Зміст
Вступ

Розділ 1. Оглядово-аналітичні документи – основа інформаційно-аналітично-го забезпечення управління

1.1 Види та структура інформаційно-аналітичних документів

1.2 Загальна методика створення інформаційно-аналітичного документа

Розділ 2. Система та загальні підходи до інформаційно-аналітичногозабезпечення управління установи

2.1 Сутність інформаційного забезпечення управління

2.2 Шлях інформаційного документа до споживача

Розділ 3. Інформаційно-документне забезпечення органів влади (на прикладі міської ради м. Кузнецовськ)

3.1 Документне забезпечення роботи міської ради

3.2 Вдосконалення документування в Кузнецовській міській раді

Висновки

Список використаної літератури та неопублікованих документів

Додатки


Список скорочень слів і словосполучень,які вживаються у тексті
АРМ - автоматизоване робоче місце;

БД – база даних;

ДЗУ - документне забезпечення управління;

ІАД – інформаційно-аналітична діяльність;

ІД – інформаційна діяльність;

НТІ – науково-технічна інформація;

ОАД – оглядово-аналітичний документ;

ОДА – обласна державна адміністрація;

ОМС – орган місцевого самоврядування;

ОРД - організаційно-розпорядча документація;

ПОД - пошуковий образ документа;

ПОЗ - пошуковий образ запиту;

СІАЗ – система інформаційно-аналітичного забезпечення;

СЕД – система електронного документообігу;

ЕК - експертна комісія;

ЕПК - експертно-перевірна комісія;




Вступ
Актуальність теми: Протягом усього періоду розвитку науки і культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно збільшується. Це приводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, яку вони містять. Щоб подолати кризові явища у сфері документних комунікацій, які виникають час від часу, людство винайшло чимало засобів, серед яких: писемність і папір, друкарський верстат і бібліотеки, архіви, органи інформації, автоматизовані інформаційні мережі й багато іншого. Але накопичити інформацію замало, важливо надати її користувачу в потрібному обсязі й у потрібний час.

Стиснення, згортання інформації здійснюється в ході наукової обробки документа. З первинного документа беруть потрібні користувачам відомості про його зміст і формальні ознаки й на цій основі складають вторинні документи, які публікуються в інформаційних виданнях, використовуються в бібліотечних і бібліографічних каталогах і картотеках, у банках даних тощо, тобто забезпечують інформування користувачів про відповідні первинні документи.

В останні роки у світі велика увага приділяється створенню оглядово-аналітичних документів.

Оглядово-аналітична діяльність органів і служб НТІ сприяє удосконалюванню роботи підприємств і організації, впливає на розвиток галузей промисловості і народного господарства. Особлива цінність цього виду інформації полягає в тому, що добір її ведеться систематично фахівцями й ученими високої кваліфікації, а узагальнюючі доповіді (огляди) надходять у відповідні вищі організації.

Створення ефективної та надійної системи інформаційно-аналітичного обслуговування на всіх рівнях управлінської ієрархії є однією з найважливіших передумов прийняття якісних державно-управлінських рішень. У процесі їх реалізації інформаційно-аналітична підтримка також є необхідною для організації моніторингу в системі організаційного забезпечення управлінських рішень. Через це інформаційно-аналітичне обслуговування має велике значення в процесі прийняття й реалізації управлінських рішень.

Процес організаційного оформлення інформаційно-аналітичної діяльності (створення інформаційно-аналітичних служб) в органах управління був ініційований розвитком реформ в Україні.

Українські аналітичні служби покликані здійснювати інформаційний супровід управління на відповідних рівнях та у відповідних сферах.

Завдання інформаційної аналітики: кількісні перетворення інформації (інформаційне згортання - бібліографування, анотування, реферування) та її структурне упорядкування (систематизація, предметизація і т.д.). Аналітика дозволяє зробити висновки, отримати нове знання не дослідно-експериментальним шляхом, а на основі аналізу та інтерпретації існуючих теорій, статистичних даних, засобами моделювання дійсності.

У процесі прийняття управлінських рішень, що зачіпають долю мільйонів людей, використання повною мірою всіх можливостей інформаційної аналітики як науки досить важливе.

Розробленість теми: розробкою методики аналітико-синтетичної обробки документів, продуктом котрої є і оглядово-аналітична інформація, займались науковці різних країн і різних часів. Серед них О.М. Оленін, філолог О.Х. Востоков, письменники М.І. Греч, М.М. Загоскін, байкар І.А. Крилов, бібліографи В.С. Сопіков, В.Г. Анастасович та ін.

Фахівців інших країн, що займалися теоретичною розробкою методики складання описів, відомі Антоніо Паніцці, В.І. Собольщиков, американські бібліотекарі Чарльз Джюїтт і Чарльз Кеттер, німецький бібліограф Карл Дзяцко та інші. Сьогодні проблемами аналітико – синтетичної обробки документів займаються Н.М. Кушнаренко, В.К. Удалова, Г.М. Швецова-Водка, В. Корнієнко та ін.

Об’єктом дослідження є оглядово-аналітичні документи.

Предметом - інформаційно-аналітичне забезпечення цими документами управління установою.

Мета: характеристика та аналіз оглядово-аналітичних документів як основи інформаційно-аналітичного забезпечення управління установою.

Відповідно визначеної мети поставлені такі завдання:

- розкрити зміст поняття “оглядово-аналітичні документи”;

- охарактеризувати види оглядово-аналітичних документів;

- дослідити процес створення оглядово-аналітичного документа;

- розкрити сутність поняття інформаційно-документного забезпечення управління установою;

- подати систему та охарактеризувати загальні підходи до інформаційно-аналітичного забезпечення управління в установі;

-простежити шлях інформаційно-аналітичного документа до споживача.

Методологічною основою роботи є положення таких наук як логіка, документознавство, бібліотекознавство, бібліографознавство, інформаційний менеджмент. В процесі наукового дослідження використовуються такі методи: методи аналізу і синтезу, абстрагування, порівняльний аналіз та ін.

Структура роботи відображає логіку дослідження і підпорядкована його меті та завданням.

Робота складається з трьох розділів:

1.Оглядово-аналітичні документи – основа інформаційно-аналітичного забезпечення управління.

2.Система та загальні підходи до інформаційно-аналітичного забезпечення управління установи.

3.Інформаційно-документне забезпечення органів влади (на прикладі міської радим. Кузнецовськ)

Перший розділ висвітлює сутність, функції, різновиди та розкрито процес створення оглядово-аналітичних документів.

У другому розділі розкрито сутність та подано систему загальних підходів, щодо інформаційно-аналітичного забезпечення управління в установі.

Третій розділ являє собою практичну частину з даного дослідження та висвітлює йнформаційно-документне забезпечення міської радим. Кузнецовська.

Вступ до дипломної роботи формує її сприйняття, висновки узагальнюють досягнуті результати дослідження і висвітлюють подальші тенденції розробки теми.


Розділ 1. Оглядово-аналітичні документи – основа інформаційно-аналітичного забезпечення управління
1.1 Види та структура інформаційно-аналітичних документів
Оглядово-аналітична діяльність останнім часом набуває особливої актуальності в усіх сферах наукової і практичної діяльності.

Оглядово-аналітичний документ (ОАД) — документ, що є результатом аналітико-синтетичної обробки сукупності документів з певної проблеми (теми, питання), містить зведену згорнуту та узагальнену характеристики взаємопов'язаних об'єктів, фактів, явищ, подій.

