Общая характеристика комплексной конфигурации «Бухгалтерия+Торговля+Склад+Зарплата+Кадры»

Комплексная конфигурация «Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры» разработана на основе всех трех компонент системы 1С: Предприятие — «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет» и «Расчет» — и представляет собой типовое решение для комплексной автоматизации предприятия.

Данная конфигурация позволяет вести в одной информационной базе учет от имени нескольких организаций. Как правило, в этом случае все организации имеют одного собственника (владельца) или группу собственников. Такую «совокупность» организаций в дальнейшем будем именовать компанией, а входящие в нее организации — фирмами.

Конфигурация содержит набор интерфейсов пользователя, которые позволяют работать с различными частями конфигурации. Краткую характеристику каждого из интерфейсов вы также найдете в данной главе.

Теперь рассмотрим особенности каждой из компонент, реализованные в Комплексной конфигурации.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет, реализованный в Комплексной конфигурации с использованием функциональных возможностей компоненты «Бухгалтерский учет», реализует стандартную методологию учета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.

Для решения этих задач конфигурация включает:

• план счетов, содержащий типовые настройки аналитического, валютного и количественного учета;

• справочник валют, используемый при ведении валютного учета;

• набор справочников для ведения списков объектов аналитического учета;

• набор перечислений для организации аналитического учета с регламентированным набором значений;

• набор документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских операций;

• набор констант, используемых для настройки общих параметров ведения учета на конкретном предприятии;

• набор стандартных отчетов, позволяющих получать данные бухгалтерского учета в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики;

• специализированные отчеты по конкретным разделам бухгалтерского учета;

• набор регламентированных отчетов (налоговых, бухгалтерских и др.) и механизм их обновления;

• специальные режимы обработки документов и операций, выполняющие сервисные функции.

План счетов и настройка аналитического учета реализованы в конфигурации практически для всех разделов бухгалтерского учета. Набор документов, автоматизирующих ввод бухгалтерских операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета:

• операции по банку и кассе;

• учет основных средств и нематериальных активов;

• учет материалов и МБП;

• учет производства продукции;

• учет валютных операции;

• расчеты с организациями, дебиторами, кредиторами;

• расчеты с подотчетными лицами;

• расчет зарплаты;

• учет расчетов с бюджетом;

• другие разделы учета;

• формирование бухгалтерской и налоговой отчетности.

Оперативный (торговый) учет

Конфигурация позволяет вести одновременно два вида учета торговой деятельности: управленческий и финансовый.

Основная цель управленческого учета - формирование информации о деятельности компании для внутреннего пользования, т. е. для собственников, руководителей и сотрудников компании. Финансовый учет ведется для правильного отражения деятельности всех фирм, составляющих компанию, в бухгалтерском учете. Он предназначен, в первую очередь, для подготовки информации, необходимой для внешних пользователей (инвесторов, кредиторов, налоговых органов).

Учет торговой деятельности (управленческий и финансовый), реализованный в конфигурации с использованием функциональных возможностей компоненты «Оперативный учет», поддерживает все операции, связанные с закупкой, хранением и продажей товара, и связанными с этими операциями взаиморасчеты с покупателями и поставщиками:

• учет наличия и движения товаров на складах;

• партионный учет товарного запаса;

• автоматическое списание себестоимости товаров по одному из методов: по среднему, LIFO, FIFO;

• выписка счетов на оплату и учет резервирования товаров;

• учет товаров, взятых на реализацию;

• учет товаров, отданных на реализацию;

• продажа наборов товаров;

• операции с товарами по нескольким единицам измерения;

• учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;

• учет полученных и выданных товарных кредитов;

• многовалютный учет торговых операций, выписка торговых документов в любой валюте;

• автоматическая поддержка «скользящих» кредитных взаиморасчетов по отгрузкам и оплатам.

Результаты торговой деятельности компании отражаются в бухгалтерском учете раздельно по фирмам, составляющим компанию, на основании данных финансового учета.

Расчет зарплаты и учет персонала

Ввод данных о сотрудниках

В рамках описываемой конфигурации все события, так или иначе влияющие на расчет заработной платы — прием или увольнение сотрудника, уход в отпуск, предъявление к оплате больничного листка, назначение доплат и надбавок и т.п., — оформляются при помощи соответствующих документов (например, уход в отпуск оформляется документом «Приказ на отпуск»).

В то же время существует возможность непосредственного изменения данных, хранящихся в справочниках, например, можно исправить оклад какого-либо сотрудника. Но, редактируя данные непосредственно в справочниках, необходимо учитывать следующее: многие основные параметры, используемые в алгоритмах расчетов, (например, тот же оклад сотрудника), являются периодическими, т.е. система хранит всю «историю» изменений этих параметров и вводит новые значения таких параметров, привязывая их к дате изменения.

Алгоритмы расчетов особым образом используют «периодичность» параметров. Так, например, алгоритм, рассчитывающий оплату по окладу за некоторый период, в качестве суммы оклада выбирает значение, действующее на дату окончания этого периода. Поэтому, если отредактировать «вручную» оклад сотрудника где-нибудь посередине расчетного периода и рассчитать оплату по окладу за этот расчетный период, то в результате весь расчетный период будет оплачен по новому окладу. Чтобы избежать подобных ситуаций, пользуйтесь включенными в конфигурацию документами (в нашем примере — это «Кадровое перемещение»).

