Диплом на тему Компьютерные системы управления документооборотом в сфере здравоохранения
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2014-10-31Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Міністерство культури і мистецтв України
Харківська державна академія культури
Кафедра інформатики
Комп'ютерні системи керування документообігом у сфері охорони здоров'я (на прикладі відділу охорони здоров'я м. Краматорська)
ХАРКІВ – 2007
Содержание
"1-3" 1. Компьютерные системы управления документооборотом в органах управления 6
1.1 Виды компьютерных систем управления документооборотом в органах управления........................................................................................................................ 8
1.1.1 Система электронного документооборота ДЕЛО............................. 10
1.1.2 Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот 11
1.1.3 Система электронного документооборота Optima WorkFlow......... 12
1.1.4 Система электронного документооборота LanDocs......................... 13
1.1.5 Система электронного документооборота БОСС-Референт............. 15
1.1.6 Система электронного документооборота DIRECTUM................... 16
1.1.7 Система электронного документооборота NauDoc.......................... 17
1.1.8 Система электронного документооборота DocsVision..................... 18
2. Внедрение системы электронного документооборота в отделе здравоохранения г. Краматорска............................................................................................. 21
2.1 Состояние документооборота и компьютеризации в ГЗО................... 21
2.1.1 Характеристика лечебно-профилактических учреждений города... 21
2.1.2 Состояние документооборота в отделе здравоохранения и лечебно-профилактических учреждениях города.................................................... 24
2.2 Внедрение системы электронного документооборота в отделе здравоохранения г. Краматорска............................................................................................. 32
2.2.1 Разработка предложений по созданию системы электронного документооборота...................................................................................................................... 32
2.2.2 Эффективность внедрения электронного документооборота........... 39
Выводы......................................................................................................... 45
Приложения................................................................................................. 47
Список литературы...................................................................................... 53
Введение
1. Компьютерные системы управления документооборотом в органах управления
Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная – просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия.
Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функцию, а именно на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т.п.; сократить время на передачу документов между исполнителями.
Процесс управления требует интенсификации и четкой организации учреждения, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.
Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию «workflow» – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
Внедрение информационных систем управления деятельностью органов государственной власти предполагает организацию систем электронного документооборота во всех органах государственной власти, в том числе и на межведомственном уровне, а также распространение более 70% всего объема документов в электронном виде. Система электронного документооборота является одним из необходимых условий снижения операционных затрат на содержание государственного аппарата, повышения эффективности управления ресурсами органов государственной власти. При этом система электронного документооборота должна соответствовать организационным взаимосвязям внутри министерств, соблюдать установленные порядки отчетности, проверки, заверения и выдачи государственных документов.
Использование системы электронного документооборота позволяет:
· Увеличить производительность труда персонала на 20–25%;
· Сократить стоимость архивного хранения электронных документов на 80%;
· Провести интеграцию с системами автоматизированного ввода документов, которые поступают в нужном формате;
· Обеспечить контроль всего цикла делопроизводства и повысить эффективность методов работы над документами;
1.1.1 Система электронного документооборота ДЕЛО
Исторически в учреждениях России и стран СНГ сложилась единая и строго регламентированная методика организации работы с документами. Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно расширить её возможности. «ДЕЛО» – это программная система, позволяющая создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами.
Это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.
«ДЕЛО» успешно используется для автоматизации документационного обеспечения управления предприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также в государственных органах власти и местного самоуправления.
· позволяет автоматизировать документооборот в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства Харківська державна академія культури
Кафедра інформатики
Комп'ютерні системи керування документообігом у сфері охорони здоров'я (на прикладі відділу охорони здоров'я м. Краматорська)
ХАРКІВ – 2007
Содержание
"1-3" 1. Компьютерные системы управления документооборотом в органах управления 6
1.1 Виды компьютерных систем управления документооборотом в органах управления........................................................................................................................ 8
1.1.1 Система электронного документооборота ДЕЛО............................. 10
1.1.2 Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот 11
1.1.3 Система электронного документооборота Optima WorkFlow......... 12
1.1.4 Система электронного документооборота LanDocs......................... 13
1.1.5 Система электронного документооборота БОСС-Референт............. 15
1.1.6 Система электронного документооборота DIRECTUM................... 16
1.1.7 Система электронного документооборота NauDoc.......................... 17
1.1.8 Система электронного документооборота DocsVision..................... 18
2. Внедрение системы электронного документооборота в отделе здравоохранения г. Краматорска............................................................................................. 21
2.1 Состояние документооборота и компьютеризации в ГЗО................... 21
2.1.1 Характеристика лечебно-профилактических учреждений города... 21
2.1.2 Состояние документооборота в отделе здравоохранения и лечебно-профилактических учреждениях города.................................................... 24
2.2 Внедрение системы электронного документооборота в отделе здравоохранения г. Краматорска............................................................................................. 32
2.2.1 Разработка предложений по созданию системы электронного документооборота...................................................................................................................... 32
2.2.2 Эффективность внедрения электронного документооборота........... 39
Выводы......................................................................................................... 45
Приложения................................................................................................. 47
Список литературы...................................................................................... 53
Введение
В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких «болезней роста».
В работе были использованы материалы, в которых были освещены вопросы электронного документооборота: А.В. Бадьина «Электронный документооборот фирмы», в котором рассматриваются вопросы как функционирует система документооборота в организации; В. Баласанян «Концепция автоматизации отечественного документооборота», где автор анализирует процесс автоматизации документооборота и пути совершенствования; А.И. Вершинин «Электронный документ», в котором делается подробное описание электронного документа и принципы работы с ним. Также очень важным моментом является законодательная база, изучение которой начинается с Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи».
Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25–50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (УЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию информации.
Обзор систем электронного документооборота описывается в книге А. Пахчанян «Обзор систем электронного документооборота», а эффективность системы электронного документооборота хорошо описывается в книге М.Ю. Круковского «Критерии эффективности систем электронного документооборота».
Управленческая деятельность в Украине, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями, документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом – практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.
Поэтому цель работы – изучение системы электронного документооборота в органах управления, а также изучения ситуации в отделе здравоохранения г. Краматорска и адаптации системы для работы в этом отделе.
1. Компьютерные системы управления документооборотом в органах управления
Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная – просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия.
Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функцию, а именно на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т.п.; сократить время на передачу документов между исполнителями.
Процесс управления требует интенсификации и четкой организации учреждения, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.
Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию «workflow» – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
Внедрение информационных систем управления деятельностью органов государственной власти предполагает организацию систем электронного документооборота во всех органах государственной власти, в том числе и на межведомственном уровне, а также распространение более 70% всего объема документов в электронном виде. Система электронного документооборота является одним из необходимых условий снижения операционных затрат на содержание государственного аппарата, повышения эффективности управления ресурсами органов государственной власти. При этом система электронного документооборота должна соответствовать организационным взаимосвязям внутри министерств, соблюдать установленные порядки отчетности, проверки, заверения и выдачи государственных документов.
Использование системы электронного документооборота позволяет:
· Увеличить производительность труда персонала на 20–25%;
· Сократить стоимость архивного хранения электронных документов на 80%;
· Провести интеграцию с системами автоматизированного ввода документов, которые поступают в нужном формате;
· Обеспечить контроль всего цикла делопроизводства и повысить эффективность методов работы над документами;
Исключить потерю документов сократить время их поиска, затраты на их обработку и подготовку отчетности.
1.1 Виды компьютерных систем управления документооборотом в органах управления
Основной целью использования информационных технологий в деятельности органов государственной власти является повышение эффективности механизмов государственного управления на основе создания общей информационно-технологической инфраструктуры. Такая инфраструктура включает в себя государственные информационные системы и ресурсы, а также средства, обеспечивающие их функционирование, взаимодействие между собой, населением и организациями в рамках предоставления государственных услуг.
Государственная политика в сфере использования информационных технологий в государственном управлении призвана обеспечить координацию деятельности органов государственной власти по созданию государственных информационных систем и повышение эффективности бюджетных расходов в этой сфере.
В соответствии с основными направлениями социально-экономического развития Украины на среднесрочную перспективу определяются следующие приоритеты использования информационных технологий:
· повышение эффективности и прозрачности бюджетного процесса предоставление доступа гражданам и организациям к открытой информации;
· совершенствование механизмов мониторинга рынка труда;
· прогнозирования потребностей экономики в профессиональных трудовых ресурсах;
· улучшение обслуживания граждан и др.
В настоящее время формируются общие стандарты создания, интеграции и совместного использования типовых элементов информационно-технологической инфраструктуры органов государственной власти, что позволит обеспечить согласованное развитие и совместимость между собой применяемых программно-технических решений. Общие стандарты создания типовых элементов информационно-технологической инфраструктуры будут определять общие требования и порядок выполнения работ по их проектированию, реализации, внедрению, эксплуатации и развитию.
Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения будет идти речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS – Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC: «Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео – данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность».
Исторически, СУД являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.
В современных условиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь системы управления документами.
Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности руководства организации и работы самой организации.
Сегодняшние организации требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям: функциональность и гибкость системы, возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).
Исторически в учреждениях России и стран СНГ сложилась единая и строго регламентированная методика организации работы с документами. Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно расширить её возможности. «ДЕЛО» – это программная система, позволяющая создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами.
Это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.
«ДЕЛО» успешно используется для автоматизации документационного обеспечения управления предприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также в государственных органах власти и местного самоуправления.
· позволяет реализовать современный электронный документооборот с сохранением процессов обработки бумажных документов
· предоставляет возможность организации потока работ (workflow) с осуществлением контроля за движением и исполнением документов
· масштабируемо – система может быть установлена на одном компьютере, в учрежденческой сети или в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством
· поддерживает централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства
· поставляется как в готовом, так и в заказном варианте.
1.1.2 Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот
Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:
· повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач, анализа организационно-распорядительной деятельности;
· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и издержек на расходные материалы;
· создание единого информационного пространства предприятия;
· обеспечение надежности учета и хранения документации;
· организация эффективной защиты информации.
http://www.evfrat.ru/about/ – 2ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:
1. осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных;
2. организовывать контроль исполнения поручений;
3. формировать различные журналы и отчеты.
Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.
В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.
Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП[1] при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.
1.1.3 Система электронного документооборота Optima WorkFlow
Комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTIMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства.
Использование системы в практической деятельности организации позволит значительно облегчить выполнение задач исполнителям, занятым формированием, согласованием и обработкой документов, вовлеченных в документооборот, и, кроме того, обеспечит организации в целом достижение нового качественного уровня в решении таких вопросов как:
· Организация единого централизованного хранилища документов, его оптимальная систематизация.
· Формализация технологических процессов формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки.
· Улучшение средств контроля над ходом выполнения процессов формирования и обработки документов, регулирование и управление системой документооборота.
· Повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицированных ФАПСИ систем электронно-цифровой подписи и шифрования.
· Достижение высокой степени независимости работы над документами от личных качеств персонала, за счет автоматического исполнения большинства формальных действий.
· Возможность адаптации учетных и аналитических систем, функционирующих в организации, к процессам движения документов по их технологическим маршрутам.
