1. Общая характеристика профессии и её назначение

Менеджер по закупу - менеджер по специализации, федеральный оптово-розничный бизнес. Основная функция менеджера по закупкам заключается в обеспечении товарно-материальными ценностями. Для выполнения данной функции решаются следующие задачи: Поиск поставщиков: анализ рынка поставщиков и выбор поставщика оптимального по цене, качеству и срокам изготовления. Взаимодействие с поставщиками: а) переговоры, оформление и подписание договора на поставку материалов (раз в год) и спецификаций на поставку конкретного материала (на протяжении всего года, в среднем раз в месяц); переговоры с отделами компании-поставщика (80%) и отделами своей компании (20%); б) контроль исполнения заказа и доставки товарно-материальных ценностей, весь цикл от заключения до поставки: контроль отправления тмц (машина, вагон и т.д.), решение вопросов, возникающих во время транспортировки и т.д. Участи в приеме доставленного заказа менеджер по закупкам не принимает, - в его задачи входит только отследить, что материал доставлен. Принимает заказанную продукцию работники складского комплекса.

Среди когнитивных процессов особо выделяется такая функция как контроль: при заказе - контроль соответствия заказанной продукции; при работе с поставщиком - ход исполнения заказа (объемы, сроки); при взаимодействии с производством – отслеживание наличия и дефицита товаров. Мыслительная деятельность заключается в сопоставлении цены, качества, сроков поставки и выбора оптимального варианта; в анализе рынка необходимой продукции. Особое место занимает процесс принятия решения в сжатые сроки, так как работа происходит в условиях цейт-нота.

Основными качествами менеджера по закупкам являются коммуникабельность, умение пойти на компромисс (необходимая при переговорах с поставщиками и со «своими» отделами), активность, настойчивость, умение добиваться своей цели, ответственность и порядочность, стрессоустойчивость или выдержка и терпение ( много конфликтных ситуаций из-за вопросов финансирования, необходимость быстрого принятия решений), хитрость(умение искать обходные пути), мобильность (доступность для поставщиков; командировки). Профессиональный менеджер по закупкам должен иметь: знания в области организации производства поставщика и технологии производства закупаемой продукции; знание и понимание своего процесса сбыта (взаимозаменяемости продукции); знание номенклатуры и рынка.

Для закупщика важны аналитический склад ума, системность мышления, внимательность, способность быстро принимать решения (эффективно действовать в стрессовых ситуациях), умение планировать и умение расставлять приоритеты, самодисциплина (способность к контролю своей деятельности), большой активный словарный запас и умение доходчиво донести свою мысль до людей с разным уровнем образования. Особое место занимают коммуникативные умения и навыки, такие как убеждение, ведение переговоров, владение основными техниками общения.

Основные когнитивные функции: внимание, память, абстрактное и конкретное мышление, воображение.

1.2. Социальная среда

Менеджер по закупкам взаимодействует как с поставщиками, так и со службами своего предприятия. Но основное общение происходит с поставщиками – 80%. При взаимодействии с которыми менеджер по закупкам в первую очередь общается с и руководством поставщиков и далее с менеджером по продажам компании-поставщика, с финансовым отделом компании-поставщика, с отделом бухгалтерии, со службой качества, с транспортной службой и т.д. В своей компании взаимодействие происходит в основном с отделом маркетинга, непосредственным руководителем, финансовым отделом, бухгалтерией,  с отделом договоров, а так же менеджер по закупкам взаимодействует со всеми функциональными подразделениями (отделами) и должностными лицами компании в пределах своей компетенции. Вилка заработной платы менеджера по закупкам – от 30 до 100 тысяч рублей. Уровень дохода зависит от опыта кандидата, масштаба работы, уровня ответственности.

