Міністерство освіти і науки України
 
Київський Національний торговельно-економічний університет
 
 
 
 
 
Дипломна робота
 
 
На тему:
Удосконалення обліку аналізу і контролю в системі управління витратами торгового підприємства
 
На матеріалах:   ВАТ “Універсам-23”
 
Студентки 6 курсу 4-ї групи ОФФ
спеціальності 7.05010601
“Облік і аудит в сфері товарного обігу”
заочної форми навчання                          Музиченко Любові Андріївни
Науковий керівник:                                   Бенько Микола Миколайович
Київ 2001

АНОТАЦІЯ

Робота містить 137 сторінок, 16 таблиць, 19 рисунків, 34 додатків, а також список використаних літературних джерел - 55 найменувань.
Об’єктом дослідження є методика і організація бухгалтерського обліку по витратах згідно з П(с)БО на матеріалах ВАТ "Універсам 23".
У першому розділі "Система управління витратами комерційної діяльності підприємства" розглядається економічна сутність витрат обігу як об'єкту обліку, контролю та аналізу, групування витрат обігу, економіко-правовий аналіз
У другому розділі ”Організаційно - економічна характеристика базового підприємства” розглядається організаційна та економічна характеристика базового підприємства.
У третьому розділі "Проектування системи бухгалтерського обліку витрат комерційної діяльності підприємства" представлені різноманітні проектування систем первинного обліку витрат обігу, фінансовий обілік витрат, податковий облік витрат, управлінський (внутрішньо- господарський) облік витрат комерційної діяльності.
У четвертому розділі "Проектування системи поточного контролю та економічного аналізу витрат обігу" подано аналіз основної концепції методики та організації внутрішньогосподарського контролю витрат обігу, системи економічних показників, факторний аналіз витрат, оперативний та порівняльний аналіз витрат комерційної діяльності.
У п’ятому розділі "Система автоматизації обліково-аналітичних робіт в управлінні витратами обігу" розглянута і систематизовані автоматизована склад і постановка задач, алгоритмізація задач обліку контролю і аналізу витрат, вихідні документи комерційної діяльності підприємства.
Одержані результати можуть бути використані для розробки удосконалення обліку у ВАТ "Універсам 23" та інших споріднених підприємствах.

ЗМІСТ

	Вступ	6
Розділ 1.	Система управління витратами комерційної діяльності підприємства	9
1.1.	Економічна сутність витрат як об’єкту обліку, контролю та аналізу	9
1.2.	Групування витрат для проектування системи обліку, контролю та аналізу	14
1.3.	Економіко – правовий аналіз та огляд нормативної бази і спеціальної літератури	21
Розділ 2.	Організаційно-економічна характеристика базового підприємства	38
Розділ 3.	Проектування системи бухгалтерського обліку витрат комерційної діяльності підприємства	45
3.1.	Проектування системи первинного обліку витрат	45
3.2.	Фінансовий облік витрат комерційної діяльності	54
3.3.	Податковий облік витрат комерційної діяльності	76
3.4.	Управлінський (внутрішньогосподарський) облік витрат комерційної діяльності	82
Розділ 4.	Проектування системи поточного контролю та  економічного аналізу витрат	90
4.1.	Основні концепції методики та організації внутрішньогосподарського контролю витрат	90
4.2.	Система економічних показників, інформаційна база та основні методи економічного аналізу	95
4.3.	Факторний аналіз витрат комерційної діяльності	101
4.4.	Оперативний та порівняльний аналіз витрат комерційної діяльності	105
Розділ 5.	Система автоматизації обліково-аналітичних робіт в управлінні витратами	112
5.1.	Склад і постановка задач	112
5.2.	Алгоритмізація задач обліку контролю і аналізу витрат комерційної діяльності	119
5.3.	Вихідні документи та їх використання в управлінні витратами	123
	Висновки і пропозиції	128
	Список використаних джерел	133
	Додатки