· Возможность получения статистических и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов.
· Создание полнофункциональной системы контроля исполнения поручений.
1.1.4 Система электронного документооборота LanDocs
Линия программных продуктов LanDocs разработки компании «ЛАНИТ» предназначена для построения автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятиях различного масштаба и специализации. С использованием программной продукции LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений:
§ система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исполнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;
§ корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;
§ система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организаций, обеспечивающая подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и предоставляющая возможность реализации специальных технологий массового (пакетного) ввода документов на бумажной основе в электронный архив;
§ система автоматизированной поддержки деловых процессов организации, реализующая возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов.
Информационная безопасность перечисленных проектных решений обеспечивается специализированной подсистемой безопасности, реализующей механизмы электронной цифровой подписи (в том числе – сертифицированных ФАПСИ) для подтверждения авторства и целостности документов, шифрования данных для их защиты от несанкционированного доступа, а также выполняющей функции Центра сертификации ключей (поддерживает сертификаты формата X.509) и осуществляющей протоколирование действий пользователей в специальном журнале безопасности.
1.1.5 Система электронного документооборота БОСС-Референт
Система документационного обеспечения управления БОСС-Референт – это программный пакет, который позволяет организациям создавать эффективные системы управления электронным документооборотом и автоматизации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур. В частности, создание в организации подобных систем позволяет:· Повысить скорость принятия решений и их качество
· Усилить контроль исполнительской дисциплины
· Повысить управляемость организации
· Увеличить продуктивность работы отдельных сотрудников, рабочих групп, организации в целом.
Система БОСС-Референт имеет большое число внедрений и предназначена для предприятий различных размеров и форм собственности:
· Крупные коммерческие предприятия и холдинги
· государственные органы власти
· Региональные органы государственной власти и другие государственные предприятия
· Территориально распределённые предприятия
· Компании со сложной организационной структурой
· Компании с большим объёмом документооборота
· Небольшие, стремительно растущие компании.
Функционалом системы БОСС-Референт могут воспользоваться как руководители, так и начальники отделов, IT‑специалисты, делопроизводители, исполнители, секретари и другие сотрудники предприятий, благодаря широкому кругу автоматизированных бизнес-процессов:
· Работа с внутренними документами организации
· Обработка входящих и исходящих документов
· Управление внешними контактами
· Работа с договорами организации
· Организация новостных каналов и конференций
· Ведение справочника организации в электронном виде
· Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации
· Организация и планирование мероприятий.
1.1.6 Система электронного документооборота DIRECTUM
DIRECTUM – корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.
Система DIRECTUM поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. Кроме того, DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:
Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.
Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).
Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов.
Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.
Эффективное использование системы DIRECTUM также обеспечивают следующие компоненты:
Сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обменивающихся в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.
Сервер веб-доступа к DIRECTUM. Доступ с помощью браузера из любой точки мира к документам, задачам, заданиям и т.д.
1.1.7 Система электронного документооборота NauDoc
Назначение системы NauDoc – качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.
Преимущества системы NauDoc по сравнению с решениями-аналогами:
· система является лидером среди систем своего класса (в соответствии с анализом отечественных систем автоматизации делопроизводства, проведенного журналом «Компьютерра» в октябре 2005 года);
· низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями (по данным аналитического отчета DSS Consulting от августа 2005 года и в соответствии со справочником «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения»);
· простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;
· гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;
· веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;
· кроссплатформенность: работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.;
· возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации;
· возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.
1.1.8 Система электронного документооборота DocsVision
Программная платформа DocsVision 4.0 – это новая версия комплексной платформы DocsVision, разработанная на базе самых современных программных технологий и предназначенная для автоматизации процессов управления, документооборота и для создания интегрированных приложений. DocsVision – результат многолетней работы в области разработки приложений для автоматизации процессов управления и документооборота.
DocsVision обеспечивает тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.
Основные функции DocsVision:
· Автоматизация управления предприятием
· Поддержка процессного подхода в организации управления
· Автоматизация систем менеджмента качества
· Автоматизация процессов согласования и утверждения документов
· Средства контроля исполнения документов и заданий
· Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей
· Управление процессами обработки документов
· Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками
· Автоматизация канцелярии.
Так, 29 ноября 2007 г. в Администрации городского округа г. Рыбинск состоялась конференция «Автоматизированные технологии работы с документами». Конференция была посвящена вопросам организации эффективного управления документами в Органах Государственной власти, системе управления документами и бизнес-процессами DocsVision, как мощной платформе для автоматизации управления документооборотом организации. В настоящий период идет переход Администрации городского округа г. Рыбинск на систему DocsVision.
Электронный документооборот постепенно входит в жизнь большинства украинских компаний и государственных ведомств. Спрос, как известно, рождает предложение и в настоящее время на рынке представлены множество систем, как отечественных, так и зарубежных. В данной работе рассмотрены российские и украинские разработки. Оставшуюся долю рынка занимает ряд малораспространенных продуктов, а также локализованные версии иностранных систем. Кроме того, существует довольно большое количество компаний, предлагающих проектные решения по реализации централизованного электронного документооборота. 2. Внедрение системы электронного документооборота в отделе здравоохранения г. Краматорска
2.1 Состояние документооборота и компьютеризации в ГЗО
2.1.1 Характеристика лечебно-профилактических учреждений города
Отдел здравоохранения г. Краматорска является отделом исполкома городского совета и состоит из 6 человек. Оргструктура отображена в приложении А.
Отдел здравоохранения г. Краматорска создан в мае 2002 года путем реорганизации КМУ[2] «Центральная городская больница» в КМУ «Городская больница №1», КМУ «Поликлиника №4» и отдел здравоохранения (6 человек).
