новые объекты.
Приходится регулярно выполнять некоторые задачи. Для выполнения таких регулярных задач удобно использовать макросы Access. После создания этих небольших программ можно запускать их автоматиче­ски при определенных действиях пользователя (например, при щелчке на кнопке или при открытии определенной формы). Для автоматического запуска макросов в Access используются так называемые события. Макросы Access позволяют автоматически повторять различные действия и тем самым избавляют от написания сложных программ и подпрограмм. Выполнение прикладной задачи можно представить как результат последовательного выполнения действий, каждое из которых может быть записано соответствующей командой на языках Visual Basic и VBA. Кроме того, с помощью макроса можно имитировать выбор команды меню или перемещение мыши. Макросы Access обычно не дублируют отдельных нажатий клавиш или пере­мещений мыши, выполняя особые, заданные пользователем задачи, например от­крытие формы или запуск отчета. Используя макросы для выполнения рутинных операций, в существенно экономит время и силы. Кроме того, по­скольку всякий раз при запуске макроса будет осуществляться одна и та же последовательность действий, макрос сделает работу с базой данных более эффективной и аккуратной.
Назначать макросы, зависящие от событий, можно с помощью окна свойств форм и отчетов. Что касается таблиц и запросов, они свойствами событий не обладают. Кроме того, при работе с формами можно запускать макросы с помощью имеющихся в Access панелей инструментов, командных кнопок и меню. Использование этих особенностей позволяет очень легко и эффективно использовать макро­сы, связанные с событиями.
 Макросы можно запускать и на уровне отдельных элементов управления, используя для этого соответствующие события. Напри­мер, можно проверить правильность ввода сложных данных непосредственно на уровне поля (а не после выхода этой записи), используя для этого свойство данного поля, а не свойства на уровне всей формы.
Любой макрос может состоять из одной или нескольких макрокоманд. Можно ввести последовательность выполняемых макрокоманд в столбец Макрокоманда, а напротив каждой команды в столбце Примечание дать описание соответствующей команды. Примечания не оказывают влияния на выполнение макроса. В нижней части окна находится область Аргументы макрокоманды. В этой области можно задать не­обходимые аргументы (свойства, параметры) для соответствующих макрокоманд. Многие макрокоманды требуют введе­ния дополнительной информации, например о том, над каким объектом следует выполнять указанное действие.

После создания макросов можно объединить несколько взаимосвязанных макросов в один.

10.Панели и меню.

До сих пор  приходилось иметь дело с отдельными объектами Access. И с каждым из них нужно работать в интерактивном режиме, открывая в окне базы данных вкладку требуе­мого объекта.
Но можно связать объекты в единое приложение. При этом вам не потребуется умение создавать сложные программы. Благодаря использованию кнопочных форм, диалоговых окон и меню работу с приложением можно автоматизировать и упростить, скрывая от пользователя ненужные в теку­щий момент объекты Access.
Кнопочная форма представляет собой созданную пользователем форму с кнопками. С их помощью можно, например, запускать макросы открытия форм и печати отчетов. С помощью кнопочной формы выполнить несколько действий можно, щелкнув на одной кнопке.
Используя кнопочную форму и другие объекты  можно объединять созданные ранее объекты базы данных в одном приложении (при этом приложение может иметь вид, отличный от внешнего вида Access). В основном кнопочная форма используется в качестве главного меню прило­жения. Поскольку кнопочная форма выполняет только роль меню приложения, в ней следует использовать минимальное число элементов управления. Поэтому обычно в кнопочную форму включают только кнопки, надписи, рамки объектов, линии и пря­моугольники.
Другие типы элементов управления, такие как текстовые поля (связанные с полями базы данных), списки, поля со списком, диаграммы и подчиненные формы, обычно в этой форме не используются. Создавая кнопочную форму, в ней следует разместить надписи, а также линии, прямоугольники или рисунки, чтобы сделать ее эстетически более привлекательной. Кнопка является простейшим элементом управления формы и используется для запуска макроса. В Access благодаря макросам, запускаемым с помощью кнопок, можно выполнять самые различные задачи.
Помимо кнопочной формы  Access позволяет создать специальное меню, с помощью которого можно расширить воз­можности разрабатываемой системы. В это меню можно добавить часто используемые команды, а также команды, кото­рые уже заданы для кнопок формы. Созданное меню заменит стандартное меню Access. Специальное меню связано с формой. Можно создать одно меню и использовать его в нескольких формах.

В Access можно создать три типа меню:

·          Menu

Bar
. Обычное меню, которое может располагаться вверху формы и иметь выпадающие подменю.

·          Tool

Bars
.  Группы пиктограмм, обычно располагающиеся под меню.

·          Shortcut

Bar
.  Меню, всплывающие после щелчка правой кнопки мыши.
11. Visual Basic for Application.


В Access пользователь может управлять выполнением приложении, например, изменить информацию в таблице или щелкнуть на командной кнопке. Используя в приложении макросы и процедуры, можно реализовать реакцию пользовате­ля на эти действия. Для этого в Access предусмотрены характеристики событий для каждого элемента управления, кото­рый помещается в форму. Подключая макрос или процедуру к определенному событию элемента управления, можно не заботиться о последовательности действий, выполняемых пользователем в форме. Обработка событий представляет собой программный код, выполняемый при возникновении этого события. Код не­посредственно присоединяется к форме или отчету, содержащему обрабатываемое событие.
В предыдущих версиях Access имела собственный язык Basic, называемый Access Basic. В последних версиях Access  он заменен язы­ком Visual Basic for Applications (VBA) компании Microsoft. Несмотря на некоторую схожесть, между этими языками есть существенные различия. VBA становится общим языком для всех приложений Microsoft Office . VBA является современным языком структурного программирования. Находясь в окне модулей, можно создавать и редактировать код VBA и процедуры.
Visual Basic для приложений играет важную роль при разработке баз данных  Access. С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запус­тить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic для приложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создать и изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно: мож­но создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них.