Академия труда и социальных отношений

Оренбургский филиал
Контрольная работа
по предмету: «Делопроизводство в кадровой службе»

на тему: «Организация и правила хранения документации по личному составу организации»

Выполнила студентка

3 курса31-у группы

Князева Т. Ю.

Проверила

Островая В. В.

Отметка о зачете_______

Дата регистрации_______

Регистрационный №_____
Оренбург-2011

Содержание
Введение………………………………………………………………………..…3

1 Организация и правила хранения документов……………………………….4

2. Правила составления и оформления документов по личному составу…….9 Заключение………………………………………………………………….……24

Приложение………………………………………………………………………26

Практическая часть……………………………………………………………...28

Список использованной литературы…………………………………………...29
Введение
На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. И в этом случае обычно существует две крайности — либо с каждым годом выделяется все больше и больше места под постоянно растущий объем бумаг, но при этом придерживаются принципа «ни одного документа в мусорную корзину» либо по окончании года максимальное количество документов просто уничтожается, поскольку руководитель и (или) главный бухгалтер сочли их просто устаревшими. Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации.

Основной документ, регламентирующий хранение документов по личному составу - Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот основополагающий закон в архивном деле регулирует организацию хранения документов и их сохранность, уничтожение документов с истекшими сроками хранения, а также требует неукоснительно соблюдать правила комплектования архивов организаций.

Деятельность предприятия немыслима без сотрудников, которые будут осуществлять хранение документов по личному составу организации. На каждого сотрудника заводится множество документов. Это и приказы о приме на работу, всевозможные справки, поощрения, взыскания и многое другое. Все эти документы имеют определенные сроки хранения, а некоторые документы должны храниться 75 лет. Таким образом, хранение документов по личному составу необходимо любой компании.

Целью данной работы является изучение организации и правил хранения документов по личному составу организации.

Задачи:

- рассмотреть организацию и правила хранения документов по личному составу организации;

- проанализировать правила составления и оформления документов по личному составу.
1 Организация и правила хранения документов
Обеспечение правильного хранения документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации. Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Необходимо обратить внимание, что организация вправе заключить договор с архивом и впоследствии передавать на хранение в архив документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, срок хранения которых истек. В случае если такой договор не заключен, то организация будет сдавать в архив только приказы по личному составу работников и ведомости начисления заработной платы.

Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., с изменениями от 27 октября 2003 г.—далее по тексту — Перечень). Указанный перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

В указанном Перечне кадровой документации посвящено два раздела:

• раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

• раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документа постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации — 10 лет. Негосударственные организации — не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.

Определенные документы постоянного срока хранения по настоящему Перечню необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и (или) длительным практическим значением указанных документов. В числе кадровых документов можно назвать следующие документы, подлежащие постоянному хранению:

• личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания;

• список (штатно-списочный состав) работников

• списки членов руководящих и исполнительных органов организации; ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 г., начинается с 1 января 2011 г.

Отметка «Доминования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также могут быть приглашены представители соответствующего архивного учреждения, если у организации имеются с ним договорные отношения.

В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководителя организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и дело-производственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем «постоянно», подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы или по решению не государственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.

Контроль за правильностью применения Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.

Необходимо также отметить, что хранению подлежат подлинники документов организации. В случае утраты или повреждения подлинника документа организации хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа организации должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа организации и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом организации, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества.

Как правило, подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения организации.

Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

Выдача документов сотрудникам организации (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией) осуществляется под расписку с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.
2 Правила составления и оформления документов по личному составу.
Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы. Оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок выполняет кадровый работник. В состав документов по личному составу входят:
1) Приказы по личному составу.

Они являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК»,

«КОМАНДИРОВАТЬ».

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному соству. В индивидуальных содержится информация только об одном струднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под акие управленческие действия они подпадают. При составлении сводных прказов следует учитывать, что в едином документе не должно содержаться иформации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящиеся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать,перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью– при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если прдприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа(если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема временно (с … по …), с испытательным сроком (его продолжительностью).

При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид

перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗОТ), изменение оплаты труда(если оно возникает).

При увольнении – причина увольнения, согласно статьям КЗОТа.

При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала

и окончания.

При командировании – дата и продолжительность командировок, место

направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрения или высказывания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Виды ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от

приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении календарного года) или регстрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его пол номеру от приказа по основной деятельности). Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например№ 28/к –

приказ о движении кадров,(прием, перевод, увольнение, изменение кадровой инфрмации), № 12/км – о командировании, № 45/о – об отпуске, № 32/п – о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о

работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.
2) Личная карточка

На всех сотрудников, принятых на работу заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, и затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2,позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица ответственного за кадрвую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по стрктурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче в архивное хранение.
3) Личное дело

Особого внимания требует ведение личных дел.