При отделе здравоохранения создан информационно-аналитический отдел, в котором существует 15 штатных единиц, который является «мозговым центром».
Таблица SEQ Таблица \* ARABIC 1 – Входящая и исходящая документация отдела здравоохранения (основные виды)
| Организации, из которых поступают и в которые направляются документы (адресат / адресант) | Виды входящих в отдел здравоохранения документов | Виды исходящих из отдела здравоохранения документов | |
| Исполком Краматорского городского совета | Распоряжения, решения, письма | Письма | |
| Лечебно-профилактические учреждения г. Краматорска | Приказы, письма | Приказы, письма | |
| Лечебно-профилактические учреждения других городов | Письма | Письма | |
| Областное управление здравоохранения Донецкой облгосадминистрации | Приказы, решения, письма | Письма, приказы (копии) | |
| Министерство здравоохранения Украины | Приказы, письма | Письма | |
| Правоохранительные органы г. Краматорска и других городов | Письма | Письма | |
| Прокуратура г. Краматорска | Требования, письма | Письма, акты | |
| Промышленные и другие организации г. Краматорска и других городов | Письма | Письма |
1. КМУ «Городская больница №1»
2. КМУ «Городская больница №2»
3. КМУ «Городская больница №3»
4. КМУ «Поликлиника №1»
5. КМУ «Поликлиника №4»
6. КМУ «Стоматологическая поликлиника №1»
7. КМУ «Стоматологическая поликлиника №2»
8. КМУ «Детское территориальное медицинское объединение»
9. КМУ «Станция скорой медицинской помощи»
10. КМУ «Центр здоровья»
11. КЛПУ[3] «Городской онкологический диспансер г. Краматорска»
12. КЛПУ «Городской наркологический диспансер г. Краматорска»
13. КЛПУ «Городской противотуберкулезный диспансер г. Краматорска»
14. КЛПУ «Городской кожно-венерологический диспансер г. Краматорска»
15. КЛПУ «Городская психиатрическая больница г. Краматорска»
16. КМУ «Станция переливания крови»
17. Дом ребенка «Антошка»
Кроме того, работают также частные медицинские учреждения, а также государственная санитарно-эпидемиологическая станция, но поскольку они не входят в подчинение отдела здравоохранения, то в дальнейшем учитываться не будут.
Приведем также состав работников в лечебно-профилактических учреждениях г. Краматорска
Таблица SEQ Таблица \* ARABIC 2 – Состав работников по возрасту в лечебно-профилактических учреждениях г. Краматорска
| Наименование | Состав работающих по возрасту | Всего | ||||
| 18–30 | 31–40 | 41–50 | 51–60 | Старше 60 | ||
| Врачи | 116 | 120 | 189 | 133 | 92 | 650 |
| Зубные врачи | 1 | 4 | 8 | 13 | ||
| Врачи-лаборанты с высшим немедицинским образованием | 2 | 6 | 11 | 8 | 3 | 30 |
| Младшие медицинские специалисты | 543 | 528 | 320 | 260 | 144 | 1795 |
| Другие | 315 | 295 | 506 | 443 | 175 | 1834 |
| Итого | 976 | 949 | 1027 | 848 | 422 | 4222 |
Рисунок SEQ Рисунок \* ARABIC 1 – Состав работников по категориям в лечебно-профилактических учреждениях г. Краматорска
Рисунок SEQ Рисунок \* ARABIC 2 – Состав работников по возрасту в лечебно-профилактических учреждениях г. Краматорска
Из диаграмм видно, что большинство персонала – младшие медицинские специалисты или другие категории. Треть – предпенсионного возраста, молодежь составляет почти четверть персонала, что хорошо скажется на омоложении кадров в будущем.
2.1.2 Состояние документооборота в отделе здравоохранения и лечебно-профилактических учреждениях города
Начнем с небольшой статистики по городу.
Сеть учреждений города представлена 17 лечебно-профилактическими учреждениями с 12 структурными поликлиническими отделениями, стационарными подразделениями на 1730 коек различного профиля, на различных объектах имеется 8 здравпунктов. Обеспеченность поликлиническими учреждениями и лечебными койками соответствует нормативным требованиям.
Таблица SEQ Таблица \* ARABIC 3 – Обеспеченность врачами по специальностям
| Врачебная специальность | Областной показатель | Показатель по городу |
| Пульмонологи | 0,12 | 0,11 |
| Терапевты | 4,8 | 4,5 |
| в т.ч. – участковые | 2,64 | 3,1 |
| Кардиологи | 0,61 | 0,76 |
| Ревматологи | 0,09 | 0,06 |
| Гастроэнтерологи | 0,19 | 0,23 |
| Эндокринологи | 0,28 | 0,35 |
| Нефрологи | 0,07 | – |
| Аллергологи | 0,05 | 0,06 |
| Хирурги | 1,63 | 1,4 |
| Анестезиологи | 1,45 | 1,29 |
| Травматологи | 0,95 | 0,99 |
| Урологи | 0,3 | 0,35 |
| Стоматологи (взрослые) | 2,92 | 3,27 |
| Гинекологи | 2,53 | 2,28 |
| Педиатры | 16,44 | 18,61 |
| в т.ч. – участковые | 9,01 | 12,2 |
| Офтальмологи | 0,74 | 0,76 |
| Отоларингологи | 0,66 | 0,82 |
| Невропатологи (взрослые) | 1,38 | 1,40 |
| Инфекционисты | 0,56 | 0,47 |
| Фтизиатры (взрослые) | 0,53 | 0,87 |
| Психиатры | 0,86 | 0,70 |
| Дерматовенерологи | 0,76 | 0,76 |
Рисунок SEQ Рисунок \* ARABIC 3 – Обеспеченность врачами по специальностям
Из диаграммы видно, что по городу значительно лучше показатели, чем по области у эндокринологов, аллергологов, анестезиологов, стоматологов; а также хуже у терапевтов, нефрологов, урологов.