ОАДи — документи змішаного характеру на "перехресті" первинних і вторинних документів. Вони є результатом аналізу і синтезу інформації, запозиченої із "чужих" первинних документів (тому їх можна вважати вторинними документами) і, разом з тим, містять нову "свою" інформацію оціночного характеру, тобто можуть вважатися первинними документами. Такі документи зараховують до фактографічних або концептографічних вторинних документів. Серед них: рейтинги, досьє, довідники, дайджести, тематичні підбірки, рецензії, критичні, аналітичні, прогнозні огляди і т. ін. Вони надають інтерпретовану інформацію, яка орієнтує споживачів у документному потоці або в певній проблемі. При цьому під інтерпретацією розуміють не лише висловлювання критичних суджень відносно первинних документів, фактів і концепцій, які аналізують, а й розгортання — внесення в текст необхідних деталей, уточнень, пояснень і коментарів, що забезпечує краще розуміння їх і сприйняття (інформаційне згортання).

Слово "аналітичний" однаково може використовуватись в усіх видах оглядів, оскільки для підготовки їх застосовують різноманітні види аналізу і синтезу документної інформації. Крім того, провідне значення для всіх видів інформаційних документів має його основна — аналітична частина.Поки що немає загальновизнаної класифікації ОАД. Практичне значення має класифікація, згідно з якою оглядово-аналітичні документи поділяють на види за сукупністю ознак.

Для класифікації ОАД суттєве значення мають такі ознаки:

—функціональне призначення (предметний аналіз);

—характер проблеми (теми, питання), що розглядається;

—цільове і читацьке призначення;

—зміст (тематичні межі);

—глибина ретроспекції;

—форма надання інформації;

—спосіб розповсюдження;

—періодичність підготовки і видання.

За сукупністю перелічених ознак розрізняють два види ОАД: оглядові та аналітичні документи.

Оглядові та аналітичні документи, маючи загальний об'єкт аналізу - первинний документ, відрізняються предметом аналізу.

Предметом аналізу огляду є зміст документів, тоді як предметом аналітичного документа - стан теоретичної розробки проблем науки, економіки, техніки, виробництва, управління.

Він передбачає:

—системний підхід до вивчення предмета;

—вивчення закономірностей розвитку об’єкта і формування документного потоку;

—виявлення всіх його сутнісних зв'язків з огляду на умови, місце і час;

—вивчення предмета в його розвитку і саморуху;

—дослідження суперечностей у самій сутності предмета;

—використання системи фактів, виявлення нового, теоретичного узагальнення фактів, визначення конкретних закономірностей явищ, які вивчають;

—вивчення предмета відповідно до практики, перевірка практикою отриманих результатів [18, с. 313].

Найдосконалішим видом вторинних документів, які повно і кваліфіковано висвітлюють не окремі першоджерела, а конкретну тему в згорнутому й узагальненому вигляді, є аналітичні документи. Довгий час аналітичні документи зараховували до оглядових, об’єднуючи в групу оглядово-аналітичних документів. У зв’язку зі зростаючою суспільною потребою в аналітичній інформації, специфікою складання, розмаїттям аналітичних документів, їх доцільно розглядати як самостійний вид вторинного документа.

Нині немає загальноприйнятої класифікації аналітичних документів. Однак основною ознакою класифікації вважається глибина аналізу змісту першоджерела. На цій основі виділяють такі види аналітичних документів: огляд стану питання, критичні, аналітичні, прогнозні огляди, аналітичні довідки, довідники, рейтинги, інформаційні звіти про діяльність, тематичні підбірки, дайджести, прес-релізи, досьє і т. ін.

Аналітичні документи містять узагальнену інформацію, отриману в результаті всебічного, глибокого і критичного аналізу первинних документів, аргументовану оцінку стану і тенденцій розвитку проблеми, що розглядається, їх створюють у процесі поглибленого аналізу і синтезу первинних документів з метою вилучення, оцінки, узагальнення і використання інформації, що в них міститься. Для аналітичного документа характерною є наявність “аналітичної частини”, яку становлять як ідеї, концепції, погляди, висновки, запозичені з первинного документа, так і власні думки, ідеї, судження автора вторинного документа [18, с. 321].

Серед вторинних документів особливе місце посідають оглядові документи.

Оглядовий документ — це інформаційний документ, який містить один або кілька оглядів. Він відображає зміст основних первинних документів з певної проблеми (теми, питання), оцінку їх на основі їхньої аналітично-синтетичної обробки. Його основу становить огляд.

Огляд — це текст, який містить концентровану інформацію, отриману в результаті відбору, аналізу, систематизації і логічного узагальнення відомостей з великої кількості першоджерел з певної теми за певний проміжок часу [10, с. 89 ]

Оглядовий документ як вторинний (інформаційний) документ має певні специфічні риси: 1) це інформаційна модель стану, тенденцій розвитку та шляхів вирішення проблеми; 2) це узагальнена характеристика кількох чи сукупності документів.

Оглядові документи класифікують за різними ознаками. За глибиною згортання інформації розрізняють аналітичні огляди, які містять аргументовану оцінку інформації, рекомендації з її використання і реферативні огляди описового характеру. Крім того, готують бібліографічні огляди, які містять характеристики первинних документів як джерел інформації, що появилися за певний час або об'єднані якоюсь спільною ознакою. Другий та третій види оглядів часто називаються інформаційними оглядами.

За цільовим призначенням та методикою створення розрізняють такі види оглядових документів: експрес-інформація, бібліографічний огляд, реферативний огляд, огляд обґрунтування, щорічний огляд, щорічна доповідь, оглядова довідка тощо.

Інформаційний огляд посідає провідне місце в системі інформаційних документів. Його особливістю є те, що інформаційний огляд складають шляхом логічної обробки документної інформації з метою одержання вихідного знання про стан, розвиток і можливі шляхи вирішення проблеми. Отже, підготовка оглядової інформації — це не стільки опис, узагальнення документної інформації, скільки аналіз стану та розвитку проблеми на основі використання різноманітних джерел інформації.

Інформаційна характеристика проблеми має бути всебічною і повною. Тому, створюючи оглядові документи, враховують як опубліковані, так і неопубліковані документи, оскільки інформаційний огляд має не лише відповідати запитам споживача інформації, а й надавати максимум потрібної інформації. Відбираючи інформацію, враховують різні погляди на можливість вирішення проблеми. Логічність викладу інформації в оглядовому документі має поєднуватися зі змістовою характеристикою відібраних документів. У зв'язку з цим референт-аналітик має володіти темою огляду, мати так званий апріорний запас знань з теми.

Оглядова інформація — це систематизована узагальнена інформація про стан об'єкта (предмета, питання). Під станом об'єкта розуміють його науковий або технічний рівень, організаційно-економічну ситуацію і тенденції розвитку.

Оглядова інформація виконує підсумкову, інтеграційну, концентраційну, оціночну, орієнтовну та евристичну функції. Поряд з бібліографічною, фактографічною і концептографічною оглядова інформація відіграє суттєву роль у розвитку будь-якої сфери людської діяльності.

Отримання оглядової інформації базується на таких процесах обробки документальних джерел інформації:

-вилучення з документів, відбір і систематизація системи даних і фактів, які характеризують основні аспекти стану об'єкта, що розглядається;

—доповнення їх, уточнення змісту, оцінка новизни і значущості, перевірка достовірності і встановлення взаємозалежності;

—логічне перетворення даних і фактів з метою отримання нової інформації про стан об'єкта, тобто знання про досягнутий об'єктом рівень, організаційно-економічну ситуацію і тенденції розвитку.

Сукупність цих процесів становить зміст поняття "інформаційний аналіз і синтез". Поряд з бібліографічним аналізом і методами дисциплінарного аналізу різноманітних наукових і технічних дисциплін він є одним із видів аналітико-синтетичної обробки документної інформації.

Інформаційний реферативний огляд містить систематизовані дані і факти, узагальнену інформацію про стан розробки питання без їхньої критичної (наукової, технічної, економічної) оцінки автором огляду. Основне призначення інформаційного огляду — орієнтування споживачів інформації на ознайомлення зі станом розробки проблеми, питання.

Огляд обґрунтування призначається для доведення необхідності й доцільності проведення конкретного дослідження або розробки, вибору оптимальних шляхів (напрямів, методики, принципового рішення), організації і планування роботи.