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые

сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может дополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов дела;

- дополнение к анкете;

- заявление о приеме на работу;

- анкета с фотокарточкой;

- трудовой договор;

- приказ о приеме на работу (копия);

- документы об образовании (копия);

- характеристики или рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС, аттестатные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к

анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

- вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;

- приобщать к делу полученные документы.

Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

- о служебном положении – приказ руководителя организации о переводе;

- об образовании – документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);

- об изменении фамилии, имени, отчества – приказ по личному составу изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнал должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь ринятого сотрудника.

На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке Т-2 проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.

Выдача личного дела во временное пользование осуществляется по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело.

При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения и она вкладывается в дело.

Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются строго алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.
4) Прием на работу.

Приём на работу в фирму обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма Т-2).

Заявление чаще всего пишется от руки, но фирма может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт как

документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для

военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые – справку о последнем занятии). Трудовая книжка

представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.

При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок её заполнения.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета, документов об образовании, трудовой книжки.

По желанию поступающий может предъявить характеристику или

рекомендательные письма с предыдущего места работы.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор

Трудовой договор имеет типовую форму в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.

Трудовой договор есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Различаются основные и дополнительные условия трудового договора.

К основным условиям трудового договора относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работ (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-

бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда.

В соответствии со ст. 17 КЗОТ трудовые договоры заключаются:

- на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

- на определенный срок не более пяти лет;

- на время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой договор заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий её выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом.

Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях,

когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения

работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе.
5) Перемещение.

Перемещение, перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следующих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе. Заявление должно иметь визы руководителей подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции:

- составление на основании заявления или служебной записки проекта приказа;

- подписание приказа и его регистрация;

- ознакомление с приказом работника, о чем делается пометка на первом экземпляре приказа (ознакомительная виза);

- на основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в форме Т-2 и дополнении к анкете в личном деле;

- изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносятся в трудовую книжку.

Таким образом, перевод требует внесения соответствующих изменений в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.
6) Увольнение.

Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке или приказе об увольнении.

На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа. Приказ подписывается и регистрируется. Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу. Одна копия приказа помещается в личное дело, другая передается в бухгалтерию.

На основании приказа делается соответствующая запись в личной карточке (форма Т-2), после чего карточка переставляется в картотеку уволенных лиц, где она помещается по алфавиту фамилий.

Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.

В трудовой книжке, выдаваемой увольняющемуся, в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения и книжка выдается на руки увольняющемуся.

Увольняющийся расписывается в журнале регистрации трудовых книжек о её получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание её выдачи.
7) Трудовая книжка.

Трудовая книжка является основным документов о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию.

Лица, поступившие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступившие на работу впервые обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту их жительства, а уволенные из рядов вооруженных сил – военный билет.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией

предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами, изложенными в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях».

В соответствии с «Инструкцией» в трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения,

образование, профессия, специальность;

- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную

работу, увольнение;

- сведения о награждениях и поощрениях;

- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об

использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и

о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу,

увольнении, о награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного сроке, при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны строго соответствовать тексту приказа по личному составу.

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется её титульный лист, содержащий сведения о работнике.

Фамилия, имя, отчество полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование – среднее, среднее специальное и высшее указывается на основании документов/аттестата, удостоверения, диплома).

Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также производится на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения).

Профессия или специальность указывается в трудовой книжке на основании записи в документе о полученной специальности, профессии.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки не действителен.

О выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху

ставится штамп с надписью «выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится штамп и указывается серия и номер вкладыша.

При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация предприятия обязана наклеить вкладыш книжки (вкладыша) под расписку в учетной карточке Т-2, в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

В случае необходимости администрация предприятия выдает работникам по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.

При увольнении работника все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы на предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью кадровой службы.

Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу

допускается только с согласия самого работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

Заключение

Каждая организация обязана соблюдать особые правила хранения документов по личному составу. Эти правила закреплены законодательно. Это связано, прежде всего, с необходимостью содействия государственному пенсионному страхованию и соблюдения правил трудового кодекса при работе с персоналом. Также и конституция гарантирует права на информацию, подтверждающую социальный статус. А с конституцией спорить опасно.

Малейшее нарушение в ведении кадрового документооборота грозит не просто штрафами, как в случае с бухгалтерской документацией, а крупными спорами и судебными разбирательствами.

Дело в том, что документы по личному составу в первую очередь подтверждают трудовой стаж работника и являются обоснованием для получения пенсии и других социальных льгот. Если же по вине работодателя будет допущена ошибка, из-за которой будет занижен размер пенсионных выплат, работник имеет полное право подать судебный иск на довольно крупную сумму. И такие дела чаще всего решаются в пользу пострадавшей стороны.