Что касается документооборота, то он проводится по-старому. Вся документация составляется на бумаге, что является минусом при работе с большим количеством пациентов и соответственно огромного количества данных, который обрабатывает информационно-аналитический отдел. Все это трудоемкий процесс. Приведем несколько образцов документов (приложения Б-Е).
1. Медицинская карта амбулаторного больного (форма №025/о) является основным первичным медицинским документом больного, который лечится амбулаторно или дома, и заполняется на всех больных при первом обращении за медпомощью в данное лечебное заклад.
На каждого больного в поликлинике ведется одна медицинская карта независимо от того, лечится он в одного или нескольких врачей.
Карта заполняется во всех лечебных учреждениях, городских и сельских, включая врачебные здравпункты, которые ведут амбулаторный прием общий и специализированный.
Медицинская карта амбулаторного больного заполняется:
– в противотуберкулезных учреждениях;
– в кожно-венерологических учреждениях;
– в женских консультациях;
– в поликлиниках и т.д.
На фельдшерско-акушерских пунктах и фельдшерских здравпунктах вместо медицинской карты амбулаторного больного ведется «Журнал регистрации амбулаторных больных» (форма №074/о).
На титульном листке медицинской карты амбулаторный больной предусмотрен место для записи заболеваний, по поводу каких больной был взят под диспансерный учет с указанием даты, взятия / снятия с учета и причины снятия.
Больной может находиться на диспансерном учете по поводу одного и того же заболевания у нескольких специалистов (например, по поводу язвенной болезни желудка, хронического холецистита у терапевта и хирурга). На титульном листке он записывается один раз специалистом, который первый взял больного на диспансерный учет.
Если больной наблюдается по поводу нескольких этиологично не связанных между собой заболеваний у одного или нескольких специалистов, то каждое из них выносится на титульный листок.
Если у больного изменяется характер заболевания, то на титульный листок формы выносится новый диагноз без даты взятия на учет, а старая запись зачеркивается.
«Листок записи заключительных диагнозов» заполняется врачами всех специальностей на каждое заболевание, по поводу которого больной обратился в данное учреждение в отчетном году. Заболевание, которое выявлено у больного впервые в жизни, считается впервые выявленным и отмечается в графе 3 знаком «+» (плюс). При этом, если заболевание установлено при обращении по поводу заболевания, то знак «+» проставляется в графу 3; если выявлено при профилактическом осмотре, то знак «+» проставляется в графу 4.
2. «Талон на прием к врачу» (форма №025–4/о) является оперативным документом, который позволяет правильно формировать очередь приема пациентов.
В талоне (форма №025–4/о) на лицевой стороне указывается фамилия, имя, отчество больного, его адрес, номер медицинской карты амбулаторного больного, номер кабинета, время явки к врачу, фамилия врача.
Данные сведения заполняются в регистратуре или самим пациентом, если в поликлинике введенная система самозаписи больных к врачу.
На обратной стороне талона путем подчеркивания отмечается возраст больного и причина обращения: заболевание, профосмотр, прививка, обращение, за справкой или по другим причинам.
Данную часть талона заполняет врач или медицинская сестра, которая работает вместе с врачом на амбулаторном приеме.
Правильность заполнения талона подтверждается подписью врача.
Талон на прием к врачу является основанием для заполнения «Ведомости учета посещений в поликлинике (амбулатории), диспансере, консультации, дома» (форма №039/о).
Срок хранения – 1 год после отчетного периода.
3. «Листок лечебных назначений» (форма №003–4/о) является оперативным документом, который предназначен для регистрации режима пребывания больного в стационаре, предназначенного ему диетического питания, методов обследования, медикаментозного лечения, физиотерапевтических и психотерапевтических процедур.
Заполняется лечащим врачом в день госпитализации больного в стационар с внесением необходимых коррективе на протяжении лечения больного. Записи (названия препаратов, процедур, местного лечения и т.п.) ведутся на украинском языке, разборчиво.
Для хранения листков врачебных назначений на период лечения больных в стационаре ведется специальная папка в каждом отделении. Ежедневно средние медицинские работники делают отметки о выполнении назначений.
После выписки больного из стационара листок врачебных назначений подклеивается в «Медицинскую карту стационарного больного» (форма №003/о) и сохраняется вместе с ней 25 лет.
4. Листок нетрудоспособности – это многофункциональный документ, который является основанием для освобождения от работы в связи с нетрудоспособностью и с материальным обеспечением застрахованного лица в случае временной нетрудоспособности, беременности и родов.
Лицевая сторона бланка заполняется лечащим врачом или младшим медицинским работником с медицинским образованием. Оборотная сторона бланка заполняется по месту работы застрахованного лица. Записи осуществляются разборчивым почерком, без помарок, синими, фиолетовыми или черными чернила.
Вышеперечисленные статистические формы являются источником получения информации и статистических данных (заболеваемость, посещаемость и т.д.), которая предоставляется в вышестоящие органы из лечебно-профилактических учреждений, обрабатывается отделом здравоохранения и служит для различных целей – составления областных, общегосударственных статистических сведений и принятия соответствующих управленческих решений.