Формы оплаты труда и отработанное время

В данной конфигурации начисление заработной платы производится по повременной или сдельной формам оплаты труда. При этом отработанное время у «повременщиков» определяется как разность между нормой рабочего времени (в соответствии с табель-календарями работников) и отклонениями от обычного графика работы (т.е. отпусками, болезнями, прогулами и т.п.), пришедшимися на текущий расчетный период.

Работающим по сдельной форме оплаты труда отработанное время рассчитывается аналогично «повременщикам», но используется только при расчете отпусков и больничных листов; собственно же оплата труда «сдельщика» рассчитывается по введенным на него сдельным нарядам и/или бригадным нарядам.

Северные и районные особенности

В данной конфигурации учитываются особенности начисления заработной платы и исчисления налогов, связанные с расположением предприятий в районах Крайнего Севера, приравненных к ним районах, или в других особых местностях.

Штатное расписание

Описываемая конфигурация позволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения.

В то же время существует возможность отказаться от ведения штатного расписания, если на предприятии оно не используется.

Кадровые возможности

Конфигурация позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещения сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и генерировать отчеты по кадровым данным сотрудников.

Отражение расчета зарплаты в бухгалтерском учете

По результатам проведенных расчетов, помимо различных отчетов, можно автоматически сформировать бухгалтерские проводки, отражающие распределение начисленной зарплаты, а также отчислений во внебюджетные фонды и налогов с фонда оплаты труда предприятия по счетам затрат с учетом используемой на этих счетах аналитики.

Пользователи программы, их права и интерфейсы

Демонстрационная конфигурация программы предполагает 6 типов пользователей, имеющих следующие условные названия: администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, расчетчик, кадровик и менеджер. Тип пользователя определяет интерфейс работы с информационной базой (т.е. данными программы), состав доступных данных и права на редактирование и просмотр существующих и ввод новых данных. Так, например, расчетчик не имеет возможности делать проводки по кассе, а главный бухгалтер имеет доступ ко всем данным информационной базы.

Под интерфейсом будем подразумевать состав главного меню программы и набор панелей инструментов, первоначально предлагаемый программой пользователю.

Ниже приведены основные права пользователей разных типов.

Администратор

Администратор программы имеет полные права на просмотр и редактирование данных. Интерфейс администратора очень прост и предназначен, в основном, для настройки возможностей программы. В демонстрационной конфигурации имеется пользователь Иванов типа «администратор» с интерфейсом «Настройка» и полными правами. Для того чтобы при использовании демонстрационной конфигурации наверняка войти в систему с полными правами, используйте имя пользователя-администратора (конечно, если вам известен его пароль).

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер также имеет полные права на просмотр и редактирование данных — ему доступно редактирование любых данных информационной базы. Интерфейс главного бухгалтера в отличие от интерфейса администратора более продуман, так как бухгалтер считается человеком, более далеким от администрирования программы.

Бухгалтер

Бухгалтер имеет право на использование «бухгалтерских» документов, например, счетов, счетов-фактур, приходных и расходных ордеров и пр., а также на ввод операций в журнал операций вручную.

Расчетчик

Расчетчик имеет право на использование документов типа больничных листов и других отклонений от нормального режима работы, доступ к редактированию журналов расчета, может проводить расчеты и получать отчеты по результатам расчета зарплаты. Расчетчику недоступно непосредственное редактирование справочника сотрудников, подразделений, штатного расписания и пр. Это, фактически, означает, что для первоначального ввода информации о сотрудниках в справочники системы (в частности в справочник «Сотрудники») необходимо войти в программу как главный бухгалтер или кадровик.

Кадровик

Кадровик имеет право на использование таких документов, как приказы о приеме на работу, увольнении и кадровом перемещении. Эти документы используются уже при эксплуатации внедренной конфигурации, для первоначального ввода данных рекомендуем использовать Помощников.

Менеджер

Менеджер имеет право на доступ к справочникам, документам и отчетам, имеющим отношение к реализации товаров.

Перед началом работы

Для организации нормальной работы бухгалтеров, расчетчиков торговых менеджеров и пр. администратор программы должен провести следующие минимальные действия: используя режим запуска Конфигуратор, необходимо ввести в систему одного или нескольких пользователей, назначить им права и выбрать интерфейсы.

Перед началом работы с описываемой конфигурацией необходимо осуществить настройку возможностей системы на потребности конкретного предприятия. Специально для этого в конфигурацию включен интерфейс «Настройка» и рекомендуется ввести отдельного пользователя системы (администратора), который и будет заниматься настройкой и администрированием системы.

Помощь при работе с конфигурацией

При работе с Комплексной конфигурацией пользователь может получить несколько видов помощи и подсказок.

Прежде всего, по клавише F1 можно вызвать на экран стандартную справку системы 1С:Предприятие, которая содержит пояснения по всем режимам работы системы.

Чтобы получить разъяснение по использованию конкретного объекта конфигурации (отчета, справочника, документа и так далее), следует вызвать на экран описание конфигурации. Для этого необходимо выбрать пункт «Описание» в меню «Помощь» главного меню. На экран будет выдан раздел описания, относящийся к выбранному объекту конфигурации.

При работе с Комплексной конфигурацией для ввода различной информации широко используются формы диалогов. При работе с формой можно вызвать подсказки, поясняющие назначение реквизитов диалога.