Щорічний огляд є базою для оцінки наукового, технічного, організаційно-економічного стану і тенденцій розвитку галузей науки, техніки, освіти, культури. Його готують на основі інформаційних матеріалів, що надійшли за поточний рік.

Щорічна доповідь містить відомості, отримані з першоджерел, про першочергові невирішені проблеми і завдання, найважливіші вітчизняні й світові досягнення і можливості ефективного їх використання.

Оглядова доповідь містить відомості про окремі аспекти стану науково-практичних напрямів, проблем, об'єктів, організацій тощо. Вона має суттєве значення для оцінки поточних змін стану питання (проблеми, теми), що розглядається.

Бібліографічний огляд — це огляд, який містить зв'язну і послідовну бібліографічну характеристику сукупності документних джерел з певного питання (проблеми, теми), що вийшли за певний період часу, а також бібліографічні описи цих документів. Слід розрізняти анотований бібліографічний список і бібліографічний огляд. У першому з них подають бібліографічний опис та анотацію документів, у другому — логічний послідовний виклад змісту первинних документів, їхній бібліографічний опис та огляд документів.

Бібліографічний огляд містить зведену характеристику документів, виконану на основі документографічного аналізу. У бібліографічному огляді подають узагальнений опис змістових елементів, а також наводять формальні ознаки, характерні для цих видань [18, с. 317].

Огляд стану питання — це огляд, що містить систематизовану й узагальнену інформацію про стан наукової розробки і практичної реалізації, тенденції розвитку питання, що розглядається (сфери науки або техніки, галузі, підгалузі, проблеми, питання, об’єкта, організації і т. ін.).

Огляд стану питання (проблеми, теми) складається з таких елементів: вихідні дані, реферат, вступ, аналітична частина, висновки, рекомендації, додатки, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики, зміст [18, с. 323].

Особливу роль відіграють оглядово-аналітичні документи в ухваленні виважених управлінських рішень.

Прогнозний огляд містить аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об’єкта (його структури, найважливіших показників і чинників, що визначають його розвиток), з метою виявлення закономірностей розвитку об’єкта, необхідних для проведення робіт з прогнозування. Цей огляд базується на аналізі первинних документів глибокої ретроспективи.

Прогнозний огляд складають для інформування про перспективи розвитку об’єкта на 5—10 років уперед і передбачають аналіз.

Прогнозний огляд має таку структуру: вступ (підстави для складання огляду), аналітична частина (стан об’єкта, тенденції і прогноз розвитку), висновки, пропозиції.

Інформаційний звіт про діяльність розпочинається з анотації або реферата з коротким викладом завдання дослідження та отриманих результатів і зі вступу, в якому характеризуються вітчизняні й зарубіжні досягнення з досліджуваної проблеми. У самому тексті звіту викладають зміст завдання, формулюють технічне завдання, аналізують відомі методи і способи вирішення, розрахунки і результати експериментів. Завершується звіт висновками із зіставленням та аналізом результатів, отриманих у ході дослідження теоретичних та експериментальних даних, і, нарешті, висновками з оцінкою результатів і шляхів їх використання.

Модифікацією аналітичного документа за цільовим призначенням та методикою створення є такі інформаційні документи, як тематична підбірка, дайджест, прес-реліз, досьє і т. ін. Такі документи часто називають синтезованими.

Тематичні підбірки як вид аналітичних документів — це синтезована сукупність первинних документів, частин тексту, рефератів, анотацій, рисунків, схем, діаграм тощо, підібраних з певного питання (проблеми), їх роблять за двох умов: при сталому споживацькому інтересі до певної проблеми і тоді, коли немає узагальнених публікацій з неї, інформація розосереджена в широкому колі джерел.

Структура тематичної підбірки має, як правило, такий вигляд: титульна сторінка, на якій, окрім теми, вказують хронологічні межі відбору документів або рік початку виявлення інформації, якщо тематична підбірка поповнюється новими матеріалами; зміст; коротка передмова (від укладача); певним чином згруповані копії текстів документів, інколи ілюстрований матеріал; бібліографічний список усіх виявлених і включених до підбірки копій джерел; список переглянутих джерел.

Близьким за характером аналізу і подання інформації є дайджест.

Дайджест — це документ, що становить добірку витягів із конкретного тексту, відібраних і згрупованих таким чином, щоб дати про нього загальне уявлення, чи добірку найцікавіших матеріалів, передрукованих з інших видань. Дайджести можуть бути неперіодичними, періодичними та продовжуваними. Дайджестом також називають короткий виклад чого-небудь.

Дайджест - це вторинний документ, результат аналітико-синтетичної обробки первинних документів, який містить новий текст “під завдання”: під рішення, яке приймає керівник; під навчальне завдання, запропоноване студентам; під потреби педагога, бізнесмена, які мають використати новий матеріал і т. д. Дайджест має проблемно-тематичне спрямування.

Структура дайджесту має такий вигляд: титульна сторінка; зміст; передмова (від укладача); основний текст, звично розділений на параграфи; список використаних джерел; додатки -ілюстративний матеріал — таблиці, графіки, діаграми, які розкривають основний текст); словник або глосарій основних термінів (у разі необхідністі).

Дайджести створюють у друкованій або електронній формі на замовлення споживачів.

Прикладом аналітичного вторинного документа є досьє.

Досьє — це формалізований, тобто складений за певним планом вторинний документ, який містить розгорнуту характеристику об’єкта (окремої особи, організації, товару або послуги і т. д.).

Досьє створюють шляхом аналітико-синтетичної переробки значної кількості первинних документів і постійно актуалізують, оскільки фактичні дані швидко змінюються.

Якщо досьє створюють на особу (персональна БД типу “Хто є хто в науці”), то в ньому фіксується: прізвище, ім’я, по батькові; науковий ступінь, вчене звання, нагороди; місце роботи, посада; рік народження; біографічні дані; напрями діяльності; публікації, винаходи; публікації про певну особу; членство в організаціях, редакціях, радах, спілках; джерела виявлених відомостей.

Якщо досьє створюють на організацію, то фіксують: повну назву організації; рік заснування; адресні дані; юридичну особу; номер і дату видачі ліцензії; сферу діяльності; товари, що виробляються (послуги, що надаються); умови продажу товарів або надання послуг; ділові партнери; відгуки про дану організацію (включно з дипломами конкурсів, виставок, нагород, компрометуючі відомості); членство в міжнародних, національних і регіональних асоціаціях; добродійна діяльність; джерела виявленої інформації.

Досьє може складатися на довгострокові соціально-економічні, науково-технічні й культурні програми (проекти) міжнародного, національного або регіонального рівнів. У цьому разі досьє містить такі позиції: назва програми (проекту); назва підпрограми; категорія (міжнародна, всеукраїнська, регіональна, галузева); організації-учасники (розробники); координатор (керівник); джерела фінансування; інвестор, спонсор; термін та етапи розробки; основний зміст (у цілому і за етапами); кінцеві результати; стадія реалізації на поточний момент; джерела виявлених відомостей.

Складаючи досьє, використовують дані з різноманітних джерел (довідників, газетних і журнальних публікацій, матеріалів виставок, рекламних проспектів, ресурсів Інтернет тощо), доповнюючи результатами опитування компетентних осіб.

Аналогічними за змістом досьє про організацію (установу) є прес-релізи.

Прес-реліз — листівка, спеціальний бюлетень або брошура, головним чином, з офіційним повідомленням для органів масової інформації.

До прес-релізів висувають такі інформаційні вимоги:

1)зацікавленість споживачем (інформативність);

2)змістовність (інформаційна місткість);

3)яскравість у рекламному оточенні (контрасність);

4)виразність основних елементів (первинна фіксація уваги);

5)запам’ятовуваність (вторинна фіксація уваги — зворотна інформація);

6)вчасність — необхідність для певних споживачів у потрібний час [18, с. 329].