А еще это важнейший источник исторических сведений для социальных и научных исследований. Именно поэтому для кадровых документов установлены самые длительные сроки хранения.

Сроки хранения основных кадровых документов:

• Архив переписки об учете кадров, их перемещении, приеме и распределении – 5 лет;

• Документы о проверке работы с кадрами (доклады, сводки, справки, сведения) – постоянно;

• Личные дела (заявления, автобиографии, выписки, приказы) работников – 75 лет. Для руководящего состава – постоянно;

• Личные карточки работников, характеристики тех, кто не имеет личных карточек, а также трудовые договора и соглашения, не вошедшие в дело, хранятся 75 лет;

• Списки сотрудников, а именно руководящего состава, ветеранов и участников ВОВ, а также награжденных государственными наградами должны храниться постоянно.

• Подлинники личных документов (трудовых книжек, дипломов, аттестатов и т.д.) хранятся в отделе кадров до востребования. А невостребованные документы должны храниться не менее 50 лет.

Говорить о том, что их терять не стоит, излишне. И руководитель организации вместе с начальником отдела кадров обязан обеспечить надежное хранение документов как текущее, так и архивное.

Основные требования к хранению:

• Отдельное помещение для текущего хранения;

• Шкафы или ящики, запирающиеся на ключ;

• Ограничение доступа посторонних лиц;

• Отдельное помещение архива и последующий контроль доступа к нему.
Приложение № 1

Образцы приказов по личному составу
Фирма «Рассвет»

ПРИКАЗ

15.06.2001 №8/к

О премировании

Корастелева И.Г.
За длительную и добросовестную работу и в связи с пятидесятилетием со

дня рождения премировать главного бухгалтера фирмы Корастелева И.Г. в

размере __________________ руб.
Директор фирмы Личная подпись

А.Б. Иванов.
С приказом ознакомлен Личная подпись

Дата
В дело 00-00
Подпись исполнителя Дата
АО «Донстрой»

ПРИКАЗ

01.06.2001 № 10/к

О приеме на работу
ПРИНЯТЬ:
1. Иванова Ивана Ивановича на должность

______________________________________

(название должности, наименование

структурного подразделения)

с 03.06.2001 с окладом ______ согласно штатному расписанию (заключенному

трудовому договору).
Основание: личное заявление с визами начальника отдела кадров,

начальника отдела (управления) и директора департамента; трудовой договор

от 03.06.2001
С приказом ознакомлен Личная подпись Дата
Генеральный директор Подпись А.М. Семенов.
Практическая часть.

Задание №10
Составьте объяснительную записку о причинах несвоевременного исполнения контрольного документа.
Объяснительная записка.
25 марта 2011 г. №54

О несвоевременном выполнении контрольного документа

По факту несвоевременного предоставления контрольного документа, поясняю следующее. Я должна была представить указанный документ 21.03.2011 г., а фактически представила 25.03.2011 г. в связи с тем, что находилась в отпуске по уходу за больным ребенком.

Студентка 3 курса 31-у группы ___________ Князева Т. Ю.
Список использованной литературы

1. 
   Алексенцев, А.И., Конфидециальное делопроизводство: учеб.пособие для студентов – М.ООО «Журнал «Управление персоналом»».- 2003.
   
2. 
   Басаков, М.И., Как правильно подготовить приказ: Учебно-практическое пособие / М.И. Басаков.- 60е изд., испр.и доп.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К».- 2009.
   
3. 
   Гайдукова, Л. Н. Комментарии с изменениями в Трудовом Кодексе РФ: практический комментарий к Федеральному закону от 30 июня 2006 года №90-ФЗ// «ГроссМедиа» - 2006.
   
4. 
   Захаркина, О.И., Кадровая служба предприятия (с учетом новой редакции Трудового кодекса): «Омега-Л».-2007.
   
5. 
   Конституция РФ (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993г.)
   
6. 
   Комментарии к Трудовому Кодексу РФ / под общ. ред. В.И.Шкатуллы // «Норма», 2007г.
   
7. 
   Комментарии к Трудовому Кодексу РФ / под ред. К.Н. Гусова // 7-е изд., перераб. и дополн.- «Проспект», 2008г.
   
8. 
   Кирсанова, М.В., Курс делопроизводства. / Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., М.-Новосибирск. 2003.
   
9. 
   Кузнецова, Т.В. Делопроизводство /Под общей редакцией проф. Т.В.Кузнецовой. М.: МЦФЭР, 2004.
   
10. 
    Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
    
11. 
    Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001г. -№ 197 ФЗ (с изменениями и дополнениями).