Чтобы получить краткую подсказку по конкретным элементам диалога, следует поместить указатель мыши над нужным элементом. Через 1–2 секунды возле указателя появится надпись, поясняющая назначение выбранного элемента диалога. Также описание элемента диалога можно получить, если нажать кнопку со стрелкой и знаком вопроса на панели инструментов диалога, а затем щелкнуть мышью по интересующему вас элементу. На экран будет выдан текст, поясняющий назначение выбранного элемента.

Функциональные возможности оперативного (торгового) учета

В данной главе рассматриваются особенности ведения торгового учета, как они реализованы в данной конфигурации.

Управленческий и финансовый учет

Комплексная конфигурация позволяет вести одновременно два вида учета торговой деятельности: управленческий и финансовый учет.

Основная цель управленческого учета - формирование информации о деятельности компании для внутреннего пользования, т.е. для собственников, руководителей и сотрудников компании.

Финансовый учет ведется для правильного отражения деятельности всех фирм, составляющих компанию, в бухгалтерском учете. Он предназначен, в первую очередь, для формирования информации, необходимой для внешних пользователей (инвесторов, кредиторов, налоговых органов).

Из-за разных подходов и требований к ведению управленческого и финансового учета они разделены. Рассмотрим, в чем различие управленческого и финансового учета в данной конфигурации.

Во-первых, финансовый учет — одновалютный, он ведется только в базовой валюте (рублях). Управленческий учет — многовалютный, он позволяет вести взаиморасчеты с контрагентами, учитывать стоимости и обороты товаров в разных валютах (для каждого товара может быть установлена своя валюта учета, а для каждого контрагента — свои валюты кредита поставщика и кредита покупателя). В этом смысле управленческий учет разнообразнее и поэтому гибче, чем финансовый.

Во-вторых, в управленческом учете компания выступает как единый объект учета. Поэтому в управленческом учете взаиморасчеты с контрагентами ведутся по отношению ко всей компании в целом. Аналогично, остатки товаров на складах, учет резервирования товаров, стоимости и обороты партий товаров ведется для всей компании в целом. Финансовый учет ведется в разрезе каждой конкретной фирмы, входящей в компанию.

В-третьих, все хозяйственные операции финансового учета отражаются в бухгалтерском учете. Данные управленческого учета не находят отражения в бухгалтерском учете.

В-четвертых, управленческий учет включает в себя некоторые аспекты учета (резервирование товаров, учет продажной стоимости товаров), которые, по существующему законодательству, не находят отражения в бухгалтерском учете, и поэтому они не ведутся в финансовом учете. С другой стороны, финансовый учет в некоторых случаях требует более детальной аналитики, чем это реально требуется в управленческом учете (например, ведение взаиморасчетов с покупателями в разрезе ставок НДС).

Все документы конфигурации, предназначенные для учета торговых операций, имеют реквизит «Тип учета», который определяет, как этот документ отражается в управленческом и финансовом учете. Реквизит документов «Тип учета» может принимать одно из трех значений:

Тип учета документа	Комментарий
Управленческий («Упр.»)	документ принадлежит только управленческому учету
Общий («Общ.»)	документ принадлежит одновременно и управленческому, и финансовому учету
Финансовый («Фин.»)	документ принадлежит только финансовому учету

При создании любого нового торгового документа реквизит «Тип учета» принимает по умолчанию значение «Общ.». Далее, при редактировании документа, пользователь может изменить значение типа учета документа. Однако возможность изменения типа учета документа предоставляется не всем пользователям, а только тем, которым в конфигураторе назначены права доступа «Администратор» или «Менеджер» (в демонстрационной базе такими правами обладают пользователи Гусев, Красина, Пирогов), для других пользователей этот реквизит диалога документа невидим, а потому недоступен

При формировании документов видов «Приходный кассовый ордер для торг. опер.», «Расходный кассовый ордер для торг. опер.», «Счет-фактура» в режиме ввод на основании, тип учета этих документов наследуется от документа-основания. Например, если выписана расходная накладная с типом учета «Упр.», то документ «Счет-фактура», выписанный на основании такой расходной накладной, тоже будет иметь тип учета «Упр.».

Реквизит «Тип учета» документов отображается в формах только тех видов торговых документов, для которых изменение типа учета имеет физический смысл. Например, документы «Доверенность», «Счет», «Снятие товаров с резерва», «Платежное поручение», «Ввод остатков товаров», «Перемещение», «Списание» вообще не имеют в своих диалоговых формах реквизита «Тип учета», т. к. для этих документов изменение типа учета не имеет смысла.

Для торговых документов, где есть возможность изменения типа учета документа, использование различных значений типа учета зависит от смысла оформляемой хозяйственной операции, которая определяется самим пользователем при оформлении документа. Например, покупатель принес 9000 руб. наличными в оплату за купленные товары. По управленческому учету момент взаиморасчетов произошел в день оплаты, поэтому следует оформить приходный кассовый ордер (тип учета «Упр.») от этого контрагента на сумму 9000 руб., однако по финансовому учету необходимо разбить эту сумму и оформить три приходных кассовых ордера (тип учета «Фин.») на три разные даты по 3000 руб. соответственно.