Таким образом, продолжается процесс реформирования служб здравоохранения города, для улучшения оказания медицинской помощи, что должно обеспечить выполнение основных направлений:
· полное выполнения Указов Президента Украины, Постановлений Кабинета Министров Украины по вопросам здравоохранения;
· наращивание кадровых, финансовых и материальных ресурсов на приоритетное развитие первичной медико-санитарной помощи;
· выполнение принципа программно-целевого планирования и финансирования приоритетных программ в здравоохранении города;
· реализация комплекса мероприятий для дальнейшего развития и оптимизации амбулаторно-поликлинической помощи населению, а именно, формирование системы обслуживания больных семейными врачами, максимальное предоставление помощи через сеть дневных стационаров, стационаров на дому, отделений хирургии одного дня;
· продолжение внедрения комплексной программы по охране здоровья женщин и детей с привлечением инвестиций;
· использование внебюджетных средств финансирования для технического переоснащения медицинских служб;
· внедрение экономических форм управления с целью повышения эффективного и экономического использования кадровых и материальных ресурсов;
· внедрение в работу систем медицинского страхования;
· повышение уровня медицинских мероприятий для формирования здорового образа жизни, санитарных знаний населения;
· внедрение компьютерных технологий в процесс диагностики, систему учета, отчетности, управления здравоохранением, организации документооборота;
· выполнение мероприятий для социальной защиты медицинских работников.
Оснащение техникой – острая необходимость на сегодня. И это болезненный вопрос. Денег в бюджете города не хватает. Оргтехника есть только в информационно-аналитическом отделе – 12 шт. и 70 компьютеров в лечебно-профилактических учреждениях, которые используются в лучшем случае в качестве печатной машинки. Оснащение оргтехникой тоже очень низкое, так же как и знания медицинского персонала как пользоваться компьютером и оргтехникой.
2.2 Внедрение системы электронного документооборота в отделе здравоохранения г. Краматорска
2.2.1 Разработка предложений по созданию системы электронного документооборота
Сначала приведем основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении автоматизированных систем управления документооборотом предприятия и рекомендации по их решению.
Прежде чем приступать к внедрению автоматизированной системы управления документооборотом в организации, обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование организации во всех аспектах ее деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу «как есть», однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате исследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить издержки, а также существенно сократить время выполнения различных этапов основных процессов.
Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления процессами на организации.
Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших управленцев эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.
При наличии автоматизированной системы управления документооборотом предприятия, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии автоматизированной системы управления документооборота предприятия, однако часто он негативно отражается на объективности управления.
Внедрение автоматизированной системы управления документооборотом предприятия вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.
Не стоит полагать, что работать при наличии автоматизированной системы документооборота, управления предприятием станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество услуг в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком информации, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на деятельности организации.
При внедрении автоматизированных систем управления организацией в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами:
· обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, медицинскому работнику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер);
· опасение потерять работу или утратить свою незаменимость;
· боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия.
Руководители организации, принявшие решение автоматизировать документооборот своей организации, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение автоматизированной системы управления организацией, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения.
Наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров. Всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.
На некоторых этапах внедрения проекта временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к реальной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела, как и в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю организации, помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо:
· повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;
· принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.
Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления организацией производится по следующей технологии: формируется небольшая (3–6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению.
Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. В отечественной практике, при внедрении систем такую роль, как правило, играет начальник отдела АСУ или ему аналогичного. Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:
1. Специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность.
2. С особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;
3. Возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;
4. После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.
Итак, необходимо внедрить электронный документооборот в ГЗО и связанных с ним организаций. Первый вопрос, который возникает перед принятием решения о внедрении системы документооборота: «А что нам это даст?». И речь здесь идет, в первую очередь, о получении реальной отдачи от внедрения электронного документооборота в организации.
Основные особенности электронного документооборота:
· оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;
· ускорение обмена информацией внутри организации: передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;
· надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию обо всем жизненном цикле документа, а также пользователях, ответственных за данный документ;
· снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;
· снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;
· отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует «твердых копий», что значительно снижает затраты на расходные материалы;
· резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;
· система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая «забывчивость» сотрудников;
· инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;
· накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа.
Следствиями перехода на электронный документооборот являются:
· уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов;
· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;
· снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;
· повышение уровня обслуживания клиентов;
· укрепление исполнительской дисциплины;
· сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.
Предлагается внедрить информационную систему DocsVision вследствие ее доступности по сравнению с остальными аналогами, которая бы обеспечивала большую производительность труда персонала, освобождение от бумажной работы и переход на новые технологии.
Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения конфиденциальной информации.
Необходимо оборудовать рабочими местами с установленным программным обеспечением отдел здравоохранения и врачей города.
Кроме всего прочего система электронного документооборота подразумевает экономическую эффективность от внедрения. Это исходит из того, что происходит автоматизация процессов управления. В данном случае произойдет сокращение должности медстатистик в лечебно-профилактических учреждениях города в количестве 7 человек и в информационно-аналитическом отделе при СОЗ – 3 оператора компьютерного набора. Об эффективности внедрения системы пойдет речь в следующем пункте.
2.2.2 Эффективность внедрения электронного документооборота
Крайне желательно довести спецификации разрабатываемых систем до предельно возможной стандартизации. Стандартизации подлежат структуры баз данных, их таблиц, названия папок, категории документов, категории пользователей, интерфейсы пользователя, форматы обмена документами. Это крайне важно для упрощения процедуры взаимодействия организаций и обеспечения широкого доступа пользователей к документам и архивам.