ВСТУП
          Економіка України в даний час знаходиться в історично неминучому перехідному періоді, суттю якого є перетворення господарського механізму і формування ринкової системи господарства.
             Такий перехід є надзвичайно важливим, він торкається колосальних змін в економіці. Ринок повинен поступово перетворюватися в універсальний засіб впливу на господарське життя країни, а це означає перехід до стану в якому процес прийняття рішень повинен стати децентралізованим.
             Корінне перетворення в економіці, перебудова системи її управління і  господарсього механізму, удосконалення виробничо –господарської діяльності підприємства є проблемами які зачіпають і торгівлю.
 В умовах ринкових перетворень, коли мають місце такі негативні явища як нестабільність, невизначеність макропроцесів, непередбачені зміни основних показників фінансово-господарської діяльності, тому досить актуальним є питання обліку, аналізу та поточного контролю витрат торгівельного підприємства. Для забезпечення фінансової стабільності, зменшення ймовірності настання ризику банкрутства необхідно ретельно аналізувати показники внутрішньогосподарської діяльності на рівні підприємства, враховувати можливий вплив різних факторів для встановлення оптимальних пропорційних співвідношень обсягів результативних показників діяльності.
Одним з таких важливих показників результатів фінансово-господарської діяльності торговельного підприємства є витрати. Вони дозволяють визначити ефективність та якість роботи трудового колективу. Оптимізація витрат забезпечує дотримання режиму економії, зростання продуктивності праці, скорочення непродуктивних витрат, що  дозволяє підвищити рентабельність.
Прибуток торговельного підприємства безпосередньо залежить від величини витрат. Зменшення їх шляхом ефективного управління без зниження обсягів реалізації, валових доходів, якості торговельного обслуговування, обумовлює можливість збільшення прибутку. У зв’язку з цим  правильний облік витрат, своєчасний контроль за їх формування, оперативний аналіз мають важливе значення для ефективного управління витратами торговельного підприємства.
Отже, метою даної дипломної роботи є дослідження  методології та організації бухгалтерського, управлінського і податкового обліку, аналізу і поточного контролю витрат на конкретному торговельному підприємстві; розробка шляхів удосконалення обліку та оптимізації витрат на основі проведеного аналізу.
Таким чином, для досягнення поставленої мети необхідно вирішити наступні завдання:
·     визначити економічну сутність витрат у системі управління фінансово-господарською діяльністю підприємства;
·     здійснити економіко-правовий аналіз нормативної бази та спеціальної літератури;
·     дати організаціно-економічну характеристику базового підприємства;
·     зпроектувати систему бухгалтерського, управлінського та податкового обліку витрат та розробити напрямки щодо удосконалення обліку;
·     розробити систему аналітичних показників, визначити інформаційну базу та основні методи економічного аналізу;
·     привести методику загального та факторного аналізу витрат;
·     викласти основні концепції методики поточного контролю витрат;
·     визначити склад та інформаційне забезпечення задач в умовах автоматизації бухгалтерського обліку;
·     викласти організацію обліку та аналізу в інформаційних бухгалтерських системах;
·     визначити вихідні документи та їх використання в управлінні витратами;
·     розробити пропозиції щодо удосконалення обліку, аналізу та поточного контролю витрат торговельного підприємства.
           Розробка рекомендацій, направлених на удосконалення обліку, контролю та аналізу витрат підприємства на новій методологічній та організаційній аснові.
            Практичне значення дослідження буде полягати в наданій пропозиції щодо удосоналення інформазаційного забезпечення управління, розробці методики фінансового і управлінського обліку операцій по витратах.
Дипломна робота виконується на матеріалах колективного торгівельного підприємства  ВАТ “ Універсам-23 ”.
1. СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ВИТРАТАМИ КОМЕРЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ПІДПРИЄМСТВА
1.1.  Економічна сутність витрат як об’єкту обліку, контролю та аналізу
             Для здійснення своєї діяльності торговельне підприємство використовує трудові, матеріальні та фінансові ресурси. Ресурси, що застосовуються в торговельно-технологічних процесах, споживаються і трасформуються у витрати.
          Згідно законодавчо-нормативних актів і системи бухобліку, що діяла до 1.01.2000 року за економічною сутністю поточні витрати торговельного підприємства являють собою сукупність затрат живої та уречливої праці на здійснення поточної торговельно-виробничої діяльності підприємства; а за натурально-речовим складом – спожиту частину матеріальних, трудових та фінансових ресурсів.
Під собівартістю операцій, пов'язаних з просуванням товарів, розуміють витрати з продажу товарів. Це витрати на перевезення, зберігання, фасування, доробку товарів, заробітна платня працівників, відрахування у державні позабюджетні фонди соціального призначення, амортизація основних фондів та нематеріальних активів.
По економічному змісту не всі витрати торговельного підприємства входять до складу витрат. Так, платежі по кредитам банків у межах ставки, встановленої законодавством, враховуються у складі витрат, а витрати по кредитам понад ставки сплачуються з чистого прибутку підприємства.
До витрат не включаються витрати, що перерозподіляються в середині суспільства (податки, штрафи, пеня, неустойки, збитки, від  безнадійних боргів), витрати від стихійного лиха, витрати на господарське утримання дитячих і культурно-освітніх установ.
Витрати пов’язані з просуванням товарів від виробника до споживача. До них відносяться витрати, пов’язані з придбанням, зберіганням, доробленням, реалізацією товарів та ін., а також витрати на утримання будівель та інвентаря, оренду основних засобів, сплату відсотків за користування кредитом, страхування майна (комерційного ризику), на торгову рекламу та ін.
 У відповідності до Типового положення про склад витрат та порядок їх планування і розподілу в торговельній діяльності, економічна сутність витрат трактується так: до складу витрат включаються витрати підприємств торгівлі, що виникають у процесі руху товарів до споживача, а також витрати підприємств громадського харчування, пов'язані з випуском і реалізацією продукції власного виробництва.
Ці витрати формуються на трьох етапах діяльності:
-         витрати на придбання товарів для реалізації;
-         витрати на організацію торговельної діяльності;
-         витрати на реалізацію товарів.
Необхідно розрізняти витрати підприємства, пов'язані з придбанням товарів, капітальні вкладення у розширене відтворення основних фондів і поточні витрати, пов'язані з організацією торговельного процесу.
Торговельне підприємство, що працює на засадах ринкової економіки, повинне мати чітке уявлення про ефективність кожного виду витрат і їх вплив на величину витрат в цілому.
На сьогоднішній день основні вимоги до визнання, складу та оцінки витрат, а також вимоги до розкриття інформації про витрати у фінансовій звітності визначаються Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 16 “Витрати”, затвердженим МФУ від 31.12.99р. №318.
Саме визначення витрат надається у П(С)БО 1 “Загальні вимоги до фінансової звітності”, так витрати - це зменшення економічних вигід на протязі звітнього періоду у вигляді вибуття або амортизації активів або у вигляді виникнення зобов’язань, результатом чого є зменшення власного капіталу, за виключенням зменшення, пов’язаного з виплатами учасникам або вилученням капіталу власником.
Наприклад, до витрат, виникаючих у зв’язку зі зменшенням активів, відносяться:
-         нарахування зносу
-         списання матеріалів
-         нестачі товарів
-         благодійні внески
-         та інше
В свою чергу, витратами, які збільшують зобов’язання, є:
-         заробітня плата
-         податки та збори
-         відрахування на страхування
-         транспортні витрати
-         оренда,комунальні послуги та інші.
Для більш повного розуміння питання та для ефективного управління витрати розроблена відповідна класифікація. Ця класифікація використовується для проведення аналізу та аудиту витрат ( рис. 1.1.1. ).
За своєю економічною природою витрати бувають:
1. Додаткові - витрати, пов'язані з продовженням процесу виробництва у сфері.
2. Чисті - витрати, пов'язані із зміною форми вартості.
За ступенем залежності від обсягу товарообороту:
1. Умовно-змінні - витрати, що залежать від обсягу товарообороту.
2. Умовно-постійні - витрати, що не залежать від обсягу товарообороту.
Залежно від напрямку використання витрати підприємств торгівлі поділяються:
1. Прямі - витрати, що відносяться безпосередньо на той структурний підрозділ, в якому вони здійсненні.
2. Непрямі - витрати, що розподіляються пропорційно до обсягу товарообороту, торговельної потужності або чисельності працівників кожного підрозділу.
За ступенем доцільності здійснення витрат:
1. Корисні - види витрат, які сприяють результативному здійсненню торговельно-виробничого процесу підприємства.
2. Некорисні - види витрат,які пов'язані з обслуговуванням частини трудових, матеріальних і фінансових ресурсів торговельного підприємства, що невикористані (наприклад, виплата заробітньої платні робітникам, які виконують суспільні обов'язки ).
У зв’язку з необхідністю роздільного бухгалтерського обліку фінансових і внутрішньогосподарських показників необхідно розрізняти облік на цих двох рівнях. Фінансова бухгалтерія повинна вести узагальнений облік витрат. А інформація, отримана внутрішньогосподарським обліком, дає змогу приймати правельні і вивірені управлінські рішення та відповідати на запитання щодо вигідності придбання і продажу того чи іншого виду товарів, які необхідні витрати, щоб одержати відповідну суму прибутку.

 

Витрати торговельного підприємства

 

За економічною природою

Додаткові Чисті

 

За ступенем залежності від обсягу товарообороту

Умовно-змінні   Умовно-постійні

 

За напрямками використання

Прямі Непрямі

 

За ступенем доцільності здійснених витрат

Корисні Некорисні

 
 
Рис.1.1.1. Класифікація витрат торговельного підприємства
 
 
 
 
 
 
 
 
1.2. Групування витрат як об’єкту обліку, контролю та аналізу.
 
Для побудови обліку витрат необхідно їх згрупувати. Групування витрат за їх економічним змістом визначалося “Типовим положенням про склад витрат та порядком їх планування і розподілу у торговельній діяльності”, затверджений Кабінетом Міністрів України.

Сьомий блок: “Прийоми узагальнення та реалізації результатів аналізу“ - характеризує заключну стадію економічного аналізу, яка завершується прийняттям управлінських рішень щодо подальшого розвитку об’єктів аналізу.
Отже, метою здійснення аналізу витрат є підвищення ефективності управління витратами торговельного підприємства, яка досягається шляхом вирішення  поставлених завдань. Для проведення аналізу витрат необхідно скласти організаційно-інформаційну модель, що являє собою стислу характеристику суб’єктів, об’єктів, мети і завдань аналізу, системи аналітичних показників, інформаційної бази та методів і прийомів перетворення економічної інформації та узагальнення результатів аналізу.
4.3.Факторний аналіз витрат комерційної діяльності.
Витрати будь-якого підприємства роздрібної торгівлі знаходяться під впливом внутрішніх і зовнішніх факторів. Зовнішні фактори не залежать від діяльності підприємства, до них відносяться: ціни, тарифи, ставки на матеріальні витрати і послуги інших підприємств, умови транспортування товарів.
Внутрішні фактори залежать від діяльності окремого підприємства. До них відносяться обсяг, склад і структура товарообороту, швидкість товарного обертання, умови зберігання товарів, а також кваліфікація і продуктивність праці працівників.
Внутрішні фактори впливають на суму і рівень витрат по-різному.
Фактори, що призводять до зменшення рівня витрат поділяються на 3 групи:
1. Загально-економічного характеру (зростання товарообороту, удосконалення його структури відповідно до попиту, а також покращання якості товарів).
2. Економіко-організаційного характеру (спеціалізація підприємства, його укрупнення, використання прогресивних технологій реалізації товарів, підвищення рівня організації праці).
3. Технічного характеру (впровадження технічного прогресу в галузях, що обслуговують роздрібну торгівлю).
Фактори, що призводять до підвищення рівня витрат, пов’язані з розширенням матеріально-технічної бази, заміною обладнання більш ефективним, з підвищенням рівня обслуговування.
Схематично фактори, що мають вплив на обсяг та рівень витрат торговельного підприємства, зображено на рисунку 4.3.1.