1.3. Информационная среда

Менеджер по закупкам работает с большими объемами информации. Это и информация о поставщике, информация о необходимой продукции (качество, необходимая техническая документация продукции), о порядке поставки (вид транспорта (в зависимости от сроков и от технических требований производства), срок предоставления технической документации, срок поставки), порядке оплаты. Работа связана с документами и чертежами. «Сегодня менеджерам по закупкам приходится мотаться по миру, лично проверяя качество работы партнеров и тестируя образцы продукции, зачастую им требуется образование, близкое к сфере деятельности компании (строительное, техническое). Но какого-то специального образования, которое высоко бы ценилось, для менеджеров по закупкам нет».

1.4. Витальная среда

Менеджер по закупкам работает в офисе. В основном его деятельность осуществляется с помощью таких средств труда как телефон, факс, интернет (т.к. поставщики по всей стране), компьютер (работа с профессиональными программами, с базами данных, с интернетом; написание отчетов и т.д.). Менеджер по закупкам работает в стрессовых условиях труда: жесткие временные рамки, быстрый темп, большой объем информации, высокая ответственность. Работа менеджера по закупкам связана с командировками. Он выезжает к поставщику для непосредственного контакта и решения основных накопившихся задач. Командировки у менеджера по закупкам в среднем раз в месяц от 3 до 10 дней. В сумме за год они проводят в командировках 5-6 месяцев.

Данная профессия может быть привлекательна общением с людьми, творческим подходом к делу и решениям актуальных задач, материальной обеспеченностью и т.д. Сложными и трудными для большинства профессионалов в этой области являются проблемы финансирования; конфликты, в первую очередь с отделом продаж, проблемы взаимодействия с трудными клиентами (например, с монополистами).

Пути повышения квалификации у менеджера по закупкам состоят в совершенствовании общения и обучении навыкам ведения переговоров; в овладении навыками планирования рабочего дня и организации своего рабочего процесса; в развитии командной работы; овладении иностранными языками; совершенствовании технических знаний (технология производства, взаимозаменяемость материалов); получении новых знаний о поиске и сборе информации о поставщиках; получении знаний в области экономической географии, бухгалтерии и юридических основ деятельности.

2 . Особенности трудового процесса выполняемая работа 

2.1. Общие положения

Главной задачей менеджера по закупкам склада (далее менеджера) является обеспечение наличия на складе необходимого для бесперебойной работы количества товарно-материальных ценностей и учет их движения. Менеджер непосредственно начальнику отдела логистики. Менеджер назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.  В своей деятельности Менеджер руководствуется приказами, распоряжениями, указаниями Генерального директора, исполнительного директора и начальника отдела логистики, Политикой в области качества, правилами, инструкциями и др. документами, регулирующими работу менеджера. Во время отсутствия менеджера по закупкам его обязанности выполняет лицо, назначенное начальником отдела логистики, которое наделяется соответствующими правами, обязанностями и ответственностью за надлежащее выполнение функциональных обязанностей отсутствующего менеджера по закупкам.

2.2. Функциональные обязанности

Менеджер выполняет следующие функциональные обязанности: Приобретение (закупка) товарно-материальных ценностей (оборудования, расходных материалов, инвентаря, спецодежды, химических средств и др. средств труда) для обеспечения их постоянного наличия на складе. Проведение переговоров с поставщиками о снижении цен (получении скидок) и обеспечение закупок товарно-материальных ценностей по минимальной цене. Обеспечение учета движения товарно-материальных ценностей (складских операций) путем введения данных в РС. Обеспечение ведения базы данных поставщиков фирмы. Обеспечение введения в РС закупочных и отпускных цен на товарно-материальные ценности. Выдача накладных на отгрузку товарно-материальных ценностей со склада. Участие в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей.  Своевременное предоставление руководству сведений по отпуску, поступлению и остатках ТМЦ, расходных материалов, оборудования, оснастки, спецодежды, инвентаря и др. средств труда. Согласование потребностей в ТМЦ. с менеджерами отдела маркетинга. Выполнение заданий, поручений и указаний Генерального директора, заместителя генерального директора, входящих в сферу деятельности менеджера.
2.3. Права Менеджера

имеет право: Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю и администрации предложения по улучшению организации работы склада. Требовать обеспечения нормальными условиями труда (помещением, рабочим местом, средствами труда и т.д.). Пользования утвержденными Генеральным директором Инструкциями, приказами, распоряжениями, Правилами и др. документами, регламентирующими работу менеджера. Получать от руководства или должностных лиц фирмы информацию и статистические данные, необходимые для осуществления своих функциональных обязанностей. Информировать непосредственное руководство о выявленных недостатках в работе склада. Взаимодействие с подразделениями (отделами), должностными лицами
Менеджер по закупкам взаимодействует со всеми функциональными подразделениями (отделами) и должностными лицами компании в пределах своей компетенции.

