Обеспечивающие подсистемы информационных систем. Информационное обеспечение.

Оглавление

Введение. 3

Понятие информационной системы.. 4

Процессы в информационной системе. 6

Структура информационной системы.. 7

Информационное обеспечение. 9

Заключение. 13

Литература. 15

Введение

Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации стала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественно называть "бумажной информатикой".

Положение в корне изменилось с появлением электронных вычислительных машин. Одним из примеров системного применения ЭВМ в мировой практике были так называемые административные системы обработки данных: автоматизация банковских операций, бухгалтерского учета, резервирования и оформления билетов и т.п. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.

При решении очередной задачи система нуждается во вводе только небольшой порции дополнительной информации, - остальное берется из информационной базы. Каждая порция вновь вводимой информации изменяет информационную базу системы.
При переходе от автоматизации отдельных процессов предметной области к созданию автоматизированных информационных систем требуется не только взаимосвязь приложений, но и качественно новый подход к организации данных.

Понятие информационной системы

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокуп­ность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по соста­ву, так и по главным целям.

В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество смы­словых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.

Добавление к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой об­ласти. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Давая определение информационной системы нужно учитывать, что в настоящее время даже среди специалистов нет четкого определения этого понятия. Кроме того, все они, пожалуй, слишком «тяжелы» для корректного восприятия неспециалистами в этой области. Наконец, что более важно, все эти определения страдают двумя существенными недостатками: во-первых, они ориентированы на идеальные, «чистые» условия, так как в них говорится только об информации, непосредственно используемой для процессов управления, хотя для любого реального объекта присуща не только избыточная, но и подчас заведомо ненужная и, к сожалению, даже паразитическая информация, т.е. информация, оказывающая негативное влияние на функционирование информационной системы (требующая определенных затрат сил и средств на свое «обслуживание»); во-вторых, существующие определения информационных систем рассматриваются вне связи с организационными структурами системы управления, хотя между информационными процессами объекта и оргструктурой его аппарата управления существует тесная взаимозависимость и взаимовлияние.

В самом общем случае, информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, ме­тодов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи ин­формации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в ка­честве основного технического средства переработки информации персонального компью­тера.

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными система­ми. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Процессы в информационной системе

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы (рис. 1), состоящей из блоков:

•   ввод информации из внешних или внутренних источников;

•   обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

•   вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

•   обратная связь — это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.                       
Рис. 1. Процессы в информационной системе

Структура информационной системы

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, назы­ваемых подсистемами.

Подсистема — это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким об­разом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупнос­тью обеспечивающих подсистем (рис. 2).



Рис. 2. Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Техническое обеспечение — комплекс технических средств, предназна­ченных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

·        компьютеры любых моделей;

·        устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

·        устройства передачи данных и линий связи;

·        оргтехника и устройства автоматического съема информации;

·        эксплуатационные материалы и др.

Математическое и программное обеспечение — совокупность математи­ческих методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся:

·        средства моделирования процессов управления;

·        типовые задачи управления;

·        методы математического программирования, математической статистики, теории мас­сового обслуживания и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

Организационное обеспечение — совокупность методов и средств, регла­ментирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Правовое обеспечение — совокупность правовых норм, определяющих со­здание, юридический статус и функционирование информационных сис­тем,  регламентирующих  порядок  получения,  преобразования  и использования информации.

Главной целью правового обеспечения является укрепление законности.

Информационное обеспечение

Информационное обеспечение определяет всю совокупность данных, которые хранятся в разных источниках. В первую очередь, это совокупность средств и методов построения базы данных. Существенное значение при этом имеет наличие системы классификации и кодирования информации, так как любая база данных содержит справочники, в которых описательная часть должна быть обязательно закодирована.

К информационному обеспечению относятся также схемы, где отражены маршруты движения информации и ее объемы.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формиро­вании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

В рамках информационного обеспечения имеются внемашинные и внутримашинные массивы информации воспринимаемые человеком без технических средств, например, наряды, акты, накладные и т. п.

Внутримашинные массивы информации содержатся на носителях и состоят из файлов. Они могут быть созданы как совокупность отдельных файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (нарядов, накладных и т. п.), или как базы данных.

Организация информационного обеспечения определяется составом объектов отражаемой предметной области, задач, данных и совокупностью информационных потребностей пользователей автоматизированной системы.

Унифицированные системы документации создаются на государст­венном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — это обеспе­чение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

·        к унифицированным системам документации;

·        к унифицированным формам документов различных уровней управления;

·        к составу и структуре реквизитов и показателей;

·        к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

·        чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

·        одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

·        работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непо­средственных задач;

·        имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при со­здании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения инфор­мации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования резуль­татной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привес­ти схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника — от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информа­ции и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

·        исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

·        классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения инфор­мации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходи­мы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических ос­новах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

1-й этап — обследование всех функциональных подразделений организации с целью:

·        понять специфику и структуру ее деятельности;

·        построить схему информационных потоков;

·        проанализировать существующую систему документооборота;

·        определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (пара­метров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап — построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информаци­онно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

·        ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

·        выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информаци­онных потоков;

·        совершенствование системы документооборота;

·        наличие и использование системы классификации и кодирования;

·        владение методологией создания концептуальных информационно-логических моде­лей, отражающих взаимосвязь информации;

·        создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия совре­менного технического обеспечения.

Заключение

Главным условием обеспечения максимальной экономической эффективности от внедрения информационных технологий является соблюдение принципа системного подхода, обеспечивающего учет всего многообразия факторов, так или иначе влияющих на реализацию информационных технологий. Для поддержки новых хозяйственных механизмов должны быть разработаны адекватные рыночным отношениям информационные системы и технологии, недооценка роли которых в происходящих экономических процессах, может стать тормозом для планируемых реформ. Действительно, принципиально новые явления в экономике страны нуждаются в информационно-аналитическом сопровождении. В частности, в современных условиях изменениям подвергаются банковская и инвестиционная деятельность, совершенствуются налогообложение, бухгалтерский учет, страховое дело, маркетинг, менеджмент, биржи, рынок ценных бумаг и т.п. Перечисленные социально-экономические сферы должны быть оснащены эффективными прикладными информационными технологиями, интеллектуально обеспечивающими основные экономические процессы и в полной мере учитывающими специфику рынка.

Что можно ожидать от внедрения информационных систем?

Внедрение информационных систем может способствовать:

•   получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;

•   освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

•   обеспечению достоверности информации;

•   замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и сниже­нию объемов документов на бумаге;

•   совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

•   уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

•   предоставлению потребителям уникальных услуг;

•   отысканию новых рыночных ниш;

Литература

1. Автоматизированные системы обработки экономической информации. /Под ред. Рожнова В.С. - М.: Финансы и статистика, 1986.
2. Долятовский В.А., Долятовская В.Н. Исследование систем управления. Учебно-практическое пособие. - М., 2004.
3. Информационные системы в экономике. /Под. ред. Дика В.В. - М.: Финансы и статистика, 1996.
4. Ким Е. К., Поляков К. Л., Торговое предприятие сквозь призму ERP// "Директор информационной службы". 2002. 2
5. Плантаус А.А. Информатика. М.: "Кирилл и Мифодий", 1996.
6. Подольский В.И. и др. Информационные системы бухгалтерского учета. - М.: ЮНИТИ, 1998.
7. http://synopsis.kubsu.ru/informatic/master/lecture/themes3_2_1.htm
8. http://sysinform.ru/funkcionalnye-i-obespechivayushhie-podsistemy/
9. http://www.it-seminars.ru/clause/clause/18624/2016/