	ФАКТОРИ
ЗОВНІШНІ		ВНУТРІШНІ
ЕКОНОМІКО-ОРГАНІЗАЦІЙНОГО ХАРАКТЕРУ		ФАКТОРИ, ЩО ПРИЗВОДЯТЬ ДО ЗБІЛЬШЕННЯ РІВНЯ ВИТРАТ
ЗАГАЛЬНО-ЕКОНОМІЧНОГО ХАРАКТЕРУ		ФАКТОРИ, ЩО ПРИЗВОДЯТЬ ДО ЗМЕНШЕННЯ  РІВНЯ,  ОБСЯГУ ВИТРАТ
ТЕХНІЧНОГО ХАРАКТЕРУ

 
Рис. 4.3.1. Схема факторів, що мають вплив на рівень, обсяг витрат торговельного підприємства
Факторний аналіз витрат торговельного підприємства досліджує вплив тільки тих факторів, які можуть бути обчислені кількісно.
Одним з факторів, що має найбільший вплив, особливо на рівень витрат ВАТ “Універсам-23” є обсяг товарообороту. При перевиконанні плану товарообороту рівень витрат знижується. Це відбувається тому, що деякі види витрат підприємства не залежать від величини товарообороту (витрати на оренду і утримання приміщень, на рекламу та інші витрати), у зв’язку з цим, відносний рівень цих витрат по відношенню до збільшеної суми товарообороту знижується. При невиконанні плану реалізації товарів за тієї ж причини рівень витрат підвищується.
Значний вплив на величину витрат підприємства має структура товарообороту, оскільки витрати по зберіганню і реалізації різних товарів неоднакові. Збільшення питомої ваги в загальному обсязі так званих витратоємких товарів підвищує рівень витрат (хоча прибуток від цього не зменшується, оскільки по таким товарам надаються більш високі торгові знижки).
Під впливом цього фактору умовно-змінні витрати зростають повільніше, ніж обсяг товарообороту, умовно-постійні майже не змінюються, тому зростання обсягу товарообороту впливає на суму і рівень витрат, тобто призводить до відносної економії витрат і зниження їх рівня по відношенню до товарообороту.
Так, вплив ступеню виконання плану товарообороту на зміну витрат ВАТ “Універсам-23” приведено в табл. 4.3.1.
Дані цієї таблиці свідчать про те, що в цілому витрати підприємства за рахунок зростання обсягу товарообороту збільшилися на 662,2 тис. грн., але за рахунок впливу інших факторів зменшились на 677,1 тис. грн. У тому числі за рахунок збільшення обсягу товарообороту значно зросли витрати на перевезення на 194,6 тис. грн., витрати на оплату праці - на 325,8 тис. грн., відрахування на соціальні заходи - на 144,1 тис грн. У свою чергу за рахунок впливу інших факторів витрати на перевезення зменшились на 195,6 тис. грн., витрати на оплату праці - на 328,0 тис. грн., відрахування на соціальні заходи - на 145,0 тис. грн. При цьому амортизаційні відрахування зросли на 2,0 тис. грн., а витрати на паливо зменшилися на 1,5 тис. грн., втрата товарів у межах норм природного убутку  - на 0,1 тис. грн.  
Отже, найбільший вплив на рівень та величину витрат
 ВАТ“Універсам-23 ” має обсяг та структура товарообороту.
          Скорочення обсягу товарообороту ВАТ “Універсам-23” призвело до скорочення витрат як в цілому, так і за окремими статтями витрат, одночасно рівень витрат зріс, це відбулося за рахунок зростання у структурі товарообороту питомої ваги витратоємких товарів.
4.4. Оперативний та порівняльний аналіз витрат комерційної діяльності.
Значення аналізу витрат полягає в тому, що він є необхідним інструментом ефективного управління господарською діяльністю, а також зниження витрат і підвищення рентабельності підприємства роздрібної торгівлі.
Сума прибутку і рентабельності торговельних підприємств знаходиться у безпосередній залежності від величини витрат. Чим нижче при інших рівних умовах рівень витрат, тим вище рівень рентабельності діяльності торговельного підприємства.
Аналіз витрат дозволяє виявити і кількісно обчислити резерви економії витрат підприємства і визначити напрямки їх ефективного використання.
Основними складовими загального аналізу витрат є оперативний та порівняльний аналіз.
Контроль та аналіз витрат здійсняють в оперативному порядку на основі даних поточного обліку та первинної документації. Оперативний аналіз  можна здійсняти практично на будь-якому відрізку часу.
Порівняльний аналіз витрат проводиться на основі матеріалів зведеної звітності. При цьому використовуються методи групування ,лінійного програмування та ін.
Завданнями аналізу витрат є:
1. Перевірка правильності віднесення витрат на відповідні статті, правильності розподілу їх за структурними підрозділами, а також відповідність витрат тому періоду, до якого вони віднесені.
2. Визначення показників динаміки, а саме встановлення відхилень їх фактичної абсолютної величини від планової, а також від показників за минулі періоди.
3. Розрахунок рівня витрат по відношенню до роздрібного товарообороту.
4. Визначення відхилення рівня витрат звітного періоду від кошторису і попередніх періодів.
5. Розрахунок відносної економії або перевитрат (без розподілу витрат на умовно-постійні та умовно-змінні) за наступною формулою:
           Е = Сума В₁ -Сума В₀* % виконання плану ТО / 100      
                                                                                               (4.4.1.)
де, Е - економія;
               Сума В₁ - сума витрат звітного періоду;
               Сума В₀ - сума витрат за попередній період;
               % виконання плану ТО - процент виконання плану товарообороту.
        6. Розрахунок відносної економії з урахуванням розподілу витрат на умовно-постійні та умовно-змінні за наступною формулою:
         Е = Сума В₁ - ( Сума В₀ зм.*% виконання плану ТО / 100 + Сума В₀ пост.)
                                                                                                      (4.4.2.)
  де, Е - економія;
                 Сума В₁ - сума витрат звітного періоду;                                          
                 Сума В₀ зм. - сума умовно-змінних витрат попереднього періоду;
                   Сума В₀ пост. - сума умовно-постійних витрат попереднього періоду.
 Дану методику використаємо для проведення загального аналізу витрат ВАТ “Універсам-23”, який розпочнемо з перевірки виконання плану загального рівня витрат і порівняння його з показниками минулих періодів (табл.4.4.1.).
 Зробивши аналіз даних табл.4.4.1 можна сказати, що витрати ВАТ “Універсам-23” у звітному періоді скоротилися у порівнянні з планом на 14,9 тис.грн., а в порівнянні з 1997 та 1998 роками збільшилися відповідно на 3010,4 тис.грн. та на 2827,6 тис.грн. Рівень витрат в порівнянні з планом зріс на 5,0%, у результаті чого відбулися перевитрати коштів підприємства у порівнянні з планом на суму 239,35 тис.грн. (5986,9 тис.грн.*5,0% / 100).
Далі проведемо аналіз обсягу, структури і динаміки витрат за економічними елементами  ВАТ “Універсам-23” (табл.4.4.1).
За результатами проведеного аналізу видно, що у 1999 році витрати збільшились у порівнянні з 1997 роком на 878,5 тис. грн. або 273,2 %, а в порівнянні з 1998 роком на 612,0 тис. грн або на 104,1 %. Також необхідно замітити, що збільшення витрати відбулось за всіма елементами. Так, в порівнянні з 1997 роком збільшились: матеріальні витрати - на 50,2 тис.грн. або на 205,7 %, відрахування на соціальні заходи - на 164,5 тис.грн. або на 254,6 %, амортизація основних фондів і нематеріальних активів - на 5,5 тис.грн. або на 37,9 %, витрати на оплату праці -  на 386,0 тис.грн. або на 292,9 %, інші витрати - на 272,3 тис.грн. або на 315,5 %. У порівнянні з 1998 роком: матеріальні витрати - на 29,2 тис.грн. або на 64,3 %, відрахування на соціальні заходи - на 104,8 тис.грн. або на 84,3 %, амортизація основних фондів і нематеріальних активів - на 16,0 тис.грн. або на 400,0 %, витрати на оплату праці -  на 263,2 тис.грн. або на 103,4 %, інші витрати - на 198,8 тис.грн. або на 124,4%.
У структурі витрат за економічними елементами найбільшу питому вагу займають витрати на оплату праці, яка становить у 1999 році 43,15 %, що в порівнянні з 1998 роком менше на 0,14 %. У свою чергу зросла доля амортизаційних відрахувань у порівнянні з 1997 роком на 0,99 %.
Таким чином, зменшення питомої ваги витрат на оплату праці у 1999 році в порівнянні з 1998 роком та зростання питомої ваги амортизаційних відрахувань свідчать про підвищення технічного рівня підприємства, а також про зростання продуктивності праці.
У результаті проведеного аналізу витрат ВАТ “Універсам-23” за статтями витрат (табл.4.4.1) було встановлено, що найбільший рівень по відношенню до товарообороту припадає на витрати на оплату праці, що становить у звітному році 8,65 %, що в порівнянні з 1997 роком більше на 4,22 %, з 1998 роком - на 0,59 %, а у порівнянні з планом - на 2,23 %. При цьому витрати на оплату праці у 1999 році зросли у порівнянні з 1997 роком на 386,0 тис. грн., а в порівнянні з 1998 роком на 263,2 тис. грн. По статті “Витрати на оплату праці” було встановлено у звітному періоді недовиконання кошторису витрат на 2,2 тис. грн., тобто підприємству вдалося зекономити  коштів на суму 2,2 тис. грн.