Если нет необходимости в ведении управленческого учета, то можно вообще отключить ведение этого типа учета. Для этого константе «Метод расчета себестоимости управленческого учета» надо установить пустое значение (очистить). В этом случае остается учет остатков товаров на складах и учет резервирования товаров, однако, партионный учет товаров и учет взаиморасчетов с контрагентами по управленческому учету вестись не будет. Отключение управленческого учета позволит несколько сократить время проведения документов и уменьшит требуемый размер дискового пространства для хранения базы данных. При отключении управленческого учета реквизит «Тип учета» в документах становится невидимым, т.к. изменение типа учета документов в данном случае теряет смысл.

Если нет необходимости в ведении финансового учета, то можно отключить ведение финансового учета для конкретной фирмы. Для этого надо реквизиту «Метод расчета себестоимости» для выбранной фирмы в справочнике «Фирмы» установить пустое значение (очистить). Отключение финансового учета позволит несколько сократить время проведения документов. При отключении финансового учета реквизит «Тип учета» в документах становится невидимым, т.к. изменение типа учета документа в данном случае теряет смысл.

Все реализованные в конфигурации журналы документов включают в себя документы всех типов учета, однако, существует специальный журнал финансовых документов, в котором отображаются только документы, участвующие в финансовом учете, т.е. документы, тип учета которых имеет значение «Фин.» или «Общ.».

Структура реализованных в конфигурации отчетов по торговой деятельности отражает наличие управленческого и финансового учета. В большинстве случаев отчеты имеют аналоги по управленческому и финансовому учету. Например, управленческие отчеты «Взаиморасчеты» и «Партии товаров» имеют одноименные финансовые аналоги.

Партионный учет товаров

Комплексная конфигурация поддерживает партионный учет товаров. Такой способ учета позволяет обеспечить списание проданных товаров по одному из выбранных методов: ФИФО или ЛИФО. Учет поддерживается конфигурацией автоматически, т.е. пользователь не вводит данные о новой партии, а сама партия создается очередным приходным документом, и вся необходимая информация (в т.ч. учетная цена) берется из документа.

Метод списания товаров — ФИФО, ЛИФО или по средней — выбирается пользователем в начале работы с конфигурацией. Метод списания может быть разным для управленческого и финансового учета.

При выборе метода списания «по средней» партионный учет ведется только для товаров, взятых или отданных на реализацию.

Раздельный учет товаров

Конфигурация позволяет различать для целей торгового учета и отражения в бухгалтерии следующие виды товаров:

• собственные товары (приобретенные по договору купли-продажи);

• товары, взятые на реализацию (по договору комиссии);

• товары, переданные на реализацию (по договору комиссии).

Такое разделение обусловлено различными методами отражения таких товаров в бухгалтерском учете.

В Комплексной конфигурации принято следующее правило: собственные товары могут без ограничений продаваться и выдаваться на реализацию, а товары, взятые на реализацию, могут только продаваться.

При продаже товаров принято правило списания партий (при методе списания ФИФО или ЛИФО): сначала списываются партии собственных товаров, затем — товаров, взятых на реализацию.

Товары, взятые (выданные) на реализацию, учитываются раздельно по комитентам (комиссионерам). Раздельный учет по комитентам позволяет определять момент возникновения задолженности при реализации товаров конкретного комитента (сама задолженность формируется автоматически в момент продажи товара, взятого на реализацию). Раздельный учет по комиссионерам служит средством контроля полноты расчетов за взятый на комиссию товар.

Несмотря на раздельный учет, обеспечиваемый конфигурацией, внешне работа с товарами поддерживается в предельно простой форме. Так, собственные товары и товары, взятые на реализацию могут быть оформлены единой накладной (если постановка бухгалтерского учета в организации допускает это). Отличия проявятся лишь при отражении операции отпуска товаров покупателю в бухгалтерии: для товаров разных категорий будут сформированы проводки по разным схемам.

Продажа наборов товаров

Конфигурация позволяет работать с наборами товаров. В справочнике «Номенклатура» при вводе товара можно указать признак «Набор» и указать составляющие этого набора, также выбрав их из справочника «Номенклатура».

При оформлении продажи набора в расходных накладных, наряду с наименованием набора, будут приведены наименования составляющих его товаров. Со склада будут списаны товары, составляющие указанный набор.

Режим предварительного проведения расходных накладных

В случае использования автоматизированной торговой системы в сетевом режиме, когда расходные накладные оформляются одновременно на нескольких рабочих местах, могут возникать конфликтные ситуации, связанные с дефицитом товара на складе.

Опишем данную ситуацию. Допустим с первого рабочего места менеджер выписывает клиенту товар А, причем, на момент ввода товара в накладную товар на складе имеется. Менеджер первого рабочего места продолжает работать с клиентом и вносит в накладную другие позиции. В это время на втором рабочем месте другой менеджер тоже оформляет расходную накладную и вносит туда товар А, причем забирая весь существующий остаток данного товара. Если второй менеджер первым проведет свою накладную, то накладная первого менеджера уже не проведется, т. к. товар А на складе уже кончился. Для исправления ситуации первому менеджеру придется извиняться перед клиентом, объяснять ему, что кто-то успел купить товар первым и удалять из накладной строку с товаром А.

