Федеральное агентство по образованию

филиал

Государственного образовательного учреждения

высшего профессионального образования-

Всероссийского заочного финансово-экономического института

в г. Туле
Контрольная работа

по дисциплине: «Теория организации»

на тему №4: «Система управления организации»
                                                          
                                                            Выполнил: студент 3 курса

                                                                     факультета М и М

                                                                         специальности ГМУ

                                                                  группы дневной

                                                      Шит К.В.

                                                                     № л.д.07мгб 03334

                                                            Проверил: Городничев С.В.
Тула 2010 г

Содержание

Введение…………………………………………………………………….3

1.                                                                                                                                                                                                                                                                                     Теоретическая часть…………………………………………………….4

1.1 Понятие системы управления……………………………………...4

1.2 Классификация систем……………………………………………...6

1.3                                                                                                                                                                                                                                                                  Организация, как система управления…………………………….8

1.4 Проектирование организационных систем……………………….10

2.     Практическая часть……………………………………………………..11

             Предложения по совершенствованию деятельности организации….11

Заключение…………………………………………………………………14

Список использованной литературы……………………………………...15
Введение

Современный мир нередко рассматривается как мир самых разных организаций, которые представляют собой «совокупность людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда, разделе­ния обязанностей и иерархической структуры; общественное объеди­нение, государственное учреждение». Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей и поэтому име­ют самое различное назначение, размеры, строение и другие харак­теристики.

В рамках системы управления  протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач.
1.   
Теоретическая часть

1.1               
 Понятие системы управления

Система – это целое, созданное из частей и элементов, взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди её основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов.  Всякая система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь (рис. 1).



Рис. 1. Схема функционирования системы.
Управление – это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние.

Система управления:

 – механизм такого воздействия;

 –совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении  (рис.2).



Рис. 2. Схема системы с механизмом управления.

При этом любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

1.     Выход основной системы.

2.     Воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода.

3.     Канал обратной связи.

4.     Блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие

 (рис. 3).



Рис. 3. Схема системы управления организации.
Очевидно, что именно система управления организации имеет возможность адекватно реагировать на внешние и внутренние воздействия, что придаёт организации способность к адаптации в изменяющихся условиях, делает её саморегулируемой. [2,c.46]
1.2 
Классификация систем

Дадим краткое описание основных механизмов взаимодействия "человек - человек", своего рода материалов используемых для склейки кирпичей иерархии управления, наших отношений в структуре компании, семьи, государства. Их три: я могу приказать что-то сделать – «авторитаризм», я могу попросить что-то сделать на определенных условиях или без них – «компромисс», я могу ждать, когда мой партнер проявит инициативу и выполнит необходимые действия – «консенсус».

Консенсус - Японский стиль принятия решения. Мы совещаемся до тех пор, пока решение не придет само собой, либо кто-то из нас добровольно не возьмет ответственность за некоторое решение. То есть решение принимается тогда и только тогда, когда оно ясно для всех участников совещания или хотя бы нескольких.


Компромисс – "Ты мне - я тебе". Решение, которое  принимается на уровне некоторых компромиссов. Оно может быть неправильным или правильным, при этом, кто отвечает за исполнение решения получает или не получает вознаграждение. Данное направление характеризуется высоким динамизмом и является оперативным. Гарантирует участникам повышение социального уровня (если еще не доросли до уровня некомпетентности). Основа любого молодого бизнеса.

Однако зачастую не может обеспечить высочайшего качества за счет субъективной постановки задачи и оценки качества произведенного продукта (а так ли уж оно нужно в условиях ограниченного времени службы продукта). Типичны стиль работы американского общества, где все что-то стоит, где взлеты и падения профессионалов определяются правильностью и своевременностью принимаемых решений, что весьма хорошо оплачивается.

Авторитаризм – Стиль управления принятый в вооруженных силах. Ответственность за принимаемые решения лежит на верхнем уровне иерархии. Нижние уровни иерархии беспрекословно выполняют приказы вышестоящих органов.

Высоко оперативный стиль управления не только во времени, но и по иерархической лестнице (а иначе, зачем он использовался бы в армии). Полностью субъективный и консервативный. Качество на выходе зависит от точности и конкретно поставленной задачи свыше. Для данной системы важны правила и алгоритмы выполнения тех или иных действий, в противном случае система бездействует или выполняет ложные команды. Обладает слабой обратной связью, и является консервативным во времени. За много лет в военном деле принципы управления мало поменялись.