Таблиця 4.4.1
Оцінка виконання кошторису, динаміки і рівня витрат обігу ВАТ"Універсам-23"  за 1997-1999 роки
Статті витрат обігу	1997		1998		1999				Відхилення 1999 (+;-) від:
	сума, тис.  грн.	рі-вень,%	сума, тис.  грн.	рі-вень,%	план				плану			1997			1998
					сума, тис. грн.	рі-вень,%	сума, тис. грн.	Рі-вень,%	абс., тис. грн.	відн.,%	в рів.,%	абс., тис. грн.	відн.,%	в рів.,%	абс., тис. грн.	відн.,%	в рів.,%
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18
1.Витрати на перевезення	42,1	1,41	89,3	2,83	217,0	2,68	215,6	3,60	-1,4	-0,6	0,92	173,5	412,1	2,19	126,3	141,4	0,77
2.Витрати на оплату праці	131,8	4,43	254,6	8,06	520,0	6,42	517,8	8,65	-2,2	-0,4	2,23	386,0	292,9	4,22	263,2	103,4	0,59
4.Амортизація основних фондів	14,5	0,49	4,0	0,13	18,0	0,22	20,0	0,33	2,0	11,1	0,11	5,5	37,9	-0,15	16,0	400,0	0,21
6.Знос МШП	0,6	0,02	1,2	0,04	1,8	0,02	2,2	0,04	0,4	22,2	0,01	1,6	266,7	0,02	1,0	83,3	0,00
7.Витрати на паливо	37,9	1,27	58,9	1,86	63,0	0,78	61,5	1,03	-1,5	-2,4	0,25	23,6	62,3	-0,25	2,6	4,4	-0,84
10.Відсотки за кредит			3,5	0,11	3,0	0,04	3,7	0,06	0,7	23,3	0,02	3,7		0,06	0,2	5,7	-0,05
11.Втрата то-варів у межах норм природ-ного убутку	0,6	0,02	1,5	0,05	2,0	0,02	1,9	0,03	-0,1	-5,0	0,01	1,3	216,7	0,01	0,4	26,7	-0,02
13.Відрахування на соціаль-ні заходи	64,6	2,17	124,3	3,93	230,0	2,84	229,1	3,83	-0,9	-0,4	0,99	164,5	254,6	1,66	104,8	84,3	-0,11
15.Інші витрати	29,5	0,99	50,8	1,61	160,2	1,98	148,3	2,48	-11,9	-7,4	0,50	118,8	402,7	1,49	97,5	191,9	0,87
РАЗОМ	321,6	10,80	588,1	18,61	1215,0	15,0	1200,1	20,05	-14,9	-1,2	5,05	878,5	273,2	9,24	612,0	104,1	1,43

 

Відрахування на соціальні заходи - це друга найбільша за обсягом стаття витрат підприємства. Обсяг даних витрат у звітному році становив 229,1 тис. грн., що в порівнянні з 1997 роком більше на 164,5 тис. грн., а з 1998 роком - на 104,8 тис. грн. Слід зазначити, що по цій статті була також встановлена економія коштів на 0,9 тис. грн. Рівень відрахувань на соціальні заходи у 1999 році становить 3,83 %.
Проаналізувавши виконання кошторису витрат ВАТ “Універсам-23”,  можна сказати, що у звітному періоді сума витрат становила 1200,1 тис. грн., що на 14,9 тис. грн. менше, ніж було заплановано. Це свідчить про абсолютну економію витрат, тобто зменшення витрат сприяє зростанню валового доходу підприємства.
Динаміка зміни витрат за статтями ВАТ “Універсам-23”  свідчить про значне зростання обсягу витрат на протязі аналізуємого періоду.
Далі проведемо розрахунок відносної економії або перевитрат без розподілу витрат на умовно-постійні і умовно-змінні за формулою (4.4.1.)
Е = 1200,1 - (588,1*189,5)/100 = 1200,1–1114,4= 85,7 (тис. грн.)
Також проведемо розрахунок відносної економії або перевитрат з урахуванням розподілу витрат на умовно-постійні та умовно-змінні за формулою (3.4.2.)
Е = 1200,1-(373,93*189,5/100 + 208,17) =1200,1 – 928,14 = 271,96 (тис. грн.)
У результаті проведених розрахунків можна зазначити, що відбулася економія витрат у першому випадку на 85,7 тис. грн., а у другому - на 271,96 тис. грн. Це свідчить про позитивну роботу підприємства щодо управління витратами.
Отже, зробивши загальний аналіз витрат ВАТ “Універсам-23” можна відмітити наступне: рівень витрат підприємства у звітному періоді становив 20,05 %, найбільша питома вага у структурі витрат припадає на витрати на оплату праці і становить 43,15%, загальний обсяг витрат - 1200,1 тис. грн.