Для решения данной проблемы в конфигурации реализован режим предварительного проведения расходных накладных. Предварительное проведение накладной означает, что накладная проводится только по регистру остатков товаров, записывая за собой набранные в документ товары. Учет партий товаров, учет взаиморасчетов и т.п. в этом случае не выполняется. Предварительное проведение накладной выполняется по времени гораздо быстрее полного проведения, кроме того, в процессе оформления документа можно несколько раз выполнять предварительное проведение, при этом накладная каждый раз перепроводится в точке актуальности, записывая за собой набранные в документ товары. После того, как накладная полностью оформлена, следует выполнить полное проведение документа.

Используя режим предварительного проведения расходной накладной описанная выше ситуация могла бы выглядеть следующим образом. Менеджер на первом рабочем месте выписывает клиенту товар А, который пока есть на складе. После этого выполняется предварительное проведение накладной, и менеджер продолжает работать с клиентом и вносит в накладную другие позиции. В это время на втором рабочем месте другой менеджер тоже оформляет расходную накладную и вносит туда товар А, он видит существующий остаток данного товара и следовательно может вписать в документ только имеющееся количество. В данном случае накладные проведутся окончательно без проблем, связанных с тем, что товар закончился.

Режим предварительного проведения расходной накладной доступен только для накладных, дата которых совпадает с датой Точки актуальности (ТА). Т. е. режим предназначен только для оформления текущих документов в реальном времени. Кроме того, данный режим доступен только для новых, не проведенных или предварительно проведенных накладных. Полностью проведенные накладные можно только полностью перепровести, или сначала снять их с проведения, а потом можно выполнять предварительное проведение.

Для выполнения предварительного проведения в форме расходной накладной имеется специальная кнопка «Предв. пров». Документ, который предварительно проведен, отмечается в журнале «Расходные накладные» специальной пиктограммой. Кроме того, в форме предварительно проведенной накладной красным цветом отображается предупреждающая строка «Проведен предварительно».

Нужно отметить, что накладные, которые предварительно проведены, при групповом перепроведении документов (например, при восстановлении последовательности или при смещении ТА назад вперед) будут проведены полностью. Таким образом, если сделка не состоялась, а накладная была предварительно проведена, пользователю следует интерактивно удалить данный документ или снять его с проведения. Для работы с предварительно проведенными накладными удобно пользоваться журналом «Расходные накладные», в котором эти документы отмечаются специальной пиктограммой.

«Скользящий» учет отгрузок и оплаты

Все торговые операции, связанные с движением товаров и денег с конкретным контрагентом в данной конфигурации образуют единую логическую последовательность, причем это в равной степени относится и к покупателям, и к поставщикам. Реализованный в конфигурации механизм автоматически поддерживает взаиморасчеты с контрагентами в актуальном состоянии.

Кратко поясним смысл данного механизма.

Например, при «нулевом» (никто никому не должен) состоянии взаиморасчетов, поступление денежных средств от покупателя, оформленное соответствующими документами, будет автоматически интерпретировано конфигурацией как авансовый платеж: возникает задолженность компании перед этим покупателем.

При оформлении факта отгрузки товаров, который также оформляется соответствующим документом (накладной), конфигурация в данном случае автоматически интерпретирует данный факт как отгрузку по предоплате, поэтому задолженность торговой компании будет погашена. Подобные действия могут выполняться необходимое количество раз, пока весь авансовый платеж покупателя не будет «погашен» отгрузками.

Наоборот, если покупателю сначала поставляется товар, то это автоматически интерпретируется конфигурацией как отгрузка с условием отложенной оплаты. Последующее поступление денежных средств от покупателя автоматически будет отражено в учете как оплата за ранее отгруженные товары. Причем, если денежных средств поступило меньше, чем было отгружено товаров, то сумма будет зачтена как частичная оплата, а если больше, то часть суммы будет зачтена как оплата за товары, а остаток — как авансовый платеж под предстоящие поставки товаров.

Единая книга продаж и книга покупок

Принципы работы со счетами-фактурами в Комплексной конфигурации различаются для торговых и бухгалтерских операций.

Выставление счетов-фактур покупателям и регистрация самих счетов-фактур и их оплаты в книге продаж в значительной мере выполняется конфигурацией автоматически, в зависимости от текущего состояния взаиморасчетов с конкретным покупателем. Также автоматически выполняется регистрация в книге покупок счетов-фактур поставщиков.

Выставление счетов счетов-фактур по операциям, не связанным с приобретением и продажей товаров, выполняется бухгалтером самостоятельно. Также самостоятельно бухгалтер регистрирует выставленные счета-фактуры (по неторговым операциям) в книге продаж.

Однако, книга продаж составляется с учетом документов обоих типов: тех, которые относятся к торговым операциям, и тех, которые составлены и введены бухгалтером в систему вручную.

Сказанное справедливо и для книги покупок: при ее построении «собираются» и торговые, и бухгалтерские документы.

Учет налога с продаж

Согласно Федеральному закону «Объектом налогообложения по налогу с продаж признается стоимость товаров (работ, услуг), реализуемых за наличный расчет в розницу или оптом ...».

Фактически налог с продаж (НП) является налогом на наличную форму оплаты товаров (работ, услуг). В соответствии с действующим законодательством (федеральным и региональным) организации (предприятия), являющиеся плательщиками налога с продаж обязаны вести раздельный учет реализации облагаемых и не облагаемых этим налогом товаров (работ, услуг). В случае отсутствия раздельного учета налогоплательщик уплачивает налог с продаж с общей суммы реализации по установленной ставке.