( Додаток 8).У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років (Додаток 8).

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у службових «справах».

Слід відмітити, що справа - це комплекс належно оформлених і згрупованих закінчених виробництвом документів службового характеру, що вміщує вичерпну інформацію стосовно вирішення конкретного питання. Формування справи - це групування окремих документів відповідно до встановленої номенклатури. Справи формуються за місцем реєстрації самих документів або в структурних підрозділах установи, де відповідальні особи групують виконані документи згідно з профілем свого підрозділу.

Кузнецовською міською радою визначений конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи згруповані за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ є «номенклатурою справ» (Додаток 8).

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ органу виконавчої влади складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів. Зведена номенклатура після погодження з архівом затверджується керівником органу державної влади.

На практиці використовуються три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна [5, с. 298].

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.

Примірна номенклатура встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Індивідуальна номенклатура справ установи складається із номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Типові та примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, які належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники при складанні індивідуальних номенклатур справ.

Індивідуальна номенклатура справ складається з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у конкретній організації (або структурному підрозділі).

Розробляють індивідуальну номенклатуру справ відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної справи.

Розробляючи індивідуальну номенклатуру справ на основі примірної або типової номенклатури, яка застосована у Кузнецовській міській раді, врахована специфіка діяльності цієї установи.

Текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці (Додаток 8), яка має такі графи:

1.Індекс справи

2.Заголовок справи (тому, частини)

4.Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

5. Примітки

У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу організації (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, наприклад: 1 - 5, де 1 — індекс структурного підрозділу; 5 — номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

У другій графі наведений заголовок справи. Він відображає види документів, що зберігаються у відповідній справі, й розкривати їх зміст: 1 – 5: Документи комісії з питань економічного розвитку галузей народного господарства, бюджету, фінансів, регуляторної та податкової політики. .

У заголовках справ, що містять листи, обов'язково зазначають кореспондента та питання, з якого формується справ: 2 – 18: Листування з облдержадміністрацією, іншими обласними організаціями, установами міста з питань діяльності промислових підприємств

Якщо у справі згруповано планово-звітну документацію, то у заголовку обов'язково зазначають період місяць, квартал, рік), за який створено документи, наприклад:

- оперативні (місячні) плани роботи організації;

Третя графа номенклатури справ заповнюється із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов'язково оформлюють після закінчення діловодного року.

У четвертій графі номенклатури справ зазначені строки зберігання і посилання на статті відповідного Переліку типових документів із зазначенням строків зберігання документів.

Для документів, не передбачених Переліком типових документів, строки зберігання встановлюють на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) організації за погодженням з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому у п'ятій графі роблять примітку: «Строк зберігання встановлено ЕПК ,(назва державного архіву) протокол від ____№ ».

Під час формування у справу документів з грифом «Для службового користування» (незалежно від їх змісту) строк зберігання справи не встановлюють, а у четвертій графі проставляють відмітку «ЕК». Після закінчення діловодного року цю справу переглядає ЕК і визначає строк її зберігання.

Для справ, що містять копії документів, строк зберігання не встановлений, тому що ці документи на зберігання не передаються, а у четвертій графі зазначається: «Доки не мине потреба» або «До заміни новими»: 2-55: Журнал обліку видачі посвідчень про відрядження – 3р. Ст.. 100-6 – після закінчення журналу (Додаток 10).

У п'ятій графі індивідуальної номенклатури справ проставляють відмітки про початок ведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про всіх відповідальних за ведення цієї справи тощо [13, с. 18].

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігаються у архіві органу державної влади для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів за погодженням з керівництвом органу державної влади. Схоронність документів органів державної влади здійснюється згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».

Функціонально номенклатура справ визначає систему зберігання та використання документів, виконується в кількох примірниках і зберігається:

-   у підрозділі установи, яка веде діловодство, як робочий примірник;

-   у відомчому архіві як обліковий документ поточного зберігання;

-   у державному архіві як довідковий матеріал постійного зберігання.

Органи міської влади створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав законних інтересів громадян.

Кабінет Міністрів України рекомендував органам місцевого самоврядування додержуватися у процесі організації електронного документообігу вимог Типового порядку, затвердженого постановою від 28 жовтня 2004 р.

Типовий порядок встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Застосувавши комп’ютерну техніку Кузнецовська міська рада підключилася до інформаційної мережі Інтернет, створена своя WEB-сторінка (www.kuznetsovsk-rada.gov.ua.) з відображенням на ній всіх новин про роботу міськради, користуються послугами електронної пошти (e-mail:office-vkkmr@kuznetzovsk-rada.gov.ua.). Це поліпшило роботу влади з населенням міста, області, вищих органів влади. Мережа Інтернет дає можливість постійного доступу до електронної програми “Електронний уряд”, а це – новини про все, що відбувається у роботі уряду – вищого органу державної влади: закони, постанови, рішення, розпорядження.

У Кузнецовській міській раді не застосовують в організації документного забезпечення комп’ютерні технології. Комп’ютерізація дає можливість швидко отримати, обробити документи та потрібну інформацію

Основними завданнями документного забезпечення управління Кузнецовської міської ради є:

— скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму;

— забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, опрацювання і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.

У рамках СЕД електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими (Додаток 10, 11), або замість них.

Так, для будь-якої організації постійне удосконалення документного забезпечення управління є життєво важливим і це прямо впливає на якість прийняття управлінських рішень. Тому в Кузнецовській міcькій раді вводять систему електронного документообігу (СЕД), що скорочує час обробки вхідної та вихідної документації.

Допомогою в цьому є схеми документообігу, маршрутні та технологічні карти управлінської документації. Такі схеми різні для великих та невеличких установ (Додаток 9).
3.2 Вдосконалення документування в Кузнецовській міській раді
Вдосконалення нормативно-правової бази райдержадміністрацій, зміни у функціях їх діяльності, викликаних, насамперед, Законом України "Про місцеве самоврядування" безперечно, відбилися на документуванні.

Згідно з Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", сільським та селищним радам делеговані повноваження органів виконавчої влади. У зв'язку з цим райдержадміністрації контролюють тільки здійснення делегованих повноважень, що призвело до звуження такого виду документів, як довідково-інформаційні (доповідні записки, довідки про результати перевірок). Водночас у відділі організаційної роботи збільшився обсяг аналітичної документації (огляди, інформаційно-аналітичні довідки, листи). Зміни, які відбулися останнім часом в структурі райдержадміністрації, звичайно, відбилися на процесах документування управлінської діяльності і призвели до змін у діловодстві. Наприклад, збільшення обсягу інформаційно-аналітичних документів обумовлюється функціонуванням відділу внутрішньої політики. Одночасно зменшилося наповнення номенклатури справ правовою документацією, що обумовлюється організацією самостійних районних управлінь юстиції [7, с. 16].

Основні заходи, які мають покращити організацію діловодства у міністерствах, відомствах, органах виконавчої влади, в тому числі нарівні областей, районів, це стосується і Кузнецовської міської ради:

-       прийняття нових законодавчих актів, прийняття Закону України "Про діловодство";

-       впровадження в практику роботи ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (замість ГОСТу "Системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів");

-       розроблення нормативно-інструктивних та методичних матеріалів, що регламентували б організацію діловодства – потрібна українська ЄДСД; нормування праці співробітників діловодних служб та їхньої кількості залежно від документообігу. Конче потрібна, і в райдержадміністраціях в тому числі, інструкція щодо ведення електронного діловодства;

-       впровадження засобів автоматизації для створення документів, реєстраційних процесів, комп'ютерного оброблення документів у канцелярії, загальному відділі, відділі контролю за їх виконанням, а також впровадження локальної мережі для зв'язку між структурними підрозділами райдержадміністрації та з облдержадміністрацією.