Негативним є збільшення витрат як в цілому, так і за окремими статтями.
5. СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦІЇ ОБЛІКОВО-АНАЛІТИЧНИХ РОБІТ В УПРАВЛІННІ ВИТРАТАМИ
5.1. Склад і постановка задач
У теперішній час в Україні складається нова економічна система, яка грунтується на ринкових відносинах. Якісних змін зазнають всі важелі управління, у тому числі облік, аналіз і контроль.
Одне з провідних місць в управлінні підприємством займає сучасний бухгалтер. Він не тільки відповідає за ведення бухгалтерських рахунків, але й здійснює велику роботу з планування, аналізу, оцінки і огляду господарської діяльності підприємства і розробці управлінських рішень.
Для удосконалення управління підприємством необхідно використовувати нові методи управління і сучасні технічні засоби побудови різноманітних інформаційних систем. І, передусім, необхідно провести докорінну реконструкцію його технічної і інформаційної бази на підставі впровадження автоматизованої системи обліку, аналізу та контролю, до складу якої б входили автоматизовані робочі місця бухгалтера.
В умовах автоматизованої обробки інформації бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація використовуються набагато ширше, ніж при ручній обробці даних. Можна виділити три основні категорії користувачів автоматизованої системи бухгалтерського обліку:
·        керівники, які несуть повну відповідальність за управління підприємством, управління структурними підрозділами;
·        користувачі з прямим фінансовим інтересом (інвестори, кредитори);
·        користувачі з непрямим фінансовим інтересом (державна податкова інспекція, фондові біржі, державні організації, робітники підприємства, покупці та ін.).
Також змінюється і цільове призначення бухгалтерського обліку. Зменшується його значення як найбільш організаційної частини інформаційної системи, яка функціонує на якісно новому технічному рівні. У все більшому ступені бухгалтерський облік повинен ставати складовою частиною управляючої системи підприємства.
Для здійснення функціонування об’єкта управління в автоматизованій системі управління формується інформаційне забезпечення, яке складається із позамашинних і машинних елементів. На рис.5.1.1 представлена структура інформаційного забезпечення системи автоматизації обліку, аналізу та контролю.
Підвищення трудомісткості облікових процедур, неможливість багатьох господарюючих суб’єктів тримати великий штат бухгалтерів і доступність цін на персональні комп’ютери обумовили попит на бухгалтерські інформаційні системи. У теперішній час на ринку України пропонується велика кількість інформаційних систем бухгалтерського обліку. Всі вони різноманітні в залежності від обсягу виконуваних функцій, принципів побудови, складу додаткових послуг, технічного і методичного супроводу, галузевої орієнтації. На відміну від меморіально-ордерної або журнально-ордерної форм для автоматизованих форм ведення обліку (таблично-автоматизована і автоматизовано-діалогова) практично не існує ніяких стандартів і нормативів. Тому багаточисленні програмні рішення багато в чому відмінні один від одного як за представленням вхідних даних і вихідних форм, так і за принципами використання, способами налагодження бухгалтерських систем до облікової політики конкретних підприємств.

ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

ПОЗАМАШИННЕ ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

МАШИННЕ ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

СИСТЕМА КЛАСИФІКАЦІЇ І КОДУВАННЯ

СИСТЕМА НОРМАТИВНО-ДОВІДКОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ

ОПЕРАТИВНА ДОКУМЕНТАЦІЯ

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНІ І КОНСТРУКТОРСЬКІ МАТЕРІАЛИ ПО ІНФОРМАЦІЙНОМУ ЗАБЕЗПЕЧЕННЮ

ІНФОРМАЦІЙНА БАЗА

ВХІДНА ІНФОРМАЦІЯ

ПРОМІЖНА ІНФОРМАЦІЯ

ВИХІДНА ІНФОРМАЦІЯ

КОМПЛЕКС ПРОГРАМНИХ ЗАСОБІВ ОРГАНІЗАЦІЇ І ПРЕДСТАВЛЕННЯ ДАНИХ

 

Рис. 5.1.1. Структура інформаційного забезпечення системи
                  автоматизації обліку, аналізу та контролю
У теперішній час на ринку України представлено біля десятка універсальних бухгалтерських програм, найбільш відомі з них: “Фінанси без проблем”, “Турбобухгалтер”, “Бест”, “Парус”, “1С:Бухгалтерія”.
Найпершою на ринку універсальних програм з’явилася програма “Фінанси без проблем”, але на жаль, вона і досі не має друкованої документації. Облік будується на вводі проводок, які вибираються з дерева структури, також відсутня частина, що відповідає за платіжні документи, крім того, не зрозуміло, як зберігати реквізити контрактів.
Версія пакету “Турбобухгалтер” дає змогу будувати облік на вводі проводок. Пакет поставляється з друкованою документацією, є можливість вести аналітичний облік з використанням аналітичних ознак.
Недоліком даного пакету є те, що журнал операцій зберігається у вигляді текстового файлу, який проглядається звичайним текстовим редактором. Внаслідок цього для недосвідченого користувача існує небезпека знищити фрагмент журналу операцій при неуважному маніпулюванні з блоками в текстовому редакторі.
Найбільшим попитом на ринку універсальних бухгалтерських програм користуються програмні пакети фірми “1С”. Добре відомий пакет цієї фірми “1С:Бухгалтерія” версії 4.0 із застосуванням нової технології, що дозволяє друкувати звітності на обраній мові і в обраній кодовій таблиці. При цьому зберігається правильність написання сум прописом і назв місяців. Посилення мови формування звітів дозволяє сформувати зручну в користуванні “зарплату”, а введені в неї цикли дозволяють автоматизувати розрахунки нарахувань і відрахувань із заробітної плати, розрахунки амортизації, переоцінку і інші аналогічні операції. Пакет підтримує технологію багатомовності.
Пакет “1С:Бухгалтерія” для WINDOWS дозволяє працювати декільком користувачам в локальній мережі з одною базою проводок, що дає змогу отримувати поточну інформацію про фінансовий стан в будь-який момент часу.
Серед розглянутих програм найбільш доцільним є використання в автоматизованому бухгалтерському обліку  програми “1С:Бухгалтерія”.
Сьогодні бухгалтерський облік відіграє одну з головних функцій управління в умовах функціонування автоматизованих систем. Успіх у здійсненні управлінської функції у такому випадку багато в чому залежить від правильності побудови задачі автоматизованого обліку, аналізу контролю.
Дана задача являє собою сукупність вхідних даних, їх обробку з метою перетворення у вихідні показники. Вихідні показники визначають зміст задачі.
Постановка задачі - це формування початкових посилань, необхідних для розв’язання задачі, і описання її математичного змісту. У постановці задачі відображаються її організаційно-економічна суть, зміст постановки, періодичність розв’язання, зв’язок задачі з іншими задачами, організація збирання початкових даних, часові обмеження на видавання розв’язку задачі.
Бухгалтеру необхідно володіти методичними прийомами постановки задач, які стосуються бухгалтерського обліку витрат, для перевірки достовірності даних, що видає ПЕОМ при автоматизованій обробці обліково-економічної інформації, а також для формування задач, розв’язання яких зумовлено потребою бухгалтерського обліку.
Обробка інформації на ПЕОМ для використання в обліково-аналітичному процесі включає алгоритмізацію і постановку задач та видавання обробленої інформації для виявлення недоліків у господарській діяльності, узагальнення висновків та розробка рекомендацій щодо усунення недоліків.
Так нашою задачею є бухгалтерський облік, аналіз і поточний контроль витрат (табл.5.1.1).