Нельзя сказать, что одна из трех перечисленных систем является идеальной с точки зрения управления и принятия решения. Каждая из них хороша только при условии ее правильного использования в конкретных условиях и конкретное время. То есть со временем изменяются внешние условия, что может привести к смене стиля управления.

К сожалению, в мире найдется не так уж много компаний, которые имеют регламент использования систем управления. Конечно, опытный управляющий, используя собственный опыт, постоянно использует в своей практике принципы изменений стиля управления. Но замыкать такие процессы на одного человека опасно, крах многих компаний зачастую обусловлены именно этими условиями. Управляющий принимает неправильное решение, а, далее используя авторитарную схему, заставляет это решение работать в рамках целой компании (меня не так поняли и не так сделали - не так уж редко мы слышим). С другой стороны, медлительное принятие решений при консенсусе может спровоцировать эффект опоздания, кстати, в этой ситуации ответственности никто за крах компании не несет - так сложилась судьба. Естественно при создании алгоритмов управления важно определить понятия управления, принятые в компании. То, что понимает один сотрудник, может быть не очевидно для другого.[1,с.75-77]
1.3. Организация, как система управления

Организация как система управления - одно из ключевых понятий теории организации, которое связанно с:

·        целями;

·        функциями;

·        процессом управления;

·        квалификацией менеджеров;

·        распределением полномочий для достижения определенных целей.

В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональных специализаций. Организация построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, стремящиеся к непрерывному совершенствованию, развитию как системы в целом, так и ее отдельных составляющих.

Управление - это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного положения или перевода ее в новое состояние. Любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

·        вход основной системы;

·        выход основной системы;

·        канал обратной связи (воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода);

·        блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

В настоящее время в составе организации как системы управления выделяют следующие подсистемы:

   1. структура управления;

   2. техника управления;

   3. функции управления;

   4. методология управления.

Надо отметить, что систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т. е. как некий механизм (организация), так и с позиции динамики - как управленческую деятельность.

Подходы (методология) к управлению включают в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности.

Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникации, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

·                        структуру управления организации, во многом определяющуюся по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и ответственности часто предопределяет технику управления, процесс, методы, функции и схему организационных отношений с учетом профессионализма персонала;

·                        компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота. Стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит от системы документооборота предприятия. От нее напрямую зависит и число ошибок учета и планирования, и оперативность реагирования на определенное воздействие. На практике все более широкое понимание находит истина, что функциональность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.[3,c.10]

1.4 Проектирование организационных систем

Целью является разработка рабочего проекта системы управления, анализ эффективности предложений и определение механизма внедрения. Прикладной целью проекта является подготовка комплекта необходимой документации (форм, регламентов, инструкций)

Ключевой стадией проектирования является разработка рабочего проекта системы управления. Рабочий проект разрабатывается на основе технического задания. Он включает основные параметры будущей системы управления, а также полный набор рабочей документации.

Большинство крупных компаний имеют холдинговую структуру, состоящую из относительно самостоятельных бизнес-единиц. У них различны и географическое положение, и юридические реквизиты. Рабочий проект должен учитывать особенности бизнес-единиц холдинга (например, культурные). С другой стороны, основные параметры проектируемой системы управления должны быть универсально применимы для всех подразделений компаний. Ярким примером подобной системы являются структура и правила работы транснациональных корпораций, которые используют единые регламенты деятельности во всех подразделениях компании, приспосабливая их к местным ограничениям. Поэтому необходимо предусмотреть в рабочем проекте возможность тиражирования системы во всех подразделениях и предприятиях компании.[4,c.50]
2 
. Практическая часть

 Предложения по совершенствованию деятельности организации


Рассмотрим предложения по совершенствованию деятельности нефтегазодобывающей компании.

Варианты повышения эффективности использования различных видов ресурсов:

·                        стимулирование инвестиций в воспроизводство минерально-сырьевых ресурсов и освоение месторождений (национальные добывающие проекты в Восточной Сибири и на Дальнем Востоке, Сахалине, северном шельфе и т.п.);

·                        повышение уровня технологической безопасности и эффективности работы энерготранспортных сетей;

·                        реконструкция и модернизация производственных мощностей с применением современных технологий, что позволит снизить себестоимость производства;

·                        развитие сбытовой сети;

·                        наращивание производственных мощностей (увеличение объема добычи и транспортировки газа);

·                        снижение затрат на рекламу, спонсорство и поддержание имиджа;

·                        увеличение объемов производства СПГ;

·                        диверсификация маршрутов поставки газа в другие страны;

·                        консолидация услуг в области связи, в области информационных технологий и иных видов деятельности;

·                        разделение финансовых потоков в добыче, транспортировке, переработке, подземном хранении и сбыте газа, а также жидких углеводородов. Преобразования позволят компании значительно повысить прозрачность формирования затрат при добыче, транспортировке и сбыте газа.