Суттєва відмінність діловодства райдержадміністрацій від інших установ районної та сільської ланки, що є джерелами комплектування архівних відділів, - це більш активне, ніж у інших, впровадження електронного діловодства, що вимагає методичного забезпечення як з боку діловодних служб, так і з боку відділів інформаційно-комп'ютерного забезпечення облдержадміністрацій та державних архівних установ, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

Виконання зазначеного правового документа є складовою частиною "Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів", затвердженої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р. у № 259-р.[7, с. 17].

Виходячи з соціально-економічних процесів, які відбуваються в Україні, загальнодержавних приорітетів у різних галузях народного господарства, аналізуючи функції, покладені державою на регіональні ланки управління, а також, враховуючи можливості застосування нових інформаційних технологій, сучасних обчислювальних, телекомунікаційних та програмних засобів, функціональні підсистеми повинні надавати керівництву обласної державної адміністрації (ОДА), по-перше, інтегровану інформацію про стан справ у закріпленій за структурою зоні відповідальності (результати діяльності цієї структури), по-друге, надавати відповідному керівнику вищого рівня можливість доступу до більш детальної інформації - власних баз даних та інших інформаційних ресурсів і, по-третє, надавати керівнику можливі варіанти вирішення проблем, що виникають. Також із задач обробки інформації в умовах існуючого соціально-економічного становища в країні у перелік першочергових задач СІАЗ доцільно включити такі, які спрямовані на соціальний захист населення регіону.

У зв’язку з тим, що у відділі організаційної роботи збільшився обсяг аналітичної документації: огляди, інформаційно-аналітичні довідки, листи, потрібно було б створити інформаційно-аналітичний відділ, де і опрацьовувалася б, вище вказана документація. Інформаційно-аналітичного забезпечення потребують питання, які вирішуються в міській раді м. Кузнцовська, а саме:

— соціально-політичної обстановки в місті;

— визначення потреб міста в ресурсах та умов, необхідних для його життєдіяльності;

— прогнозування соціально-економічного розвитку міста на періоди різної тривалості;

— реалізація заходів щодо задоволення запланованих потреб міста;

— комплексний аналіз та контроль задоволення міста ресурсами і умовами його життєдіяльності.

Функції, що виконуються галузевими підрозділами ОДА і територіальними підрозділами міністерств, інших органів виконавчої влади потребують автоматизації процесів роботи з документаи і тому автоматизація їхньої діяльності повинна здійснюватися в межах галузевих (а не регіональних) програм інформатизації. Але усі вони підзвітні і підконтрольні голові ОДА і тому з метою інформаційної підтримки діяльності керівництва ОДА, від кожного такого галузевого підрозділу повинна надходити до ядра СІАЗ узагальнена інформація щодо стану справ у регіональному секторі відповідної галузі. Для цього необхідно створити інформаційні інтерфейси між усіма цими підрозділами та ядром СІАЗ області, а вже з ядра інформація повинна надходити на автоматизоване робоче місце (АРМ) керівників ОДА.

Ці функції є загальними для всіх органів регіонального управління і повинні реалізовуватися у СІАЗ. Джерелами інформації мають бути структурні підрозділи ОДА, територіальні підрозділи центральних органів виконавчої влади, районні держадміністрації та міськвиконкоми міст обласного підпорядкування.

Загальний рівень інформатизації аналітичної діяльності ОДВ і ОМС в Україні зараз такий, що, крім проблем власне інтеграції їх ІАС, в даний час потрібно також вирішувати проблеми створення чи суттєвої модернізації самих об’єктів інтеграції. Недостатнє оснащення ОДВ і ОМС програмно-апаратними засобами, відсутність скоординованої системи показників та затверджених методик їх розрахунку не дозволяють прозоро відслідковувати узгодженість та несуперечність цілей, що ставляться на всіх рівнях управління, контролювати їх додержання та приймати рішення щодо забезпечення їх досягнення. До цього ж треба додати відсутність розвиненої аналітичної бази, систематизованого і вичерпного інформаційного фонду з потужним довідковим апаратом, мереж телекомунікацій, що дозволяють використовувати фонди зовнішніх організацій. Обмеженим є використання сучасних інформаційно-пошукових систем. Окремі приклади успішного застосування ІАС ще розрізнені, не складають взаємопов'язаного єдиного комплексу, характеризуються різноманітністю у підходах, темпах розвитку й оснащенні, а тому недостатні для задоволення нового рівня вимог органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Така картина простежується і в Кузнецовській міській раді

На шляху вдосконалення цієї діяльності в ОДВ й ОМС в Україні має місце низка об'єктивних чинників, які ускладнюють здійснення інформаційно-аналітичної роботи.Тому потрібно:

·     має надаватися точна і повна інформація, з якою працюють ОДВ, достатність ресурсів для її одержання, чітка взаємодія органів між собою;

·     надання реального часу, протягом якого повинні бути прийняті управлінські рішення незалежно від складності вирішуваних питань і обсягів обробленої інформації;

·     чітке визначення критеріїв при прийнятті управлінських рішень;

·     використання культури виконання;

·     використання інформаційно-аналітичних матеріалів з діяльності ОДВ й ОМС.

Для поліпшення роботи міської ради м. Кузнецовськ потрібно створити інтегровану інформаційно-аналітичну систему, яка має забезпечити ефективну роботу міської ради. Для цього використати компоненти, що реалізують інтеграцію її діяльності, а саме:

·          телекомунікаційне середовище;

·           інтегровану систему електронного документообігу,

·          інтегровану систему управління інформаційними ресурсами,

·          систему управління розподіленими технологіями аналітичних обчислень

На етапі розвитку ІАС щоб подолати головні проблеми слід зробити наступне:

-       розробити на рівні держави нормативно-правові норм щодо регулювання доступу до державних інформаційних ресурсів;

-       розробити регламент використання та передачі інформації про діяльність ОДВ і ОМС;

- створити достатній інформаційний базис для комплексного вивчення і виконання завдань державного та господарського управління у вигляді державних кадастрів, реєстрів та регістрів інформаційних ресурсів з інформацією про земельні та природні ресурси, об’єкти нерухомості, населення, юридичні особи тощо;

- вдосконалити технологію процесів управлінської діяльності відповідно сучасним потребам державного управління і сучасного рівня розвитку інформаційних технологій;

- розвинути “публічну владу”, прямий та зворотній інформаційний зв’язок міської ради з громадськістю та різноманітними недержавними джерелами масової інформації.

На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій, коли комп'ютерні мережі стають глобальним чинником, а засоби інформатизації охоплюють все нові ділянки державного та суспільного життя, проблема автоматизації управлінської сфери потребує нових підходів і принципів. Основними напрямками цієї роботи повинен охоплюватися увесь досвід інформаційно-аналітичної діяльності, накопичений на різних рівнях: державному, галузевому, регіональному, корпоративному, а також новітні досягнення у сфері наукових розробок і технологій. Виходячи з головних завдань, щодо напрямків інформаційно-аналітичної діяльності в ІІАС (в рамках яких і повинна здійснюватися функціональна інтеграція в системі) міській раді м. Кузнецовськ належить впровадження засобів автоматизації:

1.Електронізація документообігу. Поступово, але неухильно документообіг повинен перенестися з паперового на електронні носії, це є необхідною умовою впровадження засобів автоматизації. Разом з узаконенням електронного підпису це дасть можливість реально здійснити ідеї безпаперової інформатики і значно підвищити ефективність систем управління.

2. Збір і первинна обробка інформації. Основними джерелами інформації є: результати фундаментальних досліджень; матеріали, підготовлені різними підрозділами і службами; дані державних і недержавних (комерційних) інформаційних ресурсів; оперативна інформація засобів масової інформації; звітність суб’єктів економічної діяльності та інша інформація, яку подають громадяни до державних установ.

3. Ведення і поповнення джерел інформації, перш за все електронної, з метою забезпечення постійного уточнення і розширення інформаційної бази для прийняття рішень.