Таблиця 5.1.1

Характеристика задачі “Облік, аналіз та поточний контроль витрат торговельного підприємства”
 

Задача	Вхідна інформація	Вихідна інформація	Користувачі	Термін подання
1	2	3	4	5
Облік, аналіз поточний контроль витрат торговель-ного підприємст-ва	Дані журналів-ордерів по рахунках 10,22,371,661,64,65,20,13,28 та ін.	Книга аналітично-го обліку витрат Оцінка загального рівня витрат Протокол до аудиторсь-кого висновку за аналізуємий період	Бухгалтерія       Бухгалтерія, управлінсь-кий персонал Управлінсь-кий персонал, аудитори	Раз в місяць       Раз в місяць       По мірі необхідності

 
Ця задача є досить об’ємна і включає ряд інших задач, а саме облік основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, праці і заробітної платні та інші. Ці задачі пов’язані між собою через єдину базу даних (рис.5.1.2) шляхом використання (передачі) бухгалтерської інформації по синтетичним рахункам обліку, які формуються автоматично у процесі вирішення задач.

ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА ПІДПРИЄМСТВА

АРМБ ПО ОБЛІКУ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ

АРМБ ПО РЕАЛІЗАЦІЇ ТОВАРІВ

АРМБ ЗВЕДЕНОГО ОБЛІКУ І ЗВІТНОСТІ

АРМБ ПО ОБЛІКУ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ

АРМБ ПО ОБЛІКУ ПРАЦІ І ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ

АРМБ ПО ОБЛІКУ ФІНАНСОВО-РОЗРАХУНКОВИХ ОПЕРАЦІЙ

АРМБ ПО ОБЛІКУ ВИТРАТ

 

Рис.5.1.2. Інформаційні взаємозв’язки АРМБ по обліку витрат

5.2. Алгоритмізація задач обліку контролю і аналізу витрат комерційної діяльності.
Центральне місце в інформаційних системах економічного характеру займає бухгалтерський облік. Ефективність його визначається не тільки оптимальною організацією обробки фінансово-бухгалтерської інформації, але й ефективною технологією облікового процесу, що безпосередньо пов’язана з моделюванням функцій обліку.
Організація бухгалтерського обліку і аналізу (рис.5.2.1.) характеризується  предметною областю і, вбираючи в себе всі особливості господарюючого суб’єкта, являє собою складну систему, яка оперує великою кількістю взаємопов’язаних облікових компонентів постійного і змінного характеру, які відображають функції і обмеження змін окремих елементів обліку.
Технологія обробки характеризується завершеним циклом руху інформації з моменту її виникнення (первинний облік) до формування аналітичної інформації для керівництва (рис.5.2.2.).
Облік витрат є зведеною (другорядною) ділянкою обліку по відношенню до обліку праці і заробітної плати, матеріальних цінностей, основних фондів, розрахунково-фінансових операцій і інших. Тому він грунтується майже на всіх документах первинного і зведеного обліку діяльності підприємства, і документація по ньому повинна забезпечувати розподіл витрат за економічними елементами, статтями та місцями виникнення.
В умовах автоматизованої обробки даних бухгалтерського обліку і аналізу витрат торгівельного підприємства є можливість використовувати для групування витрат по аналітичним і синтетичним рахункам різних регістрів або виконання розрахунків по окремих елементах витрат: відомостей нарахування заробітної плати; розрахунок суми органам соціального страхування; розрахунок амортизаційних відрахувань і зносу малоцінних і швидкозношуваних предметів та основних фондів. Розрахунок заробітної плати здійснюється у пакетному режимі, який надає можливість робити його вибірково по підрозділах або в цілому по підприємству, після чого формуються журнали контрольних чисел і перевіряється правильність розподілу фонду оплати праці по підрозділах торговельного підприємства.
У якості довідників, що носять допоміжний характер, при автоматизованій обробці даних бухгалтерського обліку та аналізу використовують класифікатори. Вони створюються і ведуться за звичайною схемою, а по мірі надходження нової інформації доповнюються і корегуються в режимі діалога. Користувач звертається до класифікаторів в діалоговому режимі у масштабі реального часу і по мірі необхідності, однак їх функції можна значно розширити. Справа в тому, що існує багато дій, традиційно здійснюваних користувачем, які не враховані при проектуванні у сфері автоматизації. Прикладом цього може бути необхідність коригування норм амортизаційних відрахувань на повне відновлення основних фондів в інвентарній картотеці у відповідності з кодами норм, які містяться у відповідному довіднику. Введення такого режиму пов’язане з додатковими затратами, оскільки включає не тільки коригування, але й ряд супутніх функцій: перегляд картотеки в різних розрізах, одержання протоколів та інше. Очевидно, що введення додаткових режимів розширює можливості користувача, робить систему зручніше в експлуатації.

 

Оформлення та реєстрація здійснених господарських операцій у первинних документах

Формування та групування масивів однорідних даних

Книга аналітичного обліку витрат

Накопичення і узагальнення даних за звітний період

Формування зведених регістрів

Планово-кошторисні дані

Книга аналітичного обліку витрат

Відомість синтетичного обліку витрат

Відомості зведеного обліку, баланс і форми звітності

Формування системи аналітичних показників витрат

Загальний аналіз витрат

Факторний аналіз витрат

Аналіз результатів аудиторської перевірки

Прогнозування та формування фінансово-економічної політики

Визначення стратегічних напрямків діяльності торговельного підприємства

 

Рис. 5.2.1. Схема організації обліку і аналізу в інформаційних бухгалтерських системах торговельного підприємства
 

ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНІ НАКЛАДНІ, НАКЛАДНІ, РАХУНКИ-ФАТУРИ

РОЗРАХУНКОВО-ПЛАТІЖНІ ВІДОМОСТІ, АВНСОВІ ЗВІТИ, МАРШРУТНІ ЛИСТИ \s

ІНВЕНТАРИЗА-ЦІЙНІ ОПИСИ, АКТ СПИСАННЯ ТОВАРНО-МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ

РОЗРАХУНОК АМОРТИЗАЦІЇ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ, РОЗРАХУНОК ЗНОСУ МШП, АКТ СПИСАННЯ МШП

ФОРМУВАННЯ МАСИВІВ ДАНИХ ПО ВІДПОВІДНИХ РАХУНКАХ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

НОРМАТИВНО-ДОВІДКОВА ІНФОРМАЦІЯ

ДАННІ ДЛЯ ЗВЕДЕНОГО ОБЛІКУ

 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                                                                                                                                                СОРТУВАННЯ ,

ФОРМУВАННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

                                                                                                                                                                                                                                                ФОРМУВАННЯ МАСИВУ

                                                                                                                                                                                                                                                    ДАНИХ ПО ОБЛІКУ
                                                                                                                                                                                                                                                                ВИТРАТ

	ВІДОМІСТЬ АНАЛІТИЧНОГО ОБЛІКУ ВИТРАТ ОБІГУ		ОБОРОТНА ВІДОМІСТЬ ЗА ПЕВНИЙ ПЕРІОД		ВІДОМІСТЬ РОЗПОДІЛУ ВИТРАТ ОБІГУ МІЖ ЗАЛИШКАМИ НЕРЕАЛІЗОВАНИХ ТОВАРІВ І РЕАЛІЗОВАНИМИ ТОВАРАМИ		ЖУРНАЛ-ОРДЕР №10 ПО КРЕДИТУ РІЗНИХ РАХУНКІВ