Сегодня одним из эффективных способов анализа критических ситуаций, а также функционирования сложных организационно-технических комплексов являются системы ситуационного моделирования. Ситуационное моделирование позволяет решать такие задачи, как мониторинг данных, анализ тенденций развития ситуации, прогнозирование и моделирование поведения на стратегическом и оперативном уровнях. Системы ситуационного моделирования являются универсальным инструментом управления и поддержки принятия решения в крупнейших организациях, органах государственной власти и других различных компаниях. Важнейшим компонентом СЦ являются средства динамического моделирования, позволяющие просчитать возможные последствия разных вариантов развития событий. В процессе ситуационного моделирования используются методы оптимизации для поиска наилучшего решения, оценки рисков и прогнозирования.
Одной из ключевых задач органов власти является создание систем управления ресурсами для поддержки всех функций управления – от определения целей до контроля исполнения.
Преимущества и результат использования:
· Оперативное получение достоверной и целостной информации в режиме реального времени позволяет быстро принимать оптимальные решения. Широкие аналитические возможности помогают своевременно выявлять потенциальные проблемы и устранять негативные тенденции еще до того, как могут возникнуть реальные проблемы.
· Повышение производительности, эффективности и оперативности за счет объединения всех участников процесса в рамках комплексных сценариев.
· Возможность развертывания дополнительной функциональности в соответствии с потребностями организации, что помогает оптимизировать инвестиции.
· Возможность адаптации к изменениям, за счет успешной интеграции решения в комплексные процессы и преимущества новейших технологий для работы через Интернет.
· Развертывание решения «Управления ресурсами предприятия» предполагает лишь минимальное вмешательство в существующие процессы.
На сегодняшний день социально-экономические условия диктуют необходимость:
· оптимизации расходов на здравоохранение;
· создание системы управления отраслью;
· внедрение современных технологий;
· обеспечения для граждан реальной доступности медицинской помощи;
· существенного сокращения временных циклов «момент обращения к врачу – завершенная медицинская услуга».
Важным для удобства населения и повышения эффективности медицинской помощи является введение электронных карт здоровья населения и создание центров обработки и хранения медицинских данных. Это позволит сделать информацию о состоянии здоровья гражданина доступной, независимо от места его нахождения. Признано необходимым быстрейшее создание системы мониторинга наличия лекарств в аптеках с доступом через Интернет. Повышению эффективности работы скорой помощи могло бы способствовать создание системы профессиональной радиосвязи с оснащением транспортных средств и лечебных учреждений соответствующим оборудованием.
Наличие различных потоков пациентов и территориально-распределенная структура делают крайне важной задачу планирования рабочего времени врача. Эта задача решена с помощью календаря врача, которым управляет сам врач, другие врачи, регистраторы и диспетчеры.
Для сильно загруженных врачей поликлиники оформляется предварительная запись. Этот инструмент совместим с графиками, дополняя их информацией о свободных номерках в течение рабочего дня. Например, врач-терапевт в понедельник, вторник и среду ведут прием с 9 до 18 по электронным «талонам», в четверг – без талонов, поскольку идут предварительные медосмотры при приеме на работу, в пятницу – с 9 до 17 по талонам.
Система предназначена для полной автоматизации лечебно-профилактических учреждений стационарного типа. Позволяет управлять коечным фондом, вести электронные истории болезни пациентов с электронным подтверждением результатов назначений и методов лечения каждого врача, формировать заявки (требования) из отделений в аптеку, учитывать хирургическую деятельность с планированием необходимых ресурсов персонала и помещений и многое другое.
Выявление скрытых резервов в работе медицинского учреждения на основе учета расходов на всех уровнях. Это позволяет выявить причины неэффективности работы лечебно-профилактических учреждений (такие как неоправданные повторные исследования, избыточную длительность лечения, предоставление палат повышенной комфортности без соответствующей оплаты, амбулаторные услуги, не связанные с основным заболеванием, и т.п.), принять необходимые управленческие решения по оптимизации всех затрат с учетом выявленных причин. На основе «Финансовой карточки пациента», включающей расходную часть (учет всех оказанных услуг) и доходную (учет источников финансирования), вести медико-экономический анализ работы лечебно-профилактических учреждений, выявить структуру затрат. Позволяет сопоставлять медицинскую эффективность лечения одной и той же патологии в различных учреждениях.
По каждому случаю следует рассматривать вопрос целесообразности затрат. Таким образом, удается выявить неоправданные повторные исследования, избыточную длительность лечения, предоставление палат повышенной комфортности без соответствующей оплаты, амбулаторные услуги, не связанные с основным заболеванием, и т.п.
Суммируя доходы и расходы по лечащим врачам, отделениям, профилям лечения и т.д., при схожих результатах лечения, можно сопоставить эффективность работы сотрудников и подразделений, компетентность клиники в лечении заболеваний различного профиля.
Больница может получить от внедрения системы электронного документооборота (СЭД) тактические и стратегические преимущества.
Тактические преимущества связаны, в основном, с сокращением расходов различных видов. Они достаточно легко определяются и выражаются в численной форме (например, на основе подсчета того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов и какая полезная площадь при этом будет освобождена, сколько серверов, на которых часто хранится много копий одних и тех же документов, можно будет использовать для других целей и др.). Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ:
· Физическое освобождение места;
· Уменьшение затрат на копирование и печать;
· Уменьшение расходов на доставку информации в бумажном виде;
· Уменьшение затрат на ресурсы (люди и оборудование);
· Общий рост производительности труда: более быстрое выполнение работ, увеличение их объема и количества, повышение качества работ с данными / записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ и др.
При расчете возврата инвестиций в СЭД (вследствие тактических преимуществ) можно использовать данные Siemens Business Services: 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов, 6% документов безвозвратно теряются. Каждый внутренний документ копируется до 20 раз. На 20–25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем бумажных.