4. Автоматизований моніторинг стану управління системами і підсистемами міської ради на основі вироблених критеріїв і показників роботи за допомогою автоматизованих засобів і технологій, відображення стану справ у різних ділянках міської діяльності.

5. Прогнозно-аналітична діяльність, ділові ігри та інші форми здобуття узагальненої і прогнозної інформації для випереджаючого планування роботи міської ради.

6. Проведення соціологічних досліджень у м. Кузнецовську та області з використанням електронних засобів інформації та широкого доступу до Інтернету з метою одержання додаткової інформації та її використання при прийнятті рішень.

7. Проведення фундаментальних досліджень спільно з науковими установами, що передбачає розробку предметної області знань про інформаційно-аналітичні системи і створення інформаційних моделей діяльності ОДВ та ОМС.

При функціонуванні ІАС діяльність інформаційно-аналітичного відділу міської ради м. Кузнецовськ має здійснюватися за такими напрямками: збір та ведення інформації державних інформаційних ресурсів, оперативної, нормативної інформації та класифікаторів; оперативний аналіз інформації; ретроспективний аналіз інформації; системно-аналітична діяльність з організації процесів прийняття рішень; підтримка документообігу; підтримка повсякденної внутрішньої діяльності; захист даних інформаційно-аналітичного відділу; технологічна підтримка діяльності інформаційно-аналітичного відділу.

Документообіг в державі є системою, що матеріалізує процеси збору, перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням. З огляду на розподілену структуру ІІАС і різноманітність існуючих систем електронного документообігу в ОДВ й ОМС пропонується створити систему електронного документообігу в міській раді м. Кузнецовська. Ця система має включати в себе профілі документів абонентів міської ради (опис їхніх документних інтересів), рубрикатори баз даних документів (архівних і оперативних), навігаційно-пошуковий апарат, засоби перетворення форматів документів, багате лінгвістичне забезпечення. Засоби такої системи дозволять однозначно визначити місцезнаходження, вид, доступність потрібного документа. Система електронного документообігу повинна мати стандартизований інтерфейс з існуючими системами внутрішнього електронного документообігу міської ради і забезпечувати: прийом електронних документів від інших ОДВ й ОМС, ідентифікацію відправника шляхом обробки електронного цифрового підпису, підтвердження існуючою системою доставки адресату, відправки електронних документів в інші ОДВ й ОМС та можливості доступу до баз даних документів з боку інших ОДВ й ОМС.

Головними проблемами в цій ділянці є відсутність повної та достатньої системи державної стандартизації в галузі електронного документообігу, а також нормативного впровадження та експлуатації систем електронного документообігу. Надання юридичної сили електронним документам (після створення відповідної нормативної бази) забезпечить можливість паралельного існування паперових і електронних носіїв документів. Для організації електронного документообігу між ІАС міської ради та ОДВ має бути створений інтеграційний компонент “Інтегрована система електронного документообігу” з архітектурою: клієнт — керування електронним документообігом — клієнт.

Важливим елементом забезпечення електронного документообігу в ІАС є корпоративна електронна пошта, яка здійснює прийом електронних документів, підтвердження доставки адресату, відправку електронних документів та можливості доступу до баз даних документів в ІАС.

Проблема взаємодії міської ради з мережею Інтернет вирішується в трьох напрямках:

·                   надання ресурсів загального користування (власні WEB-сервери);

·                   забезпечення доступу міської влади до Інтернету;

·                   забезпечення належного захисту інформації, охорона якої визначена законодавством [31].


Висновки
Оглядово-аналітичний документ (ОАД) — документ, що є результатом аналітико-синтетичної обробки сукупності документів з певної проблеми (теми, питання), містить зведену згорнуту та узагальнену характеристики взаємопов'язаних об'єктів, фактів, явищ, подій.

ОАДи — документи змішаного характеру на "перехресті" первинних і вторинних документів. Вони є результатом аналізу і синтезу інформації, запозиченої із "чужих" первинних документів (тому їх можна вважати вторинними документами) і, разом з тим, містять нову "свою" інформацію оціночного характеру, тобто можуть вважатися первинними документами.

Серед них: рейтинги, досьє, довідники, дайджести, тематичні підбірки, рецензії, критичні, аналітичні, прогнозні огляди і т. ін. Вони надають інтерпретовану інформацію, яка орієнтує споживачів у документному потоці або в певній проблемі.

За сукупністю перелічених ознак розрізняють два види ОАД: оглядові та аналітичні документи.

Оглядові та аналітичні документи, маючи загальний об'єкт аналізу - первинний документ, відрізняються предметом аналізу.

Найдосконалішим видом вторинних документів, які повно і кваліфіковано висвітлюють не окремі першоджерела, а конкретну тему в згорнутому й узагальненому вигляді, є аналітичні документи.

Основною ознакою класифікації аналітичних документів вважається глибина аналізу змісту першоджерела. На цій основі виділяють такі види аналітичних документів: огляд стану питання, критичні, аналітичні, прогнозні огляди, аналітичні довідки, довідники, рейтинги, інформаційні звіти про діяльність, тематичні підбірки, дайджести, прес-релізи, досьє і т. ін.

Аналітичні документи містять узагальнену інформацію, отриману в результаті всебічного, глибокого і критичного аналізу первинних документів, аргументовану оцінку стану і тенденцій розвитку проблеми, що розглядається, їх створюють у процесі поглибленого аналізу і синтезу первинних документів з метою вилучення, оцінки, узагальнення і використання інформації, що в них міститься. Для аналітичного документа характерною є наявність “аналітичної частини”, яку становлять як ідеї, концепції, погляди, висновки, запозичені з первинного документа, так і власні думки, ідеї, судження автора вторинного документа.

Серед вторинних документів особливе місце посідають оглядові документи.

Оглядовий документ — це інформаційний документ, який містить один або кілька оглядів. Він відображає зміст основних первинних документів з певної проблеми (теми, питання), оцінку їх на основі їхньої аналітично-синтетичної обробки. Його основу становить огляд.

За цільовим призначенням та методикою створення розрізняють такі види оглядових документів: експрес-інформація, бібліографічний огляд, реферативний огляд, огляд обґрунтування, щорічний огляд, щорічна доповідь, оглядова довідка тощо.

У загальному вигляді методика створення аналітичних документів — це методика інформаційного аналізу і синтезу, тобто зосередження на основних положеннях, фактах, даних з відкиданням надлишкової інформації.

Інформаційне забезпечення управління – це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі із використанням комп’ютерних інформаційних систем) з метою аналізу, одержаних результаті для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління.

Документне забезпечення управління (ДЗУ) охоплює питання документування організації роботи з документами в процесі здійснення управління і систематизації архівного збереження документів.

Для розв’язання проблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційне забезпечення.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Управління процесами опрацювання інформації є змістом документаційного забезпечення управління.

Діяльність у галузі інформаційного управління пов’язана з проведенням таких видів робіт:

1. Виявлення кола управлінських завдань, які розв’язуються як на рівні організації, так і в кожному з їх підрозділів.

2.Оцінка значущості окремих напрямів діяльності організації на певних етапах її розвитку.

3.Уточнення складу і структури інформаційних матеріалів, необхідних для забезпечення управлінських рішень.

Інформаційну складову управлінської праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації.

Новим концептуальним підходом до побудови інформаційно-аналітичної системи управління є її багаторівнева структура, тобто, структура, при якій різні інформаційні потоки генеруються, обробляються, накопичуються та використовуються на різних рівнях системи: центральному (інформаційно-аналітичні служби вищих органів державної влади), крайовому (крайові інформаційно-аналітичні служби), обласному (інформаційно-аналітичні відділи в облдержадміністраціях) та районних (районні і міжрайонні інформаційно-аналітичні служби).

Кожний організаційний рівень інформаційно-аналітичної системи розрахований на оперування визначеним обсягом інформації, тобто він повинен займатися збором, аналізом та розповсюдженням інформації в межах району, області, краю, країни.

