МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине:

«Создание приложений средствами MS Access»

на тему:

«Проектирование базы данных магазина по сборке компьютеров»

Владивосток 2009

Введение

Современная экономика не мыслима без эффективного управления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категория интегрированных решений – система обработки информации предприятия.

Управление любого предприятия ставит перед собой цели добиться продвижения вперед, развития и прогрессирования в целом деятельности предприятия.

Одним из возможных путей достижения этих целей является автоматизация непосредственно основного производственного процесса, а также систему документооборота предприятия, т.е. внедрение в сферу деятельности предприятия новых продуктов современных технологий.

В данной курсовой работе рассматривается новый программный продукт «Access-2000» (MICROSOFT) – популярная программа разработки реляционных Баз Данных, которая входит в состав пакета Microsoft Office 2000. Данная база данных создана для облегчения работы с документами магазина по сборке компьютеров. Одно из мощных средств базы данных состоит в том, что информацию можно упорядочить по тому признаку, который задает пользователь.

Созданная база данных позволяет автоматизировать заполнение и передачу документов, а также упорядочить хранение данных. Еще одним важным аспектом базы данных является возможность отбора из большого объема имеющихся данных необходимой информации, которую, в свою очередь, можно представить в форме различного вида отчетов, что позволяет более наглядно просмотреть информацию и оценить общую работу магазина.

1. Общие положения

Магазин «XXXX» по сборке компьютеров представляет собой современное центр по сборке и обслуживанию компьютерной технике, предлагающее своим клиентам высокий сервис обслуживания, наличие богатого выбора комплектующих, компоновку заказов по требованию клиентов. Деятельность этого предприятия требует оперативного изменения конфигураций компьютерной техники, внедрение новых технологий и гибкого графика выполнения заказов клиентов. Предприятие находится в постоянном поиске, самостоятельно разрабатывает и внедряет новые технологии, выискивает новые формы и методы. В связи с этим необходимо обеспечить качественный непрерывный технологический процесс сборки компьютерной техники, также изменение цен на предлагаемые конфигурации при изменении цен на комплектующие. Главным основателем, организатором и руководителем в настоящее время магазина «XXXX» по сборке компьютеров является Иванов Иван Иванович. Ему непосредственно подчиняются: менеджер, системный техник, бухгалтер.

Магазин «XXXX» по сборке компьютеров

Высококачественное обслуживание;

Большой выбор комплектующих;

Современная производственная база, обеспечивающая качественное выполнение надлежащим образом заказов клиентов;

Мировые стандарты;

Мировое качество;

Любое желание клиента воплощается в жизнь по минимальным ценам;

Любые конфигурации;

Надежная гарантия качества и высококлассное гарантийное обслуживание;

Бесплатная доставка в черте города;

Розыгрыш лотереи среди покупателей.

2. Задачи, решаемые в рамках рассматриваемой предметной области

Автоматизированная информационная система решает следующие задачи:

– Все документы хранятся в электронном виде, в результате чего имеется возможность их быстрого нахождения, заполнения и передачи информации.

– Полностью исключается дублирование одних и тех же показателей в различных документах, а также наличие показателей, не используемых в работе;

– Значительно уменьшаются затраты времени на передачу дополнительной информации, непосредственная работа с документами сводиться к выполнению следующих задач:

Заполнение отчетных документов при выполнении и изменении выполнения работ

Проверка качества и срока выполнения работ

Учет комплектующих, заказов, клиентов

Оформление отчетных документов клиентам и контролирующим органам

Слежение за правильностью технологическим процессом

С помощью созданной Базы Данных можно будет получить ответы на следующие вопросы:

Какова стоимость заказа?

Конфигурация

Какое количество комплектующих затрачено на выполнение заказа?

Срок выполнения заказа;

Анализ работы магазина за отчетный период;

Анализ работы сотрудников;

Анализ продаж, заказов;

Суммы продаж;

Создание отчетов, прайс-листов, счетов и др.

3. Концептуальная модель

Концептуальная модель – часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования, служит средством общения между различными пользователями и вследствие этого разрабатывается без учета физического представления данных. Целью концептуального представления является создание формального представления о базе данных, чтобы любое внешнее представление являлось его подмножеством. Эта модель используется для выражения, организации, упорядочения и обмена представлениями. В данной структуре мы рассматриваем предметную базу магазина по сборке компьютеров. Графическое отображение концептуальной модели представляется в виде следующей схемы:

Таблица: Концептуальная модель

4. Реляционная модель данных

Теперь сформируем реляционную модель данных. В реляционных моделях данных объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц. Каждая таблица представляет один объект и состоит из строк и столбцов.

Таким образом, реляционная модель базы данных магазина «XXXX» по сборке компьютеров будет иметь следующий вид:

Таблица. Реляционная модель

Модель основана на таблицах, содержащих основополагающую информацию, используемую в дальнейшем всей базой данных.