К стратегическим относятся преимущества, связанные с оптимизацией ключевых процессов организации. За счет этой оптимизации повышается качество работы, обслуживания и принимаемых решений. Данные преимущества количественно измерить уже сложнее вследствие их слабой формализуемости. Сами стратегические преимущества можно разделить на 2 большие группы.
Средний уровень сложности СЭД: Более высокая доступность информации. Повышение качества обслуживания клиентов, скорости реагирования на их запросы. Повышение контролируемости бизнес-процессов. Повышение качества услуг.
Высокий уровень сложности СЭД: Повышение оперативности и качества принятия решений. Усиление степени контроля со стороны руководства. Обеспечение соответствия работы предприятия существующему законодательству и нормативно-правовым актам. Ускорение вывода на рынок новых услуг. Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.
Кроме перечисленного эффекта от внедрения можно посчитать экономический эффект от внедрения электронного документооборота.
Для технической реализации проекта необходимо 70 компьютеров. Покупка системы DocsVision обойдется в 87600 грн. для организации до 100 человек. Кроме этого для медицинских учреждений в данный момент времени имеется скидка 65%. Таким образом, получим стоимость системы 30660 грн.
Эффект от сокращения получим следующий. Зарплата сокращаемых штатных единиц составляет 7300 грн./мес. Что за год дает 87600 грн.
Окупаемость проекта 5 месяцев.
Следовательно, внедрение системы электронного документооборота окажет также и экономический эффект.
Выводы
Проблемы управления потоками документов актуальны для любой организации. Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии, когда привычные бумажные документы заменяются электронными.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.
Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, так как с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
Внедрение автоматизированной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование в организации, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.
Перед тем, как осуществлять проект внедрения максимально необходимо формализовать его цели; обязательно проводить стадию предпроектного анализа. Привлечь профессиональных консультантов для обследования организации и постановки задач (затраты непременно окупятся); необходимо старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения корпоративной информационной системы, так как ошибки дорого обходятся.
Посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их «живьем», а не по маркетинговым материалам разработчиков. Разрабатывать систему силами своих программистов не даст желаемого результата. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены – известный парадокс характерный для программных и интеллектуальных продуктов.
Можно установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов и наделить высокими полномочиями руководителя проекта. Создать среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и постараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий. Внедрение автоматизированной системы управления организации как ремонт – его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью организации.
Список литературы
1. А.В. Бадьина. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. – №1. – С. 34 – 39.
2. Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес. – СПб: Питер, 2006. – 128 с.: ил. – (серия «Краткий курс»).
3. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2001. №1
4. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 2000. №1
5. Вершинин А.И. Электронный документ: Учеб. – практ. пособие/ А.П. Вершинин. – М.: Городец – издат, 2003. – 247 с.
6. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» // Відомості Верховної Ради (ВВР). – 2003. – №36. – Ст. 275.
7. Закон Украины «Об электронной цифровой подписи».
8. І. Антоненко. Проект концепції впровадження в Україні норм міжнародного стандарту ІSО 15489 «Інформація та документація. – Управління документацією» // Студії з арх. справи та документознавства. – К.: Держкомархів України УНДІАСД Європейський ун‑т, 2004. – Т. 11. – С. 172 – 177.
9. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 416 с.: ил.
10. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография /ГУУ. – М., 2001. – 204 с.
11. Круковский М.Ю. Критерии эффективности систем электронного документооборота // Системи підтримки прийняття рішень. Теорія і практика – 2005. – С. 107 – 111.
12. Кузнецов С.Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3
13. М. Черненко, С. Слепцов. Принципы классификации управленческих информационных систем // Корпоративные системы. – 2004. – №1.
14. Милославская Н.Г., Толстой А.И. Интрасети: доступ в Internet, защита: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2002 – 527 с.
15. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2
16. Проект Національного стандарту України «Інформація та документація. Управління документацією» (ISO 15489–1 «Information and documentation – Records management»). – К.: Держстандарт України, 2005.
17. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. – ДМК Пресс. – 2002.
18. Серпик Г.А. Современные системы управления документальными средами // Делопроизводство. – 2006. – №1. – С. 24.
19. Системы Управления Документами, Алексей Жданов, 2003 г., http://www.naumen.ru/go/company/divss/judgement
20. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения www.mdi.ru
21. Страстенко В.В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. http: //www.mdi.ru/library/analit/avtom.html
22. www.IT.ru Электронный документооборот – Системы документационного обеспечения управления.
23. www.cmdsoft.ru – Автоматизированные системы управления предприятием.
24. www.cland.ru – Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System.
25. www.docsvision.com
26. www.eos.ru – Электронные офисные системы – Системы документационного обеспечения.
27. www.moz.gov.ua – Министерство охраны здоровья Украины
Приложение А
SHAPE \* MERGEFORMAT
| Начальник отдела |
| Зам. по вопросам материнства и детства |
| Зам. по оказанию медицинской помощи взрослому населению |
| Зам. по экономическим вопросам |
| Информационно-аналитический отдел при ГЗО Зав. МАО |
| Медстатистик |
| Врач статистик |
| Операторы компьютерного набора |
| Медрегистратор |
| Медсестра по доставке медикаментов |
| Бухгалтерия |
| Отдел кадров |
| Юрисконсульт |
| Инженер по охране труда |
| Инженер по гражданской защите населения |
| Главный бухгалтер |
| Зам. главного бухгалтера |
| Экономист |
| Бухгалтер |
[1] ЭЦП – электронно-цифровая подпись
[2] коммунальное лечебное учреждение
[3] КЛПУ – коммунальное лечебно-профилактическое учреждение