 
 
 
 

Рис.5.2.2. Алгоритм вирішення задачі обліку, аналізу і контролю витрат
в автоматизованих бухгалтерських системах

5.3. Вихідні документи та їх використання в управлінні витратами
Використання на практиці автоматизованих інтегрованих систем обліку, аналізу та контролю і розподілених систем обробки даних дає можливість комплексно вирішувати задачі не тільки по обліку, але й з аналізу та контролю. За допомогою цих систем на підставі вихідних документів можна здійснювати оцінку фактичного стану підприємства, а також прогнозувати і моделювати управлінські рішення.
При веденні обліку, аналізу та контролю за допомогою автоматизованого робочого місця бухгалтера функція обробки даних відмежовується від користувача і здійснюється у формі, до якої не має доступу людська свідомість.
Тому виникає необхідність відображення вихідної інформації, яка міститься на машиночитаємому носії, у вигляді, придатному для усвідомлення і використання обліковим персоналом. Відображення вихідної облікової інформації в умовах використання автоматизованого робочого місця бухгалтера здійснюється в реальному масштабі часу, тобто спостерігається зближення процесів формування, відображення і використання вихідної інформації.
Вихідною інформацією бухгалтерського обліку витрат є обліково-звітні показники, необхідні для аналізу та контролю фінансово-господарської діяльності торговельного підприємства, підготовки управлінських рішень, а також для підготовки інформації, яка використовується з метою підтвердження достовірності облікової інформації функціонування інформаційної системи бухгалтерського обліку.
Зміст вихідних документів повинен забезпечувати можливість перевірки правильності результуючої інформації і її відповідність інформації первинних документів.
Як правило, вихідна інформація видається по запиту, і тому найбільш вигідною формою її відображення є фрагментарні документи і відеограми.
Вихідна інформація обліку, аналізу та контролю, яка формується на машинозчитуємому носії повинна бути оформлена належним чином, що забезпечує юридичну силу вказаних документів, і у відповідності до вимог архівного зберігання, на рівні з традиційними документами на паперових бланках.
Найбільш поширений спосіб відображення вихідної інформації передбачає одержання повнооб’єктних звітних документів на паперовому носії з метою поточного їх використання, архівного зберігання. Такі документи оформлюються з урахуванням довготривалого зберігання і мають юридичну силу.
Цей спосіб передбачає таку організацію вихідної інформації, яка забезпечувала б однозначне її перетворення у структуру традиційного документа на паперовому носії. При цьому вихідна інформація повинна бути підготовлена у закінченому виді, який виключає необхідність будь-якого доопрацювання при перетворенні в людиночитаєму форму для використання за призначенням.
Система формування вихідної інформації повинна будуватися на наступних загальних принципах:
-         автоматизація відображення вихідної інформації;
-         розмежування відповідальності за відображення вихідної інформації;
-         регламентація в процесі відображення вихідної інформації із здійсненням контролю за її дотриманням;
-         контроль вихідної інформації на всіх етапах відображення;
-         забезпечення відповідності вихідної інформації потребам облікового персоналу;
-         забезпечення вимог юридичної повноцінності інформації, що відображається.
В умовах автоматизації робіт по обліку, аналізу та контролю витрат формується ряд вихідних документів:
Відомість аналітичного обліку витрат
Оборотна відомість за певний період по рахунках  92,93,94
Відомість розподілу витрат між залишком нереалізованих товарів і реалізованими товарами.
Вищезгадані вихідні документи формуються у вигляді машинограм. Ці документи відображають інформацію про склад, структуру витрат, дають можливість бухгалтеру проаналізувати витрати у розрізі окремих статей.
Відомості аналітичного обліку витрат використовується також для аналізу витрат за статтями (таблиця 5.3.1).
Таблиця 5.3.1
Відомість аналітичного обліку витрат за період________

Основний рахунок		Корес-понду-ючий раху-нок, субра-хунок	Ста-ття вит-рат	Кош-торис- ні витра-ти	Фактич-ні витрати на початок періоду	Обороти за зівтний період		Фак-тичні вит-рати на кі-нець пері-оду	Вит-ра-ти з по-чат-ку року	Від-хи-ле-ння
раху-нок, суб-раху-нок	код ана-літич-ного облі-ку					Дт	Кт
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

 
Для аналізу витрат в розрізі кварталу на ПЕОМ формується зведена відомість витрат торговельного підприємства по місяцях кварталу (табл.5.3.2).
Таблиця 5.3.2.
Відомість за_______

Шифри статей витрат	Назва статей витрат	Суми по місяцях			Всього за квартал	По кошторису	Всього з початку року
		…	…	…

 
Для обліку витрат у розрізі структурних підрозділів торговельного підприємства необхідно згрупувати дані про витрати по кожному структурному підрозділу, відділу або магазину (табл.5.3.3).
Таблиця 5.3.3
Відомість по підрозділах

Відомість обліку витрат по магазину №_____ за_______19___ р.
Шифри статей витрат	Назва статей витрат	Витрати (з кредиту рахунків)
		13	20	22	13	28	64	65	661	…	…

 
На підставі відомостей обліку витрат в розрізі структурних підрозділів на комп’ютері складають зведену відомість.
В кінці місяця автоматично формується журнал-ордер №18 по кредиту різних рахунків (табл.5.3.4).
Таблиця 5.3.4
Журнал-ордер №18 по кредиту різних рахунків

Дата	Номер документу	Кореспондуючі рахунки
		№	№	…	Всього
По кредиту рахунків 92,93,94
Всього
і т.д.

 
Бухгалтер має можливість проаналізувати витрати не тільки за звітний період, але й з початку року порівняти їх з плановими значеннями, визначити ступінь виконання плану кошторису витрат.
Таким чином, бухгалтерська інформаційна система дозволяє звести до мінімуму дублювання технологічних операцій по введенню інформації і звільнити працівників для виконання інших робіт.
Ефективність автоматизації бухгалтерського обліку характеризується рядом показників, основними з яких є: підвищення продуктивності праці облікових робітників, скорочення трудомісткості і вартісних  затрат на ведення обліку; покращання якості обробки облікової інформації, скорочення строків складання звітності.
Досвід використання персональних комп’ютерів показує, що продуктивність праці облікових робітників підвищується в два і більше рази в порівнянні з ручною технікою обліку. Автоматизація облікових робіт сприяє впровадженню передових форм і методів обліку, дозволяє скоротити кількість робітників, що виконують облікові операції або звільнити їх для виконання інших робіт. Покращання якості обліку досягається завдяки прискоренню документообігу, застосуванню діючого контролю на всіх операціях обробки, застосуванню більш досконалих технічних засобів, покращанню форм документів і можливості формувати на машинах за один прийом дві-три різні звітні форми.
На привеликий жаль бухгалтерський облік на підприємстві ВАТ “Універсам-23” ще й досі не автоматизований, що є недоліком у роботі керівництва, так як застосування автоматизованої системи бухгалтерського обліку дало б змогу покращити якість обліку шляхом прискорення документообігу, а також звільнити робітників від виконання трудомістких облікових робіт у “паперовому” вигляді.
Висновки та пропозиції.
 