2.4.Ответственность Менеджера

несет дисциплинарную ответственность: За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией. За несвоевременную выверку расчетов с бухгалтерией, некачественное проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей. За не использование и / или неправомерное использование предоставленных настоящей Инструкцией прав. За несоблюдение Инструкций, приказов, распоряжений, Правил и др. документов, регулирующих работу менеджера склада. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности. За грубое, нетактичное отношение (поведение) при общении с персоналом и посетителями фирмы. За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документации (коммерческой тайны) о фирме и ее клиентах третьим лицам. За предоставление непосредственному руководству ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).

3. Психограмма профессии

Усидчивость, склонность к анализу являются необходимым залогом при правильном планировании товарного запаса. Стрессоустойчивость. Аккуратность, ответственность, дисциплинированность. Внимательность, способность работать с большим ассортиментом и объемом информации. Коммуникабельность и нацеленность на результат – эти качества важны особенно в тех случаях, когда функциональные обязанности включают себя не только взаимодействие с уже существующими поставщиками, но наработку новых связей и контактов. Отсюда вытекает и еще одно важная характеристика личностного плана – умение грамотно выстраивать взаимоотношения с новым партнером и добиваться наиболее выгодных условий для компании в момент заключения сделки. Подобной «хваткостью» обладают далеко не все скрупулезные, способные к рутинной, монотонной работе люди.

Если в дальнейшем предполагается карьерный рост сотрудника, то важным является умение принимать ответственность на себя. А также организационные способности, лояльность по отношению к компании  и склонность к соблюдению правил. Для талантов и профессионалов своего дела критерии возраста (до 35 лет), профильности образования и полового признака важны, но не являться основополагающими факторами.

Заключение

В зависимости от компании задачи менеджера по закупкам могут сильно варьироваться. Существуют такие виды бизнеса, в которых закупки строго планируются. Например, торговая деятельность, в которой объем будущих продаж по каждому наименованию с высокой степенью достоверности известен заранее. В этом случае основная функция менеджера позакупкам заключается в строгом выполнении плана закупок. Если же сфера деятельности менеджера связана с закупкой эксклюзивного товара (мебели для дизайн-бюро, одежды или обуви для бутика), то ключевая задача работника – найти то, что будет продано в течение короткого периода времени. Встречаются среди менеджеров по закупкам и настоящие профи своего дела, которые могут найти продавца, готового предоставить товар высокого качества по низким ценам, предложив при этом отсрочку оплаты или даже реализацию с правом безусловного возврата. Но иногда, в силу особенностей некоторых рынков и масштаба компании, задачи поиска и нахождения наиболее низких цен не являются основными для отдела закупок. Все поставщики известны, условия оговорены и не подлежат серьезным изменениям. В такой ситуации на первое место выходит вопрос оптимизации, т.е. обеспечения наличия нужного ресурса в нужном количестве нужного качества в нужном месте в нужное время для нужного потребителя с наилучшими (оптимальными) затратами на закупку. Высокий спрос на данных специалистов сохраняется. Статус менеджеров по закупкам в современных компаниях растет. Теперь нужны такие специалисты, которые способны разработать логистическую концепцию компании, учитывая производство, продажи, маркетинг, словом, всю ее деятельность целиком. Что касается вертикального карьерного роста, то менеджер после нескольких лет успешной работы вполне может стать директором по закупкам. Если говорить о горизонтальном развитии карьеры, то менеджеры по закупкам могут перейти в логистику и там вырасти до директора по логистике.