Отже, структура інформаційно-аналітичної системи є головним фактором систематизації, упорядкування, структурування різноманітних різнопланових інформаційних потоків, що надходять у систему ззовні, перетворення їх на аналітичні матеріали, прогнози, рекомендації, консультації та надання цих продуктів перетворення інформаційним органам державного управління.

Відповідно до інформаційного запиту (потреби) споживача визначають зміст, рівень згортання, характер вторинної інформації, форму її подання, види інформаційних документів, часткову методику створення їх. Тому для забезпечення споживачів інформацією достатньо створювати згорнуту інформаційну модель окремого документа (інформаційний реферат, анотація, бібліографічний опис, опис ключовими словами) або згорнуту інформаційну модель певного масиву документів (реферативний журнал, бібліографічний посібник).

Таким чином, визначальним фактором опрацювання інформації для інформаційно-аналітичних документів є споживач інформації.

Цінність оглядово-аналітичних документів пов’язана з можливістю швидкого "входження" з їхньою допомогою в певну проблематику, а також з тим, щоб скласти уявлення про перспективні напрями її розвитку. Між оглядовими та аналітичними документами багато спільного, тому їх часто розглядають як змішаний вид вторинних документів — оглядово-аналітичні документи.

Науково-аналітична діяльність відіграє важливу роль в інформаційному забезпеченні влади, народного господарства, науки.

Питання організації управління районами у містах належать до компетенції міських рад.

Кузнецовська міська рада є виборним представницьким органом місцевого самоврядування, що складається з депутатів і відповідно до закону представляє територіальну громаду міста та здійснює від її імені та в її інтересах функції та повноваження місцевого самоврядування.

Міська рада веде свою роботу у таких напрямках: постійно спрямовує свою роботу згідно основних напрямків розвитку господарського комплексу міста.

Ці напрями роботи передбачені у “Програмі соціально-економічного розвитку міста на 2008р..

В галузі "Органи виконавчої влади" діловодство міських рад є важливою ланкою.

В системі управління Кузнецовської міської ради діє організаційно-розпорядча документація (ОРД): вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення розпорядження , статути, укази, ухвали.

Різноманітна за видами та за обсягом у Кузнецовській міській раді довідково-інформаційна документація: акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, доповідні та пояснювальні записки, запрошення.

Діловодство здійснюється централізовано, всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання виконує секретар виконкому, тобто виконує діловодні функції.

Документаційне забезпечення документів в Кузнецовській міській раді здійснюється відповідно до “Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України”, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

Номенклатура справ Кузнецовської міської ради складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів. Зведена номенклатура погоджена з архівом і затверджена міським головою.

Застосувавши комп’ютерну техніку Кузнецовська міська рада підключилася до інформаційної мережі Інтернет, створена своя WEB-сторінка (www.kuznetsovsk-rada.gov.ua.) з відображенням на ній всіх новин про роботу міськради, користуються послугами електронної пошти (e-mail:office-vkkmr@kuznetzovsk-rada.gov.ua.). Це поліпшило роботу влади з населенням міста, області, вищих органів влади. Мережа Інтернет дає можливість постійного доступу до електронної програми “Електронний уряд”, а це – новини про все, що відбувається у роботі уряду – вищого органу державної влади: закони, постанови, рішення, розпорядження. Нажаль Кузнецовській міській раді не застосовують в організації документного забезпечення комп’ютерні технології. Але саме комп’ютерізація дає можливість швидко отримати, обробити документи та потрібну інформацію, тому слід ввести електронний документообіг

Вдосконаленню документування в Кузнецовській міській раді підлягає інформаційно-аналітичне забезпечення.

У зв’язку з тим, що у відділі організаційної роботи збільшився обсяг аналітичної документації: огляди, інформаційно-аналітичні довідки, листи, потрібно було б створити інформаційно-аналітичний відділ, де і опрацьовувалася б, вище вказана документація. Інформаційно-аналітичного забезпечення потребують питання, які вирішуються в міській раді м. Кузнцовська, а саме:

— соціально-політичної обстановки в місті;

— визначення потреб міста в ресурсах та умов, необхідних для його життєдіяльності;

— прогнозування соціально-економічного розвитку міста на періоди різної тривалості;

— реалізація заходів щодо задоволення запланованих потреб міста;

— комплексний аналіз та контроль задоволення міста ресурсами і умовами його життєдіяльності.

Для поліпшення роботи міської ради м. Кузнецовськ потрібно створити інтегровану інформаційно-аналітичну систему, яка має забезпечити ефективну роботу міської ради. Для цього використати компоненти, що реалізують інтеграцію її діяльності, а саме:

·     телекомунікаційне середовище;

·      інтегровану систему електронного документообігу,

·     інтегровану систему управління інформаційними ресурсами,

·     систему управління розподіленими технологіями аналітичних обчислень

На етапі розвитку ІАС щоб подолати головні проблеми слід зробити наступне:

-       розробити на рівні держави нормативно-правові норм щодо регулювання доступу до державних інформаційних ресурсів;

-       розробити регламент використання та передачі інформації про діяльність ОДВ і ОМС;

- створити достатній інформаційний базис для комплексного вивчення і виконання завдань державного та господарського управління у вигляді державних кадастрів, реєстрів та регістрів інформаційних ресурсів з інформацією про земельні та природні ресурси, об’єкти нерухомості, населення, юридичні особи тощо;

- вдосконалити технологію процесів управлінської діяльності відповідно сучасним потребам державного управління і сучасного рівня розвитку інформаційних технологій;

- розвинути “публічну владу”, прямий та зворотній інформаційний зв’язок міської ради з громадськістю та різноманітними недержавними джерелами масової інформації.

На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій, коли комп'ютерні мережі стають глобальним чинником, а засоби інформатизації охоплюють все нові ділянки державного та суспільного життя, проблема автоматизації управлінської сфери потребує нових підходів і принципів. Виходячи з головних завдань, щодо напрямків інформаційно-аналітичної діяльності в ІІАС (в рамках яких і повинна здійснюватися функціональна інтеграція в системі) міській раді м. Кузнецовськ належить впровадження засобів автоматизації:

1.Електронізація документообігу. Поступово, але неухильно документообіг повинен перенестися з паперового на електронні носії, це є необхідною умовою впровадження засобів автоматизації. Разом з узаконенням електронного підпису це дасть можливість реально здійснити ідеї безпаперової інформатики і значно підвищити ефективність систем управління.

2. Збір і первинна обробка інформації. Основними джерелами інформації є: результати фундаментальних досліджень; матеріали, підготовлені різними підрозділами і службами; дані державних і недержавних (комерційних) інформаційних ресурсів; оперативна інформація засобів масової інформації; звітність суб’єктів економічної діяльності та інша інформація, яку подають громадяни до державних установ.

3. Ведення і поповнення джерел інформації, перш за все електронної, з метою забезпечення постійного уточнення і розширення інформаційної бази для прийняття рішень.

4. Автоматизований моніторинг стану управління системами і підсистемами міської ради на основі вироблених критеріїв і показників роботи за допомогою автоматизованих засобів і технологій, відображення стану справ у різних ділянках міської діяльності.

5. Прогнозно-аналітична діяльність, ділові ігри та інші форми здобуття узагальненої і прогнозної інформації для випереджаючого планування роботи міської ради.

6. Проведення соціологічних досліджень у м. Кузнецовську та області з використанням електронних засобів інформації та широкого доступу до Інтернету з метою одержання додаткової інформації та її використання при прийнятті рішень.

7. Проведення фундаментальних досліджень спільно з науковими установами, що передбачає розробку предметної області знань про інформаційно-аналітичні системи і створення інформаційних моделей діяльності ОДВ та ОМС.