        В результаті проведеного дослідження по темі: “Удосконалення обліку і розробка системи поточного контролю та аналізу витрат в управлінні витратами підприємства” на матеріалах ВАТ “Універсам-23” можна зробити наступні висновки:
        Одним з найважливіших оціночних показників господарської діяльності торговельного підприємства є витрати. Вони дозволяють визначити ефективність та якість роботи трудового колективу.Оптимізація витрат забезпечує дотримання режиму економії,зростання продуктивності праці, скорочення непродуктивних витрат, що дозволяє підвищити рентабельність.
         Прибуток торговельного підприємства безпосередньо залежить від величини витрат. Зменшення їх шляхом ефективного управління без заниження обсягів реалізації, валових доходів, якості торговельного обслуговування, обумовлює можливість збільшення прибутку. Тому правильний облік витрат, своєчасний контроль за їх формуванням, оперативний аналіз мають важливе значення для ефективного управління витратами торговельного підприємства.
          Дипломний проект на тему “Удосконалення обліку і розробка системи поточного контролю та аналізу витрат в управлінні витратами підприємства” складається з 5-ох розділів.
          Перший розділ роботи “Система управління витратами комерційної діяльності підприємства” складається з чотирьох питань.
          В першому підрозділі “Економічна сутність витрат обгу як об’єкту обліку, контролю та аналізу” розкриваються теоритичні аспекти теми, зокрема наводяться визначення “собівартість”, “витрати”, “витрати”, а також  наведена класифікація витрат.
       В другому підрозділі цього розділу розкривається методика групування витрат, як об’єкту обліку, контролю та аналізу. В роботі наведені ознаки за якими групуються витрати за національними стандартами, зокрема згідно П(С)БО 16, розкрито специфіку класифікації витрат у західних країнах, перелічені та розкриті основні показники, що дозволяють оцінити обсяг та рівень витрат торговельного підприємства.
         В третьому розділі проводиться аналіз нормативної бази та спеціальної літератури з обліку витрат. В роботі наведені основні нормативні документи, що регламентують облік витрат. Спеціальна література містить основні моменти організації і методології обліку витрат.
         Розглянувши нормативну базу,що регламентує облік витрат, періодичні видання і економічну літературу, що висвітлює ці питання можна зробити висновок про недостатність розробки питань обліку витрат, проблемність і невирішенність багатьох з них. Однак , з переходом на Національні стандарти бухгалтерського обліку відбудуться суттєві зміни в методології та принципах обліку витрат. Залишається сподіватись, що нормативна база буде стабільною та вичерпною.
           Об’єктом дослідження системи бухгалтерського обліку під час написання дипломної роботи було роздрібне підприємство ВАТ “Універсам-23”.
           Основними цілями і завданнями підприємства були задоволення потреб своїх членів і обслуговування населення товарами та послугами, сприяння розвитку їх трудової і соціальної активності.
В роботі наведена стуктура управління фірмою,склад бухгалтерії та прведено загальний аналіз фінансово-господарської діяльності за період 1997-1999 роки.
   Проаналізувавши основні показники фінансово-господарської діяльності ВАТ “Універсам-23” можна зробити висновок , що товорооборот у 1999 році в порівняннні з 1997 та 1998 роками збільшився відповідно на 3010,4 та 2827,6 тис. грн. або на 101,1% та 89,5%, що є позитивним моментом. Також до позитивних моментів можна віднести збільшення середньорічної вартості основних фондів, балансового прибутку. Але при цьому спостерігається значне зростання обсягу витрат на реалізацію товарів, зменшення оборотних активів, суми власних засобів, що є негативними моментами, а також негативним є те, що показники платоспроможності підприємства значно не досягають критичного значення.
Система бухгалтерського обліку у ВАТ “Універсам-23” організована таким чином, що господарські операції в узагальненому вигляді відображаються у синтетичному обліку на рахунках 92,93,94 “Витрати”, і деталізовано, у розрізі синтетичного – в аналітичному обліку.
Особлива увага в роботі приділяється переходу України до системи Міжнародних стандартів обліку, в зв’язку з чим розроблено новий план рахунків , в якому для обліку витрат передбачено класи 8 і 9. В роботі наведена нова методологія обліку витрат в умовах дії Національних стандартів та наведена нова кореспонденція рахунків в цих умовах.
Також в роботі розглядаються основні концепції запровадження управлінського обліку.
Четвертий розділ “Проектування системи економічного аналізу та поточного контролю витрат” включає в себе основні концепції методики та організації внутрішньогосподарського контролю витрат, систему економічних показників, інформаційну базу та основні методи економічного аналізу, факторний, оперативний та порівняльний аналіз витрат комерційної діяльності.
Виходячи з проведеного аналізу витрат на базовому підприємстві можна зробити висновок, що хоча й товарообіг у 1999 році зріс у порівнянні з 1997-1998р., в порівнянні з планом він став значно менше. В цей час витрати в порівнянні з минулими роками збільшилися, а в порівнянні з планом скоротилися на 14,9 тис.грн.. Цей момент не є позитивним ,бо рівень витрат в порівнянні з планом зріс  на 5%. Взагалі ситуація яка склалася є дуже негативною, тому що кожен рік спостерігається зріст рівня витрат. Одним з факторів, що має найбільший вплив на рівень витрат ВАТ “Універсам-23” є обсяг товарообороту. Тому потрібно забезпечувати перевиконання плану товарообороту, тоді рівень витрат буде знижуватись.
Також до негативних моментів треба віднести відсутність автоматизованого обліку, що призводить до трудомістких робіт і відповідно більших затрат на оплату праці.
Отже,виходячи з проведеного дослідження підприємству ВАТ “Універсам-23” можна запропонувати:
·        Забезпечити виконання плану товарообороту (за рахунок впровадження нових методів продажу, підвищення якості товарів , удосконалення структури товарообороту відповідно попиту та ін.)
·        Проаналізувати витрати які не залежать від обсягу товарообороту (витрати на оренду і утримання приміщень,витрати на рекламу та ін.), можливо переглянути умови договорів.
·        Скоротити рівень витратоємких товарів
·        Запровадити автоматизований бухгалтерський облік. Вибрати найбільш оптимальний сучасний програмний пакет,що зробить облік більш доступним, наглядним та зручним.
·        За допомогою методів економічного аналізу здійснювати аналіз витрат, а також їх прогнозування
·        Намагатися підвищити рівень організації праці,використовувати прогресивні технології.
·        Здійснювати облік витрат із залученням методів управлінського обліку, які дозволять вільно оперувати та прогнозувати рівень цих витрат.
Реалізація цих заходів дозволить дещо покращити стан обліку, аналізу і контролю за витратами  на підприємстві. 

        СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1.   Конституція України. Постанова ВР України від 28.06.96.
2.   Про оподаткування прибутку підприємств: Закон України. Постанова ВР України від 04.11.97 із змінами та доповненнями.
3.   Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні:Закон України.16.07.99р..
4.   Про податок на додану вартість: Закон України. Постанова ВР України від 04.03.98 із змінами та доповненнями.
5.   Про господарські товариства: Закон України. Постанова ВР України від 23.12.97 із змінами.
6.   Про підприємства в Україні: Закон України. Постанова ВР України від 27.03.91 із змінами та доповненнями.
7.   Про власність: Закон України. Постанова ВР України від 21.01.93 із змінами та доповненнями.
8.   Типове положення про склад витрат обігу та порядок їх планування і розподілу в торгівельній діяльності. Постанова КМУ від 18.03.96.
9.   Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон. Постанова КМУ від 10.07.98 із змінами.
10.       Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку. Наказ Мінфіну України від 24.05.95 №88 із змінами.
11.       Вказівки щодо організації бухгалтерського обліку в Україні. Наказ Мінфіну У