Такая формулировка закона фактически означает, что при оформлении оптовых расходных накладных необходимо заранее знать (или предполагать) в какой форме (по безналичному расчету или за наличный расчет) будет целиком оплачена данная накладная. При оформлении платежных документов необходимо заранее знать (или предполагать) разноску сумм по разным ставкам НДС и НП товаров (услуг), которые будут отгружены (или уже ранее отгружены) в счет оформляемой оплаты.

Реализованный в данной конфигурации алгоритм учета НП позволяет использовать как жесткую схему задания ставок НДС и НП в платежных документах, так и предоставляет возможность автоматически согласовывать оплаты и отгрузки по соответствующим ставкам НДС и НП.

Документ «Приходная накладная» имеет в многострочной части документа реквизит «Сумма НП». Если товар по данной накладной закуплен с учетом НП, и необходимо в дальнейшем учитывать сумму НП в себестоимости товара, то следует при оформлении данного документа для каждой позиции указать сумму выплаченного НП, В дальнейшем сумма выплаченного НП будет учитываться в себестоимости товара отдельно и не будет влиять на расчет выплаченного НДС по данной партии товаров.

Документ «Расходная накладная» имеет в шапке документа реквизит «Учитывать НП», этот реквизит влияет на печатную форму накладной (с графой НП или без нее) в которой отображается сумма оплаты. Значение реквизита «Учитывать НП» говорит только о предполагаемом (наиболее вероятном), с точки зрения продавца (или его предварительной договоренности с покупателем) типе учета задолженности по данной накладной (если оплата наличными, то с учетом НП, а если оплата по безналичному расчету то без учета НП). Значение данного реквизита оказывает влияние на алгоритм изначального проведения данного документа, но в итоге, записи в регистрах по данной накладной определяются теми платежными документами, которые в результате будут зачтены в оплату данной накладной. Другими словами, система автоматически отслеживает и при необходимости корректирует суммы задолженностей по накладным в зависимости от видов документов оплаты.

Если при оформлении расходной накладной значение реквизита «Учитывать НП» было указано правильно, то системе не потребуется в дальнейшем автоматически вводить в регистры корректирующие записи и соответственно будет сокращено количество выгружаемых бухгалтерских проводок.

Если документ «Расходная накладная» выписывается на отгрузку без существующей предоплаты, то изначальное проведение данной накладной выполняется с учетом заданного значения реквизита «Учитывать НП». Однако, если предоплата от контрагента уже была ранее проведена, то, невзирая на реквизит «Учитывать НП», накладная будет проведена исходя из вида документа имеющейся предоплаты, т.е. в зависимости от того, была предоплата оформлена по безналичному расчету или за наличный расчет.

При оплате ранее отгруженной расходной накладной, в зависимости от вида документа оплаты (по безналичному расчету или за наличный расчет) механизм проведения документа оплаты может (в некоторых случаях) автоматически исправлять (сторнировать) ранее введенные в регистр записи по отгрузке и восстанавливать их с другим значением учтенной задолженности по накладной. Например, если накладную изначально провели исходя из предположения, что оплата будет по безналичному расчету (без учета НП), а оплата реально поступила в виде «Приходного кассового ордера» (за наличный расчет), то записи по отгрузке без учета НП автоматически (если такой режим разрешен) сторнируются и восстанавливаются уже с суммами с учетом НП.

Если документ «Расходная накладная» оформляется с уже имеющейся предоплатой, то при проведении, в зависимости от вида документа оплаты (по безналичному расчету или за наличный расчет) механизм проведения накладной может (в некоторых случаях) автоматически исправлять (сторнировать) ранее введенные в регистр записи по авансам и восстанавливать их с другими значениями ставок НДС и/или НП. Другими словами, если ставки НДС/НП ранее введенного аванса не совпадает со ставками НДС/НП товаров (услуг) накладной, то автоматически (если такой режим разрешен) сначала производится сторнирование аванса с его предыдущими ставками НДС/НП и затем восстановление записи, но уже со ставками НДС/НП, определенными из накладной. Таким образом, все авансы в результате разлягутся по тем ставкам НДС/НП, по которым прошла реальная отгрузка.

Механизм автоматического исправления (сторнирование-восстановление с другими ставками НДС и НП) включается только в том случае, если в документах оплаты («Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер» (при, возврате), «Ввод остатков кредита», «Выписка») пользователем НЕ ЗАДАНЫ значения «Ставки НДС» и/или «Ставки НП». Данный вариант можно применять, когда фирма торгует товарами с различными ставками НДС и разными ставками НП, причем идет непрерывное оформление потока расходных накладных, потока приходных ордеров, потока выписок из банка. Если при оформлении платежных документов неизвестны ставки НДС и/или НП товаров, за которые данные по оплате могут быть в результате зачтены, то можно не задавать в документах значения этих ставок (оставить пустое значение), в этом случае конфигурация включает механизм автоматического согласования ставок отгрузки и оплаты.

Согласно действующему законодательству, необходимо вести раздельный учет реализации по разным ставкам НП. Кроме того, необходимо вести раздельный учет реализации по разным ставкам НДС. Поэтому в документах оплаты есть реквизиты «Ставка НДС» и «Ставка НП» (исключение составляет документ «Выписка», который не имеет реквизита «Ставка НП» и всегда проводится со значением ставки НП «Без учета НП»).