Любая крупная корпоративная структура постоянно изменяется в соответствии с логикой развития компании. «Газпром» – не исключение. Варианты совершенствования структуры управления:

·                        Снижение управленческих затрат: увеличение затрат на управление в текущем году привело к снижению прибыли на 1 руководителя.

·                        Концентрация отдельных профильных видов деятельности в специализированных дочерних обществах со 100-процентной долей участия ОАО «Газпром», что не только способствует повышению эффективности инвестиционной деятельности, но и позволяет объединить лучших управляющих специалистов и сократить управленческий аппарат.

·                        Разработка основных принципов построения фирменных наименований дочерних обществ, в соответствии с которыми название дочерней компании должно содержать название головной организации – «Газпром». Преобразования необходимы для обеспечения структурной прозрачности общества и визуальной идентификации ОАО «Газпром» в России и за рубежом.

·                        Переход более 60 дочерних обществ и организаций ОАО «Газпром» на единый фирменный стиль, что также направлено на совершенствование внутрикорпоративной структуры компании.

·                        Делегирование дочерним структурам всех необходимых прав оперативной самостоятельности и финансовой ответственности, что является важным условием гибкости и оперативности управления.

Данные преобразования позволят повысить эффективность работы «Газпрома» как вертикально интегрированной компании.

Основными направлениями кадровой политики являются:

·                        реорганизация корпоративного центра с укреплением его функций стратегического и координационного планирования, финансового и административного контроля, кадровой политики и общественных связей;

·                        решение проблем структурной реорганизации в компании с совершенствованием кадровой политики и созданием необходимых современных информационных систем управления.

Такого рода мероприятия позволят сократить текучесть кадров в организации.

Подробнее рассмотрим и определим экономическую (социальную) эффективность от снижения управленческих затрат. В отчетном году увеличилась прибыль от реализации продукции (услуг), однако эффективность организационной структуры управления по сравнению с предыдущим периодом снизилась на 24 % (13,88 руб.) при том, что доля управленческого персонала осталась неизменной. Проанализировав данную ситуацию, приходим к выводу, что темпы роста управленческих затрат превышают темпы роста прибыли от реализации. В этом случае необходимо усилить мотивацию управленческого состава нематериальными методами (социальные, моральные и социально-психологические) и/или снизить затраты на управление так, чтобы показатель эффективности структуры управления в 2009 году не опускался ниже уровня 2008 года.

Таким образом, данное мероприятие будет иметь не только экономический, но и социальный эффект от его внедрения.[5]
Заключение

В работе я попыталась наиболее полно и всесторонне раскрыть  структуру управления организации, роль  организационной структуры в эффективности управления.

Также обосновала предложения по совершенствованию системы управления организации. Управление организаций в наше динамическое время представляет собой сложную работу, которую нельзя выполнять успешно, руководствуясь простыми сухими заученными формулами. Без управляющей структуры предприятия ни одно его структурное подразделение не может либо вообще функционировать, либо функционировать, не давая полной отдачи от производства.

 Руководитель должен сочетать понимание общих истин и значимости многочисленных вариаций, благодаря которым ситуации отличаются одна от другой.
Список использованной литературы

1.     Валуев С.А. Организационный менедж­мент./С.А Валуев, А.В. Игнатьева.- М.: Нефть и газ, 1993.-310с.

2.     Латфуллин Г.Р. Теория организации: Учебник для вузов./Г.Р. Латфуллин, А.В.Райченко. — СПб.: Питер, 2004. —395 с.

3.     Основы менеджмента. Практикум: Учебное пособие./А.И. Казанцев [и др.]; /под редакцией проф.А.И. Казанцева – М.: ИНФРА-М, 2002.-450с.

4.     Смирнов Э.А Основы теории организации: Учеб. Пособие для вузов./Э.А. Смирнов. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. – 375 с.

5.     Годовой отчет за 2009 год по ОАО «Газпром», www.gazprom.ru.