Рассмотрим следующие таблицы, являющиеся источником всей базы данных, в том числе и реляционной модели данных

– ЗАКАЗЫ

– КОМПЛЕКТУЮЩИЕ

– ПОКУПАТЕЛИ

– ПРИХОД ПРОДАЖА

– ТИПЫ КОМПЛЕКТУЮЩИХ

Таблица 1. Заказы

Таблица 2. Комплектующие

Таблица 3. Покупатели

Таблица 4 Приход продажа

Таблица 5 Типы комплектующих

5. Запросы

Запрос – это средство Access, позволяющее пользователю сформулировать условия отбора, группировки и обобщения данных и с помощью этого проводить анализ данных. Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным условиям. Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице.

В базе данных данной курсовой работы используются следующие запросы:

Данный запрос является запросом на выборку.

Таблица: Запрос «Сумма продаж»

6. Формы

Форма – это оболочка таблицы или запроса, обеспечивающая пользователю удобный интерфейс. Использование формы в большинстве случаев облегчает ввод, редактирование и просмотр данных, хранящихся в таблице или получаемых с помощью запросов.

В данной Базе Данных в наличие имеются следующие формы:

Таблица «Заказы»

Таблица «Приход комплектующих

Таблица: «Типы комплектующих»

Таблица: Покупатели

Кнопочная форма является как бы обложкой базы данных. Именно с ней непосредственно работает пользователь и получает возможность доступа к объектам базы данных. Это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающими возможность открытия других форм. Создать кнопочную форму позволяет специальное средство Access – диспетчер кнопочных форм.

Таблица: Кнопочная форма

7. Отчеты

В MS Access получать твердые копии результатов обработки данных можно путем распечатки таблиц, запросов и форм, представленных в виде отчетов. Отчет - это тип объектов в Access, который используется для просмотра и печати данных. Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в Базе Данных. Главное назначение отчета – формирование выходных документов, которые будут представлять собой копию форм реальных документов предприятия, с которыми непосредственно работает пользователь.

Одним из способов создания отчета является, создание отчета с помощью мастера отчетов, а затем необходимые коррективы, возможно, внести, находясь в режиме конструктора. В данной базе создан Счет №

Таблица 1: Счет №

Таблица 2: Счет (в конструкторе)

8. Макросы

Макросы – это небольшие программы, в которых содержатся макрокоманды Access (для которых можно определить условие, если условие выполняется, то выполняется и сама макрокоманда), предназначенные для выполнения одного или нескольких действий. Макрос можно запускать из окна базы данных или связывать с событием.

Основным назначением макроса является создание элементов для пользовательского интерфейса.

В данной базе данных содержатся следующие макросы:

Печать отчета;

Закрыть заставку открыть кнопочную форму.

Данные макросы связаны с кнопками на формах.

Каждая кнопка имеет свой значок и «всплывающую» подсказку, которые позволят пользователю без труда понять о назначении данных кнопок и без особого труда использовать их в своей работе

Таблица 1: Макросы

Таблица 2: Выход из приложения

Таблица 3: Закрыть заставку, открыть кнопочную форму

Таблица 4: Печать

9. Руководство для пользователя

Для успешной работы с созданной Базой Данных необходимо знать следующую информацию:

Работа с базой данных начинается с открытия Заставки при нажатии на кнопку OK открывается Главный элемент, с которого начинается работа с базой данных и который Вы увидите при открытии базы данных, главная кнопочная форма. Она необходима для открытия форм и отчетов. На ней находятся следующие кнопки:

Открытие страницы заказы – позволяет перейти к странице заказы

Открытие страницы приход комплектующих – позволяет перейти к странице приход комплектующих

Открытие типы комплектующих – позволяет перейти к странице типы комплектующих

Открытие страницы покупатели – позволяет перейти к странице покупатели

Открытие страницы счет № позволяет перейти к странице счет №

Изменение кнопочной формы – позволяет внести нужные корректировки в вид главной кнопочной формы (используется разработчиком)

Выход из базы данных – непосредственный выход из базы данных. Также выйти из базы данных можно, нажав на кнопку с надписью выход, которая находится. на кнопочной форме

При открытии каких-либо форм Вы можете столкнуться с различного рода кнопками, которые означают следующее:

Заключение

В данной курсовой работе создана и описана база данных магазина «XXXX» по сборке компьютеров и обслуживанию компьютерной техники.

Данная база данных состоит из пяти таблиц, которые содержат информацию о комплектующих, заказах, покупателях, ценах на комплектующие; одного запроса, счета, четырех форм, которые преобразуют имеющиеся данные для выдачи необходимой информации пользователю;.

С помощью данной базы данных была сделана попытка создать оптимальное управление магазином по сборке компьютеров. Она обеспечивает целостность хранимых данных, препятствует их потере и искажению. Обеспечивает быстрый поиск необходимой информации, наглядность (т.к. все данные представлены в удобном виде для пользователя). Позволяет пользователю вносить изменения (добавлять, удалять ненужную информацию).

На основании вышесказанного, понятно, что использование базы данных намного упрощает работу с данными и делает ее эффективной.

Список используемой литературы

Рубен А., Горев А., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. – СПб: Питер, 1997

Робинсон С. MS Access 2000. – СПб: Питер, 2001

Методическая литература по MS Access