Если в документах оплаты значения ставок НДС и НП заданы пользователем, то документы оплаты проводятся в точности так, как задано, и их движения по регистрам в дальнейшем автоматически не корректируются. В данном случае, пользователь сам берет на себя ответственность, что он правильно указал в платежных документах ставки НДС и НП оплаты. Например, фирма торгует товарами со ставкой НДС только 20% и ставкой НП только 5%, причем заранее точно известно, какие накладные будут оплачены по безналичному расчету, а какие за наличный расчет, а также есть абсолютная уверенность, что накладные, выписанные на отгрузку с учетом НП будут полностью оплачены приходными кассовыми ордерами, а выписанные на отгрузку без учета НП будут полностью оплачены через банк (документом «Выписка»).

Если значения ставок НДС и/или НП в документах оплаты не заданы пользователем (оставлено пустое значение реквизита), то документы изначально проводятся со значениями ставок по умолчанию. Для ставки НП значение по умолчанию задается в константе «Основная ставка НП». Для ставки НДС значение по умолчанию задается в константе «Основная ставка НДС». Исключение составляют документ «Выписка», который всегда проводится со значением ставки НП «Без учета НП», а также документ «Ввод остатков кредита», который, если не указана ставка НП (для случая ввода остатка по кредиту покупателя), проводится со значением ставки НП «Без учета НП» (предполагается приоритет ввода остатков начальной задолженности в безналичной форме). Заметим, что значения ставок по умолчанию проводятся по документам только в случае, когда они | зачитываются как авансовые выплаты, однако в дальнейшем (поскольку значения ставок не заданы пользователем) записи регистров по этим документам могут автоматически корректироваться системой.

Дополнительное обстоятельство, которое следует учитывать: в случае, если в документе «Приходный кассовый ордер» пользователем не заданы значения ставок НДС и/или НП, то печатную форму этого документа можно получить только после проведения документа, более того, точную сумму НП и сумму НДС в печатной форме этого документа можно получить только после того, когда данная оплата будет полностью покрыта реальными отгрузками.

Отражение торговых операций в бухгалтерском учете

В Комплексной конфигурации все торговые операции отражаются с использованием механизмов компоненты «Оперативный учет». Операции могут иметь признак «управленческий», «финансовый» или «общий» (одновременно управленческий и финансовый) тип учета, в зависимости от этого, операции проходят по управленческому или (и) финансовому учету.

В бухгалтерском учете непосредственно в момент ввода отражаются торговые операции, имеющие признак «финансовый» или «общий», связанные с движением средств по расчетному счету и кассе, так как несвоевременное отражение этих операций искажает данные бухгалтерского учета.

Регистрация в бухгалтерском учете других торговых операций (связанных с движением товаров) выполняется специальным документом «Формирования бухгалтерских проводок по торговым операциям». Этот документ должен вводиться 1 раз в конце месяца, после того, как подведены итоги совершения торговых операций и выверены все введенные документы.

Документ, на основе данных финансового учета, формирует сводные бухгалтерские проводки в необходимых разрезах аналитического учета: операции одного типа по разным документам (например, поступления по приходным накладным) объединяются и оформляются одной проводкой.

Позиция документа и граница последовательности

В данной конфигурации для ведения партионного учета движения товаров, помимо метода «по среднему», могут использоваться также методы FIFO или LIFO. Однако, использование этих методов делает систему критичной к правильному, последовательному вводу документов. При проведении документов задним числом, а также при исправлении и перепроведении документов, при отмене проведения документов, фактическая последовательность проведения документов в регистрах нарушается. Это может приводить к нарушению корректности учета. После вышеописанных действий для восстановления корректности учета необходимо заново перепровести документы в правильной последовательности, начиная от документа, который нарушил эту последовательность.

Для отслеживания этих ситуаций в конфигурации ведется учет границы последовательности (ГП), которая отражает момент времени, до которого документы проводились в правильной последовательности. ГП автоматически обновляется системой при работе с документами. ГП хранит в специальном формате позицию последнего документа, проведенного в правильной последовательности. При последовательном проведении документов ГП сдвигается каждый раз на последний проведенный документ, но, если последовательность нарушается (например, документ проводится «задним числом»), то ГП устанавливается на этот документ (сдвигается назад) и, чтобы установить ГП на последний проведенный документ, требуется перепровести документы в естественной последовательности.

Восстановление естественной последовательности проведения документов может занимать довольно продолжительное время, поэтому этот процесс не запускается автоматически, а должен быть инициирован пользователем по мере необходимости. Текущее состояние ГП отображается в естественном формате (дата, время) в диалогах почти всех отчетов. Восстановление естественной последовательности проведения документов можно выполнить, используя системную процедуру восстановления последовательности, которая включается через главное меню программы «Операции» — Проведение документов... — Последовательности» для пользователя, у которого назначен интерфейс администратора (пользователь Гусев). Данную обработку можно запускать только в монопольном режиме.

Возможность получения некорректных данных отслеживается конфигурацией каждый раз при формировании отчетов (управленческих или финансовых), которые используют данные регистров, чувствительных к порядку проведения документов. При этом анализируется заданный период формирования отчета, который соотносится с текущим положением ГП. Если данные сформированного отчета могут оказаться неактуальными из-за того, что ГП лежит ранее или в пределах заданного периода отчета, то выдается специальное предупреждение с предложением восстановить последовательность проведения документов.