При функціонуванні ІАС діяльність інформаційно-аналітичного відділу міської ради м. Кузнецовськ має здійснюватися за такими напрямками: збір та ведення інформації державних інформаційних ресурсів, оперативної, нормативної інформації та класифікаторів; оперативний аналіз інформації; ретроспективний аналіз інформації; системно-аналітична діяльність з організації процесів прийняття рішень; підтримка документообігу; підтримка повсякденної внутрішньої діяльності; захист даних інформаційно-аналітичного відділу; технологічна підтримка діяльності інформаційно-аналітичного відділу.

Документообіг в державі є системою, що матеріалізує процеси збору, перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням. З огляду на розподілену структуру ІІАС і різноманітність існуючих систем електронного документообігу в ОДВ й ОМС пропонується створити систему електронного документообігу в міській раді м. Кузнецовська.


Список використаної літератури та неопублікованих документів
1.           Асєєв Г. Методологія автоматизації діловодства: документи / Г.Асєєв // Вісн. Кн. палати. – 2004. – № 11. – С. 23–26.

2.            Асєєв Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи / Г Асєєв // Вісн. Кн. палати. – 2004. – № 4. – С. 26–29.

3.            Асєєв Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи / Г. Асєєв // Вісн. Кн. палати. – 2004. – № 4. – С. 32–35.

4.            Бакуменко В.Д Формування державно-управлінських рішень: проблеми теорії, методології, практики / В.Д. Бакуменко. – К.: Вид-во УАДУ, 2000. –
328 с.

5.            Бандурка О. Адміністративний процес / О. Бандурка, М. Тищенко. – К., 2001. – 336 с.

6.            Блюменау Д.И. Индикаторный метод компьютерного свертывания в процессе обучения аналитико-синтетической переработки информации / Д. Блюменау // Науч. и техн. б-ки. – 2001. – № 12. – С. 29–41.

7.            Винокуров Ф.Я. До питання особливостей ведення діловодства в районних державних адміністраціях / Ф. Винокуров // Бібліотекознавство. Бібліотекознавство. Інформологія. – 2005. – № 2. – С. 16–19.

8.            Воройский Ф.О. Аналитико-синтетическая обработка и переработка информации в автоматизированных системах НТИ: Основы организации и технологии / Ф.О. Воройский. – М., 1991. – 217 с.

9.            Гречихин А.А. Информационные издания / А.А. Гречихин. – М.: Книга. – 1988. – 272 с.

10.        Гольдгамер Г. Информационное обеспечение исследований и разработок / Г. Гольдгамер. – М.: Советское радио, 1976. – 352 с.

11.        Дігтяр А. Організаційне забезпечення інформаційно-аналітичного обслуговування органів державної влади в процесі прийняття і реалізації державно-управлінських рішень / А. Дігтяр // Статистика України. – 2003. – № 2. – С. 36–39.

12.        Желюк Т.Л. Механізми аналітичного обгрунтування ефективності виконання управлінських рішень в органах державного управління / Т.Л. Желюк // НТІ. – 2006. – № 3. – С. 19–24.

13.        Загорецька О. Новий стандарт складання і оформлення організаційно-розпорядчої документації / О. Загорецька // Секретар-референт. – 2003. – № 8. – С. 18–20.

14.        Колодій М. Ю. Державне будівництво та місцеве самоврядування / М.Ю. Колодій. – К., 2005. – 452 с.

15.        Корнієнко В. Проблеми створення системи вторинних інформаційних / В. Корнієнко // Наук. праці НБУВ ім. В.І. Вернадського. – 2000. – Вип. 5. – С. 142–151.

16.        Коршунов О.П. Библиографоведение / О.П. Коршунов. – М., 1990. – 232 с.

17.        Кулицький С.П. Організації інформаційної діяльності у сфері управління / С.П. Кулицький – К., 2002. – 224 с.

18.        Кушнаренко Н.М. Документоведение / Н.М. Кушнаренко. – К., 2000. – 460с.

19.        Кушнаренко Н.М. Наукова обробка документів / Н.М. Кушнаренко, В.К. Удалова. – К., 2003. – 328 с.

20.        Лучанська В. Інформаційне забезпечення природоохоронних дій як умова сталого розвитку району / В. Лучанська // Вісн. Кн. палати. – 2001. – № 9. – С. 35–37.

21.        Матвієнко О.В. Основи інформаційного менеджменту / О.В. Матвієнко. – К., 2003. – 124 с.

22.        Сельченкова С. Документооборот: принципы организации и анализ / С. Сельченкова // Секретарь-референт. –2004. – № 2. – С. 9–12.

23.        Сілкова Г.В. Інформаційно-аналітична діяльність у структурі інформаційної діяльності / Г.В. Сілкова // Бібліотекознавство. Бібліотекознавство. Інформологія. – 2007. – № 4. – С. 37–44.

24.        Сілкова Г. Інформаційно-аналітична діяльність як напрям інформаційної діяльності / Г. Сілкова // Вісн. Кн. палати. – 1999. – № 3. – С. 15–16.

25.        Сілкова Г. Інформаційно-аналітині дослідження в структурі інформаційних ресурсів / Г. Сілкова // Вісн. Кн. палати. – 2001. – № 2. – С. 14–15.

26.        Сілкова Г. Основи інформаційно-аналітичних досліджень / Г. Сілкова. – К., 1998. – 50с.

27.        Сташків М. Найповніше задовольнити потреби новітнього споживача інформації – кредо сучасної бібліотеки / М. Сташків // Вісн. Кн. палати. – 2004. – № 9. – С. 28–29.

28.        Ступак В. Науково-аналітична діяльність у галузі суспільних наук в Україні: сучасний стан та перспективи розвитку / В. Ступак // Вісн. Кн. палати. – 2000. – № 1. – С. 21–24.

29.        Организация работы с документами / В. Кудряева. – М., 2001. – 592 с.

30.        Черепін Ю.Т. Аналітичні складові СІАЗ регіональних органів виконавчої влади / Ю.Т. Черепін // Актуальні проблеми економіки. – 2006. – № 10. – С. 207–219.

31.        [Електрон. ресурс]. — Режим доступу: http://www.univd.edu.ua/




Додаток

1
Структура прийняття управлінського

Рішення



збирання                                                            переробка 

 інформації                                                         інформації
         контроль                                                   вироблення

         виконання                                                 рішення
                           

видача завдання

                             виконавцям       
[22, с. 20].


Додаток 2
Схема документообігу невеликих
організацій
          

керівник
секретар                                                             виконавці
Схема документообігу установ, що мають


структурні підрозділи



         керівництво                  керівництво

         установи                       структурних

                                               підрозділів
секретаріат                             секретаріат                   

(секретар                                структурних                           виконавці

керівництва)                           підрозділів
                   служба

                   діловодства                 
                                            вихідні документи

                                           вхідні документи

[22, с. 11].


Додаток 3
ЖУРНАЛ реєстрації вхідних документів

Дата надходження та індекс документа	Кореспондент, дата та індекс одержаного документа	Короткий зміст	Резолюція або кому направлений документ	Позначка про виконання документа
1	2	3	4	5

ЖУРНАЛ реєстрації створюваних установою документів

Дата та індекс документа	Кореспондент	Короткий зміст	Позначка про виконання документа
1	2	3	4

ЖУРНАЛ реєстрації наказів

Дата	Номер	Короткий зміст	Найменування структурного підрозділу, який підготував наказ
1	2	3	4

[13, с. 19].




Додаток 4

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Відправник або адресат		Вид документа				Строк виконання
Дата і час реєстрації, вхідний реєстраційний номер				Дата і реєстраційний номер
				Дата і час реєстрації адресатом, реєстраційний номер у адресата
Заголовок або короткий зміст
Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець
Позначка про виконання			Позначка про одержання
Контрольні відмітки
фонд N	опис N				опис N

[13, c. 19].




Додаток 5

Таблиця 1. Перелік функцій облдержадміністрації, що потребують інформаційно-аналітичного забезпечення, та регламент




[30, 219].