Виды торговых операций

Закупка товаров

Конфигурация поддерживает все основные операции, связанные с закупкой товаров:

• поступление товаров на склад (документ «Приходная накладная»);

• регистрация счета-фактуры поставщика (документ «Регистрация Счета-фактуры», вводится на основании документа «Приходная накладная»);

• выплата аванса поставщику (документы «Движения по р/с», «Расходный кассовый ордер»);

• оплата поставщику за полученные товары (документы «Движения по р/с», «Расходный кассовый ордер»);

• возврат товара поставщику (документ «Расходная накладная» на возврат, вводится на основании документа «Приходная накладная»);

• возврат денег от поставщика за возвращенный товар (документы «Движения по р/с», «Приходный кассовый ордер»).

При оформлении приходных накладных можно посмотреть оперативную информацию о взаиморасчетах.

На основе зарегистрированных счетов-фактур строится книга покупок.

Продажа товара оптом

Конфигурация поддерживает операции, связанные с продажей товаров и расчетами с покупателями:

• выписка счета и резервирование товара (документ «Счет»);

• поступление предварительной оплатил от покупателей (документы «Движения по р/с», «Приходный кассовый ордер»);

• поступление оплаты от покупателей за отгруженные товары (документы «Движения по р/с», «Приходный кассовый ордер»);

• отгрузка товара покупателю (документ «Расходная накладная»);

• выставление счета-фактуры покупателю (документ «Счет-фактура», вводится на основании документа «Расходная накладная»);

• снятие товара с резерва (документ «Снятие резерва»);

• возврат товара от покупателя (документ «Приходная накладная», вводится на основании документа «Расходная накладная»);

• возврат денег покупателю (документы «Движения по р/с», «Расходный кассовый ордер»).

Товар покупателю может быть отгружен как по предварительной оплате, так и в кредит. При оформлении этих операций учитываются задолженности покупателей.

Документ «Снятие резерва» имеет возможность автоматического заполнения спецификации товарами, зарезервированными просроченными счетами. При отгрузке товар снимается с резерва документом «Расходная накладная» автоматически.

На основе выданных счетов-фактур строится книга продаж.

Продажа товара в розницу

Поскольку данная конфигурация предназначена для организаций, занимающихся оптово-розничной торговлей (в основном торгующей оптом и частично в розницу), учет товаров здесь реализован по оптовой схеме, т.е. товар учитывается по приходной стоимости без НДС. НДС прихода учитывается отдельно от стоимости товара. При продаже товара в розницу, перевод товара в бухгалтерском учете из опта в розницу выполняется непосредственно на момент акта розничной продажи.

Конфигурация поддерживает операции, связанные с продажей товаров в розницу с использованием торгового оборудования (ККМ, сканеры штрих-кода, дисплей покупателя):

• продажа товара в розницу (документы «Расходная розничная», «Чек», «Отчет кассовой смены»).

Торговля комиссионными товарами

Конфигурация позволяет вести учет товаров, взятых на реализацию:

• прием товаров на реализацию (документ «Приходная накладная реализатора»);

• в Комплексной конфигурации товары, взятые ранее на реализацию, могут выдаваться на реализацию третьим лицам (документ «Расходная накладная реализатора»);

• продажа оптом и в розницу товаров, принятых на реализацию (документ «Расходная накладная», «Расходная розничная», «Чек», «Отчет кассовой смены»);

• комиссионные товары, отданные в свою очередь на реализацию третьим лицам и проданные, автоматически учитываются при проведении документов «Отчет реализатора», «Инвентаризация реализатора»;

• регистрация счета-фактуры комитента (документ «Регистрация счета-фактуры») вводится на основании документов «Расходная накладная», «Расходная розничная», «ОтчетКассовойСмены», «ОтчетРеализатора», «Инвентаризация реализатора» в случае, когда были проданы товары, ранее взятые на реализацию;

• перечисление денег комитенту за реализованные товары (документы «Движения по р/с», «Расходный кассовый ордер»);

• возврат товара комитенту (документ «Расходная накладная реализатора», вводится на основании документа «Приходная накладная реализатора»).

Учет ведется раздельно по каждому комитенту.

Передача товаров на комиссию

Оформление операций, связанных с передачей товаров на комиссию:

• передача товаров на комиссию (документ «Расходная накладная реализатора»). В Комплексной конфигурации выдаваться на реализацию могут и собственные товары и товары, взятые ранее на реализацию;

• регистрация продажи товаров комиссионерами (документы «Отчет реализатора» и «Инвентаризация реализатора»). Считается, что товары, переданные на реализацию, продаются оптом;

• поступление оплаты от комиссионеров за реализованные товары (документы «Движения по р/с», «Приходный кассовый ордер»);

• выставление счета-фактуры комиссионеру (документ «Счет-фактура» вводится на основании документов «Отчет реализатора» и «Инвентаризация реализатора»);

• возврат товара от комиссионера («Приходная накладная реализатора» вводится на основании документа «Расходная накладная реализатора»).

Конфигурация ведет учет отданных на реализацию товаров раздельно по каждому комиссионеру.

Складские операции

Конфигурация поддерживает операции складского учета:

• межскладские перемещения (документ «Перемещение»»);

• списание товаров (документ «Списание»).

По складам ведется только количественный учет товаров, поскольку стоимостной учет ведется в разрезе партий товаров по всей фирме.